Wissensdatenbank

Vielen Dank, dass Sie sich für Infomaniak und kChat als Gesprächslösung zwischen Ihnen, Ihrer Umgebung oder Ihrem Unternehmen entschieden haben!

Diese Leitfäden helfen Ihnen, Ihre Kanäle, Benutzer, Chats und mehr zu organisieren!

Anfangen

Laden Sie die kChat-App auf Ihre Geräte herunter

Was möchten Sie tun ?

• Benutzer verwalten
• Verwalten Sie einen Kanal
• Verwalten Sie eine Konversation
• Antworten Sie auf Nachrichten
• Verwalten Sie kChat-Benachrichtigungen

Eine Frage oder ein Feedback?

• Unser Support steht Ihnen 7/7 zur Verfügung

Dieser Leitfaden betrifft kChat, das Instant-Messaging-System von Infomaniak, mit dem Sie Ihre Teams völlig sicher über Ihren Internetbrowser, Ihr Mobiltelefon, Ihr Tablet oder Ihren Computer austauschen, teilen und koordinieren können.

Holen Sie sich kChat

kChat ist mit  kSuite verfügbar.

Sobald Sie kSuite eingerichtet haben:

1. Laden Sie die kChat-App für Windows / macOS  und für Android / iOS herunter

Oder

• Verwenden Sie kChat online in einem aktuellen Browser, indem Sie sich bei Ihrem Benutzerkonto auf kchat.infomaniak.com oder https://Ihre-Organisation.kchat.infomaniak.com/ anmelden .

Lesen Sie den Leitfaden „Erste Schritte“ (hier klicken).

Diese Anleitung beschreibt die Verwendung von Smileys und anderen Emojis, um mit kChat-Chats zu reagieren und mit ihnen zu interagieren.

Fügen Sie einer Nachricht eine Reaktion hinzu

Um jederzeit auf eine Nachricht zu reagieren, auf die Sie in kChat Zugriff haben, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Nachricht und wählen Sie entweder das Emoticon aus der Auswahl oder den Smiley mit dem kleinen + aus:

Dadurch wird das Bedienfeld mit Hunderten von verfügbaren Emoticons geöffnet (und sogar benutzerdefinierten Emojis - siehe unten).

Drücken Sie sich mit einem Emoticon oder einem GIF aus

Das Hinzufügen eines Emojis in die Nachricht, die Sie schreiben, ist sehr einfach. Klicken Sie einfach auf das Smiley-Symbol in Ihrer Nachrichtenformatierungsleiste:

Um den Standardfarbton festzulegen, klicken Sie auf dieses Symbol im Emojis-Bedienfeld:

Wenn Sie den Namen des einzufügenden Symbols kennen, können Sie auch Folgendes eingeben: (2 Punkte) gefolgt von mindestens den ersten 2 Zeichen:

Tipp: Wenn Sie #, ## oder ### als erstes Zeichen einer neuen Zeile hinzufügen, die ein Emoticon enthält, können Sie ein größeres Emoticon verwenden. Um es zu versuchen, senden Sie eine Nachricht wie "#:smile:" (beachten Sie, dass Ihre personalisierten Einstellungen diese Anzeigefunktion auf Ihrer Benutzeroberfläche möglicherweise "deaktivieren") .

Sie können anstelle eines Emoticons auch kurze animierte GIFs einfügen, indem Sie die Registerkarte oben in der Einfügung verwenden, die angezeigt wird, wenn Sie auf das Smiley-Gesicht klicken:

Benutzerdefinierte Emoticons

Geben Sie einen Namen mit bis zu 64 Zeichen an. Es kann Kleinbuchstaben, Ziffern und die Zeichen „-“, „+“ und „_“ enthalten.

Geben Sie eine .gif-, .png- oder .jpg-Datei für Ihr Emoticon an. Die Datei kann bis zu 1 MB groß sein. Die Größe wird automatisch auf 128 x 128 Pixel angepasst, wobei das Seitenverhältnis beibehalten wird.

Das Emoticon kann dann dank des von Ihnen vergebenen Namens von allen kChat-Benutzern in Ihrer Organisation verwendet werden.

Dieses Handbuch ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Verwaltung von Anwendungen außerhalb von kChat.

Integrationen

Um einen Webhook einzurichten (Beispiel), suchen Sie nach selbst gehosteten oder Drittanbieter-Apps und -Integrationen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Namen Ihrer kChat-Organisation und dann auf Integrationen :

Slack, Teams, Jabber usw.

Es ist nicht möglich, einen Chatverlauf aus einer anderen Anwendung oder Organisation zu importieren. Dies ist eine Gelegenheit, Ihre interne Kommunikationspolitik zu verbessern und Ihre Zusammenarbeit zu optimieren.

Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie einen externen Benutzer zu Ihrer kSuite hinzufügen können. Sobald eingeladen, kann der Benutzer seine Mitgliedschaft bestätigen und mit den von Ihnen gewährten begrenzten Berechtigungen auf kChat zugreifen.

Zum Verwenden von kSuite einladen

Wenn Sie Administrator der Organisation sind, in der sich die betreffende kSuite (und damit kChat) befindet, können Sie einen externen Benutzer in Ihre Organisation einladen, der als "Gast" gezählt wird. Er wird aufgefordert, ein Infomaniak-Konto zu erstellen, falls er noch keines hat:

1. Öffnen Sie den Manager (manager.infomaniak.com)
2. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Benutzerverwaltung (1) dann auf Benutzer (2) und dann auf Benutzer hinzufügen (3)
   
   
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Weiter
   
4. Legen Sie die Rolle des zukünftigen Benutzers auf Extern fest
   
5. Gewähren Sie Zugriff auf kSuite (und damit kChat)
   
6. Fügen Sie den Benutzer nicht zu einem Arbeits-Team hinzu
   
7. Legen Sie eingeschränkte Rechte fest
   
8. Erstellen Sie keine E-Mail-Adresse für den Benutzer
   
9. Geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers an
   
10. Fordern Sie ihn auf, sich mit der zuvor genannten Adresse anzumelden und senden Sie die Einladung
    
    

Die Einladung bleibt ausstehend, bis der eingeladene Benutzer seine Registrierung abgeschlossen hat.

Einladung annehmen

Um auf die Organisation mit der betreffenden kSuite zugreifen zu können, folgt der eingeladene Benutzer dem Link, den er in seinem Browser erhalten hat:

1. Ein erster Bildschirm informiert ihn über die einladende Organisation und die E-Mail-Adresse, die er bei der Erstellung seines Benutzerkontos und bei zukünftigen Anmeldungen verwenden muss
   
2. Die zuvor bereitgestellten Informationen werden während des Registrierungsvorgangs angezeigt, und er muss diese Informationen vervollständigen
   
3. Gleiches gilt für den Bildschirm mit den Anmeldeinformationen
   
4. Nach Abschluss der Registrierung kann sich der neu registrierte Benutzer beim Manager anmelden und auf das kChat zugreifen, zu dem er eingeladen wurde:
   
5. Existierende Benutzer werden automatisch über die Ankunft des neuen Teilnehmers informiert und können nun mit ihm kommunizieren:
   

Diese Anleitung beschreibt das Prinzip von kChat-Konversationen, die in privaten und öffentlichen Chat-Kanälen organisiert sind , und direkte Chats zwischen Benutzern.

Eine Konversation beginnen

Um einem Benutzer in Ihrer Organisation zu schreiben, klicken Sie auf das + rechts neben Direktnachrichten, um es auszuwählen:

Senden Sie Ihre Nachricht; Sie können auch Dateien bis zu 100 MB anhängen.

Um eines der Mitglieder der Organisation über eine Nachricht anzusprechen, können Sie das at-Zeichen „@“ eingeben , um die zu erwähnenden Personen oder Kanäle anzuzeigen. Bitte beachten Sie, dass je nach Art des betreffenden Kanals die Erwähnung eines Benutzers eine Meldung anzeigt, mit der Sie ihn zur Diskussion hinzufügen können, da er sonst die Erwähnung nicht sieht.

Bearbeiten oder löschen Sie eine Nachricht

Um eine Nachricht zu bearbeiten (die dann eine bearbeitete Nachrichtenerwähnung enthält ), klicken Sie auf das Aktionsmenü rechts neben der zu bearbeitenden Nachricht:

An der gleichen Stelle können Sie auch Ihre Nachricht löschen , die dann aus der Diskussion unter allen Benutzern verschwindet.

Organisieren Sie Gespräche in kChat

Die Sortierungsart für die Artikel, die Sie auf der linken Seite des Bildschirms verwalten, ist sehr wichtig.

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen kChat nach mehreren Tagen Abwesenheit, die ungelesenen Konversationen werden untereinander angezeigt. Nachdem Sie diese gelesen haben, möchten Sie möglicherweise Informationen finden, die von einem von ihnen gelesen wurden. Wenn Sie also beispielsweise nach letzten Aktivitäten sortieren, können Sie die letzten Gespräche finden, die Sie betrafen:

Diese Wahl des Sortiertyps ist für alle Elemente verfügbar: Chatkanäle, Kategorien, Direktnachrichten usw.

Suchen Sie nach einem Gespräch

Die Suche nach Elementen (Wort, Teilnehmer, Datei) befindet sich oben im Fenster:

Sobald Ergebnisse gefunden wurden, erscheinen sie auf der rechten Seite des Fensters.

Gewinde

Unabhängig vom Kanal oder privaten Chat mit einem anderen Benutzer können Sie einen Thread von einem anderen starten, indem Sie einfach auf die gewünschte Nachricht Antworten auswählen:

Auf der rechten Seite öffnet sich ein Diskussionsthread, in dem jeder Benutzer des Kanals seine Worte in diesem speziellen Thread beitragen kann, ohne die möglichen neuen Themen des aktuellen Kanals zu stören:

Diese Threads werden dann zum Lesen und erneuten Lesen im Threads -Bereich der linken Seitenleiste zentralisiert:

Dieser Leitfaden beschreibt die wichtigen Elemente, damit Sie keine der kChat-Diskussionen verpassen, die Sie betreffen.

Verwalten Sie kChat-App-Benachrichtigungen

Sie können beispielsweise entscheiden, das Symbol der Anwendung während einer neuen Nachricht zu animieren.

So verwalten Sie Benachrichtigungen nach heruntergeladener App:

1. Öffnen Sie die kChat-Anwendung auf Ihrem Computer
2. Klicken Sie auf das kChat-Symbol unten in der Taskleiste (Windows) oder oben in der Menüleiste (macOS)
3. Einstellungen wählen ...
4. Legen Sie unter Anwendungsoptionen die Benachrichtigungseinstellungen im Betriebssystem fest

So verwalten Sie kChat-Benachrichtigungen über den Browser:

1. Öffnen Sie https:// your-organization .kchat.infomaniak.com
2. Klicken Sie oben rechts auf der Benutzeroberfläche auf das Zahnrad
3. Definieren Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen , wie Sie benachrichtigt werden möchten (Desktop/Mobil, anwesend/abwesend usw.) und in welchem Fall (jede Nachricht oder nur Nachricht mit Erwähnung, verfolgte Nachricht usw.)

Lassen Sie sich über den Fortschritt einer Diskussion benachrichtigen

Um über eine neue Nachricht in einer Diskussion benachrichtigt zu werden, auch wenn Sie kein direkter Teilnehmer sind, müssen Sie die Nachverfolgung aktivieren , indem Sie entweder den Mauszeiger über das Aktionsmenü rechts neben einem Benutzer in einer Diskussion bewegen oder auf Folgen klicken Anfang der Diskussion:

Diese Anleitung beschreibt die Benutzerverwaltung in kChat.

Kanalmitglieder anzeigen

So zeigen Sie Benutzer mit Zugriff auf den ausgewählten Kanal an:

1. Klicken Sie auf das Zeichensymbol unter dem Kanaltitel
2. Teilnehmer werden in einer Spalte rechts von kChat angezeigt

Fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu

So fügen Sie einen Benutzer zu kChat hinzu:

1. Verbinden Sie sich mit dem Manager https://manager.infomaniak.com/
2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Benutzerverwaltung und dann auf Benutzer
3. Klicken Sie oben rechts auf Benutzer hinzufügen

Sie können auch einen externen Benutzer einladen , mit Ihnen auf kChat zu chatten.

An der gleichen Stelle können Sie kChat-Rechte von einem Benutzer entfernen:

Laden Sie ein Mitglied in einen privaten Kanal ein oder entfernen Sie es

So verwalten Sie Benutzer mit Zugriff auf einen privaten Kanal:

1. Klicken Sie auf das Zeichensymbol unter dem Kanaltitel
2. aktuelle Teilnehmer werden in einer Spalte rechts von kChat angezeigt
3. Mit der blauen Schaltfläche „Hinzufügen“ können Sie einen kChat-Benutzer aus der Organisation einladen, der noch keinen Zugriff auf diesen privaten Kanal hat
   
4. Über die blaue Schaltfläche Verwalten können Sie ein Mitglied aus diesem Kanal entfernen oder ihm den Administrator des Kanals ernennen, damit er seinerseits die Mitglieder verwalten kann
   

In diesem Handbuch werden die Verwendung und Verwaltung von Kanälen in kChat detailliert beschrieben .

Ein Kanal ist ein einem Projekt, einem Thema oder einem Team gewidmeter Kommunikationsraum, in dem Mitglieder Dokumente austauschen, live miteinander schreiben und Videokonferenzen organisieren können.

Allgemeiner Kanal

Jede Organisation verfügt automatisch über einen allgemeinen Kanal , zu dem alle Benutzer automatisch eingeladen werden.

Über diesen Kanal können Sie Informationen teilen, die Ihr gesamtes Unternehmen betreffen, wie etwa Betriebsausflüge oder motivierende gute Nachrichten.

Sie können natürlich einen neuen Konversationsthread im Kanal „Allgemein“ starten .

Zusätzlicher Kanal

Durch Klicken auf die Schaltfläche „+“ in der linken Seitenleiste von kChat können Sie einen neuen Kanal erstellen :

Das wird sein:

• entweder Öffentlich
• entweder Privat

Unterschiede zwischen privatem und öffentlichem kChat-Kanal

Öffentliche Kanäle erhöhen die Transparenz . Alle Benutzer können einen öffentlichen Kanal anzeigen und ihm beitreten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle an einem Projekt, Thema oder Team beteiligten Personen Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Mit privaten Kanälen können Sie vertrauliche Inhalte auf Benutzer Ihrer Wahl beschränken. Nur ein bestehendes Mitglied kann einen anderen Benutzer zu einem privaten Kanal einladen.

Kanalinformationen

Wenn Sie einen neuen Kanal erstellen, können Sie Folgendes auswählen:

- ihr Name

Es kann später bearbeitet werden.

- seine URL

Standardmäßig wird der Name des Kanals verwendet, aber Sie können ihn auch mit Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkten, Bindestrichen und Unterstrichen ändern – später auch änderbar.

- sein privater oder öffentlicher Status

Danach kann es nur noch von „Öffentlich“ auf „Privat“ geändert werden (siehe unten).

- seine Beschreibung 

Die Beschreibung hilft dabei, festzulegen, wie dieser Kanal verwendet werden soll. Dieser Text erscheint in der Liste der Kanäle im Menü „Mehr…“ und gibt Benutzern einen Hinweis darauf, ob sie dem Kanal beitreten sollen oder nicht.

Sobald der Kanal erstellt ist, können Sie noch Folgendes definieren:

- eine Kopfzeile

Konvertieren Sie einen öffentlichen Kanal in einen privaten Kanal

So wandeln Sie einen öffentlichen Kanal in einen privaten Kanal um:

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den öffentlichen Kanal
2. Klicken Sie dann oben in der Diskussion auf den Kanaltitel
3. Wählen Sie „Konvertieren“ .
   

Die Geschichte und Mitgliedschaft der Mitglieder bleibt erhalten; Öffentlich freigegebene Dateien bleiben für jeden zugänglich, der über den Link verfügt. Die Änderung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verlassen oder archivieren Sie einen Kanal

Sie können einen Kanal jederzeit verlassen (mit Ausnahme des Hauptkanals mit dem Titel „ Allgemein“ ), indem Sie auf das Aktionsmenü rechts neben dem betreffenden Kanal (in der linken Seitenleiste) klicken:

Wenn Sie einen privaten Kanal verlassen, müssen Sie erneut eingeladen werden, um ihm erneut beizutreten.

Wenn Sie einen öffentlichen Kanal verlassen, verlassen Sie ihn sofort, können ihm aber jederzeit beitreten, indem Sie ihn einfach über seinen Namen in der Suche finden.

Archivieren oder löschen Sie den Kanal

So archivieren Sie einen Kanal:

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Kanal
2. Klicken Sie dann oben in der Diskussion auf den Kanaltitel
3. Wählen Sie Archiv

Ein archivierter Kanal wird nicht mehr auf Ihr verfügbares Kanalkontingent angerechnet.

Um den Kanal zu löschen , müssen Sie ein kSuite-Administrator sein.

Lesezeichen

Um einen Kanal zu Ihren Favoriten zu machen, klicken Sie einfach auf den Stern oben im Kanal.

In der linken Seitenleiste erscheint ein neues Favoritenmenü mit allen von Ihnen favorisierten Elementen (gilt nur für Ihren Benutzer).

Schalten Sie einen Kanal stumm

Sie können Benachrichtigungen von einem Kanal ausblenden:

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Kanal
2. Klicken Sie dann oben in der Diskussion auf den Kanaltitel
3. Wählen Sie „Stumm“ .

Nach Kategorien organisieren

Durch Klicken auf die Schaltfläche „+“ in der linken Seitenleiste von kChat können Sie eine oder mehrere Kategorien hinzufügen , in denen Sie Elemente (Kanal, Kontakt usw.) platzieren können:

Ziehen Sie dann den gewünschten Kanal in die erstellte Kategorie (gilt nur für Ihren Benutzer).

Chat-Kanal von Benutzer zu Benutzer

Persönliche Nachrichten sind direkte Gespräche zwischen zwei oder mehr Personen, die außerhalb von Kanälen  stattfinden .

Jeder Benutzer einer Organisation kann frei persönliche Nachrichten erstellen, deren Inhalt nur für die betroffenen Personen sichtbar ist.

Infomaniak ist ein nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziertes Schweizer Unternehmen, das der DSGVO entspricht. Unser Hauptziel ist es, die Sicherheit und Vertraulichkeit der uns anvertrauten Daten zu gewährleisten. Es gibt viele Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Kommunikation mit kChat zu gewährleisten:

• Mit dem Infomaniak Manager können Sie prüfen, ob die Benutzer Ihres Unternehmens die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben
• gespeicherte und übertragene Daten werden ebenso wie die von Infomaniak automatisch durchgeführten Backups verschlüsselt
• die Daten werden in der Schweiz in Rechenzentren gehostet, die exklusiv von Infomaniak entwickelt und verwaltet werden

• Sie erhalten nur Nachrichten von Ihren Mitarbeitern oder externen Benutzern, die Sie genehmigt haben
• Sie können private Kanäle erstellen, um vertrauliche Informationen auf bestimmte Personen zu beschränken
• Sie kontrollieren dauerhaft die Zugriffsrechte der Benutzer, die auf kChat zugreifen können