Ce guide décrit les différences entre les outils de Billetterie et du Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Quelle est la nature de votre évènement ? 

• Si vous organisez un évènement privé ponctuel, tel qu'une fête d'anniversaire, une assemblée générale ou une remise de diplôme avec une liste d'invités bien définie, utilisez le Gestionnaire d'invités.
  • Cet outil vous permet de créer un évènement, d'y inviter les personnes de votre choix et de suivre leurs inscriptions ainsi que leur présence.
• En revanche, la Billetterie est mieux adaptée aux évènements ouverts au grand public ou à ceux pour lesquels toute personne disposant du lien peut acheter des billets.

Merci d'avoir choisi le service de billetterie Infomaniak, qui vous permet de gérer l’ensemble de votre billetterie en ligne : création d’évènements, mise en ligne, contrôle des billets, suivi des ventes et gestion de la clientèle. Ces guides vous aident à utiliser rapidement les fonctionnalités essentielles.

Mise en place et gestion de la billetterie

• Créer une billetterie
• Configurer un évènement
• Gérer les évènements à représentations multiples
• Associer un plan de salle
• Utiliser les pass d’accès
• Configurer des promotions
• Émettre des bons cadeaux
• Définir les méthodes de paiement
• Créer des formulaires clients

Mise en ligne et marketing

• Checklist de mise en ligne
• Gérer les boutiques en ligne
• Configurer les e-mails automatiques avant l’évènement
• Référencement sur leprogramme.ch
• Connecter la billetterie à Zapier
• Utiliser l’API billetterie

Gestion avancée des évènements

• Définir les zones tarifaires

Vente et contrôle des billets

Vente directe et par revendeurs

• Vente au guichet
• Accès revendeurs au guichet
• Importer les billets de revendeurs

Matériel de vente et de contrôle

• Commander du matériel de location
• Formats de billets disponibles
• Utiliser les packs de vente
• Guide d'utilisation des imprimantes Badge
• Configurer les outils de contrôle
• Gérer les profils d’utilisateurs

Support et gestion des demandes clients

• Vérifications lors d'erreur de paiement par carte
• Échanger des billets au guichet
• Activer l’échange en ligne pour les visiteurs
• Procéder à un remboursement
• Proposer une assurance annulation
• Annuler une commande ou des billets

Suivi des ventes et des clients

• Consulter les rapports de vente
• Comprendre les commissions appliquées

Ce guide vous explique comment configurer les informations et les images qui vont figurer sur les billets que vont recevoir les visiteurs de vos évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Prérequis

• Créer un évènement afin d'accéder aux options de visuels des billets mobiles. 

Accéder aux visuels des billets

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Portail billetterie dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Visuel du billet:
   

Personnalisation des informations de base

Les billets les informations suivantes qui seront récupérées dans les paramètres de l'évènement et les informations renseignées par le client :

• Désignation : le nom de l'évènement.
  • Cette option ne peut être désactivée, mais le texte peut être modifié au niveau de l'évènement dans l'option Modèle de billet de l'évènement concerné.
• La date de l'évènement.
• L'heure de l'évènement.
• L'heure d'ouverture des portes si elle est définie dans l'évènement.
• L'adresse de l'évènement.
• Le nom et prénom du client et/ou du revendeur si ceux-ci sont renseignés.
• Le numéro de la réservation.
• Le numéro du billet (pour les billets pré-imprimés).
• Le nom de la société si celui-ci est renseigné.

Modifier le visuel des billets

Taille d'image par défaut

La taille d'image minimum est 1138x524 px mais ce qui est recommandé: 1307x605 px (+ ratio 9:4.17).

Les billets print@home 

Ces billets sont destinés à être imprimé directement par les clients avec une imprimante classique. Pour modifier le contenu du billet :

• Image supérieure: l'image de fond du billet pourra être modifiée ici. Il faut bien noter que le texte pourrait ne pas être lisible si l'image a des contrastes ne permettant pas de différencier les lettres.
• Texte au milieu du billet: il est possible de modifier le texte au milieu du billet. Si le texte déborde sur lîmage en bas de la page, ce dernier ne pourra pas être affiché.
• Image inférieure: celle-ci contiendra par défaut les conditions générales de vente, mais elles peuvent être remplacées par une image personnalisée.
  

Les autres formats

Les autres formats sont destinés à être utilisé par l'organisateur, et ne pourrons donc pas être envoyé aux clients automatiquement par e-mail:

• Format Spectacle : Pour l'impression avec une imprimante thermique (disponible à la location).
  
• Format Cinéma : Le format utilisé au cinéma pour l'impression avec une imprimante thermique (disponible à la location).
  

Sauvegarder et utiliser les modèles de billets

Il est possible, et recommandé, de sauvegarder le visuel des billets en tant que nouveau modèle / template. Le bouton pour la sauvegarde se trouve au bas de la page de la personnalisation du visuel du billet:

Il sera ensuite possible de le sélectionner pour le retravailler, ou le définir comme billet par défaut:

• appliquer un modèle par défaut pour TOUTE la billetterie

• appliquer un modèle par défaut pour UN EVENEMENT particulier précis

• appliquer un modèle par défaut pour UN TARIF particulier

Prenez également connaissance de cet autre guide concernant les pass.

Ce guide explique comment modifier les droits d'accès aux produits pour un utilisateur de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Il est possible de modifier le rôle d'un utilisateur au sein de votre Organisation.
• Vous pouvez alors définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit devenir:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur (c'est cette partie qui est détaillée ci-dessous…)
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Qui peut accéder à quoi…

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Avoir ajouté un utilisateur‍ en tant que collaborateur.

Le guide ci-dessous permet de gérer les accès aux produits pour les collaborateurs et utilisateurs externes. En effet, un responsable légal ou un Administrateur a de toute façon accès à tous les produits existants au sein de l'Organisation et visibles sur le Manager Infomaniak.

Pour modifier les accès produits d'un utilisateur de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier les accès produits:
   
4. Développez si nécessaire les onglets/accordéons par produit.
5. Cliquez sur la catégorie de produit à laquelle vous souhaitez accorder un accès.
6. Sélectionnez le ou les produits nécessaires.
7. Si vous avez sélectionné plusieurs produits, décidez si un futur produit supplémentaire devra automatiquement être visible à l'utilisateur (et avec quel type de permissions).
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   
9. Recommencez à l'étape 5 si vous devez accorder l'accès à plusieurs produits. Vous pouvez également donner un accès à tout et avec les permissions maximum en 1 clic:
   

Utilisation du service / Gestion du service

Attention, sur le tableau de vos produits, il est important de distinguer les accès aux produits (type kDrive par exemple, au sein de la kSuite) et les accès à la gestion des produits:
Il est possible d'autoriser un utilisateur à utiliser kDrive (il pourra créer un PDF par exemple) sans pour autant lui accorder un droit de gestion du service kDrive (il ne pourra pas changer l'offre, inviter un nouvel utilisateur, résilier, etc.).

Droits techniques / Droits statistiques

Avec certains services comme kDrive, il est possible de donner à un collaborateur des droits TECHNIQUES et/ou STATISTIQUES (ajoute les accès au tableau de bord, liens de partage, statistiques de stockage, utilisateurs actifs, appareils connectés, activité sur le kDrive):

D'autres services comme les noms de domaine n'ont pas de partie STATISTIQUES:

Certains services spécifiques comme la billetterie permettent d'accorder des droits encore plus détaillés:

Accès facilité: les Équipes de travail

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail. Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide vous explique comment mettre en place des dons (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• En proposant des dons, vous proposez la possibilité aux clients de soutenir votre organisation ou évènement.
• Les dons payés en ligne auront une commission appliquée liée aux frais bancaires.
• Les campagnes de dons peuvent avoir le statut actif ou inactif mais resteront visibles dans tous les cas au niveau du guichet:
  

Mise en place des dons

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Dons dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Ajouter un don:
   
6. Renseignez les champs sur l'assistant puis cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de page:
   
7. Si nécessaire, revenez un niveau au-dessus depuis le fil d'ariane supérieur et recommencez au point 5 pour créer des campagnes de dons supplémentaires:
   

Ce guide explique comment consulter vos décomptes mensuels (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak), imprimer les documents comptables correspondants, configurer votre compte bancaire pour recevoir vos versements et, si besoin, demander un acompte exceptionnel.

Préambule

• Le système de billetterie Infomaniak génère un décompte chaque début de mois, récapitulant les ventes en ligne du mois précédent.
• Ce décompte prend en compte l’ensemble des ventes réalisées, moins les commissions applicables.
• Le montant net est ensuite automatiquement versé sur votre compte bancaire au cours de la première semaine du mois, indépendamment du statut de l’évènement.

Ajouter et sélectionner un compte bancaire

Avant tout versement, vous devez indiquer un compte bancaire depuis le menu "Encaissements Infomaniak" dans la section "Comptabilité" de votre billetterie…

Une fois le compte ajouté, vous devez impérativement le sélectionner en haut de la page dans le menu déroulant “Paramètres”.

Consulter et imprimer un décompte

Pour consulter ou télécharger un décompte mensuel au format PDF :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Comptabilité dans le menu latéral gauche.
4. Dans la section Encaissements reversés et archivés, sélectionnez le décompte souhaité (global ou détaillé).
5. Cliquez pour imprimer ou télécharger le PDF.

Demander un acompte

En cas de besoin, vous pouvez solliciter un acompte, au maximum une fois par semaine et jusqu’au 25 du mois:

• Le traitement est effectué sous 48 heures ouvrables.
• Une retenue administrative de 5.- est appliquée.
• Les demandes d’acompte sont suspendues 5 jours avant la fin du mois.

Ce guide explique le fonctionnement de l'assurance annulation disponible aux clients dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Fonctionnement de l'assurance annulation

Infomaniak propose, via son partenaire Allianz Suisse, aux clients qui achètent leurs billets sur la billetterie en ligne, une assurance annulation qui permet, sous certaines conditions, d’être remboursé de l’achat de ses billets.

Les clients souhaitant un remboursement doivent contacter Allianz Suisse directement avec le numéro de billet:

Allianz
+41 (0)44 283 32 22
info.ch@allianz.com‍

Prenez connaissance des conditions générales d'utilisation.

Ce guide vous explique comment configurer le plan de salle lorsqu'il a été activé pour un évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). 

Prérequis

• Posséder, et avoir activé, un plan de salle pour l’évènement en question.
• Avoir activé et créé au moins une zone tarifaire.

Appliquer les zones au plan de salle

Afin d'accéder à la tarification de l’évènement depuis la billetterie:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Evènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'évènement concerné.
6. Cliquez sur l'onglet Tarification.
   1. Si l’évènement a plusieurs dates, cette section est remplacée par “Dates” qui ouvre un calendrier.
   2. Cliquez sur la date du calendrier pour rejoindre la tarification…

Une fois dans ce menu, il est nécessaire d’avoir au moins une zone activée :

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de la zone concernée.
2. Assurez-vous que la case “Zone avec places numérotées” est activée:
   
3. Un symbole de siège doit se trouve à coté du nom de la zone dans la liste des tarifs.
4. Cliquez ensuite sur le bouton “Gérer le plan de salle” au dessus des zones, afin d'ouvrir le menu de gestion du plan de salle:
   

La logique ici est d’attribuer une zone à chaque siège, rangée ou section selon les besoins de l’évènement.

Par exemple ci-dessous, on distingue une zone en vert et une zone rouge. Pour attribuer les sièges à une zone:

1. Sélectionnez les places en passant le curseur sur toutes les places, ou pour sélectionner toute la rangée cliquez sur son numéro.
   • Cliquez sur chaque siège à configurer, un cercle noir les entoure indiquant qu’ils sont sélectionnés.
   • Il est possible de cliquer sur le nom de chaque rangée (A, B, C) pour sélectionner tous les sièges de la rangée, et même de cliquer sur le nom de la section (ici, droite, gauche, milieu) pour sélectionner tous les sièges de la section.
2. Cliquez ensuite sur la zone à lier aux places sélectionnées.
   • Dans le menu des Zones qui apparaît dans la moitié inférieure de la page, cliquez sur la zone à attribuer.
   • Le fond des sièges sélectionnés sera modifié de la couleur de la zone.
3. Répétez l'opération pour chaque zone restant à attribuer.

Bloquer les ventes en ligne pour un siège/rangée/section

Pour bloquer la vente de certains sièges en ligne, configurez les limitations directement dans le plan de salle:

1. Pour bloquer les ventes de certains sièges particulier, ouvrez le menu de gestion du plan de salle comme expliqué plus haut, et sélectionnez (cercle noir) les sièges/rangées/sections.
2. Au lieu de sélectionner les zones dans le menu du bas, choisissez le type d’Accès :
   • Pas de restriction = état par défaut, les clients peuvent acheter le siège
   • Réservé aux organisateurs = Seuls les personnes ayant le status Admin sur l’organisation peuvent faire l’achat du billet depuis le guichet
   • Réservé aux revendeurs = Les revendeurs peuvent faire l’achat depuis le guichet (utilisateurs normaux/collaborateurs sur l’organisateur avec droits de vente)

Une fois le plan configuré, les places peuvent être mises en vente. Veillez à attribuer un tarif à chaque zone.

Voir à qui est attribuée une place spécifique

Afin d'obtenir les informations relatives à l'attribution des sièges et d'identifier les personnes qui ont réservé ou occupé chaque place selon le plan de salle, vous pouvez utiliser le menu de gestion du plan qui affiche les sièges achetés avec un remplissage orange.

Si vous cliquez sur le siège, les informations de la commande sont affichées, et un lien vers la fiche client est mis à disposition:

Ce guide vous explique comment attribuer un plan de salle aux évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Le plan de salle offre aux participants la possibilité de sélectionner leurs places via une interface interactive.
• Cette fonctionnalité leur permet de visualiser précisément l'emplacement de leurs sièges par rapport à la scène ou au terrain avant de finaliser leur réservation.

Demander l'attribution d'un plan de salle

Afin de pouvoir utiliser un plan de salle sur un évènement de votre choix, il faut créer le plan de salle et l'attribuer sur le compte client associé à la billetterie.

Pour ce faire, veuillez contacter le support Infomaniak et envoyer les informations suivantes:

1. Le nom du lieu ou de la salle.
2. L'adresse du lieu ou de la salle.
3. Un fichier avec le plan de salle (format pdf, excel, csv, etc.) avec les numéros des rangs et des sièges.
4. Le compte sur lequel la billetterie se trouve .

Le plan de salle sera créé et sera attribué à votre compte Infomaniak.

Tarif

L'attribution du plan de salle coûte CHF / EUR 200.-. La facture vous sera envoyée à l'adresse indiquée sur le compte Infomaniak.

Lier un plan de salle à un évènement

Une fois le plan de salle créé et attribué à votre compte, il faut le sélectionner sur l'évènement sur lequel l'utiliser.

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Créer un évènement ou allez sur un évènement existant et cliquez sur Gérer et Modifier pour retrouver le menu du lieu.
6. Choisissez un plan de salle souhaité:
   

Prenez connaissance de cet autre guide pour configurer le plan de salle une fois qu’il a été activé.

Ce guide vous explique le fonctionnement des commissions appliquées à vos ventes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Les billets gratuits 

Infomaniak n'applique aucune commission sur la vente de billets gratuits.

• Si le prix de vos billets est à CHF 0.- ou 0.- €, vous ne paierez absolument rien sur la vente de ces billets.
  • Attention: c'est la valeur du billet qui fait foi et non le mode de paiement.
  • Un billet payant validé avec le mode de paiement gratuit/invitation n'est donc pas considéré comme un billet gratuit.
• Pour la création de tarif gratuit pour vos invités, prenez connaissance de cet autre guide.

Les billets payants

Les commissions Infomaniak des billets payant sont composées de 3 parties:

1. Une commission fixe qui reste constante peu importe le prix du billet ou du mode de paiement
2. Une commission en pourcentage du prix du billet, appliquée sur toute vente en ligne
3. Les frais bancaires des transactions en ligne qui varient selon le mode de paiement utilisé. 

Comment les commissions sont-elles payées ?

• Les commissions Infomaniak seront calculées automatiquement lorsque le décompte mensuel est généré.
• Il sera déduit du montant des ventes mensuel si le solde est suffisant.
• Une facture vous sera envoyée dans le cas où le solde est insuffisant.