Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion Raumbuchung (für Meetings, Sport, Kurse usw.), die in der Web-App Calendar Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst calendar.infomaniak.com zur Verwaltung Ihrer Veranstaltungen und Termine).

Vorwort

• Es ist möglich, physische Besprechungsräume in Calendar mit Veranstaltungen zu verknüpfen, um beispielsweise eine Veranstaltung an einem bestimmten Ort mit begrenzter Ausstattung und Sitzplätzen zu organisieren.
• Jeder erstellte Raum zeigt einen eigenen Kalender in der App an, der geteilt werden kann.
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumreservierung ist möglich.

Raumreservierungen einrichten

Voraussetzungen

• Das Erstellen von Räumen erfordert die Rechte „Administrator“ und „Gesetzlicher Vertreter“.

Um Räume zu erstellen, die von den Mitarbeitern reserviert werden können:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar Infomaniak (Online-Dienst calendar.infomaniak.com) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Salles im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie die wesentlichen Informationen ein, wie die Bezeichnung, die genaue Lage (vollständige Adresse, Etage), eine Farbe, die maximale Anzahl der Personen, die aufgenommen werden können:
   
7. Fügen Sie das eventuell verfügbare Material im Raum und auf dem betreffenden Stockwerk hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um das der Raum zugeordnete Material zu speichern:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Besprechungsraum zu erstellen.

Aktionen für den erstellten Raum

Wenn Sie mehrere ähnliche Räume haben, können Sie deren Erstellung beschleunigen, indem Sie den ersten duplizieren:

• Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Raum im angezeigten Tableau:
  

Ein Ereignis erstellen und einen Raum zuordnen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert ist, müssen Sie nur ein Ereignis erstellen, um den gewünschten Raum zuzuordnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar Infomaniak (Online-Dienst calendar.infomaniak.com) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr ‍ oben links im Interface, um ein Neues Ereignis zu erstellen.
3. Klicken Sie in das Feld Raum oder Ort suchen, um die freien Räume im Zeitfenster anzuzeigen (die letzten 3 reservierten, von der neuesten bis zur ältesten).
4. Das verfügbare Material in jedem Raum wird rechts angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und den Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
6. Sie finden alle Informationen über den gewählten Ort und das verfügbare Material auf der Seite des Ereignisses im Kalender:
   

Gesamtübersicht der Räume und deren Belegung

Es ist möglich, einen globalen Überblick über den Kalender jedes Raums zu erhalten, um dessen Belegung zu sehen. Wenn ein Raum erstellt wird, wird ein zugehöriger Kalender in den Kalendern der Organisation erstellt:

Ihr dedizierter kSuite-Bereich (ksuite.infomaniak.com) zeigt auch eine Echtzeitansicht der Verfügbarkeit Ihrer Räume, mit der Möglichkeit, einen Raum in wenigen Klicks zu reservieren, was Ihnen Zeit bei der Organisation Ihrer Meetings spart: