Base de connaissances

Afin de protéger leurs utilisateurs contre les SMS publicitaires ou indésirables, certains opérateurs ont mis en place des filtres qui peuvent parfois empêcher la délivrance des SMS envoyés via le WorkSpace.

Ce guide explique comment partager des contacts d'un carnet d'adresses, avec d'autres utilisateurs du WorkSpace.

Partager un carnet d'adresses

1. ouvrir le WorkSpace (workspace.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône d'enveloppes grises en haut à droite
3. cliquer sur l'icône représentant un carnet d'adresses
4. placer la souris sur Contacts partagés et cliquer sur la flèche qui apparaît à droite
5. dans le menu qui apparaît, cliquez sur Nouveau carnet d'adresses
6. inscrire le nom du carnet d'adresses et valider avec la toucher ENTRER de votre clavier
7. inscrire l'adresse email du compte WorkSpace de l'utilisateur qui accédera au carnet d'adresses. Si l'utilisateur ne possède pas encore un compte WorkSpace, il pourra en créer un gratuitement.
8. déterminer les droits de l'utilisateur sur ce carnet d'adresses (Administration, Lecture seule, Lecture et écriture)
9. fermer la fenêtre

Les contacts créés ou déplacés/copiés vers ce carnet d'adresses seront visibles chez tous les utilisateurs ayant accès au partage.

Dans le WorkSpace, la partie SMS accessible en haut à droite vous permet d'envoyer des messages texte à n'importe quel numéro de téléphone compatible avec la réception de SMS.

Envoyer un SMS

Rendez-vous sur la page https://workspace.infomaniak.com/sms#compose pour composer votre SMS.

Lors de la rédaction de votre message, vous avez le choix entre 2 méthodes d'envoi:

1. SMS sans expéditeur
   Le numéro affiché sur l'appareil qui recevra le SMS est remplacé par "Info" dans la plupart des cas
   
2. Identifiant alphanumérique
   Vous pouvez choisir d'afficher sur l'appareil qui recevra votre message un nom d'expéditeur composé de 11 caractères maximum parmi:
   1. lettres majuscules A-Z
   2. lettres minuscules a-z
   3. nombres 0-9
   4. espaces

Il se peut que le pays et/ou le fournisseur du destinataire n'accepte pas la méthode 2 ; dans ce cas un numéro de téléphone (propre à Infomaniak) sera affiché en tant qu'expéditeur.

Ce guide explique comment exporter ou sauvegarder le carnet d'adresses d'un compte WorkSpace.

Exporter les contacts du WorkSpace

1. ouvrir la page suivante: https://workspace.infomaniak.com/#service=contact
2. en haut à droite de la fenêtre, cliquer sur le bouton Importer/Exporter
3. suivre l'assistant

Ce guide explique comment créer un événement avec un rappel via Slack. Cette fonction vous permet d'être notifié dans le fil de discussion de votre choix lorsqu'un événement est proche.

1. Créer un webhook entrant pour Slack

1. Ouvrir la page suivante et s'authentifier avec vos identifiants Slack :
   https://slack.com/apps/new/A0F7XDUAZ-webhooks-entrants
    
2. Choisir le fil de discussion dans lequel vos rappels s'afficheront (par exemple @slackbot)
     
   
     
3. Copier l'URL du webhook
   
   
   
   
   

2. Configurer le webhook dans l'agenda du WorkSpace

1. Ouvrir la page suivante et s'authentifier avec les identifiants de votre compte Infomaniak :
   https://manager.infomaniak.com/v3/workspace-settings/event
       
2. Cliquer sur le bouton Ajouter un webhook Slack
   
   
   
   
   
3. Définir :
   
   
   • Un nom pour facilement identifier le Webhook lorsque vous ajoutez des rappels
   • L'URL du webhook (cf. première étape de ce guide)
       
     
        
4. Cliquer sur Valider

3. Créer un événement avec un rappel par Slack

Maintenant que votre WorkSpace est lié à votre compte Slack, vous pouvez choisir d'être notifié dans Slack lorsque vous ajoutez un rappel à un événement.

1. Ouvrir votre agenda dans le WorkSpace : https://workspace.infomaniak.com/#service=calendar
2. Créer un nouvel événement
3. Ajouter un rappel
4. Choisir le webhook Slack configuré dans le menu déroulant
5. Valider les modifications

Vous recevrez désormais un rappel dans le fil de discussion correspondant au Webhook.

En savoir plus

• Fonctionnement des rappels dans l'agenda
• Personnaliser les notifications d'un rappel dans Slack

Le calendrier du WorkSpace ne permet pas d'ajouter une pièce jointe à un évènement. Mais certains logiciels ou applications le permettent et dans ce cas, si vous synchronisez l'agenda avec le WorkSpace, nous autorisons le fichier attaché jusqu'à la taille maximum de 64 ko.

Ce guide explique comment supprimer des dossiers qui apparaissent en gris dans le WorkSpace ou dans certains logiciels de messagerie comme Apple Mail, Mozilla Thunderbird ou Microsoft Outlook.

Certains logiciels de messagerie comme Microsoft Outlook permettent de créer des sous-dossiers de dossiers inexistants. Par exemple, il est possible de créer le dossier /abc/klm/xyz alors que le dossier "klm" n'existe pas.

Dans le WorkSpace ou dans d'autres logiciels de messageries, les dossiers fantômes comme le dossier "klm" de notre exemple apparaissent en gris et ne peuvent pas être supprimé directement.

Pour supprimer ces dossiers fantômes, il est nécessaire de supprimer leurs sous-dossiers au préalable (dans notre exemple: xyz).

Alors qu'ils sont bien présents dans votre WorkSpace il se peut que certains dossiers n'apparaissent pas dans votre logiciel de messagerie configuré en IMAP.

Dans votre logiciel de messagerie, faites un clic droit sur le compte IMAP et trouvez l'appellation "dossiers IMAP" -> "s'abonner" ou "abonnement"...

Aide officielle:
Microsoft Outlook 2007
Google Android

et pour Thunderbird et d'autres logiciels, une recherche vous donnera des pistes de réponse.

Lorsque vous ajoutez un évènement dans votre agenda du WorkSpace, vous pouvez définir un ou plusieurs rappels, à différents intervalles, qui actionneront une alerte non pas dans le navigateur mais sur les appareils éventuellement synchronisés avec votre calendrier.

Ce guide explique comment personnaliser la relance d'un rappel dans Slack.

Prérequis

Si vous n'avez pas encore créé un Webhook Slack, merci de bien vouloir suivre ce guide : https://faq.infomaniak.com/2244

Personnaliser les relances d'un rappel dans Slack

1. Ouvrir la page suivante et s’authentifier avec les identifiants de votre compte Infomaniak :
   https://manager.infomaniak.com/v3/workspace-settings/event
2. Depuis l'encadré Slack, cliquer sur le Webhook dont vous souhaitez modifier la notification
3. Dans l'espace prévu pour personnaliser la notification, faire les adaptations souhaitées
4. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications

Important : vous pouvez librement utiliser les options de formatage de Slack dans vos notifications. Exemple :

Ne pas oublier de `%subject%` pour le %date%.
À prendre avec le jour J : %description%.
Lieu de l'événement :  `%location%`

Il est donc possible d'adapter librement vos notifications avec les variables mentionnées dans cet exemple.

En savoir plus

• Créer un événement avec un rappel par Slack
• Fonctionnement des rappels dans l'agenda du WorkSpace