Ce guide montre comment utiliser l'outil Newsletter proposé par Infomaniak pour créer et envoyer des infolettres, c'est à dire des messages récurrents à plusieurs destinataires.

Pourquoi utiliser Newsletter au lieu d'un Service Mail

Une newsletter est un outil de communication périodique envoyé par e-mail à un groupe spécifique d'abonnés. Elle vise généralement à informer, à partager des actualités, des mises à jour ou du contenu pertinent sur un sujet spécifique et à entretenir une relation avec une audience ciblée.

Elles peuvent contenir des articles, des annonces, des promotions, des liens vers des contenus récents, des évènements à venir, et parfois des offres exclusives pour les abonnés. L'objectif principal est de fournir un contenu intéressant et pertinent pour susciter l'engagement et maintenir l'intérêt des abonnés.

Newsletter Infomaniak vous permet de planifier et d'envoyer des bulletins d'information à une liste de destinataires mail qui attendent vos envois ; vous diffusez ainsi des campagnes d'e-mail marketing de manière efficace et personnalisée et maintenez ainsi une communication régulière et pertinente avec vos clients et abonnés.

Les fonctionnalités incluent la création de modèles (templates), la gestion de la liste d'abonnés, l'analyse des performances et tout ceci n'est pas directement faisable avec un Service Mail traditionnel. D'ailleurs l'outil possède sa propre interface, autonome au sein de votre navigateur, complètement distincte de Mail Infomaniak et ne nécessite pas d'application de messagerie. Cela signifie que si vous possédez déjà des contacts à qui vous souhaitez écrire avec leur accord, il faudra au préalable les importer sur l'outil.

Prérequis

• Posséder un nom de domaine sur lequel vous activerez la Newsletter:
  • Accès à sa zone DNS si le nom de domaine n'est pas chez Infomaniak.
  • Créer un nouveau nom de domaine si nécessaire.
• Posséder des crédits Newsletter pour permettre l'envoi (1 crédit = 1 newsletter envoyée à 1 abonné).

Activer l'outil Newsletter

Afin d'activer la première fois l'outil Newsletter :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur DEMARRER GRATUITEMENT permettant de souscrire à l'offre Newsletter.
3. Entrez le nom de domaine qui devra être utilisé (et qui doit vous appartenir - lire les prérequis ci-dessus).
4. Cliquez sur le bouton bleu pour Approuver.
5. Commencez à utiliser l'outil - ou prenez connaissance de cet autre guide en cas de problème ou si une configuration supplémentaire est demandée à l'écran.

Accéder à l'outil Newsletter

Afin d'accéder à la Newsletter une fois activée :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.

Aller plus loin avec l'outil

• Importer des contacts
• Créer et envoyer une newsletter
• Les crédits Newsletter
• Formulaire d'inscription à la Newsletter
• Le double optin pour éviter d'être déclaré spammeur
• Renvoyer une newsletter à des types d'abonnés spécifiques
• Les variables pour personnaliser votre contenu
• Utiliser l'API Newsletter

Voir toutes les FAQ Newsletter ; cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak.

Ce guide explique comment transférer un produit Infomaniak d'une Organisation à une autre.

Préambule

• Vous pouvez déplacer presque tous les produits souscrits auprès d'Infomaniak vers une interface Manager Infomaniak différente de celle sur laquelle le produit se trouve actuellement ; il s'agit donc d'un transfert interne.
• Si votre utilisateur donne accès à plusieurs Organisations il est encore plus facile d'envoyer vers l'une de celles-ci le produit de votre choix.
• Cette opération n'entraine aucune interruption.
• Les utilisateurs ayant actuellement accès aux produits sélectionnés ne seront pas transférés (donc potentiellement n'auront plus accès aux produits).
• Les factures des produits sélectionnés ne seront pas transférées.
• kSuite ne peut être transférée.

Générer un lien de transfert

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.

Pour transférer un produit:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des transferts de produits sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Transférer des produits:
   
3. Cochez le ou les produits à déplacer.
4. Prenez connaissance et acceptez les conditions générales.
5. Cliquez sur le bouton Transférer.

Le transfert a débuté. Désormais, à choix:

1. Copiez le lien de transfert.
2. Envoyez-le à l'adresse mail de votre choix.
3. Terminez le transfert en sélectionnant l'une des Organisations auxquelles votre utilisateur est rattaché, et le produit sélectionné y sera transféré:
   

Méthode alternative

Dans le cas de transfert ponctuel vous pouvez également vous rendre directement sur le tableau de bord du produit concerné et cliquer sur Gérer (exemple sur l'image ci-dessous) toutefois ce menu n'étant pas toujours présent il vaut mieux privilégier la première méthode ci-dessus qui permet en outre le transfert par lot:

Prenez connaissance de cet autre guide concernant Jelastic Cloud.

Réceptionner le produit

Une fois un transfert débuté:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'Organisation qui doit réceptionner le(s) produit(s) (l'utilisateur doit avoir des droits administratifs).
2. Exécutez le lien obtenu à la première étape ci-dessus.
3. Choisissez si nécessaire l'Organisation de destination à l'aide du menu déroulant.
4. Lire et accepter les Conditions générales.
5. Cliquez sur le bouton Réceptionner les produit (si le bouton n'est pas cliquable, s'assurer d'avoir sélectionné l'Organisation).

Retrouvez en tout temps un transfert en cours depuis l'icône inférieure sur le menu latéral gauche du Manager Infomaniak:

Ce guide concerne la Newsletter Infomaniak et donne quelques cas d'usage autour des inscriptions d'utilisateurs.

Inscription et réinscription, données différentes…

Pour accéder à votre Newsletter :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez si nécessaire sur le nom du domaine concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. L'interface de la Newsletter s'affiche.

Il est possible de s'inscrire plusieurs fois consécutives à la même Newsletter:

1. Exemple de réinscription de l'utilisateur après désinscription:
   
2. La date d'inscription affichée sur la page de gestion des abonnés correspondra toujours à la première inscription (même si les inscriptions sont multiples et même s'il n'y a pas eu de déinscription de l'utilisateur entre-temps):
   
3. Si l'utilisateur se réinscrit sans être désinscrit mais qu'il fournit d'autres informations à l'inscription (nom différent p.ex), ce sont ces nouvelles informations qui seront appliquées

Désinscription, suppression et oubli

Le gestionnaire de la Newsletter peut effectuer 3 actions sur la fiche d'un abonné:

1. Désinscrire l'abonné manuellement

Dans ce cas l'abonné

• passe en statut désinscrit
• ne recevra plus de Newsletter
• reste visible dans les listes (en activant le filtre Désinscrit)
• peut être modifié via une réimportation, unique ou autre, mais son statut inscrit ou désinscrit restera identique
• et il est possible de le réinscrire manuellement depuis sa fiche d'abonné:
  

Aucun e-mail n'est envoyé à l'utilisateur lors de ces opérations.

2. Supprimer l'abonné

Dans ce cas l'abonné (inscrit ou désinscrit)

• est supprimé des listes et aucun filtre de recherche (ou un système de corbeille) ne permet de retrouver un utilisateur supprimé
• peut être modifié via une réimportation, unique ou autre, mais son statut inscrit ou désinscrit restera identique:
  
• toutes les informations relatives à son activité depuis sa première inscription sont récupérées et affichées

Aucun e-mail n'est envoyé à l'utilisateur lors de ces opérations.

3. Oublier l'abonné

Dans ce cas le résultat et les possibilités sont exactement les mêmes que pour la suppression (point 2 ci-dessus) sauf qu'au delà de 30 jours toutes les informations relatives à son activité sont irrécupérables.

Aucun e-mail n'est envoyé à l'utilisateur lors de ces opérations.

Ce guide explique pourquoi l'envoi d'une Newsletter Infomaniak peut être bloqué et comment éviter cela à l'avenir.

Les raisons d'un blocage Newsletter

• L'envoi d'une Newsletter peut être bloqué:
  • si trop d'adresses mail des destinataires sont invalides.
  • si le taux de SPAM est trop élevé.
• En tant qu'hébergeur Mail et fournisseur d'un service de Newsletter, Infomaniak doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de prévenir tout abus de spam. En effet, si ses adresses IP ou ses domaines sont blacklistés, cela peut entraîner le blocage de tous les e-mails envoyés par ses autres clients, même légitimes, ce qui affecterait négativement la réputation et la qualité de service pour l'ensemble de ses utilisateurs.

Comment éviter un blocage Newsletter ?

• Utilisez uniquement une liste de contacts que vous avez constitué vous-même.
• Constituez vos listes via des formulaires double Opt-in
• Utilisez un service de nettoyage de liste de contact régulièrement, au minimum 1 fois par an avec des services comme neverbounce, bounceless, verifalia, ou quickemailverification
• Dans le corps de vos e-mails, gardez toujours votre marque / nom de société claire et visible !
• N'importez jamais une liste de contacts provenant d’un autre hébergeur de Newsletter sans avoir effectué de nettoyage de cette dernière !
• Avant son envoi, assurez-vous que votre campagne n’atteindra que le groupe d’abonnés que vous souhaitez.

Que faire en cas de blocage Newsletter ?

• Après un blocage, contactez le support Infomaniak pour être en mesure de terminer l'envoi bloqué.

Ce guide concerne l'utilisation de l'outil Newsletter proposé par Infomaniak et détaille les différentes possibilités de création et rédaction de mailing ciblé aux abonnés figurant sur les listes de contacts au sein de l'outil.

Créer et envoyer une newsletter

Pour accéder à votre Newsletter :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.

Vos newsletters se gèrent depuis le menu latéral gauche intitulé "Campagnes" qui permet de voir vos précédents envois et d'en créer d'autres.

Configurer l'expédition

Pour commencer la rédaction de votre Newsletter:

1. Cliquez sur Créer une newsletter:
   

2. Complétez les informations requises (et pour les points a & b insérez si nécessaire des variables (champs personnalisés) correspondant aux informations présentes pour chaque abonné):

   1. titre de la Newsletter (visible par le destinataire et dans la liste de vos envois)
   2. sujet prévisualisé
   3. nom de l'expéditeur (visible par le destinataire)
   4. adresse mail de l'expéditeur (parmi celle existantes au niveau du Service Mail si existant, sinon choix libre mais l'adresse mail doit exister et être valable - lire les prérequis)
   5. langue (pour la langue utilisée dans les envois annexes comme celui de la désinscription)
   6. partie tracking
   7. partie UT

   

3. Cliquez sur Approuver pour passer à l'étape suivante (votre Newsletter est désormais sauvegardée en mode brouillon).

Choisir le thème

1. Sélectionnez le design de votre Newsletter parmi des modèles pré-établis ou parmi vos modèles sauvegardés qui pourront être édités ci-après.

Rédiger et éditer le contenu

Pour continuer la rédaction de votre Newsletter:

1. Grâce aux éléments disposés sur la droite, complétez le corps de votre lettre sur la gauche en glissant les éléments nécessaires à la présentation de votre contenu.
2. Éditez le texte en survolant les blocs insérés.
3. Insérez si nécessaire des variables (champs personnalisés) correspondant aux informations présentes pour chaque abonné:
   
   
    
4. Sauvegardez une copie grâce à l'icône de disquette en haut à droite pour accéder à votre template par la suite.

Choix des destinataires

Pour sélectionner vos abonnés:

1. Sélectionnez vos listes d'abonnés ou passer à l'onglet du mode avancé pour segmenter l'envoi.
2. Choisissez d'utiliser la totalité des abonnés ou choisissez/excluez certains de vos groupes d'abonnés.
3. Continuez en bas de page pour passer à la dernière étape:

Prévisualiser et tester l'envoi

La dernière étape permet de prévisualiser le rendu de votre Newsletter au format ordinateur + format mobile, et d'envoyer un test à l'adresse mail de votre choix - prenez connaissance de cet autre guide - et de modifier d'éventuelles informations en dernière minute.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour continuer vers la dernière étape.

Déclencher un envoi immédiat ou retardé

La dernière étape vous permet de choisir le moment où envoyer votre Newsletter. L'envoi peut être programmé pour l'heure désirée, ou déclenché immédiatement.

Celui-ci s'effectuera alors en plusieurs heures en fonction du volume global de Newsletter en cours d'envoi, du nombre de vos destinataires et du quota horaire autorisé pour votre compte. Vous serez informé du déroulement de votre envoi.

Ce guide concerne la configuration du produit Newsletter Infomaniak dans le cas où le nom de domaine concerné pour l'envoi de vos mails n'est pas géré par Infomaniak.

Préambule

• Pour une utilisation automatique de l'outil Newsletter, il est nécessaire de gérer le nom de domaine depuis lequel vous envoyez vos newsletters (ainsi que sa zone DNS) auprès d'Infomaniak.
• P.ex si vous envoyez vos newsletters depuis l'adresse news@domain.xyz, le domaine domain.xyz doit être géré chez Infomaniak.
   

Configuration DNS spécifique

Afin d'utiliser l'outil Newsletter avec un domaine qui n'est pas géré chez Infomaniak, vous devrez ajouter dans votre zone DNS des entrées spécifiques fournies au niveau de votre Manager:

Prenez connaissance de cet autre guide pour ajouter les entrées DNS mentionnant ._domainkey en veillant à bien choisir un type DKIM pour commencer, puis le sous-type CNAME lors de l'ajout du DKIM.

En cas de transfert sortant du domaine

Si le nom de domaine actuellement géré par Infomaniak (et correspondant à la Newsletter) est transféré auprès d'un autre registrar, l'outil Newsletter sera désactivé dans les 30 jours suivants si aucune modification DNS n'est effectuée en conséquence.

Ce guide explique comment fonctionne le système de crédits de la Newsletter Infomaniak.

Crédits pour l'envoi de newsletters

De manière générale, 1 crédit = 1 newsletter envoyée à 1 abonné.

Il y a deux types de crédit :

1. les crédits offerts avec chacun de vos produits Infomaniak (non reportés les mois suivants en cas de non-utilisation)
2. les crédits achetés (durée de vie illimitée)

1. Obtenir des crédits gratuits

Concernant le fonctionnement des crédits, il est important de préciser que les crédits offerts ne commencent à être utilisés que lorsque le solde total du compte correspond au nombre de crédits offerts.

En d'autres termes, tant que votre solde est supérieur aux crédits offerts, ce sont vos crédits achetés qui sont consommés en premier. Une fois que vous atteignez le seuil des crédits offerts, ce sont ces derniers qui seront alors débités.

Voici un exemple sur le fonctionnement des crédits offerts :

Un client bénéficie de 3000 crédits mensuels offerts. Ces crédits gratuits sont réattribués automatiquement en fin de mois, à condition que son solde de crédits soit inférieur à 3000. Par exemple, s'il dispose de 1500 crédits à la fin du mois, 1500 crédits supplémentaires lui seront ajoutés pour ramener son solde à 3000 crédits en début de mois.

En revanche, s'il dispose de plus de 3000 crédits (par exemple 10000 crédits suite à l'achat d'un pack de crédits), aucun crédit gratuit supplémentaire ne sera ajouté tant que votre solde reste supérieur à 3000 crédits.

2. Visualiser et acheter des crédits

Pour accéder à la page des crédits gratuits et payants:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Crédits dans le menu latéral gauche.
4. Vous pouvez aller sur la page d'achat de crédit et obtenir de plus amples détails en cliquant sur le bouton bleu Obtenir des crédits:
   
5. Vous pouvez acheter des crédits Newsletter en cliquant sur le bouton Commander des crédits, ou:
   1. cliquez sur Détails pour consulter les crédits obtenus grâce au reste de vos produits
   2. cliquez sur le bouton bleu pour connaitre les crédits que vous rapporte le reste de vos produits
      

Ce guide explique comment désactiver ou réactiver le pistage (tracking dans votre prochaine Newsletter Infomaniak.

Préambule

• Un pisteur, ou tracker, est un petit élément (une image d'1 pixel ou un lien spécial) inséré dans la Newsletter.
• Lorsque le destinataire ouvre l'e-mail, l'image est téléchargée depuis le serveur de l'expéditeur, ce qui enregistre l'ouverture.
  • Tous les logiciels/clients de messagerie ne chargent pas systématiquement les images, et certains utilisateurs choisissent de les désactiver ; cela signifie qu’une personne ayant lu l’e-mail peut être comptabilisée comme ne l’ayant jamais ouvert.
• Les liens dans la Newsletter sont transformés en liens de redirection via le serveur de suivi, enregistrant ainsi les clics.
  • Certains outils de messagerie, comme Outlook, explorent automatiquement les liens contenus dans l’e-mail, enregistrant ainsi une ouverture même si l’utilisateur ne l’a jamais consulté.
• Les pisteurs sont utilisés pour collecter diverses données utiles pour les marketeurs, telles que :
  • Taux d'ouverture pour savoir combien de personnes ont ouvert la Newsletter
  • Heure d'ouverture pour déterminer à quel moment la newsletter est ouverte
  • Emplacement géographique basé sur l'adresse IP du destinataire
  • Type d'appareil et logiciel pour connaître le dispositif (ordinateur, smartphone, tablette) et le logiciel (navigateur, logiciel/client de messagerie) utilisé pour lire la Newsletter
  • Taux de clics pour mesurer combien de personnes cliquent sur les liens dans la Newsletter
  • Conversions pour suivre si les destinataires effectuent des actions spécifiques après avoir ouvert la Newsletter (achats, inscriptions, etc.)

Désactiver les statistiques

Pour accéder à votre Newsletter :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez si nécessaire sur le nom du domaine concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. L'interface de la Newsletter s'affiche.

En désactivant les statistiques, les liens que vous insérerez à l'intérieur du corps de votre Newsletter ne seront plus transformés et vous n'aurez pas de retour statistique de l'usage qui est fait de votre Newsletter par vos destinataires.

Pour cela, lors de la création de votre nouvelle Newsletter à la toute première étape, passez le paramètre sur OFF à l'aide du bouton à bascule (toggle switch):

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet de la seconde option située en dessous.

Ce guide explique comment créer un formulaire d'inscription pour l'outil Newsletter d'Infomaniak, comment l'intégrer sur une page Web et comment gérer les envois d'abonnés et leur désabonnement.

Préambule

• La page de gestion liste les formulaires déjà créés et indique le nombre d'affichages et de conversions de ceux-ci.
• Une conversion est un formulaire rempli, sans forcément que la personne ait confirmé p.ex son adresse mail.

Créer un formulaire d'inscription

Prérequis

• Avoir créé au minimum un groupe.

Un formulaire d'inscription permet aux visiteurs d'un site Web de s'abonner à une newsletter et d'enrichir une ou plusieurs listes de contacts / groupes (cf prérequis ci-dessus). Pour accéder à la gestion des formulaires :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine de la Newsletter.
3. Cliquez sur Formulaires dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton bleu Créer un formulaire:
   
5. Donnez un nom à votre formulaire.

Vous voilà ensuite sur l'espace de personnalisation de votre formulaire.

A. Personnaliser le contenu et générer un code HTML / javascript

1. La partie gauche prévisualise votre formulaire.
2. Spécifiez lesquels de vos groupes devront contenir les futurs abonnés de ce formulaire.
   • Cela permet notamment d'avoir un formulaire à un endroit correspondant au remplissage d'une liste de contacts précise, puis un autre formulaire ailleurs correspondant à une autre liste, ceci afin d'envoyer par la suite une Newsletter encore plus personnalisée.
3. Le menu Thème permet de donner la palette de couleurs la plus adaptée à votre formulaire pour qu'il s'intègre le mieux possible au reste du contenu à côté duquel sera inséré votre formulaire.
4. Tous les éléments du formulaire peuvent être personnalisés y compris le texte du bouton sur lequel les visiteurs devront cliquer pour s'abonner et le texte de confirmation qui s'affichera après ce clic (intégration avec le code javascript uniquement).
5. Les cases tout en bas sous Options permettent de
   1. afficher le titre au-dessus des champs au lieu de les afficher à l'intérieur
   2. recevoir un e-mail (en tant que gestionnaire de la Newsletter) lorsqu'une personne utilise le formulaire pour s'inscrire
6. Cliquez sur le bouton bleu en bas de page pour enregistrer vos modifications au fur et à mesure.
7. Cliquez sur le bouton bleu en haut de page pour afficher le code javascript et code HTML à intégrer sur vos pages (lire ce guide à ce sujet) si vous avez terminé ou continuer à personnaliser votre formulaire avant de copier le code.

B. Gérer les informations récoltées auprès de l'inscrit (configurer les champs)

1. L'onglet Champs reprend les éventuels champs déjà configurés et vous permet d'en configurer de nouveaux (bouton ‍ Créer  en haut de l'onglet):
   1. Ces champs peuvent être textuels, de type “date” ou qui forcent l'insertion de nombre uniquement.
   2. La colonne “Obligatoire” permet d'activer le statut obligatoire du champ, qui force l'inscrit à compléter l'information requise, sans quoi l'inscription ne sera pas permise.
   3. Les informations récoltées par ces différents champs vont être stockées sur la fiche de l'abonné et peuvent être reprises en tant que variable sur votre Newsletter et insérée dans le corps de la Newsletter lors de la rédaction de celle-ci.
   4. Cliquez sur le bouton bleu en bas de page pour enregistrer vos modifications au fur et à mesure.

C. Suite de la configuration des inscriptions

Les onglets suivants permettent de gérer la suite du parcours de l'abonné.

En effet, une inscription d'un visiteur via le formulaire fonctionne selon le principe du double opt-in: un premier message est envoyé à l'adresse de la personne s'étant inscrite, qui doit valider manuellement et volontairement son inscription par un clic sur un lien unique contenu dans l'e-mail reçu.

Ensuite seulement la personne sera définitivement inscrite dans votre base de données en tant qu'abonné, jusqu'à sa désinscription éventuelle.

Vous pouvez donc au fil des 3 onglets restants:

1. personnaliser la page ou le texte qui doit s'afficher lors de la première phase d'inscription (qui précise à l'utilisateur qu'un e-mail lui est envoyé)
2. personnaliser l'e-mail qui est envoyé à l'utilisateur qui a souhaité s'inscrire (contenu, expéditeur, titre, etc.)
3. personnaliser la page ou le texte qui doit s'afficher lorsque l'utilisateur confirme son inscription par un clic sur le lien contenu dans le corps de l'e-mail

Ce guide concerne les liens présents dans la Newsletter Infomaniak que vous avez rédigé.

Des liens invalides ?

Pour accéder à votre Newsletter :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez si nécessaire sur le nom du domaine concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. L'interface de la Newsletter s'affiche.

Si vous effectuez un test d'envoi de votre Newsletter (aux dernières étapes avant l'envoi définitif)…

… alors il est normal que les liens présents dans votre message envoyé lors du test (partie supérieure: "LIRE CET EMAIL DANS MON NAVIGATEUR" = lien pour visualiser le message dans un navigateur et partie inférieure: "SE DESABONNER" = lien pour permettre le désabonnement de l'utilisateur) ne fonctionnent pas.