Base de connaissances
1 000 FAQ, 500 tutoriels et vidéos explicatives. Ici, il n'y a que des solutions !
Ce guide explique comment effectuer un échange de billet via l'outil Billetterie Infomaniak. Si vous vous êtes trompé de date ou de billets, cette opération permettra d'effectuer un échange et commander de nouveaux billets sur la billetterie
Renseigner les billets Ă Ă©changer
- Se rendre sur la billetterie de l'organisateur, comme lors de la commande des billets
- Défiler tout en bas de la page et cliquer sur le bouton Échanger des billets
- Sur la nouvelle fenêtre, renseigner l'adresse mail utilisé lors de la réservation, et le ou les numéros de vos billets et cliquer sur Valider
- Cliquer sur Échanger plus de billets ou Commander des billets pour passer à la prochaine étape
Commander les nouveaux billets
- Procéder comme une commande normale de billets, en choisissant le nouvel événement et la date, ainsi que le nombre de billets à commander.
- Lors de la validation du panier, les billets échangés seront indiqués comme des avoirs en haut de la page.
- Terminer la commande, et si besoin, régler le solde du panier
Ce guide vous explique comment effectuer des ventes depuis un compte organisateur ainsi que les ventes sur place depuis l'outil Ticketing d'Infomaniak. Si vous souhaitez par exemple imprimer des billets gratuits, invitations, VIP ou payants, vous pouvez effectuer une commande depuis le guichet et générer ces billets
Accéder au guichet
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
- Se rendre dans la Billetterie
- cliquer sur Guichet dans le menu de gauche
Créer une nouvelle commande depuis le guichet
- Choisir si la vente concerne un évènement, un pass ou un bon cadeau
- Choisir l'évènement ou l'article souhaité, ainsi que le nombre de billets à mettre dans le panier
- Définir les paramètres dans le panier, telle la place sur le plan de salle, les informations des formulaires par tarifs, et l'utilisation d'un code promotionnel ou bon cadeau.
- Il est possible de personnaliser les informations figurant sur les billets Ă imprimer Ă ce moment-lĂ
- DĂ©finir un mode de paiement. Pour un billet gratuit, tel pour une invitation, il faudra choisir le mode de paiement Gratuit/Invitation
- Une fois les informations renseignées, Valider la commande
Associer la commande Ă un client
Sur le guichet, l'attribution d'une commande à un client est facultatif. Il est donc nécessaire de le renseigner si l'on souhaite pouvoir retrouver une commande avec le nom ou l'adresse mail du client, leur envoyer les billets par email, ou pouvoir afficher le nom et prénom du client sur le billet.
Pour ce faire, il faudra cliquer sur l'onglet Client et rechercher un client existant ou créer une nouvelle fiche client.
Imprimer ou envoyer les billets
Il vous est possible d'imprimer ou d'envoyer les billets par email. Pour ce faire, il faut se rendre sur l'onglet correspondant et choisir le type d'impression ou d'envoi de mail.
Autres utilisations du guichet
Le guichet permet de faire d'autres opérations importantes, tels les échanges de billets ou les validations de réservations.
Pour plus d'information sur ces opérations, veuillez consulter le guide concerné :
Ce guide vous explique comment gérer les différentes méthodes de paiements la billleterie. Il faut bien différencier les 3 méthodes de paiement disponibles : les méthodes en lignes, les méthodes sur place ou votre compte directement et les paiements par échange.
En ligne | Sur place ou directement sur votre compte | Ă©change/invitation | |
---|---|---|---|
Mode de paiement | Postcard Carte de crédit Twint | En espèce Postcard Carte de crédit Les paiements par facture Sur place | échanges sur le guichet échanges sur la billetterie en ligne gratuit / invitation |
Tarifs | 0.89 + 1% + frais bancaires | 0.20 par billets | gratuit |
Il existe en outre une carte de crédit de test qui permet de simuler un paiement. Pour plus d'information à ce sujet, veuillez vous référer à ce guide
Activer et gérer les modes de paiements
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak
- Se rendre dans la Billetterie
- Depuis le menu de gauche, sous Ventes,aller sur Modes de paiement
- Pour activer ou désactiver un mode de paiement, cliquer sur le bouton à droite du mode de paiement souhaité.
- Pour gérer les détails d'un mode de paiement, cliquer sur la flèche à gauche du mode de paiement. Il est ainsi possible de paramétrer les différents aspects suivants
- Désignation : le nom indiqué pour ce mode de paiement
- Description : pour la description de ce mode de paiement dans le cas ou des explications seraient nécessaires
- Minimum nécessaire pour que le mode de paiement soit disponible
- Disponibilité du mode de paiement (clients, revendeurs et administrateur)
- Frais de dossiers ou de billets (pour le mode Ă©change)
En savoir plus
- Guide de démarrage : Billetterie
- Activer le mode Ă©change pour la billetterie en ligne
- Guide pour les visiteurs pour effectuer l'Ă©change des billets
Ce guide vous explique comment mettre en place des envois de mails automatiques aux visiteurs ayant commandé un billet sur votre billetterie Infomaniak.
Ce mail permet de renvoyer un mail de rappel à vos clients 2 jours avant l'évènement avec les informations des billets, l'adresse et l'horaire de l'évènement
Activer le mail automatique
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
- Se rendre dans la Billetterie
- Depuis le menu de gauche sous Outils Marketing cliquer sur E-mails automatiques
Activer et prévisualiser le mail automatique
Ces options sont disponibles en cliquant sur l'icône à droite du mail automatique concerné. L'image en haut de ce mail reprendra le logo de votre billetterie à configurer dans Paramètres et Paramètres de la billetterie
En savoir plus
- Guide démarrage : Billetterie
- Comment intégrer un logo d'Infomaniak Events sur votre site
- Comment utiliser la newsletter Infomaniak pour communiquer avec vos clients
Ce guide explique le fonctionnement de l'échéance de paiement avant annulation d'une commande avec la billetterie Infomaniak.
Prérequis :
- Cette fonctionnalité n'est proposée que pour les commandes qui utilisent le moyen de paiement : Paiement sur facture
Fonctionnement
Lorsque des places à un l'un de vos événements sont achetées avec le moyen de paiement : Paiement sur facture, il est possible de configurer une règle d'échéance avant l'annulation automatique de la commande.
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
- Se rendre dans billetterie et sélectionné la billetterie dans laquelle se trouve l'événement concerné
- Depuis le menu latéral gauche, sélectionner Ventes, puis cliquer sur Moyens de paiements
- Dans la liste des moyens de paiement, dérouler Par facture pour accéder aux paramètres
- Définissez la durée de disponibilité de ce moyen de paiement, le nombre de jour avant de relancer une demande de paiement auprès du client, ainsi que le nombre de relances
- La commande est automatiquement annulée au terme de la période de relance, celle-ci se calcule de la façon suivante :
- Nombre de jour avant la première relances + (nombre de relance multiplié par le nombre de jours avant première relance)
- Dans l'exemple ci-dessus, cela donne : 5 + (2x5) = 15 soit une annulation qui intervient 15 jours après la première relance
En savoir plus
Ce guide vous explique comment utiliser les formulaires d'inscriptions pour demander des informations à vos clients lors qu'ils passent une commande sur votre billetterie en ligne. Vous pouvez ainsi demander à vos clients de fournir des informations tels le nom et prénom, numéro de téléphone, adresse ou toute autre question que vous jugerez nécessaire.
Protection des données et le droit à l'oubli
Toutes les informations récoltées auprès de vos clients sont conservées en tout temps sur les serveurs d'Infomaniak en Suisse. Ces données sont la propriété exclusive de l'organisateur de l'évènement. Infomaniak ne les utilisera jamais dans un but commercial ni ne les transmettra à des parties tierces.
Pour plus d'information au sujet de la protection des données, consulter nos conditions sur la RGPD
Mise en place des formulaires
Il existe trois moyens bien distincts de demander des informations Ă vos clients
- Le formulaire d'inscription, demandée lors d'une commande sur la billetterie
- Le formulaire par tarif, pour récupérer les informations de chaque participant
- Le formulaire du pass, demandé lorsqu'on commande un pass / abonnement
Exporter les informations des clients
Pour consulter et extraire les informations récoltées au moyen des formulaires, veuillez consulter le guide à ce sujet
En savoir plus
Ce guide vous explique comment créer et gérer les codes promotionnels.
Créer une offre promotionnelle
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
- Se rendre dans la Billetterie
- Depuis le menu de gauche sous Programmation cliquer sur Offre promotionnelles
- Cliquer sur Commencer
Paramètre de l'offre promotionnelle
- DĂ©finir un nom pour l'offre promotionnelle. Ce nom sera visible au client lors de l'utilisation du code promotionnelle
- Sélectionner le type de réduction. Il est possible de mettre un pourcentage sur le panier, un montant fixe par billet/pass, ou un montant fixe sur le total du panier.
- Définir la monnaie et le prix du rabais ou le pourcentage de réduction à appliquer
- Il est possible de définir 3 options supplémentaires
- Le nombre maximum de billets pouvant profiter de cette offre. Une fois ce quota atteint, aucun code promotionnel ne pourra être validé. Pratique si vous voulez donner un grand nombre de codes, mais que seuls les X premiers arrivés pourront profiter de l'offr. À noter que les commandes en cours vont compter dans le quota à moins que la commande soit annulée en cours de route.
- Le nombre maximum de billets par commande. Si la commande comporte plus que ce nombre, un message d'erreur indiquera que le code ne peut pas être utilisé, car le nombre maximum a été dépassé.
- La période de validité. Elle définit quand cette offre pourra être utilisée
Configuration des limitations de l'offre promotionnelle
Les étapes 2 et 3 permettent de définir les événements, abonnement, et clients qui pourront bénéficier de cette offre promotionnelle.
- Limiter à des événements : Limiter à des événements, à certaines zones, ou même certains tarifs. Il est possible aussi de mettre des quotas maximum et des limites par commande par élément.
- Limiter Ă des pass / abonnement : Limiter cette offre pour un pass particulier
- Limiter à des clients : Limiter à des clients ayant déjà commandé sur la billetterie et qui sont donc déjà présent sur la liste de client sur la billetterie, à ceux qui se sont inscrit à la newsletter, ou à une liste de client choisie manuellement
Ajouter des codes
Une fois l'offre crée, il faut maintenant créer les codes que pourront utiliser les clients lors de la commande.
- Cliquer sur le bouton bleu Ajouter des codes en bas de la page
- Choisir le type de code
- Personnalisé : Permet de définir un code manuellement, ainsi que le nombre d'utilisations maximum. Il est ainsi possible de générer des codes ayant des mots qui peuvent être facile à mémoriser ou diffuser sur les différents médias, même personnalisés pour certaines personnes
- Aléatoire : Génère un nombre à définir de code unique de façon aléatoire. Utile si le code lui-même a peu d'importance
- Une fois les codes générés, il est possible de télécharger un fichier CSV de tout les codes en cliquant sur l'icône
- Les différentes options permettent aussi de gérer les différentes conditions de limitation des codes promotionnelles
En savoir plus
- Guide démarrage : Billetterie
- Offre promotionnelle automatique
Ce guide vous explique comment procéder à des remboursements lors des annulations de commandes sur la billetterie Infomaniak.
Infomaniak ne s'occupe pas des remboursements
Infomaniak n'a aucun pouvoir de décision au sujet des annulations, remboursements ou échanges de billets. Vous pouvez mettre en place des méthodes pour les échanges de billets soit sur le guichet ou permettre à vos clients de le faire depuis la billetterie en ligne
Selon la méthode de remboursement que vous souhaitez effectuer, il vous faudra demander les informations nécessaires aux clients qui en effectuent la demande. Vous pouvez aussi demander aux clients de les renseigner lors de la commande si vous le souhaitez.
Annulation des billets
Veuillez consulter le guide pour les annulations de billets sur la billetterie pour les différentes méthodes d'annulations vous étant disponibles.
Reversements Infomaniak
Infomaniak reverse les fonds au début de chaque mois. Consulter le guide à ce sujet pour plus de détails
En savoir plus
- Guide de démarrage : Billetterie
- Échanger un billet depuis le guichet
- Activer le mode Ă©change pour vos clients
- Assurance Annulation
Ce guide explique comment créer des évènements avec plusieurs représentations depuis l'outil billetterie.
Créer un événement multidate
- Se connecter Ă votre espace Infomaniak
- Se rendre dans la Billetterie
- Depuis le menu de gauche sous Programmation cliquer sur Événements
- Cliquer sur ajouter un événement
- À l'étape Date et Lieu il sera possible de choisir l'option Plusieurs représentations
- Une interface présentant un calendrier apparaît, choisir la date de début de l'événement
- il vous est possible de définir si l'évènement dure plusieurs jours, semaines, mois ou s'il est récurrent plusieurs fois dans la même journée
- Une fois que l'événement est créé et ouvert à la vente, il est possible de suivre l'évolution des commandes pour chaque date à l'aide d'un affichage en mode Liste
En savoir plus
- Guide de démarrage : Billetterie
- Comment changer et personnaliser le statut de vente de mon événement?
Ce guide vous explique comment rajouter des utilisateurs en tant que revendeurs afin qu'ils puissent vendre des billets pour vos évènements sur la billetterie Infomaniak
Si vous avez des points de ventes, des partenaires, ou simplement des caisses à l'entrée de l'évènement, vous pouvez leur donner des accès revendeurs. Vous pourrez ainsi leur octroyer les droits de vente depuis le guichet.
Ajouter un revendeur
- se connecter Ă votre espace Infomaniak
- depuis le menu latéral gauche, cliquer sur Utilisateurs et profils puis Utilisateurs
- dans le coin supérieur droit, cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur
- Suivre l'assistant de création
- Pendant l'étape du rôle de l'utilisateur, choisir Collaborateur ou Externe avec des droits limités
- Lors du choix des accès aux produits, cliquer sur Billetterie
- Cocher les cases de la dernières colonnes de la ou les billetteries concernées
Prochaine Ă©tape
Vous pouvez maintenant créer des profils pour détailler les accès des revendeurs. Pour ce faire, veuillez suivre ce guide