Base de connaissances

Ce guide vous aide à identifier et corriger la plupart des erreurs de messagerie rencontrées après l'envoi d'un e-mail à un destinataire.

Préambule

• En général, un message d'erreur au niveau de la messagerie fait suite à :
  • une mauvaise configuration du nom de domaine utilisé avec votre messagerie,
  • un problème chez le fournisseur mail de votre destinataire.
• Dans tous les cas, un rapport d'échec de livraison (Mailer Daemon ou Mail Delivery Subsystem) contenant l'explication est envoyé à l'expéditeur.

 1. Principes de base et identification de l'erreur

Fonctionnement des rapports d'échec

Lorsque votre message ne parvient pas à votre destinataire, un premier rapport d'échec (Temporary Delivery Failure Report) est envoyé et spécifie que le serveur va tenter de renvoyer votre message plusieurs fois.

Un rapport de non-remise finale (Final Delivery Failure Report ou Undeliverable Mail) émis par le serveur du correspondant est envoyé à l'expéditeur (via un passage par le serveur de mail Infomaniak, d'où la mention d'Infomaniak au début de la plupart des messages d'erreur que vous pouvez recevoir) pour l'informer que l'e-mail n'a pas pu être livré même après plusieurs tentatives.

La notification contient toujours la raison de l'échec. Exemple ci-dessous :

This is the mail system at host smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch.
I'm sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.
The mail system anna.a@abc.xyz: host mxbw-abc-xyz.abc-ab12.abc.ch[123.456.789.00] said: 550 5.1.1
anna.a@abc.xyz recipient rejected, account administratively disabled (in reply to RCPT TO command) 

Ici, l'adresse de votre correspondant est visiblement suspendue par son fournisseur de messagerie (account administratively disabled).

Parfois, il faut chercher la raison du message d'erreur reçu parmi ses pièces jointes (souvent un fichier texte brut). Exemple :

Reporting-MTA: dns; mxbw.abc.ch‍ [123.456.789.00]
Received-From-MTA: dns; smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch [12.345.678.99]
Arrival-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200
Final-recipient: rfc822; anna.a@abc.xyz
Diagnostic-Code: smtp; 552 RCPT TO:anna.a@abc.xyz‍ Mailbox disk quota exceeded
Last-attempt-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200

Ici, la boîte mail de votre correspondant externe à Infomaniak semble pleine (Mailbox disk quota exceeded).

2. Cas les plus courants

SPF Failure

L'enregistrement SPF (Sender Policy Framework) n'est pas correctement configuré :

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to SPF failure:
anna.a@abc.xyz
Technical details of SPF failure:
The sender's domain domain.xyz does not have a valid SPF record. Please contact your email administrator to correct the SPF configuration.

Solution : vérifiez la configuration de votre nom de domaine et notamment l'enregistrement de type SPF si votre site est hébergé chez Wix ou un autre fournisseur.

User Unknown

L'adresse e-mail spécifiée dans le message est invalide ou n'existe pas :

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently:
anna.a@abc.xyz
Technical details of permanent failure:
The email address does not exist. Please check the recipient's email address and try again.

Solution : vérifiez soigneusement l'adresse mail du destinataire et corrigez-la si nécessaire ; assurez-vous d'utiliser une adresse mail valide pour le destinataire.

Temporary Failure

Le serveur de messagerie du destinataire rencontre des problèmes temporaires ou est indisponible.

Solution : attendez un certain temps, puis réessayez d'envoyer le message ultérieurement. Si le problème persiste, contactez le support technique du destinataire pour obtenir de l'aide.

Blocked by SPAM Filter (ou Content Rejected)

Le serveur de messagerie du destinataire a bloqué le message en raison de règles de filtrage anti-spam :

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@domain.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to the message being rejected as spam:
anna.a@domain.xyz
Technical details of delivery failure:
The content of the message triggered the spam filters of the recipient's email server. Please review the message content and try again.

Solution : vérifiez si votre message contient des éléments susceptibles d'être considérés comme du spam (mots-clés, liens suspects, etc.). Contactez le destinataire pour vérifier si le message a été filtré dans le dossier des envois indésirables.

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du spam sortant et cet autre guide au sujet du spam entrant.

Bad Reputation

Le serveur de messagerie du destinataire a bloqué le message en raison de règles de filtrage anti-spam :

gmail-smtp-in.l.google.com said: 550-5.7.1
Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain.
To best protect our users from spam, the message has been blocked.
Please visit https://support.google.com/mail/answer/188131 for more information.

Solution : vérifiez la réputation du domaine, déterminez s'il n'y a pas eu récemment une exploitation involontaire de l'une de vos adresses mail à des fins malveillantes par exemple.

Domain Not Found (ou DNS Error)

Le nom de domaine du destinataire n'a pas pu être résolu ou n'existe pas.

Solution : vérifiez l'orthographe du domaine du destinataire et corrigez-la si nécessaire ; assurez-vous que le nom de domaine et les DNS sont valides et actifs.

Mailbox Full

La boîte de réception du destinataire est pleine, empêchant la réception de nouveaux messages.

Solution : informez le destinataire de la situation et demandez-lui de libérer de l'espace en supprimant des e-mails ou en archivant des éléments.

Cela ne peut pas arriver avec des adresses mail gérées par Infomaniak puisque celles-ci n'ont pas de limite de taille de stockage.

Part of their network is on our block list

Si le message d'erreur (obtenu en principe à la suite d'un envoi effectué depuis un outil en ligne, placé sur le serveur où se trouve votre site, par exemple une confirmation de commande du PrestaShop ou autre boutique en ligne que vous gérez) contient ceci :

host hotmail-com.olc.protection.outlook.com[104.47.30.97] said: 550 5.7.1
Unfortunately, messages from [89.123.456.789] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list.

Solution : changez la méthode d'envoi des e-mails. L'envoi est non authentifié et part depuis le serveur avec une adresse IP précise qui est apparemment bloquée chez le destinataire pour une quelconque raison (Infomaniak n'intervient pas pour demander un déblocage). Il faut donc configurer l'outil en ligne pour effectuer des envois authentifiés.

3. Erreurs moins fréquentes

Deferred - Delayed

Le message d'erreur Deferred - Delayed - Warning: message still undelivered after 4 hours, Will keep trying until message is 3 days old signifie que le serveur de messagerie Infomaniak a essayé de se connecter au serveur de messagerie de votre correspondant pour envoyer le message mais que pour une raison indéterminée il n'y est pas parvenu. Ce message d'erreur précise que le serveur Infomaniak continuera d'essayer d'envoyer votre message pendant la période spécifiée dans le message d'erreur. Si, passé ce délai le message n'a toujours pas été distribué, vous recevrez un dernier message d'erreur vous précisant que votre message n'a finalement pas pu être distribué et que votre correspondant ne l'a donc pas reçu.

Greylisting Delay

Cette erreur Greylisting Delay se produit lorsque le serveur de messagerie de votre destinataire utilise, comme Infomaniak, une technique appelée "greylisting" qui impose un délai temporaire lors de la première tentative de livraison d'un message provenant d'un expéditeur inconnu. Le Mailer Daemon peut éventuellement envoyer un rapport d'erreur indiquant que la livraison a été retardée en raison du greylisting. L'erreur peut également mentionner banned sender. Il faut retenter votre envoi quelques minutes/heures plus tard.

Malware message rejected

Cette erreur Malware message rejected se produit lorsque le message contient une pièce jointe, un lien vers un site de stockage type Dropbox ou du contenu dynamique y compris dans la partie "transmise" du message (dans le cas d'un "forward" de message par exemple). Il faut essayer de renvoyer le message depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) au lieu d'une application de messagerie, et d'éliminer tout contenu susceptible de provoquer cette erreur.

Message Size Exceeded / File Too Large

Ces erreurs Message Size Exceeded / File Too Large se produisent lorsque la taille du message (ou des pièces jointes) dépasse la limite autorisée par le serveur de messagerie du destinataire. Le Mailer Daemon renverra un rapport d'erreur indiquant que la livraison a échoué en raison du dépassement de la taille du message.

Rate Limit Exceeded

Cette erreur Rate Limit Exceeded se produit lorsque l'expéditeur a dépassé la limite de fréquence ou de volume autorisée par le serveur de messagerie du destinataire. Les serveurs de messagerie peuvent imposer des limites pour prévenir le spam ou la surcharge du système.

Sender denied: auth guards failed

Prenez connaissance de cet autre guide si vous rencontrez une erreur Sender denied: auth guards failed.

The message contains a unicode character in a disallowed header

Cette erreur The message contains a unicode character in a disallowed header peut apparaître si vous avez inséré un caractère spécial comme un cœur ♥ par exemple dans le corps du mail, le sujet ou surtout dans le nom complet ; le risque d'être refusé par les fournisseurs est très élevé : il faut rester le plus simple possible dans l'emploi des signes, caractères et polices.

Ce guide explique comment supprimer des dossiers qui apparaissent grisés sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou dans certains logiciels/clients de messagerie comme Apple Mail, Mozilla Thunderbird ou Microsoft Outlook.

Dossiers fantômes

Certains logiciels/clients de messagerie comme Microsoft Outlook permettent de créer des sous-dossiers de dossiers inexistants. Par exemple, il est possible de créer le dossier /abc/klm/xyz alors que le dossier "klm" n'existe pas.

Sur Mail Infomaniak ou dans d'autres logiciels, les dossiers fantômes comme le dossier "klm" apparaissent en gris et ne peuvent pas être supprimés directement car ils ne sont que des "chemins" vers un sous-dossier réel.

Pour supprimer ces dossiers fantômes, il est nécessaire de supprimer leurs sous-dossiers au préalable (dans cet exemple: xyz).

Dossiers récalcitrants

Si, lors de la consultation de votre adresse mail Infomaniak sur Outlook, des dossiers fantômes persistent ou réapparaissent instantanément après suppression, voici les procédures techniques recommandées par Microsoft pour forcer la synchronisation:

1. Forcer la réinitialisation des dossiers Outlook

Parfois, la table des dossiers locale d'Outlook est corrompue. Une commande simple peut souvent corriger cela sans rien supprimer :

• Fermez Outlook complètement.
• Appuyez sur les touches Windows + R de votre clavier.
• Tapez outlook.exe /resetfolders et validez (cela restaure les dossiers manquants ou corrompus à partir du serveur).

2. Réinitialiser le cache IMAP (.ost)

Si le problème persiste, forcer Outlook à reconstruire sa base de données locale est souvent la solution la plus efficace :

• Fermez Outlook.
• Accédez au dossier : C:\Users\[Votre Nom d'Utilisateur]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• Identifiez le fichier .ost portant le nom de votre adresse Infomaniak et supprimez-le (ou renommez-le en .old par sécurité).
• Relancez Outlook ; le logiciel va retélécharger l'intégralité de vos messages et dossiers proprement depuis les serveurs Infomaniak.

3. Utiliser l'outil MFCMAPI (Niveau Avancé)

MFCMAPI permet d'accéder directement à la structure MAPI de votre boîte aux lettres pour supprimer ce que l'interface standard d'Outlook refuse de toucher :

• Téléchargez la dernière version de MFCMAPI sur GitHub (Source officielle).
• Lancez MFCMAPI.exe et allez dans Session > Logon ; sélectionnez votre profil Outlook.
• Double-cliquez sur votre compte de messagerie Infomaniak dans la liste.
• Dans la nouvelle fenêtre, développez Root Container (ou Racine - Boîte aux lettres), puis IPM_SUBTREE.
• Localisez le dossier récalcitrant ; faites un clic droit et choisissez Delete folder.
• Attention : dans la boîte de dialogue, essayez d'abord la suppression simple ; si cela échoue, recommencez en cochant DELETE_HARD_DELETE (suppression définitive au niveau serveur).

4. Vérification finale via le Webmail

Si un dossier est supprimé dans Outlook mais revient toujours, vérifiez impérativement sur l'app Web Mail Infomaniak si le dossier y est présent, et supprimez-le d'abord via l'interface Web pour ensuite appliquer l'étape n°1 (resetfolders) dans Outlook.

Ce guide explique ce que signifie la mention de mail externe, "External" figurant sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) lors de la lecture de certains messages:

Préambule

• La mention de mail externe s'affiche dans les cas suivants:
  • Le nom de domaine (ou alias) de l'expéditeur ne correspond pas à celui de l'adresse mail configurée dans Mail.
  • L'expéditeur ne fait pas partie des contacts (y compris les contacts suggérés).
  • Le mail provient d'une adresse hébergée hors de l'Organisation.
• La mention s'affichera comme "inconnu" au lieu de “externe” avec certaines offres gratuites comme my kSuite.

Activer ou désactiver la mention

Vous pouvez activer ou désactiver la mention, l'effet est immédiat pour les mails entrants et dans le cas d'une réponse apportée à un mail externe. Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion du Service Mail sur votre Manager Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur le nom du Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche:
   
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité.
5. Activez ou désactivez le bouton à bascule (toggle switch):
   

Ce guide explique comment enregistrer un e-mail (comme si vous le téléchargiez) mais directement sur votre kDrive.

Préambule

• Sauvegardez en quelques clics un message reçu sur une adresse de votre Service Mail Infomaniak, ceci au format .eml lisible directement au sein de votre interface kDrive.
• Pour exporter tous les e-mails d'une adresse mail, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour exporter les pièces jointes d'un e-mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ajouter un mail à kDrive…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour exporter le message mail de votre choix vers votre kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Ouvrez le message que vous désirez sauvegarder.
   • Cliquez ensuite sur l'icône de partage en haut du message concerné pour ajouter à kDrive:
     
3. Sinon vous pouvez également cliquer sur l'icône Ajouter à kDrive en haut du message concerné:
   
   1. Si l'icône n'est pas visible, cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
   2. Puis choisissez de personnaliser les actions:
      
   3. afin d'ajouter l'action désirée:
      
4. Choisissez le kDrive (parmi ceux auxquels vous êtes rattachés par votre Organisation) et l'emplacement désiré sur celui-ci pour enregistrer votre fichier - si vous le renommez, gardez l'extension .eml pour pouvoir le lire directement dans l'interface kDrive.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter.
   
6. Un message en bas d'écran vous notifie de la progression de l'enregistrement et vous permet de vous rendre directement à l'emplacement de sauvegarde de l'e-mail:
   
7. L'e-mail enregistré peut être visualisé sur kDrive comme si vous le lisiez sur Mail directement.

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Pour cela:

1. Ouvrez l'e-mail en question sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé en haut à droite de l'e-mail affiché.
3. Choisissez Enregistrer dans kDrive et suivez la même procédure que ci-dessus à l'étape 4.

Ce guide explique comment ajouter ou supprimer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Préambule

• Pour importer des contacts existants, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour gérer les carnets d'adresses, prenez connaissance de cet autre guide.

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter une nouvelle fiche de contact dans un carnet d'adresses:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur Nouveau contact en haut à gauche.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter le contact:
   
4. Remplissez les informations principales (ou additionnelles grâce au lien en bas à droite).
5. Validez avec le bouton Enregistrer:
   

Ajouter à partir de contacts fréquemment utilisés

Vous pouvez compléter un carnet d'adresses à partir des contacts fréquents suggérés par l'app (en fonction de votre utilisation de l'app Web Mail). Les nom/prénom/e-mail seront pré-remplis si disponible:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur Contacts suggérés dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du contact concerné.
4. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à un carnet d'adresses existant.
5. Vous pouvez aussi cliquer sur le menu d'action ⋮ dans le volet latéral droite:
6. Complétez les informations du contact si nécessaire puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter d'un coup l'ensemble des contacts suggérés:

1. Cliquez en haut de colonne pour sélectionner tous les contacts.
2. Cliquez ensuite sur l'icône apparue en haut de tableau.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter les contacts.
4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer tous les contacts sélectionnés:
   

Ajouter à partir de l'app Web Mail Infomaniak

Vous pouvez créer une fiche pour un contact directement depuis les messages que vous échangez avec celui-ci:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur (ou la discussion entre plusieurs participants).
3. Survolez la partie mentionnant l'expéditeur ou le destinataire que vous souhaitez ajouter à votre carnet d'adresses.
4. Cliquez sur Créer un contact:
   
5. Complétez les informations du contact si nécessaire puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un ou plusieurs contacts

Pour retirer un contact de vos listes:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel supprimer vos contacts:
3. Sélectionnez le ou les contacts à supprimer.
4. L'icône Corbeille s'affiche en tête de colonne, vous permettant ainsi la suppression des contacts sélectionnés:
   

Ce guide détaille les différentes façons d'adresser un e-mail à plusieurs correspondants, y compris en masquant les adresses mail des autres participants.

Préambule

• Lorsque vous envoyez des e-mails, il est parfois nécessaire d'inclure plusieurs destinataires en utilisant les champs:
  • À
  • CC :
    • Français : Copie Conforme
    • Anglais : Carbon Copy
  • CCI :
    • Français : Copie Conforme Invisible
    • Anglais : Blind Carbon Copy
• Ne surchargez pas les champs À et CC avec des destinataires qui ne sont pas directement concernés par l'e-mail.
• Utilisez le champ CCI pour protéger les adresses mail des destinataires lorsqu'il y a plusieurs personnes dans la liste.
• Lors d'envois multiples, récurrents et/ou importants, au-delà des limites imposées, il est recommandé d'utiliser plutôt des outils adaptés:
  • Gestionnaire d'invités Infomaniak
  • Newsletter Infomaniak 

Comprendre et utiliser ces 3 champs mail

Le champ À

Ce champ est utilisé pour indiquer le ou les destinataires principaux de l'e-mail, ceux qui reçoivent l'e-mail en copie directe.

• Utilisez ce champ pour les destinataires principaux qui sont directement concernés par le contenu de l'e-mail.
• Exemples : réunion de travail, rapport de projet, communication directe avec un client.

Le champ CC

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à d'autres personnes en plus des destinataires principaux. Tous les destinataires peuvent voir qui a reçu une copie de l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires secondaires qui doivent être informés mais qui ne sont pas les principaux acteurs de la discussion.
• Exemple : informer un supérieur hiérarchique d'une conversation, inclure des collègues intéressés par le sujet sans qu'ils aient besoin d'intervenir.

Le champ CCI

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à des personnes sans que les autres destinataires ne sachent qu'elles ont également reçu l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires qui doivent recevoir l'e-mail sans que les autres destinataires le sachent.
• Exemple : envoi d'un e-mail à un groupe avec un superviseur en CCI pour suivi, éviter la divulgation d'adresses mail à tous les destinataires (souvent utilisé dans les e-mails de masse).

Utiliser les champs à disposition sur Mail Infomaniak

Afin d'accéder aux champs adéquats sur votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur ‍ Nouveau message.
3. Cliquez sur CC & CCI:
   
4. Les champs supplémentaires s'affichent, ils vous permettront d'insérer les adresses mail de vos destinataires:
   

Exemples d'utilisation

Chacun de ces champs a une fonction spécifique et peut être utilisé stratégiquement selon le contexte de votre communication. Soyez transparent et éthique dans l'utilisation du champ CCI pour éviter des malentendus ou des conflits:

• Communication d'équipe
  • À : membres principaux du projet
  • CC : Manager du projet, autres départements concernés
  • CCI : Directeur pour information sans intervention directe
• E-mail marketing
  • À : ne pas utiliser (ou indiquez simplement l'adresse mail expéditeur)
  • CC : ne pas utiliser
  • CCI : liste des abonnés pour protéger les adresses mail individuelles
• Annonce importante
  • À : destinataires principaux (par exemple : directeurs)
  • CC : membres du conseil, principaux collaborateurs
  • CCI : autres parties prenantes pour information confidentielle
• Annonce d'une réunion
  • À : John Doe, Jane Smith
  • CC : projet.manager@entreprise.com
  • CCI : directeur@entreprise.com
• Invitation à un évènement
  • À : invités principaux
  • CC : coordination@evenement.com
  • CCI : liste d'invités secondaires (pour protéger les adresses mail)

Ce guide explique comment afficher et transmettre les en-têtes d'un e-mail.

Préambule

• Un e-mail est composé d'un en-tête (header) et du contenu proprement dit du message (body, corps du texte).
• La plupart des logiciels/clients de messagerie ne montrent pas directement les en-têtes, mais les afficher ou les transmettre permet ensuite au support d'Infomaniak d'identifier les problèmes rencontrés.
• Les en-têtes (= source) d'un e-mail fournissent différentes informations comme:
  • l'expéditeur
  • le destinataire
  • la date
  • l'objet
  • les serveurs impliqués lors de la transmission entre l'expéditeur et le destinataire:
    

Afficher les en-têtes sur Mail Infomaniak

Pour afficher les en-têtes d'un e-mail depuis l'interface Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Ouvrez le message concerné et cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
3. Cliquez sur le menu des autres actions.
4. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Voir les en-têtes:
   
5. Refaites l'opération pour les masquer:
   

Transmettre les en-têtes d'un e-mail

Pour transmettre les en-têtes d'un e-mail, en réponse à une demande du support ou au destinataire de votre choix, soit….

• … copiez-collez les en-têtes affichés selon la méthode ci-dessus.
• … transférez le message mail.

Cependant pour que les en-têtes soient présents, il est indispensable de transférer le message non pas dans le corps du message mais bien en tant que pièce jointe uniquement. Le mail en pièce jointe sera en principe au format .eml et ce fichier contient tous les en-têtes nécessaires.

Une troisième méthode de transmission complète d'e-mail est expliquée dans cet autre guide.

Ce guide détaille les mécanismes de l'usurpation d'identité électronique (spoofing) et les mesures de protection contre les messages indésirables semblant provenir de votre propre domaine.

Mon compte a-t-il été utilisé à mon insu ?

Recevoir un e-mail dont vous semblez être l'expéditeur est une technique courante de manipulation psychologique. Cela ne signifie pas que votre boîte mail a été forcée. Dans la majorité des cas, il s'agit d'une simple falsification de l'en-tête « From », comparable à une personne qui écrirait votre adresse au dos d'une enveloppe papier avant de la poster.

Assurez-vous que votre propre adresse n'est pas inscrite dans la liste blanche (Allowlist) de votre filtre antispam. Si elle s'y trouve, le système de protection ignore l'analyse de sécurité, pensant que le message est légitime.

Diagnostic : Usurpation vs Piratage

Il est crucial de distinguer la falsification (mail forging) de l'intrusion. Le protocole mondial d'envoi d'e-mails (SMTP) a été conçu sans vérification native de l'identité de l'expéditeur.

Renforcer l'intégrité de votre domaine

Pour protéger votre réputation numérique et limiter l'impact de ces usurpations, le déploiement de protocoles d'authentification est la norme professionnelle :

• SPF & DKIM : Ces signatures numériques certifient que vos messages proviennent bien de nos serveurs autorisés.
• DMARC : Ce protocole essentiel vous permet de donner des instructions aux serveurs du monde entier (ex: "Si l'e-mail n'est pas signé par Infomaniak, refusez-le ou placez-le en spam"). C'est l'outil le plus puissant pour analyser et limiter l'usage frauduleux de votre domaine.
• Gestion du catch-all : Évitez d'utiliser une adresse de type "catch-all", qui collecte tous les messages envoyés à des adresses inexistantes de votre domaine, car elle attire naturellement les flux de spams massifs.

Notifications d'échec (Backscatter)

Si vous recevez des avis de non-distribution (Non-Delivery Reports) pour des messages que vous n'avez jamais rédigés, vous faites face au phénomène de Backscatter. Des serveurs tiers mal configurés ou des botnets utilisent votre identité pour diffuser du contenu en masse. Lorsqu'ils rencontrent une adresse inexistante, le serveur distant renvoie l'erreur à l'expéditeur affiché : vous.

Ce guide explique comment copier par IMAP le contenu d'une ou plusieurs adresses mail externes (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail existante chez d'autres fournisseurs) sur une ou plusieurs autres de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• La totalité de la boite externe sera importée.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des alternatives à ce processus par IMAP.

Copier les e-mails d'un autre fournisseur sur Infomaniak

Prérequis

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou l'ajuster au préalable si nécessaire.
• S'assurer que la messagerie est correctement sécurisée
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
• L'adresse mail de destination doit être rattachée à l'utilisateur (= au compte Infomaniak) que vous utilisez (ce n'est pas un prérequis pour l'importation en masse expliquée plus bas).
• L'adresse mail source, dont il faut copier le contenu, doit avoir été utilisée (ou être compatible) avec le protocole IMAP:
  

Ensuite, pour importer le contenu mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation concernée ; en effet l'importation se fera vers l'une des adresses mail rattachées à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation par IMAP.
4. Cliquez sur l'importation unique.
5. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
6. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail source (cf prérequis).
7. Modifiez si nécessaire les Paramètres avancés afin de spécifier une adresse de serveur IMAP:
   1. Entrez le nom de serveur IMAP (nom d'hôte fourni par votre fournisseur de messagerie) par exemple imap.domain.ch (ou .net, .com etc. en fonction de votre adresse mail au pt 5 ci-dessus).
   2. Entrez le numéro de port (par défaut 993) et le SSL.
8. Cliquez sur Confirmer:
   
9. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
10. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
11. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails:
    
12. La copie débute, vous pouvez attendre et voir le résultat sur la page une fois l'import terminé, ou fermer la fenêtre (l'importation continue en arrière-plan et un suivi est disponible - lire ci-dessous):
    
13. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés:
    
14. Un suivi est disponible dans les réglages de l'adresse mail de destination, sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) uniquement:
    
15. Le suivi permet de voir l'historique des importations sur l'adresse concernée:
    

Rapatrier le contenu de plusieurs adresses mail par lot

Pour importer le contenu de plusieurs adresses mail externes (maximum 25 par 25) vers une ou plusieurs adresses mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation concernée ; en effet l'importation se fera vers l'une des adresses mail rattachées à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation par IMAP.
4. Cliquez sur le mode avancé: Importer plusieurs adresses mail à partir d'un fichier CSV (format .csv).
5. Téléchargez le modèle CSV proposé en exemple:
   
   • Le modèle est sous cette forme: source-email@domain.com;sourcePassword;imap.source-host.com;sourcePort(993);sourceSsl(1or0);dest-email@domain.com
6. Editez le fichier csv afin d'en créer un avec les bonnes informations nécessaires à la copie (cf prérequis):
   
7. Chargez le fichier grâce au bouton Sélectionner un fichier CSV.
8. Une fois le fichier chargé sur la page de l'outil, corrigez ou ignorez les éventuelles erreurs ; cliquez sur Importer.
9. La copie débute, vous pouvez attendre et voir le résultat sur la page une fois l'import terminé, ou fermer la fenêtre (l'importation continue en arrière-plan et un suivi est disponible - lire ci-dessous).
10. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.
11. Un suivi est disponible dans les réglages des adresses mail de destination, sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) uniquement.
12. Le suivi permet de voir l'historique des importations:
    

Ce guide explique comment exporter le contenu d'une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Infomaniak ne propose pas d'export (de PST par exemple).
• Infomaniak conserve vos e-mails durant toute la durée de votre contrat, et selon votre offre avec des sauvegardes intégrées sans limite de taille dans le cadre d'un usage normal d'un service mutualisé, conformément à l'art. 1 des conditions particulières du Service Mail.
• L'exportation manuelle proposée ci-dessous fonctionne sur Windows: vous pourrez ainsi sauvegarder vos e-mails au sein d'une archive unique facilement restaurable.

Exportation manuelle

Pour exporter tous les messages contenu sur votre adresse mail hébergée par Infomaniak:

1. Installez l'application gratuite Thunderbird.
2. Configurez l'adresse mail concernée en IMAP (pour inclure les sous-dossiers).
3. Assurez-vous que tout le contenu souhaité est présent (synchronisez la boite depuis toujours - pas seulement les 30 derniers jours par exemple).

Ensuite…

• … soit vous installez l'application gratuite BackupThunderbird qui permet la création d'une archive (chiffrée si nécessaire) et la restauration ultérieure…
• … soit vous pouvez simplement afficher les fichiers cachés de Windows puis trouver et sauvegarder ce dossier profil
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  car il contient toute votre messagerie.

Télécharger les e-mails en local

Une autre solution (non recommandée) pourrait être de configurer un logiciel/client de messagerie en choisissant la réception par le protocole POP3 ce qui aura comme effet de télécharger les messages en local et seule la boite de réception sera concernée.

Ce guide explique comment être notifié à l'arrivée de nouveaux e-mails avec à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• L'app Web Mail Infomaniak est compatible avec les navigateurs comme Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari… qui proposent les alertes visuelles à l'arrivée d'un message en arrière-plan.
• L'app mobile Infomaniak Mail (iOS / Android) propose également d'exploiter les possibilités de notification de votre appareil mobile (❓: aide).

Afficher une notification dans le navigateur

Pour activer les notifications du navigateur lors d'arrivée de nouveau message entrant:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Navigateur dans le menu latéral gauche.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour Afficher une notification lors de la réception de nouveaux e-mails:
   

Pour retirer cette fonctionnalité, désactivez le bouton toggle. Il faudra également retirer l'autorisation de notifier dans le navigateur directement (voir la documentation de son éditeur).

Autoriser les notifications du navigateur…

… sur Safari (❓: aide)

1. Ouvrez Safari.
2. Cliquez sur Préférences et sélectionner Sites web puis Notifications.
3. Recherchez le site ksuite.infomaniak.com/mail et sélectionner Autoriser.

… sur Firefox (❓: aide)

1. Ouvrez Firefox.
2. Rendez-vous dans le menu principal dans Préférences ou Paramètres.‍
3. Rendez-vous dans Vie privée et sécurité dans le panneau de gauche.
4. Descendez jusqu'à la section Permissions.
5. Cliquez sur le bouton Paramètres à droite de Notifications.
6. Recherchez le site ksuite.infomaniak.com/mail et sélectionnez Autoriser.

… sur Google Chrome (❓: aide)

1. Ouvrez Google Chrome.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu Plus ⋮ > Paramètres.
3. Rendez-vous dans Confidentialité et sécurité, puis cliquez sur Paramètres du site.
4. Cliquez sur Notifications et choisir d'autoriser les notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://ksuite.infomaniak.com/mail, puis cliquez sur Ajouter.

… sur Microsoft Edge

1. Ouvrez Microsoft Edge.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu puis cliquez sur Paramètres.
3. Rendez-vous dans le menu Cookies et autorisations de site.
4. Cliquez sur Notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://ksuite.infomaniak.com/mail, puis cliquez sur Ajouter.

Ce guide explique comment signaler une tentative d'hameçonnage (Phishing, Fishing, Filoutage...) dont vous seriez victime.

Préambule

• Le Phishing est une tentative de fraude et d'escroquerie, visant à obtenir des informations sensibles de manière frauduleuse.
• Généralement la victime reçoit dans sa messagerie un message semblant provenir d'Infomaniak, de sa banque ou d’un organisme de confiance, lui indiquant qu’un problème est survenu sur son compte ou dans sa vie de tous les jours:
  
• Le but de cette usurpation d'identité est généralement que l'utilisateur se rende de façon volontaire sur une page et communique des informations privées qui seront ensuite exploitées à différentes fins, financières principalement.
• S'il ne s'agit pas d'un message “se faisant passer pour quelque chose qu'il n'est pas”, mais uniquement d'un message publicitaire non-sollicité, il vaut mieux le signaler en tant que Spam.

Signaler un e-mail de Phishing

Prérequis

• Vérifier que le filtre spam est actif.
• Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Ensuite, si vous retrouvez un e-mail de ce type dans votre boite de réception directement, vous avez la possibilité d'agir afin que ces messages diminuent et à terme disparaissent des systèmes de messagerie:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Ouvrez le message de phishing.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
4. Cliquez sur Signaler le message.
5. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Signaler comme hameçonnage:
   
6. Confirmez l'envoi pour traitement.
7. Supprimez l’e-mail


Dès lors que vous avez cliqué sur Signaler comme hameçonnage, un e-mail est automatiquement transmis à Infomaniak avec l’ensemble des informations nécessaire pour le traitement du signalement du scam.

En cas de problème plus grave (quand le message vous est directement adressé par une connaissance ou un contact sans que cela ne soit un envoi à grande échelle) il est recommandé d'intervenir auprès d'un organisme comme par exemple report.ncsc.admin.ch.

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'inclusion du message d'origine lors de votre réponse à un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Ne plus citer le message initial

Par défaut, le texte du message auquel vous êtes en train de répondre sera placé en-dessous de votre propre texte de réponse (A):

En suivant le guide ci-dessous, rien ne sera cité du message d'origine et vous répondrez à partir d'une base vierge avec ou sans signature (B):

Afin de ne plus jamais citer le message original lors d'une réponse à un correspondant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Désactivez le bouton à bascule (toggle switch) à droite de l'élément "Inclure le message original dans la réponse":
   

Ce guide explique comment retrouver des e-mails disparus, notamment après une suppression accidentelle.

✘ INDISPONIBLE‍ avec
kSuite Free
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com)
Service Mail Starter

En mettant à niveau l'une de ces offres gratuites, il sera possible de récupérer la sauvegarde jusqu'à 30 jours.

Préambule

• Infomaniak sauvegarde chaque adresse mail 1 fois par jour (généralement tôt le matin).
• Vous pouvez ainsi restaurer votre boîte mail à son état exact lors de la sauvegarde.
• ÉLÉMENTS RÉCUPÉRÉS:‍‍
  • Les e-mails (présents au moment de la sauvegarde) n'existant plus (au moment de la demande de restauration) seront remis à leur emplacement d'origine.
  • Certains paramètres notamment du répondeur (❓: aide) et des redirections (❓: aide) notamment seront restaurés s'ils ont changé entre-temps.
• ÉLÉMENTS NON RÉCUPÉRÉS:‍‍
  • Les e-mails déplacés (sous-dossiers, corbeille) : ils existent encore dans votre compte et doivent être recherché (❓: aide).s.
  • La restauration n'inclut ni l'agenda (❓: aide) ni le carnet d'adresses (❓: aide).
  • Les messages absents au moment de la sauvegarde quotidienne (voir chapitre POP3) ; exemple :
    • Restauration demandée à 10h (backup de 5h) pour un mail arrivé à 8h et supprimé à 9h30 : il ne sera pas récupéré car il n'était pas encore présent lors de la sauvegarde de 5h.‍
• ÉLÉMENTS NON MODIFIÉS:‍
  • Les e-mails reçus, créés ou stockés entre la date de sauvegarde et l'exécution de la restauration restent présents dans votre boîte.
• Prenez connaissance de cet autre guide sur les limites de conservation de vos messages.

Restaurer depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• S'assurer que la suppression a eu lieu il y a moins de 30 jours (ou dans le délai compris avec votre offre - lire ci-dessus).
• Avoir la permission de gérer les sauvegardes: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin (❓: aide).

Pour restaurer des e-mails:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général.
5. Cliquez sur Restaurer:
   
6. Choisissez une date de Restauration.
7. Cliquez sur Restaurer les e-mails:
   
8. Une fois la restauration terminée, un e-mail d'information est envoyé.

Restaurer depuis le Service Mail

Prérequis

• Être au minimum Administrateur de l'Organisation (❓: aide).
• S'assurer que la suppression a eu lieu il y a moins de 30 jours (ou dans le délai compris avec votre offre - lire ci-dessus).

Pour restaurer des e-mails depuis un Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion du Service Mail sur votre Manager Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur le nom du Service Mail concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton Actions sur l'adresse tout en haut à droite.
5. Cliquez sur Restaurer les e-mails:
   
6. Choisissez une date de Restauration.
7. Cliquez sur Restaurer les e-mails.
8. Une fois la restauration terminée, un e-mail d'information vous est envoyé.

E-mails placés dans la corbeille

Sauf configuration particulière, un e-mail supprimé par l'utilisateur est déplacé dans une corbeille, et ce n'est qu'après un délai de plusieurs jours ou semaines que la corbeille est automatiquement vidée (elle peut également être vidée par un clic de l'utilisateur). Par conséquent, lors d'une opération de restauration:

• Les e-mails actuellement dans la corbeille resteront tels quels, quelle que soit la date de restauration.
• Les e-mails supprimés de la corbeille seront restaurés à leur emplacement d'origine, là où ils se trouvaient lors de la suppression (que ce soit dans les dossiers de réception, ou dans la corbeille).

E-mails placés dans des dossiers non conventionnels

Si vous stockez volontairement vos messages dans des dossiers au nom inhabituel (par exemple des dossiers nommés Junk ou Spam) prenez connaissance des informations importantes de cet autre guide.

Logiciel/client de messagerie configuré en POP3

Si vous avez l'habitude de relever votre boite mail avec un logiciel/client de messagerie comme Outlook et que ce dernier est configuré avec le protocole POP / POP3, il ne vous sera pas possible de tout restaurer puisque la sauvegarde se fait une fois par jour, elle conserve uniquement les messages qui se trouvaient au moment de la sauvegarde dans la boite de réception Infomaniak ; idem pour vos autres dossiers (Messages envoyés par exemple) présents dans l'application POP3: ceux-ci ne sont pas synchronisés avec Infomaniak et donc ne sont pas sauvegardés ; il faut donc à l'avenir préférer le protocole IMAP dans votre logiciel/client de messagerie (❓: aide).

Ce guide explique comment utiliser l'app mobile Gmail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) afin de consulter une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Plutôt que la configuration manuelle ci-dessous, il est recommandé d'utiliser l'app Infomaniak Mail (iOS / Android) pour bénéficier des avantages de sécurité Infomaniak.

Utiliser l'app mobile Gmail pour Infomaniak

Prérequis

• Créer l'adresse mail (❓: aide my kSuite  |  Service Mail/kSuite).
• Créer un mot de passe d'appareil (❓: aide my kSuite  |  Service Mail/kSuite).
• Vérifier la configuration adéquate du domaine (❓: aide).

Pour ajouter en IMAP l'adresse mail gérée chez Infomaniak sur votre app mobile Gmail (❓: aide officielle):

1. Rendez-vous dans les Paramètres de Gmail.
2. Appuyez sur Ajouter un compte.
3. Choisissez Autre:
   
4. Saisissez l'adresse mail que vous souhaitez utiliser.
5. Choisissez le type de compte IMAP.
6. Entrez le mot de passe (cf prérequis) de l'adresse mail:
   
7. Utilisez le nom de serveur mail.infomaniak.com pour:
   • Serveur entrant IMAP (réception)
   • Serveur sortant SMTP (envoi)
8. Terminez l'ajout de l'adresse.

Ce guide détaille le service de traduction automatique intégré à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• L'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) intègre un traducteur automatique, tant pour la lecture que pour la rédaction, pour le français, l'allemand, l'anglais, l'italien et l'espagnol.
• Cette solution IA ne repose pas sur un service tiers (DeepL, Google Translate, etc.) contacté via API, mais elle est hébergée, opérée et en partie entraînée par Infomaniak.

Traduire le texte…

… lors de la rédaction

Pour traduire automatiquement dans une langue étrangère un message que vous redigez dans votre langue:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Rédigez un nouveau message sans l'envoyer.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire:
   
5. Modifiez les langues si nécessaire.
6. Cliquez sur Appliquer la traduction:
   

… lors de la lecture

Pour traduire automatiquement dans votre langue un message reçu rédigé dans une langue étrangère:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Consultez l'e-mail à traduire.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire:
   
5. Cliquez sur le nom des langues pour modifier les langues utilisées.
6. Au même endroit vous pouvez également copier dans le presse-papiers le texte qui a été traduit, afin de l'utiliser ultérieurement:
   
7. Vous pouvez également activer la visibilité de l'icône de traduction  (❓: aide):
   
   • Dans ce cas vous pouvez traduire un e-mail depuis la barre d'outil du message reçu:
     

Désactiver le traducteur

Vous pouvez régler les éléments (traductions / Euria) qui s'affichent lors d'un clic sur votre message:

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Cochez ou décochez les actions que vous souhaitez avoir au clic:
   

Ce guide concerne le Spam sortant des infrastructures Infomaniak, et vous aide à identifier et résoudre les causes possibles lorsqu'un e-mail envoyé depuis une adresse hébergée par Infomaniak arrive dans le dossier Spam (courrier indésirable) du destinataire.

Utiliser la messagerie à bon escient

Infomaniak met en œuvre des dispositifs renforcés pour assurer la sécurité et la délivrabilité des e-mails. En respectant également les bonnes pratiques ci-dessous, vous réduisez fortement le risque que vos messages soient considérés comme indésirables.

1. Utiliser une adresse mail valide

• Vérifiez que votre adresse mail et le domaine associé sont corrects et valides.
• Contrôlez les paramètres de sécurité de votre nom de domaine (SPF, DKIM, DMARC).
• Si vous modifiez un paramètre, attendez environ 24 heures avant de refaire un test d'envoi.

2. Éviter un contenu suspect

• Évitez les mots, formulations ou présentations fréquemment associés au spam (promotions abusives, phrases génériques, mise en page trop complexe, etc.).
• Ne placez pas de liens non sécurisés, tronqués ou mal formatés.
• Personnalisez vos messages (par exemple en mentionnant le nom du destinataire) pour renforcer leur crédibilité.
• Ne joignez pas de fichiers suspects ou trop volumineux ; utilisez plutôt un service comme SwissTransfer.

3. Tester l'envoi depuis l'app Web Mail Infomaniak

• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie tiers, essayez d'envoyer le message depuis l'app Web Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail).
• Comparez les résultats pour identifier si le problème provient de votre logiciel/client de messagerie, ou d'un paramètre de configuration.

4. Surveiller la réputation de votre domaine

• Si votre adresse mail utilise un domaine personnalisé (par exemple @votre-domaine.xyz), une mauvaise réputation du domaine peut affecter la délivrabilité de vos messages.
• Analysez et corrigez les causes possibles (anciens envois de masse, mauvaise configuration, signalements, etc.).
• La durée écoulée depuis la date de création du domaine peut jouer un rôle.

5. Obtenir le consentement du destinataire

• N'écrivez qu'à des destinataires qui vous connaissent ou attendent votre message.
• Pour les envois groupés ou réguliers, utilisez un système d'abonnement volontaire (opt-in).
• Pour les campagnes d'information ou marketing, préférez la solution Newsletter d'Infomaniak.

6. Optimiser la fréquence et le volume d'envoi

• Évitez d'envoyer un grand nombre de messages identiques à de nombreux destinataires simultanément.
• Respectez une fréquence d'envoi raisonnable pour ne pas être identifié comme expéditeur suspect.

7. Être ajouté en liste blanche (whitelist) Infomaniak

• Si vos e-mails sont classés en spam par un destinataire également hébergé chez Infomaniak, celui-ci peut ajouter votre adresse à sa liste blanche.
• Cette action garantit la réception de vos messages, mais ne remplace pas la vérification des causes ayant conduit initialement au classement en spam.

Ce guide propose plusieurs solutions afin d'effacer rapidement un grand nombre d'e-mails contenus au sein d'une adresse mail hébergée par Infomaniak. A noter que la taille de votre boite aux lettres n'est pas limitée.

Effacer des e-mails en masse…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder aux e-mails sur votre kSuite Infomaniak (❓: aide).
2. Cliquez sur Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Réception.
4. Affichez le nombre maximal d'éléments chargés à la fois:
   
5. Pour vider la boite de réception:
   1. Sélectionnez l'ensemble des éléments visibles à l'écran.
   2. Une sélection plus fine est possible.
   3. Cliquez sur l'icône Corbeille pour les envoyer vers la corbeille.
   4. Recommencez ce processus sur toutes les pages:
      
6. Hormis la boite de réception, les dossiers peuvent être vidés en quelques clics:
   1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du dossier concerné.
   2. Cliquez sur Vider le dossier:
      
   3. Attention les e-mails sont supprimés sans passer par la corbeille, comme si vous supprimiez le dossier lui-même — seule une restauration peut permettre une éventuelle récupération.

… depuis un logiciel/client de messagerie IMAP

Une solution solide consiste à configurer l'adresse mail dans un logiciel/client de messagerie en IMAP, qui permettra une sélection de tous les messages (sans la notion de pagination…) par conséquent l'effacement est aisé et rapide:

1. Installez Thunderbird (ou n'importe quelle autre app de messagerie sur votre appareil).
2. Ajoutez votre adresse mail en indiquant son mot de passe.
3. Patientez le temps que la boite de réception se charge.
4. Sélectionnez tous les messages.
5. Cliquez sur Effacer.
6. C'est terminé, vous pouvez retirer l'application si vous le souhaitez.

Cas particulier: les messages barrés

Pour supprimer définitivement les éventuels e-mails tracés / biffés apparaissant dans votre logiciel/client de messagerie ou sur Mail Infomaniak:

• Microsoft Outlook
  • se rendre dans le menu Édition -> Effacer les messages supprimés (en anglais, vous devez avoir un menu Purge)
• Apple Mail
  • se rendre dans le menu BAL -> Effacer les éléments supprimés

Ils disparaitront ensuite de l'interface Mail Infomaniak également.

Ce guide vous permet de mieux comprendre les particularités qui peuvent survenir au niveau de l'affichage des e-mails lors de l'utilisation de différentes applications de messagerie et des apps Mail d'Infomaniak.

Préambule

• Il peut arriver en effet que des incohérences surviennent à l'affichage d'une liste d'e-mails contenus au sein d'un dossier (exemple: le dossier des Messages envoyés) et que les messages triés et considérés comme les plus récents par un appareil ne seront pas les mêmes que ceux affichés lors de l'utilisation d'un autre outil.

Comprendre les identifiants uniques (UID)

Les UID (Unique Identifiers) sont des identifiants uniques attribués à chaque message dans une boîte aux lettres IMAP. Ils sont utilisés pour identifier de manière unique chaque message, indépendamment des modifications apportées aux dossiers ou aux messages eux-mêmes. Les UID sont particulièrement utiles pour gérer et synchroniser les e-mails sur plusieurs logiciels/clients de messagerie IMAP:

• Chaque e-mail se voit attribuer un UID unique au moment de sa création dans une boîte aux lettres ; cet UID ne change en principe jamais tant que l'e-mail existe, même si son contenu ou ses métadonnées sont modifiés.
• Les UID sont généralement séquentiels, ce qui signifie que les messages plus récents ont en principe des UID plus élevés.
• Lors de la synchronisation des e-mails, les logiciels/clients de messagerie IMAP peuvent utiliser les UID pour déterminer quels messages sont nouveaux, modifiés ou supprimés depuis la dernière synchronisation ; cela permet une gestion efficace des e-mails sans avoir à télécharger et comparer tous les messages.
• Selon l'outil employé, pour les afficher dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus, les messages peuvent être triés par leur date de réception ou par UID.

A ne pas confondre avec:

• Message Sequence Number (utilisé pour les opérations temporaires basées sur la position actuelle des messages)…
• Message-ID (RFC 5322) (utilisé pour identifier de manière unique les messages à travers différents serveurs et logiciels/clients de messagerie)…
• X-Message-Id (spécifique au serveur et utilisé pour des besoins internes de suivi)…
• Thread-Index et Thread-Topic (utilisés par les applications Microsoft pour le suivi des fils de conversation)…

Applications IMAP et app Infomaniak Mail

La problématique peut apparaitre sous cette forme au niveau des commandes du serveur:

758 - date.sent: 2017-10-11 23:15:26 (+0100)
757 - date.sent: 2017-10-11 15:00:55 (+0100)
756 - date.sent: 2017-10-11 14:39:28 (+0100)
(...)
742 - date.sent: 2018-01-17 00:40:21 (+0000)
741 - date.sent: 2018-01-17 00:30:33 (+0000)
740 - date.sent: 2018-01-17 00:26:07 (+0000)
(...)
51 - date.sent: 2022-10-07 16:39:16 (+0100)
50 - date.sent: 2023-06-13 10:15:00 (+0100)
49 - date.sent: 2023-06-07 12:11:35 (+0100)

On constate ici que les e-mails datant de 2017 ont un UID (758, 757, …) plus élevé que les e-mails dont la date est pourtant plus récente en 2023. Les UID ont du être réattribués pour une raison ou une autre au cours de l'existence de l'ensemble de ce compte de messagerie (déplacements, copies, importations, etc.).

Selon la manière dont l'outil de messagerie va trier les e-mails, un message de 2017 pourra apparaitre parmi les messages récents alors que le message de 2018 ne sera pas chargé dans l'immédiat. Ceci est particulièrement vrai pour l'app Mail Infomaniak qui ne charge qu'une série d'e-mails à la fois en se basant sur l'UID (ceci est amené à évoluer).

Par conséquent, pour résoudre d'éventuelles incohérences, il est recommandé d'utiliser un logiciel/client de messagerie IMAP comme Thunderbird sur un ordinateur ce qui permettra de trier rapidement et efficacement l'ensemble des messages d'un dossier spécifique, en se basant sur la date de l'e-mail, car l'application affichera l'ensemble des messages présents sur le serveur Infomaniak.

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Apple Mail macOS (MacBook Pro, Neo…) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Votre ordinateur macOS sera automatiquement configuré par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple, contrairement à une configuration manuelle.
• Il est possible de supprimer un profil de configuration une fois installé (descendre tout en bas de cette page pour les explications).

Installer un profil de configuration

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Vous pouvez télécharger le profil depuis l'appareil concerné ou l'envoyer depuis un autre appareil (si vous avez déjà une adresse mail qui fonctionne correctement par exemple):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil de configuration Infomaniak (service en ligne https://config.infomaniak.com) — connectez-vous si nécessaire à votre compte Infomaniak sur l'Organisation sur laquelle est gérée votre adresse mail.
2. Choisissez d'installer le profil sur cet appareil.
3. Choisissez de synchroniser les e-mails.
4. Choisissez l'adresse mail à configurer sur Apple Mail (parmi celles auxquelles vous avez accès).
5. Créez un nouvel appareil:
   
6. Entrez un nom descriptif pour le nouvel appareil.
7. Cliquez sur le bouton pour Télécharger le profil (vous pouvez également l'envoyer par mail grâce au lien de droite):
   
8. Une fois le fichier profile-applemail.mobileconfig sur votre ordinateur, double-cliquez pour l'ouvrir et l'exécuter.
9. Cliquez sur OK:
   
10. Ouvrez les Paramètres système de l'ordinateur.
11. Cliquez sur Profil téléchargé dans la barre latérale, puis double-cliquez sur le nouveau profil pour l'appliquer:
    
    • Si vous avez une version ancienne de macOS ou que vous ne trouvez pas le profil, recherchez “profil” dans les paramètres, ou prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.
12. Cliquez sur Installer… :
    
13. Un mot de passe est alors demandé…
    1. soit vous le connaissez car vous l'avez déjà créé dans la partie Appareils du Service Mail:
       
    2. soit vous pouvez copier le nouveau mot de passe qui se trouve plus bas sur la page de l'assistant config.infomaniak.com ouverte précédemment:
       
    3. Avant que le mot de passe de l'adresse mail ne s'affiche, il est possible que le mot de passe de votre compte Infomaniak soit demandé par sécurité:
       
    4. Ca y est, le mot de passe généré aléatoirement s'affiche, il vous suffit de le copier:
       
14. Collez le mot de passe sur la fenêtre macOS.
15. Cliquez sur Installer pour lancer l'installation du profil:
    
16. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application Apple Mail que vous pouvez ouvrir et contrôler:
    

Supprimer un compte IMAP

Prenez connaissance du chapitre "Arrêter d'utiliser un compte" en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire (attention: ne pas supprimer un compte configuré en POP sans sauvegarder vos messages auparavant).

Supprimer un profil Apple

Prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.

*Pourquoi est-il nécessaire de choisir la version du guide correspondante exactement à votre version du système macOS / iOS ? Apple introduit des changements parfois subtils à chaque nouvelle version de son système, par exemple un chemin sur iOS 15…

… devient ceci sur iOS 18…