Esta guía describe las diferencias entre las herramientas de Billetterie y del Gestionnaire d'invités Infomaniak.

¿Cuál es la naturaleza de su evento?

• Si organizas un evento privado puntual, como una fiesta de cumpleaños, una asamblea general o una entrega de diplomas con una lista de invitados bien definida, utiliza el Gestionnaire d'invités.
  • Esta herramienta te permite crear un evento, invitar a las personas de tu elección y seguir sus inscripciones así como su presencia.
• Por otro lado, la Billetterie es más adecuada para eventos abiertos al público en general o para aquellos en los que cualquier persona con el enlace puede comprar entradas.

Gracias por haber elegido el servicio de taquilla Infomaniak, que le permite gestionar todo su sistema de taquilla en línea: creación de eventos, publicación en línea, control de entradas, seguimiento de ventas y gestión de clientes. Estas guías le ayudan a utilizar rápidamente las funcionalidades esenciales.

Configuración e gestión de la taquilla

• Crear una taquilla
• Configurar un evento
• Gestionar los eventos con múltiples representaciones
• Asociar un plano de sala
• Utilizar los pases de acceso
• Configurar promociones
• Emitir vales de regalo
• Definir los métodos de pago
• Crear formularios de clientes

Publicación en línea y marketing

• Lista de verificación para la puesta en línea
• Gestionar las tiendas en línea
• Configurar los correos electrónicos automáticos antes del evento
• Referenciación en leprogramme.ch
• Conectar la taquilla a Zapier
• Utilizar la API de la billetería

Gestión avanzada de eventos

• Definir las zonas tarifarias

Venta y control de entradas

Venta directa y por revendedores

• Venta en taquilla
• Acceso revendedores al mostrador
• Importar los billetes de revendedores

Equipo de venta y control

• Pedir material de alquiler
• Formatos de boletos disponibles
• Utilizar los packs de venta
• Guía de uso de las impresoras Badge
• Configurar las herramientas de control
• Gestionar los perfiles de usuarios

Soporte y gestión de solicitudes de clientes

• Verificaciones en caso de error de pago por tarjeta
• Cambiar billetes en la taquilla
• Activar el intercambio en línea para los visitantes
• Realizar un reembolso
• Ofrecer un seguro de cancelación
• Cancelar un pedido o billetes

Seguimiento de ventas y clientes

• Consultar los informes de ventas
• Comprender las comisiones aplicadas

Esta guía le explica cómo configurar la información y las imágenes que aparecerán en los boletos que recibirán los visitantes de sus eventos (en el marco del sistema de boletería Infomaniak).

Requisitos previos

• Crear un evento para acceder a las opciones de visuales de los billetes móviles.

Acceder a los visuais de los billetes

Para ello:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Manager Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic directamente en el nombre asignado a la taquilla correspondiente al evento.
3. Haga clic en Portal de billetterie en el menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Visuel del billete:
   

Personalización de la información básica

Los billetes recopilarán la siguiente información de los parámetros del evento y de la información proporcionada por el cliente:

• Denominación: el nombre del evento.
  • Esta opción no se puede desactivar, pero el texto se puede modificar en el nivel del evento en la opción Modelo de billete del evento en cuestión.
• La fecha del evento.
• La hora del evento.
• La hora de apertura de las puertas si está definida en el evento.
• La dirección del evento.
• El nombre y apellido del cliente y/o del revendedor si estos están indicados.
• El número de la reserva.
• El número del billete (para los billetes preimpresos).
• El nombre de la empresa si está indicado.

Modificar el diseño de los boletos

Tamaño de imagen por defecto

El tamaño mínimo de la imagen es 1138x524 px pero lo recomendado es: 1307x605 px (+ relación 9:4.17).

Las entradas print@home

Estos tickets están destinados a ser impresos directamente por los clientes con una impresora clásica. Para modificar el contenido del ticket:

• Imagen superior: la imagen de fondo del billete se puede modificar aquí. Es importante tener en cuenta que el texto podría no ser legible si la imagen tiene contrastes que no permiten diferenciar las letras.
• Texto en el medio del billete: es posible modificar el texto en el medio del billete. Si el texto se desborda sobre la imagen en la parte inferior de la página, este no podrá ser mostrado.
• Imagen inferior: esta contendrá por defecto las condiciones generales de venta, pero pueden ser reemplazadas por una imagen personalizada.
  

Los otros formatos

Los otros formatos están destinados a ser utilizados por el organizador y, por lo tanto, no podrán ser enviados a los clientes automáticamente por correo electrónico:

• Formato Espectáculo: Para la impresión con una impresora térmica (disponible para alquiler).
  
• Formato Cine : El formato utilizado en el cine para la impresión con una impresora térmica (disponible para alquiler).
  

Guardar y utilizar las plantillas de entradas

Es posible y recomendable guardar la imagen de los tickets como una nueva plantilla. El botón para guardar se encuentra al final de la página de personalización de la imagen del ticket:

Luego será posible seleccionarlo para volver a trabajarlo o definirlo como billete predeterminado:

• aplicar una plantilla por defecto para TODA la taquilla

• aplicar una plantilla por defecto para UN EVENTO específico en particular

• aplicar una plantilla por defecto para UNA TARIFA específica

Tenga también en cuenta esta otra guía sobre los pass.

Esta guía explica cómo modificar los derechos de acceso a los productos para un usuario de su Organización en el Manager Infomaniak.

Prólogo

• Desde que abrió su cuenta con Infomaniak, forma parte de al menos una Organización.
  • Si estaba solo y no se trataba de una invitación, se creó una Organización a su nombre y se convirtió automáticamente en el responsable legal.
  • De lo contrario, pertenece a la Organización que lo invitó (a unirse a su kSuite, a gestionar un producto, etc.).
• Es posible modificar el rol de un usuario dentro de tu Organización.
• Entonces puede definir si un usuario…
  • … forma parte de su Organización y si debe convertirse en:
    • Responsable legal
    • Administrador
    • Colaborador (esta es la parte que se detalla a continuación…)
  • … es externo a su Organización (derechos limitados):
    • Los usuarios externos no se tienen en cuenta en los compartidos de calendarios y libretas de direcciones a toda la Organización.

¿Quién puede acceder a qué…

Requisitos previos

• Ser Administrador o Responsable legal‍ dentro de la Organización.
• Haber añadido un usuario‍ como colaborador.

La guía a continuación permite gestionar los accesos a los productos para los colaboradores y usuarios externos. De hecho, un responsable legal o un Administrador tiene de todos modos acceso a todos los productos existentes dentro de la Organización y visibles en el Manager Infomaniak.

Para modificar los accesos a los productos de un usuario de la Organización:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de usuarios en el Manager Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. Haga clic en el menú de acción ⋮ situado a la derecha del usuario en cuestión.
3. Haga clic en Modificar los accesos a los productos:
   
4. Desarrolla si es necesario las pestañas/acordeones por producto.
5. Haga clic en la categoría de producto a la que desea otorgar acceso.
6. Seleccione el o los productos necesarios.
7. Si ha seleccionado varios productos, decida si un futuro producto adicional deberá ser visible automáticamente para el usuario (y con qué tipo de permisos).
8. Haga clic en el botón Guardar:
   
9. Repita el paso 5 si debe otorgar acceso a varios productos. También puede otorgar acceso a todo con los permisos máximos en 1 clic:
   

Uso del servicio / Gestión del servicio

Atención, en la tabla de sus productos, es importante distinguir los accesos a los productos (tipo kDrive, por ejemplo, dentro de la kSuite) y los accesos a la gestión de los productos:
Es posible autorizar a un usuario a usar kDrive (podrá crear un PDF, por ejemplo) sin otorgarle por ello un derecho de gestión del servicio kDrive (no podrá cambiar la oferta, invitar a un nuevo usuario, cancelar, etc.).

Derechos técnicos / Derechos estadísticos

Con algunos servicios como kDrive, es posible otorgar a un colaborador derechos TÉCNICOS y/o ESTADÍSTICOS (agrega los accesos al tablero, enlaces de compartir, estadísticas de almacenamiento, usuarios activos, dispositivos conectados, actividad en el kDrive):

Otros servicios como los nombres de dominio no tienen una sección ESTADÍSTICAS:

Algunos servicios específicos como la billetterie permiten otorgar derechos aún más detallados:

Acceso facilitado: los Equipos de trabajo

Para facilitar la adición de derechos de acceso a un producto que se encuentra en su Organización, existen los Equipos de trabajo. Estos le permiten crear grupos que están vinculados a productos Infomaniak con los derechos deseados, muy práctico para dar acceso a un nuevo colaborador de su Organización los accesos a los productos que necesitará en su actividad diaria.

Esta guía le explica cómo configurar donaciones (en el marco del sistema de taquilla Infomaniak).

Prólogo

• Al ofrecer donaciones, le ofrece a los clientes la posibilidad de apoyar su organización o evento.
• Las donaciones pagadas en línea tendrán una comisión aplicada relacionada con los gastos bancarios.
• Las campañas de donaciones pueden tener el estado activo o inactivo, pero seguirán siendo visibles en todos los casos en el nivel de la taquilla:
  

Configuración de donaciones

Para ello:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Manager Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic directamente en el nombre asignado a la taquilla correspondiente al evento.
3. Haga clic en Programación en el menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Donaciones en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en Agregar una donación:
   
6. Rellene los campos en el asistente y luego haga clic en el botón Guardar al final de la página:
   
7. Si es necesario, vuelva un nivel arriba desde el pan superior y vuelva al punto 5 para crear campañas de donaciones adicionales:
   

Esta guía explica cómo consultar sus extractos mensuales (en el marco del sistema de boletería Infomaniak), imprimir los documentos contables correspondientes, configurar su cuenta bancaria para recibir sus pagos y, si es necesario, solicitar un anticipo excepcional.

Prólogo

• El sistema de billetería de Infomaniak genera un desglose al comienzo de cada mes, resumiendo las ventas en línea del mes anterior.
• Este desglose incluye todas las ventas realizadas, menos las comisiones aplicables.
• La cantidad neta se transfiere automáticamente a su cuenta bancaria durante la primera semana del mes, independientemente del estado del evento.

Agregar y seleccionar una cuenta bancaria

Antes de cualquier pago, debe indicar una cuenta bancaria desde el menú "Cobros Infomaniak" en la sección "Contabilidad" de su taquilla…

Una vez que el cuenta esté agregada, debe seleccionarla en la parte superior de la página en el menú desplegable “Configuración”.

Consultar e imprimir un desglose

Para consultar o descargar un desglose mensual en formato PDF:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Manager Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic directamente en el nombre asignado a la billetería relacionada con el evento.
3. Haga clic en Contabilidad en el menú lateral izquierdo.
4. En la sección Ingresos devueltos y archivados, seleccione el desglose deseado (global o detallado).
5. Haga clic para imprimir o descargar el PDF.

Solicitar un anticipo

En caso de necesidad, puede solicitar un anticipo, como máximo una vez por semana y hasta el 25 del mes:

• El procesamiento se realiza en 48 horas hábiles.
• Se aplica una retención administrativa de 5.-.
• Las solicitudes de anticipo se suspenden 5 días antes de fin de mes.

Esta guía explica el funcionamiento del seguro de cancelación disponible para los clientes en el marco del sistema de billetería Infomaniak.

Funcionamiento del seguro de cancelación

Infomaniak ofrece, a través de su socio Allianz Suisse, a los clientes que compran sus entradas en la taquilla en línea, un seguro de cancelación que permite, bajo ciertas condiciones, ser reembolsado por la compra de sus entradas.

Los clientes que deseen un reembolso deben contactar a Allianz Suiza directamente con el número de billete:

Allianz
+41 (0)44 283 32 22
info.ch@allianz.com‍

Consulte las condiciones generales de uso.

Esta guía le explica cómo configurar el plano de sala cuando se ha activado para un evento (en el marco del sistema de venta de entradas Infomaniak). 

Requisitos previos

• Tener y haber activado un plan de sala para el evento en cuestión.
• Haber activado y creado al menos una zona tarifaria.

Aplicar las zonas al plano de la sala

Para acceder a la tarificación del evento desde la billetería:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Manager Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic directamente en el nombre  asignado a la taquilla correspondiente al evento.
3. Haga clic en Programación en el menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Eventos en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en el evento correspondiente.
6. Haga clic en la pestaña Tarificación.
   1. Si el evento tiene varias fechas, esta sección se reemplaza por “Fechas” que abre un calendario.
   2. Haga clic en la fecha del calendario para acceder a la tarificación…

Una vez en este menú, es necesario tener al menos una zona activada:

1. Haga clic en el menú de acción ⋮ situado a la derecha de la zona correspondiente.
2. Asegúrese de que la casilla “Zona con asientos numerados” esté activada:
   
3. Un símbolo de asiento debe encontrarse junto al nombre de la zona en la lista de tarifas.
4. Haga clic a continuación en el botón “Gestionar el plano de la sala” encima de las zonas, para abrir el menú de gestión del plano de la sala:
   

La lógica aquí es asignar una zona a cada asiento, fila o sección según las necesidades del evento.

Por ejemplo, a continuación, se distingue una zona en verde y una zona en rojo. Para asignar los asientos a una zona:

1. Selecciona los asientos pasando el cursor por todos los asientos, o para seleccionar toda la fila, haz clic en su número.
   • Haga clic en cada asiento a configurar, un círculo negro los rodea indicando que están seleccionados.
   • Es posible hacer clic en el nombre de cada fila (A, B, C) para seleccionar todos los asientos de la fila, e incluso hacer clic en el nombre de la sección (aquí, derecha, izquierda, centro) para seleccionar todos los asientos de la sección.
2. Haga clic luego en la zona a vincular con los asientos seleccionados.
   • En el menú de Zonas que aparece en la mitad inferior de la página, haga clic en la zona a asignar.
   • El fondo de los asientos seleccionados cambiará al color de la zona.
3. Repita la operación para cada zona restante por asignar.

Bloquear las ventas en línea para un asiento/fila/sección

Para bloquear la venta de ciertos asientos en línea, configure las limitaciones directamente en el plano de la sala:

1. Para bloquear la venta de ciertos asientos en particular, abra el menú de gestión del plan de sala como se explicó anteriormente, y seleccione (círculo negro) los asientos/filas/secciones.
2. En lugar de seleccionar las zonas en el menú de abajo, elija el tipo de Acceso:
   • Sin restricción = estado por defecto, los clientes pueden comprar el asiento
   • Reservado para los organizadores = Solo las personas con el estado de Admin en la organización pueden comprar el billete desde la taquilla
   • Reservado para revendedores = Los revendedores pueden realizar la compra desde la taquilla (usuarios normales/colaboradores en el organizador con derechos de venta)

Una vez configurado el plano, los asientos pueden ponerse a la venta. Asegúrese de asignar un precio a cada zona.

Ver a quién se le ha asignado un asiento específico

Para obtener la información relacionada con la asignación de asientos e identificar a las personas que han reservado o ocupado cada lugar según el plano de la sala, puede utilizar el menú de gestión del plano que muestra los asientos comprados con un relleno naranja.

Si haces clic en el asiento, se muestran las informaciones del pedido, y un enlace a la ficha del cliente está disponible:

Esta guía le explica cómo asignar un plano de sala a los eventos (en el marco del sistema de venta de entradas Infomaniak).

Prólogo

• El plano de la sala ofrece a los participantes la posibilidad de seleccionar sus asientos a través de una interfaz interactiva.
• Esta funcionalidad les permite visualizar exactamente la ubicación de sus asientos en relación con el escenario o el terreno antes de finalizar su reserva.

Solicitar la asignación de un plano de sala

Para poder utilizar un plano de sala en un evento de su elección, debe crear el plano de sala y asignarlo a la cuenta del cliente asociada a la taquilla.

Para hacerlo, por favor contactar el soporte Infomaniak y enviar la siguiente información:

1. El nombre del lugar o de la sala.
2. La dirección del lugar o de la sala.
3. Un archivo con el plano de la sala (formato pdf, excel, csv, etc.) con los números de filas y asientos.
4. La cuenta en la que se encuentra la billetterie.

El plano de la sala será creado y asignado a su cuenta Infomaniak.

Tarifa

La asignación del plano de sala cuesta CHF / EUR 200.-. La factura se le enviará a la dirección indicada en la cuenta Infomaniak.

Vincular un plano de sala a un evento

Una vez creado y asignado el plan de sala a su cuenta, debe seleccionarlo en el evento en el que desea utilizarlo.

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Manager Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic directamente en el nombre  asignado a la taquilla relacionada con el evento.
3. Haga clic en Programación en el menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Eventos en el menú lateral izquierdo.
5. Crear un evento o vaya a un evento existente y haga clic en Gestionar y Modificar para encontrar el menú del lugar.
6. Elige un plano de sala deseado:
   

Consulte este otro guía para configurar el plano de la sala una vez que esté activado.

Esta guía le explica el funcionamiento de las comisiones aplicadas a sus ventas (en el marco del sistema de billetes Infomaniak).

Las entradas gratuitas

Infomaniak no aplica ninguna comisión sobre la venta de entradas gratuitas.

• Si el precio de sus entradas es de CHF 0.- o 0.- €, no pagará absolutamente nada por la venta de estas entradas.
  • Atención: es el valor del billete lo que cuenta y no el modo de pago.
  • Una entrada pagada validada con el modo de pago gratuito/invitación no se considera una entrada gratuita.
• Para la creación de tarifas gratuitas para sus invitados, consulte esta otra guía.

Las entradas de pago

Las comisiones de Infomaniak para las entradas de pago se componen de 3 partes:

1. Una comisión fija que permanece constante independientemente del precio del billete o del modo de pago
2. Una comisión en porcentaje del precio del billete, aplicada a toda venta en línea
3. Las comisiones bancarias de las transacciones en línea que varían según el método de pago utilizado.

¿Cómo se pagan las comisiones?

• Las comisiones de Infomaniak se calcularán automáticamente cuando se genere el balance mensual.
• Se descontará de la cantidad de ventas mensual si el saldo es suficiente.
• Se le enviará una factura en caso de que el saldo sea insuficiente.