Base de connaissances

Merci de gérer vos emails avec Infomaniak ! kMail permet de gérer une ou plusieurs adresses email hébergées par Infomaniak. Ce guide explique comment ajouter une adresse email au kMail existant, afin de consulter, gérer et envoyer des emails.

Rattacher une adresse email à kMail

Cette procédure permet d'ajouter manuellement une adresse email hébergée chez Infomaniak à votre kMail. Il est possible de gérer la même adresse email dans plusieurs kMail différents.

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Cliquer sur l'icône tout en haut à droite
3. Choisir le menu : Adresses Mails
4. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter une adresse mail
5. Inscrire l'adresse email complète (ex. : email@domaine.com) et le mot de passe de l'adresse email (aide)
6. Cocher ou laisser décocher la case : Définir cette adresse mail par défaut à l'ouverture
7. Cliquer sur le bouton Ajouter
8. Répéter les étapes 4 à 7 pour rattacher d'autres adresses email

Si vous ne possédez pas encore de kMail

1. Ouvrir le lien d'invitation à utiliser l'adresse email
2. Choisir l'option : Créer mon compte (gratuit)
3. Entrer votre Prénom, Nom et Numéro de téléphone
4. Choisir une adresse email de connexion (il est possible d'utiliser l'adresse email Infomaniak que l'on vous invite à utiliser) et définir un mot de passe
5. Cliquer sur Utiliser mon adresse, pour accéder à votre boîte email Infomaniak

En savoir plus

• kMail: Guide de démarrage
• kMail : inviter un utilisateur à se créer un compte

Ce guide explique comment imprimer un email afin d'obtenir une impression de votre message et non pas de l'interface elle-même, et ceci depuis kMail, notre solution en ligne complète pour lire et gérer vos emails.

Imprimer un email depuis kMail

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Ouvrir le message à imprimer
3. Cliquer sur l'icône sur la droite du cadre du message

En savoir plus 

• kMail: Guide de démarrage
• kMail: Télécharger un message email (EML)
  

Ce guide détaille les différents identifiants utilisés pour les accès à Infomaniak.

Manager & kMail (Webmail)

L'identifiant et le mot de passe utilisés pour se connecter au Manager (console d'administration de vos produits) et au webmail kMail (interface de messagerie en ligne pour utiliser une ou plusieurs adresses email) ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux utilisés pour un compte email hébergé par Infomaniak (lire ci-dessous), même si dans les 2 cas, il s'agit d'une adresse email et même si elle est identique.

Service Mail

Pour l'utilisation d'une adresse email, vous devez connaitre au minimum son intitulé et son mot de passe. Ceux-ci peuvent ressembler à votre identifiant de connexion Infomaniak mais en réalité il s'agit bien de 2 choses différentes.

A retenir

En résumé, vous avez:

• 1 identifiant (sous forme d'adresse email) et 1 mot de passe pour accéder
  • à kMail  https://mail.infomaniak.com/
  • au Manager https://manager.infomaniak.com/

• 1 mot de passe pour chaque adresse email hébergée chez Infomaniak

Ces deux informations peuvent être identiques ou non selon votre choix ou selon si cela a été unifié ou pas. Et si vous changez l'un, cela ne changera pas forcément l'autre.

Exemple

Il est par exemple possible de se connecter au Manager avec une adresse email non gérée par Infomaniak: email@microsoft.fr
Cet identifiant de connexion Infomaniak aura son propre mot de passe et l'adresse microsoft.fr aura le sien.
C'est la même chose si l'adresse était email@domainechezinfomaniak.ch et qu'elle était gérée sur les serveurs d'Infomaniak.

De même, le mot de passe utilisé pour se connecter au Manager peut être « pAssW8ox3C » alors que le mot de passe de votre adresse email Infomaniak est par exemple « h6Kcy34rT ».

Merci de choisir Infomaniak pour gérer la réception et l'envoi de vos e-mails !

Ce guide explique comment activer un répondeur (message email automatique en cas d'absence par exemple) sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak.

Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Comment activer un répondeur ?

La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis kMail (Webmail Infomaniak) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.

Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse email: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant.

Activer le répondeur depuis kMail

1. ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône tout en haut à droite
3. choisir l'onglet Adresses Mails
4. sous Actions sur mon adresse, cliquer sur l'icône répondeur
5. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Si vous n'avez pas accès...

• Vérifiez que vous posséder un accès valide à kMail dans lequel l'adresse email est rattachée
• Avez-vous la permission de gérer ce paramètre? Si vous aviez été invité sur kMail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit lors de l'invitation (en savoir plus (cliquez ici)

Activer le répondeur depuis le Manager

1. ouvrir le Manager (manager.infomaniak.com)
2. aller dans Service Mail
   
3. si nécessaire cliquer sur le nom de domaine concerné
4. cliquer sur l'adresse email concernée
   
5. cliquer sur l'onglet Répondeur et signatures
6. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Rédiger le message d'absence

1. cliquer sur Ajouter un répondeur
2. définir si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine
3. si la réponse n'est pas périodique, définir une date/heure de début et éventuellement de fin
4. écrire un message d'absence
5. enregistrer
6. activer le message:
   

Grâce au crayon, vous pouvez également éditer un message déjà enregistré.

Paramètres avancés

Cliquer sur le crayon à droite d'un répondeur déjà enregistré puis sur Paramètres avancés en bas pour :

1. Définir une adresse d'envoi différente (l'adresse devra au préalable être vérifiée)
2. Définir des adresses ne devant éventuellement pas recevoir votre message automatique
3. Réinitialiser le compteur des 7 jours (lire plus bas)

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel email 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser dans les paramètres avancés du répondeur. 

Aller plus loin avec les modèles

Veuillez lire cette FAQ pour définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse email sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.

En savoir plus

• kMail : Guide de démarrage
• kMail : ajouter une signature aux e-mails

Ce guide explique comment joindre des pièces jointes aux emails envoyés depuis kMail, le Webmail Infomaniak notre solution en ligne complète pour lire et gérer vos emails.

Joindre des fichiers de votre ordinateur à votre message

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Cliquer sur Nouveau message
3. Cliquer sur l'icône Joindre un fichier

Si la taille des pièces jointes dépasse 25 Mo, un lien Swiss Transfer sera généré: les données sont stockées en Suisse dans le Cloud d’Infomaniak et automatiquement convertis en un lien de téléchargement. Vos destinataires pourront utiliser ce lien pour facilement télécharger vos pièces jointes durant une période prédéfinie.

Vous avez la possibilité d'envoyer jusqu'à 100 fichiers ou 3 Go maximum par message en utilisant cette méthode.

Joindre des fichiers de votre kDrive à votre message

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Cliquer sur Nouveau message
3. Cliquer sur l'icône et ajouter le fichier ou le lien de partage à votre email

Inclure une image dans le corps du message

Lors d'un glisser/déposer dans l'interface de saisie, les images de plus de 10 Mo ne seront pas affichées mais mises en pièce jointe.

Vous pouvez également cliquer sur la petite icône représentant le cadre avec les montagnes et inscrire l'adresse URL de l'image que vous souhaitez inclure.

L'image doit se trouver quelque part sur Internet (vous pouvez utiliser notre gestionnaire de fichiers FTP Manager pour envoyer votre image sur votre espace d'hébergement si vous en possédez) et doit encore s'y trouver au moment de la consultation du message par votre correspondant.

En savoir plus

• kMail : Guide de démarrage

La manière la plus simple de gérer vos e-mails, contacts et agendas et d'utiliser kMail le Webmail Infomaniak.

Ce dernier offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer
• Partage de contacts, d'agendas et d'adresses email avec d'autres utilisateurs
• Gestion unifiée de vos adresses email Infomaniak
• Protection antivirus et antispam
• Envoi de pièces jointes volumineuses
• Synchronisation de vos contacts/agendas avec votre mobile
• Sécurise et respecte votre vie privée

Comment démarrer kMail, le Webmail Infomaniak ?

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Se connecter avec les identifiants de votre compte Infomaniak (et non pas le mot de passe de votre adresse email)
3. Si nécessaire, rattacher les adresses email à gérer avec kMail

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser vos contacts et vos agendas
2. Accéder aux options d'une adresse email (signatures, filtres, spam, etc.)
3. Inviter un utilisateur à se créer son compte Infomaniak
   
4. Modifier le mot de passe d'une adresse mail depuis kMail
5. Modifier les droits d'un utilisateur
6. Créer une adresse mail chez Infomaniak

Merci de nous confier l'hébergement de vos emails.

Ce guide vous permet de rapidement utiliser les fonctions essentielles de votre nouveau produit. En cas de problème, merci de consulter notre base de connaissances avant de prendre contact avec notre équipe de support.

Vous avez commandé un Service Mail et vous souhaitez:

• Prendre en main l'interface
• Créer des adresses mails
• Lier ou délier un nom de domaine
• Utiliser un Webmail (kMail)
  
• Configurer vos e-mails, contacts et agendas sur vos appareils

Ce guide explique comment créer des règles pour classer automatiquement vos emails entrants selon certaines conditions.

Des règles pour quel usage

Ces règles permettent notamment les actions automatiques suivantes:

• Supprimer ou déplacer les messages provenant d'adresses mail que vous ne souhaitez plus voir
• Transférer à votre conjoint(e) les e-mails provenant d'une adresse mail pour que vous soyez les deux à les recevoir
• Copier les messages qui contiennent un mot-clé précis vers un dossier
• etc.

Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail.

Accéder aux règles depuis Service Mail

1. Aller dans Service Mail
2. Cliquer sur le Service Mail/le nom de domaine concerné
3. Depuis le tableau de bord du Service Mail, cliquer sur l'adresse mail concernée
4. Cliquer sur l'onglet Filtres et règles ou depuis le menu latéral gauche sur Filtres et règles
   
   

Accéder aux règles depuis kMail

1. ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône en haut à droite et sélectionner Adresses mails
3. si nécessaire choisissez l'adresse mail concernée depuis le menu déroulant
4. sous Actions sur mon adresse, cliquer sur l'icône Filtres et règles

Si vous n'avez pas accès...

• Vérifiez que vous posséder un accès valide à kMail dans lequel l'adresse email est rattachée
• Avez-vous la permission de gérer ce paramètre? Si vous aviez été invité sur kMail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit lors de l'invitation (en savoir plus (cliquez ici)

Vous pouvez également créer une règle directement depuis l'email reçu:

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Ouvrir le message de l'expéditeur concerné
3. Cliquer sur l'icôneen haut à droite du message ouvert
4. Choisir Créer une règle pour ouvrir l'assistant de création qui sera pré-rempli avec les éléments du message

Configurer les règles

1. cliquer sur le bouton Ajouter une règle en mode Standard ou activer le Mode expert pour pouvoir importer un fichier Sieve
2. plusieurs actions sont disponibles : 
   1. Activer/désactiver le filtre anti-spam Infomaniak 
   2. Activer/désactiver le filtre publicitaire Infomaniak
   3. Créer des filtres en Mode standard (à l'aide un formulaire de création) ou en Mode expert (à l'aide du langage Sieve)
3. une fois un filtre créé en Mode standard ou expert cliquer sur Continuer pour l'activer
4. ces réglages peuvent être modifiées à tout moment

Informations sur le mode avancé

Le mode avancé requiert l'usage du langage Sieve. En activant ce mode, les règles existantes seront conservées mais désactivées.

Exemple de la fonction fileinto: le code suivant permet de classer dans le dossier "fb" tous les messages de Facebook et dans le dossier "nl" tous les messages qui ont un lien de désinscription. Si vous devez mentionner un sous-dossier, utilisez le séparateur / (comme dans le second exemple) par contre nul besoin d'indiquer INBOX dans vos codes.

require ["fileinto"];
if address :contains "from" "facebook.com" {
fileinto "fb";
} elsif header :matches "List-Unsubscribe" "*" {
fileinto "nl";
} else {
keep;
}

Second exemple: code permettant de modifier le sujet selon le From (ajouter un préfixe dans le sujet lorsqu'un e-mail passe le filtre par exemple). 

require ["fileinto", "editheader", "variables", "regex"];

if address "sender" "owner-scientific-linux-devel at LISTSERV.FNAL.GOV" {
if header :regex "subject" "((Re|Fwd): *)\\[SCIENTIFIC-LINUX-DEVEL\\]
*(.*)" {
deleteheader "Subject";
addheader "Subject" "${1}${3}";
}
addheader "List-Post" "";

fileinto "Mail List/SL-Devel";
}

En savoir plus

Note pour les utilisateurs d'une version gratuite

Ce guide explique comment délier (détacher) une adresse mail de votre kMail afin qu'elle ne soit plus visible dans l'interface Webmail Infomaniak.

Détacher une adresse mail

1. Ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. Cliquer sur l'icône en haut à droite
3. Choisir le menu : Adresse Mails 
4. Cliquer sur l'icônetout à droite de l'e-mail à délier
5. Cliquer sur Détacher cette adresse mail

En savoir plus

• Guide de démarrage : kMail Infomaniak
• kMail : Rattacher une adresse

Ce guide explique comment supprimer des dossiers qui apparaissent en gris dans kMail ou dans certains logiciels de messagerie comme Apple Mail, Mozilla Thunderbird ou Microsoft Outlook.

Dossiers fantômes

Certains logiciels de messagerie comme Microsoft Outlook permettent de créer des sous-dossiers de dossiers inexistants. Par exemple, il est possible de créer le dossier /abc/klm/xyz alors que le dossier "klm" n'existe pas.

Dans kMail ou dans d'autres logiciels de messageries, les dossiers fantômes comme le dossier "klm" de notre exemple apparaissent en gris et ne peuvent pas être supprimé directement.

Pour supprimer ces dossiers fantômes, il est nécessaire de supprimer leurs sous-dossiers au préalable (dans notre exemple: xyz).