Ce guide explique comment transmettre à un destinataire un ou plusieurs e-mails déjà reçus, en les plaçant soit…

• … dans le corps d'un nouveau message directement,
• … en tant que pièce jointe (cela permet de transmettre l'entier du message avec ses en-têtes et pas uniquement son contenu).

Préambule

• Pour obtenir un lien de partage permettant de consulter un e-mail spécifique, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour rediriger automatiquement tous les futurs messages entrants, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour filtrer et ne rediriger automatiquement que certains messages, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour savoir comment transmettre des e-mails mais depuis un logiciel/client de messagerie tiers:
  • Apple Mail
  • Microsoft Outlook
• Depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 messages présents dans la boite de réception pour les transférer à vos correspondants depuis le menu d'action ⋮ en haut de votre boite de réception:
  
  • Quelle que soit la méthode de transfert enregistrée dans les paramètres (corps du message ou pièce jointe — lire plus bas) si vous transférez entre 2 et 5 messages, ceux-ci seront automatiquement mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.

Transférer un message depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez le message à transférer.
3. Cliquez sur l'icône Transférer en haut à droite de votre message:
   
   • Vous trouverez également l'élément TRANSFERER dans le menu d'action ⋮ :
     

Configurer la méthode de transfert de l'app Web Mail Infomaniak

Vous pouvez configurez Mail Infomaniak pour qu'un transfert (forward) d'e-mail soit toujours effectué en tant que pièce jointe et non pas cité dans le corps du message.

En effet, par défaut le mail d'origine sera cité en clair directement dans le corps du mail:

Pour modifier cela et définir la méthode de transfert par défaut:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral secondaire.
4. Cliquez sur l'option désirée ("En pièce jointe") pour "Transférer les mails"
   
    

Désormais le mail d'origine sera attaché en pièce jointe du mail:

Ce guide explique comment permettre à un utilisateur (ami, collaborateur, client, membre de la famille, etc.) l'utilisation simple et sécurisée d'une adresse mail que vous avez créé au sein d'un Service Mail Infomaniak en tant qu'administrateur de l'Organisation concernée.

Préambule

• Dans la plupart des cas, aucun mot de passe ne devra lui être transmis.
• L'adresse mail sera ajoutée automatiquement à l'interface Mail Infomaniak de l'utilisateur, après son acceptation de l'invitation.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations supplémentaires concernant la simple création d'adresse mail pour vous-même.

Inviter à utiliser l'e-mail…

… depuis le Service Mail

Pour faire qu'un utilisateur déjà actif puisse accéder à l'adresse mail que vous souhaitez partager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Inviter en haut du tableau (tableau des utilisateurs ayant actuellement l'adresse concernée sur Mail):
   
5. Choisissez de générer un lien de partage (ou inviter un utilisateur déjà existant dans l'organisation).
6. Définissez éventuellement des restrictions parmi les permissions‍ qu'il est possible d'attribuer à l'utilisateur.
7. Cliquez sur le bouton bleu:
   
8. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
9. Copiez le lien qu'il faut partager à l'utilisateur Mail invité.
10. Modifiez si nécessaire la langue de l'invitation.
11. Activez si nécessaire l'envoi par mail/SMS:
    
     

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour accéder au même processus que ci-dessus mais depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail concernée.
3. Cliquez sur les Paramètres de l'adresse mail:
   
4. Cliquez sur Inviter:
   

Accepter l'invitation

Afin de consulter l'adresse mail à laquelle il est invité, l'utilisateur exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Une première fenêtre lui indique qui est la personne l'ayant invité, et quelle adresse mail il pourra consulter après création du compte utilisateur (ou connexion à son compte utilisateur existant).
2. L'utilisateur invité se connecte au compte.
3. Son app Mail Infomaniak affiche directement la nouvelle adresse qu'il peut désormais utiliser.

En cas de problème

Si le bouton Inviter (point 6 ci-dessus) n'est pas visible ou reste grisé, vérifier que:

• votre compte utilisateur dispose de permissions suffisantes pour administrer le produit en question
• l'adresse mail concernée n'existe pas encore comme identifiant de connexion à une Organisation Infomaniak
• le tableau sous le bouton ne fait pas mention d’un utilisateur figurant avec une adresse mail identique à l’adresse mail concernée

Exemple: vous souhaitez inviter quelqu’un à consulter l’adresse anna.a@domain.xyz mais le bouton est grisé car un utilisateur anna.a@domain.xyz figure sur le tableau.

Solution: pour pouvoir inviter un nouvel utilisateur à consulter l’adresse concernée, supprimez entièrement le compte utilisateur ayant pour adresse de connexion l’adresse mail concernée.

Ce guide explique comment ajouter un dossier ou un sous-dossier en tant que favori sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Placé automatiquement en haut de votre liste de dossiers, vous obtiendrez un accès raccourci et rapide à ce dossier.
• Plusieurs dossiers peuvent être placés en favori.

Définir comme favori un dossier

Pour ajouter un dossier en tant que favori ou le retirer:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du dossier concerné dans le menu latéral gauche.
3. Choisissez l'action désirée:
   
   

Et sur l'app mobile ?

Il n'est pas possible d'ajouter un dossier en tant que favori depuis l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Pour accéder à vos dossiers:

1. Touchez l'icône en haut à gauche de la boite de réception Mail.
2. Un volet se déroule par la gauche et affiche plusieurs rubriques.
3. La rubrique "Dossiers" affiche vos dossiers par ordre alphabétique, la rubrique est rétractable, vous pouvez créer de nouveaux dossiers mais pas en définir certains comme favori.

Vous pouvez définir des messages comme favori, afin d'avoir un suivi sur ceux-ci.

Ce guide détaille les règles spécifiques à respecter lors de l’utilisation d’un mot de passe contenant le caractère “dollar” $ pour envoyer un e-mail via le SMTP Infomaniak dans un script (PowerShell, Python, etc.).

Préambule

• Si lors de l’envoi d’un e-mail via SMTP vous obtenez une erreur d’authentification (par exemple auth failed, invalid login or password) alors que le mot de passe est correct et fonctionne dans un logiciel comme Outlook, le problème peut venir du traitement du caractère $ dans votre script ou fichier de configuration.
• Pour garantir une exécution fiable de vos scripts SMTP, il est fortement conseillé d’éviter tout caractère spécial ayant une signification syntaxique, en particulier $, dans les mots de passe utilisés dans les scripts et fichiers de configuration.
• Le problème peut également survenir pour se connecter aux bases de données.

Règles à respecter

Le caractère $ est un symbole spécial dans de nombreux langages et environnements. Lorsqu’il est utilisé dans un mot de passe dans un script ou un fichier de configuration, il peut être interprété à tort comme une variable ou un caractère de contrôle.

Voici des cas fréquents où il ne faut pas utiliser le caractère $ dans un mot de passe :

• PowerShell : $ est utilisé pour déclarer des variables. Un mot de passe contenant $ peut provoquer des erreurs de syntaxe ou être tronqué.
• Bash / Shell (Linux) : $ est également un préfixe de variable. Il peut déclencher des substitutions inattendues.
• Fichiers YAML (par exemple Home Assistant, GitHub Actions, Docker Compose) : $ peut être interprété comme une variable d’environnement.
• Fichiers .env, .ini, ou autres fichiers de configuration : les outils qui lisent ces fichiers peuvent tenter d’interpréter les variables.
• Commandes ou URL avec authentification : un mot de passe contenant $ peut être mal encodé ou échoué lors de l’analyse.

Pour corriger ou prévenir ce type d’erreur :

• Évitez d’utiliser le caractère $ dans les mots de passe destinés à être utilisés dans des scripts ou systèmes automatisés.
• Si vous devez absolument l’utiliser, encadrez toujours la chaîne de mot de passe correctement selon le langage :
  • En PowerShell : utilisez des guillemets simples 'password$Test' si possible.
  • En Python : assurez-vous que la chaîne est bien entre guillemets simples ou doubles, sans interprétation.
  • En Bash : échappez le $ avec un antislash \$.

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis.
   
   
    

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran.
3. Sortez si nécessaire de la sélection de messages par le bouton Annuler en haut de l'écran:
   
   ‍

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.

Ce guide explique comment insérer du texte enrichi et des images au sein de vos messages sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Pour définir certains des réglages ci-dessous par défaut pour tous vos nouveaux messages, prenez connaissance de cet autre guide.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de l'ajout et insertion d'images.

Personnaliser et mettre en forme un e-mail

Afin de modifier le style d'écriture de vos e-mails sur Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouveau message et sélectionnez-en une partie.
3. Cliquez sur l'icône A en bas à droite de la fenêtre de rédaction pour afficher la barre d'outils.
4. Mettez en forme votre texte avec les options de style (italique / gras / souligné), taille, police, alignement, couleurs, etc. ou revenir à du texte brut:
   
   
    
5. Il est même possible d'éditer le code source (HTML) de votre message:
   

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'inclusion du message d'origine lors de votre réponse à un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) pour navigateur Web.

Ne plus citer le message initial

Par défaut, le texte du message auquel vous êtes en train de répondre sera placé en-dessous de votre propre texte de réponse (A):

En suivant le guide ci-dessous, rien ne sera cité du message d'origine et vous répondrez à partir d'une base vierge avec ou sans signature (B):

Afin de ne plus jamais citer le message original lors d'une réponse à un correspondant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Désactivez le bouton à bascule (toggle switch) à droite de l'élément "Inclure le message original dans la réponse":
   

Ce guide explique comment activer le filtre anti-spam Infomaniak qui permet de réduire considérablement le nombre de messages non sollicités pouvant arriver sur votre adresse mail Infomaniak si vous la communiquez à des tiers. Les messages que vous désirez réellement voir rapidement ne seront plus noyés parmi des dizaines d'autres messages non désirés, car ces derniers seront placés automatiquement dans un dossier spécialement dédié à cet effet.

Préambule

• Le spam est un courrier non-sollicité, souvent de nature publicitaire ou frauduleuse, dans le but de promouvoir des produits, des services ou de réaliser des escroqueries en ligne ; un problème persistant depuis les débuts de l'e-mail et qui a évolué avec les technologies de communication, suscitant la mise en place de stratégies pour lutter contre cette forme de pollution numérique.
• Le filtre est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.
• Les e-mails placés dans le dossier Spam (ou dans le dossier de destination du spam - lire plus bas) sont automatiquement effacés après 30 jours.‍

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le filtre: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez (ou désactivez) l'option filtre spam, l'effet est immédiat (patientez pour le message de confirmation à l'écran):
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam.
    

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Filtres et règles dans le menu latéral gauche.
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat:
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (ils pourront être traités en aval par votre logiciel/client de messagerie si celui prend en charge la lecture de ce type de header).

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Signaler un spam ou déclarer un faux positif

Si des messages de type spam passent entre les gouttes ou à l'inverse si un mail valide a été classé en tant que spam involontairement, vous pouvez intervenir en quelques clics.

Prérequis

• Vérifier que le filtre spam est actif.
• Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Afin de déplacer automatiquement dans le dossier Spam un e-mail de votre boite de réception qui aurait échappé au filtre anti-spam :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Sélectionnez le message dans la boite de réception puis cliquez sur l'icône Spam de la barre d'outils:
   
   
    
3. Vous pouvez également l'ouvrir et le déclarer comme Spam dans un second temps:
   
   
    
4. Autre possibilité: l'ouvrir et cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite:
   
   

Dès lors que vous avez cliqué sur Signaler comme spam :

• l'e-mail est déplacé dans le dossier Spam (ou dans le dossier défini manuellement)
• l'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs bloqués
• le filtre est affiné pour une meilleure prise en charge au fil du temps

Signaler un faux positif

A l'inverse, si vous agissez sur un e-mail faussement considéré comme spam (faux positif) en cliquant sur l'icône "Ceci n'est pas du spam" :

• L'e-mail est déplacé vers la boite de réception…
• L'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs autorisés…
• Cela agit également sur le filtre et ses critères.

Personnaliser le filtre anti-spam

Modifier l'emplacement des spams

Vous pouvez choisir l'emplacement par défaut du dossier dans lequel les messages considérés comme spam iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Toujours sous Filtres et règles là où vous avez activé le filtre spam:

1. Cliquez sur Modifier:
   
2. Cliquez sur le nom du dossier pour en choisir un autre (en créer un nouveau au préalable si nécessaire):
   
3. Cliquez sur le bouton Valider.

Autoriser ou bloquer des expéditeurs

Vous pouvez spécifier à l'avance quels expéditeurs devront toujours aller dans le dossier Spam (ou l'inverse): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Ce guide explique comment consulter les logs d'activités des adresses mail contenues au sein d'un Service Mail Infomaniak.

Préambule

• Les logs de vos adresses mails sont disponibles gratuitement sur la période des 20 derniers jours.
• La consultation des logs sur une période plus longue est payante:
  • contactez le support Infomaniak.

Consulter les logs depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Posséder un accès valide à à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) dans lequel l'adresse mail est rattachée.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation qui gère le Service Mail.
• Avoir la permission de consulter les logs: si vous aviez été invité sur Mail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin

Ensuite pour accéder aux logs depuis Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général en-dessous.
5. Cliquez sur Consulter les logs:
   
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure.
7. Cliquez sur Rechercher.

Consulter les logs depuis Service Mail

Pour accéder au Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
   
4. Cliquez sur Logs dans le menu latéral gauche.
5. Depuis le menu déroulant, sélectionnez une adresse mail (par défaut c'est la première adresse du Service Mail qui est sélectionnée).
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure:
   
7. Cliquez sur Rechercher.

Résultat des logs

Les logs d'expédition et de réception d'e-mails seront présentés sous la forme d'un tableau.

Passez votre souris sur l'éventuelle icône ⓘ de la colonne Statut pour afficher plus d'informations si nécessaire:

Ce guide explique comment fonctionne le chiffrement des messages sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Lorsque le chiffrement est activé, les e-mails et pièces jointes sont chiffrés dès leur réception sur les serveurs Infomaniak, via les clés publiques des expéditeurs et destinataires.
  • Chaque adresse mail génère une clé à sa première utilisation, stockée de manière sécurisée dans les datacenters Infomaniak.
• Les clés reposent sur la cryptographie à courbes elliptiques (ECC) et utilisent le standard OpenPGP.
  • Elles sont elles-mêmes chiffrées en AES-256-GCM avec un déchiffrement automatique via l’authentification Infomaniak.

Activer le chiffrement des e-mails

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement:
   
4. Validez l'action si une fenêtre de confirmation s'affiche.
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé et la couleur de l'ensemble est modifiée.
6. Appuyez sur le bouton Envoyer.

L'action est à réaliser lors de chaque nouvel envoi.

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire. Une mention indiquera le chiffrement du message…

1. … dans la boite de réception du destinataire:
   
2. … à l'ouverture du message reçu:
   
3. … et dans le dossier des messages envoyés par l'expéditeur:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude, mais adressé à une adresse mail hors Infomaniak.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement.
4. Une modale s'ouvre pour vous permettre de définir un mot de passe.
5. Entrez un mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé):
   
6. L'icône représente désormais un cadenas fermé et vous pouvez envoyer l'e-mail comme d'habitude.

Les destinataires recevront alors un message leur signalant qu’un mail chiffré les attend:

En cliquant sur le bouton fourni, ils seront redirigés vers une page Web sécurisée où le mot de passe devra être saisi.

Une fois le mot de passe validé, le message chiffré pourra être consulté sur cette même page.

Stockage et recherche

Dans les résultats de recherche, seul l'objet des messages chiffrés sera visible, tandis que leur contenu restera sécurisé lors du stockage.

Ce guide explique comment réagir rapidement à un e-mail sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Les réactions ne sont pas possibles si:
  • vous étiez destinataire du message mais en CCI
  • vous avez déjà ajouté 5 réactions
  • si le message comporte plus de 20 destinataires et/ou est de type newsletter ou liste de discussion
  • si l'expéditeur est no-reply / catchall / postmaster
  • le message est chiffré ou se trouve parmi les spams, brouillons ou les messages programmés (ainsi que dans la corbeille)
• Il est possible d'annuler l'envoi d'une réaction (même si vous n'avez pas activé un délai d'annulation d'envoi des e-mails).

Envoyer une réaction sous la forme d'émoji

Pour envoyer rapidement un émoji de réaction à un e-mail reçu:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez l'e-mail auquel vous souhaitez réagir.
3. Cliquez sur l'émoji “Smiley” dans la liste des actions rapides en haut à droite du message:
   
   
   • Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité par un bouton en dessous du message:
     
4. Cliquez sur l'émoji correspondant le mieux à votre réaction, celui-ci est ajouté en-dessous du message et immédiatement envoyé à votre correspondant.
   • Une annulation est possible en cours d'envoi depuis la notification affichée en bas de l'écran:
     
5. L'émoji s'affiche sur le message en question:
   
   • Une trace de votre réaction est également stockée dans le dossier des messages envoyés.
6. L'émoji s'affiche chez votre correspondant qui reçoit une notification comme habituellement lorsqu'il reçoit une réponse à son e-mail:
   
   • Il peut également répondre à la réaction comme habituellement lors de la réception d'un nouveau message.
7. L'utilisateur ayant réagit à l'e-mail retrouve rapidement le dernier émoji utilisé dans sa liste de réactions sur l'app, évitant ainsi de devoir le rechercher à chaque fois:
   

Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de tri/filtrage (conditions permettant de classer automatiquement vos e-mails à partir de certains critères) pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de règle, le créateur du modèle choisi la ou les conditions qui déclencheront l'action, mais c'est à l'utilisateur final, depuis son Mail, de définir l'action à exécuter (déplacement dans tel dossier p.ex) lorsqu'il ajoutera une règle d'après le modèle existant.
• Pour des raisons de confidentialité, il n'est pas possible d'appliquer des règles de tri sur plusieurs adresses mail en même temps.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Créer un modèle de règles de tri

Pour créer un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles.
5. Cliquez sur ‍ Ajouter un modèle de règle:‍
   ‍
6. Donnez un nom au modèle.
7. Définissez la condition pour laquelle l'utilisateur final pourra choisir l'action à déclencher.
   • Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
8. Si l'option Rendre visible est activée (pendant la création ou choix possible également après), les modèles de règles créés seront suggérés aux utilisateurs des adresses mail qui vont dans leur partie FILTRES ET REGLES.
9. Appuyez sur Ajouter le modèle:
   
   • Quand l'utilisateur d'une adresse mail du Service Mail sur lequel le modèle de règle a été défini se rendra dans la configuration de ses règles de tri, il pourra choisir le modèle comme base de travail, ce qui lui évitera de refaire une éventuelle configuration complexe, et de simplement choisir l'action à effectuer:
     

Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de message automatique en cas d'absence pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de répondeur, le créateur du modèle choisi le texte qui devra être envoyé lorsqu'un nouvel expéditeur contacte une adresse sur laquelle le modèle aura été appliqué.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Créer un modèle de répondeur

Pour créer un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Répondeur.
5. Cliquez sur ‍ Ajouter un modèle de répondeur:‍
   
6. Remplissez les champs et appuyer sur Ajouter le modèle de répondeur:
   
   • Si l'option Rendre visible est activée (pendant la création ou choix possible également après), les modèles de répondeur créés seront suggérés aux utilisateurs des adresses mail. 

Activer un modèle sur une adresse mail existante

Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche.
4. Selon la taille de l'écran cliquez d'abord sur le menu d'action ⋮ ou directement sur Appliquer un modèle de répondeur.
5. Sélectionnez le modèle de votre choix.
   • Seuls les modèles rendus visibles sont disponibles lors de l'activation.
6. Cliquez sur le bouton Activer:
   

Ce guide explique comment obtenir et installer une application sur ordinateur à partir de certaines interfaces Infomaniak comme celle de kSuite ou celles qui permettent de gérer vos calendriers/agendas ou vos carnets d'adresses.

Installer une progressive web app (PWA)

Une Progressive Web App (PWA) est une application conçue pour le Web et offrant une expérience semblable à celle d'une application mobile. Les PWA sont rapides et offrent de nombreuses fonctionnalités disponibles sur les appareils mobiles. Elles peuvent par exemple fonctionner hors connexion et envoyer des notifications.

Télécharger l'app (PWA) Calendar Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

2. Cliquez sur l'icône spécifique et dédiée aux PWA dans la barre d'adresses du navigateur:

Sur certains appareils, il faut choisir l'option “Ajouter à l'écran d'accueil” pour pouvoir “créer” l'application autonome.

Supprimer l'application Calendar Infomaniak

1. Ouvrez l'application concernée précédemment créée.
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ .

3. Cliquez sur Désinstaller:

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Apple Mail (application de bureau sur macOS) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Votre ordinateur macOS sera automatiquement configuré par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple contrairement à une configuration manuelle.
• Il est possible de supprimer un profil de configuration une fois installé (descendre tout en bas de cette page pour les explications).
• ⚠️ Les différents services proposés par Infomaniak sont tous compatibles avec les protocoles standards correspondants (notamment IMAP/SMTP pour le mail, WebDAV pour les partages, S3/Swift pour le stockage, etc.).
• Par conséquent, si vous rencontrez un problème avec un logiciel tiers, contactez directement son éditeur ou un Partenaire et consultez la politique de support ainsi que l'article 11.9 des CGU Infomaniak.

Installer un profil de configuration

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.
• Avoir ajouté l'adresse mail en question sur Mail Infomaniak pour utiliser l'assistant de synchronisation et pour que le profil Apple fonctionne sur vos appareils.

Vous pouvez télécharger le profil depuis l'appareil concerné ou l'envoyer depuis un autre appareil (si vous avez déjà une adresse mail qui fonctionne correctement par exemple):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil de configuration Infomaniak (service en ligne https://config.infomaniak.com) — connectez-vous si nécessaire à votre compte Infomaniak sur l'Organisation sur laquelle est gérée votre adresse mail.
2. Choisissez d'installer le profil sur cet appareil.
3. Choisissez de synchroniser les e-mails.
4. Entrez le mot de passe de l'adresse mail (rattachée sur Mail Infomaniak (Webmail)) que vous souhaitez synchroniser.
5. Cliquez sur le bouton bleu Vérifier:
   
6. Téléchargez le profil de configuration:
   
7. Ouvrez les Paramètres système de l'ordinateur.
8. Cliquez sur Général dans la barre latérale, puis cliquez sur Gestion de l'appareil (pour la version macOS Sequoia 15). Si vous avez une version inférieure ou que vous ne trouvez pas le profil, prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire:
   
9. Cliquez sur +:
   
10. Localisez puis ouvrez le fichier précédemment téléchargé:
    
11. Cliquez sur Continuer:
    
12. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
13. Cliquez sur Installer:
    
14. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application Apple Mail que vous pouvez ouvrir et contrôler.

Supprimer un compte IMAP

Prenez connaissance du chapitre "Arrêter d’utiliser un compte" en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire (attention: ne pas supprimer un compte POP3 sans sauvegarder vos messages auparavant).

Supprimer un profil Apple

Prenez connaissance de la documentation officielle en changeant en haut de page* la version de votre système si nécessaire.

*Pourquoi est-il nécessaire de choisir la version du guide correspondante exactement à votre version du système macOS / iOS ? Apple introduit des changements parfois subtils à chaque nouvelle version de son système, par exemple un chemin sur iOS 15…

… devient ceci sur iOS 18…

Ce guide explique comment classer de côté un e-mail de façon temporaire jusqu'à une date/heure précise, ceci sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Au maximum 1000 discussions de la boite de réception uniquement peuvent être mis en attente, ceci jusqu'à maximum 1 an (cette mise en attente peut être stoppée ou modifiée temporellement à tout moment).
• Lors de cette mise en attente (fonction snooze, ou remind):
  • La discussion est déplacée dans un dossier "En attente" visible sur l'app Mail et sur lequel est affiché le nombre de discussions en attente.
  • Si un nouveau message arrive dans une discussion mise en attente, celle-ci sera automatiquement annulée et la discussion sera visible dans la boite de réception.
• Lorsque l'échéance arrive:
  • La discussion revient automatiquement dans la boite de reception, en première position, avec une notification particulière.
  • Le message, jusqu'à sa lecture, affichera une indication "En attente depuis X" (X étant la date à laquelle le message est revenu dans la boite de réception).
• Sur un client/logiciel de messagerie type Outlook en IMAP:
  • Lors de la mise en attente, la discussion restera à sa place initiale.
  • Si vous déplacez manuellement un message mis en attente, la fonctionnalité sur ce message n'est plus effective du côté de l'app Web.
  • Lorsque l'échéance arrive, la discussion remontera en premiere position comme sur l'app Web et une notification standard de "nouveau message" sera affichée.

Archiver temporairement un e-mail

Prérequis

• Activer le mode discussions pour vos adresses mail de l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Ensuite pour faire temporairement disparaitre l'un de vos messages parmi tous vos e-mails, et faire qu'il réapparaisse dans votre boite de réception au moment futur que vous aurez programmé:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Sur le message ou la discussion concernée, cliquez sur l'icône d'horloge dans la barre d'outils.
3. Choisissez jusqu'à quand le message devra disparaitre de votre boite de réception, parmi les choix prédéfinis ou en personnalisant la durée:
   
4. Une fois mis en attente, le message s'affiche dans un nouveau dossier dédié aux messages en attente.
5. La date/heure de fin de mise en attente est affiché au côté de chacun des messages:
   

Pour activer l'accessibilité à cette fonctionnalité directement depuis la liste de vos messages dans la boite de réception:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Activez la fonctionnalité de mise en attente dans la partie Actions au survol:
   
5. Revenez sur la boite de réception, vous aurez ainsi la possibilité de mettre en attente l'un de vos e-mails directement dans la liste:
   

Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

Comprendre la différence entre sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données vise à empêcher tout accès non autorisé à vos informations. Elle repose sur des mesures comme le chiffrement, les pare-feu ou les VPN. Une faille de sécurité peut avoir des conséquences désastreuses : imaginez qu’un hacker vole l’intégralité de votre base de données clients et exige une rançon pour la récupérer. Ce type d’attaque – le ransomware – peut paralyser une entreprise du jour au lendemain.

Aujourd’hui, on estime que plus de 50 % des entreprises victimes d’une cyberattaque ferment dans les deux ans.

La confidentialité des données concerne qui peut accéder à vos informations et comment elles sont utilisées. Même si vos données sont sécurisées contre le piratage, elles peuvent être collectées, analysées et revendues… en toute légalité.

Exemple : vous stockez précieusement les informations de vos clients, mais sans le savoir, un service que vous utilisez partage – anonymement – ces données avec des tiers. Résultat ? Vos concurrents peuvent récupérer des analyses précieuses sur votre marché et cibler vos propres clients sans jamais avoir eu besoin d’un piratage.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

Au sujet des données hébergées qui vous appartiennent et si celles-ci concernent des données personnelles de vos visiteurs, contacts et clients, c'est à vous qu'il revient d'assurer les compatibilités.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est important d'informer les utilisateurs sur la manière et le but du traitement. Cela se fait habituellement par le biais d'une déclaration/charte de confidentialité.

Un certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel

Ce guide détaille le service de traduction automatique intégré à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• L'interface Mail Infomaniak intègre un traducteur automatique, tant pour la lecture que pour la rédaction, pour le français, l’allemand, l’anglais, l’italien et l’espagnol.
• Cette solution IA ne repose pas sur un service tiers (DeepL, Google Translate, etc.) contacté via API, mais elle est hébergée, opérée et en partie entraînée par Infomaniak.

Traduire le texte…

… lors de la rédaction

Pour traduire automatiquement dans une langue étrangère un message que vous redigez dans votre langue:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouvel e-mail sans l'envoyer.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire.
5. Modifiez les langues si nécessaire.
6. Cliquez sur Appliquer la traduction:
   

… lors de la lecture

Pour traduire automatiquement dans votre langue un message reçu rédigé dans une langue étrangère:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Consultez l'e-mail à traduire.
3. Sélectionnez le texte à traduire.
4. Cliquez sur Traduire:
   
5. Cliquez sur le nom des langues pour modifier les langues utilisées.
   • Au même endroit vous pouvez également copier dans le presse-papiers le texte qui a été traduit, afin de l'utiliser ultérieurement:
     

Désactiver le traducteur

Vous pouvez régler les éléments qui s'affichent lors d'un clic sur votre message:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Cochez ou décochez les actions que vous souhaitez avoir au clic:
   

Ce guide explique comment copier le contenu d'une adresse mail Infomaniak (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail) sur une autre de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• Ceci n'affecte ni le contenu actuellement présent sur l'adresse qui va recevoir le contenu, ni le contenu de l'adresse de départ dont le contenu sera copié.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Il est  possible de spécifier une seconde adresse à importer lors du même processus.
• Si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide pour importer des messages d'un fournisseur mail externe autre que Infomaniak.

Copier les e-mails d'un compte à un autre

Pour importer le contenu d'une autre adresse mail :

1. Rendez-vous à l'adresse https://import-email.infomaniak.com/.
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation de votre choix (l'importation se fera vers une adresse mail rattachée à l'interface Mail Infomaniak du compte que vous utilisez).
3. Cliquez sur l'importation unique.
4. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
5. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail (cliquer ici pour vérifier que vous utilisez le bon mot de passe et si nécessaire, modifier le mot de passe de votre adresse mail).
6. Cliquez sur Confirmer.
7. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
8. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Infomaniak Mail du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
9. Il est évidemment impossible de copier les e-mails vers l'adresse identique:
   
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
11. La copie débute et continue en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre qui s'affiche, un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.

Ce guide présente les mécanismes d'authentification de la messagerie et les moyens pour résoudre l'erreur Sender Mismatch.

Préambule

• L'erreur "Sender Mismatch" survient lorsque l'adresse utilisée pour envoyer un e-mail ne correspond pas à l'adresse d'authentification utilisée lors de la connexion au serveur SMTP.
• Cette erreur est liée à deux éléments spécifiques :
  • le Return-path (également appelé "envelope sender"), qui est utilisé par le serveur de messagerie pour gérer les retours et les erreurs de livraison,
  • et l'en-tête From, qui est l'adresse d'expéditeur visible par le destinataire dans le message.

Résoudre l'erreur Sender Mismatch

Techniquement, lors de l'envoi d'un e-mail via un logiciel/client de messagerie, vous devez vous authentifier en utilisant un nom d'utilisateur (= votre adresse e-mail) et un mot de passe.

Si, après authentification, l'adresse d'expéditeur spécifiée dans l'en-tête "From" ou dans le "Return-path" est différente de l'adresse utilisée pour l'authentification, le serveur Infomaniak peut considérer cela comme une tentative de falsification. C'est cette incohérence qui déclenche l'erreur "Sender Mismatch".

Pour corriger cette erreur:

• Vérifiez que l'adresse mail utilisée pour l'envoi est celle avec laquelle vous vous authentifiez (ou un alias valide).
• Ne modifiez pas l’adresse Return-path ou l’en-tête From pour une autre adresse non autorisée (si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide afin de tester une autre application de messagerie ou de configurer correctement votre logiciel/client de messagerie actuel).