Base de connaissances

Merci de choisir Infomaniak et kChat comme solution de discussion entre vous, votre entourage ou votre entreprise !

Ces guides vous aideront à organiser vos canaux, vos utilisateurs, vos discussions et plus encore !

Pour commencer

kChat est la messagerie instantanée d'Infomaniak qui permet d'échanger, partager et coordonner vos équipes en toute sécurité depuis votre navigateur Internet, votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.

Télécharger l'app kChat sur vos appareils !

Que souhaitez-vous faire ?

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• N'hésitez pas à nous faire part de vos suggestions

Ce guide vous permet d'accéder à la gestion des applications externes à kChat.

Accéder à l'interface

Pour configurer un webhook, trouver des applications et intégrations auto-hébergées ou tierces:

1. en haut à gauche de votre interface kChat cliquer sur la partie flèche descendante à droite du nom de votre organisation kChat:
   
2. cliquer sur Intégrations pour accéder aux catégories:
   

Un utilisateur kChat externe n'aura pas ce menu.

Exemple d'intégration

• Rappel d'évènement Infomaniak Calendar sur kChat

Créer un Webhook entrant simple

1. cliquer sur la catégorie Webhooks entrants
2. cliquer sur le bouton bleu Ajouter des webhooks entrants
3. ajouter un nom et une description (500 char. max) pour le webhook
4. sélectionner le canal qui recevra les messages
5. enregistrer pour obtenir l'URL (à ne pas dévoiler publiquement) de type:
   https://your-kchat-server.xyz/hooks/xxx-generatedkey-xxx

Utiliser le Webhook

Sur l'application qui doit poster sur kChat:

1. adapter le code ci-dessous en fonction de l'URL obtenue:
   POST /hooks/xxx-generatedkey-xxx HTTP/1.1
   Host: your-kchat-server.xyz
   Content-Type: application/json
   Content-Length: 63
   
   {
   "text": "Hello, this is some text\nThis is more text."
   }
   
2. utiliser à choix la même requête mais en curl (pour tester depuis un Terminal macOS p.ex):
   curl -i -X POST -H 'Content-Type: application/json' -d '{"text": "Hello, this is some text\nThis is more text."}' https://your-kchat-server.xyz/hooks/xxx-generatedkey-xxx

Si aucun entête Content-Type n'est défini, le corps de la requête doit être préfixé par payload= comme ceci:

payload={"text": "Hello, this is some text\nThis is more text."}

Une requête réussie obtiendra la réponse suivante :

HTTP/1.1 200 OK
Content-Type: text/plain
X-Request-Id: hoan69ws7rp5xj7wu9rmystry
X-Version-Id: 4.7.1.dev.12799dvd77e172e8a2eba0f4041ec1471.false
Date: Sun, 01 Jun 2023 17:00:00 GMT
Content-Length: 2

ok

Paramètres

En plus du champ text , voici la liste complète des paramètres supportés:

Exemple de code avec paramètres

Voici comment générer un message plus complet avec des paramètres dont certains peuvent écraser d'éventuels paramètres déjà établis lors de la création du webhook (nom d'utilisateur, canal préféré, avatar...) comme indiqué dans le tableau ci-dessus:

POST /hooks/xxx-generatedkey-xxx HTTP/1.1
Host: your-kchat-server.xyz
Content-Type: application/json
Content-Length: 630

{
"channel": "kchatemp",
"username": "test-automation",
"icon_url": "https://domain.xyz/wp-content/uploads/2023/06/icon.png",
"text": "#### Test results for July 27th, 2023\n@channel please review failed tests.\n\n| Component | Tests Run | Tests Failed |\n|:-----------|:-----------:|:-----------------------------------------------|\n| Server | 948 | 0 |\n| Web Client | 123 | 2 [(see details)](https://linktologs) |\n| iOS Client | 78 | 3 [(see details)](https://linktologs) |"
}

ce qui aura comme effet d'afficher ce message dans le canal kchatemp de l'organisation:

Ce guide explique comment obtenir des rappels d'évènement Infomaniak Calendar sur un système de discussion comme kChat ou Slack.

Cette fonction vous permettra d'être notifié dans le fil de discussion de votre choix lorsqu'un évènement est proche.

Qu'est-ce qu'un webhook ?

Le système de webhook est une méthode pour qu'une application ou un service envoie des informations à une autre application ou service en temps réel de façon sécurisée et authentifiée.

Annoncer le webhook à Calendar

Pour ajouter le webhook de votre système de discussion sur Calendar:

1. se connecter à Calendar (calendar.infomaniak.com), la partie calendriers/agendas d'Infomaniak Mail, depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface
3. cliquer sur le bouton Ajouter un webhook (dans la partie Notifications personnalisées)
   
4. définir:
   
   • (A) un nom pour facilement identifier le Webhook lorsque vous ajoutez des rappels
   • (B) l'URL du webhook (obtenu auprès de votre système de discussion - des exemples sont présentés plus bas dans la FAQ)
   • (C) les éléments (repris automatiquement de votre évènement et/ou ajouté manuellement ici) et leur disposition dans le message qui sera envoyé:
     • insérer %subject% pour inclure le sujet de l'évènement
     • insérer %date% pour inclure la date de l'évènement
     • insérer %description% pour inclure la description de l'évènement
     • insérer %location% pour inclure l'éventuelle localisation de l'évènement
5. cliquer sur Valider

Créer un évènement avec rappel par chat

Maintenant que Calendar est lié à votre compte de système de discussion, vous pouvez choisir d'être notifié dans une discussion lorsque vous ajoutez un rappel à un évènement:

1. se connecter à Calendar (calendar.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. créer un nouvel évènement
3. cliquer en bas à droite pour afficher les champs supplémentaires
   
4. ajouter un rappel
   
5. dans le menu déroulant choisir le webhook configuré
6. valider les modifications

Vous recevrez désormais un rappel dans le chat correspondant au webhook.

Exemples pour l'obtention d'un webhook

kChat

1. ouvrir l'application kChat
2. se rendre dans la partie Intégrations
3. cliquer sur Webhooks entrants:
   
4. cliquer en haut à droite sur Ajouter
5. compléter les informations requises afin de créer le "bot" qui va poster les messages de relance dans kChat dans le canal de votre choix:
   
6. enregistrer pour obtenir l'URL du webhook:
   
7. créer la notification personnalisée dans Calendar (lire plus haut si nécessaire):
   
8. sélectionner votre notification personnalisée lors de l'ajout d'un rappel sur votre évènement:
   

Slack

1. ouvrir cette page Slack et s'authentifier avec vos identifiants Slack
2. choisir le fil de discussion dans lequel vos rappels s'afficheront (par exemple @slackbot ou #general)
   
3. enregistrer pour obtenir l'URL du webhook

Créer d'autres webhooks pour définir des rappels dans d'autres fils de discussion.

Personnaliser les relances d'un rappel Slack

Vous pouvez librement utiliser les options de formatage de Slack dans vos notifications. Exemple:

Ne pas oublier de `%subject%` pour le %date%.
À prendre avec le jour J : %description%.
Lieu de l'évènement :  `%location%`

Ce guide détaille la gestion des utilisateurs dans kChat.

Voir les membres d'un canal

Pour voir les utilisateurs ayant accès au canal sélectionné:

1. cliquer sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal
2. les participants s'affichent en colonne sur la droite de kChat
   

Ajouter ou retirer un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur à kChat, il faut qu'il fasse partie de la même organisation :

1. se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur Utilisateurs et profil dans le menu latéral gauche
3. cliquer sur Utilisateurs
4. cliquer sur Ajouter un utilisateur en haut à droite
   

Vous pouvez également inviter un utilisateur externe à discuter avec vous sur kChat.

Au même endroit vous pouvez retirer les droits sur kChat à un utilisateur en le retirant de l'organisation:

Inviter ou retirer un membre sur un canal privé

Pour gérer les utilisateurs ayant accès à un canal privé:

1. cliquer sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal
2. les participants actuels s'affichent en colonne sur la droite de kChat
3. le bouton bleu Ajouter permet d'inviter un utilisateur kChat de l'organisation n'ayant pas encore accès à ce canal privé
4. le bouton bleu Gérer permet de retirer un membre de ce canal ou de le nommer Administrateur du canal pour qu'à son tour il puisse gérer les membres:
   

Ce guide détaille l'utilisation de smileys et autre emojis pour réagir et interagir aux discussions kChat.

Ajouter une réaction à un message

Pour réagir à n'importe quel moment à n'importe quel message auquel vous avez accès dans kChat, il suffit de survoler le message et de sélectionner soit l’émoticône parmi la sélection, soit sur le smiley avec le petit +:

Vous ouvrirez ainsi le panneau avec des centaines d’émoticônes à disposition (et même des emojis personnalisés - lire plus bas).

S'exprimer avec une émoticône ou un GIF

Ajouter un émoji au sein du message que vous rédigez est très simple. Il suffit de cliquer sur l'icône de visage souriant dans la barre de formatage de votre message:

Pour définir la teinte par défaut, cliquer sur ce symbole du panneau des emojis:

Si vous connaissez le nom du symbole à insérer, vous pouvez également taper : (2 points) suivi des 2 premiers caractères au minimum:

Astuce: si vous ajoutez #, ## ou ### comme premier caractère d'une nouvelle ligne contenant une émoticône, vous pourrez utiliser une émoticône plus grande. Pour essayer, envoyez un message tel que '# :smile:' (attention vos réglages personnalisés peuvent "désactiver" cette fonctionnalité d'affichage sur votre interface).

Vous pouvez également insérer des courts GIF animés plutôt qu'une émoticône grâce à l'onglet situé en haut de l'encart qui s'affiche quand vous cliquez sur le visage souriant:

Émoticônes personnalisées

Spécifier un nom jusqu'à 64 caractères. Il peut contenir des lettres minuscules, des chiffres et les caractères « - », « + » et « _ ».

Spécifier un fichier .gif, .png ou .jpg pour votre émoticône. Le fichier peut peser jusqu'à 1 Mo. La taille est automatiquement redimensionnée à 128 sur 128 pixels, tout en maintenant le ratio de l'aspect.

L'émoticône pourra ensuite être utilisée par l'ensemble des utilisateurs kChat de votre organisation grâce au nom que vous lui avez attribué.

Ce guide détaille le principe des conversations kChat, organisées au sein de Canaux de discussion privés et publics, et de discussions directes entre utilisateurs.

Commencer une conversation

Pour écrire à un utilisateur de votre organisation, cliquer sur le + à droite des Messages directs afin de le sélectionner:

Envoyez votre message ; vous pouvez également joindre des fichiers jusqu'à 100 Mo.

Pour solliciter l'un des membres de l'organisation via un message, vous pouvez taper l'arobase "@" pour afficher les personnes ou les canaux à mentionner. Attention, selon le type de canal concerné, la mention d'un utilisateur affiche un message vous permettant de l'ajouter à la discussion sans quoi il ne verra pas la mention.

Éditer ou supprimer un message

Pour éditer un message (qui comportera alors une mention de message édité), cliquer sur le menu d'action à droite du message à éditer:

Au même endroit, vous pouvez aussi supprimer votre message qui disparaitra alors de la discussion chez tous les utilisateurs.

Organiser les conversations dans kChat

Le type de tri pour les éléments que vous gérez sur la gauche de l'écran est très important.

Imaginez ouvrir kChat après plusieurs jours d'absence, les conversations non lues vont s'afficher les unes sous les autres. Après lecture de celles-ci, vous souhaiterez peut-être retrouver une information lue parmi l'une d'entre elles, ainsi un tri par activité récente par exemple permet de retrouver les dernières conversations qui vous concernaient:

Ce choix du type de tri est disponible pour tous les éléments: canaux de discussions, catégories, messages directs, etc.

Rechercher une conversation

La recherche d'éléments (mot, participant, fichier) se trouve sur le haut de la fenêtre:

Une fois des résultats trouvés, ils apparaissent sur la droite de la fenêtre.

Fil de discussion (thread)

Quel que soit le canal ou le chat privé avec un autre utilisateur, vous pouvez démarrer un fil de discussion à partir d'un autre simplement en choisissant Répondre sur le message désiré:

Un fil de discussion s'ouvrira sur votre droite permettant à chaque utilisateur du canal d'apporter ses propos dans ce fil spécifique sans perturber les éventuels nouveaux sujets du canal en cours:

Ces fils de discussion sont ensuite centralisés pour être lus et relus dans la partie Fils de discussion de la barre latérale gauche:

Ce guide concerne kChat, la messagerie instantanée d'Infomaniak qui permet d'échanger, partager et coordonner vos équipes en toute sécurité depuis votre navigateur Internet, votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.

Obtenir kChat

kChat est disponible avec kSuite.

Une fois que vous avez mis en place kSuite:

• télécharger l'application kChat pour Windows / macOS et Android / iOS

ou

• utiliser kChat en ligne sur un navigateur récent, en vous connectant dans votre compte utilisateur sur kchat.infomaniak.com ou https://votre-organisation.kchat.infomaniak.com/

Lire le Guide de démarrage (cliquer ici).

Infomaniak est une société de droit suisse certifiée ISO 27001 et ISO 9001 qui respecte le RGPD. Notre principal objectif est de garantir la sécurité et la confidentialité des données qui nous sont confiées. De nombreuses mesures sont mises en place pour assurer la protection de vos communications avec kChat:

• le Manager Infomaniak permet de vérifier si les utilisateurs de votre organisation ont activé l'authentification à deux facteurs
• les données en attente et en transit sont chiffrées, de même que les sauvegardes automatiquement réalisées par Infomaniak
• les données sont hébergées en Suisse dans des centres de données développés et gérés exclusivement par Infomaniak

• vous recevez uniquement des messages de la part de vos collaborateurs ou des utilisateurs externes que vous avez approuvés
• vous pouvez créer des canaux privés pour restreindre les informations sensibles à des personnes spécifiques
• vous contrôlez en permanence les droits d'accès des utilisateurs qui peuvent accéder à kChat

Ce guide détaille les éléments importants pour ne rien manquer des discussions kChat qui vous concernent.

Gérer les notifications de l'application kChat

Vous pouvez par exemple décider d'animer l'icône de l'application lors de nouveau message.

Pour gérer les notifications par l'application téléchargée:

1. ouvrir l'application kChat sur votre ordinateur
2. cliquer sur l'icône kChat en bas dans la barre des tâches (Windows) ou en haut dans la barre de menu (macOS)
3. choisir Préférences...
4. sous Options de l'application, régler les préférences de notification dans le système d'exploitation

Pour gérer les notifications de kChat par le navigateur:

1. ouvrir https://votre-organisation.kchat.infomaniak.com
2. en haut à droite de l'interface, cliquer sur la roue dentée
3. sur l'onglet Notifications, définir la manière d'être notifié (ordinateur/mobile, présent/absent, etc.) et dans quel cas (tout message ou seulement message avec mention, message suivi, etc.)

Être averti de l'avancement d'une discussion

Pour être notifié d'un nouveau message dans n'importe quelle discussion même si vous n'êtes pas directement participant, il faut activer le Suivi, soit en survolant le menu d'action à droite d'un utilisateur dans une discussion, soit en cliquant sur Suivre en haut de la discussion:

Ce guide explique comment ajouter un utilisateur externe à votre kSuite. Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées.

Inviter à utiliser kSuite

Si vous êtes administrateur de l'organisation sur laquelle se trouve la kSuite concernée (et donc kChat), vous pouvez inviter un utilisateur externe à votre organisation qui sera comptabilisé comme un utilisateur ''Guest''. Ce dernier sera invité à créer un compte Infomaniak s'il n'en possède pas déjà un:

1. ouvrir le Manager (manager.infomaniak.com)
2. dans le menu latéral gauche, cliquer sur Gestion des utilisateurs (1) puis Utilisateurs (2) puis Ajouter un utilisateur (3)
   
   
3. entrer les coordonnées demandées et cliquer sur Continuer
   
4. définir le rôle du futur utilisateur comme étant Externe
   
5. accorder un accès à kSuite (donc à kChat)
   
6. ne pas intégrer l'utilisateur à une équipe de travail
   
7. spécifier des droits limités
   
8. ne pas créer d'adresse mail à l'utilisateur
   
9. spécifier l'adresse mail de l'utilisateur à inviter
   
10. l'obliger à se connecter avec l'adresse mentionnée précédemment, et envoyer l'invitation
    
    

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité.

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'organisation détenant la kSuite concernée, l'utilisateur invité exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. un premier écran lui indique quelle est l'organisation l'ayant invité, et quelle adresse mail il devra obligatoirement utiliser lors de la création du compte utilisateur et lors des connexions futures
   
2. les informations fournies précédemment s'affichent durant le processus d'inscription de l'utilisateur et il est nécessaire de compléter ces informations
   
3. idem pour l'écran correspondant aux informations de connexion
   
4. une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter au Manager et accéder au kChat auquel il a été invité:
   
5. les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec celui-ci: