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Base de connaissances Éditer un fichier type Office avec l'éditeur natif sur kDrive

    Éditer un fichier type Office avec l'éditeur natif sur kDrive

    Ce guide explique comment crĂ©er, enregistrer et Ă©diter un fichier de type Office (texte, tableur, prĂ©sentation…) sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) en utilisant l'Ă©diteur natif. 

     

    Prérequis

    • Pour crĂ©er et collaborer sur une feuille de calcul ou de texte, etc. directement sur l'app Web, il faut que le poids du fichier en question soit infĂ©rieur Ă  100 Mo sinon le tĂ©lĂ©chargement du document sera proposĂ© et il faudra l'Ă©diter en local sur votre ordinateur avec une application de type Office (OnlyOffice par exemple).
      • Attention donc aux images que vous insĂ©rez dans vos documents (compressez-les pour rĂ©duire leurs taille & qualitĂ© si nĂ©cessaire).

     

    Fichiers texte, tableur, présentation…

    L'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) intègre nativement les applications Docs, Grids et Points qui permettent de crĂ©er, modifier et de collaborer en ligne sur des documents de type Word .docx, Excel .xlsx et PowerPoint .ppsx:

    1. Cliquez ici afin d'accĂ©der Ă  l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
    2. Ouvrez si nécessaire le dossier dans lequel créer un document Office.
    3. Cliquez sur le bouton Nouveau en haut Ă  gauche.
    4. Choisissez le type de document à créer:
      1. document de traitement de texte
      2. classeur (feuille de calcul)
      3. présentation
      4. bloc-notes
      5. document draw.io pour diagrammes, schémas et wireframes
      6. favoris Web
    5. Donnez un nom au fichier.

     

    Enregistrer un fichier

    Lorsque vous travaillez en ligne sur vos fichiers Word, Excel ou PowerPoint, ces derniers sont automatiquement sauvegardés à chaque fois que vous y apporter des modifications.

    En cas de doute, vous avez la possibilité de sauvegarder manuellement un document:

    • Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer (si "Enregistrer" est dĂ©sactivĂ©, c'est que le fichier a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© sauvegardĂ©).
    • En cas de besoin, vous avez la possibilitĂ© de tĂ©lĂ©charger une copie de votre fichier au format de votre choix en cliquant sur TĂ©lĂ©charger comme...

    Fichiers avec mot de passe

    Lorsque vous travaillez en ligne sur vos fichiers Word, Excel ou PowerPoint, ces derniers peuvent être préalablement protégés par mot de passe. Par conséquent le mot de passe vous sera demandé pour l'ouverture du fichier dans l'interface Infomaniak mais celui-ci disparaîtra lors de la sauvegarde de votre document au sein du kDrive.

    En effet, il n'est pas possible de mettre un mot de passe lors de la sauvegarde d'un document sur kDrive, ni de conserver le mot de passe existant. Il faut envisager sinon l'utilisation d'un autre éditeur disponible au sein de kDrive mais uniquement avec certaines offres payantes.

     

    Ajouter un signet

    Une fonctionnalité permet d'ajouter un signet, sorte de raccourci vers un passage favori de votre document ou l'équivalent d'une ancre de page Web:

    1. Éditez un document texte sur kDrive.
    2. Sélectionnez le bout de texte devant servir de point de référence.
    3. Cliquez sur l'onglet Références.
    4. Cliquez sur Signet:
    5. Nommez votre signet.
    6. Cliquez sur le bouton Ajouter.
    7. Vos signets s'ajoutent en-dessous:

    Se rendre rapidement aux signets créés

    Une fois le document ouvert:

    1. Cliquez sur l'onglet Références.
    2. Cliquez sur Signet.
    3. Cliquez sur le nom du signet Ă  atteindre.
    4. Cliquez sur le bouton Aller à pour que le document ouvert en arrière-plan s'affiche exactement à l'emplacement précédemment défini:

    Créer un lien de partage conduisant directement vers le signet

    Une fois le document ouvert:

    1. Cliquez sur l'onglet Références.
    2. Cliquez sur Signet.
    3. Cliquez sur le nom du signet Ă  atteindre.
    4. Cliquez sur le bouton Obtenir un lien pour partager votre document et d'obtenir un lien qui conduira l'utilisateur vers l'emplacement exact de votre signet.
    5. Cliquez sur le bouton Copier pour directement le mettre dans le presse-papiers:

     

    Utilisateurs kSuite: être notifié sur kChat

    Une fonctionnalité permet aux utilisateurs de tagger (mentionner) des collègues dans les commentaires d'un document via un "+" suivi du nom de l'utilisateur:

    1. Éditez un document sur kDrive.
    2. Cliquez sur l'onglet Collaboration.
    3. Cliquez sur Ajouter un commentaire.
    4. Entrez votre commentaire en mentionnant si nécessaire un utilisateur: taper le signe + suivi du nom:

    L'utilisateur tagué reçoit un e-mail avec les détails pertinents: nom de l'auteur du commentaire, lien vers le document, date et heure du commentaire.

    Si l'utilisateur mentionné est en ligne sur kChat (de la kSuite concernée), au lieu de recevoir un e-mail, il recevra une notification via kChat Bot. Si l'utilisateur est hors ligne ou en mode "ne pas déranger", le système enverra un e-mail.



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