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Base de connaissances Inviter un utilisateur Ă  utiliser kChat

    Inviter un utilisateur Ă  utiliser kChat

    Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur kSuite.

     

    Préambule

    • Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès Ă  un ou plusieurs canaux kChat Ă  un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre Ă©quipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
    • Vous pouvez Ă©galement inviter une Ă©quipe de travail au complet depuis kChat.
    • Prenez connaissance de cet autre guide si vous dĂ©sirez gĂ©rer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres.

     

    Inviter Ă  utiliser kSuite

    Prérequis

    •  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordĂ©s pour kChat.

    Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

    1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de kChat sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
    2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
    3. Cliquez sur Créer un utilisateur kSuite.
    4. Cliquez sur Suivant:
    5. Entrez prénom et nom de l'utilisateur, et définissez son rôle en tant qu'utilisateur simple:
      • ReprĂ©sentant lĂ©gal
        • ResponsabilitĂ© lĂ©gale de l'organisation
        • Peut gĂ©rer tous les produits et utilisateurs
        • Peut gĂ©rer la comptabilitĂ© et les commandes de nouveaux produits
      • Administrateur
        • Peut gĂ©rer tous les produits et utilisateurs
        • Peut gĂ©rer la comptabilitĂ© et les commandes de nouveaux produits
      • Utilisateur‍
        • Peut gĂ©rer les produits que vous autorisez‍
        • Peut gĂ©rer la comptabilitĂ© si vous l'autorisez‍
    6. Ne pas créer d'adresse mail pour l'utilisateur et indiquer son adresse mail existante à laquelle envoyer l'invitation:
      • Vous pouvez forcer ce futur utilisateur Ă  devoir se connecter avec cette adresse mail ou l'autoriser Ă  spĂ©cifier une autre adresse mail (utile notamment s'il a dĂ©jĂ  un compte utilisateur auprès d'Infomaniak avec un autre identifiant de connexion).
      • Ajouter l'utilisateur Ă  votre kSuite avec le bouton Ă  bascule (toggle switch).
    7. Cliquez sur le bouton Inviter:

    L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord des utilisateurs de l'Organisation indique bien ce statut:

     

    Accepter l'invitation

    Afin d'accéder à l'Organisation détenant kChat:

    1. L'utilisateur invité reçoit l'invitation sur son adresse mail et clique sur le bouton Accepter l'invitation:
    2. Il spécifie ses coordonnées ainsi que l'adresse mail / mot de passe qu'il souhaite utiliser et termine l'inscription:
    3. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité.
    4. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui ; dès son ajout, le nouvel utilisateur reçoit un message de kChat.bot lui souhaitant la bienvenue:

     

    Un accès à kSuite, et pas un accès à la gestion de kSuite !

    Il est important de différencer l'utilisation de l'app kChat (au sein de kSuite) et la gestion de kSuite elle-même.

    Dans l'exemple d'invitation ci-dessus, le nouvel utilisateur a été invité à rejoindre kChat, il compte comme un utilisateur de la kSuite quand un administrateur accède à la gestion des utilisateurs de sa kSuite:

    Par contre, ce nouvel utilisateur ne pourra pas directement gérer la kSuite à laquelle il a été invité puisque son rôle (défini au premier point 5 ci-dessus) ne l'y autorisait pas.

    C'est la raison pour laquelle cet utilisateur ne verra aucun lien actif dans la partie Outils Collaboratifs → kSuite de son Manager Infomaniak. Il lui faudra basculer vers les applications Infomaniak grâce au menu ‍ en haut à droite:

    A noter que si nécessaire, cet utilisateur pourra commander sa propre kSuite sans lien avec la kSuite à laquelle il a été invité.



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