Ce guide détaille les différentes façons d'adresser un e-mail à plusieurs correspondants, y compris en masquant les adresses mail des autres participants.

Préambule

• Lorsque vous envoyez des e-mails, il est parfois nécessaire d'inclure plusieurs destinataires en utilisant les champs:
  • À
  • CC :
    • Français : Copie Conforme
    • Anglais : Carbon Copy
  • CCI :
    • Français : Copie Conforme Invisible
    • Anglais : Blind Carbon Copy
• Ne surchargez pas les champs À et CC avec des destinataires qui ne sont pas directement concernés par l'e-mail.
• Utilisez le champ CCI pour protéger les adresses mail des destinataires lorsqu'il y a plusieurs personnes dans la liste.
• Lors d'envois multiples, récurrents et/ou importants, au-delà des limites imposées, il est recommandé d'utiliser plutôt des outils adaptés:
  • Gestionnaire d'invités Infomaniak
  • Newsletter Infomaniak 

Comprendre et utiliser ces 3 champs mail

Le champ À

Ce champ est utilisé pour indiquer le ou les destinataires principaux de l'e-mail, ceux qui reçoivent l'e-mail en copie directe.

• Utilisez ce champ pour les destinataires principaux qui sont directement concernés par le contenu de l'e-mail.
• Exemples : réunion de travail, rapport de projet, communication directe avec un client.

Le champ CC

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à d'autres personnes en plus des destinataires principaux. Tous les destinataires peuvent voir qui a reçu une copie de l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires secondaires qui doivent être informés mais qui ne sont pas les principaux acteurs de la discussion.
• Exemple : informer un supérieur hiérarchique d'une conversation, inclure des collègues intéressés par le sujet sans qu'ils aient besoin d'intervenir.

Le champ CCI

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à des personnes sans que les autres destinataires ne sachent qu'elles ont également reçu l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires qui doivent recevoir l'e-mail sans que les autres destinataires le sachent.
• Exemple : envoi d'un e-mail à un groupe avec un superviseur en CCI pour suivi, éviter la divulgation d'adresses mail à tous les destinataires (souvent utilisé dans les e-mails de masse).

Utiliser les champs à disposition sur Mail Infomaniak

Afin d'accéder aux champs adéquats sur votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur ‍ Nouveau message.
3. Cliquez sur CC & CCI:
   
4. Les champs supplémentaires s'affichent, ils vous permettront d'insérer les adresses mail de vos destinataires:
   

Exemples d'utilisation

Chacun de ces champs a une fonction spécifique et peut être utilisé stratégiquement selon le contexte de votre communication. Soyez transparent et éthique dans l'utilisation du champ CCI pour éviter des malentendus ou des conflits:

• Communication d'équipe
  • À : membres principaux du projet
  • CC : Manager du projet, autres départements concernés
  • CCI : Directeur pour information sans intervention directe
• E-mail marketing
  • À : ne pas utiliser (ou indiquez simplement l'adresse mail expéditeur)
  • CC : ne pas utiliser
  • CCI : liste des abonnés pour protéger les adresses mail individuelles
• Annonce importante
  • À : destinataires principaux (par exemple : directeurs)
  • CC : membres du conseil, principaux collaborateurs
  • CCI : autres parties prenantes pour information confidentielle
• Annonce d'une réunion
  • À : John Doe, Jane Smith
  • CC : projet.manager@entreprise.com
  • CCI : directeur@entreprise.com
• Invitation à un évènement
  • À : invités principaux
  • CC : coordination@evenement.com
  • CCI : liste d'invités secondaires (pour protéger les adresses mail)

Ce guide explique comment afficher et transmettre les en-têtes d'un e-mail.

Préambule

• Un e-mail est composé d'un en-tête (header) et du contenu proprement dit du message (body, corps du texte).
• La plupart des logiciels/clients de messagerie ne montrent pas directement les en-têtes, mais les afficher ou les transmettre permet ensuite au support d'Infomaniak d'identifier les problèmes rencontrés.
• Les en-têtes (= source) d'un e-mail fournissent différentes informations comme:
  • l'expéditeur
  • le destinataire
  • la date
  • l'objet
  • les serveurs impliqués lors de la transmission entre l'expéditeur et le destinataire:
    

Afficher les en-têtes…

… sur Mail Infomaniak

Pour afficher les en-têtes d'un e-mail depuis l'interface Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message concerné et cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
3. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Voir les en-têtes:
   
4. Refaites l'opération pour les masquer:
   

Transmettre les en-têtes d'un e-mail

Pour transmettre les en-têtes d'un e-mail, en réponse à une demande du support ou au destinataire de votre choix, soit….

• … copiez-collez les en-têtes affichés selon la méthode ci-dessus.
• … transférez le message mail.

Cependant pour que les en-têtes soient présents, il est indispensable de transférer le message non pas dans le corps du message mais bien en tant que pièce jointe uniquement. Le mail en pièce jointe sera en principe au format .eml et ce fichier contient tous les en-têtes nécessaires.

Une troisième méthode de transmission complète d'e-mail est expliquée dans cet autre guide.

Ce guide détaille les mécanismes de l'usurpation d'identité électronique (spoofing) et les mesures de protection contre les messages indésirables semblant provenir de votre propre domaine.

Mon compte a-t-il été utilisé à mon insu ?

Recevoir un e-mail dont vous semblez être l'expéditeur est une technique courante de manipulation psychologique. Cela ne signifie pas que votre boîte mail a été forcée. Dans la majorité des cas, il s'agit d'une simple falsification de l'en-tête « From », comparable à une personne qui écrirait votre adresse au dos d'une enveloppe papier avant de la poster.

Assurez-vous que votre propre adresse n'est pas inscrite dans la liste blanche (Allowlist) de votre filtre antispam. Si elle s'y trouve, le système de protection ignore l'analyse de sécurité, pensant que le message est légitime.

Diagnostic : Usurpation vs Piratage

Il est crucial de distinguer la falsification (mail forging) de l'intrusion. Le protocole mondial d'envoi d'e-mails (SMTP) a été conçu sans vérification native de l'identité de l'expéditeur.

Renforcer l'intégrité de votre domaine

Pour protéger votre réputation numérique et limiter l'impact de ces usurpations, le déploiement de protocoles d'authentification est la norme professionnelle :

• SPF & DKIM : Ces signatures numériques certifient que vos messages proviennent bien de nos serveurs autorisés.
• DMARC : Ce protocole essentiel vous permet de donner des instructions aux serveurs du monde entier (ex: "Si l'e-mail n'est pas signé par Infomaniak, refusez-le ou placez-le en spam"). C'est l'outil le plus puissant pour analyser et limiter l'usage frauduleux de votre domaine.
• Gestion du catch-all : Évitez d'utiliser une adresse de type "catch-all", qui collecte tous les messages envoyés à des adresses inexistantes de votre domaine, car elle attire naturellement les flux de spams massifs.

Notifications d'échec (Backscatter)

Si vous recevez des avis de non-distribution (Non-Delivery Reports) pour des messages que vous n'avez jamais rédigés, vous faites face au phénomène de Backscatter. Des serveurs tiers mal configurés ou des botnets utilisent votre identité pour diffuser du contenu en masse. Lorsqu'ils rencontrent une adresse inexistante, le serveur distant renvoie l'erreur à l'expéditeur affiché : vous.

Ce guide explique comment exporter le contenu d'une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Infomaniak ne propose pas d'export (de PST par exemple).
• Infomaniak conserve vos e-mails durant toute la durée de votre contrat, et selon votre offre avec des sauvegardes intégrées sans limite de taille dans le cadre d’un usage normal d’un service mutualisé, conformément à l’art. 1 des conditions particulières du Service Mail.
• L'exportation manuelle proposée ci-dessous fonctionne sur Windows: vous pourrez ainsi sauvegarder vos e-mails au sein d'une archive unique facilement restaurable.

Exportation manuelle

Pour exporter tous les messages contenu sur votre adresse mail hébergée par Infomaniak:

1. Installez l'application gratuite Thunderbird.
2. Configurez l'adresse mail concernée en IMAP (pour inclure les sous-dossiers).
3. Assurez-vous que tout le contenu souhaité est présent (synchronisez la boite depuis toujours - pas seulement les 30 derniers jours par exemple).

Ensuite…

• … soit vous installez l'application gratuite BackupThunderbird qui permet la création d'une archive (chiffrée si nécessaire) et la restauration ultérieure…
• … soit vous pouvez simplement afficher les fichiers cachés de Windows puis trouver et sauvegarder ce dossier profil
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  car il contient toute votre messagerie.

Télécharger les e-mails en local

Une autre solution (non recommandée) pourrait être de configurer un logiciel/client de messagerie en choisissant la réception par le protocole POP3 ce qui aura comme effet de télécharger les messages en local et seule la boite de réception sera concernée.

Ce guide explique comment être notifié pour l'arrivée de nouveaux e-mails avec à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• L'app Web Mail Infomaniak est compatible avec les navigateurs Web (Chrome, Firefox, etc.) qui proposent les alertes visuelles à l'arrivée d'un message en arrière-plan.
• L'app mobile Infomaniak Mail (iOS / Android) propose également d'exploiter les possibilités de notification de votre appareil mobile.

Afficher une notification dans le navigateur

Pour activer les notifications du navigateur lors d'arrivée de nouveau message entrant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Navigateur dans le menu latéral gauche.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour Afficher une notification lors de la réception de nouveaux e-mails:
   

Pour retirer cette fonctionnalité, désactivez le bouton toggle. Il faudra également retirer l'autorisation de notifier dans le navigateur directement (voir la documentation de son éditeur).

Autoriser les notifications du navigateur…

… sur Safari

1. Ouvrez Safari.
2. Cliquez sur Préférences et sélectionner Sites web puis Notifications.
3. Recherchez le site ksuite.infomaniak.com/mail et sélectionner Autoriser.

Pour plus d'information, prenez connaissance de la documentation Apple.

… sur Firefox

1. Ouvrez Firefox.
2. Rendez-vous dans le menu principal dans Préférences ou Paramètres.‍
3. Rendez-vous dans Vie privée et sécurité dans le panneau de gauche.
4. Descendez jusqu'à la section Permissions.
5. Cliquez sur le bouton Paramètres à droite de Notifications.
6. Recherchez le site ksuite.infomaniak.com/mail et sélectionnez Autoriser.

Pour plus d'information, prenez connaissance de la documentation Firefox.

… sur Google Chrome

1. Ouvrez Google Chrome.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu Plus ⋮ > Paramètres.
3. Rendez-vous dans Confidentialité et sécurité, puis cliquez sur Paramètres du site.
4. Cliquez sur Notifications et choisir d'autoriser les notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://ksuite.infomaniak.com/mail, puis cliquez sur Ajouter.

Pour plus d'information, prenez connaissance de la documentation Google Chrome.

… sur Microsoft Edge

1. Ouvrez Microsoft Edge.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu puis cliquez sur Paramètres.
3. Rendez-vous dans le menu Cookies et autorisations de site.
4. Cliquez sur Notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://ksuite.infomaniak.com/mail, puis cliquez sur Ajouter.

Ce guide explique comment signaler une tentative d'hameçonnage (Phishing, Fishing, Filoutage...) dont vous seriez victime.

Préambule

• Le Phishing est une tentative de fraude et d'escroquerie, visant à obtenir des informations sensibles de manière frauduleuse.
• Généralement la victime reçoit dans sa messagerie un message semblant provenir d'Infomaniak, de sa banque ou d’un organisme de confiance, lui indiquant qu’un problème est survenu sur son compte ou dans sa vie de tous les jours:
  
• Le but de cette usurpation d'identité est généralement que l'utilisateur se rende de façon volontaire sur une page et communique des informations privées qui seront ensuite exploitées à différentes fins, financières principalement.
• S'il ne s'agit pas d'un message “se faisant passer pour quelque chose qu'il n'est pas”, mais uniquement d'un message publicitaire non-sollicité, il vaut mieux le signaler en tant que Spam.

Signaler un e-mail de Phishing

Prérequis

• Vérifier que le filtre spam est actif.
• Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Ensuite, si vous retrouvez un e-mail de ce type dans votre boite de réception directement, vous avez la possibilité d'agir afin que ces messages diminuent et à terme disparaissent des systèmes de messagerie:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de phishing.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
4. Cliquez sur Signaler le message.
5. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Signaler comme hameçonnage:
   
6. Confirmez l'envoi pour traitement.
7. Supprimez l’e-mail


Dès lors que vous avez cliqué sur Signaler comme hameçonnage, un e-mail est automatiquement transmis à Infomaniak avec l’ensemble des informations nécessaire pour le traitement du signalement du scam.

En cas de problème plus grave (quand le message vous est directement adressé par une connaissance ou un contact sans que cela ne soit un envoi à grande échelle) il est recommandé d'intervenir auprès d'un organisme comme par exemple report.ncsc.admin.ch.

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'inclusion du message d'origine lors de votre réponse à un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) pour navigateur Web.

Ne plus citer le message initial

Par défaut, le texte du message auquel vous êtes en train de répondre sera placé en-dessous de votre propre texte de réponse (A):

En suivant le guide ci-dessous, rien ne sera cité du message d'origine et vous répondrez à partir d'une base vierge avec ou sans signature (B):

Afin de ne plus jamais citer le message original lors d'une réponse à un correspondant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Désactivez le bouton à bascule (toggle switch) à droite de l'élément "Inclure le message original dans la réponse":
   

Ce guide explique comment retrouver des e-mails disparus, notamment après une suppression accidentelle.

Préambule

• Infomaniak sauvegarde chaque adresse mail 1 fois par jour (généralement tôt le matin).
• Vous pouvez ainsi restaurer votre boîte mail à son état exact lors de la sauvegarde.
• ÉLÉMENTS RÉCUPÉRÉS:‍
  • Les e-mails (présents au moment de la sauvegarde) n'existant plus (au moment de la demande de restauration) seront remis à leur emplacement d’origine.
  • Certains paramètres (répondeur et redirection notamment) seront restaurés s'ils ont changé entre-temps.
• ÉLÉMENTS NON RÉCUPÉRÉS:‍
  • Les e-mails déplacés (sous-dossiers, corbeille) : ils existent encore dans votre compte et doivent être recherchés.
  • La restauration n'inclut ni l'agenda ni le carnet d'adresses.
  • Les messages absents au moment de la sauvegarde quotidienne (voir chapitre POP3) ; exemple :
    • Restauration demandée à 10h (backup de 5h) pour un mail arrivé à 8h et supprimé à 9h30 : il ne sera pas récupéré car il n'était pas encore présent lors de la sauvegarde de 5h.‍
• ÉLÉMENTS NON MODIFIÉS:‍
  • Les e-mails reçus, créés ou stockés entre la date de sauvegarde et l'exécution de la restauration restent présents dans votre boîte.

Durée de conservation des sauvegardes

Infomaniak met à disposition la sauvegarde de votre boîte pendant un certain nombre de jours selon votre offre.

⚠  Durée de rétention en jours :

Prenez connaissance de cet autre guide sur les limites de conservation de vos messages.

Restaurer depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• S'assurer que la suppression a eu lieu il y a moins de 30 jours (ou dans le délai compris avec votre offre - lire ci-dessus).
• Avoir la permission de gérer les sauvegardes: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour restaurer des e-mails:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général.
5. Cliquez sur Restaurer:
   
6. Choisissez une date de Restauration.
7. Cliquez sur Restaurer les e-mails:
   
8. Une fois la restauration terminée, un e-mail d'information est envoyé.

Restaurer depuis le Service Mail

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation qui gère le Service Mail.
• S'assurer que la suppression a eu lieu il y a moins de 30 jours (ou dans le délai compris avec votre offre - lire ci-dessus).

Pour restaurer des e-mails depuis un Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton Actions sur l'adresse tout en haut à droite.
5. Cliquez sur Restaurer les e-mails:
   
6. Choisissez une date de Restauration.
7. Cliquez sur Restaurer les e-mails.
8. Une fois la restauration terminée, un e-mail d'information vous est envoyé.

E-mails placés dans la corbeille

Sauf configuration particulière, un e-mail supprimé par l'utilisateur est déplacé dans une corbeille, et ce n'est qu'après un délai de plusieurs jours ou semaines que la corbeille est automatiquement vidée (elle peut également être vidée par un clic de l'utilisateur). Par conséquent, lors d'une opération de restauration:

• Les e-mails actuellement dans la corbeille resteront tels quels, quelle que soit la date de restauration.
• Les e-mails supprimés de la corbeille seront restaurés à leur emplacement d'origine, là où ils se trouvaient lors de la suppression (que ce soit dans les dossiers de réception, ou dans la corbeille).

E-mails placés dans des dossiers non conventionnels

Si vous stockez volontairement vos messages dans des dossiers au nom inhabituel (par exemple des dossiers nommés Junk ou Spam) prenez connaissance des informations importantes de cet autre guide.

Logiciel/client de messagerie configuré en POP3

Si vous avez l'habitude de relever votre boite mail avec un logiciel/client de messagerie comme Outlook et que ce dernier est configuré avec le protocole POP / POP3, il ne vous sera pas possible de tout restaurer puisque la sauvegarde se fait une fois par jour, elle conserve uniquement les messages qui se trouvaient au moment de la sauvegarde dans la boite de réception Infomaniak ; idem pour vos autres dossiers (Messages envoyés par exemple) présents dans l'application POP3: ceux-ci ne sont pas synchronisés avec Infomaniak et donc ne sont pas sauvegardés ; il faut donc à l'avenir préférer le protocole IMAP dans votre logiciel/client de messagerie.

Ce guide explique comment utiliser l'app mobile Gmail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) afin de consulter une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Il est recommandé d'utiliser l'app Infomaniak Mail (iOS / Android) pour bénéficier des avantages de sécurité Infomaniak.

Utiliser l'app mobile Gmail pour Infomaniak

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Créer un mot de passe sur l'adresse mail pour l'appareil que vous allez configurer.
• Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Pour ajouter en IMAP l'adresse mail gérée chez Infomaniak sur votre app mobile Gmail (guide officiel):

1. Rendez-vous dans les Paramètres de Gmail.
2. Appuyez sur Ajouter un compte.
3. Choisissez Autre:
   
4. Saisissez l'adresse mail que vous souhaitez utiliser.
5. Choisissez le type de compte IMAP.
6. Entrez le mot de passe de l'adresse  mail:
   
7. Utilisez le nom de serveur mail.infomaniak.com pour:
   • Serveur entrant IMAP (réception)
   • Serveur sortant SMTP (envoi)
8. Terminez l'ajout de l'adresse.

Ce guide détaille le service de traduction automatique intégré à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• L'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) intègre un traducteur automatique, tant pour la lecture que pour la rédaction, pour le français, l'allemand, l'anglais, l'italien et l'espagnol.
• Cette solution IA ne repose pas sur un service tiers (DeepL, Google Translate, etc.) contacté via API, mais elle est hébergée, opérée et en partie entraînée par Infomaniak.

Traduire le texte…

… lors de la rédaction

Pour traduire automatiquement dans une langue étrangère un message que vous redigez dans votre langue:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouvel e-mail sans l'envoyer.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire:
   
5. Modifiez les langues si nécessaire.
6. Cliquez sur Appliquer la traduction:
   

… lors de la lecture

Pour traduire automatiquement dans votre langue un message reçu rédigé dans une langue étrangère:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Consultez l'e-mail à traduire.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire:
   
5. Cliquez sur le nom des langues pour modifier les langues utilisées.
6. Au même endroit vous pouvez également copier dans le presse-papiers le texte qui a été traduit, afin de l'utiliser ultérieurement:
   

Désactiver le traducteur

Vous pouvez régler les éléments (traductions / Euria) qui s'affichent lors d'un clic sur votre message:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Cochez ou décochez les actions que vous souhaitez avoir au clic:
   

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Outlook 2010 (application de bureau sur Windows) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Créer un mot de passe sur l'adresse mail pour l'appareil que vous allez configurer.
• Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur Suivant:
   
3. Cliquez sur Oui pour configurer un compte de messagerie.
4. Cliquez sur Continuer:
   
5. Cliquez sur Configurer manuellement.
6. Cliquez sur Suivant:
   
7. Cliquez sur le bouton Internet E-mail pour se connecter à un serveur IMAP.
8. Cliquez sur Suivant:
   
9. Vérifiez et complétez les informations manquantes.
10. Cliquez sur Paramètres supplémentaires:
    
11. Cliquez sur l'onglet Serveur sortant:
    
12. Cliquez sur Mon serveur sortant requiert une authentification.
13. Cliquez sur l'onglet Avancé:
    
14. Remplacez le numéro des ports par les informations correctes et activez SSL.
15. Cliquez sur OK.
16. Cliquez sur Suivant:
    
17. Cliquez sur Fermer:
    
18. Cliquez sur Terminer:
    
19. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP & protocole de chiffrement et commande/méthode pour activer ce protocole: 587 + STARTTLS
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui généré pour l'adresse mail que vous voulez consulter
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et le mot de passe généré.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles (SSL / TLS par exemple).

En cas de problème

Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide concerne le Spam sortant des infrastructures Infomaniak, et vous aide à identifier et résoudre les causes possibles lorsqu'un e-mail envoyé depuis une adresse hébergée par Infomaniak arrive dans le dossier Spam (courrier indésirable) du destinataire.

Utiliser la messagerie à bon escient

Infomaniak met en œuvre des dispositifs renforcés pour assurer la sécurité et la délivrabilité des e-mails. En respectant également les bonnes pratiques ci-dessous, vous réduisez fortement le risque que vos messages soient considérés comme indésirables.

1. Utiliser une adresse mail valide

• Vérifiez que votre adresse mail et le domaine associé sont corrects et valides.
• Contrôlez les paramètres de sécurité de votre nom de domaine (SPF, DKIM, DMARC).
• Si vous modifiez un paramètre, attendez environ 24 heures avant de refaire un test d'envoi.

2. Éviter un contenu suspect

• Évitez les mots, formulations ou présentations fréquemment associés au spam (promotions abusives, phrases génériques, mise en page trop complexe, etc.).
• Ne placez pas de liens non sécurisés, tronqués ou mal formatés.
• Personnalisez vos messages (par exemple en mentionnant le nom du destinataire) pour renforcer leur crédibilité.
• Ne joignez pas de fichiers suspects ou trop volumineux ; utilisez plutôt un service comme SwissTransfer.

3. Tester l'envoi depuis l'app Web Mail Infomaniak

• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie tiers, essayez d'envoyer le message depuis l'app Web Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail).
• Comparez les résultats pour identifier si le problème provient de votre logiciel/client de messagerie, ou d'un paramètre de configuration.

4. Surveiller la réputation de votre domaine

• Si votre adresse mail utilise un domaine personnalisé (par exemple @votre-domaine.xyz), une mauvaise réputation du domaine peut affecter la délivrabilité de vos messages.
• Analysez et corrigez les causes possibles (anciens envois de masse, mauvaise configuration, signalements, etc.).

5. Obtenir le consentement du destinataire

• N'écrivez qu'à des destinataires qui vous connaissent ou attendent votre message.
• Pour les envois groupés ou réguliers, utilisez un système d'abonnement volontaire (opt-in).
• Pour les campagnes d'information ou marketing, préférez la solution Newsletter d'Infomaniak.

6. Optimiser la fréquence et le volume d'envoi

• Évitez d'envoyer un grand nombre de messages identiques à de nombreux destinataires simultanément.
• Respectez une fréquence d'envoi raisonnable pour ne pas être identifié comme expéditeur suspect.

7. Être ajouté en liste blanche (whitelist) Infomaniak

• Si vos e-mails sont classés en spam par un destinataire également hébergé chez Infomaniak, celui-ci peut ajouter votre adresse à sa liste blanche.
• Cette action garantit la réception de vos messages, mais ne remplace pas la vérification des causes ayant conduit initialement au classement en spam.

Ce guide propose plusieurs solutions afin d'effacer rapidement un grand nombre d'e-mails contenus au sein d'une adresse mail hébergée par Infomaniak. A noter que la taille de votre boite aux lettres n'est pas limitée.

Effacer des e-mails en masse…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Cliquez sur Réception.
4. Affichez le nombre maximal d'éléments chargés à la fois:
   
5. Pour vider la boite de réception:
   1. Sélectionnez l'ensemble des éléments visibles à l'écran.
   2. Une sélection plus fine est possible.
   3. Cliquez sur l'icône Corbeille pour les envoyer vers la corbeille.
   4. Recommencez ce processus sur toutes les pages:
      
6. Hormis la boite de réception, les dossiers peuvent être vidés en quelques clics:
   1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du dossier concerné.
   2. Cliquez sur Vider le dossier:
      
   3. Attention les e-mails sont supprimés sans passer par la corbeille, comme si vous supprimiez le dossier lui-même — seule une restauration peut permettre une éventuelle récupération.

Vous pouvez également supprimer l'adresse mail se trouvant au sein d'un Service Mail, puis la recréer. Elle sera alors entièrement vide.

… depuis un logiciel/client de messagerie IMAP

Une solution solide consiste à configurer l'adresse mail dans un logiciel/client de messagerie en IMAP, qui permettra une sélection de tous les messages (sans la notion de pagination…) par conséquent l'effacement est aisé et rapide:

1. Installez Thunderbird (ou n'importe quelle autre app de messagerie sur votre appareil).
2. Ajoutez votre adresse mail en indiquant son mot de passe.
3. Patientez le temps que la boite de réception se charge.
4. Sélectionnez tous les messages.
5. Cliquez sur Effacer.
6. C'est terminé, vous pouvez retirer l'application si vous le souhaitez.

Cas particulier: les messages barrés

Pour supprimer définitivement les éventuels e-mails tracés / biffés apparaissant dans votre logiciel/client de messagerie ou sur Mail Infomaniak:

• Microsoft Outlook
  • se rendre dans le menu Édition -> Effacer les messages supprimés (en anglais, vous devez avoir un menu Purge)
• Apple Mail
  • se rendre dans le menu BAL -> Effacer les éléments supprimés

Ils disparaitront ensuite de l'interface Mail Infomaniak également.

Ce guide vous permet de mieux comprendre les particularités qui peuvent survenir au niveau de l'affichage des e-mails lors de l'utilisation de différentes applications de messagerie et des apps Mail d'Infomaniak.

Préambule

• Il peut arriver en effet que des incohérences surviennent à l'affichage d'une liste d'e-mails contenus au sein d'un dossier (exemple: le dossier des Messages envoyés) et que les messages triés et considérés comme les plus récents par un appareil ne seront pas les mêmes que ceux affichés lors de l'utilisation d'un autre outil.

Comprendre les identifiants uniques (UID)

Les UID (Unique Identifiers) sont des identifiants uniques attribués à chaque message dans une boîte aux lettres IMAP. Ils sont utilisés pour identifier de manière unique chaque message, indépendamment des modifications apportées aux dossiers ou aux messages eux-mêmes. Les UID sont particulièrement utiles pour gérer et synchroniser les e-mails sur plusieurs logiciels/clients de messagerie IMAP:

• Chaque e-mail se voit attribuer un UID unique au moment de sa création dans une boîte aux lettres ; cet UID ne change en principe jamais tant que l'e-mail existe, même si son contenu ou ses métadonnées sont modifiés.
• Les UID sont généralement séquentiels, ce qui signifie que les messages plus récents ont en principe des UID plus élevés.
• Lors de la synchronisation des e-mails, les logiciels/clients de messagerie IMAP peuvent utiliser les UID pour déterminer quels messages sont nouveaux, modifiés ou supprimés depuis la dernière synchronisation ; cela permet une gestion efficace des e-mails sans avoir à télécharger et comparer tous les messages.
• Selon l'outil employé, pour les afficher dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus, les messages peuvent être triés par leur date de réception ou par UID.

A ne pas confondre avec:

• Message Sequence Number (utilisé pour les opérations temporaires basées sur la position actuelle des messages)…
• Message-ID (RFC 5322) (utilisé pour identifier de manière unique les messages à travers différents serveurs et logiciels/clients de messagerie)…
• X-Message-Id (spécifique au serveur et utilisé pour des besoins internes de suivi)…
• Thread-Index et Thread-Topic (utilisés par les applications Microsoft pour le suivi des fils de conversation)…

Applications IMAP et app Infomaniak Mail

La problématique peut apparaitre sous cette forme au niveau des commandes du serveur:

758 - date.sent: 2017-10-11 23:15:26 (+0100)
757 - date.sent: 2017-10-11 15:00:55 (+0100)
756 - date.sent: 2017-10-11 14:39:28 (+0100)
(...)
742 - date.sent: 2018-01-17 00:40:21 (+0000)
741 - date.sent: 2018-01-17 00:30:33 (+0000)
740 - date.sent: 2018-01-17 00:26:07 (+0000)
(...)
51 - date.sent: 2022-10-07 16:39:16 (+0100)
50 - date.sent: 2023-06-13 10:15:00 (+0100)
49 - date.sent: 2023-06-07 12:11:35 (+0100)

On constate ici que les e-mails datant de 2017 ont un UID (758, 757, …) plus élevé que les e-mails dont la date est pourtant plus récente en 2023. Les UID ont du être réattribués pour une raison ou une autre au cours de l'existence de l'ensemble de ce compte de messagerie (déplacements, copies, importations, etc.).

Selon la manière dont l'outil de messagerie va trier les e-mails, un message de 2017 pourra apparaitre parmi les messages récents alors que le message de 2018 ne sera pas chargé dans l'immédiat. Ceci est particulièrement vrai pour l'app Mail Infomaniak qui ne charge qu'une série d'e-mails à la fois en se basant sur l'UID (ceci est amené à évoluer).

Par conséquent, pour résoudre d'éventuelles incohérences, il est recommandé d'utiliser un logiciel/client de messagerie IMAP comme Thunderbird sur un ordinateur ce qui permettra de trier rapidement et efficacement l'ensemble des messages d'un dossier spécifique, en se basant sur la date de l'e-mail, car l'application affichera l'ensemble des messages présents sur le serveur Infomaniak.

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Apple Mail (application de bureau sur macOS) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Votre ordinateur macOS sera automatiquement configuré par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple, contrairement à une configuration manuelle.
• Il est possible de supprimer un profil de configuration une fois installé (descendre tout en bas de cette page pour les explications).

Installer un profil de configuration

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Vous pouvez télécharger le profil depuis l'appareil concerné ou l'envoyer depuis un autre appareil (si vous avez déjà une adresse mail qui fonctionne correctement par exemple):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil de configuration Infomaniak (service en ligne https://config.infomaniak.com) — connectez-vous si nécessaire à votre compte Infomaniak sur l'Organisation sur laquelle est gérée votre adresse mail.
2. Choisissez d'installer le profil sur cet appareil.
3. Choisissez de synchroniser les e-mails.
4. Choisissez l'adresse mail à configurer sur Apple Mail (parmi celles auxquelles vous avez accès).
5. Créez un nouvel appareil:
   
6. Entrez un nom descriptif pour le nouvel appareil.
7. Cliquez sur le bouton pour Télécharger le profil (vous pouvez également l'envoyer par mail grâce au lien de droite):
   
8. Une fois le fichier profile-applemail.mobileconfig sur votre ordinateur, double-cliquez pour l'ouvrir et l'exécuter.
9. Cliquez sur OK:
   
10. Ouvrez les Paramètres système de l'ordinateur.
11. Cliquez sur Profil téléchargé dans la barre latérale, puis double-cliquez sur le nouveau profil pour l'appliquer:
    
    • Si vous avez une version ancienne de macOS ou que vous ne trouvez pas le profil, recherchez “profil” dans les paramètres, ou prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.
12. Cliquez sur Installer… :
    
13. Un mot de passe est alors demandé…
    1. soit vous le connaissez car vous l'avez déjà créé dans la partie Appareils du Service Mail:
       
    2. soit vous pouvez copier le nouveau mot de passe qui se trouve plus bas sur la page de l'assistant config.infomaniak.com ouverte précédemment:
       
    3. Avant que le mot de passe de l'adresse mail ne s'affiche, il est possible que le mot de passe de votre compte Infomaniak soit demandé par sécurité:
       
    4. Ca y est, le mot de passe généré aléatoirement s'affiche, il vous suffit de le copier:
       
14. Collez le mot de passe sur la fenêtre macOS.
15. Cliquez sur Installer pour lancer l'installation du profil:
    
16. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application Apple Mail que vous pouvez ouvrir et contrôler:
    

Supprimer un compte IMAP

Prenez connaissance du chapitre "Arrêter d’utiliser un compte" en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire (attention: ne pas supprimer un compte configuré en POP sans sauvegarder vos messages auparavant).

Supprimer un profil Apple

Prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.

*Pourquoi est-il nécessaire de choisir la version du guide correspondante exactement à votre version du système macOS / iOS ? Apple introduit des changements parfois subtils à chaque nouvelle version de son système, par exemple un chemin sur iOS 15…

… devient ceci sur iOS 18…

Ce guide explique comment connecter l'app mobile Apple Mail sur iOS à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Votre appareil iOS sera automatiquement configuré par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple contrairement à une configuration manuelle.
• Il est possible de supprimer un profil de configuration une fois installé (descendre tout en bas de cette page pour les explications).

Installer un profil de configuration

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Créer un mot de passe sur l'adresse mail pour l'appareil que vous allez configurer.
• Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Téléchargez le profil depuis l'appareil iOS concerné ou envoyez-le depuis un autre appareil (si vous avez déjà une adresse mail qui fonctionne correctement par exemple):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil de configuration Infomaniak (service en ligne https://config.infomaniak.com) — connectez-vous si nécessaire à votre compte Infomaniak sur l'Organisation sur laquelle est gérée votre adresse mail.
2. Choisissez d'installer le profil sur cet appareil:
   
3. Choisissez de synchroniser les e-mails:
   
4. Choisissez de synchroniser une autre application que l'application Infomaniak Mail:
   
5. Entrez le mot de passe de l'adresse mail (rattachée sur Mail Infomaniak (Webmail)) que vous souhaitez synchroniser sur iOS.
6. Appuyez sur le bouton bleu Vérifier:
   
7. Appuyez pour copier le mot de passe validé.
8. Téléchargez le profil de configuration et autorisez son ouverture:
   
9. Ouvrez les paramètres de l'appareil iOS:
   
10. Appuyez sur le profil récemment téléchargé:
    
11. Appuyez sur Installer:
    
12. Déverrouillez votre appareil iOS:
    
13. Appuyez sur Installer:
    
14. Collez le mot de passe de l'adresse mail précédemment vérifié (point 7 ci-dessus).
15. Appuyez sur Suivant:
    
16. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application Apple Mail que vous pouvez ouvrir et contrôler:
    

Supprimer un profil Apple

Prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.

*Pourquoi est-il nécessaire de choisir la version du guide correspondante exactement à votre version du système macOS / iOS ? Apple introduit des changements parfois subtils à chaque nouvelle version de son système, par exemple un chemin sur iOS 15…

… devient ceci sur iOS 18…

 

Ce guide explique comment rapidement créer/obtenir un mot de passe depuis un Service Mail Infomaniak quand vous devez consulter une adresse mail Infomaniak sur un logiciel tiers, tel qu'Outlook ou Thunderbird.

Préambule

1. Lors de la création d'une adresse mail, aucun mot de passe n'est défini:
   • Une adresse mail peut être consultée sur les apps Mail Infomaniak sans mot de passe autre que celui qui permet déjà d'accéder à votre compte Infomaniak.
   • Il suffit d'autoriser votre compte ou d'inviter une connaissance à être utilisateur de l'adresse mail.
2. Vous créez ensuite simplement des mots de passe spécifiques pour chaque appareil (Outlook, iPhone, CRM, etc.) selon vos besoins:
   • Vous pouvez créer plusieurs mots de passe pour une même adresse mail sans interrompre les connexions existantes.
   • Chaque mot de passe peut être révoqué individuellement, sans impact sur les autres utilisateurs ou appareils liés à cette adresse.
   • Un mot de passe n'est jamais réaffiché après sa création ; modifiez-le ou créez-en un nouveau si nécessaire.

Générer un mot de passe d'adresse mail

Prérequis

• Commander un Service Mail auprès d'Infomaniak.
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.

Pour ajouter un mot de passe à l'adresse d'exemple demonstration@exemple-domaine.ch:

1. Entrez l'identifiant de connexion à votre compte Infomaniak et son mot de passe sur la page https://manager.infomaniak.com/:
   
2. Validez l'entrée sur le Manager avec la méthode de 2FA (double authentification) définie initialement:
   
3. Une fois sur le tableau de bord, cliquez sur Service Mail:
   
4. Une fois sur vos Services Mail, cliquez sur le nom / nom de domaine auquel appartient l'adresse mail concernée:
   
5. Une fois sur le Service Mail auquel appartient l'adresse, cliquez sur l'adresse mail concernée:
   
6. Une fois sur l'adresse mail concernée, cliquez sur l'onglet Appareils puis sur Ajouter un appareil:
   
7. Il est parfois nécessaire à ce stade de re-entrer le mot de passe de connexion (celui du point B ci-dessus):
   
8. Choisissez ensuite de ne pas spécifier d'utilisateur particulier ("Sans utilisateur").
9. Entrez un nom descriptif vous permettant d'identifier la raison pour laquelle vous avez créé cet appareil (ici l'utilisateur a besoin d'un mot de passe pour pouvoir envoyer des e-mails depuis un site, et il ajoute comme information utile la date du jour):
   
10. Ca y est: le nouveau mot de passe s'affiche, vous pouvez en changer les caractères (16 minimum) si nécessaire (attention, il ne sera pas possible de le réafficher par la suite).
11. Sauvegardez-le en bas de page pour en faire l'usage de votre choix:
    

Vous avez cliqué sur le bouton “Terminer” ( ci-dessus “P” ) sans noter le mot de passe? Aucun souci, modifiez ou regénérez-en un nouveau !

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'appareil tout juste créé et cliquez sur Modifier le mot de passe:
   
2. Cliquez sur le bouton tout à droite du champ pour générer un nouveau mot de passe aléatoire et/ou entrez directement les caractères sécurisés que vous souhaitez utiliser (16 minimum) pour le nouveau mot de passe, puis cliquez sur le bouton pour enregistrer la modification:
   
3. Ca y est le mot de passe qui remplace l'ancien s'affiche définitivement, vous pouvez l'entrer sur votre ou vos appareils en remplacement du précédent (attention, il ne sera pas possible de le réafficher par la suite).

Vous avez besoin d'un mot de passe pour un utilisateur secondaire et temporaire ? Aucun souci, générez-en un deuxième !

1. Cliquez sur le bouton pour Ajouter un nouvel appareil supplémentaire:
   
2. Choisissez ensuite de ne pas spécifier d'utilisateur particulier, et entrez un nom vous permettant d'identifier la raison pour laquelle vous avez créé cet appareil (ici l'utilisateur a besoin d'un mot de passe pour un stagiaire d'une semaine):
   
3. Ca y est le mot de passe s'affiche, vous pouvez l'utiliser pour l'usage de votre choix (attention, il ne sera pas possible de le réafficher par la suite, toutefois comme avant, il sera évidemment possible de le modifier ou d'en regénérer un):
   

Alternative: créer un mot de passe pour un utilisateur

Plutôt que de créer un mot de passe vous-même et devoir le communiquer à l'utilisateur dans un second temps, vous pouvez directement permettre à un utilisateur n'ayant pas autant de permissions que vous d'obtenir le mot de passe pour l'appareil dont il a besoin:

1. Ajoutez le nouvel utilisateur (existant dans l'Organisation ou pas) tel que décrit dans cet autre guide:
   
2. Une fois l'utilisateur ajouté, basculez sur l'onglet des appareils pour ajouter un nouvel appareil:
   
3. Entrez si nécessaire le mot de passe de connexion à votre compte Infomaniak puis sélectionnez l'utilisateur créé au point 1.
4. Cliquez sur la première option permettant d'envoyer un assistant de configuration pour l'appareil de l'utilisateur.
5. Cliquez sur le bouton Continuer:
   
6. Copiez le lien d’invitation valable 30 jours à transmettre à l’utilisateur.
7. Si nécessaire, envoyez l'invitation à l'adresse mail de l'utilisateur:
   

Au point 4 ci-dessus, vous pouvez également choisir de générer un mot de passe:

• Le mot de passe créé s'affichera, vous pouvez le modifier une dernière fois, le copier et le mettre en sûreté (gestionnaire de mots de passe par exemple) ; il ne pourra plus être affiché par la suite.

Modifier ou retirer un mot de passe existant

Lorsque l'accès n'est plus nécessaire, révoquez uniquement le mot de passe concerné : les autres accès à l'adresse mail restent actifs.

Ce guide présente le fonctionnement des RBL, la politique discutable de certaines d'entre elles et les moyens pour résoudre un éventuel blocage mail.

Préambule

• Les RBL (Realtime Blackhole List) ou DNSBL (Black List DNS) sont des listes contenant des adresses / IP / noms de fournisseurs / serveurs, réputés comme grands émetteurs de spams.
• Il s'agit souvent de grandes listes noires généralisées (blacklist), permettant de repérer les messages considérés comme indésirables et ceux qui les envoient, que maintiennent certains prestataires (smtpcheck, uceprotect: liste non exhaustive)…

Ajout de l'adresse mail à la RBL

Lorsqu'une adresse mail est identifiée comme appartenant à un expéditeur indésirable, elle est bloquée pour prévenir la réception de messages non sollicités. Un blocage dans la RBL n'expire pas. Les adresses seront listées indéfiniment.

Si vous recevez un message indiquant que votre adresse mail est bloquée par RBL, cela signifie que le système de sécurité Infomaniak a détecté des activités suspectes ou indésirables associées à cette adresse mail. Cela peut inclure l'envoi massif de messages non sollicités, la participation à des campagnes de phishing ou d'autres comportements malveillants.

Résoudre un blocage mail (RBL)…

… si l'erreur mentionne votre adresse et RBL

Si vous obtenez des erreurs de type

anna.a@domain.xyz is rbl blacklisted - http://chk.me/rbl

lors de l'envoi d'un e-mail et que vous pensez que c’est un faux positif, contactez le support Infomaniak.

Pour éviter que votre adresse mail ne soit bloquée par le système de blocage RBL à l'avenir, respectez les bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie:

1. N'envoyez pas de message non sollicité ni de message en masse à des destinataires inconnus.
2. Triez régulièrement la liste de destinataires utilisée.
3. Ne participez pas à des activités de phishing ou de cybercriminalité.
4. Assurez-vous du meilleur niveau de sécurité là où sont utilisés vos e-mails:
   1. mot de passe fort
   2. logiciels à jour
   3. système d'exploitation (iOS, Android, Windows, macOS, etc.) à jour
   4. configuration du domaine associé à jour

… si l'erreur mentionne un organisme comme Sorbs ou Barracuda

Si vous obtenez des erreurs de type

554 5.7.1 Client host blocked using sorbs

ou similaire:

1. Suivez la procédure de l'organisme mentionné (par exemple http://www.barracudacentral.org) pour obtenir la suppression de votre adresse de la liste.
2. Changez temporairement de fournisseur d’accès à Internet ou de méthode de connexion - WIFI vs 4G/5G - pour envoyer vos messages.
3. Informez votre correspondant et son fournisseur de messagerie de faire le nécessaire et/ou de ne plus utiliser une RBL peu fiable.
4. Patientez quelques heures et réessayez.

De moins en moins de professionnels (ISP, hébergeurs, etc.) se servent de prestataires type Backscatterer / UCEPROTECT à vocation avant tout pécuniaire et il y a énormément d'autres listes très efficaces, comme ABUSIX ou SPAMCOP, bien tenues à jour et dont le but réel est de lutter contre le spam, l'une des priorités d'Infomaniak.

Ce guide présente le modèle de sécurité qui permet d'attribuer des utilisateurs à une adresse mail ou à lui dédier un mot de passe différent pour chaque appareil ou logiciel qui doit y accéder.

Préambule

• Oubliez l'époque où un mot de passe unique et fragile protégeait votre boîte mail:
  • Auparavant, modifier votre code était un casse-tête : il fallait le mettre à jour sur tous vos appareils au risque de bloquer vos accès.
  • Désormais, vous pouvez créer plusieurs mots de passe pour une même adresse mail sans interrompre les connexions existantes.
  • Chaque mot de passe peut être révoqué individuellement, sans impact sur les autres utilisateurs ou appareils liés à cette adresse.
• Un mot de passe n'est jamais réaffiché après sa création ; modifiez-le ou créez-en un nouveau si nécessaire.
  • Si vous changez de téléphone, vous ne modifiez que l'accès de ce mobile ; vos autres installations restent connectées sans interruption.
  • En cas de perte d'un appareil, vous révoquez uniquement son mot de passe spécifique sans toucher aux autres.
  • Vous gardez la main sur qui accède à quoi, sans devoir dévoiler votre mot de passe principal.

Ajouter un appareil

= Ajouter un mot de passe pour lire l'adresse sur un appareil (iPhone, Outlook, etc.)

Pour définir un nouveau mot de passe mail:

• Lors de la création d'une adresse mail, aucun mot de passe n'est défini (car l'utilisation de l'adresse sur les apps Mail Infomaniak ne requiert pas de mot de passe autre que celui qui permet déjà d'accéder à votre compte Infomaniak).
• Depuis le Service Mail vous créez ensuite simplement des mots de passe spécifiques pour chaque appareil (Outlook, iPhone, CRM, etc.) selon vos besoins.
• Vous pouvez également gérer les appareils depuis l'app Web Mail directement.
• Lorsque l'accès n'est plus nécessaire, révoquez le mot de passe concerné: les autres accès à l'adresse mail restent actifs.

Ajouter un utilisateur

= Permettre la consultation de l'adresse sur les interfaces Mail Infomaniak

Pour autoriser un utilisateur (y compris vous-même) à consulter l'adresse mail sur Infomaniak:

• Depuis le Service Mail, vous ajoutez l'adresse à vos apps Mail Infomaniak ou décidez quel utilisateur extérieur doit accéder à l'adresse mail.
• Lorsque l'accès n'est plus nécessaire, toujours depuis votre Service Mail, retirez l'accès de l'utilisateur: les autres accès à l'adresse mail restent actifs.
• Tout utilisateur d'une adresse mail sur Infomaniak peut afficher la liste des éventuels autres utilisateurs ayant accès.

Ce guide concerne les notifications qu'il est possible de recevoir avec l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Etre notifié selon l'adresse mail spécifique

L'app mobile Infomaniak Mail permet de gérer plusieurs adresses mail et il vous est possible de ne recevoir des notifications que pour certaines de vos adresses mail et pas d'autres.

Pour vous rendre dans les paramètres des notifications de l'application, prenez connaissance du point C de cet autre guide.

Résoudre un problème…

… sur iOS

Vérifiez dans les paramètres de l'app mobile Infomaniak Mail que les notifications sont bien activées pour l'adresse mail en question:

… sur Android

Sur les appareils Android notamment Samsung avec One UI 6.1 et supérieur, l'écran de paramétrage système pour les notifications ne vous permet plus par défaut de spécifier laquelle de vos adresses mail doit provoquer une notification:

La solution est d'activer, depuis la page principale des notifications Android, en cliquant sur “Paramètres avancés” tout en bas de la fenêtre…

… l'option “Gérer les catégories de notifications pour chaque application” :

Revenez ensuite sur la page des notifications de l'app Infomaniak et vous pourrez appuyer sur “Catégories de notification”…

… pour retrouver le choix de notification spécifique par adresse mail:

Recevoir toutes les notifications

Si vous avez autorisé les notifications de l'application sur votre appareil mobile, vous recevrez une notification pour chaque nouveau message qui arrive.

Résoudre un problème…

Si vous voyez un nouveau message arriver dans votre boite de réception, mais que celui-ci n'a déclenché aucune notification sur votre appareil, les raisons peuvent être multiples.

1. Commencez par ouvrir l'application pour être sûr qu'elle fonctionne, mettez-la à jour si nécessaire.
2. Ouvrez une autre application ou éteignez l'écran de l'appareil (si l'application Infomaniak Mail est ouverte, au premier plan, écran allumé, l'appareil peut n'émettre aucune notification).
3. Envoyez un nouveau message de test à votre adresse mail pour déclencher une notification.
4. Est-ce que le message de test est bien dans la boite de réception ? En effet un message allant dans le spam ou un autre dossier peut n'émettre aucune notification.

… sur Android

1. Avez-vous patienté plusieurs dizaines de minutes ? En effet les notifs rapides (type push) nécessitent de passer par un service de Google pour fonctionner mais certains appareils ne passant pas par les services Google (comme Fairphone), les notifications peuvent arriver à intervalle beaucoup plus espacé.