Ce guide expliquer comment ajouter, modifier, retirer des utilisateurs d'une Organisation au sein du Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
  • Un éventuel collaborateur ayant également accès à votre Organisation n'aura pas la possibilité de modifier des coordonnées depuis son compte restreint.

Ajouter un nouvel utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• ajouter un nouvel utilisateur.
  • Il peut s'agir d'une personne totalement externe à Infomaniak,
  • ou possédant déjà son propre compte utilisateur Infomaniak qu'il pourra s'il le souhaite réutiliser en l'étendant à votre Organisation.

Lors de l'ajout vous pourrez:

• spécifier son rôle au sein de l'Organisation,
• les produits auxquels il aura accès,
• ainsi que les préférences de contact administratif.

Retirer un utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• retirer un ou plusieurs utilisateurs,
• ou quitter par vous-même une Organisation à laquelle vous appartenez.

Modifier les permissions/droits d'un utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• modifier le rôle d'un autre utilisateur,
• gérer les produits auxquels il a accès,
• ainsi que les préférences de contact administratif que ce soit les vôtres ou celles des autres.

Remplacer un responsable légal

Pour modifier le responsable légal d'une Organisation sur le Manager, il est nécessaire de retirer l'utilisateur qui a le rôle de responsable légal, ce qui implique de nommer au préalable un nouveau responsable légal (en effet, il est impossible de retirer un responsable légal s’il n’y a pas d’autre responsable légal pour l'Organisation).

Gérer les utilisateurs en équipe de travail

Vous pouvez organiser les utilisateurs de l'Organisation au sein d'équipes de travail.

La manière la plus simple de gérer vos e-mails est d'utiliser l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de mail avec d'autres utilisateurs.
• Gestion unifiée de toutes vos adresses mail Infomaniak.
• Filtre anti-spam et antivirus professionnel en entrée et en sortie.
• Tri automatique des messages entrants (filtres).
• Envoi de pièces jointes volumineuses.
• Sauvegardé en permanence.
• Partage kDrive.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Mail Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Si nécessaire, rattachez les adresses mail à gérer avec Mail Infomaniak.

Que souhaitez-vous faire ensuite ?

1. Accéder aux options de l'app
2. Modifier le mot de passe d'une adresse mail depuis Mail
3. Restaurer des e-mails effacés
4. Ajouter une signature
5. Créer une adresse mail chez Infomaniak
6. Inviter un utilisateur à consulter une adresse mail
7. Modifier les droits d'un utilisateur
8. Synchroniser vos appareils (e-mails et/ou contacts et agendas)

Ce guide détaille les limitations propres à l'offre my kSuite et les avantages de l'offre my kSuite+.

Limites my kSuite uniquement

L'offre my kSuite impose certaines limites que my kSuite+ n'impose pas…

Mail, contacts & calendriers

• Espace disque limité à 20 Go de stockage pour les e-mails.
• Pas de mode avancé dans les règles de tri des messages.
• Signature "my kSuite" imposée.
• Pas de lien de partage d'e-mail.
• 1 seul carnet d'adresses, 1 seul calendrier.
• E-mails, contacts et calendriers sauvegardés jusqu'à 7 jours en arrière (30 pour my kSuite+).

kDrive

• 1 seule boite de dépôt kDrive.
• 25 liens de partage kDrive (et sans paramétrage de durée, mot de passe…).
• Conservation des versions précédentes de vos fichiers: 30 versions sur 30 jours (60 sur 120 jours pour my kSuite+, dont certaines à vie).
• Corbeille de 30 jours (60 pour my kSuite+).
• Aucunes statistiques.
• Aucune édition/signature des fichiers PDF.

kMeet

• 50 participants max. à une visioconférence (100 pour my kSuite+).

Limitation des offres my kSuite & my kSuite+

Cliquez sur les liens ci-dessous pour connaitre les détails:

• Offre limitée à une adresse par compte (liée à un numéro de téléphone européen).
• Uniquement disponible pour les pays d'Europe / OCDE (listés ci-dessous).
• Obligation d'indiquer un numéro de téléphone portable valide pour confirmer l'inscription.
• Nombre limité d'envois d'e-mails journaliers, de redirections mail et de destinataires uniques par message.
• Aucune création possible d'alias pour votre messagerie.
• Pas de signature mail personnalisable.
• Mise en attente d'un e-mail et envoi programmé: fonctionnalités restreintes (sans personnalisation) sur my kSuite et personnalisables avec my kSuite+.
• 15 Go de stockage Cloud avec my kSuite, 1/2/6/12 To avec my kSuite+.

L'inscription my kSuite / my kSuite+ est possible en:

1. Allemagne
2. Australie
3. Autriche
4. Belgique
5. Canada
6. Chili
7. Colombie
8. Corée du Sud
9. Costa Rica
10. Danemark
11. Espagne
12. Estonie
13. États-Unis
14. Finlande
15. France
16. Grèce
17. Guadeloupe
18. Guyane française
19. Hongrie
20. Irlande
21. Islande
22. Israël
23. Italie
24. Japon
25. Lettonie
26. Lituanie
27. Luxembourg
28. Martinique
29. Mayotte
30. Mexique
31. Monaco
32. Nouvelle-Calédonie
33. Nouvelle-Zélande
34. Norvège
35. Pays-Bas
36. Pologne
37. Polynésie française
38. Portugal
39. République tchèque
40. Réunion
41. Royaume-Uni
42. Saint-Barthélemy
43. Saint-Martin
44. Saint-Pierre-et-Miquelon
45. Slovaquie
46. Slovénie
47. Suède
48. Suisse
49. Territoires français du Sud
50. Turquie
51. Wallis-et-Futuna

Offre my kSuite+

L'offre my kSuite+ permet d'envoyer davantage de messages par jour à un plus grand nombre de destinataires uniques en une fois.

Pour vous aider à identifier l’offre my kSuite / kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Pour des envois d'e-mails à un grand nombre de destinataires, il existe un outil de Newsletter.

Infomaniak améliore continuellement ses produits et son service client en priorisant vos suggestions partagées via le support, les réseaux sociaux ou le Web. Ces suggestions sont ensuite discutées lors des réunions du service concerné.

Apporter un feedback sur...

SERVICE INFOMANIAK	FR	EN	DE	IT	ES
DOMAIN [ ☍ ]
HOSTING / Site Creator [ ☍ ]
CLOUD SERVER [ ☍ ]
PUBLIC CLOUD [ ☍ ]
JELASTIC CLOUD [ ☍ ]
SYNOLOGY [ ☍ ]
HOUSING [ ☍ ]
SWISS BACKUP [ ☍ ]
kSuite / my kSuite [ ☍ ]
MAIL [ ☍ ]
app MAIL iOS [ ☍ ]
app MAIL Android [ ☍ ]
kDrive [ ☍ ]
CALENDAR [ ☍ ]
CONTACTS [ ☍ ]
NEWSLETTER [ ☍ ]
SWISSTRANSFER‍ [ ☍ ]
STREAMING RADIO [ ☍ ]
STREAMING VIDEO [ ☍ ]
VOD / AOD [ ☍ ]
GUEST MANAGER‍ [ ☍ ]
kChat [ ☍ ]
kMeet [ ☍ ]

Le support Infomaniak se tient également à votre disposition par e-mail, chat ou téléphone en cas de besoin.

Ce guide vous présente les avantages de kSuite (Standard, Pro, Entreprise), la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

P‍réambule

• kSuite simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique.
  • Elle intègre aussi une gestion avancée des utilisateurs de toutes les applications dont vous avez besoin pour collaborer en ligne.
  • Vous choisissez le nom de domaine et kSuite s'établit ensuite en fonction de vos besoins en nombre d'utilisateurs et d'espace de stockage.
• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment mais il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre Organisation.
  • Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre.
• Pour vous aider à identifier l’offre kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Choisir kSuite plutôt que les apps standalone

La question de choisir kDrive et/ou Mail séparément plutôt que kSuite peut en effet se poser. 

kSuite est plus économique, simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe tous vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique. L'offre est recommandée à partir du moment où vous possédez ou souhaitez un nom de domaine qui lui sera associé.

Elle intègre aussi une gestion avancée et unifiée des utilisateurs et des équipes, ainsi que kChat qui ne peut pas être commandée séparément. 

Voici d'autres points:

• 1 seule facture
• carnet d'adresses & calendrier dynamique pour l'Organisation
• stockage disque plus important (par utilisateur)
• Custom Brand offert avec kSuite Entreprise

En résumé, choisir cette collection d'outils Web plutôt que les applications individuelles présente des avantages en termes d'intégration, de gestion simplifiée, de collaboration en temps réel, d'accessibilité multiplateforme et de flexibilité. Ces avantages peuvent améliorer votre efficacité, votre productivité et votre expérience utilisateur globale. 

Les produits inclus dans kSuite

Sur votre interface ksuite.infomaniak.com vous accédez à:

Créer, communiquer, planifier, collaborer, partager…

• kChat
• Un Service Mail (même si vous possédez déjà un Service Mail)
• Calendar
• kDrive (même si vous possédez déjà un kDrive)

Et aussi:

• Contacts
• kMeet
• Swisstransfer
• kPaste
• Chk

Management

• L'interface Manager avec Custom Brand inclus ou en option selon l'offre

Vous êtes Partenaire ou souhaitez le devenir afin de revendre kSuite?

Ce guide concerne kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 

Préambule

• 1 seule kSuite est possible par Organisation !
  • Créez plusieurs Organisations (en conservant votre compte Infomaniak et en passant d'une Organisation à l'autre) pour gérer plusieurs kSuite.
  • Attention une kSuite ne peut être transférée d'une Organisation vers une autre!

Administrer kSuite

• Lier un nom de domaine à kSuite
• Lier un nom de domaine supplémentaire à kSuite
• Transformer en kSuite des produits existants (ou les dissocier)
• Déterminer le quota utilisateur
• Comprendre le stockage des données liées à kSuite
• Obtenir un site Web
• Modifier une offre kSuite existante

Utiliser kSuite

• Découvrir kSuite et ses produits inclus
• Découvrir les espaces kSuite
• Gérer statut et présence sur kSuite

Chaque produit inclus dans kSuite possède ses guides dans les rubriques kChat, kMeet, kDrive, etc. que vous trouverez sur https://faq.infomaniak.com.

Vous pouvez également entrer le nom du produit recherché:

Une question ou un feedback ?

• Pour vous aider à identifier l’offre my kSuite / kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.
• En cas de problème, merci de consulter la base de connaissances avant de prendre contact avec le support.
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak.

Ce guide concerne le service Infomaniak chk.me, une plateforme disponible avec kSuite, conçue pour simplifier la création et le partage de liens courts et de codes QR. 

Préambule

• Chk.me s'avère particulièrement utile pour les professionnels du marketing, les organisateurs d'événements ou toute personne cherchant à diffuser efficacement des informations via des liens simplifiés.
• Ce service permet non seulement de raccourcir des URL pour les rendre plus maniables mais offre aussi la possibilité de générer des codes QR associés, facilitant ainsi l'accès à des sites Web, des promotions, ou des documents en ligne depuis des supports physiques.
• Pour utiliser Infomaniak Chk, la création d'un compte Infomaniak est indispensable.

Liens raccourcis et codes QR

Voici les limites du nombre de création de nouveaux éléments par mois, en fonction de la version kSuite souscrite:

kSuite Standard 1 utilisateur max. = 20 | kSuite Standard 2 utilisateurs min. = 20 | kSuite Pro = 100 | kSuite Entreprise = 500

Quelle que soit l'offre souscrite, la durée de validité d'un lien créé peut être défini entre 7 jours, 30 jours, 6 mois, 1 an, et à vie.

La manière la plus simple de gérer vos calendriers / agendas est d'utiliser l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de calendriers avec d'autres utilisateurs.
• Sauvegardé en permanence.
• Synchronisation de calendriers (+ tâches) entre appareils.
• Pièce jointe / kDrive.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Calendar Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser les calendriers sur tous vos appareils
2. Personnaliser l'affichage de l'app
3. Afficher les jours fériés
4. Créer une tâche
5. Planifier une réunion
6. Créer un évènement unique
7. Créer un évènement récurrent
8. Créer un rappel d'évènement
9. Gérer des réservations de salles
10. Imprimer un calendrier
11. Importer un calendrier
12. Exporter un calendrier
13. Partager un calendrier
14. Partager publiquement un calendrier
15. Restaurer des évènements effacés
16. Ajouter un fichier joint à un évènement
17. Définir par défaut un calendrier sur l'app
18. Créer une app desktop (à partir de l'app Web Calendar p.ex) depuis Chrome

Une question ou un feedback ?

• Contactez le support Infomaniak
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak

La manière la plus simple de gérer vos contacts / carnets d'adresses est d'utiliser l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs.
• Sauvegardé en permanence.
• Synchronisation de vos contacts entre appareils.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Contacts Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser les contacts & calendriers sur tous vos appareils
2. Gérer les contacts
3. Gérer les doublons
4. Importer des contacts
5. Exporter des contacts
6. Grouper des contacts
7. Copier ou déplacer des contacts
8. Restaurer des contacts
9. Partager un carnet d'adresses

Une question ou un feedback ?

• Contactez le support Infomaniak
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak

Ce guide explique comment accéder depuis vos appareils à vos carnets d'adresses Infomaniak et calendriers / agendas Infomaniak.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur la synchronisation de vos e-mails.

Préambule

• L'app Web Contacts (gestion de vos carnets d'adresses Infomaniak pour tous vos contacts professionnels et personnels) et l'app Web Calendar (gestion de vos calendriers / agendas Infomaniak pour tous vos évènements et rendez-vous) peuvent être synchronisées pour que leur contenu (hébergé sur les serveurs Infomaniak) apparaisse sur vos appareils personnels.
• Si vos contacts & calendriers actuels ne sont pas encore gérés au sein de ces applications Infomaniak, il faudra au préalable importer vos données pour que la synchronisation puisse fonctionner par la suite.
• Les calendriers suggérés peuvent également être synchronisés avec vos appareils mobiles et desktop.
• Le calendrier des anniversaires (calendrier qui affiche les dates d'anniversaire de vos contacts lorsque la date est renseignée sur leur fiche du carnet d'adresses) n'est visible qu'au travers de calendar.infomaniak.com et ne peut être synchronisé avec des outils CalDAV.

Synchroniser contacts & calendriers (CardDAV/CalDAV)

Cliquez ici pour ouvrir l'assistant Infomaniak afin de configurer la synchronisation de vos appareils (macOS, Windows, Linux, Android, iOS) et logiciels/clients de messagerie courants (Outlook, Microsoft 365, Thunderbird, Apple Mail, eM Client, etc.).

Guides spécifiques

OS	Application à synchroniser
	Outlook via CalDav Synchronizer (Windows)
	Contacts & Calendriers (macOS)
	Contacts & Calendriers (iOS: iPhone, iPad, etc.)
	Contacts & Calendriers via kSync (Android: Huawei, Samsung, Sony, etc.)
	Google Calendar via kSync
+++	Mozilla Thunderbird

 Vous pouvez également transformer l'app Web Calendar ou Contacts Infomaniak en vraie application à utiliser sur votre appareil.

Ce guide concerne l'app mobile kCheck (application pour smartphone ou tablette iOS / Android), créée pour simplifier les procédures de vérification d'identité et renforcer la sécurité de votre compte Infomaniak.

Préambule

• Pour des raisons de sécurité, afin de garantir l’identité de la personne effectuant une demande spécifique auprès d'Infomaniak, une procédure de vérification d’identité peut se déclencher dans les cas suivants (liste non exhaustive):
  • oubli d’un mot de passe utilisateur
  • oubli d’une adresse mail de connexion
  • désactivation de la double authentification (2FA)
  • déblocage d’un compte Infomaniak
  • lors du premier reversement de recettes pour le produit Billetterie
  • lors de la commande d’un produit (suspicion de spam ou escroquerie, nom de marque, etc.)
• Cette application vous permet de transférer en toute sécurité les éléments demandés.
• Infomaniak respecte votre vie privée: les informations transmises via l’application kCheck seront conservées jusqu’au traitement complet de votre dossier ; elles seront dans tous les cas automatiquement supprimées après 72 heures en cas de non traitement de cette demande.

Débuter la vérification d’identité

Prérequis

• Un code QR ou un lien fourni par Infomaniak.
• L'app mobile kCheck installée sur votre appareil iOS (iPhone, etc.) ou Android.
• Une connexion Internet sur l'appareil mobile.

Vous pouvez ensuite faire vérifier votre identité avec kCheck:

1. Lancez l’app kCheck sur votre mobile.
2. Appuyez sur Commencer.
3. Appuyez sur Scanner un QR code.
4. Pointez à l’aide de la caméra le QR code fournit.
5. Saisissez votre numéro de téléphone mobile.
6. Entrez le code de confirmation reçu.
7. Autorisez la géolocalisation (obligatoire pour continuer la procédure).
8. Sélectionnez le type de pièce d’identité en votre possession (carte d’identité ou passeport).
9. Suivez les étapes pour photographier votre pièce d’identité.
10. Prenez un selfie (de vous) avec votre pièce d’identité dans la main devant vous.

Vos documents seront ensuite transmis de manière sécurisée au support Infomaniak. Ces demandes sont traitées en priorité avec un temps de réponse moyen de 2 heures pendant les heures d’ouverture.

Si votre commande est bloquée...

Pour des raisons de sécurité, il arrive que certaines commandes soient automatiquement bloquées.

Au moment de votre commande un e-mail est envoyé à l'adresse mail de connexion de votre compte Manager Infomaniak. Cet e-mail contient la procédure de déblocage de votre commande. Dans le cas où vous ne le retrouvez pas, il est possible de vous le renvoyer depuis votre Manager en cliquant sur Renvoyer la procédure depuis le bandeau rouge‍ vous informant du blocage.

Prérequis

• Ouvrir l'e-mail contenant la procédure de déblocage.
• L'app mobile kCheck installée sur votre appareil iOS (iPhone, etc.) ou Android.
• Une connexion Internet sur l'appareil mobile.

Vous pouvez ensuite débuter la procédure de déblocage avec kCheck:

1. Lancez l’app kCheck sur votre mobile.
2. Appuyez sur Commencer.
3. Appuyez sur Scanner un QR code.
4. Scannez le code QR présent dans l'e-mail.
5. Suivez la procédure de déblocage jusqu'au bout.

Cas particuliers

• Sans réaction de votre part dans un délai de 10 jours, la commande est automatiquement annulée et le paiement intégralement remboursé sur le moyen de paiement utilisé.
• Dans le cas où vous n'auriez pas d'appareil mobile pour suivre cette procédure, contactez le support Infomaniak.

L'app mobile Infomaniak kSync est une solution gratuite proposée par Infomaniak qui permet de synchroniser les contacts, calendriers/agendas et tâches de vos appareils mobiles Android (Samsung, Huawei, Google Pixel, etc.) avec les outils proposés par Infomaniak:

• contacts.infomaniak.com pour la gestion des contacts / carnets d'adresses
• calendar.infomaniak.com pour la gestion des calendriers / agendas

Préambule

• Configurer une synchronisation au niveau des mails ne signifie pas que les contacts & calendriers seront également synchronisés!
  • La messagerie se synchronise via le protocole IMAP tandis que vos contacts & calendriers peuvent être synchronisés avec les protocoles CardDAV et CalDAV.
• Et pour faciliter cette synchronisation sur appareils Android, il est recommandé d'installer kSync.
• Sur iOS (iPhone, iPad, etc.) utilisez un profil Apple, à télécharger depuis l'assistant de configuration.
• Microsoft possède son propre format qui n'est pas directement compatible avec CardDAV et CalDAV ; par conséquent il n'est pas possible sur l'app Outlook mobile de synchroniser des contacts & calendriers avec Infomaniak (PS: une solution payante et non testée existe ici).
  • Pour synchroniser Outlook sur ordinateur prenez connaissance de cet autre guide.

Que souhaitez-vous faire ?

• Télécharger et installer kSync sur appareil Android
• Configurer kSync
• Utiliser kSync pour synchroniser Google Calendar
• Ajouter un nouveau carnet d'adresses ou calendrier depuis kSync
• Synchroniser les tâches entre Mail Infomaniak et vos appareils Android
• Forcer la synchronisation de kSync
• Générer un mot de passe spécifique en cas de double authentification activée

Ce guide explique comment modifier le rôle et les permissions d'un utilisateur afin que ce dernier ait uniquement un statut légal restreint ou accès à seulement certaines fonctionnalités de votre Organisation présente dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Vous pouvez définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit avoir le rôle de:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Modifier les droits/permissions d'un utilisateur

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Attention, il est uniquement possible d'attribuer le rôle de responsable légal si vous avez vous-même ce rôle dans l'Organisation.
• Prendre connaissance des différentes permissions (droit d'accès aux produits par exemple) et préférences de contact administratif d'un utilisateur au sein d'une Organisation.

Pour modifier le rôle d'un utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier le rôle:
   
4. Modifiez le rôle souhaité.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous attribuez à l'utilisateur un rôle de simple collaborateur…

… vous pourrez modifier les services auxquels il pourra accéder ; prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide concerne kSync qui permet de créer directement un nouvel agenda ou un nouveau carnet d'adresses depuis un appareil Android.

Créer un calendrier ou un carnet d'adresses depuis l'app

Pour cela:

1. Ouvrez l'app mobile kSync sur l'appareil Android.
2. Une fois connecté, cliquez sur le menu d'action ⋮ situé en haut à droite.
3. Appuyez sur Créer un nouveau carnet d'adresse / Agenda.
4. Renseignez le nom du carnet ou de l'agenda et une couleur.
5. Décochez la case Notes / Journal:
   
6. Cliquez sur Créer en haut de l'interface.

Cliquez si nécessaire sur l'icône pour rafraichir la liste, votre nouvel élément apparait dans la liste:

Votre service sera ensuite synchronisé avec l'app Web correspondante, ici Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com):

Ce guide vous concerne si vous êtes à la recherche d'une offre complète de messagerie & de stockage collaboratif de données. Il a pour objectif de vous aider à mieux comprendre les différentes suites de produits Infomaniak lorsque vous hésitez ou ne savez pas laquelle choisir…

Les différentes offres en résumé

Voici un résumé des différentes formules (hors offres d'hébergements Web):

Suites gratuites ou payantes

Infomaniak propose plusieurs solutions de messagerie avec ou sans outils collaboratifs supplémentaires:

1. Un Service Mail est le nom donné au service de messagerie créé par Infomaniak en Suisse. Vous pouvez commander un Service Mail indépendamment de kSuite.
2. kSuite est une collection de services Infomaniak qui englobe notamment un Service Mail et s'articule autour d'un nom de domaine personnel.
3. my kSuite et my kSuite+ sont des versions limitées de kSuite, ne nécessitant pas de nom de domaine, et qui peuvent également tout à fait convenir à vos besoins en terme de messagerie.

Coût des offres de messagerie simples

Cette messagerie peut être…

• … gratuite si vous vous contentez d'une adresse avec un nom de domaine générique (ce qui vient après l'arobase @), imaginé par Infomaniak (etik.com, ik.me, ikmail.com) en prenant my kSuite (my kSuite+ débloque certaines limitations de my kSuite)
• … à très bas coût si vous vous contentez d'une voire deux adresses mail gratuites sur un nom de domaine que vous payez (il existe des noms de domaine à moins de 5 CHF/€ par an, ce sera vos seuls frais et cela permet de personnaliser vos adresses mail) en commandant:
  • soit l'offre Starter (1 seule adresse mail)
  • soit l'offre kSuite Standard 1 utilisateur (2 adresses mail pour l'utilisateur)

Besoin d'un grand nombre d'adresses ?

Si vous avez besoin de plusieurs adresses mail sur le même domaine, alors il est recommandé de commander un Service Mail seul (5 adresses mail minimum) ou kSuite qui existe en 3 versions différentes:

• Standard (2 utilisateurs ou plus)
• Pro
• Entreprise

Le point commun à toutes les offres Mail est que vous devez posséder un compte utilisateur auprès d'Infomaniak (un identifiant de connexion sous forme d'adresse mail, ainsi qu'un mot de passe) qui vous conduira vers votre Organisation dans laquelle se trouvera votre messagerie.

Outils supplémentaires (kDrive…)

Si vous choisissez une Suite (kSuite ou my kSuite / my kSuite+), ce compte utilisateur vous conduira vers votre Organisation dans laquelle se trouvera la suite d'outils, donc votre messagerie mais également kDrive, kChat etc.

Cliquez sur les liens pour obtenir les tableaux comparatifs détaillant toutes les fonctionnalités disponibles selon la formule:

1. kDrive peut s'obtenir en créant un compte my kSuite ou my kSuite+.
2. kDrive peut s'obtenir de façon indépendante en 3 versions différentes:
   1. Solo (1 utilisateur max.)
   2. Team (6 utilisateurs fixes)
   3. Pro (3 utilisateurs min.)
3. kDrive peut s'obtenir si vous souscrivez (gratuitement ou par un abonnement payant) à kSuite qui existe en 3 versions différentes:
   1. Standard
   2. Pro
   3. Entreprise

Vous souhaitez rejoindre Infomaniak ?

Prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique le fonctionnement des rappels et alertes d'évènements sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Ajouter un rappel ou une alerte à un évènement

Pour ajouter un rappel à un évènement (un rendez-vous p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Nouvel évènement pour créer un nouveau rendez-vous ou cliquer sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez sur Afficher plus de champs:
   
4. Cliquez sur Ajouter un rappel pour le configurer:
   
   

Vous pouvez être notifié par 3 canaux différents:

1. Par une notification du navigateur: le rappel sera affiché par une notification gérée par votre navigateur Web, pour autant que Mail soit connecté ; c'est également l'option à choisir si vous synchronisez votre agenda avec votre téléphone pour recevoir une alerte sur votre appareil.
2. Par un mail: le rappel sera envoyé par mail au moment choisi.
3. Par un système de discussion comme kChat: le rappel sera envoyé dans le fil de discussion choisi.

Les éventuels invités à un évènement ne seront pas notifiés par les rappels/relances.

Ajouter une relance à un rappel

Pour ajouter une relance à un rappel existant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez l'icône crayon ✎ pour éditer l'évènement:
   
4. Choisissez la fréquence des relances (chaque heure, chaque semaine, etc.)…
5. Cliquez sur le bouton bleu Valider:
   

Ce guide explique comment ajouter un simple nouvel évènement unique sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Pour créer un évènement récurrent / évènement revenant régulièrement, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour planifier/agender une réunion entre plusieurs utilisateurs et trouver le meilleur créneau, prenez connaissance de cet autre guide concernant l'assistant de prise de rendez-vous.

Ajouter un nouvel évènement

Pour planifier un évènement unique dans un calendrier géré par Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Remplissez les différents champs les plus importants, comme le titre (sujet), la date/heure ou durée, les participants éventuels (lire plus bas), le lieu, l'agenda concerné, la couleur de l'évènement…
4. Cliquez sur le bouton vert afin d'ajouter un lien kMeet si l'évènement correspondant à une réunion entre plusieurs personnes.
5. Affichez des champs supplémentaires en cliquant sur AFFICHER PLUS DE CHAMPS en bas à droite (et certains de ces champs peuvent être repris automatiquement lors d'éventuelle relance).
6. Cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter l'évènement au calendrier sélectionné.
   
    

Vous pouvez également cliquer directement sur le calendrier pour ajouter un nouvel évènement, en faisant glisser le pointeur de la souris sur une période horaire désirée.

Pour ajouter une pièce jointe issue de kDrive à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Pour ajouter des rappels à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Ajouter des participants à l'évènement

Pour inviter des utilisateurs, ajoutez leur nom ou adresse mail lors de la création de l'évènement ou par la suite:

Vous serez informé de leur présence ou de leur refus s'ils suivent la procédure qui leur est envoyée par mail à la création de l'évènement.

Toute mise à jour d'un évènement planifié est également envoyée par mail à tous les participants.

Trouver automatiquement le meilleur horaire entre participants

Avant la création de l'évènement et donc avant que les invitations ne soient envoyées aux participants, il est possible de déterminer le meilleur horaire qui convient à tous en fonction des disponibilités de chacun (autres rendez-vous inscrits dans leurs agendas p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Choisissez une date et heure qui vous conviendrait pour l'évènement.
4. Ajoutez les participants.
5. Cliquez sur le menu déroulant en-dessous des participants pour trouver l'heure immédiatement disponible pour tous les participants la plus proche de l'heure souhaitée initialement:
   

Dans l'exemple ci-dessus, 10h ne convient pas pour un rendez-vous d'une heure car Jean Dupont a déjà un rendez-vous planifié dans son agenda à 10h45 donc le système propose 11h45, l'heure la plus proche où tous les participants seront disponibles.

Une astérisque * à côté d'un participant signifie que les disponibilités de l'utilisateur sont inconnues car…

• … soit la personne invitée par son adresse mail n'est pas un utilisateur Infomaniak: aucun compte utilisateur n'existe avec l'adresse mail spécifiée…
• … soit la personne invitée ne partage pas ses disponibilités: elle ne partage pas son calendrier au moins en lecture avec l'organisateur du rendez-vous ou n'a pas transféré son calendrier dans au moins une des Organisations de l'organisateur…

Salle de réunion

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des salles de réunions qu'il est possible de préconfigurer pour lier un évènement à un emplacement de ce type.

Merci de choisir la personnalisation de votre compte avec Custom Brand !

En option avec n'importe quelle offre Infomaniak ou inclus avec kSuite Entreprise, découvrez cet outil de personnalisation afin de rendre unique vos adresses Web, d'ajouter un logo ou un diaporama d'image sur votre page de connexion à votre Organisation Infomaniak.

Prérequis

• Posséder un nom de domaine dont l'extension est supportée par Infomaniak - à noter que cela fonctionne également avec un sous-domaine.
• Héberger votre nom de domaine chez Infomaniak (transférez-le vers Infomaniak si nécessaire).

Guides de personnalisation Custom Brand

• Personnaliser les URL et l'interface / désactiver Custom Brand
• Résoudre un problème:
  • vérification du domaine associé
  • blocage du domaine associé

Personnaliser vos adresses Web avec votre domaine

Personnaliser l'interface de votre Organisation

Les options d'interface suivantes sont modifiables depuis votre espace:

• Ajout de votre logo dans l'interface de votre Organisation.
• Ajout d'un panorama de 3 images sur la page de connexion.
• Modification de la couleur du texte et du bouton de la page de connexion.
• Personnalisation de pages kDrive.

Ce guide vous présente les espaces kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 

Préambule

• Les espaces comportent les accès aux applications de la kSuite.
• On y gère également son statut et sa présence afin de collaborer plus efficacement avec les autres utilisateurs de la kSuite.
• Des composants (widgets) reprennent les informations importantes de vos apps kSuite, comme les salles de réunion par exemple.
• Il est aisé de passer d'une application à l'autre en restant sur une seule fenêtre du navigateur.
• De la même façon que sur le Manager directement, vous pouvez passer d'un espace kSuite lié à une Organisation, à un autre espace ; si vous possédez my kSuite, elle sera toujours proposée en premier.

Naviguer au sein d'un espace kSuite

Pour accéder à un espace kSuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'espace kSuite de votre Organisation.
2. Cliquez sur les icônes dans le menu latéral gauche pour accéder aux applications de la kSuite, comme kChat ou kDrive.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné pour accéder aux actions avancées:
   
   • Il est notamment possible d'ouvrir l'app sélectionnée dans un panneau latéral (B) afin d'avoir 2 apps côte à côte:
     

En savoir plus

• Guide de démarrage kSuite
• Devenir partenaire et revendre kSuite
• Faire évoluer un kDrive existant vers une nouvelle kSuite

Infomaniak met un point d'honneur à sécuriser les données grâce à une approche intégrale et diversifiée de la sécurité. Pour les lanceurs d'alerte, l'entreprise a mis en place un dispositif interne permettant de signaler des irrégularités en toute sécurité et anonymat, sans crainte de représailles. Ce mécanisme de protection est connu et accessible à tous les employés, renforçant ainsi la transparence et la responsabilité au sein de l'organisation.

Délais de traitement

Infomaniak démontre son engagement avec des mesures concrètes et efficaces pour protéger ceux qui signalent des anomalies. L'entreprise s'engage à traiter chaque signalement effectué via son formulaire d'abuse dans des délais définis afin d'assurer une réactivité optimale et maintenir la confiance de ses utilisateurs.

Pour garantir un traitement efficace et transparent, Infomaniak a établi un processus structuré avec des échéances précises:

1. Elle s'engage à accuser réception de tous les signalements dans les 24 heures suivant leur soumission, permettant ainsi aux déclarants de confirmer que leur demande a bien été prise en compte par les équipes techniques compétentes.
2. Dans un second temps, l'entreprise réalise une évaluation préliminaire sous 5 jours ouvrables pour déterminer la recevabilité du signalement et identifier les ressources nécessaires à son traitement. Cette phase permet de classifier le niveau de priorité et d'orienter le dossier vers les équipes spécialisées appropriées.
3. Lorsqu'une investigation s'avère nécessaire, Infomaniak conduit une analyse approfondie sous un délai maximal de 30 jours ouvrables, selon la nature et la complexité du cas signalé. Cette période permet aux équipes de sécurité de mener les vérifications techniques requises, de collecter les preuves nécessaires et d'évaluer l'impact potentiel de la situation rapportée.
4. Enfin, l'entreprise s'engage à finaliser l'analyse et mettre en œuvre les actions correctives appropriées sous un délai de 60 jours ouvrables lorsque cela est techniquement possible.

Cette dernière étape inclut la mise en place de mesures préventives, la communication des résultats aux parties concernées et le suivi des recommandations émises pour éviter la récurrence des problèmes identifiés.