Ce guide présente l'outil de Sécurité globale qui permet de vérifier que les relations entre un nom de domaine et un Service Mail Infomaniak soient optimales au niveau de la sécurité. Cela passe par un contrôle des enregistrements SPF / DKIM / DMARC et l'outil Sécurité globale permet d'intervenir sur la configuration en cas de besoin.

Accéder à l'outil de diagnostic Sécurité globale

Pour accéder à Sécurité globale :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche:
   

Vérifier le fonctionnement optimal de la messagerie

Une fois arrivé sur Sécurité globale, prenez connaissance et vérifiez les 3 mécanismes de sécurité inhérents aux e-mails: SPF, DKIM et politique DMARC. Ces indications doivent s'afficher en vert‍:

Cliquez sur Éditer ou Créer pour configurer SPF, DKIM et DMARC selon les recommandations ci-dessous afin de sécuriser votre Service Mail contre les usurpations d’identité potentielles:

SPF (Sender Policy Framework)

SPF (cliquez ici pour configurer) permet au propriétaire d'un nom de domaine de spécifier quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de ce domaine. Cela aide à réduire le risque de spam et de phishing puisque le serveur de messagerie du destinataire peut vérifier si l'expéditeur est autorisé en consultant les enregistrements DNS du domaine expéditeur:

Dans ces conditions et en cas de problème détecté vous trouverez un bouton Corriger qui vous permettra de mettre à jour votre SPF automatiquement.

Si la correction de l'un ou de l'autre des soucis mentionnés n'est pas possible, c'est qu'elle doit s'effectuer sur la configuration mise en place par le propriétaire ou technicien du nom de domaine de l'expéditeur.

Si votre nom de domaine pointe chez Wix ou autre fournisseur, le SPF doit être configuré auprès du fournisseur en question.

DKIM (Domain Keys Identified Mail)

DKIM (cliquez ici pour configurer) est un protocole qui permet de signer les mails lors de leur envoi.

Lorsque votre nom de domaine (ou sa zone DNS) est géré ailleurs, vous trouverez dans cette partie Sécurité globale > DKIM l'enregistrement DKIM à ajouter dans la zone DNS:

Vous pouvez configurer plusieurs enregistrements DKIM sur votre domaine sans limite fixée contrairement à DMARC ou SPF, ce qui est crucial si vous utilisez plusieurs fournisseurs de messagerie tiers pour vos communications quotidiennes.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC (cliquez ici pour configurer) permet d'indiquer aux autres serveurs de messagerie (les fournisseurs mail des contacts à qui vous envoyez un e-mail) la politique à suivre en cas de réception d'un e-mail "suspect" (non authentifié par exemple) provenant de votre serveur de messagerie (hébergé par Infomaniak). En outre vous pouvez être prévenu de l'"incident" par un message récapitulatif (appelé "rapport DMARC") donnant des informations sur l'activité récente de votre messagerie liée au nom de domaine.

Le DMARC nécessite un SPF et DKIM valide. Un assistant vous permet de configurer le DMARC selon les recommandations Infomaniak en mode simple ou entièrement à votre guise en mode avancé (ce mode expert permet d'entrer l'enregistrement de votre choix):
Les entrées nécessaires correspondantes (type TXT) seront alors automatiquement appliquées dans la zone DNS du nom de domaine concerné (si administrativement possible - domaine géré dans la même Organisation par exemple).

Pour vérifier les enregistrements au sein de votre DNS, vous pouvez également utiliser un service externe et gratuit comme celui mentionné en bas de cet autre guide.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur le quatrième point de la page Sécurité globale.

Ce guide concerne le service de Liste de discussion uniquement proposé aux utilisateurs Infomaniak l'ayant activé par le passé et pour lesquels une migration de l'outil a été effectuée début 2025.

Préambule

• Le service de liste de discussion se distingue de la messagerie classique ou d'un service de Newsletter par des fonctionnalités uniques:
  • Permettre à des utilisateurs de souscrire à un “abonnement” via un formulaire d'inscription simple dont le code est fourni.
  • Permettre à un ou plusieurs utilisateurs désignés modérateurs d'accepter ou non les inscriptions, d'envoyer des messages aux abonnés puis de modérer les réponses des membres avant leur publication.
  • Permettre aux utilisateurs de contribuer à la discussion en répondant à une adresse unique qui redistribue les messages entrants vers les autres membres automatiquement.
  • Offrir une option de désabonnement simple et conforme aux normes RGPD.
• Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des limites du service.

Accéder à la liste de discussion

Le service de liste de discussion, s'il a été activé par le passé, est accessible au sein de votre Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Liste de discussion dans le menu latéral gauche:
   

Création et configuration de la liste de discussion

Afin de créer une nouvelle liste de discussion:

• Cliquez sur le bouton Démarrer …
  
• … ou sur le bouton au-dessus de vos listes existantes:
  

Sinon:

1. Editez une liste existante en cliquant sur son nom:
   
2. Cliquez sur son onglet Configuration:
   

Les paramètres nécessaires au bon fonctionnement du système sont les suivants:

1. Une liste de discussion s'articule autour d'une adresse mail qui ne doit pas encore exister sur le Service Mail du domaine concerné (et qui ne pourra pas être créée sur ce dernier, ni modifiée par la suite).
2. Vous pouvez donner un nom à la liste afin de l'identifier plus facilement si vous en avez plusieurs ou si l'adresse mail n'est pas suffisament explicite.
3. Vous pouvez également ajouter une description supplémentaire.
4. Il faut déterminer la ou les adresses mail qui seront modératrices (= permission la plus élevée sur la liste).
5. Vous pouvez définir une langue pour votre liste de diffusion.
6. Le paramétrage de “qui peut s'abonner à la liste” est important:
   • Il est possible de spécifier que l'utilisateur devra lui-même confirmer son inscription (en plus d'un modérateur).
7. Le paramétrage de “qui peut écrire à la liste” est tout autant important:
   • Vous pouvez utiliser le service tel un outil unilatéral, diffusion d'information p.ex, ou tel un outil multilatéral, échange d'information, discussion y compris avec des non-membres (avec modération)... 

8. Cliquez sur Options avancées.
   
   

9. Il est possible de configurer si les réponses doivent être adressées…
   • … à l'expéditeur avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste (tout le monde reçoit) avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste comme provenant de l'adresse mail de la liste elle-même
10. Permet de limiter la taille des e-mails envoyés via la liste de discussion (surtout en cas d'ajout de pièce jointe).
11. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de son inscription sur la liste.
12. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de sa désinscription sur la liste.
13. Cliquez sur le bouton pour enregistrer.

Inscription (selon réglages du point 6 ci-dessus)

• Les abonnés peuvent s'inscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-join@domaine-de-la-liste.
• Ils peuvent également être inscrits manuellement par le modérateur via l'interface et dans ce cas, recoivent un e-mail de notification dont le contenu peut être personnalisé.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par un modérateur, ce dernier reçoit un e-mail:
  • Le modérateur approuve la demande en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste avec comme sujet accept adresse-mail-abonné et dans le corps du message la ligne Approved: mot-de-passe-de-la-liste, en ajoutant éventuellement une ligne stop pour éviter l’exécution d’autres scripts, p.ex dans le cas où il y a une signature.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par l'abonné lui-même, ce dernier reçoit un e-mail auquel il doit répondre (en cliquant sur le lien pour créer un nouvel e-mail de réponse et pré-rempli):
  
  • Et dans ce cas, le modérateur reçoit la demande dans un second temps, après la validation par l'abonné, et il doit y répondre pour valider l'inscription (le plus simple est toujours de cliquer sur le lien):
    

Désinscription

• Les abonnés peuvent se désinscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-leave@domaine-de-la-liste.
• Lors de la désinscription, un message de demande de confirmation est envoyé à l'utilisateur.
  • L'utilisateur approuve la demande (toujours en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste avec comme sujet la commande spécifiée dans l'e-mail de confirmation et un corps de message vide).

Envoi / réception des messages

• Chaque abonné peut créer une signature Mail et choisir son nom à l’envoi de l'e-mail.
• Un pied de page est ajouté automatiquement à chaque message envoyé via la liste de diffusion:
  
• Voir aussi les paramètres reply-to et from au point 9 ci-dessus.

Modération des messages

• Pour rejeter un message, le modérateur doit cliquer sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste.
• Lorsqu’un modérateur est également membre de la liste, il ne reçoit pas les messages qu’il envoie lui-même, mais reçoit évidemment ceux envoyés par d’autres modérateurs.

Formulaires (inscription/désinscription)

Afin de proposer au visiteur d'un site Web de s'abonner à votre liste, il est possible de générer un code qu'il suffira d'insérer sur le site de votre choix ; exemple avec Site Creator:

L'onglet Formulaire permet de spécifier l'URL vers laquelle l'utilisateur sera redirigé après inscription ou désinscription:

• En cas d'erreur lors de l'utilisation du formulaire, une page d'erreur peut afficher l'adresse mail moderation-owner@domaine-de-la-liste permettant de contacter les modérateurs.
• Un utilisateur déjà abonné à la liste peut s'inscrire plusieurs fois sans qu'un message particulier ne soit affiché.

Gestion des erreurs

Le système indique le nombre d’erreurs rencontrées par une adresse et la date:

Ce guide explique comment trier des e-mails actuellement présents dans votre boite de réception Infomaniak ou dans des sous-dossiers, afin de par exemple supprimer rapidement des messages précis répondant à la même structure, classer des messages en fonction de leur sujet ou expéditeur, etc.

Préambule

• Contrairement au guide Trier les e-mails entrants selon certains critères qui détaille comment mettre en place, depuis l'interface Infomaniak, des filtres qui s'appliqueront à tous les futurs messages entrants, il est possible avec le logiciel gratuit Thunderbird d'appliquer des règles de tri sur des messages déjà arrivés et déjà présents dans un compte de messagerie.

Trier rapidement un compte de messagerie en IMAP

Pour cela:

1. Installez puis ouvrez Thunderbird.
2. Configurez votre mail Infomaniak au sein de l'application.
3. Ouvrez le menu Outils et cliquez sur Filtres:
   
4. Vérifiez l'adresse sélectionnée et cliquez sur Nouveau... 
   
5. Configurez le filtre selon vos préférences (ici la règle est que tous les messages dont le sujet contient ER seront déplacés dans la corbeille):
   
6. Cliquez sur OK pour revenir à la liste de vos filtres puis cliquez sur Exécuter maintenant:
   
7. Le résultat est immédiatement visible puisque les messages sont déplacés dans la corbeille et disparaissent de la fenêtre.

Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

Comprendre la différence entre sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données vise à empêcher tout accès non autorisé à vos informations. Elle repose sur des mesures comme le chiffrement, les pare-feu ou les VPN. Une faille de sécurité peut avoir des conséquences désastreuses : imaginez qu’un hacker vole l’intégralité de votre base de données clients et exige une rançon pour la récupérer. Ce type d’attaque – le ransomware – peut paralyser une entreprise du jour au lendemain.

La confidentialité des données concerne qui peut accéder à vos informations et comment elles sont utilisées. Même si vos données sont sécurisées contre le piratage, elles peuvent être collectées, analysées et revendues… en toute légalité.

Exemple : vous stockez précieusement les informations de vos clients, mais sans le savoir, un service que vous utilisez partage – anonymement – ces données avec des tiers. Résultat ? Vos concurrents peuvent récupérer des analyses précieuses sur votre marché et cibler vos propres clients sans jamais avoir eu besoin d’un piratage.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

En ce qui concerne les données hébergées qui vous appartiennent — et notamment si celles-ci contiennent des données personnelles de vos visiteurs, contacts ou clients — il vous incombe d’en assurer la conformité.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est essentiel d’informer les utilisateurs sur la finalité et les modalités de ce traitement. Cela se fait généralement au moyen d’une politique de confidentialité ou d’un accord de traitement des données (DPA).

Accord entre responsable du traitement et sous-traitant

Un DPA (Data Processing Agreement), appelé en allemand AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), en italien ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) et en espagnol CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), se traduit par Accord de traitement des données ou Contrat de sous-traitance de données personnelles.

Il s'agit d'un contrat obligatoire prévu par le RGPD entre un responsable du traitement et un sous-traitant. Il définit la finalité, la durée, la nature du traitement, ainsi que les obligations et mesures de sécurité. Son objectif est de protéger les données personnelles confiées à un prestataire.

Ce certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel

Ce guide explique comment copier le contenu d'une adresse mail Infomaniak (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail) sur une autre de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Il est possible de spécifier une seconde adresse à importer lors du même processus.
• Si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide pour importer des messages d'un fournisseur mail externe autre que Infomaniak.

Copier les e-mails d'un compte à un autre

Prérequis

• Ajouter un mot de passe d'appareil à l'adresse source (celle dont le contenu doit être récupéré).
  • Le mot de passe de connexion au compte Infomaniak ayant la même dénomination n'est pas celui attendu.
  • Il faut un mot de passe propre à l'adresse mail concernée = un mot de passe d'appareil.

Pour importer le contenu mail :

1. Rendez-vous à l'adresse https://import-email.infomaniak.com/.
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation de votre choix ; en effet l'importation se fera vers une adresse mail rattachée à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation unique.
4. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
5. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail source (cf prérequis ci-dessus).
6. Cliquez sur Confirmer:
   
7. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps:
   
8. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté:
   
9. Il est évidemment impossible de copier les e-mails vers l'adresse identique:
   
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails:
    
11. La copie débute et continue en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre qui s'affiche.
12. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.

Copier le contenu de plusieurs adresses Infomaniak par lot

Prérequis

• Ajouter un mot de passe d'appareil à chaque adresse source Infomaniak (celles dont les contenus devront être récupérés).
  • Le mot de passe de connexion au compte Infomaniak ayant la même dénomination n'est pas celui attendu.
  • Il faut un mot de passe propre à chacune des adresses mail concernées = un mot de passe d'appareil par adresse.

Pour importer le contenu de plusieurs adresses mail Infomaniak (maximum 25 par 25):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation par lot (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Sélectionnez Importer plusieurs adresses mail à partir d'un fichier CSV (format .csv).
3. Téléchargez le modèle CSV proposé en exemple afin d'en créer un avec les bonnes informations nécessaires à la copie (cf prérequis ci-dessus).
4. Chargez le fichier grâce au bouton Sélectionner un fichier CSV:
   
5. Une fois le fichier chargé sur la page de l'outil, sélectionnez Importer l’adresse mail.
6. Patientez durant la copie du contenu des adresses (un e-mail de confirmation est envoyé une fois la copie terminée).

Ce guide explique comment activer le filtre anti-spam Infomaniak, qui permet de réduire considérablement le nombre de messages non sollicités pouvant arriver sur votre adresse mail Infomaniak si vous la communiquez à des tiers. 

Préambule

• Le spam est un message non-sollicité, souvent de nature publicitaire ou frauduleuse, dans le but de promouvoir des produits, des services ou de réaliser des escroqueries en ligne ; heureusement Infomaniak a mis en place des stratégies pour lutter contre cette forme de pollution numérique.
• Grâce au filtre anti-spam, les messages que vous désirez réellement voir rapidement ne seront plus noyés parmi des dizaines d'autres messages non désirés, car ces derniers seront placés automatiquement dans un dossier spécial, le dossier Spam (ou dans le dossier de destination du spam - lire plus bas) puis automatiquement effacés après 30 jours.‍
• De plus, le filtre est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le filtre: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat (patientez pour le message de confirmation à l'écran) ; dans ce cas, tous les futurs messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (et les expéditeurs bloqués) iront dans la dossier Spam :
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas, tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam.

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Filtres dans le menu latéral gauche.
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat:
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (ils pourront être traités en aval par votre logiciel/client de messagerie si celui prend en charge la lecture de ce type de header).

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Personnaliser le filtre anti-spam

Modifier l'emplacement des spams

Vous pouvez choisir l'emplacement par défaut du dossier dans lequel les messages considérés comme spam iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Là où vous avez activé le filtre spam:

1. Cliquez sur Modifier:
   
2. Cliquez sur le nom du dossier pour en choisir un autre (en créer un nouveau au préalable si nécessaire):
   
3. Cliquez sur le bouton Valider:
   

Signaler un problème de filtrage ou bloquer des expéditeurs manuellement

Signaler un Spam non filtré ou un e-mail filtré alors qu'il est non-Spam (faux positif): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Vous pouvez également spécifier à l'avance quels expéditeurs devront toujours aller dans le dossier Spam (ou l'inverse, s'ils doivent être non-filtrés): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Ce guide explique comment activer ou désactiver le filtre publicitaire Infomaniak permettant de classer automatiquement dans des dossiers spécifiques des e-mails détectés comme étant de type Newsletter ou notification d'activité.

Préambule

• Le filtre…
  • … est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.
  • … vous permet de vous concentrer sur les e-mails pertinents et importants, ce qui améliore votre productivité en réduisant la distraction liée aux publicités et aux pourriels.
  • … aide à maintenir une boîte de réception plus propre et mieux organisée en séparant les e-mails publicitaires ce qui facilite la gestion des e-mails importants.

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les filtres: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Filtres et règles dans le menu latéral gauche
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Personnaliser le filtre publicitaire

Emplacement des e-mails

Au même endroit (point 5 sur les images ci-dessus), en cliquant sur Modifier, vous pouvez choisir l'emplacement par défaut des 2 dossiers dans lesquel les messages iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Ce guide présente les mécanismes d'authentification de la messagerie et les moyens pour résoudre l'erreur Sender Mismatch.

Préambule

• L'erreur "Sender Mismatch" survient lorsque l'adresse utilisée pour envoyer un e-mail ne correspond pas à l'adresse d'authentification utilisée lors de la connexion au serveur SMTP.
• Cette erreur est liée à deux éléments spécifiques :
  • le Return-path (également appelé "envelope sender"), qui est utilisé par le serveur de messagerie pour gérer les retours et les erreurs de livraison,
  • et l'en-tête From, qui est l'adresse d'expéditeur visible par le destinataire dans le message.

Résoudre l'erreur Sender Mismatch

Techniquement, lors de l'envoi d'un e-mail via un logiciel/client de messagerie, vous devez vous authentifier en utilisant un nom d'utilisateur (= votre adresse e-mail) et un mot de passe.

Si, après authentification, l'adresse d'expéditeur spécifiée dans l'en-tête "From" ou dans le "Return-path" est différente de l'adresse utilisée pour l'authentification, le serveur Infomaniak peut considérer cela comme une tentative de falsification. C'est cette incohérence qui déclenche l'erreur "Sender Mismatch".

Pour corriger cette erreur:

• Vérifiez que l'adresse mail utilisée pour l'envoi est celle avec laquelle vous vous authentifiez (ou un alias valide).
• Ne modifiez pas l’adresse Return-path ou l’en-tête From pour une autre adresse non autorisée (si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide afin de tester une autre application de messagerie ou de configurer correctement votre logiciel/client de messagerie actuel).

Ce guide détaille les étapes à réaliser lorsque vous souhaitez “libérer” la gestion d'une adresse mail qui serait actuellement “limitée” par l'utilisation d'un compte Infomaniak avec la même dénomination.

Préambule

• Par exemple l'adresse mail benevol sur le Service Mail example.xyz ne pourra plus être partagée à d'autres utilisateurs à partir du moment où un compte Infomaniak est créé avec un identifiant de connexion de la forme l'adresse mail benevol@example.xyz.
• Par conséquent une procédure existe pour que l'administrateur d'un Service Mail puisse si besoin activer la libération du compte Infomaniak correspondant.
• L'adresse mail correspondante, auparavant rattachée et lisible, ne le sera plus mais les donnés du compte ne sont pas supprimées.
  • Seule l'adresse de connexion doit être proposée sous une forme différente par l'utilisateur en question.

Demander la libération du compte Infomaniak bloquant

Pour activer la suppression de l'identifiant de connexion lorsque celui-ci est identique à une adresse mail qui ne peut plus être partagée, il faut que l'administrateur du Service Mail se rende sur le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Sous l'onglet Général, il est possible de voir les utilisateurs qui consulte cette adresse, et parmi eux, se trouve l'utilisateur correspondant.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la partie Utilisateurs (opération qui n'est justement pas possible actuellement):
   
6. Dans la partie latérale droite s'ouvre l'assistant permettant de libérer l'adresse ; cliquez sur le bouton radio pour activer l'opération.
7. Cliquez sur Continuer:
   
8. Confirmez l'opération de déconnexion de l'utilisateur:
   
9. L'utilisateur lié disparait de la page des utilisateurs:
   
10. Parallèlement il reçoit un SMS similaire à l'exemple ci-dessous, sur le numéro de téléphone qu'il avait indiqué lors de son inscription:
    
11. Ce SMS lui indique la procédure à suivre pour se reconnecter à son compte Infomaniak avec une autre adresse mail de son choix (lire ci-dessous).

Récupérer l'accès au compte Infomaniak

Pour pouvoir entrer à nouveau dans son compte Infomaniak maintenant que l'accès n'est plus possible avec l'ancienne adresse mail, il faut que l'utilisateur du compte Infomaniak se rende sur l'adresse mentionnée dans le SMS:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion.
2. Entrez le nom d'utilisateur spécifié dans le SMS (en principe les initiales de votre compte et une suite de chiffres).
3. Entrez le mot de passe habituel (il n'a pas changé):
   
4. Entrez les nouvelles informations demandées:
   
5. Vous serez à nouveau connecté dans votre compte:
   

La création et gestion des adresses mail classiques / normales s'effectue directement depuis le Service Mail de l'interface d'administration (Manager) Infomaniak:

Créer une adresse mail principale

Prérequis

• Ajouter et choisir la dénomination de l'adresse mail

Ensuite:

• Sélectionnez le premier encadré (visible ci-dessus: adresse mail pour 1 ou plusieurs utilisateurs).
• Cliquez sur le bouton Continuer en bas à droite.

Choisir qui devra pouvoir consulter l'adresse

Cliquez dans le champ de texte afin de choisir qui devra pouvoir consulter l'adresse mail parmi:

1. Vous-même (vous pourrez directement accéder et utiliser l'adresse mail sur les apps Mail Infomaniak - Web, mobile, …).
2. Utilisateurs existants sur votre Organisation (ils pourront directement accéder et utiliser l'adresse mail sur les apps Mail Infomaniak - Web, mobile, …)
3. Un utilisateur externe ayant déjà son adresse mail à qui vous envoyez un lien d'invitation sur l'adresse mail que vous devez spécifier dans le champ en-dessous
4. Un utilisateur externe encore non-existant pour qui vous créerez un compte Infomaniak qui aura l'identifiant de connexion identique à l'adresse que vous désirez créer.
5. VOUS et/ou un nouvel utilisateur à qui vous enverrez par la suite un lien d'invitation par vos propres moyens (l'adresse ne sera visible nulle part dans un premier temps)

Choix 1: vous-même (votre identifiant)

Dans la liste d'utilisateurs, vous cliquez sur votre identifiant de connexion (vous-même):

1. Gérez vos éventuels droits d'accès au répondeur, ajout d'appareil, etc. en cliquant sur “Droits par défaut”.
2. Choisissez un éventuel modèle de signature.
3. Cliquez sur Créer l'adresse:
   
4. C'est terminé:
   
   1. l'adresse mail est désormais visible sur les apps Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail, app mobile, etc.) ; cliquez si nécessaire sur l'adresse créée pour la visualiser:
      
   2. Gérer les options de votre adresse (comme le message d'absence, les filtres, etc.).
   3. Configurez si nécessaire différents appareils pour qu'ils accèdent également à cette adresse mail.
   4. Créez des adresses supplémentaires selon vos besoins.

Choix 2: sélection d'autres utilisateurs de l'Organisation

Dans la liste, vous choisissez d'autres utilisateurs existants au sein de l'Organisation:

1. Gérez leurs éventuels droits d'accès au répondeur, ajout d'appareil, etc. en cliquant sur “Droits par défaut”.
2. Cliquez sur Créer l'adresse:
   
3. C'est terminé: l'adresse mail est désormais visible sur leurs apps Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail, app mobile, etc.).

Choix 3: inviter un utilisateur externe ayant déjà une adresse mail personnelle

Vous souhaitez renseigner l'adresse mail existante d'une connaissance, collègue, etc. afin de lui donner accès à la nouvelle adresse mail que vous êtes en train de créer:

1. Entrez l'adresse mail de l'utilisateur (qu'il possède déjà, ou pas encore, un compte Infomaniak) dans le champ de recherche.
2. Cliquez sur la ligne pour l'ajouter comme utilisateur:
   
3. Gérez ses éventuels droits d'accès au répondeur, ajout d'appareil, etc. en cliquant sur “Droits par défaut”.
4. Cliquez sur Créer l'adresse:
   
5. C'est terminé:
   
   1. Gérer les options de l'adresse (comme le message d'absence, les filtres, etc.).
   2. Configurez si nécessaire différents appareils pour qu'ils accèdent également à cette adresse mail.
   3. Créez des adresses supplémentaires selon vos besoins.
6. L'utilisateur reçoit une invitation à consulter l'adresse mail, valable 30 jours:
   
7. Le bouton le conduit vers une page sur laquelle il pourra soit se créer un nouveau compte ou se connecter à un éventuel compte qu'il posséderait déjà chez Infomaniak. Une fois terminé, l'adresse sera automatiquement visible sur ses apps Mail Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail, app mobile, etc.).
8. L'invitation en cours est visible sur la gestion de l'adresse mail au sein de votre Service Mail:
   
   • En cliquant sur Renvoyer, vous pouvez visualiser le lien afin de le copier, et/ou le renvoyer.

Choix 4: créer entièrement le compte Infomaniak associé à la nouvelle adresse mail

Vous êtes redirigé vers la création d'utilisateur au sein de l'Organisation, ce qui vous permettra d'ajouter l'utilisateur de zéro, en lui créant l'adresse mail désiré par la même occasion. Certaines restrictions peuvent alors exister: prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Choix  5 : Décider plus tard

1. L'adresse mail est directement créée (toujours sans mot de passe, et cette fois-ci sans aucun utilisateur, donc l'adresse ne sera visible nulle part dans un premier temps) et fonctionne entièrement.
2. Vous pouvez bien entendu gérer les utilisateurs et les mots de passe depuis la gestion de l'adresse mail directement.

Actions supplémentaires (bouton ‍)

Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton Créer une adresse mail pour accéder aux actions supplémentaires:

1. Créer une adresse mail générique de type:
   1. no-reply (pour l'envoi de confirmation, de validation, de facture, etc.)
   2. catchall (permet de recevoir tous les messages pour lesquels il n'existe pas d'adresse mail spécifique sur votre domaine)
2. Créer plusieurs adresses mail: permet de créer en une fois plusieurs adresses mail à l'aide d'un fichier CSV.
3. Créer des adresses “virtuelles” servant de redirection.
4. Importer le contenu d'autres adresses mail.