Ce guide concerne kChat, la messagerie instantanée d'Infomaniak qui permet d'échanger, partager et coordonner vos équipes en toute sécurité depuis votre navigateur Web, votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.

Obtenir kChat

kChat est disponible avec kSuite.

Une fois que vous avez mis en place kSuite au sein de votre Organisation, téléchargez…

• … l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android)
• … l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).

et/ou cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com).

Prenez également connaissance du guide de démarrage.

Ce guide détaille l'utilisation et gestion des canaux dans kChat.

Préambule

• Un canal kChat est un espace de communication dédié à un projet, un thème ou une équipe dans lequel les membres peuvent s'échanger des documents, s'écrire en direct et organiser des visioconférences.
• Les canaux privés (et publics, ainsi que les invités) sont limités en nombre selon l'offre kSuite acquise ; prenez connaissance du tableau comparatif sur la page de vente pour en savoir plus.

Canal Général

Chaque Organisation sur kChat possède automatiquement un canal Général dans lequel tous les utilisateurs sont automatiquement invités.

Vous pouvez utiliser ce canal pour partager des informations qui concernent toute votre organisation, comme les sorties d'entreprise ou des bonnes nouvelles motivantes.

Vous pouvez bien entendu démarrer un nouveau fil de conversation à l'intérieur du canal Général.

Canal supplémentaire

Pour ajouter un nouveau canal de discussion:

1. Cliquez sur le bouton ‍ situé dans la barre latérale gauche de l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Créer un nouveau canal:
   

Informations relatives à un canal

Quand vous créez un nouveau canal, vous pouvez choisir:

A. son nom

Il sera modifiable par la suite.

B. son URL

Par défaut elle reprend le nom du canal mais vous pouvez la modifier en utilisant des lettres minuscules, nombres, points, tirets et underscores - modifiable par la suite également.

C. son statut PRIVE ou PUBLIC

Il sera modifiable par la suite (lire plus bas).

D. sa description

La description permet de préciser de quelle manière ce canal devrait être utilisé. Ce texte apparaît dans la liste des canaux dans le menu «Plus...» et donne une indication aux utilisateurs pour savoir s'ils doivent rejoindre le canal ou non.

Une fois le canal créé, vous pouvez encore définir:

E. un en-tête

Différences entre canal PRIVE ou PUBLIC

Les canaux PUBLICS augmentent la transparence. Tous les utilisateurs peuvent voir et rejoindre un canal public, ce qui permet de s'assurer que toutes les personnes concernées par un projet, un thème ou une équipe ont accès à la même information.

Les canaux PRIVES permettent de restreindre le contenu sensible aux utilisateurs de votre choix. Seul un membre existant peut inviter un autre utilisateur dans un canal privé. Il existe également des différences dans la gestion de l'archivage / suppression (lire plus bas).

Convertir un canal public en canal privé

Pour transformer un canal Public en canal Privé:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur le canal Public dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Choisissez Convertir:
   

L'historique et l'appartenance des membres sont conservés ; les fichiers partagés publiquement restent accessibles à toute personne disposant du lien ; le changement est permanent et ne peut pas être annulé.

Et l'inverse ?

L'inverse (changer un canal privé en canal public) est également possible mais seul un utilisateur de type administrateur kChat pourra le faire ; l'historique des messages et les membres ayant déjà accès au canal seront conservés ; le canal deviendra accessible à tous les utilisateurs des autres canaux publics de l'Organisation excepté les utilisateurs externes qui devront être invités manuellement.

Pour effectuer la conversion depuis la gestion de kChat sur le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu déroulant afin d'afficher les canaux privés.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Convertir en canal public:
   

Quitter un canal

Mis à part le canal principal intitulé Général vous pouvez quitter un canal en tout temps:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur le canal Public concerné dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Quitter le canal:
   

Si vous quittez un canal privé vous ne le retrouverez plus dans la recherche mais uniquement via son URL si vous la possédez ou en étant réinvité par un membre du canal.

Si vous quittez un canal public, vous le quittez immédiatement mais pouvez le rejoindre quand vous le souhaitez simplement en le retrouvant avec son nom (2) dans la recherche (1), y compris s'il a été archivé:

Archiver / supprimer un canal

Mis à part le canal principal intitulé Général vous pouvez archiver un canal en tout temps ce qui empêche tout nouveau message et ne le comptera plus dans le quota de vos canaux disponibles. L'opération est faisable depuis le Manager ou directement sur l'interface kChat:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur le canal dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Archiver le canal:
   

Si vous créez un canal et qu'ensuite vous l'archivez vous pouvez le rejoindre quand vous le souhaitez simplement en le retrouvant avec son nom (2) dans la recherche (1):

Vous pourrez ensuite le désarchiver:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur le canal concerné dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Désarchiver le canal:
   

ou le clore pour ne plus le voir sur votre interface:

Vous pouvez également supprimer un canal et dans ce cas toutes les données associées seront supprimées définitivement:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Supprimer:
   
    

Mettre en favori

Pour mettre n'importe quel canal en favori:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur l'icône étoile située en haut d'un canal.
2. Un nouveau menu Favoris apparaitra dans la barre latérale gauche regroupant tous les éléments que vous aurez mis en favori (valable pour votre utilisateur uniquement):
   

Mettre un canal en sourdine

Vous pouvez masquer les notifications d'un canal:

1. Depuis l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com), cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du canal concerné (dans la barre latérale gauche).
2. Choisissez Sourdine:
   
   
   
    

Organiser par catégories

En cliquant sur le bouton + situé dans la barre latérale gauche de kChat, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories vous permettant de placer des éléments (canal, contact, etc.) au sein de ces dernières. Glisser ensuite le canal désiré sur la catégorie créée (valable pour votre utilisateur uniquement):

Canal de discussion d'utilisateur à utilisateur

Les messages personnels sont des conversations directes entre deux ou plusieurs personnes qui ont lieu en dehors des canaux.

Chaque utilisateur d'une Organisation peut librement créer des messages personnels dont le contenu sera uniquement visible par les personnes concernées:

Infomaniak est une société de droit suisse certifiée ISO 27001 et ISO 9001 qui respecte le RGPD.

Son principal objectif est de garantir la sécurité et la confidentialité des données qui lui sont confiées.

De nombreuses mesures sont mises en place pour assurer la protection de vos communications avec kChat:

• Le Manager Infomaniak permet de vérifier si les utilisateurs de votre Organisation ont activé l'authentification à deux facteurs.
• Les données en attente et en transit sont chiffrées, de même que les sauvegardes automatiquement réalisées par Infomaniak.
• Les données sont hébergées en Suisse dans des centres de données développés et gérés exclusivement par Infomaniak.

• … recevez uniquement des messages de la part de vos collaborateurs ou des utilisateurs externes que vous avez approuvés.
• … pouvez créer des canaux privés pour restreindre les informations sensibles à des personnes spécifiques.
• … contrôlez en permanence les droits d'accès des utilisateurs qui peuvent accéder à kChat.

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur kSuite.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres.

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de kChat sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   
3. Cliquez sur Créer un utilisateur kSuite.
4. Cliquez sur Suivant:
   
5. Entrez prénom et nom de l'utilisateur, et définissez son rôle en tant qu'utilisateur simple:
   
   • Représentant légal
     • Responsabilité légale de l'organisation
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Administrateur
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Utilisateur‍
     • Peut gérer les produits que vous autorisez‍
     • Peut gérer la comptabilité si vous l'autorisez‍
6. Ne pas créer d'adresse mail pour l'utilisateur et indiquer son adresse mail existante à laquelle envoyer l'invitation:
   • Vous pouvez forcer ce futur utilisateur à devoir se connecter avec cette adresse mail ou l'autoriser à spécifier une autre adresse mail (utile notamment s'il a déjà un compte utilisateur auprès d'Infomaniak avec un autre identifiant de connexion).
   • Ajouter l'utilisateur à votre kSuite avec le bouton à bascule (toggle switch).
7. Cliquez sur le bouton Inviter:
   

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord des utilisateurs de l'Organisation indique bien ce statut:

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'Organisation détenant kChat:

1. L'utilisateur invité reçoit l'invitation sur son adresse mail et clique sur le bouton Accepter l'invitation:
   
2. Il spécifie ses coordonnées ainsi que l'adresse mail / mot de passe qu'il souhaite utiliser et termine l'inscription:
   
3. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité.
4. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui ; dès son ajout, le nouvel utilisateur reçoit un message de kChat.bot lui souhaitant la bienvenue:
   

Un accès à kSuite, et pas un accès à la gestion de kSuite !

Il est important de différencer l'utilisation de l'app kChat (au sein de kSuite) et la gestion de kSuite elle-même.

Dans l'exemple d'invitation ci-dessus, le nouvel utilisateur a été invité à rejoindre kChat, il compte comme un utilisateur de la kSuite quand un administrateur accède à la gestion des utilisateurs de sa kSuite:

Par contre, ce nouvel utilisateur ne pourra pas directement gérer la kSuite à laquelle il a été invité puisque son rôle (défini au premier point 5 ci-dessus) ne l'y autorisait pas.

C'est la raison pour laquelle cet utilisateur ne verra aucun lien actif dans la partie Outils Collaboratifs → kSuite de son Manager Infomaniak. Il lui faudra basculer vers les applications Infomaniak grâce au menu ‍ en haut à droite:

A noter que si nécessaire, cet utilisateur pourra commander sa propre kSuite sans lien avec la kSuite à laquelle il a été invité.

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'affichage sombre de votre système d'exploitation (macOS / Windows) puisque que le réglage de thème "automatique" des outils Infomaniak (animation ci-dessous) se base sur le réglage Dark mode ou Light mode de l'OS:

Gérer le mode sombre ou clair…

… sur macOS

1. Cliquez sur Préférences Système…
   
2. Cliquez sur Apparence et choisir le mode foncé à droite:
   

… sur Windows

1. Ouvrez le menu démarrer
2. Cliquez sur Paramètres:
   
3. Cliquez sur Personnaliser puis Couleurs:
   
4. Cliquez sur Foncé:
   

Et sur mobile ?

Le thème sombre est activé sur les appareils mobiles pour les pages de connexion et de création de compte Infomaniak ; il s'adapte automatiquement aux préférences du système mobile, offrant ainsi une expérience visuelle cohérente entre les applications mobiles et les pages de login et création de compte.

Ce guide explique comment insérer du texte enrichi et des images au sein de vos messages sur kChat.

Formater le texte du message (markdown)

Voici les symboles à ajouter avant et après votre texte pour le formater dans le style souhaité:

ligne de code

Vous pouvez aussi insérer ceci:

Insérer une image dans le message…

… à partir d'une URL

Insérez le code suivant dans votre message en remplaçant le texte alternatif et l'adresse (URL) de l'image par lien de l'image (cette dernière doit être accessible et visible sur le Web):

![alt-text](https://www.domain.xyz/xyz/image.png)

Exemple

Message avec la syntaxe d'insertion d'image:

et si l'URL vers l'image est en mémoire dans le presse-papier, il suffit de coller le lien dans une conversation et l'image sera ajoutée à votre message.

… à partir du disque dur ou de kDrive

Cliquez sur l'icône du trombone pour insérer une image existante sur votre disque dur ou sur kDrive:

L'image sera insérée dans le message que vous pouvez envoyer directement dans la conversation sans obligatoirement ajouter de texte supplémentaire.

Ce guide explique comment démarrer une conversation orale ou vidéo entre un ou plusieurs utilisateurs kChat, avec la solution éthique de visioconférence gratuite d'Infomaniak, kMeet.

Préambule

• La fonction d'appel dans kChat est disponible sur toutes les versions Web (navigateur), mobile (iOS / Android) et ordinateur (macOS / Windows).

Créer une réunion entre utilisateurs kChat

Pour pouvoir discuter au sein d'un salon virtuel avec le microphone et la webcam de votre appareil, il suffit d'appuyer sur le bouton Appeler visible sur n'importe quelle conversation kChat, canal privé, public, via l'application ou directement sur le navigateur:

• Appelez directement un utilisateur si vous êtes sur une discussion directe avec lui, ou déclenchez un appel à tous les membres d'un canal si vous enclenchez le meeting depuis le canal.
• Appeler un utilisateur qui est en “Ne pas déranger” ne lancera ni sonnerie ni modale d'appel chez lui, il verra toutefois le message dans la conversation.
• Le micro est activé par défaut quand l'appel est accepté, mais pas la caméra.
• Visualisez les utilisateurs de la réunion (qui l'a accepté, refusé ou manqué) à l'aide des avatars dans le message kChat.
• Une fois l'appel entamé, un emoji apparait dans votre statut kChat pour signifier que vous êtes occupé par la conversation.
• Un message envoyé depuis la visio (kMeet) sera également visible dans la conversation kChat (et vice-versa).
• Des indications relatives au démarrage et à la clôture de la réunion s'affichent automatiquement dans le fil de conversation kChat concerné.

Spécificités pour les appels dans les canaux

• L'appel ne sonnera pas chez les destinataires de l'appel mais ils verront un message dans kChat ainsi qu'une notification.
• Un message (de prévention) apparaitra si vous souhaitez lancer un appel dans un canal comprenant plus de 7 utilisateurs.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur kMeet.

Ce guide concerne des problèmes qui peuvent survenir lors de l'utilisation d'applications Infomaniak (comme kChat, kDrive, kAuth, etc.) ou d'outils (comme config.infomaniak.com, le Manager Infomaniak, etc.) avec du matériel (OS, navigateur, appareils, etc.) ancien / pas à jour / obsolète. Par exemple il ne sera pas possible d'accéder confortablement aux services Infomaniak avec un iPhone 5s ou 6 sur iOS 12.

Technologies employées par Infomaniak

Beaucoup d'outils Web développés par Infomaniak utilisent Angular. Le besoin de matériel à jour ou récent pour faire fonctionner les applications n'est pas spécifique à Angular lui-même mais plutôt une exigence générale pour l'exécution de toute application Web moderne. Voici quelques raisons pour lesquelles un matériel à jour est souvent nécessaire:

1. Angular s’appuie sur des fonctionnalités avancées des navigateurs modernes, souvent absentes ou mal gérées dans les versions anciennes.
2. Les navigateurs récents optimisent l’exécution du JavaScript et le rendu graphique, ce qui améliore la fluidité des applications Angular.
3. Les versions à jour corrigent des failles connues, réduisant les risques de compromission.
4. Les navigateurs modernes sont plus conformes aux dernières spécifications HTML, CSS et JavaScript, assurant une meilleure compatibilité.
5. Les API modernes (caméra, géolocalisation, notifications, etc.) ne sont accessibles que via des navigateurs récents, indispensables pour des expériences interactives.

Ce guide explique comment interagir dans kChat avec un agent conversationnel ou bot doté d'intelligence artificielle. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des possibilités offertes par l'IA dans kChat.

Préambule

• Le bot peut vous aider à réaliser toute sorte de calculs, traductions, donner des indications sur différents sujets et des réponses à vos questions.
• Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du modèle utilisé et des responsabilités de chacun.
• Dès l'ajout d'un nouvel utilisateur, ce dernier reçoit un message de kChat.bot lui souhaitant la bienvenue.

Ajouter le bot aux contacts kChat

Les bots actuellement à disposition sur kChat font déjà partie de vos contacts.

Si vous ne les voyez pas encore, cliquez dans le menu latéral gauche de kChat…

1. … sur la recherche de canal (les bots apparaissent également en tant que canal)
2. … ou sur l'icône + à côté de Messages directs pour rechercher le bot
   ‍
3. Ajoutez les bots signalés comme tels avec l'étiquette [bot] ou rechercher le terme bot ou chat.
   ‍

Ne pas créer une conversation groupée entre les bots et vous-même car cela ne fonctionnera pas. Il faut créer un canal de discussion privée entre chaque bot individuellement et vous-même.

Il suffit ensuite de lui écrire comme si vous conversiez avec une connaissance:

Ce guide détaille les éléments importants pour ne rien manquer des discussions kChat qui vous concernent.

Gérer les notifications de l'icône de l'app desktop

Vous pouvez par exemple décider d'animer l'icône de l'app desktop lors de nouveau message:

1. Ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
3. Cliquez sur Préférences...
4. Sous Options de l'application, réglez les préférences de notification du système d'exploitation:
   

Gérer les notifications kChat

Pour gérer les notifications de kChat, et ainsi être notifié par exemple lorsqu'un nouveau message vous est adressé directement ou quand vous suivez un message spécifique, y compris selon certains mots-clés:

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou encore l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Cliquez sur Notifications:
   
4. Définissez la manière d'être notifié (ordinateur/mobile, présent/absent, etc.) et dans quel cas (tout message ou seulement message avec mention, message suivi, etc.).
5. Choisissez de recevoir régulièrement des notifications par e-mail:
   • Cet e-mail est envoyé soit tous les jours soit 1 fois par semaine, entre 6 et 8 heures du matin et indique à l'utilisateur les messages qu'il n'aurait pas lu.
   • L'utilisateur reçoit un mail par produit kChat auquel il a accès.
6. Définissez un mot-clé pour lequel être averti lorsqu'un nouveau message est publié:
   

Être averti de l'avancement d'une discussion

Pour être notifié d'un nouveau message dans n'importe quelle discussion même si vous n'êtes pas directement participant, il faut activer le Suivi:

• … soit en survolant le menu d'action à droite d'un utilisateur dans une discussion:
  
• … soit en cliquant sur Suivre en haut de la discussion: