Base de connaissances

Ce guide explique pourquoi vous pouvez être amené à recevoir un e-mail de sécurité automatique concernant votre compte Infomaniak (= compte utilisateur).

Préambule

• Attention: de faux messages circulent et imitent l'e-mail de sécurité Infomaniak.
• Si vous n'êtes pas sûr de l'authenticité de l'avertissement, accédez au Manager Infomaniak et regardez l'activité récente plutôt que de cliquer sur tout lien potentiellement malveillant qui serait présent sur le faux message.

Messages automatiques de prévention

1. Connexion depuis un nouvel emplacement

Un e-mail de sécurité est automatiquement envoyé quand une nouvelle connexion à votre compte Infomaniak a lieu depuis un nouvel emplacement:

Cela peut notamment se produire si vous utilisez le mode de navigation privée de votre navigateur ou que vous accédez à votre compte depuis un nouvel ordinateur.

2. Tentative de connexion (mauvais mot de passe)

Un e-mail de sécurité est automatiquement envoyé quand une personne entre un mauvais mot de passe après avoir saisi l'adresse mail de connexion au Manager:

Consulter les activités récentes sur le Manager

Vous pouvez retrouver les activités récentes de votre compte Infomaniak et celles de votre Organisation Infomaniak:

Si vous constatez des actions illégitimes, que vous ne pensez pas avoir réalisé, et/ou en cas de suspicion d'intrusion:

1. Prenez connaissance de cet autre guide pour sécuriser rapidement vos outils.
2. Activez la double authentification sur votre compte pour améliorer sa protection et faire que vous seul receviez un code unique autorisant la connexion.
3. Modifiez le mot de passe du Manager.
4. Modifiez les mots de passe des adresses mail rattachées à Mail Infomaniak.

Ce guide explique comment, lorsque vous appartenez à plusieurs Organisations, passer de l'affichage d'une Organisation à celui d'une autre depuis l'interface Web Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail) afin d'accéder aux adresses mail rattachées à chacune d'elles.

Préambule

• Chaque adresse mail hébergée chez Infomaniak est rattachée à une Organisation spécifique, celle dans laquelle est créé le Service Mail.
• L'interface Web Mail affiche les adresses mail liées à l'Organisation actuellement sélectionnée.
• Pour consulter une adresse mail différente appartenant à une autre structure, il suffit de basculer vers l'Organisation correspondante.
  • Vous souhaitez consulter simultanément des adresses mail hébergées par différentes Organisations ? Ouvrez simplement plusieurs onglets dans votre navigateur, chacun dédié à une Organisation.
• Le principe est le même sur l'interface sur laquelle vous gérez vos produits, le Manager Infomaniak (prenez connaissance de cet autre guide).

Basculer d'une Organisation à l'autre sur Mail Infomaniak

Pour afficher les adresses mail présentes sur une autre Organisation à laquelle est rattachée votre compte Infomaniak:

1. Cliquez ici afin de vous connecter à l'interface Web Mail Infomaniak.
2. Cliquez sur le nom de l'Organisation active ou sur le chevron ‍ situé en haut à gauche de l'interface :
   
3. Dans le menu déroulant qui s'ouvre, cliquez sur le nom de l'Organisation à laquelle vous souhaitez accéder :
   
4. L'interface s'actualise immédiatement et charge la liste des adresses mail autorisées pour cette Organisation :
   
   • Répétez la procédure depuis le point 2 pour basculer vers une autre Organisation à tout moment.

Ce guide explique comment classer de côté un e-mail de façon temporaire jusqu'à une date/heure précise, ceci sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La mise en attente est également possible sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
• Au maximum un total de 1000 discussions de la boite de réception uniquement peuvent être mis en attente, ceci jusqu'à maximum 1 an (cette mise en attente peut être stoppée ou modifiée temporellement à tout moment).
• kSuite Free / my kSuite / Service Mail Starter ne permettent pas la personnalisation de l'horaire lors de la mise en attente.

Fonctionnement

Lors de cette mise en attente (fonction snooze, ou remind):

1. La discussion est déplacée dans un dossier "En attente" visible sur l'app Mail et sur lequel est affiché le nombre de discussions en attente.
2. Si un nouveau message arrive dans une discussion mise en attente, celle-ci sera automatiquement annulée et la discussion sera visible dans la boite de réception.
3. Lorsque l'échéance arrive:
   • La discussion revient automatiquement dans la boite de réception, en première position, avec une notification particulière.
   • Le message, jusqu'à sa lecture, affichera une indication "En attente depuis X" (X étant la date à laquelle le message est revenu dans la boite de réception).

Sur un logiciel/client de messagerie type Outlook en IMAP:

1. Lors de la mise en attente, la discussion restera à sa place initiale.
2. Si vous déplacez manuellement un message mis en attente, la fonctionnalité sur ce message n'est plus effective du côté de l'app Web.
3. Lorsque l'échéance arrive, la discussion remontera en premiere position comme sur l'app Web et une notification standard de "nouveau message" sera affichée.

Archiver temporairement un e-mail

Prérequis

• Activer le mode discussions pour vos adresses mail de l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Ensuite pour faire temporairement disparaitre l'un de vos messages parmi tous vos e-mails, et faire qu'il réapparaisse dans votre boite de réception au moment futur que vous aurez programmé:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Ouvrez le message à rappeler plus tard.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite
4. Cliquez sur la fonction Rappeler.
5. Choisissez jusqu'à quand le message devra disparaitre de votre boite de réception, parmi les choix prédéfinis ou en personnalisant la durée:
   
6. Une fois mis en attente, le message s'affiche dans un nouveau dossier dédié aux messages en attente.
7. La date/heure de fin de mise en attente est affiché au côté de chacun des messages:
   

Pour activer l'accès à cette fonctionnalité directement depuis la barre d'actions au-dessus d'un e-mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Activez la fonctionnalité de rappel de message dans la partie Actions spécifiques sur un e-mail:
   
5. Revenez sur votre message, vous aurez ainsi la possibilité de le mettre en attente directement depuis la barre d'actions:
   

Pour activer l'accès à cette fonctionnalité directement depuis la liste de vos messages dans la boite de réception:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Activez la fonctionnalité de rappel de message dans la partie Actions au survol:
   
5. Revenez sur la boite de réception, vous aurez ainsi la possibilité de mettre en attente l'un de vos e-mails directement dans la liste:
   
   • Vous pouvez mettre en attente plusieurs messages à la fois en les sélectionnant (une sélection de 5 messages maximum) puis en cliquant avec le bouton droit de la souris pour choisir la mise en attente.

Ce guide explique comment modifier le nom et prénom qu'Infomaniak affiche lorsque vous êtes connecté dans votre compte Infomaniak (= compte utilisateur) au sein d'une Organisation dans le Manager, ainsi que l'avatar de votre compte.

Préambule

• Pour modifier l'identifiant de connexion, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour modifier le numéro de téléphone, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour gérer les détails de l'Organisation à laquelle vous appartenez, prenez connaissance de cet autre guide.

Modifier les coordonnées du compte Infomaniak

Pour éditer vos détails personnels:

1. Cliquez ici ou en haut à droite sur vos initiales / avatar afin de "Gérer mon compte":
   
   
    
2. Cliquez sur Mon profil dans le menu latéral gauche.
3. Modifiez votre nom et prénom sur la partie droite.
4. Vous pouvez également spécifier votre date de naissance.
5. Vous pouvez ajouter une photo de profil à votre compte Infomaniak qui s'affichera en lieu et place de vos initiales ; il est recommandé d'importer une image de minimum 210 pixels de côté:
   

Ce guide explique comment activer ou désactiver les demandes d'accusé de réception / lecture depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Les demandes de confirmation de réception et/ou lecture sont compatibles avec la plupart des systèmes de messagerie.
• Elles dépendent malgré tout de l'action de l'utilisateur et des paramètres de son système de messagerie.
• La réception (ou non-réception) d'une confirmation de lecture ne garantit rien (les logs peuvent être mieux adaptés à certains cas).

Demander un accusé de réception/lecture

Pour permettre à votre correspondant de pouvoir confirmer facilement la bonne réception de votre message envoyé depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour demander un accusé de réception/lecture:
   

A noter qu'il est également possible de l'activer au cas par cas lors de l'envoi de votre message sur Mail, depuis les options de rédaction en cliquant sur ⋮ puis sur l'option en question:

Accuser réception du message

Si vous recevez un mail et que vous le consultez sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) alors que son expéditeur a spécifiquement demandé à en être prévenu, vous pouvez accuser réception du message lors de sa lecture:

Ce guide vous permet de découvrir rapidement les fonctions essentielles de Euria, l'intelligence artificielle à votre disposition au sein de kSuite, performante notamment avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail). L'assistant est également disponible sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

✘ INDISPONIBLE‍ avec
kSuite Free
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com) 

Accéder à l'assistant

Prérequis

• Lire et comprendre cet autre guide au sujet du modèle utilisé et des responsabilités de chacun.

Pour accéder à l'assistant de rédaction:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide) afin de rédiger un nouveau message.
2. Connectez-vous avec les identifiants de votre compte Infomaniak (et non pas le mot de passe de votre adresse mail).
3. Si nécessaire, rattachez les adresses mail à gérer avec Mail Infomaniak.

L'assistant de rédaction vous aide à rédiger un texte grâce à l'intelligence artificielle, sur le thème de votre choix y compris s'il doit se baser sur des éléments présents dans la conversation mail en cours ; utilisez-le par exemple pour rédiger:

• un nouveau message qui doit contenir des éléments précis,
• une réponse à un message reçu,
• une reformulation d'un extrait de texte,
• une syntaxe grammaticale correcte,
• etc.

Vous pouvez également résumer le contenu de n'importe quel e-mail.

Utiliser Euria lors d'un nouveau message

Vous pouvez demander à Euria de rédiger un texte selon vos idées qu'il faudra lui transmettre:

1. Cliquez sur Nouveau message en haut à gauche de l'interface Mail.
2. Cliquez sur l'icône Euria dans la barre d'édition pour ouvrir l'assistant:
   
3. Indiquez à l'assistant ce que vous désirez écrire, comme si vous conversiez avec un humain.
4. Une fois la proposition affichée par l'IA, ajustez la longueur, et changez le ton si nécessaire pour obtenir une réponse plus familière.
5. Insérez la proposition dans votre message ou copiez le texte dans le presse-papiers:
   

Utiliser Euria lors de la rédaction du message

Vous pouvez également utiliser l'assistant de rédaction en sélectionnant un passage de votre texte en cours d'écriture, puis en choisissant dans le menu contextuel qui s'affiche l'option désirée:

• Ouvrir l'assistant pour demander des suggestions.
• Corriger la grammaire.
• Reformuler la proposition afin d'en obtenir une nouvelle.
• Raccourcir le texte suggéré en ôtant certains éléments superflus.
• Rédiger davantage de texte, enrober la conversation.

Suggérer une réponse avec Euria lors de la lecture d'un e-mail

Vous pouvez lancer Euria en consultant un message reçu auquel vous souhaitez répondre rapidement:

1. Sélectionnez avec la souris le passage sur lequel baser la réponse.
2. Choisissez de répondre avec Euria dans le menu contextuel qui s'affiche:
   
3. Indiquez à l'assistant ce que vous désirez répondre, comme si vous conversiez avec un humain.
4. Insérez la proposition qui va s'afficher dans le message de réponse automatiquement composé:
   
5. Il ne vous reste plus qu'à le relire et à l'envoyer:
   

Suggérer le sujet du mail avec Euria

Lorsque vous commencez à rédiger un nouveau message, l'assistant peut se charger d'inscrire un titre adapté à votre message dans le champ Sujet:

1. Entrez du texte.
2. Cliquez sur l'icône Euria à droite du champ Sujet:
3. Insérez la proposition si celle-ci vous convient:
   
   • Si un sujet est déjà inscrit dans le champ (par exemple parce que vous avez inséré un nouveau message + sujet composé par l'assistant puis que vous avez demandé un nouveau message à l'assistant) l'assistant vous proposera de le remplacer par un objet plus approprié.

Désactiver l'assistant

Vous pouvez régler les éléments (traductions / Euria) qui s'affichent lors d'un clic sur votre message:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide) afin de rédiger un nouveau message.
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Cochez ou décochez les actions que vous souhaitez avoir au clic:
   

Ce guide vous permet de découvrir rapidement les fonctions essentielles de Euria, l'intelligence artificielle à votre disposition au sein de kSuite, performante notamment pour résumer des e-mails sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

✘ INDISPONIBLE‍ avec
kSuite Free
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com) 

Résumer un e-mail

Prérequis

• Lire et comprendre cet autre guide au sujet du modèle utilisé et des responsabilités de chacun.

Pour accéder à la fonctionnalité de résumé:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Connectez-vous avec les identifiants de votre compte Infomaniak (et non pas le mot de passe de votre adresse mail).
3. Ouvrez le message à résumer (il peut se trouver dans n'importe quel dossier).
4. Cliquez sur le bouton Euria situé sur la barre d'outils supérieure.
5. Cliquez sur Résumer.
6. Le résumé du message s'affiche dans un bloc au-dessus du message initial (visible uniquement par vous-même):
   

Ce guide vous permettra de résoudre un problème si vous avez obtenu en retour, après l'envoi d'un e-mail, un message comportant la raison d'échec "Spam Message Rejected" ou "5.7.0 AV: Message is rejected by headers rule filter.. 554 Please check the message and try again" ...

A vérifier impérativement

Vérifiez que votre e-mail ne comportait pas:

• des mots ou des phrases qui sont souvent associés au spam, car il pourrait être identifié comme un message indésirable et rejeté
• toute indication inhabituelle dans la signature, un lien formulé de façon erronée (http//.domain.xyz par exemple), etc.
• une pièce jointe avec l'une de ces extensions interdites: .exe, .com, .cmd, .cpl, .hta, .scf, .sct, .lnk, .bat, .js, .jse, .wsh, .ws, .wsf, .wsc, .vbe, .vb, .vbs, .shs, .pif, .scr ... y compris à l'intérieur d'un fichier compressé (.zip par exemple)

Afin d'envoyer un fichier (js ou exe par exemple) et dont l'absence de virus est confirmée, stockez-le sur votre espace d'hébergement et faites un lien vers celui-ci (si le fichier est volumineux et que vous l'envoyez depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail), il sera de toute façon placé sur un serveur temporaire permettant l'envoi à votre correspondant qui recevra dans ce cas un lien de téléchargement) ou via SwissTransfer.com.

Vérifiez également votre enregistrement SPF. Si votre domaine ne dispose pas d'un enregistrement SPF ou si cet enregistrement est incorrect, cela entrainera très probablement le rejet de votre message.

Si vous estimez recevoir un message "Spam Message Rejected" sans raison, contactez le support Infomaniak.

Ce guide explique comment transférer vers Infomaniak des adresses mail actuellement hébergées par Microsoft, au sein de Microsoft 365, avec l'aide d'un outil d'importation par IMAP.

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• La totalité de la boite externe sera importée.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des alternatives à ce processus par IMAP.

Importer l'intégralité de votre historique d'e-mails

1. Prérequis Microsoft

• Activer les fonctionnalités POP/IMAP/SMTP désactivées par défaut (besoin d'aide ?).

2. Prérequis Infomaniak

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou l'ajuster au préalable si nécessaire.
• S'assurer que la messagerie est correctement sécurisée
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
  • Si vous avez de nombreuses (10+) adresses mail à créer, prenez connaissance de cet autre guide au sujet des créations en masse.
• L'adresse mail de destination doit être rattachée à l'utilisateur (= au compte Infomaniak) que vous utilisez.

3. Importer le contenu mail de Microsoft vers Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation concernée ; en effet l'importation se fera vers l'une des adresses mail rattachées à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation par IMAP.
4. Cliquez sur l'importation unique.
5. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
6. Cliquez sur le bouton "Se connecter avec Microsoft" qui est apparu:
   
   • Vérifiez bien que vous vous connectez au compte Microsoft concerné par la copie des e-mails.
7. Confirmez que vous autorisez l'outil Infomaniak à se connecter à votre compte (procédure automatique).
8. Une fois le popup validé, choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
9. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
10. La copie débute, vous pouvez attendre et voir le résultat sur la page une fois l'import terminé, ou fermer la fenêtre (l'importation continue en arrière-plan et un suivi est disponible - lire ci-dessous).
11. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.
12. Un suivi est disponible dans les réglages de l'adresse mail de destination, sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) uniquement.
13. Le suivi permet de voir l'historique des importations sur l'adresse concernée.

4. Ajuster les paramètres des applications

Dès que vous ferez le nécessaire pour que le nom de domaine associé à votre messagerie fonctionne avec Infomaniak, modifiez les paramètres des logiciels/clients de messagerie que vous utilisez pour que ces derniers se connectent correctement aux serveurs Infomaniak: suivez l'assistant de configuration.

Ce guide explique pourquoi certaines pièces jointes envoyées depuis Microsoft Outlook arrivent au format winmail.dat sur votre adresse mail hébergée chez Infomaniak, et comment résoudre durablement le problème côté expéditeur (là où il se crée).

Préambule

• winmail.dat est le conteneur utilisé par Outlook/Exchange quand un message est envoyé en RTF / TNEF.
  • Il encapsule la mise en forme et les pièces jointes.
• De nombreux logiciels/clients de messagerie non‑Microsoft ne savent pas interpréter TNEF :
  • la mise en forme disparaît et les pièces jointes deviennent un fichier unique winmail.dat.

Résoudre le problème (actions à demander à l'expéditeur)

Le plus efficace est de faire modifier la configuration d'Outlook chez l'expéditeur.

Désactiver le RTF/TNEF et renvoyer le message en HTML ou en texte brut

• Outlook “classique” pour Windows (Microsoft 365/2021/2019, application Win32)
  Menu : Fichier > Options > Courrier
  Rédaction : Rédiger les messages au format : choisir HTML (ou Texte brut).
  Format du message : dans Lors de l'envoi de messages en format Texte enrichi à des destinataires Internet, sélectionner Convertir en HTML (ou Convertir en texte brut).
  Au cas par cas (un seul e‑mail) : dans la fenêtre de message, onglet Format du texte > choisir HTML.

• New Outlook pour Windows (application basée sur Outlook sur le Web)
  Menu : Paramètres (roue dentée) > Courrier > Rédiger et répondre
  Format des messages : Rédiger les messages en : choisir HTML (ou Texte brut).
  Ce client n'expose pas d'option RTF ; l'envoi en HTML/texte évite winmail.dat.

• Outlook sur le Web (Exchange Online/Outlook.com)
  Menu : Paramètres > Courrier > Rédiger et répondre > Format des messages > choisir HTML (ou Texte brut).

• Outlook pour Mac
  Menu : Outlook > Préférences > Rédaction > cochez/décochez Rédiger les messages en HTML par défaut.
  Pour un seul message : dans la fenêtre de rédaction, onglet Options > basculez HTML ou Texte brut.

Remarques : si l'expéditeur a joint des fichiers, ils seront lisibles chez tous les destinataires dès lors que le message part en HTML/texte. Zipper les pièces (.zip) n'empêche pas Outlook d'encapsuler le message si le RTF/TNEF est encore actif.

Désactiver le RTF pour des destinataires spécifiques (vous, par exemple)

• Outlook “classique” Windows : ouvrez la fiche Contact > double‑cliquez sur l'adresse e‑mail > Propriétés Outlook > Format Internet : sélectionner Envoyer au format texte uniquement (ou Laisser Outlook décider si l'admin force déjà la conversion).

• Vider l'auto‑complétion (elle peut “mémoriser” du RTF pour un destinataire) : Fichier > Options > Courrier > Envoyer les messages > Vider la liste de saisie semi‑automatique, puis retaper l'adresse manuellement lors du prochain envoi.

• Administrateurs Microsoft 365 (chez l'expéditeur) : dans le Centre d'admin Exchange : Flux de courrier > Domaines distants > Default > Format texte enrichi : choisir Jamais. En PowerShell : Set-RemoteDomain Default -TNEFEnabled $false.

À défaut : utiliser un autre client pour l'envoi (par exemple Thunderbird), ou vérifier que les invitations Calendrier sont envoyées en iCalendar (Fichier > Options > Calendrier > activer Utiliser le format iCalendar pour les destinataires externes).

Si vous ne souhaitez pas recontacter l'expéditeur

Vous pouvez extraire le contenu de winmail.dat avec des outils de décodage TNEF (en ligne ou applications bureau). Recherchez “ouvrir winmail.dat” et choisissez un outil réputé pour votre système (Windows, macOS, Linux). Cela restaure habituellement les pièces jointes, mais ce n'est pas une correction durable. Du reste, la confidentialité et sécurité n'est en aucun cas garantie lors de ces opérations.

Ce guide explique quels sont les protocoles et ports qui peuvent être utilisés avec les services de messagerie Infomaniak (Service Mail notamment).

Ports et paramètres recommandés pour la configuration client

Lorsque cela vous est demandé lors d'une configuration de logiciel/client de messagerie (Outlook, Thunderbird, mobile, etc.), privilégiez les paramètres ci-dessous.

Paramètres communs à tous les comptes

• Nom du serveur : mail.infomaniak.com
• Authentification : obligatoire (nom d'utilisateur = adresse mail complète)

Note technique : le port 587 avec STARTTLS est la pratique standard IETF pour la soumission sécurisée de courriels. Le port 465 constitue une alternative sécurisée utilisant un chiffrement implicite.

Si vous renseignez d'autres paramètres ou désactivez le chiffrement, des erreurs de messagerie peuvent survenir.

Autres ports supportés (non chiffrés ou rétrocompatibilité)

Ports alternatifs :

• Port 143 : port standard pour la réception IMAP (non chiffré, utiliser le 993).
• Port 110 : port standard pour la réception POP3 (non chiffré, utiliser le 995).
• Port 995 : port sécurisé pour la réception POP3s (option sécurisée POP3).
• Port 25 : port standard pour le transfert de serveur à serveur (peut supporter STARTTLS pour la soumission, mais le port 587 reste la norme pour les clients).

Compatibilité d'authentification et de chiffrement :

• L'authentification STARTTLS est prise en charge sur les ports non chiffrés (143, 110, 25) pour activer le chiffrement TLS.
• L'authentification SMTP est supportée via les méthodes LOGIN ou PLAIN.

Utilisation de l'API et sécurité des transferts

L'API Infomaniak ne propose aucune connexion directe à la messagerie, car IMAP et SMTP font eux-mêmes office d'interfaces ("API"). Pour interagir avec la messagerie par programmation, utilisez une bibliothèque dédiée (par exemple en Python : email.examples et imaplib).

Exemple pour afficher les e-mails à partir de PHP :
imap_open("{mail.infomaniak.com:993/imap/ssl}", $email, $password);

Le mécanisme MTA-STS n'est pas mis en place ni vérifié, Infomaniak utilisant plutôt DANE (DNS-based Authentication of Named Entities) pour garantir une connexion chiffrée entre serveurs lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• Le client envoie un e-mail à un domaine qui a configuré DANE.
• Le client reçoit un e-mail de la part d'un serveur SMTP qui utilise DANE.

Dans tous les autres cas (en l'absence de DANE), la connexion chiffrée reste opportuniste.

Ce guide permet de trouver l'adresse IP publique de votre équipement, ce qui peut être utile lors de certaines demandes de support notamment.

Afficher l'adresse IP publique sur l'appareil connecté

Cliquez ici afin d'obtenir l'adresse IP publique de votre appareil au format IPv4 et IPv6.

Méthodes alternatives

Visitez ipinfo.io ou ifconfig.me.

… sur macOS

1. Depuis une application de type Terminal (interface en ligne de commande, CLI /Command Line Interface) sur votre appareil, exécutez la commande curl ifconfig.me et appuyez sur entrée.
2. L'adresse affichée est l'adresse IP publique de l'ordinateur.

Pour automatiser la recherche de l'adresse IP publique, utilisez des commandes ou des scripts qui interrogent des services tels que api.ipify.org ...

Ce guide permet de résoudre une erreur mail de type "535 5.7.0 authentication failed".

Résoudre une erreur Authentication failed

Le service d'authentification mail présent sur les serveurs peut rencontrer un souci durant quelques brèves secondes de façon exceptionnelle, lors d'évènements inhabituels sur l'infrastructure par exemple.

Si une erreur 535 5.7.0 authentication failed survient:

• Patientez quelques minutes puis réessayez d'envoyer le message une nouvelle fois et celui-ci devrait partir.

Si le problème persiste, vérifiez les points de cet autre guide.

Ce guide explique comment connecter l'app mobile Microsoft Outlook (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Plutôt que la configuration manuelle ci-dessous, il est recommandé d'utiliser l'app Infomaniak Mail (iOS / Android) pour bénéficier des avantages de sécurité Infomaniak.
• L'application de Microsoft est par défaut configurée pour analyser vos données:
  

Ajouter l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créer l'adresse mail (❓: aide my kSuite  |  Service Mail/kSuite).
• Créer un mot de passe d'appareil (❓: aide my kSuite  |  Service Mail/kSuite).
• Vérifier la configuration adéquate du domaine (❓: aide).

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur Ajouter un compte :
   
3. Entrez l'adresse mail à rattacher.
4. Cliquez sur Continuer :
   
5. Cliquez sur IMAP :
   
6. Activez le bouton à bascule (toggle switch) afin d'activer les paramètres avancés.
7. Complétez les informations manquantes (❓: aide).
8. Cliquez sur l'icône ✓ en haut à droite.
9. Choisissez si nécessaire d'ajouter un compte supplémentaire, sinon Plus tard.
10. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP & protocole de chiffrement et commande/méthode pour activer ce protocole: 587 + STARTTLS
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière (❓: aide).
• Mot de passe/password = celui généré pour l'adresse mail que vous voulez consulter (❓: aide my kSuite  |  Service Mail/kSuite).
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et le mot de passe généré.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles (SSL / TLS par exemple).

En cas de problème

Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale (❓: aide).

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide détaille les mesures de sécurité mises en place dans le cadre des offres de messagerie Infomaniak afin de détecter les utilisations abusives et anormales d'une adresse mail. Ces mesures vous protègent d'une utilisation malveillante de votre ordinateur ou de votre compte.

Nombre de destinataires par message envoyé

Indépendamment de l'offre de messagerie choisie, qu'elle soit gratuite ou payante, le nombre total de destinataires inscrit sur un e-mail est limité à 100.

Cette restriction s'applique quel que soit le champ utilisé pour insérer les adresses mail des destinataires (A, CC, ou CCi).

Autres limites de messagerie

• Limites d'e-mails sortants par 24 heures
• Limites de taille au niveau messagerie

Ce guide détaille comment désactiver le protocole SMTP, empêchant alors tout envoi d'e-mail par un utilisateur précis sur une adresse mail précise.

Préambule

• Enlever le droit d'envoi à un utilisateur lui empêchera d'envoyer un message (nouveau, réponse, réaction, etc.) depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et l'app mobile.
• Si l'utilisateur en question est également spécifié dans les appareils connectés, l'envoi sera également impossible depuis un logiciel/client de messagerie comme Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.
• Il existe une permission spécifique concernant les messages d'absence si vous souhaitez également empêcher ce type de message de sortir.

Empêcher un utilisateur d'envoyer des messages depuis une adresse mail précise

Nouvel utilisateur

Vous souhaitez permettre à un nouveau collaborateur de consulter une adresse mail (pouvoir lire les e-mails entrants) mais sans lui permettre l'envoi de nouveaux messages ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion du Service Mail sur votre Manager Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur le nom du Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez pour Ajouter un nouvel utilisateur:
   
5. Dans cet exemple, le collaborateur est externe alors cliquez pour Créer un lien d'invitation.
6. Cliquez pour gérer les permissions de cet utilisateur sur l'adresse mail concernée:
   
7. Cliquez sur Envoi d'e-mails pour lui retirer le droit d'envoi.
8. Sauvegardez le changement:
   
9. Cliquez sur Ajouter pour terminer l'invitation:
   
10. Renseignez une adresse mail à laquelle envoyer l'invitation.
11. Cliquez sur Envoyer:
    

L'utilisateur invité accepte l'invitation: il accède ainsi à l'adresse mail et à ses messages, mais le bouton pour composer un nouveau message restera grisé sans possibilité pour lui de rédiger un brouillon (ou même de répondre, de réagir, etc. car ces boutons seront également grisés/désactivés):

Interdire l'envoi à un utilisateur existant

Vous souhaitez permettre à des collaborateurs de continuer à consulter une adresse mail (pouvoir lire les e-mails entrants) mais sans leur permettre l'envoi de nouveaux messages ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion du Service Mail sur votre Manager Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur le nom du Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur Envoi d'e-mails pour lui retirer le droit d'envoi:
   

L'utilisateur accède ainsi à l'adresse mail et à ses messages, mais le bouton pour composer un nouveau message restera grisé sans possibilité pour lui de rédiger un brouillon (ou même de répondre, de réagir, etc. car ces boutons seront également grisés/désactivés):

Interdire l'envoi depuis un logiciel/client de messagerie SMTP

Si vous souhaitez interdire à l'utilisateur l'envoi depuis un logiciel/client de messagerie ou tout appareil fixe et mobile contenant une app de messagerie SMTP, commencez par suivre les étapes ci-dessus.

Vous devrez ensuite créer un mot de passe (= "appareil connecté") lié à cet utilisateur (donc au point 8 de cet autre guide en lieu et place de “Sans utilisateur” vous devrez spécifier l'identifiant du collaborateur concerné, déjà ajouté dans l'onglet des utilisateurs):

Ainsi son logiciel/client de messagerie pourra être configuré pour recevoir les e-mails mais ne lui permettra aucun envoi, provoquant en continu une erreur (demande de mot de passe) si l'utilisateur insiste pour envoyer un e-mail:

Ce guide explique comment transférer vers Infomaniak des adresses mail actuellement hébergées par Yahoo, avec l'aide d'un outil d'importation par IMAP.

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• La totalité de la boite externe sera importée.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des alternatives à ce processus par IMAP.

Importer l'intégralité de votre historique d'e-mails

1. Prérequis Yahoo

• Pour autoriser l'assistant Infomaniak à accéder à votre compte Yahoo, cliquez sur https://login.yahoo.com/account/security#other-apps et configurez un mot de passe d'application, généré automatiquement par Yahoo
• Il faudra le copier puis le coller à la place de votre mot de passe dans l'assistant Infomaniak de copie de vos mails ; ainsi, pour le générer:
  1. Connectez-vous au compte Yahoo.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Sécurité du Compte.
  3. Cliquez sur Générer un mot de passe d'application:
     
  4. Choisissez Autre application:
     
  5. Indiquez un nom d'application, par exemple Infomaniak et cliquer sur Générer:
     
  6. Copiez le mot de passe d'application.

2. Prérequis Infomaniak

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou l'ajuster au préalable si nécessaire.
• S'assurer que la messagerie est correctement sécurisée
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
  • Si vous avez de nombreuses (10+) adresses mail à créer, prenez connaissance de cet autre guide au sujet des créations en masse.
• L'adresse mail de destination doit être rattachée à l'utilisateur (= au compte Infomaniak) que vous utilisez.

3. Importer le contenu mail de Yahoo vers Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation concernée ; en effet l'importation se fera vers l'une des adresses mail rattachées à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation par IMAP.
4. Cliquez sur l'importation unique.
5. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
6. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail source (cf prérequis).
7. Cliquez sur Confirmer.
8. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
9. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
11. La copie débute, vous pouvez attendre et voir le résultat sur la page une fois l'import terminé, ou fermer la fenêtre (l'importation continue en arrière-plan et un suivi est disponible - lire ci-dessous).
12. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.
13. Un suivi est disponible dans les réglages de l'adresse mail de destination, sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) uniquement.
14. Le suivi permet de voir l'historique des importations sur l'adresse concernée.

4. Ajuster les paramètres des applications

Si nécessaire, dès que vous ferez le nécessaire pour que le nom de domaine associé à votre messagerie fonctionne avec Infomaniak, modifiez les paramètres des logiciels/clients de messagerie que vous utilisez pour que ces derniers se connectent correctement aux serveurs Infomaniak: suivez l'assistant de configuration.

Ce guide explique comment, depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail), gérer les mots de passe d'une adresse mail.

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les appareils: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin (❓: aide).

Ajouter ou supprimer un appareil connecté

Créer et afficher un nouveau mot de passe pour ajouter l'adresse mail sur son ordinateur, app mobile, etc.

Pour gérer le mot de passe d'une adresse mail déjà rattachée à votre app Web Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail concernée.
3. Cliquez sur Paramètres de l'adresse:
   
4. Cliquez sur Gérer le mot de passe:
   
5. Cliquez sur Ajouter un appareil:
   
6. Entrez le mot de passe de connexion à votre compte Infomaniak si celui-ci est demandé:
   
7. L'assistant de configuration s'ouvre alors sur la partie MAIL ; vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
8. Sélectionnez “nouvel appareil” dans le menu déroulant:
   
9. Donnez une description à l'appareil.
10. Cliquez sur l'onglet correspondant à votre besoin: soit la procédure pour Apple Mail (❓: aide) soit toute autre configuration IMAP/SMTP.
11. Descendez et cliquez sur le bouton pour générer un mot de passe:
    
12. Un nouveau mot de passe créé et fonctionnel s'affiche:
    • vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton mais n'oubliez pas de le sauvegarder:
      
13. Ensuite copiez-le et mettez-le en sûreté (gestionnaire de mots de passe par exemple) ; il ne pourra plus être affiché par la suite.

Supprimer un mot de passe afin de couper l'accès d'un ordinateur, app mobile, etc.

En tout temps, il est possible de gérer les accès créés / utilisés:

1. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Appareils dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'appareil concerné:
   
5. Cliquez sur le bouton pour déconnecter l'appareil.
6. Validez la déconnexion de l'appareil concerné:
   

Ce guide détaille les actions à effectuer en priorité si vous ne voyez pas de différence entre votre site après un changement que vous auriez effectué dessus, et sa version avant le changement. Ces conseils sont également valables si vous rencontrez des soucis lors de l'utilisation de l'interface de produits Infomaniak.

Préambule

• Pendant votre navigation, un navigateur comme Brave, Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari… sauvegarde dans un espace réservé les données consultées, ceci afin d'éviter de demander une nouvelle fois au serveur les données déjà consultées, pour gagner du temps et des ressources.
• Votre cache peut contenir énormément de données et parfois le navigateur s'emmêle les pinceaux. Les sites peuvent alors mal s'afficher ou afficher une version obsolète.
• Effacer le cache permet d'être sûr d'avoir la toute dernière version en date de la page ou du dossier consulté.

Effacer le cache du navigateur …

… sur Safari

Choisissez votre version macOS afin de prendre connaissance de l'aide Apple correspondante.

… sur les outils Google (Chrome, Android, etc.)

Prenez connaissance de l'aide de Google.

… sur Firefox

Prenez connaissance de l'aide Mozilla.

… sur Edge / Internet Explorer

Prenez connaissance de l'aide Microsoft.

Ce guide explique comment copier le contenu d'une ou plusieurs adresses mail externes (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail existante chez d'autres fournisseurs) sur une ou plusieurs autres de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• Il est facile de basculer toute l'arborescence de vos e-mails vers Infomaniak - découvrir les offres.
• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• La totalité de la boite externe sera importée en copie.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.

Démarrer la copie vers une adresse mail Infomaniak

Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour importer des e-mails:

1. Vous souhaitez copier des e-mails déjà présents chez Infomaniak (ex. @ik.me), sur une autre boite de messagerie également chez Infomaniak ?
   • Prenez connaissance de cet autre guide afin de copier le contenu mail en interne.
2. Vous disposez d'un fichier / archive au format MBOX et souhaitez l'importer directement sur une adresse existante sur Infomaniak ?
   • Prenez connaissance de cet autre guide afin d'importer le contenu du fichier .mbox et ainsi importer vos e-mails, peu importe leur origine, sur Infomaniak.
   • C'est l'idéal pour transférer facilement le contenu provenant de Google car un fichier MBOX peut très facilement être obtenu via Google Takeout.
3. Si vous n'avez pas pu obtenir un fichier MBOX de vos e-mails, vous pouvez copier des e-mails depuis un fournisseur externe grâce à l'outil d'importation par IMAP ; cliquez sur le lien correspondant au fournisseur de la messagerie à importer:
   • adresses @ Bluewin
   • adresses @ Gmail ou domaine personnalisé Google
   • adresses @ GMX
   • adresses @ domaine personnalisé Microsoft 365
   • adresses @ Orange
   • adresses @ domaine personnalisé Swisscom
   • adresses @ Yahoo
   • Tout autre fournisseur mail type Gandi, Hotmail, Hostinger, Sunrise, etc.
4. Vous pouvez également simplement mettre en place une déviation des e-mails mais celle-ci ne sera effective que sur les futurs e-mails qui arriveront sur votre boite.