Dieser Leitfaden zeigt die verschiedenen Arten von Freigaben, die im gemeinsamen Ordner (Organisationsordner) von kDrive durchgeführt werden können, und erklärt, wie der Zugriff auf den Ordner eingeschränkt werden kann, wenn bestimmte Benutzer nicht auf alles zugreifen sollen, was sich bereits darin befindet. Es ist sehr einfach, eine Freigabe jederzeit zu ändern.

Von einer einfachen Freigabe zu einer kSuite-Einladung wechseln

Stellen Sie sich vor…

• … ein kDrive innerhalb einer kSuite…
• … mit 1 einzigen Benutzer von 3…
• … Daten im gemeinsamen Ordner (Organisationsordner) und im persönlichen Ordner (Mein Ordner).

A. Ergebnis einer Freigabe ohne Notwendigkeit der Registrierung des eingeladenen Benutzers

Ein Ordner, der sich im gemeinsamen Ordner befindet, wird zunächst mit einem neuen Benutzer geteilt, der diesem kDrive und Infomaniak vollständig extern ist, über einen öffentlichen Freigabelink:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Freigeben.
3. Bleiben Sie im ersten Reiter, indem Sie die Sicherheitseinstellungen nach Bedarf anpassen.
4. Kopieren Sie den Link, um ihn weiterzuleiten, oder senden Sie ihn direkt aus dem Fenster:
   

Daher erhält der Benutzer, der diesen öffentlichen Link aufruft, diese Art von Ansicht und kann navigieren, ansehen und herunterladen die Dateien, alles in Schreibschutz:

B. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung (nicht in kSuite enthalten)

Ein Ordner, der sich im gemeinsamen Ordner (Organisationsordner) befindet, wird nun mit einem Benutzer des Typs „extern“ geteilt, der sich registrieren oder sich zumindest in seinem Konto anmelden muss, wenn er bereits eines hat, und die Einladung akzeptieren muss.

Dazu müssen Sie dieses Mal den zweiten Registerkarte Freigabe auswählen:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Freigeben.
3. Klicken Sie auf die zweite Registerkarte.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers an.
5. Klicken Sie, um hinzuzufügen (die Manipulation kann für mehrere Benutzer gleichzeitig erfolgen):
   
6. Was die Freiheit betrifft, die dem Benutzer gewährt wird, den Teil des kDrive, auf den er zugreifen wird, zu ändern oder nicht, ist die hier getroffene Wahl die, Ändern.
7. Klicken Sie auf Einladung senden:
   
8. Diese Wahl (vgl. Punkt 6 oben) ermöglicht es, diese Person zunächst als externen Benutzer einzuladen — lesen Sie weiter unten für die vollständige kSuite-Einladung):
   
9. Der Administrator kann die ausstehende Anfrage sehen und die Einladung bei Bedarf erneut senden:
   
10. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, um sich als Infomaniak-Benutzer zu registrieren:
    
11. Die Person füllt das Formular aus, ihre E-Mail-Adresse ist vorab ausgefüllt, sie wird ihre Infomaniak-Benutzerkonten-ID sein:
    
12. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, ermöglicht eine vereinfachte kDrive-Schnittstelle mit links "Mit mir geteilt" den Zugriff auf den geteilten Inhalt (nur, und nicht den gesamten gemeinsamen Ordner) und dessen Bearbeitung:
    
    • Mögliche Änderungen, die vorgenommen wurden, sind allen Benutzern gemeinsam, die auf diesen Teil dieses kDrive zugreifen.
    • Der Benutzer hat keinen privaten/persönlichen Speicherplatz.
    • Er kann die kDrive-Mobil-/Desktop-App installieren und sich damit verbinden, aber keine Daten werden sichtbar sein:
      

C. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung als kSuite-Benutzer

Stellen Sie sich nun vor, dass noch keine Freigabe oder Einladung erfolgt ist. Wiederholen Sie die Punkte 1 bis 7 oben, dann im Punkt 8…:

1. … Laden Sie diese Person als kSuite-Benutzer ein, indem Sie auf den Link klicken, der die Benutzerverwaltung in einem neuen Tab öffnet:
   
2. Erstellen Sie den kSuite-Benutzer (in der Reihenfolge A-B-C unten):
   
3. Beginnen Sie mit der Erstellung des Benutzers (in der Reihenfolge D-E-F-G-H unten):
   • D — Geben Sie einen Vornamen und einen Nachnamen ein.
   • E & F — Je nach Bedarf gewähren Sie ihm erweitere Rechte oder eher eingeschränkte innerhalb der Organisation, hier nur ein Status Benutzer (nehmen Sie Kenntnis von den verschiedenen Berechtigungen (Zugangsrechte zu Produkten, z. B.) und administrativen Kontaktpräferenzen eines Benutzers innerhalb einer Organisation).
   • G — Wählen Sie, ob Sie eine E-Mail-Adresse für den Benutzer erstellen möchten oder nicht; dies beeinflusst die Art und Weise, wie Sie dem Benutzer die Anmeldung ermöglichen (hier mit der gewünschten E-Mail-Adresse - während die Einladung an eine andere E-Mail-Adresse gesendet wird).
   • H — Der nächste Schritt ermöglicht es, den Benutzer in ein mögliches Arbeitsteam zu integrieren:
     
4. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist:
   • I — Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, um sich als Infomaniak-Benutzer zu registrieren, aber Sie können ihr den Link auch auf andere Weise, wie z. B. über einen QR-Code, zur Verfügung stellen.
   • J — Je nach der dem eingeladenen Benutzer zugewiesenen Rolle (siehe Punkt E oben) können Sie jederzeit festlegen, welche Produkte er im Infomaniak Manager verwalten darf:
     

D. Zugang des Benutzers einschränken

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, ermöglicht die kDrive-Schnittstelle des neuen Benutzers in den meisten Fällen den Zugriff auf alle Inhalte, die mit allen kDrive-Benutzern geteilt wurden.

Wenn der eingeladene Benutzer in diesem gemeinsamen Ordner nichts sieht, überprüfen Sie vom Administrator-Konto aus, ob die Freigaberechte auf alle kDrive-Benutzer erweitert wurden:

 

Das Gegenteil ist ebenfalls möglich: Wenn der neue kSuite-Benutzer auf alle Ordner der Organisation zugreift und dies nicht gewünscht ist, muss der Administrator die Freigabe des übergeordneten Ordners (z. B. des Ordners an der Wurzel des gemeinsamen Ordners) ändern:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das übergeordnete Verzeichnis, wählen Sie das Element Freigeben aus, dann das zweite Freigaberegisterkarte und klicken Sie auf Verwalten rechts, um die Freigabe zu löschen (die Wirkung ist rekursiv und gilt daher für alle im übergeordneten Verzeichnis enthaltenen Elemente):
   
2. Erstellen Sie dann eine weitere Freigabe, jedoch eingeschränkter, ausgehend vom betreffenden Verzeichnis, und überprüfen Sie die Spalte der Zugriffe in der kDrive-Struktur:
   
    
3. Und schon sieht der Benutzer nur noch einen Teil des eigentlich gemeinsamen Ordners:
   
4. Und dieses Mal, wenn der Benutzer die kDrive-App installiert, kann er den betreffenden kDrive auswählen:
   
5. Er kann auf die Dateien auf dem Computer zugreifen: