Ce guide expliquer comment ajouter, modifier, retirer des utilisateurs d'une Organisation au sein du Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
  • Un éventuel collaborateur ayant également accès à votre Organisation n'aura pas la possibilité de modifier des coordonnées depuis son compte restreint.

Gérer les utilisateurs de l’Organisation

Ajouter un nouvel utilisateur

• En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur.
  • Il peut s'agir d'une personne totalement externe à Infomaniak ou possédant déjà son propre compte utilisateur Infomaniak qu'il pourra s'il le souhaite réutiliser en l'étendant à votre Organisation.
• Vous pourrez en outre définir ses permissions (droit d'accès aux produits p.ex) ainsi que ses préférences de contact administratif lors de l'ajout.

Retirer un utilisateur

• En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez retirer un ou plusieurs utilisateurs.
• Vous pouvez également quitter par vous-même une Organisation à laquelle vous appartenez.

Modifier les permissions/droits d'un utilisateur

• En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez modifier les permissions (droit d'accès aux produits p.ex) ainsi que les préférences de contact administratif que ce soit les vôtres ou celles des autres.

Remplacer un responsable légal

• Pour modifier le responsable légal d'une Organisation sur le Manager, il est nécessaire de retirer l'utilisateur qui a le rôle de responsable légal, ce qui implique de nommer au préalable un nouveau responsable légal (en effet, il est impossible de retirer un responsable légal s’il n’y a pas d’autre responsable légal pour l'Organisation).

Gérer les utilisateurs en équipe de travail

Vous pouvez organiser les utilisateurs de l'Organisation au sein d'équipes de travail.

Ce guide concerne kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 
 

Préambule

• 1 seule kSuite est possible par Organisation !
  • Créez plusieurs Organisations (en conservant votre compte Infomaniak et en passant d'une Organisation à l'autre) pour gérer plusieurs kSuite.

Administrer kSuite

• Lier un nom de domaine à kSuite
• Lier un nom de domaine supplémentaire à kSuite
• Transformer en kSuite des produits existants (ou les dissocier)
• Déterminer le quota utilisateur
• Comprendre le stockage des données liées à kSuite
• Obtenir un site Web
• Modifier une offre kSuite existante

Utiliser kSuite

• Découvrir kSuite et ses produits inclus
• Découvrir les espaces kSuite
• Gérer statut et présence sur kSuite

Chaque produit inclus dans kSuite possède ses guides dans les rubriques kChat, kMeet, kDrive, etc. que vous trouverez sur https://faq.infomaniak.com.
L'aide des outils comme Calendar ou Contacts est englobée dans la rubrique Webmail:

Vous pouvez également entrer le nom du produit recherché:

Une problème ou un feedback ?

• Le support technique et commercial est à votre écoute 7/7
• Faites part de vos suggestions kSuite

Ce guide explique comment supprimer l'un des utilisateurs de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Connaitre le mot de passe de connexion ; il vous sera demandé lors du processus.

Retirer un utilisateur de votre Organisation

Pour retirer l'un des utilisateurs de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs de l'Organisation sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Retirer de l'Organisation:
   
4. Cliquez sur le bouton bleu Continuer:
   
5. Indiquez votre mot de passe de connexion au Manager.
6. Cochez la case de confirmation.
7. Cliquez sur le bouton rouge Retirer cet utilisateur
   

Si l'utilisateur avait un accès à kDrive ou était invité à consulter une adresse mail tierce, plusieurs étapes intermédiaires vous demanderont les actions à effectuer avec ses données et vous informera le cas échéant de ce qui advient des calendriers et carnets d'adresses:

Ce guide explique comment modifier les droits et permissions d'un utilisateur afin que ce dernier ait uniquement accès à certains produits ou fonctionnalités de votre Organisation présente dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Vous pouvez définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit devenir:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Modifier les droits/permissions d'un utilisateur

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Attention, il est uniquement possible d'attribuer le rôle de responsable légal si vous avez vous-même ce rôle dans l'Organisation.
• Prendre connaissance des différentes permissions (droit d'accès aux produits p.ex) et préférences de contact administratif d'un utilisateur au sein d'une Organisation.

Pour modifier le rôle d'un utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier le rôle:
   
4. Modifiez le rôle souhaité.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Visualiser / modifier les permissions kSuite

Cliquez sur l'utilisateur concerné pour obtenir le détail de ses permissions, développez les onglets/accordéons par produit:

Donner accès aux produits de votre Organisation

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail. Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires de l'app Web Mail Infomaniak) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. P.ex Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment passer d’une Organisation à l’autre depuis votre Manager Infomaniak ou comment se retirer soi-même d'une Organisation à laquelle on appartient.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
• Il est tout à fait possible d’avoir accès à plusieurs Organisations depuis les mêmes identifiants de connexion, et de basculer rapidement de l'une à l'autre.

Afficher une autre Organisation

Pour basculer vers l'une des autres Organisations auxquelles vous appartenez:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos produits (Manager Infomaniak).
2. Cliquez sur le chevron ‍ en haut à gauche de l'interface du Manager.
3. Cliquez sur l’Organisation à laquelle vous voulez accéder.
4. Le changement d’Organisation est immédiat, vous êtes basculé automatiquement:
   
   

Gérer les Organisations / Quitter une Organisation

Pour voir toutes les Organisations auxquelles vous appartenez (parce que vous les avez créées avec votre compte utilisateur ou parce que vous y avez été invité) et éventuellement en supprimer votre appartenance (si vous n'êtes pas le dernier utilisateur ou le seul responsable légal):

1. Cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon profil":
   
   
    
2. Cliquez sur Gérer dans l'encadré Mes Organisations.
3. Cliquez sur l’icône tout à droite du nom de l’Organisation pour y accéder
4. et sur l'icône d'à côté pour la quitter:
   
   
    

Un utilisateur peut quitter de lui-même n'importe quelle Organisation tant que…

• … cet utilisateur n'appartient pas à la kSuite de l'Organisation
• … l'adresse de connexion de cet utilisateur n'est pas dans un Service Mail de l'Organisation
• … cet utilisateur n'est pas le dernier propriétaire de l'Organisation

Ce guide explique comment modifier l'offre kSuite.

Préambule

• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment (augmenter le nombre d'utilisateurs et la taille de l'espace disque pour le stockage des données)
• Il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre Organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre.

Modifier l'offre kSuite

Pour accéder à la modification de l'offre kSuite :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du nom de la kSuite.
3. Cliquez sur Modifier l'offre:
   

Infomaniak améliore continuellement ses produits et son service client en priorisant vos suggestions partagées via le support, les réseaux sociaux ou le Web. Ces suggestions sont ensuite discutées lors des réunions du service concerné.
 

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SWISS BACKUP
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STREAMING VIDEO
VOD / AOD
SYNOLOGY
GUEST MANAGER
SWISS TRANSFER
kChat
kMeet

Le support Infomaniak se tient également à votre disposition par e-mail, chat ou téléphone en cas de besoin.

Ce guide explique comment lier un nom de domaine à l'offre kSuite Infomaniak.

Si le nom de domaine se trouve…

… chez Infomaniak, même Organisation

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak et qu'il se trouve dans le même compte utilisateur ou organisation que la messagerie, alors il n'y a rien à faire.

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

... chez Infomaniak, même Organisation et déjà lié à un Service Mail ou kDrive

Pas de souci, vous pouvez transformer vos produits existants en kSuite.

… chez Infomaniak, Organisation différente

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak mais dans un autre compte utilisateur ou Organisation, alors:

• Éditez sa zone DNS en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Déplacez-le au sein de la même Organisation.

… chez Infomaniak avec des DNS externes

Si votre nom de domaine comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire consultez l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels et sélectionnez l'utilisation des DNS Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs avec des DNS externes

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant ceux d'Infomaniak (cela implique d'avoir une zone DNS auprès d'Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Cette zone DNS auprès d'Infomaniak sera configurée correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs mais vous le rapatriez

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et que vous souhaitez le rapatrier au même endroit que votre messagerie Infomaniak, alors:

• Transférez le nom de domaine vers Infomaniak (celui-ci sera configuré correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration).

Ce guide vous présente les avantages de kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

P‍réambule

• kSuite simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique.
• Elle intègre aussi une gestion avancée des utilisateurs de toutes les applications dont vous avez besoin pour collaborer en ligne.
• Vous choisissez le nom de domaine et kSuite s'établit ensuite en fonction de vos besoins en nombre d'utilisateurs et d'espace de stockage.
• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment mais il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre. 

Choisir kSuite plutôt que les apps standalone

La question de choisir kDrive et/ou Mail séparément plutôt que kSuite peut en effet se poser. 

kSuite est plus économique, simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe tous vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique. L'offre est recommandée à partir du moment où vous possédez ou souhaitez un nom de domaine.

Elle intègre aussi une gestion avancée et unifiée des utilisateurs et des équipes, ainsi que kChat qui ne peut pas être commandée séparément. 

Voici d'autres points:

• 1 seule facture
• carnet d'adresses & calendrier dynamique pour l'Organisation
• stockage disque plus important (par utilisateur)
• Custom Brand offert avec kSuite Entreprise

En résumé, choisir cette collection d'outils Web plutôt que les applications individuelles présente des avantages en termes d'intégration, de gestion simplifiée, de collaboration en temps réel, d'accessibilité multiplateforme et de flexibilité. Ces avantages peuvent améliorer votre efficacité, votre productivité et votre expérience utilisateur globale. 

Les produits inclus dans kSuite

Sur ksuite.infomaniak.com vous accédez à:

Créer, communiquer, planifier, collaborer, partager…

• kChat
• Un Service Mail
• Calendar
• kDrive, avec Docs, Grids et Points (même si vous possédez déjà un kDrive)
• kDrive
• AI Tools

Et aussi:

• Contacts
• kMeet
• Swisstransfer
• kPaste
• Chk

Management

• L'interface Manager avec Custom Brand inclus ou en option selon l'offre

Vous êtes Partenaire ou souhaitez le devenir afin de revendre kSuite?