Gérer le partage du dossier commun sur kDrive

Ce guide illustre les différents types de partages qu'il est possible d'effectuer au sein du dossier commun de kDrive et explique comment limiter l'accès au dossier si certains utilisateurs ne doivent pas accéder à tout ce qui s'y trouve déjà. Il est très facile de modifier un partage en tout temps.

Passer d'un simple partage à une invitation kSuite

A. Partager sans inscription

Imaginons un kDrive Pro au sein d'une kSuite, avec 1 seul utilisateur sur 3, des données dans le dossier commun et dans le dossier personnel.

Un dossier présent dans le dossier commun est d'abord partagé avec un nouvel utilisateur totalement externe à ce kDrive et à Infomaniak, via un lien de partage public:

1. faire un clic droit sur le dossier ou sous-dossier concerné, choisir l'élément Partager puis rester sur le premier onglet en ajustant les paramètres selon vos besoins:
   
2. par conséquent, l'utilisateur qui consulte ce lien public obtient ce type de vue et peut naviguer, voir et télécharger les fichiers, le tout en lecture seule.: 
   

B. Partager avec inscription (utilisateur externe)

Pour aller plus loin avec l'expérience de partage, il faut cette fois-ci choisir le second onglet de partage (cf point A.1 ci-dessus):

1. indiquer l'adresse mail de l'utilisateur concerné:
   
2. le choix retenu ici concernant la liberté donnée à l'utilisateur de modifier ou non la partie du kDrive à laquelle il aura accès est effectivement celui de Modifier:
   
3. ce choix va nécessiter à la dernière étape d'inviter cette personne (en tant qu'utilisateur externe dans un premier temps — lire plus bas pour l'invitation kSuite complète):
   
4. la personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak:
   
5. elle s'inscrit avec son adresse mail qui deviendra son identifiant de compte utilisateur Infomaniak:
   
6. une fois l'inscription terminée, une interface kDrive simplifiée titrée à gauche “Partagé avec moi” permet d'accéder au contenu partagé (uniquement, et pas le dossier commun entier) et de le modifier:
   
    
   • les éventuelles modifications effecutées sont communes à tous les utilisateurs qui ont accès à cette partie de ce kDrive
   • l'utilisateur n'a pas d'espace privé
   • il peut installer l'app kDrive et s'y connecter mais aucune donnée ne sera visible:
     

C. Partager avec inscription (utilisateur kSuite)

Imaginons maintenant qu'aucun partage ni invitation n'a encore eu lieu. Refaire les points 1 & 2 ci-dessus, puis à la dernière étape:

1. inviter cette personne en tant qu'utilisateur kSuite en cliquant sur le lien qui ouvre la gestion des utilisateurs dans un nouvel onglet:
   
2. créer l'utilisateur kSuite:
   
3. en fonction de vos besoins, lui donner des droits élargis ou plutôt limités au sein de l'organisation, ici un statut externe:
   
4. en fonction de vos besoins, lui donner un statut utilisateur ou administrateur sur kDrive, ici utilisateur seulement:
   
5. créer (ou effacer le champ) une adresse mail pour l'utilisateur (cela n'a pas d'incidence pour la connexion - voir étape suivante):
   
6. choisir comment l'utilisateur devra se connecter (ici avec l'adresse mail de son choix):
   
7. terminer en envoyant l'invitation à l'utilisateur:
   
8. la personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak:
   
9. elle est informée qu'une adresse mail a été créée en même temps que l'invitation, mais elle peut s'inscrire avec l'adresse mail de son choix, qui deviendra son identifiant de compte utilisateur Infomaniak:
   
10. une fois l'inscription terminée, l'interface kDrive de l'utilisateur permet d'accéder à tout le contenu commun (pas seulement le dossier partagé au point A.1) et de le modifier:
    
     

D. restreindre le partage avec l'utilisateur kSuite

Comme vu au point C.10 ci-dessus, le nouvel utilisateur kSuite accède à tout le dossier commun. Pour limiter cet usage, il faut que l'administrateur modifie le partage du dossier parent (le dossier à la racine du dossier commun p.ex):

1. faire un clic droit sur le dossier parent, choisir l'élément Partager puis choisir le second onglet de partage et cliquer sur Gérer à droite afin de supprimer le partage (l'effet est récursif et s'applique donc à tous les éléments contenus à l'intérieur du dossier parent):
   
2. refaire ensuite un partage mais plus restreint à partir du dossier concerné et vérifier la colonne des accès sur l'arborescence kDrive:
   
    
3. et voilà l'utilisateur ne voit plus qu'une partie seulement du dossier pourtant commun:
   
4. et cette fois-ci, si l'utilisateur installe l'app kDrive, il peut choisir le kDrive en question:
   
5. puis accéder aux fichiers sur l'ordinateur: