Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie ein Vorlage für das Signatur-Tool für Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation in der Infomaniak Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) erstellen.

Einleitung

• Eine Vorlage ermöglicht die Erstellung einer neutralen Basis für ein Tool, das anschließend von mehreren Benutzern desselben Infomaniak Mail-Dienstes verwendet und sogar an die Person angepasst werden kann, die es verwenden wird.
• Im Falle einer Signaturvorlage erstellt der Vorlagen-Ersteller den Signaturstil, wählt auch die Elemente aus, die vorhanden sein müssen, und der Endbenutzer kann dann von seinem Mail aus bestimmte Details seiner Signatur abschließen.
• Sie können auch eine Vorlage ausblenden, damit sie nicht mehr verwendet wird.

Art der Signaturvorlage auswählen

Um mit der Erstellung einer Vorlage zu beginnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden Produkts:
   
3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Globale Konfiguration.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Signatur.
5. Klicken Sie auf Signaturvorlage hinzufügen:
   
6. Wählen Sie den Vorlagentyp (Details unten) und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter (d) um auf die Vorlage zuzugreifen:
   
   1. Ermöglicht die Konfiguration des Signaturblocks mit den üblichen Informationen; die Elemente werden weiter unten in diesem Leitfaden detailliert beschrieben:
      
   2. Ermöglicht die Konfiguration des Signaturblocks mit den üblichen Informationen und die Anordnung der Elemente kann mit voreingestellten Einstellungen geändert werden; die Elemente werden weiter unten in diesem Leitfaden detailliert beschrieben:
      
   3. Ermöglicht die Konfiguration des Signaturblocks, beginnend mit einem leeren Block, und die Informationen können als Variablen eingefügt werden:
      
      • In diesem Modus können Sie auch direkt den HTML-Code bearbeiten:
        

Grundlage der Signatur konfigurieren

Je nach ausgewählter Vorlage:

1. Definieren Sie die zu behaltenden und einzufügenden Felder mit Hilfe der Kontrollkästchen.
2. Konfigurieren Sie die Anzeigeeinstellungen für bestimmte Informationen wie die Reihenfolge Vorname - Nachname.
3. Bestimmte Felder können:
   
   • vom Benutzer in den Einstellungen der Mail-App ausgefüllt werden,
   • automatisch basierend auf den in seinem Infomaniak-Konto vorhandenen Informationen ausgefüllt werden,
   • hier festgelegt werden und somit fest und für alle Benutzer gemeinsam sein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter unten auf der Seite.
5. Geben Sie der Vorlage einen Namen.
6. Entscheiden Sie, ob dieses Modell für die Benutzer der bestehenden Adressen im Mail-Service zugänglich und angewendet werden soll.
7. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Fertigstellen oder speichern Sie als Entwurf:
   

Eine E-Mail wird an die von der Erstellung dieses Modells betroffenen Benutzer gesendet, in der sie aufgefordert werden, die Signaturverwaltung aufzurufen, um die Informationen bei Bedarf zu vervollständigen.

• Beim Bearbeiten eines Signaturmodells können Sie entscheiden, ob Sie die Benutzer über die vorgenommenen Änderungen benachrichtigen möchten:
  

Die von der Signatur verwendeten Informationen vervollständigen

Je nach verwendetem Modell kann der Endbenutzer seine personalisierten Informationen in der Mail-App hinzufügen, damit die Signatur vollständig angezeigt wird:

Signaturen für Benutzer aus diesem Modell anwenden

Im Abschnitt Signaturen der Globalen Konfiguration klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem Signaturmodell:

Sie können die Signatur bearbeiten, duplizieren, um eine andere Signatur für bestimmte Personen auf der Grundlage dieses Modells zu erstellen, und sie löschen.

Eine weitere Option ermöglicht die Erstellung von Signaturen für die verschiedenen Benutzer, die die E-Mail-Adressen der Domain verwenden:

• Sie werden per E-Mail benachrichtigt, dass eine neue Signatur verfügbar ist.
• Für geteilte E-Mail-Adressen, wenn Sie eine generische Signatur wünschen, die dieses Modell verwendet, ohne dass sie einem bestimmten Benutzer zugeordnet ist, müssen Sie sie selbst über die Web-App Mail Infomaniak oder den Mail-Service konfigurieren.

Die Benutzer des Mail-Service können dann…

• … die neue, auf der Grundlage dieses Modells erstellte Signatur verwenden
• … ihre persönlichen Informationen hinzufügen

Dieses Modell für neue Signaturen erzwingen

Im Abschnitt Signaturen der Globalen Konfiguration aktivieren Sie den Umschalter, um den Benutzern des Mail-Service nicht mehr die Möglichkeit zu geben, eine freie Signatur zu erstellen:

• Das zuvor erstellte Modell dient dann als Grundlage für jede vom Benutzer erstellte neue Signatur:
  
• Wenn die Option deaktiviert ist, bleibt die Wahl dem Benutzer überlassen:
  

Ein Modell auf einer bestehenden E-Mail-Adresse aktivieren

Es ist notwendig, ein bestehendes Modell zu haben, um es auf eine oder mehrere E-Mail-Adressen zu aktivieren. Dies kann nützlich sein, wenn das Modell nach bereits bestehenden Adressen erstellt wurde:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie direkt auf den Name des betreffenden Produkts.
3. Klicken Sie auf die Kästchen, um eine oder mehrere E-Mail-Adressen in der angezeigten Tabelle auszuwählen.
4. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ unten auf der Seite.
5. Klicken Sie auf Vorlage für Signatur anwenden:
   
6. Wählen Sie das gewünschte Modell aus.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren: