Merci d'avoir choisi le service de billetterie Infomaniak !

Cet outil permet de gérer tout l'aspect de votre billetterie en ligne : la gestion de vos évènements, la mise en ligne d’une billetterie, le contrôle de vos billets et le suivi de vos ventes et clients.

Ce guide vous permet d’utiliser rapidement les fonctions essentielles. En cas de problème, merci de consulter la base de connaissances avant de prendre contact avec l'équipe de support.

Mise en place et gestion de la billetterie

• Créer votre billetterie
• Créer et gérer un évènement
• Créer des évènements avec plusieurs représentations
• Attribuer un plan de salle à un évènement
• Comment utiliser les pass
• Gérer les offres promotionnelles
• Créer des bons cadeaux
• Gérer les méthodes de paiement
• Créer des formulaires d'inscriptions pour les clients

Visuel des billets et mise en ligne de la billetterie

• Gérer les options de la billetterie en ligne
• Modifier le visuel du billet
• Mettre en ligne la billetterie sur votre site 

Gestion avancée des évènements et pass

• Gestion des zones tarifaires
• Les tarifs de groupe

Outils Marketing

• Envoi d'e-mails automatique 2 jours avant l'évènement
• Mettre les évènements sur le portail Infomaniak.events
• Le portail Infomaniak : regrouper les évènements de votre billetterie

La vente et le contrôle des billets

Vente directe et vente par des revendeurs

• Vente directe depuis le guichet
• Donner les accès à des revendeurs pouvant vendre directement depuis le guichet
• Importer les billets de revendeurs tiers

Matériel de vente et de contrôle

• Commander le matériel de vente et de contrôle
• Format de billets disponibles
• Mise en place et utilisation des packs de vente : billets spectacle et cinéma
• Mise en place et utilisation de l'imprimante pour les pass
• Scanner les billets - appareil Android
• Scanner les billets avec nos scanners

Gestion des demandes de clients

• Le client n'arrive pas à payer avec sa carte de crédit : Vérification à effectuer
• Envoyer un e-mail ou SMS à tous les visiteurs d'un événement
• Échanger des billets depuis le guichet
• Activer l'échange de billets sur la billetterie pour les visiteurs
• Remboursement des clients (prochainement)
• Assurance annulation
• Annuler des commandes ou des billets

Suivi des ventes et des clients

• Vérifier les commandes et les ventes
• Consulter les statistiques
• Consulter les rapports de ventes
• Consulter les commissions Infomaniak
• Récupérer les décomptes des versements Infomaniak

Utilisation avancée

• API de la billetterie
• Connexion de la billetterie à Zapier
• Personnalisation avancée de la billetterie en ligne (Code HTML, CSS ou JS)

Questions fréquentes

• Quelle est la différence entre l'outil billetterie et le gestionnaire d'invités ?
• Quels sont les coûts réels de la billetterie ?

Ce guide vous explique comment paramétrer les billets que vont recevoir les visiteurs de vos évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Il est possible configurer les informations et les images qui vont figurer sur les billets.
 

Accéder au menu des visuels des billets

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Boutique / Mise en ligne, cliquer sur Visuel du billet

Personnalisation des informations de bases

Les billets les informations suivantes qui seront récupérées dans les paramètres de l'évènement et les informations renseignées par le client :

• Désignation : Le nom de l'évènement. Cette option ne peut pas être désactivée, mais le texte peut être modifié au niveau de l'évènement dans l'option Modèle de billet de l'évènement concerné
• La date de l’évènement
• L’heure de l’évènement
• L’heure d’ouverture des portes si elle est définie dans l'évènement
• L’adresse de l'évènement
• Le nom et prénom du client et/ou du revendeur si ceux-cis sont renseignés
• Le numéro de la réservation
• Le numéro du billet (pour les billets pré-imprimés)
• Le nom de la société si celui est renseigné

Modifier le visuel des billets

Les billets print@home 

Ces billets sont destinés à être imprimé directement par les clients avec une imprimante classique. Pour modifier le contenu du billet :

• Image Supérieur : L'image de fond du billet pourra être modifié ici. Il faut bien noter que le texte pourrait ne pas être lisible si l'image à des contrastes ne permettant pas différencier les lettres.
• Texte au milieu du billet : Il est possible de modifier le texte au milieu du billet. Si le texte déborde sur lîmage en bas de la page, ce dernier ne pourra pas être affiché
• Image inférieure : Celui-ci contiendra par défaut les conditions générales de vente, mais peuvent être remplacée par une image personnalisée.
  

Les autres formats

Les autres formats sont destinés à être utilisé par l'organisateur, et ne pourrons donc pas être envoyé aux clients automatiquement par e-mail.

• Format Spectacle : Pour l'impression avec une imprimante thermique (disponible à la location - INSERER LIEN) 
  
• Format pré-imprimé : Il est possible de configurer des billets qui seront imprimés par l'organisateur avec une imprimante classique sur des feuilles A4. 
  
• Format Cinéma : Le format utilisé au cinéma pour l'impression avec une imprimante thermique
  

Sauvegarder et utiliser les templates

Il est possible, et recommandé, de sauvegarder le visuel des billets en tant que nouveau template. Le bouton pour la sauvegarde se trouve au bas de la page de la personnalisation du visuel du billet

Il sera ensuite possible de sélectionner pour le retravailler, ou le définir comme billet par défaut.
 

En savoir plus

• Guide de démarrage de la billetterie

Ce guide explique le fonctionnement de l'assurance annulation disponible aux clients dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Préambule

Infomaniak propose, via son partenaire Allianz Suisse, aux clients qui achètent leurs billets sur la billetterie en ligne, une assurance annulation qui permet, sous certaines conditions, d’être remboursé de l’achat de ses billets.

Les clients souhaitant un remboursement doivent contacter Allianz Suisse directement avec le numéro de billet:

Allianz
044 283 32 22
info.ch@allianz.com‍

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Échanger un billet depuis le guichet
• Activer le mode échange pour vos clients
• Rembourser les clients qui annulent (Prochainement)
• Annulation de billets 

Ce guide vous explique comment attribuer un plan de salle aux évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Demander l'attribution d'un plan de salle

Afin de pouvoir utiliser un plan de salle sur un évènement de votre choix, il faut créer le plan de salle et l'attribuer sur le compte client associé à la billetterie.

Pour ce faire, veuillez contacter le support Infomaniak et envoyer les informations suivantes:

1. Le nom du lieu ou de la salle.
2. L'adresse du lieu ou de la salle.
3. Un fichier avec le plan de salle (format pdf, excel, csv, etc.) avec les numéros des rangs et des sièges.
4. Le compte sur lequel la billetterie se trouve .

Le plan de salle sera créé et sera attribué à votre compte Infomaniak.

Tarif

L'attribution du plan de salle coûte CHF 200.- / EUR 200.-. Une facture vous sera envoyée à l'adresse indiquée sur le compte Infomaniak.

Lier un plan de salle à un évènement

Une fois le plan de salle créé et attribué à votre compte, il faut le sélectionner sur l'évènement sur lequel l'utiliser.

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Créer un évènement ou allez sur un évènement existant et cliquez sur Gérer et Modifier pour retrouver le menu du lieu.
6. Choisissez un plan de salle souhaité:
   

Ce guide vous explique le fonctionnement des commissions appliquées à vos ventes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Les billets gratuits 

Infomaniak n'applique aucune commission sur la vente de billets gratuits. Si le prix de vos billets est à CHF 0.- ou 0.- Euros, vous ne paierez absolument rien sur la vente de ces billets.

Pour la création de tarif gratuit pour vos invités, veuillez suivre le guide à ce sujet

Les billets payants

Les commissions Infomaniak des billets payant sont composées de 3 parties : 

• Une commission fixe qui reste constante peu importe le prix du billet ou du mode de paiement
• Une commission en pourcentage du prix du billet, appliquée sur toute vente en ligne
• Les frais bancaires des transactions en ligne qui varient selon le mode de paiement utilisé. 

Comment les commissions sont-ils payés ?

Les commissions Infomaniak seront calculées automatiquement lorsque le décompte mensuel est généré. Il sera déduit du montant des ventes mensuel si le solde est suffisant. Une facture vous sera envoyée dans le cas où le solde est insuffisant.

Ce guide vous explique comment activer et utiliser le mode de paiement "test" (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) permettant d'effectuer des commandes sans utiliser votre carte de crédit.

Ce mode de paiement de test vous permet de réaliser des paiements sur la billetterie en ligne comme le font vos clients avec une carte bancaire de test. Cela crée une vraie réservation avec des vrais billets, mais commission à 0. 
 

Prérequis : Ajouter l'adresse mail à la base de donnée des clients

Dans le cas où l'adresse de l'administrateur ne serait pas encore inscrit comme client, il faudra le rajouter : 

1. Depuis le menu latéral à gauche, sélectionner Ventes puis cliquer sur Clients
2. Cliquer sur Ajouter un client et remplir les champs
   

Activer le mode de paiement "Carte de Crédit Test"

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans le produit Billetterie et sélectionner la billetterie concernée
3. Depuis le menu latéral gauche, sélectionner Ventes puis cliquer sur Modes de paiement
4. Activer le mode de paiement carte de crédit test
   

Utiliser la carte pour effectuer des commandes de tests

Pour cela:

1. Se rendre sur la billetterie en ligne
2. Se connecter sur la billetterie en utilisant une adresse mail d'un administrateur du compte de la billetterie
   
3. Effectuer une commande, et lors du choix de la méthode de paiement, choisir la carte de crédit Test
4. Mettre les informations suivantes lors de la commande :
   • Code : 4242 4242 4242 4242
   • CVV: 100
   • Date d’expiration : N'importe quelle date dans le futur
   • Mot de passe pour le 3D-Secure : Checkout1! (Indiqué directement sur le champ à remplir)
     
     
      
5. Terminer la commande

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Annuler une commande

Ce guide explique comment accéder à la page billets et aux rapports des billets (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).
 

Accéder à la page billets

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans le produit Billetterie et sélectionner la billetterie concernée
3. Depuis le menu latéral gauche, sélectionner Ventes puis cliquer sur Billets
   
   

1. La page Billets permet de visualiser les billets pour un seul ou un ensemble d'événements
2. Cette page permet de voir en un coup d'oeil les informations suivantes :
   
    
   
    
   • Le résumé de votre liste de billets (nombre total de billets dont ceux à payer, remboursés, annulés)
   • Le nombre de billets scannés
   • Le nombre de participants
   • La zone, le tarif et le siège du participant
   • Le statut du billet
   • Le numéro de commande du billet

Actions sur les billets

Lorsqu'un ou plusieurs billets sont sélectionnés il est possible de réaliser les actions suivantes dessus :

• Scanner / Déscanner (réinitialise l'entrée du participant(e))
• Annuler des billets (uniquement si ceux-ci sont gratuits)
• Imprimer au format souhaité (print@home, pre-imprimés, thermique, spectacle, cinéma)

Options de recherche

De nombreux filtres sont mis à votre disposition pour affiner vos recherches de billets, tels que :

• En mettant une intervalle de date de commande
• En mettant une intervalle de date de scan
• En choisissant le canal de vente (shop client, revendeur/Administrateur)
• En choisissant le type de billet (normal ou billet de pass)
• En choisissant le statut de la commande du billet
• En choisissant un tarif

L'ensemble des résultats de ces recherches peut être exporté via le bouton Exporter

Voici les différents formats de billets qui sont disponibles lors de la vente sur place (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Impression avec l'imprimante thermique
 

• Format Spectacle : 82 x 203.2 mm
  
• Format Cinéma : 101.6 x 76.2 mm 
  

Utilisation des billets numériques

 

Il vous est également possible d'envoyer les billets numériques directement sur l'adresse mail du client. Pour ce faire, lors de la finalisation de la commande, il vous suffira de lier une fiche client et l'option d'envoi des billets apparaitra directement sur la fenêtre de validation de la commande.

Ce guide vous explique comment créer un nouvel évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Créer un évènement

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur ajouter un évènement.

Paramétrer l'évènement

Définir les informations de l'évènement

• Nom de l'évènement qui sera affiché sur la billetterie et sur les billets.
• Catégorie de l'évènement qui permettra d'identifier l'évènement et l'associer aux autres évènements du même type sur le portail Infomaniak events.
• Mots clés permettant de retrouver l'évènement sur le portail Infomaniak events.
  
  
   
• Affiche de l'évènement et autre images associés à votre évènement.
  
  
• Description de l'évènement tel qu'il sera visible sur la billetterie en ligne lors de l'achat par les visiteurs.
• Définir un modèle de billet spécifique à utiliser pour cet évènement.
• Définir si l'évènement est privé ou non. Laissez cette option désactivée si vous souhaitez que votre évènement soit visible sur le ‍portail infomaniak‍.‍
  

Définir le lieu de l'évènement

Dans un lieu avec placement libre

• Les places ne sont pas attribuées lors de l'achat de billet.
• Il est possible de définir un nouveau lieu ou un lieu existant.
• Pour un évènement ayant lieu à une adresse physique, l'adresse qui y est indiquée sera ensuite détectée automatiquement et la carte sera générée sur la page de l'évènement. Il est possible de bouger le pointeur rouge directement sur la carte pour corriger l'adresse

Dans un lieu avec des places numérotées

• Permet de définir un plan de salle lié à l'évènement.
• Il sera ainsi possible d'attribuer des sièges sur le plan de salle lors de l'achat d'un billet ou d'un pass.
• Pour créer ou assigner une salle à la billetterie, il faudra contacter le support Infomaniak.

Pas de lieu ou virtuel 

• Pour tout évènement qui ne se déroule pas dans un endroit physique (en ligne).
• Permet de ne pas assigner de lieu ou d'adresse.

L'option Diffuser l'évènement en ligne permet d'utiliser l'outil de Streaming d'Infomaniak pour diffuser vos évènements en direct.

Ajouter des dates à l'évènement

• Choisir la date et l'heure de l'évènement.
• Il est possible de rajouter une date de fin, p.ex si l'évènement a lieu sur plusieurs jours.
• L'heure d'ouverture ainsi que la durée d'ouverture des portes permet de gérer le temps d'arrivées des visiteurs.
• Il est également possible de changer le texte des heures d'ouverture des portes afin d'avoir un texte qui convient à votre évènement.
• Il est possible de créer un évènement avec plusieurs dates pour l'évènement.
• L'option de programmation en ligne/publication de l'évènement permet de définir combien de jour à l'avance l'évènement devient accessible en ligne pour les clients:
  
• La dernière option permet de paramétrer les fermetures des ventes en ligne et sur place. Elles seront, par défaut, défini au début de l'évènement pour les ventes en ligne, et 1 jour après l'évènement pour les revendeurs et l'organisateur:
  

Gérer les tarifs

Cette page permet de définir les zones (zone debout, gradin, VIP, etc.), les quotas, ainsi que les tarifs pour la vente des billets. Les guides suivants rentrent plus en détail dans la gestion des différents points:

• Gérer les tarifs par zones
• Gérer les paramètres avancés
• Mettre un tarif de groupe
  

Aperçu de la page et publication

La configuration de votre évènement terminée, vous pouvez avoir un aperçu de la page de vente de cet évènement, et vous pouvez choisir de mettre l'évènement disponible de suite ou de le laisser cacher à la vente pour l'instant.

L'évènement est maintenant prêt pour la vente. Vous pouvez à tout moment le modifier et suivre les ventes depuis la page de l'évènement.
 

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Comment créer un pass pour vos abonnements ou packs de billets

Ce guide explique comment effectuer un échange‍ de billet en tant que visiteur via l'outil Billetterie Infomaniak.

Si vous vous êtes trompé de date ou de billets, cette opération permettra d'effectuer un échange et commander de nouveaux billets sur la billetterie.

Renseigner les billets à échanger

Pour cela:

1. Se rendre sur la billetterie de l'organisateur, comme lors de la commande des billets
2. Défiler tout en bas de la page et cliquer sur le bouton Échanger des billets
   
3. Sur la nouvelle fenêtre, renseigner l'adresse mail utilisé lors de la réservation, et le ou les numéros de vos billets et cliquer sur Valider
   
4. Cliquer sur Échanger plus de billets ou Commander des billets pour passer à la prochaine étape

Commander les nouveaux billets

Pour cela:

1. Procéder comme une commande normale de billets, en choisissant le nouvel événement et la date, ainsi que le nombre de billets à commander.
2. Lors de la validation du panier, les billets échangés seront indiqués comme des avoirs en haut de la page.
   
3. Terminer la commande, et si besoin, régler le solde du panier