Ce guide explique comment programmer l'envoi d'un e-mail afin que votre message soit envoyé à une date/heure précise dans le futur, ceci sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail), même si vous n'êtes plus connecté à ce moment-ci.

Préambule

• La planification est également possible sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
• kSuite gratuit / my kSuite / Service Mail Starter ne permettent pas la personnalisation de l'horaire lors de la planification.

Envoi différé: planifier un message

Afin d'envoyer un e-mail à une date/heure ultérieure:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton Envoyer pour accéder aux actions supplémentaires.
4. Choisissez le moment où le message devra être envoyé, parmi les propositions ou en personnalisant l'horaire (cf préambule ci-dessus):
   
5. Vous pouvez ensuite retrouver vos messages programmés à l'envoi dans une nouvelle rubrique dédiée:
   

Reprogrammer ou déprogrammer un envoi planifié

Pour modifier l'heure d'envoi d'un message déjà programmé pour être envoyé plus tard:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Envois programmés dans le menu latéral gauche.
3. Ouvrez le message dont vous souhaitez modifier l'heure d'envoi future:
   
4. Cliquez pour Reprogrammer l'envoi à l'horaire qu'il faudra spécifier à l'aide du menu déroulant…
5. OU cliquez sur le bouton ✎ Editer le brouillon :
   
6. Acceptez que le message soit déplacé dans les brouillons et que l'envoi programmé soit donc annulé.
7. Recommencez au point 3 du premier chapitre ci-dessus pour reprogrammer un envoi dans le futur.

Supprimer complétement un message programmé

Pour supprimer définitivement un message sans possibilité de le récupérer:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Envois programmés dans le menu latéral gauche.
3. Survolez le message à supprimer et cliquez sur la corbeille:
   
4. Validez la suppression pour définitivement détruire le brouillon.

Ce guide explique comment partager un message reçu par mail sur les apps Mail d'Infomaniak à l'aide d'un lien spécifique.

✘ INDISPONIBLE‍ avec
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com) 

Préambule

• Il est possible de partager n'importe quel e-mail peu importe son emplacement (messages envoyés, archivés, etc.).
• Le lien de partage est valable 30 jours.
• Les pièces jointes seront visibles.
• Il n'est pas nécessaire d'avoir un compte Infomaniak pour consulter le message.
• Revenir sur le même message pour en copier le lien de partage à nouveau génère un lien différent, valable 30 jours.
• Attention: il n'est pas possible de révoquer un lien de partage.

Partager le contenu d'un message…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour obtenir le lien de partage d'un e-mail depuis l'interface Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message à partager et cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
3. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Copier le lien de partage:
   
4. Validez le partage:
   
5. Le lien est copié dans votre presse-papiers ; vous pouvez consulter l'URL pour prévisualiser le partage et transmettre l'URL:
   

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Pour cela:

1. Ouvrez l'e-mail en question sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé en haut à droite de l'e-mail affiché.
3. Choisissez Partager l'e-mail pour envoyer le lien spécifique à cet e-mail par les moyens proposés par votre appareil (SMS, Quick Share, etc.).

Ce guide explique comment réagir rapidement à un e-mail sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Les réactions ne sont pas possibles si:
  • vous étiez destinataire du message mais en CCI
  • vous avez déjà ajouté 5 réactions
  • si le message comporte plus de 20 destinataires et/ou est de type newsletter ou liste de discussion
  • si l'expéditeur est no-reply / catchall / postmaster
  • le message est chiffré ou se trouve parmi les spams, brouillons, messages programmés ou corbeille
  • le message est celui annonçant une réaction antérieure
• Il est possible d'annuler l'envoi d'une réaction (même si vous n'avez pas activé un délai d'annulation d'envoi des e-mails).

Envoyer une réaction sous la forme d'émoji

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les envois: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour envoyer rapidement un émoji de réaction à un e-mail reçu:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez l'e-mail auquel vous souhaitez réagir.
3. Cliquez sur l'émoji “Smiley” dans la liste des actions rapides en haut à droite du message:
   
   • Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité par un bouton en dessous du message:
     
4. Cliquez sur l'émoji correspondant le mieux à votre réaction, celui-ci est ajouté en-dessous du message et immédiatement envoyé à votre correspondant.
   • Une annulation est possible en cours d'envoi depuis la notification affichée en bas de l'écran:
     
5. L'émoji s'affiche sur le message en question.
   • Une trace de votre réaction est également stockée dans le dossier des messages envoyés.
   • Si plusieurs personnes sont intervenues, il est possible de survoler l'émoji pour savoir qui a mis telle ou telle réaction:
     
6. L'émoji s'affiche chez votre correspondant qui reçoit une notification comme habituellement lorsqu'il reçoit une réponse à son e-mail:
   
   • Il peut également répondre à la réaction par un e-mail (mais pas par une nouvelle réaction) comme habituellement lors de la réception d'un nouveau message.
7. L'utilisateur ayant réagit à l'e-mail retrouve rapidement le dernier émoji utilisé dans sa liste de réactions sur l'app, évitant ainsi de devoir le rechercher à chaque fois:
   

Ce guide pour l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) explique comment activer le chiffrement pour les e-mails envoyés depuis les services Web et mobile Infomaniak.

Préambule

• Lorsque le chiffrement est activé, les e-mails et pièces jointes sont chiffrés dès leur réception sur les serveurs Infomaniak, via les clés publiques des expéditeurs et destinataires.
  • Chaque adresse mail génère une clé à sa première utilisation, stockée de manière sécurisée dans les datacenters Infomaniak.
• Les clés reposent sur la cryptographie à courbes elliptiques (ECC) et utilisent le standard OpenPGP.
  • Elles sont elles-mêmes chiffrées en AES-256-GCM avec un déchiffrement automatique via l’authentification Infomaniak.
• Dans les résultats de recherche, seul l'objet des messages chiffrés sera visible, tandis que leur contenu restera sécurisé lors du stockage.

Activer le chiffrement des e-mails…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement:
   
4. Validez l'action si une fenêtre de confirmation s'affiche.
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé et la couleur de l'ensemble est modifiée:
   
6. Appuyez sur le bouton Envoyer.

L'action est à réaliser lors de chaque nouvel envoi.

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire. Une mention indiquera le chiffrement du message…

1. … dans la boite de réception du destinataire:
   
2. … à l'ouverture du message reçu:
   
3. … et dans le dossier des messages envoyés par l'expéditeur:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude, mais adressé à une adresse mail hors Infomaniak.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement.
4. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe:
   
   • Entrez un mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé):
     
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé sans puce orange et vous pouvez envoyer l'e-mail comme d'habitude:
   
6. Les destinataires recevront alors un message leur signalant qu’un mail chiffré les attend:
   
   1. En cliquant sur le bouton fourni, ils seront redirigés vers une page Web sécurisée où le mot de passe devra être saisi.
   2. Une fois le mot de passe validé, le message chiffré pourra être consulté sur cette même page valable 30 jours.

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Ouvrez l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Appuyez sur l'icône cadenas ‍à bas de la fenêtre de rédaction pour activer le chiffrement:
   

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire:

1. Des cadenas fermés sont représentés à l'écran.
2. Appuyez sur l'icône d'envoi:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. . L'envoi ne sera pas possible car l'icône d'envoi restera grisée et des symboles apparaitront sur les cadenas:
   
2. Appuyez sur l'icône cadenas.
3. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe.
4. Laissez le mot de passe suggéré ou entrez un nouveau mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé).
5. Appuyez sur la croix en haut à gauche si vous avez terminé la gestion du mot de passe.
6. Ca y est, l'envoi peut désormais s'effectuer de façon chiffrée:
   

Ce guide explique comment signaler un spam ou déclarer un faux positif si des messages de type spam passent entre les gouttes au sein d'un Service Mail Infomaniak, ou à l'inverse si un mail valide a été classé en tant que spam involontairement ; vous pouvez intervenir en quelques clics.

Signaler un spam 

Prérequis

• Vérifier que le filtre spam est actif.

Ensuite, afin de déplacer automatiquement dans le dossier Spam un e-mail de votre boite de réception qui aurait échappé au filtre anti-spam :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Sélectionnez le message dans la boite de réception puis cliquez sur l'icône Spam de la barre d'outils:
   
3. Vous pouvez également l'ouvrir et le déclarer comme Spam dans un second temps:
   
4. Autre possibilité: l'ouvrir et cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite:
   

Dès lors que vous avez cliqué sur Signaler comme spam :

• l'e-mail est déplacé dans le dossier Spam (ou dans le dossier défini manuellement)
• l'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs bloqués
• le filtre est affiné pour une meilleure prise en charge au fil du temps.

Déclarer un faux positif

A l'inverse, si vous agissez sur un e-mail faussement considéré comme spam (faux positif) en cliquant sur l'icône "Ceci n'est pas du spam" :

• L'e-mail est déplacé vers la boite de réception…
• L'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs autorisés…
• Cela agit également sur le filtre et ses critères.

Ce guide explique comment ajouter ou modifier un nom d'expéditeur qui sera utilisé lors de l'envoi de vos e-mails depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Ce nom complet (généralement un nom et un prénom) est lié à votre adresse mail, à votre compte Infomaniak et aux éventuelles signatures.
• Il s'affiche en remplacement ou à côté de votre adresse mail chez le destinataire de votre e-mail.
• A noter que s'il vous a déjà ajouté dans son carnet d'adresses avec un nom/prénom, c'est souvent ces coordonnées enregistrées qui prennent le dessus.

Ajouter / modifier le nom de l'expéditeur

Sans signature

Si vous n'employez pas de signature lors de l'envoi de votre message, les coordonnées utilisées sont celles de votre compte Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de rédiger un nouveau message.
2. Vérifiez le From: c'est-à-dire l'expéditeur.
3. Vérifiez que vous n'utilisez pas de signature:
   
4. Dans ce cas, cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon compte":
   
5. Cliquez pour éditer vos informations personnelles:
   
6. Editez le nom et prénom, validez en cliquant à droite de la ligne concernée:
   
7. Revenez sur la rédaction d'un nouvel e-mail, rafraichissez la fenêtre du navigateur si nécessaire, et vérifiez que le from a bien été modifié:
   

Avec signature

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de rédiger un nouveau message.
2. Cliquez sur le menu des signatures.
3. Cliquez sur Gérer mes signatures:
   
4. Ajoutez une nouvelle signature:
   
5. Choisissez le modèle à utiliser, puis sur la page d'édition, entrez le nom qui devra s'afficher comme expéditeur.
6. Sauvegardez votre signature:
   
7. Sélectionnez votre nouvelle signature, elle complétera le from de votre message par le nom que vous avez personnalisé:
   

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition des signatures Mail et sur le comportement du nom complet chez les différents utilisateurs d'un modèle de signature.

Ce guide détaille les règles d'envoi d'e-mails groupés chez Infomaniak pour éviter toute qualification de Spam, conformément aux lois fédérales suisses et aux CGU d'Infomaniak.

Obtenir le consentement (double opt-in)

Le double opt-in est la seule méthode pour se prémunir contre les plaintes.

Pour être valide, l'inscription de l'intéressé doit :

1. Provenir d'un formulaire dédié à un sujet précis.
2. Être confirmée par le destinataire via un lien de validation envoyé par e-mail.
3. Être tracée par le système (enregistrement de l'adresse IP et de la date).

Comment rester en règle ?

• Utilisez un formulaire de contact avec double opt-in pour constituer vos listes.
• Conservez systématiquement l'adresse IP et la date d'inscription de chaque abonné.
• Insérez obligatoirement un lien de désabonnement visible au bas de chaque envoi.

Gestion des plaintes pour spam

En cas de plainte, Infomaniak peut suspendre temporairement les envois.

• Si vous fournissez la preuve d'inscription (IP et date) : la plainte est classée sans suite.
• Sans preuve d'inscription : la plainte est jugée justifiée. Infomaniak peut alors suspendre l'adresse mail, le domaine, ou résilier le contrat en cas de récidive.

Ce guide concerne le paramétrage de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Accéder aux paramètres de l'application

Pour ouvrir les paramètres de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil:

1. Appuyez en haut à gauche de votre boite de réception:
   
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite du volet qui s'est ouvert:
   
3. Vous pouvez gérer les réglages depuis l'écran qui s'affiche:
   
    

a. Choix de la signature

Si vous avez plusieurs adresses mail rattachées à votre compte, appuyez sur l'adresse mail dont vous désirez changer la signature. Ensuite choisissez une autre signature parmi celles configurées.

Sur iOS, vous pouvez également gérer vos demandes d'accusés de lecture.

b. my kSuite uniquement

Permet d'avoir des renseignements sur la souscription actuelle. Exemple:

c. Verrouillage de l'application

Cette option vous permet de protéger l'application par une des méthodes de verrouillage de votre appareil, ce qui permet de rester connecté à la messagerie Infomaniak avec votre compte utilisateur mais d'empêcher l'accès à Infomaniak Mail par un tiers lorsque l'app n'est plus dans les applications ouvertes.

Si votre appareil possède un lecteur d'empreinte, vous pouvez utiliser cette méthode pour activer le verrou. Idem pour le Face ID sur iOS.

Lors de la réouverture de l'application, une authentification sera demandée.

d. Notifications sur l'appareil

Vous pouvez configurer les notifications pour chacune des adresses mail rattachées dans l'application.

e. Synchronisation des contacts & calendriers

Pour l'instant cette synchronisation est gérée de façon externe ; prenez connaissance de l'assistant https://config.infomaniak.com/.

f. Contenu externe

Cette rubrique permet de choisir s'il faut afficher automatiquement tout contenu externe présent au sein d'un e-mail entrant que vous lisez, ou si vous préférez le masquer et ne l'afficher que sur demande.

g. Avance automatique

Cette rubrique permet de choisir l'action qui doit être faite après l'archivage ou la suppression d'un e-mail: ouvrir le message suivant, ou le précédent, ou revenir à la liste des messages.

h. Densité de la liste de conversion

Le mode d'affichage peut être compact, normal, ou large.

i. Thème

Le thème permet de choisir un affichage type dark mode (sombre) ou à l'inverse, un affichage lumineux noir sur blanc. Cet affichage peut également être défini en fonction du thème de l'appareil (permettant ainsi de reprendre un éventuel réglage système qui ferait varier l'affichage en fonction de l'heure).

j. Couleur d'accentuation

La couleur d'accentuation est soit le bleu soit le rose.

k. Actions de balayage

Les actions de balayage permettent de définir quelle opération Infomaniak Mail doit effectuer si vous glissez votre doigt sur un message de la liste de droite à gauche ou de gauche à droite (y compris le “long swipe” sur iOS):

Les actions possibles sont:

• supprimer le message (il va dans la corbeille)
• archiver le message (il va dans un dossier d'archive)
• le rendre lu ou non lu
• déplacer le message (et dans ce cas la liste des dossiers s'affiche après un balayage)
• favoris (afin d'activer un suivi sur le message)
• signaler comme spam
• menu d'actions rapides (accessible également depuis la lecture du message et qui propose d'écrire une réponse, d'effectuer un transfert, une suppression, une impression, etc.)

et il est possible également de choisir "aucune" afin d'éviter des opérations qui ne seraient pas souhaitées si votre appareil n'est pas adapté au balayage:

l. Mode d'affichage des messages

Choisissez entre un affichage individuel des messages ou un mode “discussion” / “conversation”, mode qui permet de regrouper vos e-mails par sujets/expéditeurs, c'est-à-dire grouper les e-mails reçus en fonction du sujet de la discussion, ainsi l'affichage de la boite de réception est plus léger et le suivi des messages des différents intervenants de la conversation est plus facile à faire:

m. Gestion du compte

Permet de supprimer le compte Infomaniak (après confirmation de lecture de l'avertissement important). Prenez également connaissance de cet autre guide:

Ce guide explique comment joindre des pièces jointes et/ou des images aux e-mails envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail), la solution en ligne complète pour lire et gérer vos e-mails.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des limitations d'envoi de mail / pièce jointe.

Joindre des fichiers de l'ordinateur à votre message

Pour ajouter une pièce jointe présente sur votre ordinateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Cliquez sur l'icône trombone Joindre un fichier:
   
4. Parcourez les emplacements pour sélectionner les pièces à joindre au message:
   
   • Avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) la limite de taille des pièces jointes est de 25 Mo.
     • Au-delà et dans une limite de 3 Go, un lien SwissTransfer est généré et intégré à votre message: les données sont stockées en Suisse dans le Cloud d’Infomaniak et vos destinataires pourront utiliser ce lien pour facilement télécharger les pièces jointes durant une période prédéfinie.
     • Au delà de 3 Go (et jusqu'à 50 Go), il est recommandé de passer systématiquement par SwissTransfer pour vos envois.

Joindre des fichiers kDrive à votre message

Pour ajouter une pièce jointe existante sur kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Cliquez sur l'icône de dossier kDrive pour parcourir les emplacements ; sélectionnez les fichiers kDrive à joindre au message:
   
4. Une fois les données trouvées et choisies, sélectionnez l'option Pièce jointe à droite (pour attacher les fichiers kDrive au message plutôt que d'envoyer un simple lien vers les fichiers) puis cliquez sur le bouton Insérer:
    

Inclure une image dans le corps de votre message

Pour ajouter une image au message (au milieu du texte de votre message par exemple), 2 possibilités:

1. Glissez/déposez l'image dans l'interface de saisie (les images de plus de 10 Mo ne seront pas affichées mais seont mises en pièce jointe).
2. … ou Cliquez sur l'icône représentant le cadre avec les montagnes:
   
3. puis:
   
    
   1. Cliquez sur le bouton pour téléverser une image (ce qui permet de la choisir à l'emplacement de votre choix puis de l'insérer dans le corps du message)…
   2. … ou inscrivez l'adresse URL de l'image que vous souhaitez inclure dynamiquement ; l'image doit se trouver quelque part sur Internet (vous pouvez utiliser le Web FTP pour envoyer votre image sur votre espace d'hébergement si vous en possédez) et devra encore s'y trouver au moment de la consultation du message par votre correspondant.
4. Cliquez sur le bouton pour ajouter l'image.

Ce guide explique comment créer puis ajouter automatiquement une signature aux messages envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La signature sera également visible lors de vos envois depuis l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).
• Elle ne sera pas présente avec une autre méthode d'envoi (un logiciel comme Outlook par exemple).
• Elle n'est pas non plus ajoutée aux messages du répondeur ; il est nécessaire d'en ajouter une dans le message d'absence directement.
• Une ou plusieurs signatures peuvent être ajoutées depuis Mail et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail ; choisissez quelle signature employer lors d'un envoi.

Accéder aux signatures depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les signatures: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures:
   

Accéder aux signatures depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail et à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Signatures dans le menu latéral gauche:
   

Créer et éditer la signature

Deux choix s'offrent à vous:

1. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle signature.
2. Cliquez sur l'icône crayon ✎ à côté d'une signature déjà existante pour la modifier.
   

Ensuite:

1. Choisissez un éventuel modèle (template) existant ou un nouveau:
   
2. Donnez un nom à la signature.
3. Précisez un nom pour votre identité (il s'affichera à côté de votre adresse mail dans les messages reçus par vos correspondants).
4. Créez le contenu de la signature dans le cadre prévu à cet effet (lire ci-dessous les possibilités de mise en forme)
5. Choisissez de partager ou non la signature avec tous les utilisateurs de l'adresse Mail.
6. Cliquez sur Paramètres avancés pour choisir l'emplacement pour insérer votre signature: avant le message (= en-tête de page) ou après le message (= signature)
   
7. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du choix des adresses d'envoi / réponse.
8. Cliquez sur le bouton Créer la signature.

Mise en forme de la signature

Vous pouvez utiliser une image, éditer le code source HTML et mettre en forme votre texte à l'aide d'une palette d'outils.

Pour éviter un retour à la ligne trop espacé, utiliser la touche majuscule en conjonction avec la touche ENTER de votre clavier ce qui fera l'équivalent de la balise HTML <br> qui provoque un retour à la ligne au lieu d'un nouveau paragraphe.

Définir une signature par défaut

Pour choisir la signature employée par défaut dans certaines conditions:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos signature sur l'app Web Mail Infomaniak.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Choisissez la signature qui sera insérée par défaut lors de la rédaction:
   1. d'un nouveau message
   2. d'une réponse / transfert
      

En définissant une signature par défaut depuis , celle-ci sera automatiquement affichée dans le corps de l'e-mail lors de la rédaction. Vous aurez quand même la possibilité de changer de signature. 

Il existe un cas où la signature par défaut ne sera pas celle insérée automatiquement par défaut lors de la rédaction d'un message: prenez connaissance du point 10 de cet autre guide.

Sélectionner ou retirer la signature lors de la rédaction

Lorsque vous débutez la rédaction d'un nouveau message:

1. La signature est insérée automatiquement.
2. Si plusieurs signatures existent, vous pouvez choisiri une autre identité via le menu déroulant.
3. Vous pouvez également accéder rapidement aux paramètres de signature via le bouton dans la barre d'outils:
   
4. Vous pouvez retirer la signature en la survolant et en cliquant sur la croix:
   

Adresses associées (plusieurs possibles)

Quand une signature est issue d'un template (que celui-ci soit créé à partir d'un modèle proposé par Infomaniak ou qu'il ait été généré avec l'éditeur avancé):

• les utilisateurs n'ont pas accès au contenu de la signature en édition,
• ils peuvent saisir les valeurs dynamiques telles que le nom d'expéditeur ou les données personnelles qui peuvent être demandées telle que la profession ou le numéro de téléphone,
• ils peuvent également modifier les paramètres avancés de la signature (tel que la position de celle-ci dans le cadre d'une réponse/transfert) mais à ce jour, ce paramètre est commun à tous les utilisateurs de la signature (1)

Quand une signature a été crée directement sans le biais d'un template:

• si la signature est crée à partir d'un modèle prédéfini :
  • on a le même comportement que pour le point précédent, à savoir une signature crée à partir d'un template
• si la signature a été crée via l'éditeur avancé:
  • les utilisateurs ont accès au contenu de la signature en édition, mais attention, ce contenu est partagé ; si Morgane modifie le contenu, Vanessa aura le même contenu une fois qu'elle aura rechargé son interface Mail Infomaniak,
  • seul le nom d'expéditeur est spécifique à l'utilisateur et il n'y a pas de valeurs dynamiques dans ce genre de cas,
  • les paramètres avancés suivent le même principe que dans les autres cas: ils sont communs à tous les utilisateurs

Dans tous les cas, le fait d'affecter une signature par défaut sur une boite mail est au niveau utilisateur. Par exemple, au sein d'une même boite mail, la signature choisie par défaut par Morgane est indépendante de celle choisie par Vanessa.

Aller plus loin avec les modèles

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez comment définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.

Ce guide vous aide à résoudre diverses problématiques liées à la mise en place et à l'utilisation d'une politique DMARC avec votre messagerie.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous rencontrez un problème DMARC spécifiquement lors de l'utilisation de services Google.

Erreur ou rejet DMARC...

...lors d'une redirection, alors que l'adresse de destination initiale a reçu le message (erreur SPF)

Redirection d'e-mail sans SRS générant une erreur SPF

Imaginez que vous avez configuré une redirection d'e-mail depuis l'adresse "user@example2.com" vers l'adresse "user@yourdomain3.com", sans utiliser le mécanisme SRS. Lorsqu'un message est envoyé à "user@example2.com", il est reçu par le premier serveur de messagerie, puis transmis automatiquement à "user@yourdomain3.com". Exemple:

• expéditeur: john.doe@gmahoo1.com
• destinataire initial: user@example2.com
• destination finale: user@yourdomain3.com

En schématisant: lorsque John envoie un e-mail à "user@example2.com", le serveur de messagerie de "example2.com" le redirige vers "user@yourdomain3.com". Le serveur de destination reçoit donc le message depuis les serveurs de "example2.com", alors que l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur indique toujours "john.doe@gmahoo1.com".

En détail: lors de la redirection, l'adresse d'enveloppe du destinataire est remplacée par "user@yourdomain3.com", mais l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur reste "john.doe@gmahoo1.com". L'adresse d'expéditeur visible dans le message reste également inchangée.

Le contrôle SPF peut alors échouer, car les serveurs de "example2.com" ne sont normalement pas autorisés par l'enregistrement SPF de "gmahoo1.com" à envoyer des messages pour ce domaine.

Une erreur SPF ne provoque toutefois pas systématiquement un rejet DMARC. DMARC échoue uniquement si aucun mécanisme SPF ou DKIM valide n'est aligné avec le domaine de l'adresse d'expéditeur visible. Si la signature DKIM d'origine est absente, invalide ou non alignée, la politique DMARC du domaine expéditeur peut alors entraîner la mise en quarantaine ou le rejet du message.

Pour éviter que SPF échoue uniquement en raison de la redirection, le prestataire qui effectue celle-ci doit prendre en charge le mécanisme SRS.

Comment se passent les redirections chez Infomaniak

Lorsqu'un e-mail reçu par une adresse Infomaniak est redirigé vers une autre adresse, Infomaniak utilise SRS pour réécrire l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur. L'adresse d'expéditeur visible par le destinataire reste inchangée.

Cette réécriture permet au serveur de destination de vérifier que le serveur Infomaniak qui effectue la redirection est autorisé à utiliser la nouvelle adresse d'enveloppe. SRS ne modifie pas la signature DKIM d'origine et ne garantit pas, à lui seul, la validation DMARC. Dans le contexte d'une redirection, DMARC peut notamment être validé si la signature DKIM d'origine reste valide et alignée.

...lié à une entrée DNS incorrecte

L'enregistrement DMARC doit être publié sous la forme d'un enregistrement TXT unique sur le sous-domaine "_dmarc" du domaine concerné.

Enregistrement DMARC mal formé (Malformed DMARC Record): si l'enregistrement DMARC n'est pas correctement formaté, il peut être considéré comme invalide. Vérifiez notamment la syntaxe, les points-virgules, les balises utilisées et leurs valeurs.

Politique DMARC non valide (Invalid DMARC Policy): la valeur de la balise principale "p" doit être "none", "quarantine" ou "reject". Toute autre valeur rend la politique DMARC invalide.

Enregistrements DMARC multiples: un domaine ne doit comporter qu'un seul enregistrement TXT DMARC. Si plusieurs enregistrements sont publiés sur le sous-domaine "_dmarc", la configuration est considérée comme invalide et la politique ne peut pas être appliquée correctement.

Regroupez tous les paramètres DMARC nécessaires dans un seul enregistrement TXT.

Vérifiez votre entrée DMARC actuelle à l'aide d'un outil dédié comme ceux ci-dessous:

• https://dmarcadvisor.com/dmarc-check
• https://mxtoolbox.com/dmarc.aspx

...lié à un envoi qui ne valide aucun mécanisme SPF ou DKIM aligné

DMARC ne nécessite pas que SPF et DKIM soient tous les deux valides. Le contrôle DMARC réussit dès qu'au moins l'un de ces deux mécanismes est valide et aligné avec le domaine de l'adresse d'expéditeur visible.

Une erreur ou un rejet DMARC peut donc survenir lorsque ni SPF ni DKIM ne valide un domaine aligné avec celui de l'expéditeur.

Cela peut par exemple se produire si vous envoyez un e-mail avec votre adresse Infomaniak en utilisant le serveur SMTP d'un autre prestataire. Le serveur utilisé peut ne pas être autorisé par l'enregistrement SPF de votre domaine et ne pas appliquer de signature DKIM valide pour ce même domaine.

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail,
• utilisez les serveurs SMTP Infomaniak pour envoyer les messages depuis une adresse Infomaniak,
• si vous utilisez un service d'envoi externe, configurez votre domaine auprès de ce prestataire afin qu'il prenne correctement en charge SPF, DKIM et leur alignement DMARC.

Les messages d'un domaine récemment créé arrivent dans le dossier spam

Ce comportement n'indique pas nécessairement une erreur DMARC. Un domaine récemment créé ne possède encore que peu ou pas d'historique d'envoi et sa réputation n'est donc pas établie auprès des différents fournisseurs de messagerie.

Commencez par envoyer un faible volume de messages légitimes à des destinataires consentants, puis augmentez progressivement le nombre d'envois. Vérifiez également que SPF, DKIM et DMARC sont correctement configurés et évitez les envois soudains ou volumineux.

S'envoyer des messages peut permettre de tester la configuration et de signaler un message comme légitime dans la boîte de réception concernée. Cela ne suffit toutefois pas à établir une réputation générale auprès des autres fournisseurs de messagerie.

La réussite des contrôles SPF, DKIM et DMARC ne garantit pas le classement des messages dans la boîte de réception. Les fournisseurs tiennent également compte de la réputation du domaine et des serveurs d'envoi, du volume de messages, de leur contenu et des réactions des destinataires.

J'envoie un e-mail depuis mon adresse Infomaniak et je reçois un message d'erreur de type "Reject DMARC"

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail,
• effectuez un test d'envoi depuis le Webmail mail.infomaniak.com,
• vérifiez les paramètres serveur du logiciel ou du client de messagerie, notamment le serveur SMTP utilisé et l'authentification de l'adresse d'expédition.

Si le message est correctement envoyé depuis le Webmail, le problème provient probablement de la configuration du logiciel de messagerie ou du serveur SMTP externe utilisé pour l'envoi.

J'envoie un e-mail depuis une adresse externe (Microsoft, Google, Yahoo, Orange, etc.) et Infomaniak le rejette avec une erreur DMARC

Le message ne respecte probablement pas la politique DMARC publiée par le domaine de l'expéditeur. Cela peut notamment signifier que SPF et DKIM ont échoué ou qu'ils ne sont pas alignés avec l'adresse d'expéditeur visible.

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez auprès du prestataire de l'adresse d'expédition que les messages sont envoyés conformément à ses recommandations.
• Transmettez au prestataire ou à l'administrateur du domaine expéditeur le message d'erreur complet afin qu'il puisse contrôler les configurations SPF, DKIM et DMARC.

Je souhaite recevoir un e-mail sur mon adresse Infomaniak, mais l'expéditeur reçoit une erreur DMARC

Le message a été bloqué parce qu'il ne respectait pas la politique DMARC publiée par le domaine de l'expéditeur. La configuration du compte destinataire Infomaniak ne permet pas de corriger une erreur d'authentification provenant du domaine expéditeur.

Pour résoudre ce problème:

• Demandez à l'expéditeur de transmettre le message d'erreur complet à son prestataire de messagerie ou à l'administrateur de son domaine afin que les configurations SPF, DKIM et DMARC soient vérifiées,
• si l'adresse Infomaniak redirige les messages vers une autre adresse, vérifiez également à quelle étape de la redirection le rejet est généré.

Ce guide explique comment ajouter une adresse mail à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) qui permet de gérer une ou plusieurs adresses mail hébergées par Infomaniak.

Préambule

• Tout ajout ou enlèvement d'adresse mail visible sur l'app Web Mail Infomaniak le sera également sur l'app mobile Infomaniak Mail.
  • Cela n'agit pas sur les logiciels/clients de messagerie type Outlook.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de la suppression définitive d'une adresse mail et de son contenu
  • Prenez connaissance de cet autre guide pour délier une adresse mail.

Rattacher une adresse mail

Dans cet exemple, l'administrateur (a) va créer une adresse mail (b):

A la fin du processus de création, il choisit de consulter l'adresse lui-même (c):

Résultat: l'adresse est immédiatement visible sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) de l'administrateur:

En revenant sur le Service Mail sur lequel l'adresse mail a été créée, l'administrateur peut donner un accès à cette adresse à tout autre utilisateur Infomaniak (et donc rattacher l'adresse automatiquement dans l'app Web Mail de l'utilisateur):

1. Cliquez sur l'utilisateur existant:
   
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   
3. Continuez la procédure (prenez connaissance de cet autre guide si nécessaire).

Consulter les différentes adresses rattachées

Pour basculer d'une adresse à l'autre:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ à droite de l'adresse mail indiquée en haut à gauche:
   
3. Cliquez sur une adresse parmi celles déjà rattachées.

Si l'adresse n'est pas immédiatement visible, vérifiez si le compte Infomaniak est rattaché à plusieurs Organisations, et le cas échéant, choisissez d'afficher les e-mails de toutes les Organisations:

Définir par défaut le type d'ouverture d'une nouvelle adresse

Pour choisir si l'affichage d'une adresse différente doit se faire par défaut dans un nouvel onglet du navigateur, ou directement en remplacement de l'affichage actuel, dans la même fenêtre:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍  en haut à droite.
3. Cliquez sur Navigateur.
4. Cliquez sur le bouton à bascule (toggle switch) afin d'activer l'ouverture par défaut d'une boite mail dans un nouvel onglet plutôt que dans la fenêtre actuelle:
   

Et pour définir quelle adresse doit s'afficher en premier par défaut sur l'interface, prenez connaissance de cet autre guide sous “Personnalisation : adresse mail par défaut”.

Ce guide explique comment télécharger un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍ afin d'obtenir sur votre disque dur un fichier au format .eml compatible avec tous les logiciels/clients de messagerie.

Télécharger un e-mail

Pour enregistrer un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍.
2. Ouvrez le message à télécharger.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'e-mail ouvert.
4. Cliiquez sur Autres actions.
5. Sélectionez Télécharger:
   

4 alternatives

1. La fonction Enregistrer sous... d'un logiciel/client de messagerie comme Thunderbird permet d'arriver au même résultat:
   1. Ouvrez le logiciel Thunderbird.
   2. Dans la boite de réception, faites un clic droit sur le message à sauvegarder.
   3. Choisissez l'emplacement pour enregistrer le fichier .eml.
2. Pour imprimer le message et choisir PDF dans les imprimantes disponibles, prenez connaissance de cet autre guide.
3. Pour télécharger le message vers kDrive, prenez connaissance de cet autre guide.
4. Pour le partager publiquement à l'aide d'un simple raccourci vers celui-ci, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer des règles de tri (en mode Standard) pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

Préambule

• Ces règles permettent notamment les actions automatiques suivantes :
  • Supprimer ou déplacer les messages provenant d'adresses e-mail que vous ne souhaitez plus voir.
  • Transférer à votre conjoint(e) les e-mails provenant d'une adresse mail pour que vous soyez tous les deux à les recevoir.
  • Copier les messages qui contiennent un mot-clé précis vers un dossier.
  • etc.
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Vous pouvez en faire un modèle pour l'entier des adresses de votre Service Mail.
• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie configuré en POP, en parallèle de Mail Infomaniak, les messages classés dans des dossiers ne seront plus téléchargés par votre application car le protocole POP ne relève que les messages qui se trouvent dans votre boîte de réception principale (inbox). Pour consulter les messages classés, il sera nécessaire d'utiliser le protocole IMAP ou uniquement Mail.
• Selon l'offre dont vous disposez, il existe un mode avancé pour créer des règles de tri dans un langage dédié.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   

Définir une règle en se basant sur un e-mail reçu

Vous pouvez également créer une règle directement depuis l'e-mail reçu :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur concerné.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Créer une règle pour ouvrir l'assistant de création qui sera pré-rempli avec les éléments du message:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Standard

• Cliquez sur le bouton Ajouter une règle en mode Standard pour créer une nouvelle règle à l'aide d'un assistant/formulaire de création:
  
• Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
• Une fois un filtre créé, cliquez sur Continuer pour l'activer.

Ajouter, dupliquer ou modifier une règle en mode Standard

S'il y a déjà des filtres de tri, le bouton ‍ pour en ajouter se trouve en haut à droite du tableau :

Ces réglages peuvent être modifiés lorsque vous le souhaitez en cliquant sur l'icône crayon ✎ situé à droite de l'élément concerné.

Il est également possible de dupliquer une règle déjà existante afin de la retravailler en copie sans affecter la première:

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Sur ksuite.infomaniak.com/mail, tapez sur la barre de recherche en haut de page le terme qui doit être trouvé.

La recherche s'effectuera au sein de l'adresse mail mentionnée dans la barre latérale gauche (pour rechercher sur plusieurs adresses mail à la fois, utilisez un logiciel / client de messagerie IMAP sur lequel vous connectez vos différentes adresses):

La recherche avancée est accessible à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Vous pouvez rechercher du contenu…

• soit dans le corps du message,
• soit dans son sujet,
• soit parmi ses expéditeurs/destinataires…

Vous pouvez également filtrer la recherche par taille du message et par présence de pièce jointe ou non.

Concernant l'étendue des recherches:

• Le contenu des e-mails chiffrés n'est pas indexé (sauf l'objet du mail).
• Le contenu des pièces jointes, tout comme leur nom, n'est pas indexé : il n'est donc pas possible de retrouver un e-mail en recherchant le nom du fichier qui y était associé.
• La mention "Rechercher tous les e-mails" n'inclut ni la Corbeille, ni le dossier Spam:
  
  • Si une recherche globale ne donne aucun résultat, il est possible que l'e-mail se trouve dans l'un de ces deux dossiers.
  • Vous devrez alors vous rendre spécifiquement dans la Corbeille ou les Spams pour y effectuer la recherche, ou alors lancer la recherche en sélectionnant l'un de ces 2 éléments:
    
  • Les éventuels éléments trouvés s'afficheront alors:
    
  • Idem lorsque vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, il vaut mieux d'abord vous y rendre depuis le menu latéral gauche, puis lancer une recherche.

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

La recherche d'un élément s'effectue automatiquement parmi tous vos carnets d'adresses, groupes, contacts, grâce au champ de recherche en haut de l'interface ksuite.infomaniak.com/contacts:

Rechercher un évènement

La recherche d'un élément sur ksuite.infomaniak.com/calendar s'effectue automatiquement parmi tous vos calendriers, évènements, salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées (si vous cliquez sur un contact, vous obtenez les évènements en commun avec celui-ci):

Ce guide explique comment ajouter un dossier ou un sous-dossier en tant que favori sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Placé automatiquement en haut de votre liste de dossiers, vous obtiendrez un accès raccourci et rapide à ce dossier.
• Plusieurs dossiers peuvent être placés en favori.

Définir comme favori un dossier

Pour ajouter un dossier en tant que favori ou le retirer:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du dossier concerné dans le menu latéral gauche:
   
3. Choisissez l'action désirée:
   
4. Le dossier défini en favori se retrouve “dupliqué” au début de la liste des dossiers avec une étoile sur son icône (mais il s'agit du même dossier que celui de la liste en-dessous) ; vous pouvez retirer un favori en tout temps par le menu d'action:
   

Et sur l'app mobile ?

Il n'est pas possible d'ajouter un dossier en tant que favori depuis l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Vous pouvez définir des messages comme favori, afin d'avoir un suivi sur ceux-ci.

Sinon pour accéder à vos dossiers sur l'app mobile:

1. Touchez l'icône en haut à gauche de la boite de réception Mail.
2. Un volet se déroule par la gauche et affiche plusieurs rubriques.
3. La rubrique rétractable “Dossiers” affiche vos dossiers par ordre alphabétique ; vous pouvez créer de nouveaux dossiers, puis les renommer ou les supprimer en restant appuyé sur le nom du dossier dans la liste.

Ce guide explique comment transmettre à un destinataire un ou plusieurs e-mails déjà reçus, en les plaçant soit…

• … dans le corps d'un nouveau message directement,
• … en tant que pièce jointe (cela permet de transmettre l'entier du message avec ses en-têtes et pas uniquement son contenu).

Préambule

• Pour obtenir un lien de partage permettant de consulter un e-mail spécifique, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour rediriger automatiquement tous les futurs messages entrants, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour filtrer et ne rediriger automatiquement que certains messages, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour savoir comment transmettre des e-mails mais depuis un logiciel/client de messagerie tiers:
  • Apple Mail
  • Microsoft Outlook

Transférer un message depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message à transférer.
3. Le bouton pour TRANSFÉRER est situé en-dessous du message:
   
4. Vous pouvez également activer des raccourcis pour qu'un bouton de transfert s'affiche au-dessus du message, dans la barre d'outils:
   

Configurer la méthode de transfert par défaut

Vous pouvez configurez Mail Infomaniak pour qu'un transfert (forward) d'e-mail soit toujours effectué en tant que pièce jointe et non pas cité dans le corps du message.

En effet, par défaut le mail d'origine sera cité en clair directement dans le corps du mail:

Pour modifier cela et définir la méthode de transfert par défaut:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral secondaire.
4. Cliquez sur l'option désirée ("En pièce jointe") pour "Transférer les mails":
   
    

Désormais le mail d'origine sera attaché en pièce jointe du mail:

Pour garantir la sécurité de vos données et la performance de ses services, Infomaniak utilise plusieurs noms de domaines.

Préambule

• Ces domaines sont utilisés pour héberger les interfaces de gestion, les outils de communication, ainsi que le contenu de vos fichiers de manière isolée et sécurisée.
• Si vous utilisez un pare-feu ou un antivirus, il est recommandé d'ajouter ces domaines à votre liste blanche (exemples) pour garantir le bon fonctionnement de vos outils (notamment kDrive et SwissTransfer).

Domaines principaux et services

• infomaniak.com : le site principal et le Manager (gestion des produits).
• status.infomaniak.cloud / infomaniak.cloud
• infomaniakstatus.com

Stockage de fichiers

• infomaniakusercontent.com : domaine essentiellement utilisé pour le stockage/téléchargement de fichiers.
• ksharelink.com : utilisé pour les liens de partage public créés depuis kDrive et Mail Infomaniak.
• chk.me : domaine permettant de créer des liens courts et des codes QR personnalisés

Messagerie et identité

• ik.me : domaine court pour Infomaniak Mail.
• etik.com / ikmail.com : domaines alternatifs pour la messagerie gratuite et écologique.
• infomaniak.ch : utilisé pour certains services techniques et institutionnels.

Outils de transfert et évènements

• swisstransfer.com : service de transfert de fichiers volumineux.
• infomaniak.events / ticket-net.ch : plateforme de billetterie et de gestion d'évènements.

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Préambule

• La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.
• Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant.

Activer le répondeur depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le répondeur: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour activer le message d'absence:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Répondeur:
   
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur le menu Répondeur dans le menu latéral gauche.
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Rédiger le message d'absence

Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse:

1. Cliquez sur Ajouter:
   
   Ensuite :
   
   1. Entrez un nom pour votre répondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en créez plusieurs).
   2. Définissez si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine.
   3. Définissez une date/heure de fin si le message ne doit plus être envoyé au-delà d'une certaine durée.
   4. Définissez une date/heure de début si le message est prévu à l'avance pour une période précise dans le futur.
   5. Rédigez votre message d'absence.
   6. Affichez les paramètres avancés.
   7. Définissez une éventuelle autre adresse mail qui servira à l'envoi de votre message automatique d'absence ; seules les types d'adresses suivants apparaitront:
      • adresse mail alternative (alias par exemple: jean-francois@… / jf@…)
      • domaine lié (alias par exemple jf@domain1.abc / jf@name.xyz)
   8. Entrez des adresses mail précises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour éviter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence.
   9. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Ajouter le message.
2. Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver.
3. Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon ✎ à droite:
   

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

Aller plus loin avec les modèles

Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
     
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
     
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis:
   

Il est également possible de définir une action au survol ou d'ajouter un raccourci dans la barre au-dessus des listes de messages:

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran:
   

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.