Dieser Leitfaden beschreibt die Unterschiede zwischen den Tools Billetterie und Gestionnaire d'invités von Infomaniak.

Welche Art von Veranstaltung planen Sie?

• Wenn Sie eine einmalige private Veranstaltung organisieren, wie z.B. eine Geburtstagsfeier, eine Generalversammlung oder eine Abschlussfeier mit einer klar definierten Gästeliste, verwenden Sie den Gästemanager.
  • Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltung zu erstellen, Personen Ihrer Wahl einzuladen und deren Anmeldungen sowie ihre Anwesenheit zu verfolgen.
• Die Billetterie eignet sich hingegen besser für Veranstaltungen, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind oder bei denen jede Person, die über den Link verfügt, Tickets kaufen kann.

Vielen Dank, dass Sie den Ticketing-Dienst von Infomaniak gewählt haben, mit dem Sie Ihre gesamte Online-Ticketing-Verwaltung durchführen können: Erstellung von Veranstaltungen, Online-Schaltung, Ticketkontrolle, Verkaufsverfolgung und Kundenverwaltung. Diese Leitfäden helfen Ihnen, die wesentlichen Funktionen schnell zu nutzen.

Einrichtung und Verwaltung des Ticketings

• Eine Ticketverkaufsstelle erstellen
• Ein Event einrichten
• Veranstaltungen mit mehreren Vorstellungen verwalten
• Einen Saalplan zuordnen
• Zugangspässe verwenden
• Aktionen einrichten
• Gutscheine ausstellen
• Zahlungsmethoden festlegen
• Kundenformulare erstellen

Online publishing and marketing

• Checkliste für die Online-Schaltung
• Online-Shops verwalten
• E-Mails vor dem Ereignis automatisch konfigurieren
• Einträge auf leprogramme.ch
• Die Ticketverkaufsstelle mit Zapier verbinden
• Die Ticketing-API verwenden

Erweiterte Verwaltung von Veranstaltungen

• Tarifzonen festlegen

Verkauf und Kontrolle der Tickets

Direktverkauf und über Wiederverkäufer

• Verkauf am Schalter
• Zugang für Wiederverkäufer am Schalter
• Die Tickets der Wiederverkäufer importieren

Verkaufs- und Kontrollmaterial

• Leihmaterial bestellen
• Verfügbare Ticketformate
• Die Verkaufspakete verwenden
• Anleitung zur Verwendung von Druckern Badge
• Die Kontrollwerkzeuge konfigurieren
• Benutzerprofile verwalten

Support und Verwaltung der Kundenanfragen

• Überprüfungen bei Kartenzahlungsfehlern
• Tickets am Schalter umtauschen
• Den Online-Tausch für Besucher aktivieren
• Eine Rückerstattung vornehmen
• Eine Stornoversicherung anbieten
• Eine Bestellung oder Tickets stornieren

Verfolgung der Verkäufe und Kunden

• Die Verkaufsberichte einsehen
• Die angewandten Provisionen verstehen

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Informationen und Bilder konfigurieren, die auf den Tickets erscheinen, die die Besucher Ihrer Veranstaltungen erhalten (im Rahmen des Ticketing-Systems Infomaniak).

Voraussetzungen

• Ein Event erstellen, um auf die Optionen für die visuellen Inhalte der mobilen Tickets zuzugreifen.

Auf die Ticketdesigns zugreifen

Dazu:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigen?).
2. Klicken Sie direkt auf den Name, der der für das Ereignis zuständigen Ticketing zugeordnet ist.
3. Klicken Sie auf Ticketportal im linken Seitenmenü.
4. Klicken Sie auf Ticketdesign:
   

Anpassen der Basisinformationen

Die Tickets enthalten die folgenden Informationen, die aus den Einstellungen des Events und den vom Kunden angegebenen Informationen abgerufen werden:

• Bezeichnung: der Name des Events.
  • Diese Option kann nicht deaktiviert werden, aber der Text kann im Bereich des Ereignisses in der Option Ticketvorlage des betreffenden Ereignisses geändert werden.
• Das Datum des Events.
• Die Uhrzeit des Ereignisses.
• Die Öffnungszeit der Türen, wenn sie im Event festgelegt ist.
• Die Adresse des Events.
• Der Vor- und Nachname des Kunden und/oder Wiederverkäufers, falls diese angegeben sind.
• Die Reservierungsnummer.
• Die Ticketnummer (für vorab gedruckte Tickets).
• Der Name des Unternehmens, falls angegeben.

Das Aussehen der Tickets ändern

Standardbildgröße

Die Mindestbildgröße beträgt 1138x524 px, empfohlen wird jedoch: 1307x605 px (+ Verhältnis 9:4.17).

Die Print@Home-Tickets

Diese Tickets sind dafür bestimmt, direkt von den Kunden mit einem herkömmlichen Drucker ausgedruckt zu werden. Um den Inhalt des Tickets zu ändern:

• Oberes Bild: Das Hintergrundbild des Tickets kann hier geändert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Text möglicherweise nicht lesbar ist, wenn das Bild Kontraste hat, die es nicht ermöglichen, die Buchstaben zu unterscheiden.
• Text in the middle of the ticket: It is possible to change the text in the middle of the ticket. If the text overflows onto the image at the bottom of the page, it will not be displayed.
• Unteres Bild: Dieses enthält standardmäßig die allgemeinen Verkaufsbedingungen, kann aber durch ein individuelles Bild ersetzt werden.
  

Die anderen Formate

Die anderen Formate sind für die Nutzung durch den Veranstalter bestimmt und können daher nicht automatisch per E-Mail an die Kunden gesendet werden:

• Format Spectacle: Zum Drucken mit einem Thermodrucker (mietbar).
  
• Kinoformat: Das Format, das im Kino für den Druck mit einem Thermodrucker verwendet wird (mietbar).
  

Ticketsvorlagen speichern und verwenden

Es ist möglich und empfohlen, das Design der Tickets als neues Modell / Vorlage zu speichern. Der Speicherbutton befindet sich unten auf der Seite zur Anpassung des Ticketdesigns:

Es wird anschließend möglich sein, es auszuwählen, um es erneut zu bearbeiten oder als Standardticket festzulegen:

• ein Standardmodell für das gesamte Ticketing anwenden

• ein Standardmodell für ein SPEZIFISCHES EREIGNIS anwenden

• ein Standardmodell für einen bestimmten TARIF anwenden

Nehmen Sie auch Kenntnis von dieser anderen Anleitung zu den Passes.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Produktzugriffsrechte für einen Benutzer Ihrer Organisation im Manager ändern können.

Vorbemerkung

• Seit Sie Ihr Konto bei Infomaniak eröffnet haben, gehören Sie mindestens einer Organisation an.
  • Wenn Sie allein waren und es sich nicht um eine Einladung handelte, wurde eine Organisation unter Ihrem Namen erstellt und Sie werden automatisch der gesetzliche Vertreter.
  • Andernfalls gehören Sie der Organisation an, die Sie eingeladen hat (ihre kSuite zu betreten, ein Produkt zu verwalten, etc.).
• Es ist möglich, die Rolle eines Benutzers innerhalb Ihrer Organisation zu ändern.
• Sie können dann festlegen, ob ein Benutzer…
  • … ist Teil Ihrer Organisation und ob er oder sie werden soll:
    • Gesetzlicher Vertreter
    • Administrator
    • Mitarbeiter (dieser Abschnitt wird unten detailliert beschrieben…)
  • … ist extern zu Ihrer Organisation (eingeschränkte Rechte):
    • Externe Benutzer werden bei den Freigaben von Kalendern und Adressbüchern für die gesamte Organisation nicht berücksichtigt.

Wer hat Zugriff auf was…

Voraussetzungen

• Ein Administrator oder Rechtsverantwortlicher‍ innerhalb der Organisation sein.
• Haben Sie einen Benutzer‍ als Mitarbeiter hinzugefügt.

Die folgende Anleitung ermöglicht es, den Zugriff auf Produkte für Mitarbeiter und externe Benutzer zu verwalten. Tatsächlich hat ein gesetzlicher Vertreter oder ein Administrator ohnehin Zugriff auf alle bestehenden Produkte innerhalb der Organisation, die im Infomaniak Manager sichtbar sind.

Um die Produktzugriffe eines Benutzers der Organisation zu ändern:

1. Klicken Sie hier, um auf die Benutzerverwaltung im Manager Infomaniak zuzugreifen (Hilfe benötigen?).
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮, das sich rechts neben dem betreffenden Benutzer befindet.
3. Klicken Sie auf Produktzugriffe bearbeiten:
   
4. Erweitern Sie bei Bedarf die Registerkarten/Akkordeons pro Produkt.
5. Klicken Sie auf die Produktkategorie, der Sie Zugriff gewähren möchten.
6. Wählen Sie das oder die erforderlichen Produkte aus.
7. Wenn Sie mehrere Produkte ausgewählt haben, entscheiden Sie, ob ein zukünftiges zusätzliches Produkt automatisch für den Benutzer sichtbar sein soll (und mit welchem Typ von Berechtigungen).
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern:
   
9. Wiederholen Sie Schritt 5, wenn Sie mehreren Produkten Zugriff gewähren müssen. Sie können auch in einem Schritt Zugriff auf alles mit maximalen Berechtigungen gewähren:
   

Nutzung des Dienstes / Verwaltung des Dienstes

Achtung, im Produktübersicht ist es wichtig, zwischen den Zugriffen auf die Produkte (z.B. kDrive innerhalb der kSuite) und den Zugriffen auf die Verwaltung der Produkte zu unterscheiden:
Es ist möglich, einem Benutzer die Nutzung von kDrive zu gestatten (er könnte z.B. ein PDF erstellen), ohne ihm gleichzeitig Rechte zur Verwaltung des kDrive-Dienstes zu gewähren (er könnte das Angebot nicht ändern, keinen neuen Benutzer einladen, kündigen, etc.).

Technische Rechte / Statistische Rechte

Mit bestimmten Diensten wie kDrive können Sie einem Mitarbeiter TECHNISCHE und/oder STATISTISCHE Rechte gewähren (fügt die Zugriffe auf das Dashboard, Freigabelinks, Speicherstatistiken, aktive Benutzer, verbundene Geräte, Aktivität auf dem kDrive hinzu):

Andere Dienste wie die noms de domaine haben keinen STATISTIQUES-Bereich:

Bestimmte spezifische Dienste wie die billetterie ermöglichen es, noch detailliertere Rechte zu gewähren:

Erleichterter Zugriff: Arbeitsgruppen

Um die Zuweisung von Zugriffsrechten für ein Produkt in Ihrer Organisation zu erleichtern, gibt es Arbeitsgruppen. Diese ermöglichen es Ihnen, Gruppen zu erstellen, die mit Infomaniak-Produkten und den gewünschten Rechten verknüpft sind, was sehr praktisch ist, um einem neuen Mitarbeiter in Ihrer Organisation Zugriff auf die Produkte zu gewähren, die er für seine tägliche Arbeit benötigt.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Spenden einrichten (im Rahmen des Ticketing-Systems von Infomaniak).

Vorwort

• Indem Sie Spenden anbieten, bieten Sie den Kunden die Möglichkeit, Ihre Organisation oder Ihr Event zu unterstützen.
• Online donations will have a commission applied related to banking fees.
• Die Spendenkampagnen können aktiv oder inaktiv sein, bleiben aber in jedem Fall am Schalter sichtbar:
  

Einrichtung von Spenden

Dazu:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigen?).
2. Klicken Sie direkt auf den Name, der der für das Ereignis zuständigen Ticketing zugeordnet ist.
3. Klicken Sie auf Programmierung im linken Seitenmenü.
4. Klicken Sie auf Spenden im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf Spende hinzufügen:
   
6. Füllen Sie die Felder im Assistenten aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern unten auf der Seite:
   
7. Falls erforderlich, gehen Sie im oberen Breadcrumb-Navigation einen Level nach oben und wiederholen Sie Schritt 5, um zusätzliche Spendenkampagnen zu erstellen:
   

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Ihre monatlichen Abrechnungen (im Rahmen des Ticketing-Systems von Infomaniak) einsehen, die entsprechenden Rechnungsdokumente drucken, Ihr Bankkonto einrichten, um Ihre Auszahlungen zu erhalten, und bei Bedarf eine außergewöhnliche Vorauszahlung beantragen.

Vorbemerkung

• Das Ticketing-System von Infomaniak erstellt zu Monatsbeginn eine Abrechnung, die die Online-Verkäufe des vorherigen Monats zusammenfasst.
• Diese Abrechnung berücksichtigt alle getätigten Verkäufe, abzüglich der anwendbaren Gebühren.
• Der Nettobetrag wird anschließend automatisch auf Ihr Bankkonto im Verlauf der ersten Woche des Monats überwiesen, unabhängig vom Status des Ereignisses.

Ein Bankkonto hinzufügen und auswählen

Bevor eine Auszahlung erfolgen kann, müssen Sie ein Bankkonto im Menü "Infomaniak Einzahlungen" im Abschnitt "Finanzbuchhaltung" Ihrer Ticketing-Plattform angeben…

Sobald das Konto hinzugefügt wurde, müssen Sie es unbedingt oben auf der Seite im Dropdown-Menü „Einstellungen“ auswählen.

Einen Abrechnung einsehen und drucken

Um eine monatliche Abrechnung im PDF-Format anzuzeigen oder herunterzuladen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigen?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen der für das Event zuständigen Ticketing.
3. Klicken Sie auf Buchhaltung im linken Seitenmenü.
4. Im Abschnitt Verbuchte und archivierte Einzahlungen wählen Sie die gewünschte Abrechnung (global oder detailliert) aus.
5. Klicken Sie, um den PDF zu drucken oder herunterzuladen.

Akonto anfordern

Bei Bedarf können Sie eine Vorauszahlung beantragen, maximal einmal pro Woche und bis zum 25. des Monats:

• Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von 48 Werktagen.
• Eine Verwaltungsgebühr von 5.- wird erhoben.
• Die Anfragen für Akontozahlungen werden fünf Tage vor Monatsende ausgesetzt.

Diese Anleitung erklärt die Funktionsweise der Stornoversicherung, die den Kunden im Rahmen des Ticketing-Systems Infomaniak zur Verfügung steht.

Funktionsweise der Stornoversicherung

Infomaniak bietet über seinen Partner Allianz Suisse den Kunden, die ihre Tickets online kaufen, eine Stornoversicherung an, die es unter bestimmten Bedingungen ermöglicht, den Kauf der Tickets erstattet zu bekommen.

Kunden, die eine Rückerstattung wünschen, müssen sich direkt mit Allianz Suisse in Verbindung setzen und die Ticketnummer angeben:

Allianz
+41 (0)44 283 32 22
info.ch@allianz.com‍

Nehmen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Kenntnis.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie den Saalplan konfigurieren, wenn er für eine Veranstaltung aktiviert wurde (im Rahmen des Ticketing-Systems von Infomaniak).

Voraussetzungen

• Besitzen und aktiviert haben, einen Saalplan für das betreffende Ereignis.
• Mindestens einen Tarifbereich aktiviert und erstellt haben.

Zonen auf den Saalplan anwenden

Um auf die Preisgestaltung des Events über die Ticketing-Plattform zuzugreifen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigen?).
2. Klicken Sie direkt auf den Name, der der für das Ereignis zuständigen Ticketing zugeordnet ist.
3. Klicken Sie auf Programmierung im linken Seitenmenü.
4. Klicken Sie auf Veranstaltungen im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf das betreffende Ereignis.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Preisgestaltung.
   1. Wenn die Veranstaltung mehrere Termine hat, wird dieser Abschnitt durch „Termine“ ersetzt, der einen Kalender öffnet.
   2. Klicken Sie auf das Datum im Kalender, um zur Preisgestaltung zu gelangen…

Sobald Sie in diesem Menü sind, müssen Sie mindestens eine Zone aktiviert haben:

1. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮, das sich rechts neben dem betreffenden Bereich befindet.
2. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Bereich mit nummerierten Plätzen“ aktiviert ist:
   
3. Ein Sitzsymbol muss sich neben dem Namen der Zone in der Preisliste befinden.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Raumplan verwalten“ über den Zonen, um das Menü zur Verwaltung des Raumplans zu öffnen:
   

Die Logik hier besteht darin, jedem Sitz, jeder Reihe oder jedem Abschnitt entsprechend den Anforderungen des Ereignisses eine Zone zuzuweisen.

Zum Beispiel unten, erkennt man einen grünen Bereich und einen roten Bereich. Um die Sitze einem Bereich zuzuordnen:

1. Wählen Sie die Plätze aus, indem Sie den Cursor über alle Plätze bewegen, oder klicken Sie auf die Nummer der Reihe, um die gesamte Reihe auszuwählen.
   • Klicken Sie auf jeden zu konfigurierenden Sitz, ein schwarzer Kreis umgibt sie und zeigt an, dass sie ausgewählt sind.
   • Es ist möglich, auf den Namen jeder Reihe (A, B, C) zu klicken, um alle Sitze der Reihe auszuwählen, und sogar auf den Namen des Abschnitts (hier, rechts, links, Mitte) zu klicken, um alle Sitze des Abschnitts auszuwählen.
2. Klicken Sie anschließend auf die Zone, die mit den ausgewählten Plätzen verknüpft werden soll.
   • Im Menü der Zonen, das im unteren Teil der Seite erscheint, klicken Sie auf die zuzuordnende Zone.
   • Der Hintergrund der ausgewählten Sitze wird in die Farbe der Zone geändert.
3. Wiederholen Sie den Vorgang für jede verbleibende Zone, die zugewiesen werden muss.

Online-Verkauf für einen Sitz/eine Reihe/einen Bereich sperren

Um den Verkauf bestimmter Plätze online zu blockieren, konfigurieren Sie die Einschränkungen direkt im Saalplan:

1. Um den Verkauf bestimmter Sitze zu blockieren, öffnen Sie das Menü zur Verwaltung des Saalplans, wie oben beschrieben, und wählen Sie (schwarzer Kreis) die Sitze/Reihen/Abschnitte aus.
2. Anstatt die Zonen im unteren Menü auszuwählen, wählen Sie den Zugangstyp:
   • Keine Einschränkung = Standardzustand, die Kunden können den Sitz kaufen
   • Nur für Veranstalter = Nur Personen mit dem Status Admin in der Organisation können Tickets am Schalter kaufen
   • Für Wiederverkäufer reserviert = Wiederverkäufer können vom Schalter aus kaufen (normale Benutzer/Mitarbeiter beim Organisator mit Verkaufsrechten)

Sobald der Plan konfiguriert ist, können die Plätze zum Verkauf angeboten werden. Stellen Sie sicher, dass Sie jeder Zone einen Preis zuweisen.

Sehen, wem ein bestimmter Platz zugewiesen ist

Um Informationen zur Zuweisung der Sitze zu erhalten und die Personen zu identifizieren, die jeden Platz gemäß dem Saalplan reserviert oder eingenommen haben, können Sie das Planverwaltungsmenü verwenden, das die gekauften Sitze mit einer orange Füllung anzeigt.

Wenn Sie auf den Sitz klicken, werden die Bestellinformationen angezeigt, und ein Link zur Kundenkartei wird bereitgestellt:

Diese Anleitung erklärt, wie Sie einem Event einen Saalplan zuweisen (im Rahmen des Ticketing-Systems von Infomaniak).

Vorwort

• Der Saalplan bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Plätze über eine interaktive Oberfläche auszuwählen.
• Diese Funktion ermöglicht es den Teilnehmern, den genauen Standort ihrer Sitze in Bezug auf die Bühne oder das Spielfeld zu visualisieren, bevor sie ihre Reservierung abschließen.

Ein Saalplan zuweisen lassen

Um einen Saalplan für ein von Ihnen gewähltes Event zu verwenden, müssen Sie den Saalplan erstellen und ihm dem Kundenkonto zuordnen, das mit der Ticketing verbunden ist.

Dazu müssen Sie bitte den Infomaniak Support kontaktieren und die folgenden Informationen senden:

1. Der Name des Ortes oder des Saals.
2. Die Adresse des Ortes oder des Saals.
3. Eine Datei mit dem Saalplan (Format pdf, excel, csv, etc.) mit den Nummern der Reihen und Sitze.
4. Das Konto, auf dem sich die Ticketing befindet.

Der Saalplan wird erstellt und Ihrem Infomaniak-Konto zugewiesen.

Preis

Die Zuweisung des Saalplans kostet CHF / EUR 200.-. Die Rechnung wird an die im Infomaniak-Konto angegebene Adresse gesendet.

Ein Saalplan mit einem Event verknüpfen

Sobald der Saalplan erstellt und Ihrem Konto zugewiesen wurde, müssen Sie ihn für das entsprechende Event auswählen.

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Brauchen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Name, der der für das Event zuständigen Ticketing zugeordnet ist.
3. Klicken Sie auf Programmierung im linken Seitenmenü.
4. Klicken Sie auf Veranstaltungen im linken Seitenmenü.
5. Ein Event erstellen oder zu einem bestehenden Event gehen und auf Verwalten und Bearbeiten klicken, um zum Menü des Ortes zu gelangen.
6. Wählen Sie einen gewünschten Saalplan aus:
   

Nehmen Sie sich diese Anleitung zu Hilfe, um den Saalplan zu konfigurieren, sobald er aktiviert wurde.

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie die Gebühren für Ihre Verkäufe funktionieren (im Rahmen des Ticketing-Systems Infomaniak).

Die kostenlosen Tickets

Infomaniak erhebt keine Gebühr für den Verkauf von kostenlosen Tickets.

• Wenn der Preis Ihrer Tickets CHF 0.- oder 0.- € beträgt, zahlen Sie für den Verkauf dieser Tickets absolut nichts.
  • Achtung: Es zählt der Wert des Tickets und nicht die Zahlungsart.
  • Ein bezahltes Ticket, das mit der Zahlungsart kostenlos/Einladung validiert wurde, gilt daher nicht als kostenloses Ticket.
• Für die Erstellung eines Gratistarifs für Ihre Gäste, nehmen Sie sich dieser andere Leitfaden zur Kenntnis.

Die bezahlten Tickets

Die Gebühren von Infomaniak für bezahlte Tickets setzen sich aus drei Teilen zusammen:

1. Eine feste Gebühr, die unabhängig vom Preis des Tickets oder der Zahlungsart konstant bleibt
2. Eine Provisionsgebühr in Prozent des Preises des Tickets, die auf alle Online-Verkäufe angewendet wird
3. Die Bankgebühren für Online-Transaktionen, die je nach Zahlungsart variieren.

Wie werden die Provisionen bezahlt?

• Die Infomaniak-Provisionen werden automatisch berechnet, wenn die monatliche Abrechnung erstellt wird.
• Er wird vom monatlichen Verkaufsbetrag abgezogen, wenn der Saldo ausreicht.
• Eine Rechnung wird Ihnen gesendet, falls das Guthaben nicht ausreicht.