Questa guida spiega come invitare su kChat un utente esterno alla tua Organizzazione che verrà comunque contabilizzato come un utente kSuite.

Premessa

• Prendi visione di questa altra guida per concedere l'accesso a uno o più canali kChat a un utente esterno che potrà così interagire con il tuo team senza essere conteggiato come un utente kSuite e senza avere diritti particolari nell'Organizzazione (di cui non farà parte).
• Puoi anche invitare un'equipe di lavoro completa da kChat.
• Prendi visione di questa altra guida se desideri gestire i canali a cui dovranno automaticamente appartenere i nuovi membri.

Invitare all'uso di kSuite

Prerequisiti

•  Essere amministratore dell'Organizzazione su cui si trova kSuite con diritti completi concessi per kChat.

Una volta invitato, l'utente potrà confermare la sua adesione e accedere a kChat con le autorizzazioni limitate che gli avrai concesso:

1. Clicca qui per accedere alla gestione di kChat sul Manager Infomaniak (hai bisogno di aiuto?).
2. Clicca su Aggiungi un utente: 
   
3. Clicca su Crea un utente kSuite.
4. Clicca su Avanti: 
   
5. Inserisci nome e cognome dell'utente e definisci il suo ruolo come utente semplice: 
   
   • Rappresentante legale
     • Responsabilità legale dell'organizzazione
     • Può gestire tutti i prodotti e gli utenti
     • Può gestire la contabilità e gli ordini di nuovi prodotti
   • Amministratore
     • Può gestire tutti i prodotti e gli utenti
     • Può gestire la contabilità e gli ordini di nuovi prodotti
   • Utente‍
     • Può gestire i prodotti che autorizzi‍
     • Può gestire la contabilità se lo autorizzi‍
6. Non creare un indirizzo email per l'utente e indicare il suo indirizzo email esistente a cui inviare l'invito:
   • Puoi costringere questo futuro utente a dover accedere con questo indirizzo email o autorizzarlo a specificare un altro indirizzo email (utile soprattutto se ha già un account utente presso Infomaniak con un altro identificativo di accesso).
   • Aggiungi l'utente alla tua kSuite con il pulsante a scorrimento (toggle switch).
7. Clicca sul pulsante Invita: 
   

L'invito è in attesa fino all'iscrizione definitiva dell'utente invitato (leggi di seguito). La dashboard degli utenti dell'Organizzazione indica bene questo stato:

Accettare l'invito

Per accedere all'Organizzazione che detiene kChat:

1. L'utente invitato riceve l'invito alla sua casella di posta elettronica e clicca sul pulsante Accetta l'invito:
   
2. Specifica le sue coordinate nonché l'indirizzo email / password che desidera utilizzare e completa l'iscrizione:
   
3. Una volta completata l'iscrizione, l'utente appena iscritto può accedere al suo Manager e accedere a kChat a cui è stato invitato.
4. Gli utenti esistenti vengono automaticamente avvisati dell'arrivo del nuovo partecipante e possono ora conversare con lui; non appena viene aggiunto, il nuovo utente riceve un messaggio da kChat.bot che gli dà il benvenuto:
   

Accesso a kSuite, e non accesso alla gestione di kSuite!

È importante differenziare l'uso dell'app kChat (all'interno di kSuite) e la gestione di kSuite stessa.

Nell'esempio di invito sopra, il nuovo utente è stato invitato a unirsi a kChat, viene conteggiato come un utente di kSuite quando un amministratore accede alla gestione degli utenti della sua kSuite:

Tuttavia, questo nuovo utente non potrà gestire direttamente la kSuite a cui è stato invitato poiché il suo ruolo (definito al primo punto 5 sopra) non lo autorizza a farlo.

Questo è il motivo per cui questo utente non vedrà alcun collegamento attivo nella sezione Strumenti Collaborativi → kSuite del suo Manager Infomaniak. Dovrà passare alle applicazioni Infomaniak tramite il menu ‍ in alto a destra:

Si noti che, se necessario, questo utente potrà ordinare la propria kSuite senza alcun collegamento con la kSuite a cui è stato invitato.