Ce guide concerne le Greylisting, une mesure de protection qui est implémentée sur les serveurs de messagerie Infomaniak.

Fonctionnement du Greylisting

Le greylisting est une technique utilisée par les serveurs de messagerie Infomaniak (entre autres) pour lutter contre le spam. Il repose sur le principe de retarder temporairement la livraison d'un message électronique pour vérifier la légitimité de l'expéditeur. Cette méthode exploite le fait que les serveurs de spam envoient souvent des e-mails sans se conformer aux normes de retransmission des messages.

1. Réception Initiale

Lorsqu'un serveur de messagerie reçoit un e-mail, il note trois éléments :

• l'adresse IP de l'expéditeur
• l'adresse e-mail de l'expéditeur
• l'adresse e-mail du destinataire

2. Refus Temporaire

Le serveur refuse temporairement la livraison de l'e-mail et envoie un message d'erreur temporaire (code 4xx). Cela signifie que le message n'est pas rejeté définitivement, mais que le serveur émetteur doit réessayer de l'envoyer plus tard.

3. Réessai

Les serveurs de messagerie légitimes sont programmés pour réessayer de livrer les messages après un certain délai. Les serveurs de spam, en revanche, ne prennent souvent pas la peine de réessayer.

4. Acceptation

Lors du réessai, si l'e-mails provient du même trio (IP de l'expéditeur, adresse de l'expéditeur, adresse du destinataire) noté précédemment, le message est accepté et livré au destinataire.

Ce guide concerne le paramétrage de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Accéder aux paramètres de l'application

Pour ouvrir les paramètres de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil:

1. Appuyez en haut à gauche de votre boite de réception:
   
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut du volet qui s'est ouvert:
   
3. Vous pouvez gérer les réglages depuis l'écran qui s'affiche:
   

a. Choix de la signature

Si vous avez plusieurs adresses mail rattachées à votre compte, appuyez sur l'adresse mail dont vous désirez changer la signature.
Ensuite choisissez une autre signature parmi celles configurées.

b. Verrouillage de l'application

Cette option vous permet de protéger l'application par une des méthodes de verrouillage de votre appareil, ce qui permet de rester connecté à la messagerie Infomaniak avec votre compte utilisateur mais d'empêcher l'accès à Infomaniak Mail par un tiers lorsque l'application n'est plus dans les applications ouvertes.

Si votre appareil possède un lecteur d'empreinte, vous pouvez utiliser cette méthode pour activer le verrou:

Lors de la réouverture de l'application, une authentification est demandée:

c. Notifications sur l'appareil

Vous pouvez configurer les notifications pour chacune des adresses mail rattachées dans l'application:

Prenez également connaissance de cet autre guide au sujet des notifications sur mobile.

d. Synchronisation des contacts & calendriers

Pour l'instant cette synchronisation est gérée de façon externe, prenez connaissance de l'assistant https://config.infomaniak.com/.

e. Densité de la liste de conversion

Le mode d'affichage peut être compact, normal, ou large.

f. Thème

Le thème permet de choisir un affichage type dark mode (sombre) ou à l'inverse, un affichage lumineux noir sur blanc. Cet affichage peut également être défini en fonction du thème de l'appareil (permettant ainsi de reprendre un éventuel réglage système qui ferait varier l'affichage en fonction de l'heure).

g. Couleur d'accentuation

La couleur d'accentuation est soit le bleu soit le rose.

h. Actions de balayage

Les actions de balayage permettent de définir quelle opération Infomaniak Mail doit effectuer si vous glissez votre doigt sur un message de la liste de droite à gauche ou de gauche à droite:

Les actions possibles sont:

• supprimer le message (il va dans la corbeille)
• archiver le message (il va dans un dossier d'archive)
• le rendre lu ou non lu
• déplacer le message (et dans ce cas la liste des dossiers s'affiche après un balayage)
• favoris (afin d'activer un suivi sur le message)
• signaler comme spam
• menu d'actions rapides (accessible également depuis la lecture du message et qui propose d'écrire une réponse, d'effectuer un transfert, une suppression, une impression, etc.)

et il est possible également de choisir "aucune" afin d'éviter des opérations qui ne seraient pas souhaitées si votre appareil n'est pas adapté au balayage:

i. Mode d'affichage des messages

Choisissez entre un affichage suivi des messages (mode conversation) ou individuel.

j. Afficher le contenu externe

Choisissez entre un affichage du contenu externe (images...) automatique ou sur demande.

Langue de l'application

La langue est basée sur la langue de votre appareil sur lequel est installée l'app mobile Infomaniak Mail et non pas sur la langue paramétrée sur votre compte utilisateur.

Ce guide explique comment mettre en place une politique DMARC pour votre messagerie hébergée par Infomaniak, élément devenu indispensable pour prévenir d'éventuels dysfonctionnements d'acheminement.

Préambule

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) est un outil essentiel pour renforcer la sécurité des e-mails et protéger votre domaine contre la fraude en vérifiant l'authenticité des e-mails sortants (par des mécanismes d'authentification tels que SPF et DKIM) et en permettant de définir des politiques de traitement des e-mails non authentifiés.
• DMARC existe pour spécifier aux autres fournisseurs de mail ce qu'ils doivent faire quand ils rejettent un e-mail à cause du SPF ou du DKIM qui seraient incorrects ou absents.
• Pour cela les propriétaires de domaines peuvent définir des politiques DMARC, telles que "rejeter", "quarantaine" ou "rien", pour spécifier comment ces e-mails "suspects" doivent être traités. Exemple:
  1. Un e-mail est envoyé de anna@domain.xyz à victor@yahoogle.abc.
  2. Le Service Mail de domain.xyz contient une configuration DMARC de type reject à 100%.
  3. Le Service Mail de yahoogle.abc est bien sécurisé et procède à l'analyse SPF/DKIM/DMARC du mail arrivant de domain.xyz.
  4. Si cette analyse débouche sur un échec du SPF ou DKIM, alors le Service Mail de yahoogle.abc va rejeter (donc effacer) le message.
  5. Il enverra un rapport par mail si une adresse de report est spécifiée dans le DMARC de domain.xyz.
     • Ces rapports DMARC générés vous aident à maintenir et à améliorer la sécurité de votre domaine ; vous pourrez ainsi identifier les éventuelles erreurs d'authentification et les tentatives de phishing utilisant votre domaine.

Politique DMARC et pourcentage d'acceptation

Pour les ordres qu'il est possible de donner aux serveurs destinataires lorsqu'un message suspect est détecté, 3 politiques (p = policy) existent et peuvent être affinées avec un pourcentage (pct):

none

Avec "p=none", aucun e-mail n'est rejeté ou placé en quarantaine en fonction de la vérification DMARC. Cependant, le pourcentage de réception peut être utilisé pour collecter des données sur les e-mail non authentifiés, en indiquant combien de ces e-mail doivent être soumis à la politique DMARC. P.ex "p=none; pct=10" signifie que 10% des e-mails non authentifiés seront soumis à la politique DMARC, tandis que les 90% restants seront acceptés.

quarantine

Avec "p=quarantine", les e-mails non authentifiés peuvent être placés en quarantaine, mais le pourcentage de réception détermine la proportion réellement soumise à cette politique. P.ex "p=quarantine; pct=50" signifie que 50% des e-mails non authentifiés seront placés en quarantaine, tandis que les 50% restants seront acceptés.

reject

Avec "p=reject", les e-mails non authentifiés sont rejetés. Le pourcentage de réception détermine la proportion des e-mails non authentifiés qui seront effectivement rejetés. Par exemple "p=reject; pct=20" signifie que 20% des e-mails non authentifiés seront rejetés, tandis que les 80% restants seront acceptés.

Créer un enregistrement DMARC

Il y a 2 façons de gérer le DMARC.

Si vous possédez un Service Mail auprès d'Infomaniak, le plus simple est de vous rendre sur l'outil de Sécurité globale afin de gérer votre politique de sécurité DMARC et les rapports:

Mais l'enregistrement DMARC étant un type d'enregistrement DNS, généralement de type TXT, vous pouvez également le gérer depuis la zone DNS du nom de domaine:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Zone DNS dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez le bouton pour ajouter un enregistrement:
   
5. Cliquez sur le bouton radio DMARC pour ajouter un enregistrement.
6. Cliquez sur le bouton Suivant:
   
7. Laissez (ou ajoutez si nécessaire) la valeur _dmarc dans le champ Source.

8. Le champ Cible doit contenir les paramètres que vous souhaitez utiliser, séparés par des ; :

   Nom du Tag	But	Exemple
   v	Version du protocole	v=DMARC1
   pct	Pourcentage de messages soumis au filtrage	pct=20
   ruf	URI de rapport pour les rapports forensiques	ruf=mailto:authfail@domain.xyz
   rua	URI de rapport pour les rapports agrégés	rua=mailto:aggrep@domain.xyz
   p	Politique pour le domaine organisationnel	p=quarantine
   sp	Politique pour les sous-domaines du domaine organisationnel	sp=reject
   adkim	Mode d'alignement pour DKIM	adkim=s
   aspf	Mode d'alignement pour SPF	aspf=r

   ce qui peut donner par exemple v=DMARC1;p=reject;pct=100;rua=mailto:postmaster@dmarcdomain.com (source)

9. Laissez la valeur par défaut au niveau du TTL.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
    

Ce guide propose plusieurs solutions afin d'effacer rapidement un grand nombre d'e-mails contenus au sein d'une adresse mail hébergée par Infomaniak. A noter que la taille de votre boite aux lettres n'est pas limitée.

Effacer des e-mails en masse…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

2. Affichez le nombre maximal d'éléments chargés à la fois:

   

3. Pour vider la boite de réception, sélectionnez l'ensemble des éléments visibles à l'écran et cliquez sur l'icône Corbeille pour les envoyer vers la corbeille:

   

   • Recommencez ce processus sur toutes les pages.
4. Hormis la boite de réception, les dossiers peuvent être vidés en quelques clics:
   
   
    
   • Attention les e-mails sont supprimés sans passer par la corbeille, comme si vous supprimiez le dossier lui-même — seule une restauration peut permettre une éventuelle récupération.

Vous pouvez également supprimer l'adresse mail se trouvant au sein d'un Service Mail, puis la recréer. Elle sera alors entièrement vide.

… depuis un logiciel/client de messagerie IMAP

Une solution solide consiste à configurer l'adresse mail dans un logiciel/client de messagerie en IMAP, qui permettra une sélection de tous les messages (sans la notion de pagination…) par conséquent l'effacement est aisé et rapide:

1. Installez Thunderbird (ou n'importe quelle autre app de messagerie sur votre appareil).
2. Ajoutez votre adresse mail en indiquant son mot de passe.
3. Patientez le temps que la boite de réception se charge.
4. Sélectionnez tous les messages.
5. Cliquez sur Effacer.
6. C'est terminé, vous pouvez retirer l'application si vous le souhaitez.

Cas particulier: les messages barrés

Pour supprimer définitivement les éventuels e-mails tracés / biffés apparaissant dans votre logiciel/client de messagerie ou sur Mail Infomaniak:

• Microsoft Outlook
  • se rendre dans le menu Édition -> Effacer les messages supprimés (en anglais, vous devez avoir un menu Purge)
• Apple Mail
  • se rendre dans le menu BAL -> Effacer les éléments supprimés

Ils disparaitront ensuite de l'interface Mail Infomaniak également.

Ce guide explique comment gérer des erreurs de type Soft Bounce & Hard Bounce qui peuvent survenir dans le cadre d'envoi de mail et particulièrement lors de l'utilisation de la Newsletter Infomaniak.

Hard Bounce

Un hard bounce est un mail qui ne peut pas être livré pour des raisons permanentes.

• e-mail envoyé à une fausse adresse
• domaine de l’e-mail du destinataire qui n’est pas un domaine réel
• serveur du destinataire qui n’accepte pas les e-mails
• etc.

Exemple de l'outil Newsletter Infomaniak après un envoi comportant 20% de Hard Bounce:

Soft Bounce

Un soft bounce est un message d’erreur qui indique que le mail n’est pas délivré à son destinataire et correspond à un problème d’acheminement à priori temporaire: l’adresse mail est valide, l’expéditeur peut réitérer l’envoi.

Plusieurs raisons peuvent expliquer un soft bounce et donc que le serveur du destinataire refuse temporairement le mail:

• la boîte de réception du destinataire est pleine : faute de capacité de stockage suffisante, le destinataire ne reçoit plus les messages
• un problème survient au niveau du serveur de messagerie du destinataire : le serveur est momentanément indisponible ou en panne, ou l’utilisateur a involontairement paramétré des filtres qui empêchent la réception de certains messages
• lorsque le contenu de l’e-mail, notamment ses fichiers en pièces jointes, est trop volumineux, le problème d’acheminement s’observe au moment de l’envoi

À moins que le destinataire ait définitivement délaissé sa boîte de réception sans supprimer son compte, le soft bounce est un problème temporaire. 

Ce guide explique comment supprimer les dénominations additionnelles d'un Service Mail existant (tout ce qui vient après l'arobase @ de votre adresse mail), en détachant ses noms de domaine liés.

Préambule

• Une fois retiré, le nom de domaine est de nouveau disponible pour commander un nouveau Service Mail ou pour être rattaché à un autre Service Mail existant.
• A noter également que vous pouvez renommer votre produit dans le Manager Infomaniak mais changer le nom d'un Service Mail n'a strictement aucune incidence sur ses adresses. Il faut agir sur le nom de domaine.

Retirer le domaine lié

Prérequis

• Avoir dissocié le nom de domaine synonyme du nom de domaine principal s'il y avait une association auparavant.
• Avoir défini le nom de domaine à délier en tant que domaine secondaire (au lieu de domaine principal) — cette inversion peut se faire en suivant cet autre guide au chapitre nommé "a" à partir du point 3.

Pour délier un nom de domaine de votre Service Mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Gestion des domaines dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Domaines liés au service dans le menu latéral gauche:
   
5. Cliquez sur l'icône ⋮ à droite du nom de domaine à délier.
6. Cliquez sur Délier le domaine (lire les prérequis ci-dessus si l'élément n'est pas proposé).
   
7. Confirmez le détachement.

Ce guide montre comment exporter et sauver les contacts de l'outil "Liste de discussion" dans un fichier CSV (format .csv).

Exporter les contacts dans un fichier

L'outil de liste de discussion est accessible au sein de votre Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Liste de discussion dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le nom de votre liste.
5. Cliquez sur l'onglet Abonnés.
6. Cliquez sur Télécharger la liste au format CSV:
   

Le fichier CSV sera téléchargé sur le disque dur de votre ordinateur.

Pour importer ces contacts dans l'outil Newsletter:

1. Modifier l'éventuelle extension du fichier .txt en .csv.
2. Prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment paramétrer une adresse d'envoi et de réponse différente de l'adresse mail utilisée sur la plateforme Infomaniak.

Préambule

• Ceci est utile pour travailler avec l'un de vos alias mail ou domaines synonymes.
• Cela fonctionnera avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) mais également avec la plupart des logiciels/clients de messagerie.
  • Attention toutefois: il n'y a pas de lien entre les paramètres entrés dans la partie Signature de Mail Infomaniak et les logiciels/clients de messagerie.
  • Chaque logiciel/client de messagerie dispose de ses propres réglages et vous pouvez par exemple définir une adresse de réponse différente au sein de chacun des outils respectifs (lire tout en bas de ce guide).

Paramétrer l'adresse d'envoi sur l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• L'adresse mail secondaire qui pourra être utilisée doit avoir été ajoutée en tant que:
  • … soit alias mail (exemple: aa@ au lieu de anna.alpha@) mais alias spéciaux exclus,
  • … soit domaines synonymes (exemple: @short-dom.xyz  au lieu de @my-super-long-domain.xyz).

Pour accéder aux options pour les adresses d'envoi:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍Signature.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de la signature en cours.
6. Cliquez sur l'icône crayon ✎ pour éditer la signature en cours.
7. OU SINON créer une nouvelle signature:
   
8. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés :‍
   ‍
9. L'adresse…
   1. … d'envoi permet de définir l'adresse qui sera mentionnée en tant qu'expéditeur dans la boite de réception de vos destinataires.
   2. … de réponse permet de recevoir les futures réponses à vos envois (return-path) sur une adresse différente (parmi les choix spécifiés dans les prérequis ci-dessus)…
      • …et si vous rédigez un message à la suite d'une réponse obtenue sur cet alias, la signature permettant l'envoi avec cette identité alternative sera appliquée en lieu et place de la signature pourtant définie par défaut.
10. Validez avec le bouton bleu Enregistrer (si celui-ci reste grisé assurez-vous que tous les champs soient remplis, surtout celui du nom complet):
    
11. Rédigez un nouveau message en sélectionnant la signature correspondante:
    

Dans l'exemple ci-dessus, l'adresse d'expédition a été modifiée mais pas l'adresse de réponse. Ce qui donne le résultat attendu chez le destinataire (il suffit de regarder les en-têtes du message réceptionné pour en avoir la preuve).

Ajoutez maintenant la même adresse secondaire dans un logiciel/client de messagerie, l'effet sera le même.

Paramétrer l'adresse d'envoi sur un logiciel mail

Il est possible de configurer un logiciel/client de messagerie avec n'importe quelle adresse mail existante même si celle-ci existe en tant qu'alias dans votre Service Mail. L'envoi se fera de la même façon qu'avec une adresse définie comme mail "principal".

Exemple dans le logiciel Betterbird (un fork de Thunderbird):

1. Ajoutez un compte dans Betterbird avec les paramètres mail corrects relatifs à l'alias:
   
2. Rédigez un nouveau message.
3. Une fois reçu, le message est bien décrit comme étant envoyé d'une adresse que vous saurez être un alias:
   

Ce guide explique comment lier un site Web externe (hébergé par un service de création de site clé en main par exemple) à votre messagerie Infomaniak.

Ceci vous sera utile dans le cas où par exemple votre webmaster a modifié les informations techniques (DNS) de votre nom de domaine pour diriger celui-ci vers votre site Web externe et que cela a interrompu votre messagerie.

Prérequis

• Votre nom de domaine comporte les DNS correspondants au prestataire de votre service Web externe (car c'est la zone DNS chez ce prestataire que vous allez éditer).
• Noter le MX Infomaniak mta-gw.infomaniak.ch ou parfois mta-gw.infomaniak.ch. (présence d'un point final).
• Noter le SPF Infomaniak v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all.
• Noter le DKIM Infomaniak.
• Comprendre que tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

Guides spécifiques

Cliquez sur le lien correspondant au fournisseur du site Web:

• Wix
• Wordpress.com
• Shopify
• Jimdo (guide A | guide B)

Guide pour tout autre fournisseur Web

De façon générale, il faut trouver l'endroit sur le tableau de bord de votre fournisseur Web sur lequel vous pourrez ajouter les informations techniques (les 3 indications figurant dans les prérequis ci-dessus) permettant de faire fonctionner la messagerie Infomaniak alors que votre nom de domaine dirige tout le trafic vers ce fournisseur Web:

1. Le MX d'Infomaniak.
2. Le SPF est une méthode de vérification qui permet de s'assurer qu'un e-mail est bien envoyé par l'expéditeur qu'il prétend être, ce qui aide à lutter contre le spam et les e-mails frauduleux ; cela s'ajoute souvent sous la forme d'un ajout d'enregistrement TXT.
3. La présence d'un DKIM est devenue indispensable pour le fonctionnement optimal de votre messagerie Infomaniak.

Ce guide explique comment importer sur une adresse mail Infomaniak les e-mails contenus dans une archive au format MBOX.

Prérequis

• Posséder une adresse mail valide et fonctionnelle auprès d'Infomaniak.
• Posséder une archive de votre précédente messagerie au format .mbox.

Importer des e-mails au format MBOX…

… avec Thunderbird

Installez Thunderbird et configurez l'adresse Infomaniak en IMAP. Ensuite, pour ajouter le support d'importation de fichiers MBOX:

1. Ouvrez Thunderbird.
2. Cliquez sur le menu Outils.
3. Cliquez sur Extensions et thèmes.
4. Recherchez l'extension ImportExportTools:
   
5. Cliquez sur le bouton pour installer l'extension ImportExportTools NG.
6. Confirmez l'ajout de l'extension sur Thunderbird:
   
7. Créez un nouveau dossier en faisant un clic droit dans la partie locale de votre arborescence de compte:
   
8. Faites un clic droit sur ce nouveau dossier et choisissez d'importer un fichier mbox depuis le nouveau menu de l'extension ImportExportTools NG:
   
9. Sélectionnez le fichier .mbox sur votre disque dur et importez-le.
10. L'importation de vos e-mails s'effectue dans le dossier local.
11. Ce dossier local peut être déplacé vers l'arborescence principale afin d'être synchronisée avec le serveur Infomaniak par IMAP:
    
12. L'envoi des e-mails vers le serveur s'effectue et vous retrouvez votre contenu si vous consultez la boite mail depuis un autre système, comme l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) par exemple (ou même Apple Mail ou Microsoft Outlook - lire ci-dessous):
    

… avec Outlook

Il n'existe à priori aucune solution gratuite pour convertir un fichier .mbox vers un .pst Outlook par exemple Toutefois, en suivant la solution ci-dessus, entièrement gratuite, vous obtiendrez vos e-mails de l'archive .mbox sur votre adresse Infomaniak.

Libre à vous ensuite de ne plus utiliser Thunderbird mais de continuer avec Microsoft Outlook en IMAP puisque tous vos messages auront été stockés sur les serveurs Infomaniak.

Ce guide explique ce que signifie la mention de mail externe, "External" figurant sur l'app Web Mail (service en ligne mail.infomaniak.com) et l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) lors de la lecture de certains messages:

 

Mention de mail externe

La mention de mail externe s'affiche dans les cas suivants:

• Le nom de domaine (ou alias) de l'expéditeur ne correspond pas à celui de l'adresse mail configurée dans Mail.
• L'expéditeur ne fait pas partie des contacts (y compris les contacts suggérés).
• Le mail provient d'une adresse hébergée hors de l'Organisation.

La mention s'affichera comme "inconnu" au lieu de “externe” avec certaines offres gratuites comme my kSuite.

Activer ou désactiver la mention

Vous pouvez activer ou désactiver la mention, l'effet est immédiat pour les mails entrants et dans le cas d'une réponse apportée à un mail externe. Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité.
5. Activez ou désactivez le bouton à bascule (toggle switch):
   

Ce guide explique comment connecter l'app desktop New Outlook (application de bureau sur Windows, remplaçante de Microsoft Courrier et Windows Mail) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Si nécessaire cliquez sur la route dentée en haut à droite (sinon passez à l'étape 4):
   
3. Cliquez sur Ajouter un compte:
   
4. Entrez l'adresse mail à rattacher.
5. Cliquez sur Continuer:
   
6. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
7. Cliquez sur le bouton Voir plus.
8. Vérifiez et complétez les informations manquantes en descendant avec l'ascenseur si nécessaire:
   
9. Vérifiez et complétez les informations manquantes.
10. Cliquez sur Continuer:
    
11. Prenez connaissance et passez les différentes fenêtres d'informations Microsoft:
    
12. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

Informations importantes

Bien que les e-mails eux-mêmes restent stockés sur le serveur Infomaniak, l'expérience dans New Outlook est très intégrée au cloud Microsoft:

• Certaines informations de votre compte peuvent être utilisées par Microsoft pour une gestion centralisée et une meilleure expérience de synchronisation.
• Selon certains utilisateurs, il serait même obligatoire de posséder un compte Microsoft Cloud pour utiliser l'IMAP classique.

Si vous souhaitez avoir un contrôle total et local sur vos e-mails, envisagez d'utiliser des logiciels/clients de messagerie tiers (comme Thunderbird par exemple) qui permettent un stockage plus direct.

Mot de passe

Si vous n'êtes pas sûr de votre mot de passe mail, les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment bloquer / blacklister des adresses mail ou des domaines entiers‍ afin que vous ne soyez plus importuné par des courriers indésirables spécifiques dans votre boite de réception Infomaniak.

Vous apprendrez qu'il est également possible d'autoriser / whitelister des adresses à contourner le filtre anti-spam‍ de votre boite mail Infomaniak.

Préambule

• En plus du filtre antispam Infomaniak qui élimine la majorité des courriers indésirables au fil de son évolution, Infomaniak propose deux listes distinctes que vous pourrez remplir à votre guise:
  1. les expéditeurs bloqués:
     • les e-mails et domaines bloqués sont alors directement traités comme du spam
  2. les expéditeurs autorisés (autorisés à contourner le filtre anti-spam):
     • les expéditeurs et domaines autorisés ne seront plus filtrés par le filtre anti-spam
     • la liste des expéditeurs autorisés n'est active que sur le destinataire original de chaque message ; si le message est adressé à une adresse abc@domain.xyz et que celle-ci est ensuite redirigée sur def@domain.xyz, le filtre anti-spam et la liste des expéditeurs autorisés doivent être configurés pour l'adresse abc.
• Ces listes sont propres à l'adresse mail sur laquelle l'opération est effectuée.
• Un administrateur de Service Mail peut également appliquer ces listes au Service Mail entier, via la Configuration globale d'un Service Mail (prenez connaissance de cet autre guide).

A. Formats d'adresse/domaine qu'il est possible d'utiliser

Comme indiqué aux points 5 & 6 ci-dessous, vous pouvez entrer des adresses mail et/ou des noms domaines qui seront alors bloqués ou autorisés sur votre messagerie.

Pour affiner la précision de vos requêtes de filtrage, le système prend en charge les recherches partielles grâce à l'utilisation des caractères joker * et ? . Ce caractère substituera automatiquement n'importe quelle séquence de caractères à sa position, permettant ainsi des correspondances flexibles sur des chaînes incomplètes.

Voici quelques exemples de formulation d'entrées, pour lesquels il faut bien entendu remplacer le domaine d'exemple (the-spam-domain.xyz) par celui qui vous importune:

Bloquer toutes les adresses mail d'un nom de domaine

*@the-spam-domain.xyz ou toto*@the-spam-domain.com …

Bloquer un domaine et tous ses sous-domaines

toto@*the-spam-domain.xyz ou toto@* …

B. Gérer les blocages‍ ou autorisations‍ depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer la sécurité: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour bloquer‍ ou autoriser‍ des expéditeurs depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍  en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué (blacklisté), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée:
   
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé (whitelisté), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée:
   ‍
7. Remplissez les champs comme désiré et/ou selon le format indiqué au point A ci-dessus.

Vous pouvez également bloquer un expéditeur directement depuis l'e-mail reçu‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur indésirable.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Bloquer l'expéditeur ‍pour l'ajouter directement à la liste des adresses bloquées:
   
   
   

Si nécessaire, retirez l'adresse en retournant dans l'onglet Sécurité.

C. Gérer les blocages‍ ou autorisations‍ depuis Service Mail

Pour bloquer‍ ou autoriser‍ des expéditeurs depuis un Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée.
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité ou depuis le menu latéral gauche sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée.‍
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée.
7. Remplissez les champs comme désiré et/ou selon le format indiqué au point A ci-dessus.

Alternative

Pour agir sur votre courrier entrant, vous pouvez également utiliser les filtres de messagerie.

Suite à la mise à jour des infrastructures mail Infomaniak ces derniers mois, la compatibilité avec d'anciennes normes de sécurité était temporairement maintenue.

Les logiciels obsolètes, comme Outlook 2007, ne sont plus compatibles. Infomaniak prend en charge des solutions modernes telles qu'Office 365, Outlook 2016 et versions ultérieures, voire même l'ancien client Courrier de Windows et bien sûr, Thunderbird.

L'usage de logiciels non maintenus expose à des risques de sécurité majeurs. Il est donc recommandé de mettre à jour vos outils sans tarder afin de garantir la protection et la continuité de vos services.

Ce guide est au sujet de la politique DMARC et des éventuels rapports de sécurité envoyés par mail qu'il est possible d'activer ou désactiver à la demande.

Rapport DMARC facultatifs

Les rapports DMARC sont facultatifs et fournissent les informations suivantes :

1. Les expéditeurs tiers ou les serveurs qui envoient des e-mails au nom de votre domaine.
2. Le pourcentage de messages provenant de votre domaine qui réussissent le processus de vérification DMARC.
3. Les serveurs ou services qui envoient des e-mails échouant aux vérifications DMARC.
4. Les actions DMARC effectuées par le serveur de réception pour les messages non authentifiés provenant de votre domaine (none, quarantine ou reject).

Lorsque les rapports indiquent que la plupart des e-mails passent les vérifications DMARC avec succès, il est recommandé de renforcer vos paramètres DMARC en imposant des mesures plus strictes. Cela renforcera la protection de votre domaine contre le spoofing.

Le rapport écrit est envoyé par mail à l'adresse que vous mentionnez dans la configuration, et proviendra de dmarc@infomaniak.com ou d'autres fournisseurs tels que Microsoft, Google, Yahoo, etc. Il est livré sous forme d'archive zip contenant le rapport au format XML:

Il est également possible de recevoir des copies des e-mails problématiques.

Analyser un rapport DMARC

Infomaniak n'est ni en mesure d'analyser vos éventuels rapports et enregistrements DMARC, ni en mesure de se prononcer sur la validité ou la conformité de ceux-ci, car ceci relève entièrement de votre responsabilité.

Il est recommandé d'utiliser un service externe pour analyser un rapports DMARC, comme p.ex https://dmarcadvisor.com/dmarc-analyzer/.

Désactiver un rapport DMARC…

… depuis un Service Mail

Pour désactiver l'envoi d'un rapport DMARC si vous avez encore un Service Mail (sinon lire plus bas):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Éditer (dans la partie DMARC).
5. Retirez les adresses enregistrées et Appliquer les changements:
   
   

… depuis la zone DNS d'un domaine

Si le Service Mail n'est plus en fonction mais que vous continuez à recevoir des rapports par mail, il faut agir sur le nom de domaine directement et supprimer l'enregistrement dmarc de sa zone DNS:

Ce guide concerne les démarches à suivre lorsque vous êtes professionnels de santé, client Infomaniak et souhaitez vous conformer au système HIN.

Préambule

• Le sigle HIN signifie "Health Insurance Network".
• Une adresse mail de type HIN est une adresse utilisée pour envoyer des messages confidentiels et sensibles, tels que des dossiers médicaux ou des résultats d'examen, entre professionnels de santé qui ont été autorisés à les utiliser.
• Ces adresses sont protégées par des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir que les informations sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Obtenir une adresse mail chiffrée HIN

Pour que votre adresse mail Infomaniak soit compatible HIN:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page des services proposés par HIN et souscrire à leur offre.
2. Contactez le support Infomaniak par écrit dès qu’un contrat est conclu, en mentionnant bien la ou les adresses concernées (attention notamment au nom de domaine et son extension .com, .ch etc.).
3. Patientez le temps que HIN prévienne Infomaniak et que la solution soit mise en place (plusieurs heures ou jours).

Ce guide permet de trouver l'adresse IP publique de votre appareil, ce qui peut être utile lors de certaines demandes de support notamment.

Afficher l'adresse IP publique sur l'appareil connecté

Cliquez ici afin d'obtenir l'adresse IP publique de votre appareil au format IPv4 et IPv6.

Méthodes alternatives

Visitez ipinfo.io ou ifconfig.me.

… sur macOS

1. Depuis une application de type Terminal (interface en ligne de commande, CLI /Command Line Interface) sur votre appareil, exécutez la commande curl ifconfig.me et appuyez sur entrée.
2. L'adresse affichée est l'adresse IP publique de l'ordinateur.

Pour automatiser la recherche de l'adresse IP publique, utilisez des commandes ou des scripts qui interrogent des services tels que api.ipify.org ...

Ce guide explique comment permettre à un utilisateur (ami, collaborateur, client, membre de la famille, etc.) l'utilisation simple et sécurisée d'une adresse mail que vous avez créé au sein d'un Service Mail Infomaniak en tant qu'administrateur de l'Organisation concernée.

Préambule

• Dans la plupart des cas, aucun mot de passe ne devra lui être transmis.
• L'adresse mail sera ajoutée automatiquement à l'interface Mail Infomaniak de l'utilisateur, après son acceptation de l'invitation.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations supplémentaires concernant la simple création d'adresse mail pour vous-même.

Inviter à utiliser l'e-mail…

… depuis le Service Mail

Pour faire qu'un utilisateur déjà actif puisse accéder à l'adresse mail que vous souhaitez partager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Inviter en haut du tableau (tableau des utilisateurs ayant actuellement l'adresse concernée sur Mail):
   
5. Choisissez de générer un lien de partage (ou inviter un utilisateur déjà existant dans l'organisation).
6. Définissez éventuellement des restrictions parmi les permissions‍ qu'il est possible d'attribuer à l'utilisateur.
7. Cliquez sur le bouton bleu:
   
8. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
9. Copiez le lien qu'il faut partager à l'utilisateur Mail invité.
10. Modifiez si nécessaire la langue de l'invitation.
11. Activez si nécessaire l'envoi par mail/SMS:
    
     

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour accéder au même processus que ci-dessus mais depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail concernée.
3. Cliquez sur les Paramètres de l'adresse mail:
   
4. Cliquez sur Inviter:
   

Accepter l'invitation

Afin de consulter l'adresse mail à laquelle il est invité, l'utilisateur exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Une première fenêtre lui indique qui est la personne l'ayant invité, et quelle adresse mail il pourra consulter après création du compte utilisateur (ou connexion à son compte utilisateur existant).
2. L'utilisateur invité se connecte au compte.
3. Son app Mail Infomaniak affiche directement la nouvelle adresse qu'il peut désormais utiliser.

En cas de problème

Si le bouton Inviter (point 6 ci-dessus) n'est pas visible ou reste grisé, vérifier que:

• votre compte utilisateur dispose de permissions suffisantes pour administrer le produit en question
• l'adresse mail concernée n'existe pas encore comme identifiant de connexion à une Organisation Infomaniak
• le tableau sous le bouton ne fait pas mention d’un utilisateur figurant avec une adresse mail identique à l’adresse mail concernée

Exemple: vous souhaitez inviter quelqu’un à consulter l’adresse anna.a@domain.xyz mais le bouton est grisé car un utilisateur anna.a@domain.xyz figure sur le tableau.

Solution: pour pouvoir inviter un nouvel utilisateur à consulter l’adresse concernée, supprimez entièrement le compte utilisateur ayant pour adresse de connexion l’adresse mail concernée.

Ce guide explique comment bloquer (ou autoriser) des expéditeurs d'e-mails de façon globale sur un Service Mail entier. Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur le fonctionnement des listes d'expéditeurs interdits‍ et autorisés‍.

Gérer la Sécurité sur la Configuration globale

Un administrateur de Service Mail peut ajouter des adresses mail voire des domaines entiers aux listes d'expéditeurs approuvés ou refusés, et ces listes seront appliquées à toutes les adresses mail d'un Service Mail (sans modifier les réglages existants déjà sur chacune des adresses mail):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée pour bloquer l'entrée d'un e-mail provenant d'un expéditeur non-autorisé.
6. Faites de même pour les expéditeurs devant être approuvés dans l'autre encadré:
   ‍
7. Cliquez sur Valider pour activer ces listes sur toutes les adresses mail du domaine.

Ce guide vous aide à protéger la réputation de votre nom de domaine, pour maintenir la confiance des internautes et des fournisseurs de services envers votre site Web ou votre entreprise, ceci afin de faciliter plus généralement le bon fonctionnement de votre messagerie.

La Web réputation

Il existe différents types de réputation sur Internet, notamment la réputation personnelle, la réputation d’entreprise et la réputation de domaine.

La réputation de domaine est schématiquement un score qui détermine comment les systèmes de messagerie décident de ce qu’ils vont laisser passer dans les boîtes de réception des utilisateurs. Fondamentalement, la réputation de votre domaine est une mesure de la santé et de la légitimité de votre domaine. Cette réputation peut être influencée par la sécurité de la messagerie et du site Web.

Par exemple la réputation d'un domaine peut baisser si…

• … le site visible à l'adresse du domaine subit un piratage qui conduit à l'envoi de mail frauduleux en masse,
• … la messagerie du domaine est exploitée pour l'envoi de spam involontaire.

Si la réputation de votre domaine reste mauvaise, vos e-mails peuvent être marqués comme spam et ne pas atteindre leur public cible. Cela peut nuire à la délivrabilité des e-mails (prenez connaissance de cet autre guide en anglais à ce sujet).

Améliorer la réputation du domaine

En suivant ces quelques conseils, vous pouvez améliorer la réputation de votre domaine et par exemple stimuler tous vos efforts de marketing par e-mail:

• Mettez en place et vérifiez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC qui aident à protéger votre domaine contre les attaques d'usurpation d’identité.
• Vérifiez la réputation de votre domaine avec des outils tels que Google Postmaster Tools, Sender Score, Microsoft SNDS, McAfee ou Talos Intelligence et identifiez les problèmes potentiels.
• N'envoyez des e-mails qu’aux utilisateurs qui ont choisi de s’inscrire!
• Obtenez des liens de confiance ou backlinks…

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des RBL.