Questa guida dettaglia la funzionalità di prenotazione delle sale (di riunione, di sport, di corsi, ecc.) disponibile sull'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com per la gestione dei vostri eventi e appuntamenti).

Premessa

• È possibile creare e associare sale riunioni fisiche a eventi da Calendar, ad esempio per organizzare un evento in un luogo specifico con attrezzature e un numero limitato di posti.
• Ogni sala creata mostra un calendario dedicato sull'app, che è possibile condividere.
• È possibile prenotare una sala (o più) contemporaneamente.

Configurare le sale riunioni

Prerequisiti

• Creare sale richiede i diritti “Amministratore” e “Responsabile legale”.

Per creare sale prenotabili dai collaboratori:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sull'icona Impostazioni ‍‍ in alto a destra.
3. Verifica o seleziona l'Organizzazione interessata nel menu a discesa del menu laterale sinistro.
4. Clicca su Salle nel menu laterale sinistro.
5. Fai clic sul pulsante Crea una stanza:
   
6. Inserisci le informazioni essenziali come la denominazione, la localizzazione precisa (indirizzo completo, piano), un colore, il numero massimo di persone che possono essere ospitate:
   
7. Aggiungi l'attrezzatura eventualmente disponibile nella stanza e nel piano in questione.
8. Clicca su Salva per salvare il materiale associato alla stanza:
   
9. Clicca su Salva per creare la sala riunioni.

Azioni sulla sala creata

Se hai più sale simili, puoi accelerare la loro creazione duplicando la prima:

• Clicca sul menu di azione ⋮ a destra della sala interessata nella tabella visualizzata:
  

Creare un evento associandogli una sala

Una volta creata e configurata la sala, basta creare un evento per associare la sala desiderata:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sul pulsante Più ‍ in alto a sinistra dell'interfaccia per creare un Nuovo evento.
3. Clicca nel campo Cerca una sala o un luogo per visualizzare le sale libere nel periodo selezionato (le 3 ultime prenotate, dalla più recente alla meno recente).
4. Il materiale disponibile in ogni sala viene visualizzato a destra.
5. Clicca su Salva per pubblicare l'evento e la sala nel calendario:
   
6. Trovi tutte le informazioni sul luogo scelto e il materiale disponibile nella pagina dell'evento nel calendario:
   

Vista d'insieme delle sale e della loro occupazione

È possibile avere una visione d'insieme del calendario di ogni sala per vedere la sua occupazione. Infatti, quando viene creata una sala, viene creato un calendario associato a essa nei calendari dell'Organizzazione:

Il tuo spazio kSuite dedicato (ksuite.infomaniak.com) mostra anche una vista delle disponibilità delle tue sale in tempo reale, con la possibilità di prenotarne una in pochi clic, il che ti farà risparmiare tempo nell'organizzazione delle tue riunioni: