Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de signature pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de signature, le créateur du modèle créé le style de la signature, il choisit également le ou les éléments qui devront être présents, et c'est à l'utilisateur final, depuis son Mail, de terminer certains détails de sa signature.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Choisir le type de modèle de signature

Pour débuter la création d'un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné:
   
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Signature.
5. Cliquez sur Ajouter un modèle de signature:‍
   
6. Sélectionnez le type de modèle (détails ci-dessous) et cliquez sur le bouton Continuer ( d ) pour accéder au modèle:
   
   1. Permet de configurer le bloc signature avec les informations habituelles ; les éléments sont détaillés plus bas dans ce guide:
      
   2. Permet de configurer le bloc signature avec les informations habituelles et la disposition des éléments peut être modifiée à l'aide de réglages prédéfinis ; les éléments sont détaillés plus bas dans ce guide:
      
   3. Permet de configurer le bloc signature en partant d'un bloc vide, et les informations peuvent être insérées sous forme de variables:
      
      • Il est également possible dans ce mode de travailler le code HTML directement:
        

Configurer la base de la signature

Selon le modèle sélectionné:

1. Définissez les champs à conserver et à insérer à l'aide des cases à cocher.
2. Paramétrez les préférences d'affichage de certaines informations comme l'ordre Prénom - Nom.
3. Certains champs peuvent être:
   
   • complétés par l'utilisateur dans ses paramètres de l'app Mail,
   • automatiquement complétés en fonction des informations présentes dans son compte Infomaniak,
   • déterminés ici et seront donc fixes et communs à tous les utilisateurs.
4. Cliquez sur le bouton Continuer en bas de page.
5. Donnez un nom au modèle.
6. Décidez si ce modèle doit être accessible et appliqué aux utilisateurs des adresses existantes sur le Service Mail.
7. Cliquez sur le bouton bleu Terminer ou sauvegardez comme brouillon:
   

Un e-mail est envoyé aux utilisateurs impactés par la création de ce modèle, les invitant à se rendre dans la gestion des signatures afin de compléter les informations si nécessaire.

• Lors de l'édition d'un modèle de signature, vous pourrez décider de notifier ou non les utilisateurs des modifications ayant eu lieu:
  

Compléter les informations utilisées par la signature

Selon le modèle utilisé, l'utilisateur final peut ajouter ses informations personnalisées sur l'app Mail pour que l'affichage de la signature soit complet:

Appliquer les signatures aux utilisateurs depuis ce modèle

Depuis la partie Signatures de la Configuration globale, cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du modèle de signature:

Vous pouvez éditer la signature, la dupliquer pour créer une signature différente pour certaines personnes à partir de ce modèle, et la supprimer.

Une autre option permet de créer les signatures pour les différents utilisateurs utilisant les adresses mail du domaine:

• Ils seront notifiés par mail qu'une nouvelle signature est disponible.
• Pour les adresses mail partagées, si vous souhaitez une signature générique qui utilise ce modèle, sans qu'elle soit associée à un utilisateur spécifique, vous devez la configurer vous-même depuis l'app Web Mail Infomaniak ou le Service Mail.

Les utilisateurs du Service Mail  pourront alors…

• … utiliser la nouvelle signature créée à partir de ce modèle
• … ajouter leurs informations personnelles

Forcer ce modèle pour les nouvelles signatures

Depuis la partie Signatures de la Configuration globale, activez le bouton à bascule (toggle switch) pour ne plus laisser la possibilité aux utilisateurs du Service Mail de créer une signature libre:

• Le modèle créé précédemment servira alors de base pour toute nouvelle signature créée par l'utilisateur:
  
• Si l'option est désactivée, le choix est laissé à l'utilisateur:
  

Activer un modèle sur une adresse mail existante

Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail. Cela peut se réveler utile lorsque le modèle est créé après des adresses déjà existantes :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en bas de page.
5. Cliquez sur Appliquer un modèle de signature:
   
6. Sélectionnez le modèle de votre choix.
7. Cliquez sur le bouton Activer: