Base de connaissances

Merci de choisir Infomaniak et kChat comme solution de discussion entre vous, votre entourage ou votre entreprise !

Ces guides vous aideront à organiser vos canaux, vos utilisateurs, vos discussions et plus encore !

Pour commencer

Téléchargez l'app kChat sur vos appareils

Que souhaitez-vous faire ?

• Gérer les utilisateurs
• Gérer un canal
• Gérer une conversation
• Réagir aux messages
• Gérer les notifications kChat

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• N'hésitez pas à nous faire part de vos suggestions

kChat est pour le moment uniquement disponible avec kSuite.

Vous pouvez utiliser kChat:

• dans un navigateur récent via https://votre-organisation.kchat.infomaniak.com/
• et/ou installer l'application sur votre ordinateur (Windows (8.1+ minimum) / MacOS (10.15+ minimum))
• et/ou votre smartphone

Ce guide détaille l'utilisation de smileys et autre emojis pour réagir et interagir aux discussions kChat.

Ajouter une réaction à un message

Pour réagir à n'importe quel moment à n'importe quel message auquel vous avez accès dans kChat, il suffit de survoler le message et de sélectionner soit l’émoticône parmi la sélection, soit sur le smiley avec le petit +:

Vous ouvrirez ainsi le panneau avec des centaines d’émoticônes à disposition (et même des emojis personnalisés - lire plus bas).

S'exprimer avec une émoticône ou un GIF

Ajouter un émoji au sein du message que vous rédigez est très simple. Il suffit de cliquer sur l'icône de visage souriant dans la barre de formatage de votre message:

Pour définir la teinte par défaut, cliquer sur ce symbole du panneau des emojis:

Si vous connaissez le nom du symbole à insérer, vous pouvez également taper : (2 points) suivi des 2 premiers caractères au minimum:

Astuce: si vous ajoutez #, ## ou ### comme premier caractère d'une nouvelle ligne contenant une émoticône, vous pourrez utiliser une émoticône plus grande. Pour essayer, envoyez un message tel que '# :smile:' (attention vos réglages personnalisés peuvent "désactiver" cette fonctionnalité d'affichage sur votre interface).

Vous pouvez également insérer des courts GIF animés plutôt qu'une émoticône grâce à l'onglet situé en haut de l'encart qui s'affiche quand vous cliquez sur le visage souriant:

Émoticônes personnalisées

Spécifier un nom jusqu'à 64 caractères. Il peut contenir des lettres minuscules, des chiffres et les caractères « - », « + » et « _ ».

Spécifier un fichier .gif, .png ou .jpg pour votre émoticône. Le fichier peut peser jusqu'à 1 Mo. La taille est automatiquement redimensionnée à 128 sur 128 pixels, tout en maintenant le ratio de l'aspect.

L'émoticône pourra ensuite être utilisée par l'ensemble des utilisateurs kChat de votre organisation grâce au nom que vous lui avez attribué.

Ce guide vous permet d'accéder à la gestion des applications externes à kChat.

Intégrations

Pour configurer un webhook, trouver des applications et intégrations auto-hébergées ou tierces, cliquer sur la partie flèche descendante à droite du nom de votre organisation kChat puis cliquer sur Intégrations:

Slack, Teams, Jabber, etc.

Il n'est pas possible d'importer un éventuel historique de chat d'une autre application ou d'une autre organisation. C'est l'occasion d'améliorer votre politique de communication interne et d'optimiser votre collaboration.

kChat permet d'inviter un utilisateur externe à votre organisation qui sera comptabilisé comme un utilisateur ''Guest''. Ce dernier sera invité à créer un compte Infomaniak s'il n'en possède pas déjà un.

En savoir plus

Ce guide détaille le principe des conversations kChat, organisées au sein de Canaux de discussion privés et publics, et de discussions directes entre utilisateurs.

Commencer une conversation

Pour écrire à un utilisateur de votre organisation, cliquer sur le + à droite des Messages directs afin de le sélectionner:

Envoyez votre message ; vous pouvez également joindre des fichiers jusqu'à 100 Mo.

Pour solliciter l'un des membres de l'organisation via un message, vous pouvez taper l'arobase "@" pour afficher les personnes ou les canaux à mentionner. Attention, selon le type de canal concerné, la mention d'un utilisateur affiche un message vous permettant de l'ajouter à la discussion sans quoi il ne verra pas la mention.

Éditer ou supprimer un message

Pour éditer un message (qui comportera alors une mention de message édité), cliquer sur le menu d'action à droite du message à éditer:

Au même endroit, vous pouvez aussi supprimer votre message qui disparaitra alors de la discussion chez tous les utilisateurs.

Organiser les conversations dans kChat

Le type de tri pour les éléments que vous gérez sur la gauche de l'écran est très important.

Imaginez ouvrir kChat après plusieurs jours d'absence, les conversations non lues vont s'afficher les unes sous les autres. Après lecture de celles-ci, vous souhaiterez peut-être retrouver une information lue parmi l'une d'entre elles, ainsi un tri par activité récente par exemple permet de retrouver les dernières conversations qui vous concernaient:

Ce choix du type de tri est disponible pour tous les éléments: canaux de discussions, catégories, messages directs, etc.

Rechercher une conversation

La recherche d'éléments (mot, participant, fichier) se trouve sur le haut de la fenêtre:

Une fois des résultats trouvés, ils apparaissent sur la droite de la fenêtre.

Fil de discussion (thread)

Quel que soit le canal ou le chat privé avec un autre utilisateur, vous pouvez démarrer un fil de discussion à partir d'un autre simplement en choisissant Répondre sur le message désiré:

Un fil de discussion s'ouvrira sur votre droite permettant à chaque utilisateur du canal d'apporter ses propos dans ce fil spécifique sans perturber les éventuels nouveaux sujets du canal en cours:

Ces fils de discussion sont ensuite centralisés pour être lus et relus dans la partie Fils de discussion de la barre latérale gauche:

Ce guide détaille les éléments importants pour ne rien manquer des discussions kChat qui vous concernent.

Gérer les notifications de l'application kChat

Vous pouvez par exemple décider d'animer l'icône de l'application lors de nouveau message.

Pour gérer les notifications par l'application téléchargée:

1. ouvrir l'application kChat sur votre ordinateur
2. cliquer sur l'icône kChat en bas dans la barre des tâches (Windows) ou en haut dans la barre de menu (macOS)
3. choisir Préférences...
4. sous Options de l'application, régler les préférences de notification dans le système d'exploitation

Pour gérer les notifications de kChat par le navigateur:

1. ouvrir https://votre-organisation.kchat.infomaniak.com
2. en haut à droite de l'interface, cliquer sur la roue dentée
3. sur l'onglet Notifications, définir la manière d'être notifié (ordinateur/mobile, présent/absent, etc.) et dans quel cas (tout message ou seulement message avec mention, message suivi, etc.)

Être averti de l'avancement d'une discussion

Pour être notifié d'un nouveau message dans n'importe quelle discussion même si vous n'êtes pas directement participant, il faut activer le Suivi, soit en survolant le menu d'action à droite d'un utilisateur dans une discussion, soit en cliquant sur Suivre en haut de la discussion:

Ce guide détaille la gestion des utilisateurs dans kChat.

Voir les membres d'un canal

Pour voir les utilisateurs ayant accès au canal sélectionné:

1. cliquer sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal
2. les participants s'affichent en colonne sur la droite de kChat

Ajouter un nouvel utilisateur

Pour ajouter un utilisateur à kChat:

1. se connecter au Manager https://manager.infomaniak.com/
2. dans le menu latéral gauche, cliquer sur Gestion des utilisateurs puis Utilisateurs
3. cliquer sur Ajouter un utilisateur en haut à droite

Vous pouvez également inviter un utilisateur externe à discuter avec vous sur kChat.

Au même endroit vous pouvez retirer les droits sur kChat à un utilisateur:

Inviter ou retirer un membre sur un canal privé

Pour gérer les utilisateurs ayant accès à un canal privé:

1. cliquer sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal
2. les participants actuels s'affichent en colonne sur la droite de kChat
3. le bouton bleu Ajouter permet d'inviter un utilisateur kChat de l'organisation n'ayant pas encore accès à ce canal privé
   
4. le bouton bleu Gérer permet de retirer un membre de ce canal ou de le nommer Administrateur du canal pour qu'à son tour il puisse gérer les membres
   

Ce guide détaille l'utilisation et gestion des canaux dans kChat.

Un canal est un espace de communication dédié à un projet, un thème ou une équipe dans lequel les membres peuvent s'échanger des documents, s'écrire en direct et organiser des visioconférences.

Canal Général

Chaque organisation possède automatiquement un canal Général dans lequel tous les utilisateurs sont automatiquement invités.

Vous pouvez utiliser ce canal pour partager des informations qui concernent toute votre organisation, comme les sorties d'entreprise ou des bonnes nouvelles motivantes.

Vous pouvez bien entendu démarrer un nouveau fil de conversation à l'intérieur du canal Général.

Canal supplémentaire

En cliquant sur le bouton + situé dans la barre latérale gauche de kChat, vous pouvez créer un nouveau canal:

Celui-ci sera:

• soit Public
• soit Privé

Différences entre canal kChat privé et public

Les canaux publics augmentent la transparence. Tous les utilisateurs peuvent voir et rejoindre un canal public, ce qui permet de s'assurer que toutes les personnes concernées par un projet, un thème ou une équipe ont accès à la même information.

Les canaux privés permettent de restreindre le contenu sensible aux utilisateurs de votre choix. Seul un membre existant peut inviter un autre utilisateur dans un canal privé.

Informations relatives à un canal

Quand vous créez un nouveau canal, vous pouvez choisir:

- son nom

Il sera modifiable par la suite.

- son URL

Par défaut elle reprend le nom du canal mais vous pouvez la modifier en utilisant des lettres minuscules, nombres, points, tirets et underscores - modifiable par la suite également.

- son statut Privé ou Public

Il sera modifiable par la suite uniquement de public vers privé (lire plus bas).

- sa description 

La description permet de préciser de quelle manière ce canal devrait être utilisé. Ce texte apparaît dans la liste des canaux dans le menu «Plus...» et donne une indication aux utilisateurs pour savoir s'ils doivent rejoindre le canal ou non.

Une fois le canal créé, vous pouvez encore définir:

- une entête

Convertir un canal Public en canal Privé

Pour transformer un canal Public en canal Privé:

1. cliquer sur le canal Public dans le menu latéral gauche
2. cliquer ensuite sur le titre du canal en haut de discussion
3. choisir Convertir
   

L'historique et l'appartenance des membres sont conservés ; les fichiers partagés publiquement restent accessibles à toute personne disposant du lien ; le changement est permanent et ne peut pas être annulé.

Quitter ou archiver un canal

Vous pouvez quitter en tout temps un canal (à part le canal principal intitulé Général) en cliquant sur le menu d'Action à droite du canal concerné (dans la barre latérale gauche):

Si vous quittez un canal privé, vous devrez être réinvité pour le rejoindre à nouveau.

Si vous quittez un canal public, vous le quittez immédiatement mais pouvez le rejoindre quand vous le souhaitez simplement en le retrouvant avec son nom dans la recherche.

Pour archiver un canal:

1. cliquer sur le canal dans le menu latéral gauche
2. cliquer ensuite sur le titre du canal en haut de discussion
3. choisir Archiver

Un canal archivé ne comptera plus dans le quota de vos canaux disponibles.

Mettre en favori

Pour mettre n'importe quel canal en favori il suffit de cliquer sur l'étoile située en haut d'un canal.

Un nouveau menu Favoris apparaitra dans la barre latérale gauche regroupant tous les éléments que vous aurez mis en favori (valable pour votre utilisateur uniquement).

Mettre un canal en sourdine

Vous pouvez masquer les notifications d'un canal:

1. cliquer sur le canal dans le menu latéral gauche
2. cliquer ensuite sur le titre du canal en haut de discussion
3. choisir Sourdine

Organiser par catégories

En cliquant sur le bouton + situé dans la barre latérale gauche de kChat, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories vous permettant de placer des éléments (canal, contact, etc.) au sein de ces dernières:

Glissez ensuite le canal désiré sur la catégorie créée (valable pour votre utilisateur uniquement).

Canal de discussion d'utilisateur à utilisateur

Les messages personnels sont des conversations directes entre deux ou plusieurs personnes qui ont lieu en dehors des canaux. 

Chaque utilisateur d'une organisation peut librement créer des messages personnels dont le contenu sera uniquement visible par les personnes concernées.

Infomaniak est une société de droit suisse certifiée ISO 27001 et ISO 9001 qui respecte le RGPD. Notre principal objectif est de garantir la sécurité et la confidentialité des données qui nous sont confiées. De nombreuses mesures sont mises en place pour assurer la protection de vos communications avec kChat:

• le Manager Infomaniak permet de vérifier si les utilisateurs de votre organisation ont activé l'authentification à deux facteurs
• les données en attente et en transit sont chiffrées, de même que les sauvegardes automatiquement réalisées par Infomaniak
• les données sont hébergées en Suisse dans des centres de données développés et gérés exclusivement par Infomaniak

• vous recevez uniquement des messages de la part de vos collaborateurs ou des utilisateurs externes que vous avez approuvés
• vous pouvez créer des canaux privés pour restreindre les informations sensibles à des personnes spécifiques
• vous contrôlez en permanence les droits d'accès des utilisateurs qui peuvent accéder à kChat