Deze handleiding legt uit hoe u een volledig externe gebruiker kunt toevoegen aan kChat.

Inleiding

• Als u de beheerder bent van de organisatie waarin my kSuite (en dus kChat) zich bevindt en u volledige rechten voor kChat heeft, kunt u een volledig externe gebruiker uitnodigen om lid te worden van uw organisatie. Deze gebruiker wordt niet als gebruiker meegeteld.
• Deze gebruiker wordt echter wel uitgenodigd om een Infomaniak-account aan te maken, indien deze er nog niet heeft.
• Om een kChat-gebruiker toe te voegen en hem meer rechten te geven (deze wordt dan wel als my kSuite-gebruiker meegeteld), raadpleeg dan deze andere handleiding.

Een gebruiker uitnodigen om deel te nemen aan een privé-kanaal

Om een uitnodiging via e-mail vanuit kChat te verzenden:

1. Klik hier, om toegang te krijgen tot de web-app kChat (online dienst ksuite.infomaniak.com/kchat) of open de desktop-app kChat (desktopapplicatie voor macOS / Windows / Linux).
2. Klik op de knop om leden uit te nodigen:
   
3. Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen.
4. Klik op het e-mailadres om deze als gast toe te voegen:
   
5. Geef de kana(a)l(en) op waarvoor deze personen toegang krijgen.
6. Klik op de blauwe knop om de uitnodiging te verzenden:
   
7. De genodigde persoon ontvangt een e-mail met een link naar de kChat-interface en het kanaal dat met hem/haar wordt gedeeld:
   
8. Uiteraard is er een registratiefase als de gebruiker nog geen Infomaniak-account heeft (tijdens deze periode wordt de genodigde gebruiker in het betreffende kChat-kanaal als in behandeling weergegeven):
   
   • Het is belangrijk om te weten dat hij/zij niet als 'in behandeling' wordt weergegeven in my kSuite of elders, omdat het om een beperkte en externe gebruiker gaat; en zolang de registratie niet is voltooid, blijft het aantal bij 0 externe gebruikers:
     
9. Zodra de registratie is voltooid, kan de gast toegang krijgen tot kChat, een beperkte versie die is beperkt tot de kanalen die de beheerder heeft opgegeven bij het maken van de uitnodiging:
   
10. Hij kan een privégesprek starten met de andere gebruikers:
    
    • Op de pagina van het beheerdersaccount, zodra de registratie van de externe gebruiker is voltooid, ziet u de vermelding van 1 externe gebruiker op uw dashboard:
      
    • En nu ziet u de vermelding op kChat dat de gebruiker toegang heeft tot uw privé-kanaal:
      

Rechten van de uitgenodigde gebruiker

Gasten kunnen…

• … berichten vastzetten in kanalen
• … "Slash-commando's" gebruiken (met uitzondering van beperkte commando's zoals het uitnodigen van leden, het hernoemen van kanalen, het wijzigen van titels, enz.)
• … een kanaal toevoegen aan hun favorieten
• … een kanaal dempen
• … hun profiel bijwerken
• … verschillende authenticatiemethoden gebruiken dan andere gebruikers
• … de kChat-applicatie gebruiken: de gast kan de app (web, mobiel of desktop) openen, ongeacht of hij al lid is van een kChat of niet; dit werkingsprincipe verschilt bijvoorbeeld van kDrive.

Gasten kunnen niet…

• … openbare kanalen ontdekken
• … openbare teams joinen
• … directe berichten of groepsberichten maken met leden die niet tot hetzelfde kanaal behoren
• … personen uitnodigen

In geval van problemen

Als u de beheerder van de organisatie bent, maar u toch geen nieuwe gebruiker kunt uitnodigen voor kChat, controleer dan of u daadwerkelijk beheerder bent binnen kChat, omdat het heel goed mogelijk is dat u slechts een gewone gebruiker/medewerker bent, zelfs als u de enige gebruiker bent met een licentie op my kSuite. Bijvoorbeeld:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheer van de organisatie in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op uw gebruikersnaam:
   
3. Klik op de pijl ‍ om de kSuite-samenwerkingshulpmiddelen uit te vouwen:
   
4. Onder kChat, wijzig de rol van Gebruiker naar Beheerder:
   

De Infomaniak-tools, zoals de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) of de interfaces Calendar, Contacts, kSuite… kunnen worden weergegeven in de lichte of donkere modus, afhankelijk van de instellingen van uw huidige besturingssysteem:

Handmatige modus activeren

Om handmatig een lichte of donkere weergave te selecteren, zonder te vertrouwen op een eventueel afwijkende weergave in de systeeminstellingen van het besturingssysteem:

1. Klik hier (of op het vakje met uw initialen/avatar rechtsboven in de Infomaniak-manager) om "Mijn account beheren" te openen:
   
   
2. Klik vervolgens op Uiterlijk in het linkermenu.
3. Klik op Licht om de lichte modus te activeren:
   
4. Klik op Donker om de donkere modus te activeren.

Automatische modus activeren

De automatische modus is gebaseerd op de parameters van uw besturingssysteem (macOS / Windows...):

1. Klik hier of op het vakje met uw initialen/avatar rechtsboven in de Infomaniak-manager om "Mijn account beheren" te openen:
2. Klik op Weergave in het linkermenu.
3. Klik op de modus Automatisch:
   

Als u vervolgens het lichte of donkere thema van uw computer wilt wijzigen, zodat de automatische modus van de manager uw voorkeuren in acht neemt…

… op macOS

1. Klik op Systeemvoorkeuren…
2. Klik op Weergave.
3. Selecteer de gewenste modus aan de rechterkant:
   

… op Windows

1. Ga in het Startmenu naar Instellingen > Personalisatie.
2. Selecteer Kleuren en vervolgens Kies uw modus:
   
3. U kunt kiezen tussen Licht, Donker of Aangepast.
   • Als u Aangepast selecteert, kunt u een standaard Windows-modus en een andere standaardmodus voor applicaties kiezen.

En op mobiele apparaten?

Het donkere thema is geactiveerd op mobiele apparaten voor de Infomaniak-inlog- en accountcreatiepagina's; het past zich automatisch aan aan de instellingen van het mobiele systeem, waardoor een consistente visuele ervaring wordt geboden tussen mobiele applicaties en inloggen/accountcreatie.

Deze handleiding legt uit hoe u een applicatie kunt verkrijgen en installeren op een computer, met behulp van bepaalde Infomaniak-interfaces, zoals die van my kSuite, of interfaces waarmee u uw agenda of uw adressenboek kunt beheren.

Installeer een Progressive Web App (PWA)

Een Progressive Web App (PWA) is een applicatie die is ontwikkeld voor het web en een ervaring biedt die vergelijkbaar is met die van een mobiele applicatie. PWA's zijn snel en bieden tal van functies die beschikbaar zijn op mobiele apparaten. Ze kunnen bijvoorbeeld offline werken en meldingen verzenden.

Laden Sie die Infomaniak Calendar-App (PWA) herunter

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de Infomaniak-web-app Agenda (online dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klik op het specifieke pictogram dat is bedoeld voor PWA's in de adresbalk van de browser:

Op sommige apparaten moet u de optie "Toevoegen aan startscherm" selecteren om de zelfstandige applicatie te "creëren".

Verwijder de Infomaniak Agenda-app

1. Open de eerder gemaakte applicatie.
2. Klik op Verwijderen:

Infomaniak biedt u de mogelijkheid om Skype te vervangen door zijn eigen oplossingen, of het nu gaat om individuele gesprekken, virtuele vergaderingen of teamcommunicatie.

kMeet, de videoconferentie voor particulieren en bedrijven

Ondanks het aanvankelijke succes heeft het communicatieplatform Skype aan populariteit verloren, omdat er betere oplossingen op de markt kwamen die naadloos zijn geïntegreerd in nieuwe samenwerkingsapplicaties.

Een van de eenvoudigste manieren om Skype te vervangen, is door over te stappen op kMeet:

• Onbeperkte audio- en videogesprekken
• Toegang zonder registratie
• Compatibel met web, mobiel en desktop
• Geïntegreerde chat en reacties (emoji's, geluiden)
• Scherm delen met tekentools, remote control
• Subgroepen (breakout-rooms)
• Integratie met de agenda (creëren van een videolink)
• Integratie met kDrive voor het opslaan van opnames van vergaderingen
• Integratie met kChat voor videogesprekken
• Privacy (geen advertenties, hosting in Zwitserland)
• Beveiliging met encryptie AES-256
• Milieuvriendelijk (hernieuwbare energie, CO₂-compensatie)

Skype vervangen door kMeet

Het alternatief kMeet voor Skype kan op verschillende manieren worden geïmplementeerd:

1. Snel gebruik zonder registratie

Om een privécommunicatie tussen meerdere personen op internet te starten, is het voldoende als één van hen naar kMeet gaat en vervolgens de link naar de vergadering naar de anderen doorstuurt. Hier is de stapsgewijze handleiding:

1. Typ kmeet.infomaniak.com in een browser zoals Chrome of Safari.
2. Klik op Nieuwe sessie starten:
   
3. Geef een naam op voor de sessie, zodat toekomstige deelnemers het onderwerp van de discussie kunnen zien waaraan ze deelnemen.
4. Klik op de knop om verder te gaan:
   
5. Geef kMeet de benodigde toestemmingen:
   
6. Voer uw naam in, die de andere deelnemers zullen zien.
7. Activeer of deactiveer de communicatiemiddelen, indien deze nog niet gebruikt mogen worden.
8. Klik op de knop om de virtuele vergaderruimte te betreden (als eerste deelnemer, omdat er nog niemand anders is uitgenodigd):
   
9. Klaar, de **ruimte is aangemaakt** en u kunt nu de informatie over deze vergadering **kopiëren** en naar uw **contacten** sturen, zodat zij kunnen deelnemen (zij hoeven alleen maar op de link te klikken die u hen stuurt).
10. Sluit het informatievenster, zodat u allemaal met elkaar kunt praten:
    
11. De werkbalk onderaan het scherm maakt het mogelijk om de microfoon, de camera, enz. in of uit te schakelen:
    

Om alle mogelijkheden van kMeet te ontdekken, leest u deze andere handleiding.

2. Planning en uitnodigingen met my kSuite

Om efficiënt te werken, kan kMeet **direct worden verbonden met uw zakelijke agenda**. Dit betekent dat telkens wanneer u een evenement in uw agenda aanmaakt…

• … automatisch een link voor een videoconferentie wordt gegenereerd…
• … de deelnemers de uitnodiging per e-mail ontvangen met alle informatie…
• … en op de dag zelf kunnen ze met één klik deelnemen aan de vergadering, zonder dat ze hoeven in te loggen of software hoeven te installeren.

Voordeel: u centraliseert het beheer van vergaderingen, vermindert het aantal vergeten afspraken en vereenvoudigt de organisatie, allemaal vanuit één interface.

Om deze oplossing te implementeren:

1. Registreer u gratis voor my kSuite, zodat u bijvoorbeeld een e-mailadres krijgt zoals anna.alpha@ikmail.com en vooral toegang heeft tot de Infomaniak-diensten.
2. Open de kalender via ksuite.infomaniak.com/calendar en maak een evenement aan op de gewenste datum.
3. Voeg deelnemers toe aan het evenement, ook al zijn ze geen klant van Infomaniak.
4. Klik op de groene knop om automatisch een kMeet-link aan het evenement toe te voegen.
5. Klik op de knop om uw evenement op te slaan:
   
6. De uitnodigingen worden vervolgens automatisch per e-mail naar de deelnemers verzonden, met een klikbare link waarmee ze op het juiste moment aan de online discussie kunnen deelnemen:
   
7. De kMeet-vergaderlink is ook direct zichtbaar in het kalenderevenement:
   

3. Bel uw gesprekspartner, net als bij Skype

Om op elk moment een gesprek te voeren met een contactpersoon die u eerder in uw adresboek heeft opgeslagen, moeten jullie allebei kChat hebben, dat beschikbaar is in de kSuite van Infomaniak. Om deze oplossing te implementeren, die ook kan worden uitgebreid naar een hele contactgroep:

1. Meld u aan voor kSuite om toegang te krijgen tot de bijbehorende Infomaniak-diensten.
2. Configureer de gebruikers (die kunnen zelfs extern zijn) in kSuite.
3. Installeer de app kChat of ga naar de URL https://ksuite.infomaniak.com/kchat.
4. Een gebruiker kan vervolgens via kChat worden gebeld, waardoor het apparaat van de ontvanger gaat rinkelen:
   • = internetbrowser, als de kChat-URL daar geopend is, of computer/mobiel apparaat, als de kChat-app daar geïnstalleerd is.
   • Raadpleeg deze andere handleiding voor meer informatie over videogesprekken in kChat.
5. Uw gesprekspartner kan vervolgens beslissen het gesprek te accepteren; het gesprek verloopt met de kMeet-technologie binnen kChat of in de app kMeet, als deze is geïnstalleerd.

Deze handleiding legt uit hoe u de koppeling tussen een domeinnaam en kSuite Gratuit ongedaan maakt.

Inleiding

• Zodra de domeinnaam is verwijderd, is deze weer beschikbaar om te koppelen aan een van uw diensten.

Gekoppelde domeinnaam verwijderen

Om een domeinnaam los te koppelen van kSuite Gratuit:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw kSuite in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op het menu met acties ⋮ rechts naast de naam van de kSuite.
3. Selecteer Domeinen beheren:
   
4. Klik op het symbool ⋮ rechts naast de domeinnaam die u wilt loskoppelen.
5. Klik op Domeinnaam loskoppelen:
   
   • In het geval van een betaalde kSuite kunt u de domeinnaam niet loskoppelen (annuleer eventueel het betaalde abonnement):
     
6. Activeer eventueel de optie om de DNS-records van de domeinnaam te verwijderen.
7. Bevestig de loskoppeling.
8. Klik op de knop om te bevestigen:
   

This guide explains how to validate two-factor authentication, or two-step verification, through an Infomaniak app already installed on your devices.

Preamble

• Refer to this other guide regarding the activation of the 2FA feature.

Receive a notification when a login authorization request is made via Infomaniak apps

From the moment you activate 2FA by configuring one of the proposed methods, it is automatically the Infomaniak apps (Mail, Euria, kDrive...) that allow you to validate the connection when connecting from another device:

1. A modal opens to ask you to validate the connection if it indeed comes from you:
   
2. You can of course request on a case-by-case basis to receive the validation request on one of the other registered methods:
   
3. In this case, you access the different 2FA methods already registered on your account:
   

If you have activated multiple validation methods (SMS, OTP application...), you can define the one that will be proposed by default for each connection. Note, however, that the priority method will remain the one for validation in the Infomaniak app installed (Mail, Euria, kDrive...) on your devices:

1. The notification appears full screen when you open the specified application, and a button allows you to validate the connection (if it is indeed you):
   
2. In the Android settings of the Infomaniak apps (Mail for example), you can choose to activate only the login authentication request notification:
   
3. Thus, an Android notification alerts you to the ongoing authentication request, and you can open the app directly from the notification:
   

Deze handleiding legt uit hoe u de projecten op Euria, de AI-assistent van Infomaniak, kunt configureren en optimaliseren, zodat u gepersonaliseerde en veilige werkruimtes kunt creëren met uw eigen instructies en documenten.

Wat is een project op Euria, de AI-assistent van Infomaniak?

Een project op Euria is een speciale werkruimte waarmee u uw communicatie rond een bepaald onderwerp of een bepaalde activiteit kunt centraliseren. Door gepersonaliseerde instructies en uw eigen documenten toe te voegen, creëert u een echte kennisbank die de AI-assistent gebruikt om u nauwkeurigere en op uw context afgestemde antwoorden te geven. Het is vergelijkbaar met de projecten in ChatGPT of Claude, met het voordeel dat het uitsluitend in Zwitserland is en uw gegevens volledig worden beschermd.

Waarom een project met gepersonaliseerde instructies aanmaken?

Zonder project geeft een AI-assistent algemene antwoorden. Met een Euria-project geeft u hem door middel van gepersonaliseerde instructies context: uw gewenste toon, informatie over uw bedrijf, uw referentiedocumenten, enz. Het resultaat: op maat gemaakte antwoorden, alsof uw AI-assistent uw vakgebied al kent. In tegenstelling tot de aangepaste instructies van ChatGPT of de projectinstructies van Claude blijven uw gegevens in Zwitserland en worden ze nooit gebruikt om modellen te trainen.

Hoe maak ik mijn eerste AI-project aan op Euria?

Zo doet u dat:

1. Klik op de startpagina van Euria op "Projecten" in het linkermenu.
2. Klik op "Nieuw project" en geef het een naam (bijv. "Marketing", "Klantenservice", "Mijn bedrijf").
3. Uw project is aangemaakt – u hoeft het alleen nog maar te personaliseren met uw instructies en documenten.

Wat is een gepersonaliseerde instructie en hoe voeg ik deze toe?

Een gepersonaliseerde instructie is een instructie die u aan Euria geeft, zodat deze zijn antwoorden kan aanpassen aan uw specifieke behoeften. Zodra u zich in uw project bevindt, gaat u naar het gedeelte Instructies. Hier kunt u Euria het volgende meegeven:

• De toon die moet worden aangehouden (formeel, vriendelijk, technisch, enz.)
• De context van uw communicatie (sector, type klanten, doelen, enz.)
• De rol die de AI moet aannemen (schrijver, adviseur, analist, enz.)
• Specifieke instructies (te gebruiken talen, gewenste antwoordformaten, informatie die altijd moet worden vermeld, enz.)

Hoe gedetailleerder uw gepersonaliseerde instructies zijn, hoe relevanter en consistenter de antwoorden van uw AI-assistent zullen zijn.

Hoe maak ik een kennisbank met mijn documenten?

Open een project op euria.infomaniak.com en sleep de gewenste documenten naar de rechterbalk.

U kunt uw bestanden importeren (PDF, teksten, spreadsheets, enz.). Euria gebruikt deze documenten om uw vragen te beantwoorden met nauwkeurige en actuele informatie. Dit is ideaal om bijvoorbeeld een redactiestijl, een productcatalogus, interne veelgestelde vragen, procedures of elk ander referentiedocument op te slaan. Hoe uitgebreider uw kennisbank is, hoe krachtiger uw gepersonaliseerde AI-assistent zal zijn.

Welke bestandstypen kan ik aan mijn kennisbank toevoegen?

Euria ondersteunt verschillende gangbare formaten om uw kennisbank te vullen: PDF, tekstbestanden, Markdown, Word, Excel, enz. Als een formaat niet wordt ondersteund, zal Euria u hierover informeren tijdens het importeren.

Waarin verschilt Euria van ChatGPT en Claude bij het beheren van AI-projecten?

Net als ChatGPT en Claude maakt Euria het mogelijk om werkruimtes te creëren met gepersonaliseerde instructies en een kennisbank. De belangrijkste verschillen liggen in de privacybescherming en de technologische transparantie.

Euria wordt uitsluitend in Zwitserland gehost, in de datacentra van Infomaniak. Uw documenten en uw communicatie blijven privé; er worden geen gegevens gebruikt om de AI-modellen te trainen, en u heeft volledige controle over uw informatie. Bovendien is Euria uitsluitend gebaseerd op open source-modellen, die gecontroleerd kunnen worden en lokaal worden geïmplementeerd – in tegenstelling tot de propriëtaire en gesloten technologieën van ChatGPT of Claude. Een open source-model "belt niet naar zijn thuisland". Zodra het lokaal is geïmplementeerd, functioneert het als elke andere software die op een server is geïnstalleerd. Voor bedrijven en professionals die de soevereiniteit van hun gegevens willen waarborgen, biedt Euria een soevereine oplossing in vergelijking met ChatGPT en Claude, die voldoet aan de strengste privacy-eisen. De soevereiniteit verwijst hier naar de infrastructuur, de jurisdictie, de datastromen en het bedrijfsmodel van Infomaniak, dat uitsluitend afhankelijk is van zijn klanten.

Zijn mijn gegevens veilig bij Euria?

Euria is uitsluitend gebaseerd op open source-modellen, die in Zwitserland worden gehost en uitgevoerd.

Concreet: de modellen worden niet opnieuw getraind met gebruikersgegevens en de gesprekken worden niet gebruikt om andere modellen te trainen.

Het belangrijkste verschil met OpenAI, Google of Anthropic:

• er is geen afhankelijkheid van een externe API

• er zijn geen datastromen naar een hyperscaler

• er is geen ondoorzichtige, propriëtaire technologie

• 100% van het personeel en de datacentra van Infomaniak bevindt zich in Zwitserland

• en Infomaniak is een 100% onafhankelijk en Zwitsers bedrijf dat voldoet aan de AVG

Kan ik meerdere projecten aanmaken in Euria?

Absoluut. U kunt zoveel projecten aanmaken als u nodig heeft – één per klant, afdeling, onderwerp, enz. Elk project functioneert onafhankelijk met zijn eigen gepersonaliseerde instructies en zijn eigen kennisbank, voor een AI-assistent die echt is afgestemd op elke toepassing.

Hoe begin ik met Euria-projecten?

Ga naar Euria, de AI-assistent van Infomaniak, meld u aan en maak uw eerste project aan in een paar klikken. Voeg uw gepersonaliseerde instructies en uw documenten toe om onmiddellijk een gepersonaliseerde AI-assistent te krijgen die in Zwitserland wordt gehost.