Ce guide vous explique comment gérer les différentes méthodes de paiements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Les méthodes de paiement disponibles

Il faut bien différencier les 3 méthodes de paiement disponibles:

1. les méthodes en ligne
2. les méthodes sur place ou sur votre compte directement
3. les paiements par échange

Il existe en outre une carte de crédit de test qui permet de simuler un paiement.

Activer et gérer les modes de paiements

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche:
   
5. Pour activer ou désactiver un mode de paiement, passez le bouton à bascule (toggle switch) sur ON ou OFF à droite du mode de paiement souhaité:
   
6. Pour gérer les détails d'un mode de paiement, cliquez sur la flèche à gauche du mode de paiement afin de paramétrer différents aspects:
   
   • Désignation : le nom indiqué pour ce mode de paiement
   • Description : pour la description de ce mode de paiement dans le cas ou des explications seraient nécessaires
   • Minimum nécessaire pour que le mode de paiement soit disponible
   • Disponibilité du mode de paiement (clients, revendeurs et administrateur)
   • Frais de dossiers ou de billets (pour le mode échange)

Ce guide propose une check-list des points importants à vérifier avant la mise en ligne d'une vente de billets (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) pour promouvoir au mieux vos évènements auprès du public.

Parcourir la liste de vérifications

Voici la liste des éléments les plus importants à contrôler avant toute mise en ligne d'une billetterie pour votre évènement.

1. Un compte bancaire a-t-il été ajouté dans le menu Comptabilité > Encaissements Infomaniak ?
2. Le lien d'intégration a-t-il été récupéré et intégré ?
   • Attention: le lien d'intégration a son propre paramétrage permettant d'afficher/cacher les évènements dans le sous-menu “Contenu”.
   • S'assurer que les évènements qui intéressent sont en "Actifs" (seulement si le paramètre "choisir manuellement les éléments à afficher" est activé).
3. Les Tarifs, Zones, Evènements sont-ils en mode Visible ? Afin de le vérifier:
   1. Evènement : Paramètres > Evènement > texte vert/orange/rouge avec symbole d'oeil en dessous de l'event.
   2. Zone : Paramètres > Evènement > Tarification > symbole d'oeil à droite de chaque zone.
   3. Tarifs ; comme les zones, mais ouvrir les zones pour voir les tarifs qu'elles contiennent.
4. Les modes de paiement (Ventes > Modes de paiement) souhaités sont-ils activés ?
5. Les informations de l'organisateur sont-elles à jour (Paramètres > Paramètres de la billetterie > information de contact organisateur) ?
   • Un mail est obligatoire, et un numéro de téléphone joignable est fortement conseillé.
   • La TVA est-elle définie correctement?
6. Les pass/abonnements sont-ils ok ? (Programmation > Pass)
   1. Contiennent-ils tous les évènements auxquels ils donnent accès ?
   2. Leurs jauges et tarifs sont-ils ok ?
   3. Sont-ils visibles sur la boutique ? (symbole d'oeil à gauche de chaque pass dans la liste)
7. Dans le menu Paramètres > Paramètres de la billetterie :
   1. Désactivez le mode test/démo.
   2. Activez la billetterie.

Prenez également connaissance du guide de démarrage afin d'avoir une meilleure vue sur les possibilités qu'offrent votre outil de billetterie.

Ce guide vous explique comment créer une nouvelle billetterie, ou nouvelle période, dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Vous pouvez créer plusieurs évènements dans une même billetterie:
  • Cette “période” correspond généralement à une édition, saison, ou un temps fort de votre programmation (saison 2025-2026, festival été 2026…).
  • C'est un simple cadre de regroupement ; elle n’isole pas techniquement les évènements comme le ferait une nouvelle billetterie.
• La création d'une nouvelle billetterie permet de structurer et d’organiser vos ventes de billets de façon indépendante:
  • Vous organisez des saisons récurrentes d’évènements (saisons culturelles, saisons sportives).
  • Vous gérez plusieurs clients distincts (cas des partenaires billetterie).
  • Vous souhaitez séparer vos ventes, vos réglages, ou vos statistiques d’une série d’évènements à une autre.
  • Vous avez besoin d’espaces de gestion distincts, avec des équipes ou des droits d'accès différents.
• Cette action ne doit pas être confondue avec la création d’une nouvelle Organisation Infomaniak, beaucoup plus rare et plus contraignante (niveau kCheck / kAuth par exemple).

Ajouter l'outil Ticketing en ligne

Pour démarrer une nouvelle billetterie Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos produits sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Ticketing sous l'univers Events & Marketing.
3. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter:
   
4. Indiquez le nom de la billetterie, les devises à utiliser ainsi que les langues à utiliser sur la billetterie.
5. Indiquez les coordonnées de l'utilisateur.
6. Choisissez l'apparence par défaut de la billetterie:
   

Ce guide vous explique comment modifier les dates et heures de fermeture des ventes dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Paramètres de fin de ventes

Vous pouvez modifier la date et l'heure de fermeture à chaque niveau indépendamment : 

• Fin des ventes en ligne
  • Permet de clore les vente de l'évènement depuis votre billetterie en ligne et sur le portail Infomaniak. Les gens ne pourront ainsi plus commander de billets en ligne pour cet évènement depuis un site en ligne.
• Fin des ventes Guichet Revendeur
  • Définit le moment où les personnes ayant un accès restreint au guichet seulement arrêteront leurs ventes depuis le guichet sur le manager ou la tablette.
• Fin des ventes Guichet Administrateurs
  • Pour les administrateurs effectuant les ventes depuis le Guichet accessible depuis le manager ou la tablette:
    

Mise en place des paramètres de fin de ventes

Ces paramètres peuvent être définis lors de la création d'un évènement, lors de la troisième étape de la procédure en activant l'option Modifier la fermeture des ventes:

Ils peuvent être configurés au niveau de l'évènement une fois que celui-ci est créé en allant sur l'onglet Paramètres :

Pour les évènements multidates

L'onglet Paramètres se trouve au niveau de chaque représentation. Cependant, il est possible de modifier la fin des ventes pour plusieurs dates en une fois en utilisant les actions sur les dates multiples :

1. Allez sur l'onglet Dates de votre évènement.
2. Passez en mode liste:
   
3. Choisissez les dates que vous souhaitez paramétrer.
4. Cliquez sur Actions et Modifier les paramètres de représentations:
   

Ce guide vous explique comment procéder à des remboursements lors des annulations de commandes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Infomaniak ne s'occupe pas des remboursements

Infomaniak n'a aucun pouvoir de décision au sujet des annulations, remboursements ou échanges de billets. Vous pouvez mettre en place des méthodes pour les échanges de billets soit sur le guichet ou permettre à vos clients de le faire depuis la billetterie en ligne.

Selon la méthode de remboursement que vous souhaitez effectuer, il vous faudra demander les informations nécessaires aux clients qui en effectuent la demande. Vous pouvez aussi demander aux clients de les renseigner lors de la commande. 

Annulation des billets

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des annulations de billets sur la billetterie pour les différentes méthodes d'annulation disponibles. Prenez également connaissance de cet autre guide au sujet de l'assurance annulation.

Ce guide vous explique comment effectuer des ventes depuis un compte organisateur ainsi que les ventes sur place (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Si vous souhaitez p.ex imprimer des billets gratuits, invitations, VIP ou payants, vous pouvez effectuer une commande depuis le guichet et générer ces billets

Accéder au guichet

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. cliquer sur Guichet dans le menu de gauche
   
   

Créer une nouvelle commande depuis le guichet

Pour cela:

1. Choisir si la vente concerne un évènement, un pass ou un bon cadeau
   
2. Choisir l'évènement ou l'article souhaité, ainsi que le nombre de billets à mettre dans le panier

1. Définir les paramètres dans le panier, telle la place sur le plan de salle, les informations des formulaires par tarifs, et l'utilisation d'un code promotionnel ou bon cadeau.
   
2. Il est possible de personnaliser les informations figurant sur les billets à imprimer à ce moment-là
3. Définir un mode de paiement. Pour un billet gratuit, tel pour une invitation, il faudra choisir le mode de paiement Gratuit/Invitation
4. Une fois les informations renseignées, Valider la commande

Associer la commande à un client

Sur le guichet, l'attribution d'une commande à un client est facultatif. Il est donc nécessaire de le renseigner si l'on souhaite pouvoir retrouver une commande avec le nom ou l'adresse mail du client, leur envoyer les billets par e-mail, ou pouvoir afficher le nom et prénom du client sur le billet.

Pour ce faire, il faudra cliquer sur l'onglet Client et rechercher ‍‍un client existant ou créer une nouvelle fiche client.

Imprimer ou envoyer les billets

Il vous est possible d'imprimer ou d'envoyer les billets par email. Pour ce faire, il faut se rendre sur l'onglet correspondant et choisir le type d'impression ou d'envoi de mail.

Autres utilisations du guichet

Le guichet permet de faire d'autres opérations importantes, tels les échanges de billets ou les validations de réservations.

Pour plus d'information sur ces opérations, veuillez consulter le guide concerné : 

• Échange de billets sur le guichet

Ce guide vous explique comment ajouter des utilisateurs en tant que revendeurs afin qu'ils puissent vendre des billets pour vos évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Si vous avez des points de ventes, des partenaires, ou simplement des caisses à l'entrée de l'évènement, vous pouvez leur donner des accès revendeurs.
• Vous pourrez ainsi leur octroyer les droits de vente depuis le guichet.

Ajouter un revendeur

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur en haut à droite:
   
3. Suivez l'assistant de création en remplissant les différentes informations de l'utilisateur.
4. Choisissez Utilisateur avec droits limités à l'étape du choix de rôle:
   
5. Choisissez la Billetterie à l'étape du choix des produits auxquels l'utilisateur pourra accéder:
   
6. Un volet latéral s'ouvre — sélectionnez les cases afin de donner accès aux billetteries concernées:‍
   
7. Terminez l'ajout, un e-mail est envoyé pour l'activation du compte utilisateur.

Prochaine étape

Vous pouvez maintenant créer des profils pour détailler les accès des revendeurs…

Ce guide vous explique comment contacter les personnes ayant acheté des billets à vos évènements directement depuis le système de billetterie Infomaniak.

Envoyer un e-mail ou SMS aux clients

Cet outil permet ainsi de communiquer rapidement avec vos clients, qu'il s'agisse de leur indiquer un changement d'horaire, une annulation ou report, ou pour préciser certaines informations importantes. L'envoi d'e-mail ou SMS s'effectue à la liste des clients ayant passé commande et non aux participants:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le nom de l'évènement concerné:
   
6. Cliquez sur le lien souhaité en bas de la page:
   
7. Choisissez les clients à contacter (exemple d'envoi de SMS):
   
8. Rédigez le message à envoyer (exemple d'envoi d'e-mail):
   

Ce guide vous explique comment configurer le visuel affiché à l'écran de l'appareil procédant au scan des billets lors d'un évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Infomaniak propose une app pour le contrôle des billets.
• Il est possible de définir une icône spécifique qui sera affichée sur l'écran de l’appareil lors du scan d’un billet.
  • Si le billet est valable et qu’une icône est paramétrée, le scanner afficher sur le fond vert l’icône choisie.

Configurer l'icône de validation du scan

Le choix du visuel se configure au niveau des paramètres avancés d’un tarif:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Evènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'évènement concerné.
6. Cliquez sur l'onglet Tarification.
   1. Si l’évènement a plusieurs dates, cette section est remplacée par “Dates” qui ouvre un calendrier.
   2. Cliquez sur la date du calendrier pour rejoindre la tarification…
7. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du tarif (en développant au préalable la Zone à l'aide du chevron ‍ si nécessaire).
8. Cliquez sur Modifier:
   
9. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ pour développer les paramètres avancés.
10. Activez l'option Définir un visuel pour l'app de scan.
11. Choisissez le nom de l'icône.
12. Cliquez sur le bouton Confirmer:
    ‍

Résultat sur l'appareil de scan

Voici un exemple d'affichage lors de la validation d'un billet correctement enregistré:

Ce guide vous explique comment configurer le taux de TVA (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Si votre Organisation est assujettie à la TVA, il vous sera nécessaire de renseigner ces informations.
• En cas de doute, merci de prendre contact avec votre responsable juridique ou financier, ou de vous renseigner auprès de la mairie de votre commune.

Paramétrer la TVA globale de la billetterie

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Paramètres dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Paramètres de la billetterie dans le menu latéral gauche.
5. Cochez la case indiquant que vous êtes assujetti à la TVA.
6. Renseignez le taux de TVA par le menu déroulant.
7. Spécifiez votre numéro de TVA dans le champ adéquat:
   
8. Sauvegardez vos changements en bas de page.

Paramétrer des taux de TVA spécifiques à un tarif

Dans le cas où certains tarifs de billets auraient un taux de TVA différent que la TVA globale, paramétrez-le au niveau du tarif en question:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le nom de l'évènement concerné:
   
6. Cliquez sur l'onglet des tarifs.
7. Créez ou éditez un tarif:
   
8. Cliquez sur les Paramètres avancés.
9. Cochez la case Modifier la TVA.
10. Renseignez le taux de TVA de ce tarif, par le menu déroulant.
11. Cliquez sur le bouton Confirmer pour enregistrer: