Deze handleiding beschrijft de beveiligingsmaatregelen die zijn geïmplementeerd in het kader van de e-maildiensten van Infomaniak om misbruik en ongebruikelijk gebruik van een e-mailadres te detecteren. Deze maatregelen beschermen u tegen kwaadwillig gebruik van uw computer of account.

Aantal ontvangers per e-mail

Ongeacht de gekozen e-maildienst, of deze nu gratis of betaald is, is het totale aantal ontvangers per bericht beperkt tot 100.

Deze beperking geldt ongeacht het veld dat wordt gebruikt om de e-mailadressen van de ontvangers in te voeren (Aan, CC of BCC).

Andere e-mailbeperkingen

• Beperkingen op het aantal verzonden e-mails per 24 uur
• Beperkingen op de grootte van e-mails

This guide details how to disable the SMTP protocol, thereby preventing a specific user from sending emails from a specific email address.

Preamble

• Removing the sending right from a user will prevent them from sending a message (new, reply, reaction, etc.) from the Infomaniak Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) and the mobile app.
• If the user in question is also specified in the connected devices, sending will also be impossible from a software/email client like Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.
• There is a specific permission regarding out-of-office messages if you also want to prevent this type of message from being sent.

Prevent a user from sending messages from a specific email address

New user

Do you want to allow a new collaborator to access an email address (be able to read incoming emails) but without allowing them to send new messages?

1. Click here to access the management of your Mail Service on the Infomaniak Manager (need help?).
2. Click directly on the name assigned to the Mail Service concerned:
   
3. Click on the email address concerned in the table that appears:
   
4. Click to Add a new user:
   
5. In this example, the collaborator is external, so click to Create an invitation link.
6. Click to manage the permissions of this user on the email address concerned:
   
7. Click on Send emails to remove their sending rights.
8. Save the change:
   
9. Click on Add to complete the invitation:
   
10. Enter an email address to which to send the invitation.
11. Click on Send:
    

The invited user accepts the invitation: they thus access the email address and its messages, but the button to compose a new message will remain grayed out with no possibility for them to draft a message (or even reply, react, etc. as these buttons will also be grayed out/deactivated):

Prevent sending to an existing user

Do you want to allow collaborators to continue to access an email address (be able to read incoming emails) but without allowing them to send new messages?

1. Click here to access the management of your Mail Service on the Infomaniak Manager (need help?).
2. Click directly on the name assigned to the Mail Service concerned:
   
3. Click on the email address concerned in the table that appears:
   
4. Click on Send emails to remove the send permission:
   

The user will access the email address and its messages, but the button to compose a new message will remain grayed out with no possibility for them to draft a message (or even reply, react, etc. as these buttons will also be grayed out/deactivated):

Prevent sending from an SMTP email client/software

If you want to prevent the user from sending emails from an email client/software or any fixed and mobile device containing an SMTP email app, start by following the steps above.

You will then need to create a password (= "connected device") linked to this user (so at point 8 of this other guide instead of “Without user” you will need to specify the identifier of the collaborator concerned, already added in the users tab):

Thus, their email client/software can be configured to receive emails but will not allow any sending, causing a continuous error (password request) if the user insists on sending an email:

This guide explains how to transfer to Infomaniak email addresses currently hosted by Yahoo, using an IMAP import tool.

Introduction

• This operation will not affect data already present in the destination address or in the source address.
• The entirety of the external mailbox will be imported.
• Once the import process has started, it is no longer possible to interrupt it.
• Any duplicates will be managed: identical content will only be copied once.
• Please refer to this other guide if you are looking for alternatives to this IMAP process.

Import your entire email history

1. Yahoo Prerequisites

• To allow the Infomaniak assistant to access your Yahoo account, click on https://login.yahoo.com/account/security#other-apps and configure an application password, automatically generated by Yahoo.
• You will need to copy it and then paste it in place of your password in the Infomaniak email migration wizard. To generate it:
  1. Log in to your Yahoo account.
  2. Go to the Account Security tab.
  3. Click on Generate app password:
     
  4. Choose Other application:
     
  5. Enter an application name, for example, Infomaniak, and click Generate:
     
  6. Copy the application password.

2. Infomaniak Prerequisites

• Have a Mail Service on your Infomaniak Manager.
• Have a quota of available addresses or adjust it beforehand if necessary.
• Ensure that the email is properly secured
• Create one or more addresses on this Mail Service.
  • If you have many (10+) email addresses to create, please refer to this other guide on bulk creation.
• The destination email address must be linked to the user (= the Infomaniak account) you are using.

3. Import Yahoo email content to Infomaniak

1. Click here to access the import tool (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. If necessary, log in to your Infomaniak account for the relevant organization, as the import will be done to one of the email addresses linked to the Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are using.
3. Click on the import via IMAP.
4. Click on the one-time import.
5. Fill in the field on the left with your source email address (the content of which you want to copy).
6. Fill in the field on the right with the password for that same source email address (see prerequisites above).
7. Click on Confirm.
8. If necessary, enter a second email address that you want to import at the same time.
9. Choose the email address to which you want to import the emails; the drop-down menu lists the email addresses currently linked to your Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are logged into.
10. After selecting the desired destination address from the list, click the blue Import emails button.
11. The copy process begins; you can wait and view the results on the page once the import is complete, or close the window (the import will continue in the background, and progress can be tracked – see below).
12. A confirmation email will be automatically sent to all email addresses affected by the operation once the import is complete, indicating the number of messages copied.
13. A progress tracker is available in the settings for the destination email address, on the web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) only.
14. The progress tracker allows you to view the import history for the address in question.

4. Adjust application settings

If necessary, as soon as you have taken the necessary steps to ensure that the domain name associated with your email address works with Infomaniak, modify the settings of the email software/clients you use so that they connect correctly to the Infomaniak servers: follow the configuration wizard.

Deze handleiding beschrijft opdrachten die kunnen worden uitgevoerd om een verbinding of een netwerk te testen, en zo de mogelijke oorzaak van een probleem nauwkeuriger te bepalen.

Telnet uitvoeren…

TELNET maakt het mogelijk om de verbinding met een server te testen, zonder dat er rekening gehouden hoeft te worden met extra instellingen van een e-mail- of FTP-applicatie, om de oorzaak van een probleem te achterhalen. Als de verbinding met een SMTP-server bijvoorbeeld niet werkt, moet u controleren of uw firewall poort 587 of 465 blokkeert.

… op macOS

1. Zoek naar Netwerkprogramma.
2. Ga naar het tabblad Ping, Lookup of Traceroute, afhankelijk van wat u wilt testen.
3. U kunt ook een applicatie van het type Terminal (commandoregelinterface, CLI / Command Line Interface) op uw apparaat gebruiken en, afhankelijk van wat u wilt testen, het volgende invoeren:
   traceroute [server]
nc [server] [port]
   Vervang [server] door de naam van de server of het IP-adres, en [port]…

… op Windows

Activeer Telnet vooraf, indien nodig.

1. Gebruik een applicatie van het type Terminal (commandoregelinterface, CLI / Command Line Interface) op uw apparaat door bijvoorbeeld Uitvoeren te selecteren en vervolgens cmd in te voeren.
2. In het geopende venster voert u, afhankelijk van wat u wilt testen, het volgende in:
   tracert [server]
telnet [server] [poort]
   Voorbeeld: telnet mail.infomaniak.com 587 (hiermee kunt u de SMTP-poort testen als uw software/e-mailclient het verzenden van e-mails niet toestaat)…

… op Android

1. Gebruik de app Simple Telnet Client, waarmee u heel eenvoudig kunt testen door twee velden in te vullen (bijvoorbeeld mail.infomaniak.com en de poort 143 of 993)…

PING uitvoeren

PING maakt het mogelijk om te bepalen of een computer via internet bereikbaar is. Met dit hulpmiddel kunt u ook controleren of u de juiste machine benadert, bijvoorbeeld bij een DNS-wijziging, door het weergegeven IP-adres te bekijken. Het is mogelijk om een ping uit te voeren op een domeinnaam, een hostnaam of een IP-adres.

Deze handleiding legt uit hoe e-mail doorsturen werkt wanneer doorsturen is geactiveerd voor een e-mailadres dat wordt beheerd door Infomaniak, en het doeladres een Gmail-adres is.

Bericht wordt niet weergegeven in Gmail

Als u een e-mail…

• … verstuurt vanaf abc@gmail.com …
• … naar xyz@domain.xyz (een domein dat u bij Infomaniak heeft)…

… en dit e-mailadres xyz@domain.xyz bij Infomaniak een automatische doorstuurfunctie heeft…

• … naar abc@gmail.com …

… dan zal abc@gmail.com uw e-mail nooit als een nieuw bericht in de inbox weergeven. In feite gebeurt er niets in Gmail.

Waarom?

Het probleem zit niet in het feit dat de doorstuurfunctie niet werkt: het is eerder een specifieke eigenschap van Gmail: een e-mail van Gmail naar een e-mailadres dat wordt doorgestuurd naar Infomaniak en vervolgens naar hetzelfde Gmail-adres als de afzender, veroorzaakt een probleem in de manier waarop Gmail e-mails verwerkt.

Uw bericht zal nooit aankomen (omdat Gmail denkt dat het al in de verzonden e-mail zit). In dit geval moet u de e-mail doorstuurfunctie deactiveren.

Deze handleiding beschrijft de verschillen tussen de IMAP- en POP3-protocollen in een e-mailprogramma/e-mailclient (Outlook, Microsoft 365, Thunderbird, Apple Mail, eM Client, enz.) en legt uit waarom het belangrijk is om deze niet tegelijkertijd te gebruiken voor hetzelfde e-mailadres dat door Infomaniak wordt beheerd.

IMAP (aanbevolen)

IMAP is het synchronisatieprotocol. De berichten blijven op de server en kunnen overal worden opgevraagd.

• Toegang via meerdere apparaten: uw e-mails worden gesynchroniseerd tussen uw computer, uw mobiele apparaat en de web-app Mail van Infomaniak.
• Samenwerking: ideaal voor gedeelde postvakken. Als een gebruiker een bericht verplaatst of verwijdert, is de wijziging zichtbaar voor iedereen.
• Beveiliging: in geval van een computerstoring blijven uw berichten op de server opgeslagen.

POP3 (specifiek gebruik)

POP3 is een downloadprotocol. De berichten worden op uw computer opgevraagd en meestal van de server verwijderd.

• Offline toegang: de berichten worden lokaal op uw harde schijf opgeslagen.
• Grootste nadeel: zodra ze zijn gedownload, zijn de berichten niet meer zichtbaar in de web-app Mail van Infomaniak of op uw andere apparaten.
• Risico's: als u de optie "kopie van de berichten op de server opslaan" gebruikt, loopt u het risico op dubbele downloads en synchronisatiefouten.

Belangrijk: gebruik POP en IMAP nooit tegelijkertijd

Het gelijktijdig gebruiken van deze twee protocollen voor hetzelfde adres veroorzaakt ernstige technische conflicten:

• Onverklaarbaar verdwijnen van berichten op bepaalde apparaten.
• Herhaaldelijk downloaden van oude, reeds gelezen berichten (vooral in Outlook).
• Onnodige belasting van de opslagruimte.

Tip: Gebruik bij voorkeur IMAP in al uw e-mailprogramma's/e-mailclients.

Neem de tijd om deze andere handleidingen te lezen om een account te configureren voor IMAP of om over te stappen van POP naar IMAP.

Deze handleiding legt uit hoe u de inhoud van één of meerdere e-mailadressen die bij andere providers zijn geregistreerd, kunt kopiëren naar één of meerdere e-mailaccounts die bij Infomaniak worden beheerd, met behulp van de Infomaniak-importtool!

Inleiding

• De volledige externe mailbox wordt geïmporteerd.
• Zodra het importproces is gestart, kan het niet meer worden onderbroken.
• Er wordt een bevestigings-e-mail verzonden zodra de kopie is voltooid.
• Het verwijderen van dubbele items (bij opeenvolgende importen) wordt afgehandeld.
• Het is ook mogelijk om de inhoud van een e-mailadres dat al bij Infomaniak is gehost (bijv. @ik.me) te kopiëren, inclusief via de batchmethode.

E-mails van een andere provider naar Infomaniak kopiëren

Vereisten

• Een e-mailservice bij Infomaniak bestellen.
• Eén of meerdere adressen aan deze e-mailservice toevoegen.
• Het e-mailadres waarvan de inhoud moet worden gekopieerd, moet compatibel zijn met het IMAP-protocol.
• Het e-mailadres waarnaar de inhoud moet worden gekopieerd, moet tot de adressen behoren die zijn gekoppeld aan de Infomaniak-web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail); als het niet in de lijst staat, wordt dit adres niet aangeboden in het vervolgkeuzemenu (zie punt 9 hieronder).
  • Dit is geen vereiste voor de batchimport (bestand .csv) die onderaan deze handleiding wordt beschreven.

Klik vervolgens op de link die overeenkomt met de provider van het te importeren e-mailadres:

• Adressen @ **Bluewin**
• Adressen @ **Gmail** (of adres @ een aangepast **Google**-domein)
• Adressen @ **GMX**
• Adressen @ een aangepast **Microsoft 365**-domein
• Adressen @ een aangepast **Swisscom**-domein
• Adressen @ **Yahoo**

Instructies voor andere e-mailproviders zoals **Gandi**, **Hotmail**, **Hostinger**, **Sunrise**, enz.:

1. **Klik hier** om toegang te krijgen tot de **Infomaniak-importtool** (online dienst: https://import-email.infomaniak.com).
2. Log in, indien u dat nog niet heeft gedaan, bij uw **Infomaniak-account** in de door u gekozen organisatie (de import wordt uitgevoerd naar een e-mailadres dat is gekoppeld aan de Infomaniak Mail-interface van het door u gebruikte account).
3. Klik links op **Eenmalige import**.
4. Vul het linkerveld in met uw **bron-e-mailadres** (waarvan de inhoud gekopieerd moet worden).
5. Vul het rechterveld in met het wachtwoord van hetzelfde e-mailadres.
6. Pas indien nodig de geavanceerde instellingen aan om een IMAP-serveradres op te geven.
7. Klik op Bevestigen:
   
8. Vul indien nodig een tweede e-mailadres in dat tegelijkertijd geïmporteerd moet worden.
9. Selecteer het e-mailadres waarnaar de e-mails geïmporteerd moeten worden; het vervolgkeuzemenu toont de e-mailadressen die momenteel gekoppeld zijn aan uw Infomaniak Mail-interface van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd (zie de vereisten hierboven)
   
10. Nadat u de gewenste bestemmingsadres uit de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren.
11. De kopie begint en wordt op de achtergrond voortgezet; u kunt het weergegeven venster sluiten; een bevestigings-e-mail wordt automatisch naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd zodra de import is voltooid, en geeft het aantal gekopieerde berichten weer.

Inhoud van meerdere e-mailadressen in één keer ophalen

Om de inhoud van meerdere e-mailadressen te importeren (maximaal 25 per keer):

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de tool voor het importeren van e-mailadressen in bulk (online dienst https://import-email.infomaniak.com).
2. Selecteer Importeren van meerdere e-mailadressen uit een CSV-bestand (formaat .csv).
3. Download de voorgestelde CSV-sjabloon als voorbeeld, zodat u een bestand kunt maken met de juiste informatie die nodig is voor de kopie.
4. Upload het bestand met de knop CSV-bestand selecteren:
   
5. Zodra het bestand is geüpload naar de pagina van de tool, selecteert u E-mailadressen importeren.
6. Wacht tot de inhoud van de adressen is gekopieerd (er wordt een bevestigings-e-mail verzonden zodra de kopie is voltooid).

Deze handleiding legt uit hoe u een DKIM-record toevoegt of wijzigt in een DNS-zone (domeinnaam/subdomein) die wordt beheerd via het beheerpaneel van Infomaniak.

Inleiding

• Het protocol DKIM (Domain Keys Identified Mail) verifieert uw e-mails door middel van een unieke digitale handtekening.
• Het zorgt ervoor dat uw berichten tijdens het transport niet zijn gewijzigd en bevestigt de identiteit van de afzender, waardoor misbruik door spammers wordt voorkomen.
• DKIM is standaard ingeschakeld voor alle e-maildiensten waarvan de DNS-zone wordt beheerd door Infomaniak.
• Al uw e-mails worden automatisch ondertekend, ongeacht of ze worden verzonden via de Mail-app van Infomaniak of via een e-mailprogramma naar keuze.

DKIM-record controleren

Als u een e-maildienst bij Infomaniak heeft, is het het eenvoudigst om de tool voor globale beveiliging te gebruiken om specifieke problematische records eenvoudig te controleren en te corrigeren.

Als uw domeinnaam elders wordt beheerd, vindt u hier het DKIM-record dat aan de DNS-zone moet worden toegevoegd:

DNS-zone handmatig wijzigen (niet aanbevolen)

Om dit type record in een DNS-zone te beheren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw domein in het Infomaniak-beheerpaneel (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de **naam** van de betreffende domeinnaam.
3. Klik in het linkermenu op **DNS-zone**.
4. Klik op de knop om een record toe te voegen:
   
5. Klik op het selectievakje **DKIM** om een record toe te voegen.
6. Klik op de knop **Volgende**:
   
7. Voer de DKIM-waarden in die nodig zijn voor uw DNS-zone.
8. Laat de standaardwaarde voor de TTL staan.
9. Klik op de knop **Opslaan**:
   

Meerdere DKIM-records toevoegen

U kunt meerdere DKIM-records op uw domein/subdomein hebben zonder beperkingen, in tegenstelling tot DMARC of SPF, zolang uw DNS-host dit toestaat.

Als u meerdere e-maildiensten van derden gebruikt, zoals het ERP-systeem Odoo, is het noodzakelijk om een DKIM-record voor Odoo toe te voegen, naast de DKIM-record van Infomaniak.

Gebruik unieke DKIM-selectoren om conflicten met bestaande records te voorkomen.

Deze handleiding legt uit hoe u bepaalde instellingen kunt configureren, zodat deze automatisch als standaard worden toegepast op nieuwe e-mailadressen (en gebruikers) die u later toevoegt aan de E-maildienst.

Inleiding

• Als u instellingen wilt toepassen op alle bestaande e-mailadressen, raadpleeg dan deze andere handleiding.

Toegang tot de globale configuratie van de e-maildienst

Ga als volgt te werk:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw e-maildienst in het Infomaniak Manager (hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van de betreffende e-maildienst:
   

3. Klik in het linkermenu op Globale configuratie:
   

4. U kunt vervolgens in 5 verschillende secties de instellingen kiezen die u standaard wilt activeren of deactiveren:
   

a. Filters en rechten

• U kunt ervoor kiezen om de antispamfilter in of uit te schakelen wanneer een nieuw e-mailadres wordt aangemaakt in de Mail-service.

• Hetzelfde geldt voor de advertentiefilter.

• Hier kunt u ook de standaardrechten beheren die een gebruiker van het e-mailadres moet hebben.

b. Automatische antwoorden

• U kunt de sjablonen voor automatische antwoorden beheren, die vervolgens door de gebruikers van het e-mailadres kunnen worden aangepast.

c. Handtekeningen

• U kunt de sjablonen voor handtekeningen beheren, die vervolgens door de gebruikers van het e-mailadres kunnen worden aangepast.

d. Regels

• U kunt de sjablonen voor regels beheren. Deze zijn standaard uitgeschakeld en kunnen vervolgens door de gebruikers van het e-mailadres worden aangepast en geactiveerd.

e. Beveiliging

• U kunt de waarschuwing voor externe e-mails beheren en daaronder afzenders toevoegen, zodat hun e-mails altijd in de map Spam terechtkomen, of juist nooit worden gefilterd.

Deze handleiding helpt u bij het identificeren en oplossen van de meeste e-mailfouten die nadat u een e-mail naar een ontvanger hebt verzonden optreden. Raadpleeg deze andere handleiding als u informatie zoekt over fouten die optreden bij het configureren van een e-mailadres in een e-mailprogramma/client.

Inleiding

• Over het algemeen treedt een foutmelding in verband met de e-mail op omdat…
  • … de domeinnaam die bij uw e-mail wordt gebruikt verkeerd is geconfigureerd,
  • … er een probleem is bij de (e-mailprovider van de) ontvanger.
• In elk geval wordt een rapport over de bezorgfout (Mailer Daemon of Mail Delivery Subsystem) met een uitleg naar de afzender gestuurd.

E-mailfouten zoeken en identificeren

Als uw bericht de ontvanger niet bereikt, wordt er een eerste foutrapport (Temporary Delivery Failure Report) verzonden, waarin staat dat de server meerdere keren zal proberen uw bericht opnieuw te verzenden.

Een definitief rapport over de bezorgfout (Final Delivery Failure Report of Undeliverable Mail), dat door de server van de ontvanger wordt gegenereerd, wordt naar de afzender gestuurd (via een doorverwijzing door de Infomaniak-mailserver, vandaar de vermelding van Infomaniak aan het begin van de meeste foutmeldingen die u kunt ontvangen), om hem te informeren dat de e-mail, zelfs na meerdere pogingen, niet kon worden afgeleverd.

De melding bevat altijd de reden voor de fout. Zie hieronder een voorbeeld:

This is the mail system at host smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch.
I'm sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.
The mail system anna.a@abc.xyz: host mxbw-abc-xyz.abc-ab12.abc.ch[123.456.789.00] said: 550 5.1.1
anna.a@abc.xyz recipient rejected, account administratively disabled (in reply to RCPT TO command) 

Hier is het adres van uw ontvanger blijkbaar door zijn e-mailprovider geblokkeerd (account administratively disabled).

Soms moet je de oorzaak van de foutmelding zoeken in de bijlagen (vaak een eenvoudig tekstbestand). Bijvoorbeeld:

Reporting-MTA: dns; mxbw.abc.ch‍ [123.456.789.00]
Received-From-MTA: dns; smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch [12.345.678.99]
Arrival-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200
Final-recipient: rfc822; anna.a@abc.xyz
Diagnostic-Code: smtp; 552 RCPT TO:anna.a@abc.xyz‍ Mailbox disk quota exceeded
Last-attempt-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200

Hier lijkt de e-mailbox van de externe ontvanger bij Infomaniak vol te zijn (Mailbox disk quota exceeded).

Meest voorkomende gevallen

SPF-fout

De SPF-records (Sender Policy Framework) zijn niet correct geconfigureerd:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to SPF failure:
anna.a@abc.xyz
Technical details of SPF failure:
The sender's domain domain.xyz does not have a valid SPF record. Please contact your email administrator to correct the SPF configuration.

Oplossing: Controleer de configuratie van uw domeinnaam en in het bijzonder de SPF-records, als uw website bij Wix of een andere provider wordt gehost.

Gebruiker onbekend

Het e-mailadres dat in het bericht staat, is ongeldig of bestaat niet:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently:
anna.a@abc.xyz
Technical details of permanent failure:
The email address does not exist. Please check the recipient's email address and try again.

Oplossing: Controleer het e-mailadres van de ontvanger zorgvuldig en corrigeer het indien nodig; zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres voor de ontvanger gebruikt.

Tijdelijke fout

Le serveur de messagerie du destinataire rencontre des problèmes temporaires ou est indisponible.

Oplossing: Wacht even en probeer het opnieuw om het bericht te verzenden. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de technische ondersteuning van de ontvanger voor hulp.

Geblokkeerd door spamfilter (of inhoud geweigerd)

De mailserver van de ontvanger heeft het bericht geblokkeerd vanwege anti-spamfilterregels:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@domain.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to the message being rejected as spam:
anna.a@domain.xyz
Technical details of delivery failure:
The content of the message triggered the spam filters of the recipient's email server. Please review the message content and try again.

Oplossing: Controleer of uw bericht elementen bevat die als spam kunnen worden beschouwd (zoekwoorden, verdachte links, enz.). Neem contact op met de ontvanger om te controleren of het bericht in de spammap is gefilterd.

Raadpleeg deze andere handleiding over uitgaande spam en deze andere handleiding over inkomende spam.

Slechte reputatie

De mailserver van de ontvanger heeft het bericht geblokkeerd vanwege anti-spamfilterregels:

gmail-smtp-in.l.google.com said: 550-5.7.1
Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain.
To best protect our users from spam, the message has been blocked.
Please visit https://support.google.com/mail/answer/188131 for more information.

Oplossing: Controleer de reputatie van het domein en onderzoek of een van uw e-mailadressen onlangs onbedoeld voor schadelijke doeleinden is misbruikt.

Domein niet gevonden (of DNS-fout)

Le nom de domaine du destinataire n'a pas pu être résolu ou n'existe pas.

Oplossing: Controleer de spelling van het domein van de ontvanger en corrigeer het indien nodig. Zorg ervoor dat de domeinnaam en de DNS geldig en actief zijn.

Postvak vol

La boîte de réception du destinataire est pleine, empêchant la réception de nouveaux messages.

Oplossing: Informeer de ontvanger over de situatie en vraag hem om ruimte vrij te maken door e-mails te verwijderen of items te archiveren.

Dit kan niet gebeuren bij e-mailadressen die door Infomaniak worden beheerd, omdat deze geen opslaglimiet hebben.

Een deel van hun netwerk staat op onze zwarte lijst

Als de foutmelding (die u meestal ontvangt na het verzenden via een online tool die op de server van uw website is geplaatst, bijvoorbeeld een bevestiging van een bestelling van Prestashop of een andere webshop die u beheert) het volgende bevat:

host hotmail-com.olc.protection.outlook.com[104.47.30.97] said: 550 5.7.1
Unfortunately, messages from [89.123.456.789] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list.

Oplossing: Wijzig de methode voor het verzenden van e-mails. Het verzenden is niet geauthenticeerd en komt van de server met een specifiek IP-adres, dat om de een of andere reden blijkbaar is geblokkeerd bij de ontvanger (Infomaniak grijpt niet in om een opheffing aan te vragen). U moet de online tool dus zo configureren dat deze geauthenticeerd verzenden uitvoert.

Minder voorkomende fouten

Uitgesteld - Vertraagd

De foutmelding Uitgesteld - Vertraagd - Waarschuwing: bericht is na 4 uur nog steeds niet afgeleverd, we blijven het proberen totdat het bericht 3 dagen oud is betekent dat de Infomaniak-mailserver heeft geprobeerd verbinding te maken met de mailserver van uw contactpersoon om het bericht te verzenden, maar dit om een onbekende reden niet is gelukt. Deze foutmelding geeft aan dat de Infomaniak-server gedurende de in de foutmelding aangegeven periode zal blijven proberen uw bericht te verzenden. Als het bericht na afloop van deze periode nog steeds niet is afgeleverd, ontvangt u een laatste foutmelding waarin staat dat uw bericht niet kon worden afgeleverd en uw contactpersoon het daarom niet heeft ontvangen.

Greylisting-vertraging

Deze fout Greylisting-vertraging treedt op wanneer de mailserver van de ontvanger, zoals Infomaniak, een techniek gebruikt die "greylisting" heet. Deze techniek veroorzaakt een tijdelijke vertraging bij de eerste poging om een bericht van een onbekende afzender af te leveren. De mailer daemon kan mogelijk een foutrapport sturen waarin staat dat de aflevering is vertraagd vanwege greylisting. De fout kan ook verwijzen naar geblokkeerde afzender. U kunt het later nogmaals proberen.

Bericht met schadelijke software geweigerd

Deze fout Malware message rejected treedt op wanneer de e-mail een bijlage, een link naar een opslagdienst zoals Dropbox of dynamische inhoud bevat, inclusief in het ‘doorgestuurde’ deel van de e-mail (bijvoorbeeld bij het doorsturen van een e-mail). U kunt proberen de e-mail te verzenden via de Infomaniak-webapplicatie Mail (online dienst mail.infomaniak.com) in plaats van een e-mailapp, en alle inhoud te verwijderen die deze fout kan veroorzaken.

E-mailgrootte overschreden / bestand te groot

Deze fouten Message Size Exceeded / File Too Large treden op wanneer de grootte van de e-mail (of de bijlagen) de toegestane limiet van de e-mailserver van de ontvanger overschrijdt. De mailer daemon stuurt een foutrapport terug, waarin staat dat de bezorging is mislukt vanwege de overschreden e-mailgrootte.

Frequentielimiet overschreden

Deze fout Rate Limit Exceeded treedt op wanneer de afzender de toegestane frequentie- of volumelimiet van de e-mailserver van de ontvanger heeft overschreden. E-mailservers kunnen limieten instellen om spam of overbelasting van het systeem te voorkomen.

Afzender geweigerd: authenticatiecontroles mislukt

Raadpleeg deze andere handleiding als u een foutmelding Sender denied: auth guards failed tegenkomt.

De e-mail bevat een Unicode-teken in een niet-toegestane header

De foutmelding De berichtinhoud bevat een Unicode-teken in een niet toegestane header kan optreden als u een speciaal teken, zoals een hartje ♥, hebt opgenomen in de inhoud van het bericht, het onderwerp of met name in de volledige naam; het risico dat de aanbieders het bericht weigeren, is dan zeer groot: u kunt het risico verkleinen door zo eenvoudig mogelijk te zijn bij het gebruik van tekens, symbolen en lettertypen.

Deze handleiding legt uit hoe u mappen kunt verwijderen die in de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) of in bepaalde e-mailprogramma's zoals Apple Mail, Mozilla Thunderbird of Microsoft Outlook grijs worden weergegeven.

Geestmappen

Sommige e-mailprogramma's, zoals Microsoft Outlook, maken het mogelijk om submappen aan te maken in niet-bestaande mappen. Zo kan bijvoorbeeld de map /abc/klm/xyz worden aangemaakt, ook al bestaat de map "klm" niet.

In Mail Infomaniak of in andere programma's worden geestmappen, zoals de map "klm", grijs weergegeven en kunnen ze niet direct worden verwijderd, omdat ze slechts "paden" naar een echte submap zijn.

Om deze geestmappen te verwijderen, moeten eerst hun submappen worden verwijderd (in dit voorbeeld: xyz).

Hardnekkige mappen

Als bij het openen van uw Infomaniak-e-mailadres in Outlook geestmappen blijven bestaan of direct na het verwijderen weer verschijnen, vindt u hier de door Microsoft aanbevolen technische procedures om de synchronisatie te forceren:

1. Forceer het opnieuw instellen van de Outlook-mappen

Soms is de lokale mappenlijst van Outlook beschadigd. Een eenvoudige opdracht kan dit vaak corrigeren zonder dat er iets verwijderd hoeft te worden:

• Sluit Outlook volledig af.
• Druk op de toetsen Windows + R op uw toetsenbord.
• Typ outlook.exe /resetfolders en bevestig (hierdoor worden ontbrekende of beschadigde mappen van de server hersteld).

2. Stel de IMAP-cache (.ost) opnieuw in

Als het probleem aanhoudt, is het vaak het meest effectief om Outlook te dwingen zijn lokale database opnieuw op te bouwen:

• Sluit Outlook.
• Ga naar de map: C:\Users\[Uw gebruikersnaam]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• Zoek het bestand .ost op met de naam van uw Infomaniak-adres en verwijder het (of hernoem het voor de zekerheid naar .old).
• Start Outlook opnieuw. Het programma zal al uw berichten en mappen correct opnieuw downloaden van de Infomaniak-servers.

3. Gebruik van het MFCMAPI-hulpprogramma (gevorderd)

MFCMAPI maakt directe toegang mogelijk tot de MAPI-structuur van uw postvak, zodat u kunt verwijderen wat de standaardinterface van Outlook niet wil verwijderen:

• Download de nieuwste versie van MFCMAPI van GitHub (officiële bron).
• Start MFCMAPI.exe en ga naar Session > Logon. Selecteer uw Outlook-profiel.
• Dubbelklik op uw Infomaniak-e-mailaccount in de lijst.
• In het nieuwe venster vouwt u Root Container (of Root - Postvak) en vervolgens IPM_SUBTREE uit.
• Zoek de problematische map. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Delete folder.
• Let op: in het dialoogvenster probeert u eerst de eenvoudige verwijdering. Als dit mislukt, herhaalt u de bewerking door DELETE_HARD_DELETE (verwijdering op serverniveau) te activeren.

4. Definitieve controle via de webmail

Als een map in Outlook wordt verwijderd, maar steeds weer terugkomt, controleer dan zeker in de Infomaniak-web-app Mail of de map daar aanwezig is en verwijder deze eerst via de webinterface, om vervolgens stap nr. 1 (resetfolders) in Outlook toe te passen.

Deze handleiding legt uit wat de vermelding "Externe" betekent die wordt weergegeven in de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) en de mobiele app Infomaniak Mail (app voor smartphones of tablets met iOS/Android) wanneer u bepaalde berichten leest:

Inleiding

• De vermelding "Externe" wordt weergegeven in de volgende gevallen:
  • Het domeinnaam (of alias) van de afzender komt niet overeen met de domeinnaam van het e-mailadres dat is geconfigureerd in Mail.
  • De afzender staat niet in uw contacten (inclusief voorgestelde contacten).
  • Het e-mailbericht komt van een adres dat buiten de organisatie wordt gehost.
• Bij sommige gratis abonnementen, zoals my kSuite, wordt de vermelding weergegeven als "onbekend" in plaats van “extern”.

De vermelding activeren of deactiveren

U kunt de vermelding activeren of deactiveren. De wijziging wordt direct toegepast op inkomende e-mails en op e-mails die u als antwoord op een extern bericht verstuurt. Ga als volgt te werk:

1. Klik hier om naar de beheerpagina van uw Mail-service in het Infomaniak Manager te gaan (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam van de betreffende Mail-service:
   
3. Klik in het linkermenu op Globale instellingen:
   
4. Klik op het tabblad Beveiliging.
5. Schakel de schakelaar in of uit:
   

Deze handleiding behandelt problemen die kunnen optreden bij het gebruik van Infomaniak-applicaties (zoals kChat, kDrive, Infomaniak Authenticator, enz.) of tools (zoals config.infomaniak.com, de Manager van Infomaniak, enz.) in combinatie met hardware (besturingssysteem, browser, apparaten, enz.) die oud / niet up-to-date / verouderd‍ is.

Inleiding

• Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om comfortabel toegang te krijgen tot de Infomaniak-services met een iPhone 5s of 6 op iOS 12.
• Het wordt daarom aanbevolen om browsers en besturingssystemen regelmatig bij te werken, zodat u de best mogelijke ervaring met de Infomaniak-infrastructuur heeft.
• Lees ook deze andere handleiding, die vooral gericht is op browsers en hun componenten.
• Gebruikt u de nieuwste versie van de betreffende Infomaniak-app?

Het besturingssysteem, de browser, enz. bijwerken

Oude systemen of browsers kunnen traagheid, fouten of een onjuiste weergave veroorzaken. Het is daarom beter om gebruik te maken van componenten die regelmatig worden bijgewerkt, omdat de Infomaniak-apps optimaal werken op bijgewerkte systemen en recente hardware.

Voorbeeld voor kChat:

Als u problemen ondervindt met een webbrowser, probeer deze dan bij te werken of installeer een alternatief:

• Google Chrome
  https://www.google.com/chrome/
  (De site detecteert automatisch het besturingssysteem en biedt de nieuwste versie aan)
• Mozilla Firefox
  https://www.mozilla.org/firefox/new/
  (Download- en bijwerkingspagina voor Windows, macOS en Linux)
• Microsoft Edge
  https://www.microsoft.com/edge
  (De link biedt automatische updates of een download aan, afhankelijk van het systeem)
• Safari (alleen macOS)
  https://support.apple.com/fr-fr/HT204416
  (Safari wordt bijgewerkt via de systeemupdates van macOS)
• Opera
  https://www.opera.com/fr/download
  (Hiermee kunt u de nieuwste versie voor uw systeem downloaden)
• Brave
  https://brave.com/download/
  (Downloadpagina met automatische detectie van het besturingssysteem)

Door Infomaniak gebruikte technologieën

Veel webtools die door Infomaniak zijn ontwikkeld, maken gebruik van Angular. De noodzaak van actuele of recente hardware om de applicaties te laten werken, is niet specifiek voor Angular zelf, maar eerder een algemene vereiste voor het uitvoeren van elke moderne webapplicatie. Hier zijn enkele redenen waarom actuele hardware vaak nodig is:

1. Angular maakt gebruik van geavanceerde functies van moderne browsers, die vaak ontbreken of slecht worden ondersteund in oudere versies.
2. Recente browsers optimaliseren de uitvoering van JavaScript en de grafische weergave, wat de prestaties van Angular-applicaties verbetert.
3. Geüpdatete versies corrigeren bekende beveiligingslekken, waardoor het risico op compromittering wordt verminderd.
4. Moderne browsers voldoen beter aan de nieuwste specificaties voor HTML, CSS en JavaScript, wat zorgt voor een betere compatibiliteit.
5. Moderne API's (camera, geolocatie, notificaties, enz.) zijn alleen toegankelijk via recente browsers, wat essentieel is voor interactieve ervaringen.

Deze handleiding beschrijft de verschillende manieren om een e-mail naar meerdere ontvangers te sturen, inclusief de mogelijkheid om de e-mailadressen van de andere deelnemers te verbergen.

Inleiding

• Bij het verzenden van e-mails is het soms nodig om meerdere ontvangers op te nemen met behulp van de volgende velden:
  • Aan
  • CC:
    • Frans: Kopie
    • Engels: Carbon Copy
  • BCC:
    • Frans: Kopie
    • Engels: Blind Carbon Copy
• Overbelast de velden 'Aan' en 'CC' niet met ontvangers die niet direct betrokken zijn bij de e-mail.
• Gebruik het veld 'BCC' om de e-mailadressen van de ontvangers te beschermen wanneer er meerdere personen op de lijst staan.
• Bij veelvuldig, terugkerend en/of belangrijk verzenden, dat de vastgestelde limieten overschrijdt, wordt aanbevolen om geschikte tools te gebruiken:
  • Infomaniak Gastenbeheer
  • Infomaniak Nieuwsbrieven

Deze 3 e-mailvelden begrijpen en gebruiken

Het veld 'Aan'

Dit veld wordt gebruikt om de hoofdontvanger(s) van de e-mail aan te geven, die de e-mail als een directe kopie ontvangen.

• Gebruik dit veld voor de hoofdontvangers die direct betrokken zijn bij de inhoud van de e-mail.
• Voorbeelden: vergadering, projectrapport, directe communicatie met een klant.

Het veld 'CC'

Wordt gebruikt om een kopie van de e-mail naar andere personen te sturen, naast de hoofdontvangers. Alle ontvangers kunnen zien wie een kopie van de e-mail heeft ontvangen.

• Gebruik dit veld om secundaire ontvangers op te nemen die op de hoogte moeten worden gesteld, maar niet de belangrijkste deelnemers aan de discussie zijn.
• Voorbeeld: informeer een leidinggevende over een gesprek, betrek collega's die interesse hebben in het onderwerp, zonder dat ze hoeven in te grijpen.

Het veld BCC

Wordt gebruikt om een kopie van de e-mail naar personen te sturen, zonder dat de andere ontvangers weten dat zij de e-mail ook hebben ontvangen.

• Gebruik dit veld om ontvangers te betrekken die de e-mail moeten ontvangen, zonder dat de andere ontvangers dit weten.
• Voorbeeld: stuur een e-mail naar een groep met een leidinggevende in het BCC-veld voor controle, om te voorkomen dat e-mailadressen aan alle ontvangers worden onthuld (vaak gebruikt bij massale e-mails).

Gebruik de beschikbare velden in Mail Infomaniak

Om toegang te krijgen tot de relevante velden in uw Infomaniak-postvak:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op Nieuw bericht.
3. Klik op CC & BCC:
   
4. De extra velden worden weergegeven en u kunt de e-mailadressen van uw ontvangers invoegen:
   

Voorbeelden van gebruik

Elk van deze velden heeft een specifieke functie en kan strategisch worden ingezet, afhankelijk van de context van uw communicatie. Wees transparant en ethisch bij het gebruik van het BCC-veld om misverstanden of conflicten te voorkomen:

• Teamcommunicatie
  • Aan: Belangrijkste leden van het project
  • CC: Projectmanager, betrokken afdelingen
  • BCC: Directeur, ter informatie, zonder directe betrokkenheid
• Marketing-e-mail
  • Aan: Niet gebruiken (of geef eenvoudig het e-mailadres van de afzender op)
  • CC: Niet gebruiken
  • BCC: Lijst met abonnees, om de individuele e-mailadressen te beschermen
• Belangrijke aankondiging
  • Aan: Belangrijkste ontvangers (bijv. directieleden)
  • CC: Bestuursleden, belangrijke medewerkers
  • BCC: Andere belanghebbenden voor vertrouwelijke informatie
• Aankondiging van een vergadering
  • Aan: John Doe, Jane Smith
  • CC: project.manager@bedrijf.com
  • BCC: directeur@bedrijf.com
• Uitnodiging voor een evenement
  • Aan: Belangrijkste gasten
  • CC: coordinatie@evenement.com
  • BCC: Lijst met secundaire gasten (om de e-mailadressen te beschermen)

Deze handleiding legt uit hoe u de headers van een e-mail kunt bekijken en doorsturen.

Inleiding

• Een e-mail bestaat uit een header (header) en de daadwerkelijke inhoud van het bericht (body, tekstgedeelte).
• De meeste e-mailprogramma's/clients tonen de headers niet direct, maar als u ze bekijkt of doorstuurt, kan de Infomaniak-ondersteuning de eventuele problemen identificeren.
• De headers (= bron) van een e-mail bevatten verschillende informatie, zoals:
  • de afzender
  • de ontvanger
  • de datum
  • het onderwerp
  • de servers die betrokken zijn bij de overdracht tussen de afzender en de ontvanger:
    

Headers bekijken…

… in Mail Infomaniak

Om de headers van een e-mail te bekijken via de Mail Infomaniak-interface:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Open de betreffende e-mail en klik op het actiemenu ⋮ rechts.
3. Selecteer in het verschijnende menu Headers weergeven:
   
4. Voer de handeling uit om ze te verbergen:
   

Headers van een e-mail doorsturen

Om de headers van een e-mail door te sturen, als reactie op een verzoek van de helpdesk of naar de gewenste ontvanger, kopieert u het volgende:

• … de weergegeven headers volgens de hierboven beschreven methode.
• … stuurt u de e-mail door.

Om ervoor te zorgen dat de headers aanwezig zijn, is het echter essentieel om de boodschap niet in de inhoud van de e-mail, maar uitsluitend als bijlage mee te sturen. De e-mail in de bijlage heeft doorgaans het formaat .eml en dit bestand bevat alle benodigde headers.

Een derde methode om e-mails volledig door te sturen, wordt uitgelegd in deze andere handleiding.

Deze handleiding legt uit hoe u in een e-mailprogramma/client kunt overschakelen van een POP-configuratie naar een IMAP-configuratie voor hetzelfde e-mailaccount. In feite wordt het om verschillende redenen sterk aanbevolen om het IMAP-protocol te gebruiken in plaats van POP.

Overschakelen van het POP-protocol naar het IMAP-protocol…

Als uw e-mailadres al is geconfigureerd met het POP-protocol in uw e-mailprogramma/client (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, enz.), is het niet mogelijk om rechtstreeks over te schakelen naar het IMAP-protocol voor dat account. Dit komt omdat de meeste e-mailprogramma's/clients het niet mogelijk maken om een bestaand POP3-account te wijzigen en dit in plaats daarvan als IMAP te definiëren.

De oplossing is dus om hetzelfde e-mailaccount, maar met het IMAP-protocol, toe te voegen in uw e-mailprogramma/client en vervolgens uw berichten en mappen van het POP-account (op uw computer) naar het IMAP-account (op de e-mailserver) te verplaatsen.

… met Microsoft Outlook

Bepaalde Outlook-versies, zoals 2016, maken het niet eenvoudig om een tweede account toe te voegen met dezelfde naam (hetzelfde e-mailadres).

Om dit te omzeilen, moet u het account verwijderen via het gedeelte Profielen:

En vanuit daar kunt u het extra account in IMAP toevoegen:

1. Configureer het nieuwe e-mailaccount met het IMAP-protocol (hetzelfde account als het POP-account, maar nu in IMAP):
   
2. Verplaats één map tegelijk door deze naar de inbox van het nieuw geconfigureerde IMAP-account te slepen:
   
3. Wacht tijdens het overzetten van de items (afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit veel tijd in beslag nemen); de voortgang wordt onderin het venster weergegeven:
   
   

Als uw POP-account een kopie van de berichten op de server bewaarde (een optie die niet wordt aanbevolen in de geavanceerde instellingen van Outlook), loopt u het risico dat u dubbele berichten krijgt.

… met Apple Mail

Het verwijderen van het in POP geconfigureerde e-mailaccount verwijdert de daarin opgenomen berichten. Het is daarom aan te raden om het POP-account uit te schakelen in plaats van het te verwijderen!

Zodra het POP-account is uitgeschakeld, kunt u deze andere handleiding raadplegen om uw e-mailadres in Apple Mail te configureren voor IMAP.

Zodra u klaar bent, hoeft u alleen nog de berichten die zich in de structuur van uw POP-account bevinden, naar de structuur van het nieuwe IMAP-account te verplaatsen.

Deze handleiding beschrijft de mechanismen van elektronische identiteitsvervalsing (spoofing) en de beschermingsmaatregelen tegen ongewenste berichten die zogenaamd van uw eigen domein afkomstig zijn.

Is mijn account zonder mijn medeweten gebruikt?

Het ontvangen van een e-mail waarvan u ogenschijnlijk de afzender bent, is een veelgebruikte techniek van psychologische manipulatie. Dit betekent niet dat uw postvak is gehackt. In de meeste gevallen gaat het om een eenvoudige vervalsing van de "Van"-header, vergelijkbaar met iemand die uw adres op de achterkant van een envelop schrijft voordat hij deze verzendt.

Zorg ervoor dat uw eigen adres niet in de whitelijst van uw spamfilter staat. Als het daar wel staat, negeert het beveiligingssysteem de veiligheidsanalyse en gaat het ervan uit dat het bericht legitiem is.

Diagnose: identiteitsvervalsing versus hacking

Het is cruciaal om identiteitsvervalsing (mail forging) te onderscheiden van een inbraak. Het wereldwijde e-mailverzendsysteem (SMTP) is ontwikkeld zonder een ingebouwde verificatie van de identiteit van de afzender.

Verhoog de veiligheid van uw domein

Om uw digitale reputatie te beschermen en de gevolgen van deze identiteitsvervalsingen te beperken, is het implementeren van authenticatieprotocollen de professionele norm:

• SPF & DKIM: deze digitale handtekeningen bevestigen dat uw berichten daadwerkelijk van onze geautoriseerde servers afkomstig zijn.
• DMARC: Dit belangrijke protocol stelt u in staat om instructies te geven aan servers over de hele wereld (bijvoorbeeld: "Als de e-mail niet door Infomaniak is ondertekend, wijs deze dan af of verplaats deze naar de map met ongewenste e-mail"). Het is het meest effectieve hulpmiddel om het misbruik van uw domein te analyseren en te beperken.
• Beheer van het catch-all-adres: Vermijd het gebruik van een catch-all-adres, dat alle berichten verzamelt die naar niet-bestaande adressen van uw domein worden gestuurd, omdat dit van nature grote hoeveelheden spam aantrekt.

Foutmeldingen (backscatter)

Als u meldingen ontvangt over niet-bezorgde berichten (Non-Delivery Reports) voor berichten die u nooit hebt verzonden, bent u het slachtoffer van het fenomeen backscatter. Verkeerd geconfigureerde servers van derden of botnetwerken gebruiken uw identiteit om massaal inhoud te verspreiden. Wanneer ze een niet-bestaand adres tegenkomen, stuurt de externe server de foutmelding naar de weergegeven afzender: u.

Deze handleiding legt uit hoe u via IMAP de inhoud van één of meerdere externe e-mailadressen kunt kopiëren (alle e-mailberichten, mappen, submappen, kortom, de volledige structuur van uw bestaande e-mailbox bij andere providers) naar één of meerdere van uw bestaande adressen bij Infomaniak, met behulp van de importtool van Infomaniak!

Inleiding

• De bewerking heeft geen invloed op de gegevens die al aanwezig zijn op het doeladres, noch op de gegevens van het bronadres.
• De volledige inhoud van de externe mailbox wordt geïmporteerd.
• Zodra het importproces is gestart, is het niet meer mogelijk om het te onderbreken.
• Eventuele duplicaten worden verwerkt: identieke inhoud wordt slechts één keer gekopieerd.
• Lees deze andere handleiding als u op zoek bent naar alternatieven voor dit IMAP-proces.

E-mails van een andere provider naar Infomaniak kopiëren

Vereisten

• U moet een Mail-service hebben in uw Infomaniak Manager.
• U moet beschikken over een vrij aantal beschikbare adressen of dit vooraf aanpassen indien nodig.
• Zorg ervoor dat de e-mailservice correct is beveiligd.
• Maak één of meerdere adressen aan in deze Mail-service.
• Het e-mailadres van de bestemming moet gekoppeld zijn aan de gebruiker (= het Infomaniak-account) die u gebruikt (dit is geen vereiste voor de massale import die hieronder wordt uitgelegd).
• Het e-mailadres waarvan de inhoud moet worden gekopieerd, moet zijn gebruikt (of compatibel zijn) met het IMAP-protocol:
  

Vervolgens kunt u de e-mailinhoud importeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importgereedschap (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Log indien nodig in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie; de import wordt namelijk uitgevoerd naar een van de e-mailadressen die zijn gekoppeld aan de webinterface Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account dat u gebruikt.
3. Klik op importeren via IMAP.
4. Klik op eenmalige import.
5. Vul het linkerveld in met uw bron-e-mailadres (waarvan de inhoud moet worden gekopieerd).
6. Vul het rechterveld in met het wachtwoord van datzelfde bron-e-mailadres (zie vereisten).
7. Pas indien nodig de Geavanceerde instellingen aan om een IMAP-serveradres op te geven:
   1. Voer de naam van de IMAP-server in (de hostnaam die door uw e-mailprovider wordt verstrekt), bijvoorbeeld imap.domain.ch (of .net, .com, enz., afhankelijk van uw e-mailadres in stap 5 hierboven).
   2. Voer het poortnummer in (standaard 993) en schakel SSL in.
8. Klik op Bevestigen:
   
9. Voer indien nodig een tweede e-mailadres in dat u tegelijkertijd wilt importeren.
10. Kies het e-mailadres waarop u de e-mails wilt importeren; in het vervolgkeuzemenu ziet u de e-mailadressen die momenteel zijn gekoppeld aan uw Infomaniak Mail-webinterface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd.
11. Nadat u het gewenste doeladres in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren:
    
12. De kopie begint; u kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of u kunt het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar - zie hieronder):
    
13. Er wordt automatisch een bevestigings-e-mail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd zodra de import is voltooid, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten:
    
14. Een overzicht is beschikbaar in de instellingen van het e-mailadres waarheen de berichten worden doorgestuurd, alleen in de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail):
    
15. Met het overzicht kunt u de importgeschiedenis van het betreffende adres bekijken:
    

De inhoud van meerdere e-mailadressen in één keer importeren

Om de inhoud van meerdere externe e-mailadressen (maximaal 25 per keer) naar één of meerdere Infomaniak-e-mailadressen te importeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importgereedschap (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Log indien nodig in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie, aangezien de import naar een van de e-mailadressen die aan de webinterface Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) zijn gekoppeld, zal worden uitgevoerd.
3. Klik op importeren via IMAP.
4. Klik op de geavanceerde modus: Importeren van meerdere e-mailadressen vanuit een CSV-bestand (.csv-formaat).
5. Download het voorgestelde CSV-sjabloon als voorbeeld:
   
   • Het sjabloon heeft de volgende structuur: bron-e-mail@domein.com;bronwachtwoord;imap.bron-host.com;bronpoort(993);bronssl(1of0);bestemmings-e-mail@domein.com
6. Bewerk het csv-bestand om er een van te maken met de juiste informatie die nodig is voor de kopieerbewerking (zie vereisten):
   
7. Upload het bestand met de knop CSV-bestand selecteren.
8. Nadat het bestand op de pagina van het hulpprogramma is geüpload, corrigeer of negeer eventuele fouten; klik op Importeren.
9. De kopieerbewerking begint. U kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar - zie hieronder).
10. Er wordt automatisch een bevestigings-e-mail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd zodra de import is voltooid, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten.
11. Een voortgangsbalk is beschikbaar in de instellingen van de bestemmings-e-mailadressen, in de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
12. De voortgangsbalk geeft de geschiedenis van de importen weer:
    

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers die hebben gekozen voor Infomaniak, een webhost die zich inzet voor het milieu: hieronder vindt u de details van de gebruikte berekeningsmethode voor de weergave van CO2 op de facturen, evenals tips om uw eigen digitale voetafdruk te verkleinen.

Voorwoord

• Voor webhosting en e-maildiensten toont Infomaniak de jaarlijkse hoeveelheid uitgestoten CO2, een waarde die is gebaseerd op een strikte methode van de levenscyclusanalyse (LCA), waarbij twee belangrijke componenten worden opgeteld:
  1. Milieueffect (volledige levenscyclus)
     • Met behulp van de emissiefactoren uit de ResilioDB-database houdt de berekening rekening met de emissies die ontstaan bij de productie (BLD), het transport (DIS) en de afvalverwerking/recycling (EOL) van elk apparaat (servers, RAM, harde schijven, enz.).
  2. Energie-effect (werkelijk verbruik)
     • Het werkelijke stroomverbruik van de servers wordt gemeten via IPMI-sensoren.
     • Deze energie wordt vervolgens omgerekend naar CO2-equivalenten, op basis van de specifieke energiemix van Infomaniak, die zeer koolstofarm is (11,77 g CO2eq/kWh).
• De totale impact wordt vervolgens verdeeld op basis van het gebruik van de klant (per gehoste website of per e-mailaccount).

Wat kunt u zelf doen?

Als de webhost zijn infrastructuur optimaliseert, speelt de eindgebruiker ook een cruciale rol. Hier leest u hoe u de ecologische voetafdruk van uw diensten kunt verkleinen.

Voor websites

Het doel is om het energieverbruik van de servers en de apparaten van de bezoekers te minimaliseren:

• Technische optimalisatie: comprimeer afbeeldingen, minimaliseer scripts en gebruik moderne formaten (WebP).
• Strak ontwerp: Beperk automatisch afspelende video's, advertenties en scripts die veel bandbreedte verbruiken.
• Bewezen methoden: Vooral voor WordPress wordt aanbevolen om de GreenIT-factsheets te raadplegen.

Voor e-mailcommunicatie

Ook de e-mailcommunicatie kan worden geoptimaliseerd:

• Eenvoud: Geef de voorkeur aan tekst-e-mails boven HTML-e-mails en beperk het gebruik van zware grafische handtekeningen.
• Bijlagen: Verstuur liever downloadlinks (via kDrive of SwissTransfer) in plaats van grote bijlagen, of gebruik het gecomprimeerde PDF-formaat.
• Opschonen: Meld u af voor onnodige nieuwsbrieven en gebruik tools om het verzenden van niet-geopende e-mails te voorkomen.

Het wordt aanbevolen om de statistieken regelmatig te controleren om de ecologische prestaties te verbeteren. Totdat de toekomstige geïntegreerde tools van Infomaniak beschikbaar zijn, kunt u de impact van uw websites beoordelen via GreenFrame.io.

Deze handleiding legt uit hoe u de inhoud van een bij Infomaniak gehoste e-mailadres kunt exporteren.

Inleiding

• Infomaniak biedt geen exportfunctie aan (bijvoorbeeld voor PST-bestanden).
• Infomaniak bewaart uw e-mails gedurende de gehele contractperiode en in overeenstemming met uw abonnement, met geïntegreerde back-ups zonder groottebeperking, binnen het kader van normaal gebruik van een gedeelde hostingdienst, conform artikel 1 van de algemene voorwaarden van de e-maildienst.
• De hieronder beschreven handmatige export werkt onder Windows: u kunt uw e-mails op deze manier in één archief opslaan, dat eenvoudig kan worden hersteld.
• Voor verdere hulp kunt u contact opnemen met de ondersteuning van de gebruikte e-mailclient of een partner.

Handmatige export

Om alle berichten te exporteren die zich op uw bij Infomaniak gehoste e-mailadres bevinden:

1. Installeer de gratis applicatie Thunderbird.
2. Configureer het betreffende e-mailadres in IMAP (om submappen op te nemen).
3. Zorg ervoor dat alle gewenste inhoud aanwezig is (synchroniseer de mailbox volledig – niet alleen de laatste 30 dagen bijvoorbeeld).

Vervolgens…

• …installeert u de gratis applicatie BackupThunderbird, waarmee u een archief kunt maken (indien nodig versleuteld) en dit later kunt herstellen…
• … of u kunt eenvoudig de verborgen bestanden van Windows weergeven en vervolgens deze map profiel vinden en een back-up ervan maken: C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\, omdat deze al uw e-mailcorrespondentie bevat.

E-mails lokaal downloaden

Een andere oplossing (niet aanbevolen, zie hier) zou kunnen zijn om een e-mailclient te configureren door de optie te kiezen om e-mails via het POP3-protocol te ontvangen. Hierdoor worden de berichten lokaal gedownload en is alleen de inbox van invloed.