Ce guide explique comment ajouter ou modifier un nom d'expéditeur qui sera utilisé lors de l'envoi de vos e-mails depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Ce nom complet (généralement un nom et un prénom) est lié à votre adresse mail.
• Il s'affiche en remplacement ou à côté de votre adresse mail chez le destinataire de votre e-mail.
• A noter que s'il vous a déjà ajouté dans son carnet d'adresses avec un nom/prénom, c'est probablement celui-ci qui va s'afficher pour lui.

Comportement par défaut

Par défaut sans configuration particulière ni signature, aucun nom/prénom ne va s'afficher lorsque vous utilisez la messagerie. Vous rédigez un nouveau message:

Le message est reçu sous cette forme:

Ajouter / modifier le nom de l'expéditeur

Afin d'accéder au nom complet pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures.

Si une signature existe déjà, cliquez sur le menu d'action ⋮ pour la modifier et lire le point 5 ci-dessous:

Sinon si encore aucune signature n'existe:

1. Cliquez sur Ajouter:
   
2. Sélectionner un modèle.
3. Cliquez sur Continuer:
   
4. Entrez le nom permettant de désigner votre modèle de signature.
5. Entrez le nom que vous désirez afficher à côté de l'adresse mail lors de vos envois d'e-mails.
6. Cliquez sur le bouton Créer la signature:
   
7. Revenez à l'interface de messagerie:
   

Comportement après édition de la signature

Vous rédigez un nouveau message:

Le message est reçu sous cette forme:

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition des signatures Mail et sur le comportement du nom complet chez les différents utilisateurs d'un modèle de signature.

Ce guide explique comment désactiver la double authentification, aussi appelée authentification à deux facteurs (A2F) ou vérification en deux étapes (two-factor authentication en anglais, ou 2FA) pour la connexion au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) ou à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com).

Désactiver la 2FA

Si la validation en deux étapes est activée et que vous souhaitez la désactiver:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de la 2FA sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer pour retirer la sécurité:
   
3. Entrez le mot de passe de connexion à votre compte.

En cas de problème

Évidemment, la procédure ci-dessus nécessite de se connecter une dernière fois avec la double authentification, pour ensuite pouvoir la désactiver.

Si vous n'avez ni accès à l'application kAuth ni à l'appareil qui reçoit le SMS de validation, inutile d'appeler Infomaniak ; dans ce cas, pas le choix, vous devrez fournir un certain nombre d'éléments de sécurité manuellement ou via l'app Infomaniak Check (kCheck) pour obtenir l'accès à votre compte à nouveau:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion au Manager Infomaniak.
2. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe habituel et correct.
3. Lors de la demande d'authentification supplémentaire, cliquer sur les méthodes alternatives:
   
4. Choisissez d'entrer l'un de vos codes de secours si vous aviez téléchargé la fiche lors de l'activation de la 2FA:
   
5. Sinon sélectionnez le dernier choix de demande d'aide afin d'arriver sur le formulaire permettant de soumettre vos documents d'identité et selfie de reconnaissance:
   
6. Suivez la procédure jusqu'au bout et patientez:
   

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires de l'app Web Mail Infomaniak) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Apple Mail (application de bureau sur macOS) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Il est recommandé de configurer plutôt votre ordinateur macOS automatiquement par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple.
• ⚠️ Les différents services proposés par Infomaniak sont tous compatibles avec les protocoles standards correspondants (notamment IMAP/SMTP pour le mail, WebDAV pour les partages, S3/Swift pour le stockage, etc.).
• Par conséquent, si vous rencontrez un problème avec un logiciel tiers, contactez directement son éditeur ou un Partenaire et consultez la politique de support ainsi que l'article 11.9 des CGU Infomaniak.

Ajouter manuellement l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.
• Avoir ajouté l'adresse mail en question sur Mail Infomaniak pour utiliser l'assistant de synchronisation et pour que le profil Apple fonctionne sur vos appareils.

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur Autre compte.
3. Cliquez sur Continuer:
   
4. Entrez le nom du compte.
5. Entrez l'adresse mail à rattacher.
6. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
7. Cliquez sur le bouton bleu Se connecter:
   
8. Vérifiez et compléter les informations manquantes.
9. Cliquez sur Se connecter:
   
    
10. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Supprimez d'éventuels profils de configuration Apple liés à votre messagerie Infomaniak avant de recommencer la configuration.

Et si votre Apple Mail ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment exporter le contenu d'une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Infomaniak ne propose pas d'export (de PST p.ex) mais conserve vos e-mails sans limite* toute la durée de votre contrat avec des sauvegardes intégrées.
• L'exportation manuelle proposée fonctionne sur Windows: vous pourrez ainsi sauvegarder vos e-mails au sein d'une archive unique facilement restaurable.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel/client de messagerie utilisé, ou un partenaire.

Exportation manuelle

Pour exporter tous les messages contenu sur votre adresse mail hébergée par Infomaniak:

1. Installez l'application gratuite Thunderbird.
2. Configurez l'adresse mail concernée en IMAP (pour inclure les sous-dossiers).
3. Assurez-vous que tout le contenu souhaité est présent (synchronisez la boite depuis toujours - pas seulement les 30 derniers jours par exemple).

Ensuite…

• … soit vous installez l'application gratuite BackupThunderbird qui permet la création d'une archive (chiffrée si nécessaire) et la restauration ultérieure…
• … soit vous pouvez simplement afficher les fichiers cachés de Windows puis trouver et sauvegarder ce dossier profil
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  car il contient toute votre messagerie.

Télécharger les e-mails en local

Une autre solution (non recommandée) pourrait être de configurer un logiciel/client de messagerie en choisissant la réception par le protocole POP3 ce qui aura comme effet de télécharger les messages en local. Seule la boite de réception est concernée.

* dans le cadre d’un usage normal d’un service mutualisé, conformément à l’art. 1 des conditions particulières du Service Mail

Ce guide explique comment joindre des pièces jointes et/ou des images aux e-mails envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com), la solution en ligne complète pour lire et gérer vos e-mails.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des limitations d'envoi de mail / pièce jointe.

Joindre des fichiers de l'ordinateur à votre message

Pour ajouter une pièce jointe présente sur votre ordinateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Cliquez sur l'icône trombone Joindre un fichier.
4. Parcourez les emplacements pour sélectionner les pièces à joindre au message:
   
   • Avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) la limite de taille des pièces jointes est de 25 Mo.
     • Au-delà et dans une limite de 3 Go, un lien SwissTransfer est généré et intégré à votre message: les données sont stockées en Suisse dans le Cloud d’Infomaniak et vos destinataires pourront utiliser ce lien pour facilement télécharger les pièces jointes durant une période prédéfinie.
     • Au delà de 3 Go (et jusqu'à 50 Go), il est recommandé de passer systématiquement par SwissTransfer pour vos envois.

Joindre des fichiers kDrive à votre message

Pour ajouter une pièce jointe existante sur kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Cliquez sur l'icône de dossier kDrive pour parcourir les emplacements et sélectionner les pièces à joindre au message.
4. Cliquez sur le bouton bleu Pièce jointe (pour attacher les fichiers au message plutôt que d'envoyer un simple lien vers les fichiers) puis cliquez sur le bouton bleu Insérer:
    

Inclure une image dans le corps de votre message

Pour ajouter une image au message (au milieu du texte de votre message par exemple), 2 possibilités:

• Glisser/déposer l'image dans l'interface de saisie (les images de plus de 10 Mo ne seront pas affichées mais seont mises en pièce jointe).
• ou Cliquer sur l'icône représentant le cadre avec les montagnes puis:
  
   
  1. Cliquez sur le bouton pour téléverser une image (ce qui permet de la choisir à l'emplacement de votre choix puis de l'insérer dans le corps du message)…
  2. … ou inscrivez l'adresse URL de l'image que vous souhaitez inclure ; l'image doit se trouver quelque part sur Internet (vous pouvez utiliser le gestionnaire de fichiers FTP Manager pour envoyer votre image sur votre espace d'hébergement si vous en possédez) et doit encore s'y trouver au moment de la consultation du message par votre correspondant.

Ce guide explique comment activer ou désactiver les demandes d'accusé de réception / lecture depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Les demandes de confirmation de réception et/ou lecture sont compatibles avec la plupart des systèmes de messagerie.
• Elles dépendent malgré tout de l'action de l'utilisateur et des paramètres de son système de messagerie.
• La réception (ou non-réception) d'une confirmation de lecture ne garantit rien (les logs peuvent être mieux adaptés à certains cas).

Demander un accusé de réception/lecture

Pour permettre à votre correspondant de pouvoir confirmer facilement la bonne réception de votre message envoyé depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour demander un accusé de réception/lecture.
   
5. Cliquez sur ‍ Filtres et règles (dans la partie Paramètres de l'adresse mail).

A noter qu'il est également possible de l'activer au cas par cas lors de l'envoi de votre message sur Mail, depuis les options de rédaction en cliquant sur ⋮ puis sur l'option en question:

Accuser réception du message

Si vous recevez un mail et que vous le consultez sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) alors que son expéditeur a spécifiquement demandé à en être prévenu, vous pouvez accuser réception du message lors de sa lecture:

Ce guide explique comment modifier l'emplacement de certains dossiers présents dans l'arborescence de votre adresse mail.

Préambule

• L'arborescence d'une boite de messagerie classique peut contenir certains dossiers spéciaux comme p.ex celui qui stocke les e-mails…
  • … une fois leur envoi effectué (= "Sent messages" ou "Messages envoyés").
  • … durant quelques jours avant leur suppression définitive (= "Trash" ou "Corbeille").
• Tout est déjà configuré pour que par défaut ce soit synchronisé entre les différentes interfaces de messagerie autour du globe.
• Si vous souhaitez procéder à des ajustements pour différentes raisons, linguistiques parfois, alors prenez connaissance du guide ci-dessous afin de modifier ces dossiers spéciaux:
  • brouillons
  • messages envoyés
  • corbeille
  • archives
• Cela permet notamment de personnaliser la synchronisation de ces dossiers avec des clients IMAP comme Outlook, Mail iOS, Thunderbird, Spark, etc.
• Attention cela ne change pas la limite de durée de conservation des e-mails placés dans certains de ces dossiers spéciaux.

Accéder depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Posséder un accès valide à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) dans lequel l'adresse mail est rattachée.
• Avoir la permission de modifier les dossiers spéciaux: si vous aviez été invité sur Mail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour modifier ces dossiers spéciaux:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Dossiers:
   

Accéder depuis le Service Mail

Afin d'accéder à cette option depuis un Service Mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Dossiers:
   

Configurer les dossiers spéciaux

Sélectionnez les dossiers souhaités pour stocker par défaut vos brouillons, archives, messages envoyés ainsi que votre corbeille en cliquant sur la zone à droite de chaque élément:

Cela affichera la liste des dossiers déjà présents dans l'arborescence de votre messagerie (en cas de besoin, créez le dossier souhaité au préalable depuis Mail ou un logiciel en IMAP).

Pour modifier les dossiers par défaut accueillant le spam et les messages publicitaires & notifications de réseaux sociaux il faut le faire directement depuis la partie Filtre Spam et Filtre publicitaire.

Solutions alternatives pour…

Certains logiciels/clients de messagerie permettent également de modifier l'emplacement des dossiers spéciaux. Prenez connaissance de la documentation officielle de votre application en cas de besoin. Les liens suivants sont fournis à titre d'information:

… Mozilla Thunderbird

Prenez connaissance de cet autre guide officiel si vous recherchez des informations sur l'attribution des dossiers spécifiques (comme la Corbeille, Brouillons, Courrier envoyé) au compte IMAP et leur synchronisation avec Infomaniak.

… Microsoft Outlook 2013

Prenez connaissance de cet autre guide non-officiel si vous recherchez des informations sur comment l'utilisation du protocole IMAP dans l'application peut conduire à une configuration où les messages sont stockés uniquement localement et non synchronisés avec le serveur, ce qui contredit l'objectif principal d'IMAP de maintenir une cohérence entre les appareils.

… Microsoft Outlook 2021

Prenez connaissance de cet autre guide non-officiel si vous recherchez des informations pour enregistrer les e-mails envoyés dans le dossier “Envoyé” ("Sent") plutôt que “Éléments envoyés” sur l'application.

… Apple iOS

Prenez connaissance de cet autre guide non-officiel si vous recherchez des informations sur comment configurer les dossiers d'envoi, de brouillons et de messages supprimés sur un iPhone pour qu'ils soient synchronisés avec le serveur de messagerie, en accédant aux paramètres avancés de l'application Mail et en sélectionnant les dossiers correspondants sur le serveur IMAP.

Ce guide explique comment connecter l'application de messagerie native d'Android à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.

Ajouter manuellement l'adresse mail à l'application

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application de messagerie native sur votre appareil.
2. Cliquez sur Ajouter un compte.
3. Sélectionnez Autre comme type d'adresse.
4. Saisissez votre adresse mail.
5. Sélectionnez le type Personnal IMAP.
6. Vérifiez et complétez les informations manquantes.
7. Terminez la procédure.
8. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application de votre appareil.

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application.

L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné.

Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général
• … et si votre application ne fonctionne plus au niveau de l'envoi (serveur SMTP déconnecté ou absent p.ex) ou depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment enregistrer les pièces jointes (PJ) d'un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com). Vous pourrez ainsi sauvegarder en 1 clic l'ensemble des fichiers joints à un message, dans une archive .zip sur votre ordinateur, ou au sein de votre kDrive etc.

Export de PJ depuis l'app Web Mail

Pour exporter les fichiers joints reçus par mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Consultez le message mail contenant les pièces jointes que vous désirez sauvegarder.
3. Cliquez sur l'icône de trombone
4. ou directement au-dessus des fichiers attachés: 
   
   • Choisissez Tout télécharger pour créer une archive au format zip à télécharger sur votre appareil.
   • Choisissez Tout sauvegarder dans kDrive pour choisir le kDrive (parmi ceux auxquels vous êtes rattachés par votre Organisation) et l'emplacement désiré sur celui-ci pour enregistrer les fichiers.

En savoir plus

• Exporter tous les e-mails d'une adresse mail
• Exporter un e-mail vers kDrive
• Partager un e-mail spécifique