Base de connaissances

Le WorkSpace permet de gérer une ou plusieurs adresses email hébergées par Infomaniak. Ce guide explique comment ajouter une adresse email à un WorkSpace existant, afin de la consulter, la gérer, envoyer des emails avec, etc.

Rattacher une adresse email à un WorkSpace

Cette procédure permet d'ajouter manuellement une adresse email hébergée chez Infomaniak à votre WorkSpace. Il est possible de gérer la même adresse email dans plusieurs comptes WorkSpace différents.

1. ouvrir le WorkSpace (workspace.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône représentant les enveloppes grises en haut à droite
3. choisir Paramètres
4. dans le menu latéral gauche cliquer sur Mes adresses email
5. cliquer sur le bouton Rattacher une adresse email
6. inscrire l'adresse email complète (ex.: email@domaine.com) et le mot de passe de l'adresse email (aide)
7. cliquer sur le bouton Valider
8. répéter les étapes 4 à 6 pour rattacher d'autres adresses email

Important:

• l'adresse email doit exister au niveau de l'hébergement Mail y relatif (comment créer une adresse email)
• il est uniquement possible de rattacher au WorkSpace des adresses email hébergées chez Infomaniak

Si vous ne possédez pas encore de compte WorkSpace

Vous pouvez obtenir un compte WorkSpace si vous connaissez l'adresse email et son mot de passe, à la condition qu'aucun compte WorkSpace n'utilise déjà un identifiant de connexion sous la forme de l'adresse email en question. Exemple: un titulaire d'hébergement Mail chez Infomaniak vient de vous créer une adresse email toto@domaine.com avec le mot de passe h2xG1Fy9.

Déconnectez-vous de tout WorkSpace, toute connexion éventuelle (ouvrez un onglet en navigation privée pour plus de sûreté) et visitez la page d'entrée du WorkSpace workspace.infomaniak.com. Comme email de connexion, entrer toto@domaine.com et comme mot de passe, h2xG1Fy9. Vous déclencherez ainsi la création d'un WorkSpace avec cet identifiant de connexion et une fois l'inscription terminée, vous pourrez tout de suite utiliser l'adresse email toto@domaine.com car elle sera automatiquement rattachée à l'intérieur.

Lire aussi https://faq.infomaniak.com/2058

Ce guide explique comment imprimer un email depuis le WorkSpace Infomaniak afin d'obtenir une impression de votre message et non pas de l'interface elle-même.

Actions à effectuer

1. connectez-vous à votre WorkSpace partie Mail
2. ouvrez le message à imprimer
3. cliquez sur l'icône d'imprimante à côté du menu Actions situé sur le cadre du message

Autre possibilité une fois connecté au WorkSpace dans la partie Mail:

1. sélectionnez l'email à imprimer dans la liste des messages
2. cliquez sur le menu Actions situé en haut de l'interface
3. choisissez Imprimer

Ce guide explique comment partager ses favoris ou marque-pages avec d'autres utilisateurs qui utilisent le WorkSpace d'Infomaniak.

Partager les favoris du WorkSpace

1. ouvrir les favoris du WorkSpace (workspace.infomaniak.com/bookmark)
2. passer la souris sur le dossier à partager
3. cliquer sur la flèche qui apparaît et cliquer sur Partager
4. saisir les utilisateurs souhaités et cliquer sur Ajouter cet utilisateur

Les utilisateurs qui ne possèdent pas encore un compte WorkSpace ou qui ne sont pas chez Infomaniak recevront une invitation pour créer gratuitement un compte.

Si vous ne voyez pas les changements effectués sur votre page, il est fort probable que c'est le cache du navigateur qui conserve et présente les anciennes et mauvaises informations.

Actions à effectuer

Safari
Allez dans Safari -> Préférences, onglet "Avancées" et cochez la case "Afficher le menu Développement dans la barre de menus". Fermez les préférences et rendez-vous dans ce menu "Développement" et choisissez "Vider les caches". Fermez la fenêtre.

Chrome
Rendez-vous dans les paramètres (vous pouvez passer par l'"historique" et vous trouverez les "paramètres" sur la gauche). Tout en bas, affichez les "paramètres avancés" puis sous "Confidentialité", cliquez sur le bouton "Effacer les données de navigation" et choisissez d'effacer les éléments datant de "n'importe quand" puis décochez toutes les cases de la liste sauf la case à côté de "Vider le cache". Validez en appuyant sur "Effacer les données de navigation". Fermez la fenêtre.

Autres navigateurs Internet
Afin de vider et effacer leur cache, veuillez vous renseigner sur le type de navigateur que vous employez (Internet Explorer? Mozilla Firefox? etc.) et cliquez ici.

L'identifiant et le mot de passe utilisés pour se connecter au Manager (console d'administration de vos produits) et au WorkSpace (interface de messagerie en ligne pour utiliser une ou plusieurs adresses email) ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux utilisés pour un compte email hébergé par Infomaniak.

En résumé, vous avez:

• 1 identifiant (sous forme d'adresse email) et 1 mot de passe pour accéder
  • au WorkSpace https://workspace.infomaniak.com/
  • au Manager https://manager.infomaniak.com/

• 1 mot de passe pour chaque adresse email hébergée chez Infomaniak

Ces deux informations peuvent être identiques ou non selon votre choix. Et si vous changer l'un, cela ne changera pas l'autre.

Il est par exemple possible de se connecter au WorkSpace ou au Manager avec une adresse email non gérée par Infomaniak (par ex. : email@yahoo.fr).

De même, le mot de passe utilisé pour se connecter au WorkSpace ou au Manager peut être « pAssW8ox3C » alors que le mot de passe de votre adresse email Infomaniak est « h6Kcy34rT ».

En savoir plus

• Modifier le mot de passe d'un compte Infomaniak / WorkSpace: https://faq.infomaniak.com/2193
• Modifier le mot de passe d'une adresse email: https://faq.infomaniak.com/2017
• Tester le mot de passe d'un compte email

Ce guide explique comment activer un répondeur sur une adresse email gérée dans le WorkSpace Infomaniak, permettant ainsi d'informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Quand la réponse automatique est-elle envoyée ?

En règle générale, votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois aux personnes qui vous envoient des messages. Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel email 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, le WorkSpace lui renvoie votre réponse automatique pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie. Lire aussi cette FAQ (cliquer ici) si vous avez l'impression que cela ne fonctionne pas.

Activer le répondeur depuis le WorkSpace

1. ouvrir le WorkSpace (workspace.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône représentant les enveloppes grises en haut à droite
3. choisir Paramètres
4. dans le menu latéral gauche cliquer sur Mes adresses email
5. cliquer sur l'adresse email concernée (ou sur Gérer dans le menu de droite comme sur l'image ci-dessous)
6. dans le menu latéral gauche, cliquer sur Répondeur (si l'élément est absent, vous n'avez pas la permission de gérer le répondeur, il faut dans ce cas contacter le gestionnaire de l'adresse et/ou suivre l'aide ci-dessous au sujet de l'hébergement Mail)
7. activer le Répondeur
8. définir si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine
9. si la réponse n'est pas périodique, définir une date/heure de début et éventuellement de fin
10. écrire un message d'absence
11. enregistrer

Activer le répondeur depuis l'hébergement Mail

1. ouvrir le Manager (manager.infomaniak.com)
2. aller dans Hébergement Mail
3. si nécessaire, cliquer sur l'hébergement/le nom de domaine concerné
4. sous Adresses email, cliquer sur l'adresse email concernée
5. dans le menu latéral gauche cliquer sur Répondeur
6. activer le Répondeur
7. définir si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine
8. si la réponse n'est pas périodique, définir une date/heure de début et éventuellement de fin
9. écrire un message d'absence
10. enregistrer

Options avancées

Cliquer sur Options avancées pour:

1. définir une adresse d'envoi différente (l'adresse devra au préalable être vérifiée)
2. définir des adresses ne devant éventuellement pas recevoir votre message automatique

Le chiffre qui s'affiche à côté de l'adresse email indiquée dans la barre bleue en haut de la page est le nombre de messages non lus dans la boite en question et dans les éventuelles autres adresses relevées dans le même WorkSpace.

Le chiffre qui s'affiche à côté de vos différents répertoires est le nombre de messages non lus.

Pour afficher le nombre de messages non lus et le nombre total de messages, survolez le dossier avec la souris, attendez quelques secondes et l'information apparaitra.

La recherche est possible dans les différentes parties du WorkSpace:

EMAILS - rechercher un terme précis
Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

CONTACTS - rechercher la fiche d'une personne
Vous pouvez rechercher des contacts grâce à 4 caractères minimum parmi leur nom complet (prénom/nom).

AGENDA/CALENDRIER - rechercher un évènement
Vous pouvez rechercher des évènements y compris parmi la description de ceux-ci. Vous pouvez effectuer une recherche avec 1 caractère au minimum. Il faut vous placer en mode liste pour être sûr que la recherche s'effectue sur l'ensemble de la ligne de temps.

Le WorkSpace permet l'envoi de pièces jointes:

• soit, si ces dernières sont légères, directement attachées à votre message
• soit, pour ne pas obstruer la boite de réception de votre destinataire, ajoutées sous forme de liens qui permettront à votre correspondant de télécharger votre envoi

Joindre des fichiers à votre message

• ouvrir le WorkSpace (workspace.infomaniak.com)
• cliquer sur Nouveau message
• cliquer sur Joindre un ou plusieurs fichiers

Si la taille des pièces jointes dépasse 25 Mo alors elles sont stockées en Suisse dans le Cloud d’Infomaniak et automatiquement convertis en un lien de téléchargement.

Vos destinataires peuvent facilement télécharger vos pièces jointes durant une période prédéfinie.

Vous avez la possibilité d'envoyer jusqu'à 100 fichiers ou 3 Go maximum par message.

Inclure une image dans le corps du message

Lors d'un glisser/déposer dans l'interface de saisie, les images de plus de 10 Mo ne seront pas affichées mais mises en pièce jointe.

Vous pouvez également cliquer sur la petite icône représentant le cadre avec les montagnes et inscrire l'adresse URL de l'image que vous souhaitez inclure. L'image doit se trouver quelque part sur Internet (vous pouvez utiliser notre gestionnaire de fichiers FTP Manager pour envoyer votre image sur votre espace d'hébergement si vous en possédez) et doit encore s'y trouver au moment de la consultation du message par votre correspondant.

La manière la plus simple de gérer vos e-mails, contacts et agendas et d'utiliser le WorkSpace.

Ce dernier offre de nombreux avantages :

• aucun logiciel à installer ou à configurer
• partage de carnets d'adresses, d'agendas et d'adresses mail avec d'autres utilisateurs
• gestion unifiée de vos adresses mail Infomaniak
• protection antivirus et antispam
• envoi de pièces jointes volumineuses
• synchronisation de vos contacts/agendas avec votre mobile

Comment démarrer le Webmail ?

1. Ouvrir la page workspace.infomaniak.com
2. Se connecter avec les identifiants de votre compte Infomaniak (et pas le mot de passe de votre adresse mail)
3. Si nécessaire, rattacher les adresses mail à gérer avec le WorkSpace

Que souhaitez-vous faire ?

1. synchroniser vos contacts et vos agendas
2. accéder aux options d'une adresse mail (signatures, filtres, spam, etc.)
3. inviter un utilisateur à se créer son compte Infomaniak
   
4. modifier le mot de passe d'un compte Infomaniak
5. modifier le mot de passe d'une adresse mail depuis le WorkSpace
6. récupérer l'accès d'un compte Infomaniak
7. modifier les droits d'un utilisateur

En savoir plus

• Créer une adresse mail chez Infomaniak
• Voir les options possibles pour configurer votre adresse mail et vos contacts/agendas