Esta guía detalla la funcionalidad de reservación de salas (de reunión, de deporte, de clases, etc.) disponible en la app web Calendar Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com para la gestión de sus eventos y citas).

Prólogo

• Es posible crear y asociar salas de reuniones físicas a eventos desde Calendar, por ejemplo, para organizar un evento en un lugar específico con equipos y un número limitado de asientos.
• Cada sala creada muestra un calendario dedicado en la app, que es posible compartir.
• Es posible reservar una sala (o más) de manera simultánea.

Configurar las salas de reunión

Requisitos previos

• Crear salas requiere los derechos “Administrador” y “Responsable legal”.

Para crear salas accesibles para la reserva por los colaboradores:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el icono Configuración ‍‍ en la esquina superior derecha.
3. Verifique o seleccione la Organización correspondiente en el menú desplegable del menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Salles en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en el botón Crear una sala:
   
6. Proporcione la información esencial como la denominación, la ubicación precisa (dirección completa, nivel), un color, el número máximo de personas que pueden ser recibidas:
   
7. Añada el material eventualmente disponible en la sala y el piso en cuestión.
8. Haga clic en Guardar para guardar el material relacionado con la sala:
   
9. Haga clic en Guardar para crear la sala de reunión.

Acciones sobre la sala creada

Si tienes varias salas similares, puedes acelerar su creación duplicando la primera:

• Haga clic en el menú de acción ⋮ a la derecha de la sala correspondiente en la tabla que se muestra:
  

Crear un evento y asociarlo a una sala

Una vez creada y configurada la sala, basta con crear un evento para asociarle la sala deseada:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el botón Más ‍ en la esquina superior izquierda de la interfaz para crear un Nuevo evento.
3. Haga clic en el campo Buscar una sala o un lugar para mostrar las salas disponibles en el intervalo (las 3 últimas reservadas de la más reciente a la menos reciente).
4. El material disponible en cada sala se muestra a la derecha.
5. Haga clic en Guardar para publicar el evento y su sala en el calendario:
   
6. Encuentras toda la información sobre el lugar elegido y el material disponible en la página del evento en el calendario:
   

Vista general de las salas y su ocupación

Es posible tener una vista general del calendario de cada sala para ver su ocupación. De hecho, cuando se crea una sala, se crea un calendario asociado a ella en los calendarios de la Organización:

Su espacio kSuite dedicado (ksuite.infomaniak.com) también muestra una vista de las disponibilidades de sus salas en tiempo real, con la posibilidad de reservar una en pocos clics, lo que le ahorrará tiempo en la organización de sus reuniones: