Ce guide explique comment trier des e-mails actuellement présents dans votre boite de réception Infomaniak ou dans des sous-dossiers, afin de par exemple supprimer rapidement des messages précis répondant à la même structure, classer des messages en fonction de leur sujet ou expéditeur, etc.

Trier rapidement un compte de messagerie

Contrairement au guide Trier les e-mails entrants selon des règles (filtres Sieve) qui détaille comment mettre en place, depuis l'interface Infomaniak, des filtres qui s'appliqueront à tous les futurs messages entrants, il est possible avec le logiciel gratuit Thunderbird d'appliquer des règles de tri sur des messages déjà arrivés et déjà présents dans un compte de messagerie:

1. Installez puis ouvrez Thunderbird.
2. Configurez votre mail Infomaniak au sein de l'application.
3. Ouvrez le menu Outils et cliquez sur Filtres:
   
4. Vérifiez l'adresse sélectionnée et cliquez sur Nouveau... 
   
5. Configurez le filtre selon vos préférences (ici la règle est que tous les messages dont le sujet contient ER seront déplacés dans la corbeille):
   
6. Cliquez sur OK pour revenir à la liste de vos filtres puis cliquez sur Exécuter maintenant:
   
7. Le résultat est immédiatement visible puisque les messages sont déplacés dans la corbeille et disparaissent de la fenêtre.

Ce guide explique comment modifier une offre de Service Mail Infomaniak, la solution performante et sécurisée pour héberger vos adresses mail, afin d'augmenter ou réduire le quota d'adresses mail disponible en son sein.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous souhaitez simplement créer ou supprimer une adresse mail sur votre Service Mail existant, sans toucher au nombre d'adresses mail disponibles en son sein.
• Si votre Service Mail ne fait pas encore partie d'une kSuite, prenez connaissance de cet autre guide afin d'envisager un éventuel changement d'offre en cours de route.

Modifier le quota d'adresses sur un Service Mail

Prérequis

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.

Pour voir le nombre d'adresses mail actuellement à disposition sur votre Service Mail, puis en commander d'autres si nécessaire (ou en retirer):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Le nombre d'adresses mail créées (A‍) et le nombre d'adresses totales à disposition (B‍) sur le Service est affiché sur la partie supérieure de la page:
   
   • A noter que vous pouvez également visualiser le quota directement au point 1, lorsque vous êtes sur la page listant vos Services Mail:
     

Augmenter le nombre d'adresses mail à disposition

Pour augmenter le nombre d'adresses mail à votre disposition sur votre Service Mail, vous permettant ainsi de créer de nouvelles adresses mail pour vous ou votre entourage:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez en haut sur l'icône de chariot/caddie:
   
4. Ajustez le quota désiré et procédez à la commande du nombre d'adresses supplémentaires sur le domaine du Service Mail.
5. Terminez la procédure de paiement ; vous pouvez désormais créer vos adresses mail supplémentaires:
   

Diminuer le nombre d'adresses mail à disposition

Pour réduire le nombre d'adresses mail à votre disposition sur votre Service Mail, vous permettant ainsi de ne payer que le nombre d'adresses réellement désirées et utilisées (minimum de 5 adresses pour tout Service Mail, hors Service Mail Starter), il faut si nécessaire avoir supprimé les adresses mail en trop puis:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez en haut sur l'icône de chariot/caddie:
   
4. Ajustez le quota désiré en prenant connaissance des informations importantes affichées à l'écran.

Ce guide concerne le service de Liste de discussion uniquement proposé aux utilisateurs Infomaniak l'ayant activé par le passé et pour lesquels une migration de l'outil a été effectuée début 2025.

Préambule

• Le service de liste de discussion se distingue de la messagerie classique ou d'un service de Newsletter par des fonctionnalités uniques:
  • Permettre à des utilisateurs de souscrire à un “abonnement” via un formulaire d'inscription simple dont le code est fourni.
  • Permettre à un ou plusieurs utilisateurs désignés modérateurs d'accepter ou non les inscriptions, d'envoyer des messages aux abonnés puis de modérer les réponses des membres avant leur publication.
  • Permettre aux utilisateurs de contribuer à la discussion en répondant à une adresse unique qui redistribue le courrier automatiquement aux autres membres.
  • Offrir une option de désabonnement simple et conforme aux normes RGPD.
• Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des limites du service.

Accéder à la liste de discussion

Le service de liste de discussion, s'il a été activé par le passé, est accessible au sein de votre Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Liste de discussion dans le menu latéral gauche:
   

Création et configuration de la liste de discussion

Afin de créer une nouvelle liste de discussion:

• Cliquez sur le bouton Démarrer …
  
• … ou sur le bouton au-dessus de vos listes existantes:
  

Sinon:

1. Editez une liste existante en cliquant sur son nom:
   
2. Cliquez sur son onglet Configuration:
   

Les paramètres nécessaires au bon fonctionnement du système sont les suivants:

1. Une liste de discussion s'articule autour d'une adresse mail qui ne doit pas encore exister sur le Service Mail du domaine concerné (et qui ne pourra pas être créée sur ce dernier, ni modifiée par la suite).
2. Vous pouvez donner un nom à la liste afin de l'identifier plus facilement si vous en avez plusieurs ou si l'adresse mail n'est pas suffisament explicite.
3. Vous pouvez également ajouter une description supplémentaire.
4. Il faut déterminer la ou les adresses mail qui seront modératrices (= permission la plus élevée sur la liste).
5. Vous pouvez définir une langue pour votre liste de diffusion.
6. Le paramétrage de “qui peut s'abonner à la liste” est important:
   • Il est possible de spécifier que l'utilisateur devra lui-même confirmer son inscription (en plus d'un modérateur).
7. Le paramétrage de “qui peut écrire à la liste” est tout autant important:
   • Vous pouvez utiliser le service tel un outil unilatéral, diffusion d'information p.ex, ou tel un outil multilatéral, échange d'information, discussion y compris avec des non-membres (avec modération)... 

8. Cliquez sur Options avancées.
   
   

9. Il est possible de configurer si les réponses doivent être adressées…
   • … à l'expéditeur avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste (tout le monde reçoit) avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste comme provenant de l'adresse mail de la liste elle-même
10. Permet de limiter la taille des e-mails envoyés via la liste de discussion (surtout en cas d'ajout de pièce jointe).
11. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de son inscription sur la liste.
12. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de sa désinscription sur la liste.
13. Cliquez sur le bouton pour enregistrer.

Inscription (selon réglages du point 6 ci-dessus)

• Les abonnés peuvent s'inscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-join@domaine-de-la-liste.
• Ils peuvent également être inscrits manuellement par le modérateur via l'interface et dans ce cas, recoivent un e-mail de notification dont le contenu peut être personnalisé.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par un modérateur, ce dernier reçoit un e-mail:
  • Le modérateur approuve la demande en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste avec comme sujet accept adresse-mail-abonné et dans le corps du message la ligne Approved: mot-de-passe-de-la-liste, en ajoutant éventuellement une ligne stop pour éviter l’exécution d’autres scripts, p.ex dans le cas où il y a une signature.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par l'abonné lui-même, ce dernier reçoit un e-mail auquel il doit répondre (en cliquant sur le lien pour créer un nouvel e-mail de réponse et pré-rempli):
  
  • Et dans ce cas, le modérateur reçoit la demande dans un second temps, après la validation par l'abonné, et il doit y répondre pour valider l'inscription (le plus simple est toujours de cliquer sur le lien):
    

Désinscription

• Les abonnés peuvent se désinscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-leave@domaine-de-la-liste.
• Lors de la désinscription, un message de demande de confirmation est envoyé à l'utilisateur.
  • L'utilisateur approuve la demande (toujours en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste avec comme sujet la commande spécifiée dans l'e-mail de confirmation et un corps de message vide).

Envoi / réception des messages

• Chaque abonné peut créer une signature Mail et choisir son nom à l’envoi de l'e-mail.
• Un pied de page est ajouté automatiquement à chaque message envoyé via la liste de diffusion:
  
• Voir aussi les paramètres reply-to et from au point 9 ci-dessus.

Modération des messages

• Pour rejeter un message, le modérateur doit cliquer sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste.
• Lorsqu’un modérateur est également membre de la liste, il ne reçoit pas les messages qu’il envoie lui-même, mais reçoit évidemment ceux envoyés par d’autres modérateurs.

Formulaires (inscription/désinscription)

Afin de proposer au visiteur d'un site Web de s'abonner à votre liste, il est possible de générer un code qu'il suffira d'insérer sur le site de votre choix ; exemple avec Site Creator:

L'onglet Formulaire permet de spécifier l'URL vers laquelle l'utilisateur sera redirigé après inscription ou désinscription:

• En cas d'erreur lors de l'utilisation du formulaire, une page d'erreur peut afficher l'adresse mail moderation-owner@domaine-de-la-liste permettant de contacter les modérateurs.
• Un utilisateur déjà abonné à la liste peut s'inscrire plusieurs fois sans qu'un message particulier ne soit affiché.

Gestion des erreurs

Le système indique le nombre d’erreurs rencontrées par une adresse et la date:

Ce guide vous concerne si vous souhaitez changer votre fournisseur de messagerie actuel et héberger vos e-mails auprès d'Infomaniak.

Préambule

• Pour vous aider à identifier l’offre la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Emmener votre messagerie chez Infomaniak

Pour ne perdre aucun message et ne subir aucune interruption:

• Suivez dans l'ordre les différents liens proposés, ils s'ouvriront dans un nouvel onglet de votre navigateur, et revenez après chaque étape complétée sur ce guide principal.
• Si besoin, vous pouvez également migrer vos:
  • Calendriers
  • Contacts
  • et d'autres données

Vous commandez un Service Mail uniquement

Voici ci-dessous les différentes étapes afin de migrer votre service mail chez Infomaniak en toute sécurité.

Étape 1 : Il est nécessaire de commander le service mail en suivant ce guide.

Au moment de la commande, vous pouvez choisir de transférer le nom de domaine en même temps ou de commander le service mail seul.

Vous pouvez ensuite importer le contenu de vos anciennes adresses chez Infomaniak en suivant ce guide.

Étape 2 : Une fois que les adresses seront configurées et votre ancien contenu importé, vous allez pouvoir relier votre nom de domaine externe à votre Service Mail Infomaniak afin de commencer à recevoir les e-mails chez Infomaniak. Il faudra suivre le chapitre "Lier le domaine externe à votre Service Mail" de ce guide.

Vous trouverez ici les MX / SPF à rajouter dans la zone DNS de votre nom de domaine :

SPF
Type : TXT
Hôte : Laisser vide
Cible : v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

MX
Priorité : 5
Hôte : Laisser vide
Cible : mta-gw.infomaniak.ch (pour Gandi, il est nécessaire de rajouter un point à la fin "mta-gw.infomaniak.ch." )

Étape 3 (optionnelle) : Quand tout fonctionnera correctement et si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez transférer votre nom de domaine en suivant ce guide.

Dès que le transfert est lancé, vous devriez avoir accès à la zone DNS de votre nom de domaine sur le Manager Infomaniak. Vous pouvez donc vérifier…

1. … dans le diagnostic DNS s'il y a des corrections à effectuer et si besoin rajouter les entrées DNS qui seraient nécessaires à d'autres services utilisés avec votre nom de domaine (newsletter ou autre).

2. … dans l'onglet sécurité globale de votre service mail si le DKIM est bien activé.

Si des e-mails sont arrivés pendant la migration chez votre ancien prestataire, vous pouvez à nouveau importer le contenu de vos anciennes adresses chez Infomaniak en suivant ce guide (les doublons sont gérés).

Vous commandez une kSuite

Voici ci-dessous les différentes étapes afin de migrer votre service mail externe vers une kSuite Infomaniak en toute sécurité.

Étape 1 : Commandez kSuite depuis cette page.

Dès la commande terminée, accédez à votre kSuite et ajoutez votre nom de domaine à celle-ci.

Vous pouvez ensuite créer vos adresses mail et même importer le contenu de vos anciennes adresses en suivant ce guide.

Étape 2 : Une fois que les adresses seront configurées et votre ancien contenu importé, vous allez pouvoir relier votre nom de domaine externe à votre Service Mail Infomaniak afin de commencer à recevoir les e-mails chez Infomaniak. Il faudra suivre le chapitre "Lier le domaine externe à votre Service Mail" de ce guide.

Vous trouverez ici les MX / SPF à rajouter dans la zone DNS de votre nom de domaine :

SPF
Type : TXT
Hôte : Laisser vide
Cible : v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

MX
Priorité : 5
Hôte : Laisser vide
Cible : mta-gw.infomaniak.ch (pour Gandi, il est nécessaire de rajouter un point à la fin "mta-gw.infomaniak.ch." )

Étape 3 (optionnelle) : Quand tout fonctionnera correctement et si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez transférer votre nom de domaine en suivant ce guide.

Dès que le transfert est lancé, vous devriez avoir accès à la zone DNS de votre nom de domaine sur le Manager Infomaniak. Vous pouvez donc vérifier…

1. … dans le diagnostic DNS s'il y a des corrections à effectuer et si besoin rajouter les entrées DNS qui seraient nécessaires à d'autres services utilisés avec votre nom de domaine (newsletter ou autre).

2. … dans l'onglet sécurité globale de votre service mail si le DKIM est bien activé.

Si des e-mails sont arrivés pendant la migration chez votre ancien prestataire, vous pouvez à nouveau importer le contenu de vos anciennes adresses chez Infomaniak en suivant ce guide (les doublons sont gérés).