Deze handleiding introduceert de werk­groepen, een gebruikersbeheersysteem van uw organisatie, dat beschikbaar is in de Infomaniak Manager.

Inleiding

• Om de toegang en het toevoegen van een medewerker binnen het Infomaniak-ecosysteem te vereenvoudigen, maakt de functie werk­groepen het mogelijk om gebruikersgroepen aan te maken en snel toegang te krijgen tot de benodigde diensten. Voorbeelden:
  • U bent een webbureau en u wilt uw webmasterteams toegang geven tot al uw webhostingaccounts: met de functie werk­groepen hoeft u slechts een nieuwe groep aan te maken, alle hostingaccounts te selecteren waar ze toegang toe moeten hebben en ze uit te nodigen voor de werk­groep.
  • U heeft een kDrive: geef een werk­groep toegang tot een map en pas de toegang aan, afhankelijk van welke gebruikers aan de groep worden toegevoegd of verwijderd.
  • U gebruikt streaming- of ticketingservices en u wilt uw teams toegang geven: maak een nieuwe groep aan die toegang heeft tot deze twee producten, of twee afzonderlijke groepen die onafhankelijk van elkaar toegang hebben tot de twee producten.
• Het is zeker mogelijk om:
  • een gebruiker aan meerdere werk­groepen toe te voegen,
  • externe gebruikers van uw organisatie uit te nodigen voor een van uw werk­groepen,
  • een of meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een werk­groep toe te voegen,
  • een teamleider aan te wijzen, zodat u gemakkelijk een projectverantwoordelijke of contactpersoon kunt identificeren.

Uw werk­groepen beheren

Raadpleeg de handleidingen over dit onderwerp:

• Een werkgroep aanmaken
• Een werkgroep bewerken
• Een werkgroep verwijderen

Deze handleiding legt uit hoe u uw contacten uit de adresboeken van de web-app Contacten van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) kunt registreren en exporteren.

Inleiding

• Het is niet mogelijk om een organisatiedirectory te exporteren.
• Bij de export wordt een bestand van het type vCard met de extensie .vcf aangemaakt.

Contacten exporteren

Om de contacten of het adresboek te selecteren dat u wilt exporteren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Contacten van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Klik op de pijl ‍ om de sectie Geavanceerde acties te openen.
3. Klik op het menu Exporteren.
4. Klik op het adresboek dat u wilt exporteren.
5. Klik op de knop Exporteren:
   
6. Selecteer de locatie op uw apparaat waar u het vCard-bestand met uw contacten wilt opslaan.

U kunt het vervolgens openen in de contacten van macOS of een andere compatibele applicatie.

Deze handleiding legt uit hoe u een agenda in het .ics-formaat kunt exporteren vanuit Yahoo Mail, zodat u deze eenvoudig kunt importeren in uw Infomaniak-tools.

De Yahoo-agenda exporteren

Zo kunt u uw agenda terugvinden:

1. Log in op uw Yahoo Mail-e-mailaccount en open de agenda door op het agenda-icoon in het zijpaneel aan de rechterkant te klikken.
2. Klik op het menu Acties (weergegeven als een tandwiel) naast uw agenda en kies vervolgens Delen…
3. In het venster dat verschijnt, selecteert u de betreffende agenda en klikt u op Doorgaan.
4. Vink de optie Links genereren aan.
5. Klik op de link die onder de vermelding verschijnt.« Voor import in een agenda-app (ICS) » om het .ics-bestand te downloaden en op uw computer op te slaan.

Raadpleeg indien nodig deze andere handleiding.

This guide explains how to export your calendars and address books from Proton so that you can easily import them into your Infomaniak tools.

Exporting a calendar

To retrieve your events (usually in .ics format):

1. Log in to your Proton Calendar.
2. Go to Settings (gear icon) then All settings.
3. Select Calendars in the sidebar menu.
4. Find the calendar in question and click Export.

If needed, refer to this other guide.

Exporting an address book

To retrieve your contacts (in .vcf format):

1. Access the Proton Contacts application.
2. In the sidebar menu, simply click the Export contacts button.

For more details, refer to this other guide.

This guide explains how to export an address book from Bluewin.

Exporting contacts

Refer to this other guide specifically on this topic, or the Swisscom FAQ.

Deze handleiding legt uit hoe u e-mails van een Gmail-, Bluewin-, Outlook-, Proton-, Yahoo-adres, enzovoort, kunt doorsturen naar uw e-mailadres dat door Infomaniak wordt beheerd.

Inleiding

• Door een automatische doorsturing van alle inkomende e-mails op uw vorige e-mailservice in te stellen, kunt u uw nieuwe Infomaniak-e-mailadres direct gebruiken en er zeker van zijn dat u geen berichten mist.
• Als u vanuit uw nieuwe Infomaniak-adres op e-mails antwoordt, zullen uw contacten dit automatisch gebruiken voor toekomstige berichten.
• Voor verdere hulp kunt u contact opnemen met de provider waar u de doorsturing van berichten wilt activeren; anders kunt u een partner contacteren of een gratis offerte aanvragen – lees ook meer over de rol van de hostingprovider.
• U kunt ook de inhoud van een andere e-mailprovider rechtstreeks naar uw Infomaniak-adres importeren.

Specifieke handleidingen

Raadpleeg de officiële handleidingen van uw vorige provider:

• Gmail
• iCloud
• Microsoft (Outlook / Hotmail / Live)
• Orange
• Proton Mail (Let op: vereist een betaald abonnement)
• Sunrise:
  1. Klik hier om in te loggen bij Sunrise Mail.
  2. Klik op Postvak IN.
  3. Klik op Instellingen => Postvak beheren.
  4. Voer het betreffende e-mailadres in onder "Doorsturen".
• Yahoo (Let op: vereist Yahoo Mail Pro)

Bluewin

• Bluewin (zie ook hieronder):
  1. Klik hier om in te loggen bij Bluewin.
  2. Klik op Instellingen en vervolgens op Automatisch doorsturen.
  3. Klik op Automatisch doorsturen instellen.
  4. Volg de stappen om automatisch doorsturen in te stellen.
• Bluewin (alternatieve methode):
  1. Klik hier om in te loggen bij MySwisscom.
  2. Klik op het menu "Meer" en vervolgens op "Instellingen":
     
  3. Klik vervolgens op "E-mail doorsturen beheren":
     

GMX

Klik op de onderstaande elementen in de aangegeven volgorde om een doorstuurregel van GMX in te stellen:

Deze handleiding legt uit hoe u een Office-bestand (tekstdocument, spreadsheet, presentatie, enz.) kunt maken, opslaan en bewerken in de web-app kDrive (online service ksuite.infomaniak.com/kdrive) en in de mobiele app kDrive (app voor smartphone of tablet, iOS / Android) met de editor Microsoft Office.

✘ NIET BESCHIKBAAR‍ voor
kSuite Free / kSuite Standard
my kSuite / my kSuite+ (ik.me, etik.com, ikmail.com)
kDrive Solo / kDrive Team

Inleiding

• Microsoft Office Online, geïntegreerd in kDrive, is slechts in één versie beschikbaar; het is daarom niet mogelijk om de functionaliteit te wijzigen of te verbeteren door een Microsoft-licentie aan te passen. Deze standalone-versie is de enige versie die Microsoft aanbiedt voor dit type integratie, en er zijn geen uitgebreidere versies beschikbaar voor deze infrastructuur.
• Technisch gezien is de integratie van Office Online in kDrive gebaseerd op een infrastructuur die is ondergebracht in de eigen datacenters van Infomaniak, waardoor wordt gegarandeerd dat documenten nooit het beveiligde omgeving van Infomaniak verlaten en nooit naar Microsoft worden verzonden.
• Lees deze andere handleiding over de mogelijkheden van de native editor in kDrive.
• Om deze editor als standaard in te stellen, raadpleeg deze andere handleiding.

Microsoft Office integreren in kDrive

Vereisten

• U moet een Microsoft-bedrijfsaccount hebben met Microsoft 365-licenties die het mogelijk maken om wijzigingen aan te brengen in Office Online (Business, Business Premium, ProPlus, E3, E4 of E5).
  • Als u een tablet met een scherm van meer dan 10 inch gebruikt, heeft u een O365-licentie nodig.
• Maximale bestandsgrootte om van de integratie te kunnen profiteren:
  • .docx (< 100 MB)
  • .xlsx (< 100 MB)
  • .pptx (< 2 GB)
• Compatibele mobiele Microsoft-apps:
  • Android: Word | Excel | PowerPoint
  • iOS: Word | Excel | PowerPoint

Om Office-bestanden die op kDrive zijn opgeslagen rechtstreeks te bewerken met de speciale Microsoft Online-app:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app kDrive van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/kdrive).
2. Selecteer het bestand dat u wilt bewerken (of klik met de rechtermuisknop op het bestand en ga in dat geval naar stap 4).
3. Klik op het actiemenu ⋮ in de werkbalk.
4. Klik op Bewerken met…
5. Klik op Microsoft Excel Online (of de bijbehorende Microsoft-app, afhankelijk van het type document):
   
6. Uw document wordt geopend in de Microsoft Office Online-editor:
   

Deze handleiding legt uit hoe u een domeinnaam kunt koppelen aan het pakket kSuite van Infomaniak.

Een kSuite-domein beheren

Zo gaat u te werk:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw kSuite in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Als er al een domein is gekoppeld, kunt u dit bewerken via het actiemenu ⋮ rechts van de naam van de kSuite en vervolgens op Domeinen beheren klikken:
   
3. Als er nog geen domein is gekoppeld, kunt u er een toevoegen door op de knop te klikken:
   
4. Klik op de knop om een domein toe te voegen:
   
5. Selecteer de domeinnaam die u wilt toevoegen aan uw organisatie (nog beschikbaar, dus niet gekoppeld aan een dienst), of voer een externe domeinnaam in:
   
   • Afhankelijk van de situatie van uw domeinnaam (let ook op de informatie hieronder) moet u mogelijk eerst enkele aanpassingen doorvoeren…
     
   • … of u moet mogelijk zelfs een domeinnaam kopen:
     

Als de domeinnaam zich bevindt…

… bij Infomaniak, dezelfde organisatie

Als uw domeinnaam is geregistreerd bij Infomaniak en zich in hetzelfde gebruikersaccount of dezelfde organisatie bevindt als de e-mail, hoeft u niets te doen.

Voeg deze eenvoudig toe aan uw kSuite:

De domeinnaam wordt dan toegevoegd en is zichtbaar in het dashboard:

• Raadpleeg deze andere handleiding om mogelijke configuratiefouten te controleren en te corrigeren.

… bij Infomaniak, dezelfde organisatie en al gekoppeld aan een e-maildienst of kDrive

Geen probleem, u kunt uw bestaande producten omzetten naar kSuite.

… bij Infomaniak, andere organisatie

Als uw domeinnaam bij Infomaniak is geregistreerd, maar in een ander gebruikersaccount of bij een andere organisatie, dan:

• Wijzig de DNS-zone door de MX-record van Infomaniak (+ SPF & DKIM) in te voeren.
  • Het kan tot 48 uur duren voordat elke DNS-wijziging is doorgevoerd.

ODER

• Verplaats de domeinnaam binnen dezelfde organisatie.

Meestal wordt u een melding gestuurd over deze situatie:

… en de technische informatie die naar de locatie moet worden overgedragen waar de domeinnaam zich bevindt, wordt aan u voorgesteld:

… bij Infomaniak met externe DNS

Als uw domeinnaam DNS-records bevat die niet van Infomaniak zijn, dan:

• Wijzig de huidige DNS-zone op de locatie waar deze zich bevindt (raad indien nodig de helpfunctie van de betreffende provider), door de MX-record van Infomaniak (+ SPF & DKIM) in te voeren.
  • Het kan tot 48 uur duren voordat elke DNS-wijziging is doorgevoerd.

ODER

• Wijzig de huidige DNS-instellingen en kies ervoor om de DNS-servers van Infomaniak te gebruiken.
  • Het kan tot 48 uur duren voordat elke DNS-wijziging of -toevoeging volledig is doorgevoerd.
• Raadpleeg deze andere handleiding om mogelijke configuratiefouten te controleren en te corrigeren.

Dit wordt weergegeven (zie de bovenstaande afbeeldingen).

… elders met externe DNS

Als uw domeinnamen bij een andere registrar zijn geregistreerd en DNS-instellingen bevatten die niet van Infomaniak zijn, dan:

• Wijzig de huidige DNS-zone op de locatie waar deze zich bevindt (raad indien nodig de helpdocumentatie van de betreffende provider), door de MX-records van Infomaniak (+ SPF & DKIM) in te voeren.
  • Het kan tot 48 uur duren voordat elke DNS-wijziging of -toevoeging volledig is doorgevoerd.

ODER

• Wijzig de huidige DNS-instellingen (raad indien nodig de helpdocumentatie van de betreffende provider) door de DNS-servers van Infomaniak te gebruiken (dit betekent dat u een DNS-zone bij Infomaniak moet hebben).
  • Het kan tot 48 uur duren voordat elke DNS-wijziging of -toevoeging volledig is doorgevoerd.
• Deze DNS-zone bij Infomaniak wordt correct geconfigureerd, maar raadpleeg deze andere handleiding om eventuele configuratiefouten te controleren en te corrigeren.

Dit wordt aan u getoond (zie de bovenstaande afbeeldingen).

… ergens anders, maar u haalt het terug

Als uw domeinnamen bij een andere registrar zijn geregistreerd en u ze naar dezelfde locatie wilt verplaatsen als uw Infomaniak-mailbox, ga dan als volgt te werk:

• Verplaats de domeinnaam naar Infomaniak (deze wordt correct geconfigureerd, maar raadpleeg deze andere handleiding om eventuele configuratiefouten te controleren en te corrigeren).

Anders kunt u overwegen om indien nodig een nieuwe domeinnaam aan te vragen.

Deze handleiding legt uit hoe u meerdere domeinnamen aan een bestaande kSuite kunt koppelen door extra domeinnamen toe te voegen.

Vereisten

• U bent eigenaar van de nieuwe domeinnaam (indien nodig moet deze vooraf worden aangemaakt, zie hier).
• Neem de aanwijzingen uit deze andere handleiding in overweging en pas de aanwijzingen toe die van toepassing zijn op uw situatie (zodat de domeinnaam werkt wanneer deze aan uw kSuite is gekoppeld).

Domeinnamen toevoegen aan kSuite

Zodra de nieuwe domeinnaam klaar is voor gebruik naast de oude, moet deze aan kSuite worden toegevoegd:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw kSuite (Hulp nodig?).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Klik in de linkerzijbalk op kSuite.
4. Klik op Domeinen:
   
5. Klik op de blauwe knop Alias-domein toevoegen:
   
6. Selecteer de domeinnaam die u wilt koppelen uit de domeinnamen van uw organisatie (nog beschikbaar, d.w.z. niet gekoppeld aan een dienst) of voer een externe domeinnaam in (zie de vereisten hierboven).
7. Klik op de knop om de domeinnaam toe te voegen:
   
8. De domeinnaam is succesvol gekoppeld:
   

Infomaniak hecht veel waarde aan de beveiliging van gegevens door middel van een alomvattende en diverse beveiligingsaanpak. Voor klokkenluiders heeft het bedrijf een intern systeem opgezet waarmee onregelmatigheden veilig en anoniem kunnen worden gemeld, zonder angst voor represailles. Dit beschermingsmechanisme is bekend en toegankelijk voor alle medewerkers, waardoor de transparantie en verantwoordelijkheid binnen de organisatie worden versterkt.

Verwerkingstijden

Infomaniak toont zijn betrokkenheid aan door middel van concrete en effectieve maatregelen om degenen te beschermen die onregelmatigheden melden. Het bedrijf zet zich in om elke melding die via het meldformulier wordt ingediend binnen een bepaalde termijn te verwerken, om een optimale reactiesnelheid te garanderen en het vertrouwen van de gebruikers te behouden.

Om een efficiënte en transparante verwerking te garanderen, heeft Infomaniak een gestructureerd proces met duidelijke deadlines vastgesteld:

1. Het bedrijf zet zich in om binnen 24 uur na indiening van alle meldingen een ontvangstbevestiging te sturen, zodat de melders kunnen bevestigen dat hun verzoek door het betreffende technische team is ontvangen.
2. Vervolgens voert het bedrijf binnen 5 werkdagen een voorlopige beoordeling uit om te bepalen of de melding in behandeling kan worden genomen en welke middelen nodig zijn voor de verwerking. In deze fase wordt het prioriteitsniveau bepaald en wordt de melding doorgestuurd naar de juiste gespecialiseerde teams.
3. Wanneer een onderzoek noodzakelijk is, voert Infomaniak een grondige analyse uit binnen een maximale termijn van 30 werkdagen, afhankelijk van de aard en complexiteit van de gemelde situatie. Deze periode stelt de beveiligingsteams in staat om de vereiste technische controles uit te voeren, de nodige bewijzen te verzamelen en de potentiële impact van de gemelde situatie te beoordelen.
4. Ten slotte verbindt het bedrijf zich ertoe om de analyse af te ronden en de passende corrigerende maatregelen te implementeren binnen een termijn van 60 werkdagen, indien dit technisch mogelijk is.

Deze laatste stap omvat het implementeren van preventieve maatregelen, het communiceren van de resultaten aan de betrokken partijen en het opvolgen van de aanbevelingen om herhaling van de geïdentificeerde problemen te voorkomen.

Infomaniak verbindt zich er ook toe om klagers op de hoogte te houden van de voortgang van een klacht, mits de klager het formulier heeft ingevuld en een contact-e-mailadres heeft opgegeven.

Deze handleiding beschrijft hoe de gegevensopslag werkt voor uw verschillende kSuite-producten.

Inleiding

• De opslagruimte die wordt gebruikt voor gegevensopslag is:
  • gedeeld door de verschillende gebruikers van uw kSuite,
  • en gedeeld door bepaalde producten waaruit deze bestaat (kDrive en kChat bijvoorbeeld).
• De totale hoeveelheid opslagruimte is afhankelijk van uw abonnement en het aantal gekozen gebruikers:
  • Dit komt overeen met de maximale hoeveelheid opslagruimte die door al uw gebruikers samen kan worden gebruikt.
  • Er is geen quotum per gebruiker.

• De gegevens van de e-maildienst worden niet meegerekend in de opslagruimte van kSuite.

De opslagruimte van kSuite vergroten of verkleinen

Heeft u meer opslagruimte nodig voor uw kSuite-gegevens?

• Pas uw abonnement aan en voeg gebruikers toe, of kies een hoger abonnement met meer gebruikers.
• Hoe hoger het aantal gebruikers dat is inbegrepen in uw abonnement, hoe groter de opslagruimte.

U kunt ook opslagruimte vrijmaken door bestanden definitief te verwijderen in kDrive of kChat.

Het is niet mogelijk om:

• de opslagruimte te verkleinen,
• zakken onder een bepaald aantal kSuite-gebruikers, afhankelijk van de beschikbare en reeds gebruikte opslagruimte.

Deze handleiding helpt u bij het oplossen van verbindingsproblemen in de mobiele Infomaniak-apps (kDrive, Euria, SwissTransfer, Mail) wanneer de beveiligingswaarschuwing "Uw apparaat wordt niet als veilig herkend" op Android wordt weergegeven.

Verbindingsproblemen: "Uw apparaat wordt niet als veilig herkend"

Deze blokkade is het gevolg van de beveiligingsprotocollen van Google (Google Play Integrity API). Infomaniak gebruikt deze standaarden om ervoor te zorgen dat gegevens niet worden opgevraagd op een apparaat met mogelijk gecompromitteerde beveiliging.

Dit gebeurt meestal in de volgende gevallen:

• Gebruik van een niet-officiële versie van het besturingssysteem (custom ROM / LineageOS).
• Het apparaat is "geroot" of de bootloader is ontgrendeld.
• Een te oude Android-versie of een Android-versie die niet door Google is gecertificeerd.
• Bepaalde smartphone-modellen (bijvoorbeeld Huawei zonder officiële Google-services).

Directe tijdelijke oplossing

Als uw apparaat in orde is, maar het probleem aanhoudt, kunt u de blokkade omzeilen door een handmatige herauthentificatie te forceren:

1. Klik op het aanmeldscherm van de app op het pictogram pijl/omlaagpijl naast uw account of avatar.
2. Selecteer de optie "Aanmelden met een ander account" (ook al is het hetzelfde account).
3. Voer uw inloggegevens handmatig in (Infomaniak-e-mailadres en wachtwoord).

Met deze methode wordt het vorige aanmeldtoken genegeerd en wordt de toegang gevalideerd via een nieuwe, veilige sessie.

Deze handleiding legt uit hoe u de hoofddomeinnaam kunt vervangen die is gekoppeld aan een kSuite.

Inleiding

• Het wijzigen van de domeinnaam die is gekoppeld aan kSuite is handig als u de naam van uw activiteiten wijzigt.
• Dit heeft invloed op:
  • Custom Brand (en dus op de gepersonaliseerde URL's die naar uw tools leiden, zoals kDrive of Euria)
  • Service Mail (en dus op uw e-mailadressen)

De domeinnaam van kSuite wijzigen

Vereisten

• U bent eigenaar van de nieuwe domeinnaam (indien nodig, maak deze vooraf aan).
• Neem de aanwijzingen uit deze andere handleiding in overweging en pas de aanwijzingen toe die van toepassing zijn op uw situatie (zodat de domeinnaam werkt wanneer deze is gekoppeld aan uw kSuite).
• Voeg de domeinnaam toe aan kSuite.

Zodra de nieuwe domeinnaam klaar is voor gebruik in plaats van de oude:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw kSuite (Hulp nodig?).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Klik in het linkermenu op kSuite.
4. Klik op Domeinen:
   
5. Klik op het menu met de drie puntjes ⋮ rechts van de domeinnaam die de huidige domeinnaam moet vervangen.
6. Klik op Instellen als hoofddomein:
   
7. Er wordt informatie weergegeven. Klik op de knop Volgende.
8. Lees de informatie op het scherm en bevestig dat u deze heeft gelezen.
9. Klik op de knop Volgende:
   
10. Klik op de knop Bevestigen:
    

Gevolgen voor de e-maildienst

Door de domeinnaam van kSuite hierboven te wijzigen, wordt de e-maildienst binnen kSuite automatisch bijgewerkt. U schakelt over van:

… naar dit:

This guide explains how to transfer to Infomaniak email addresses currently hosted by GMX, using an IMAP import tool.

Introduction

• This operation does not affect data already present in the destination address or in the source address.
• The entire external mailbox will be imported.
• Once the import process has started, it is no longer possible to interrupt it.
• Any duplicates will be managed: identical content will only be copied once.
• Refer to this other guide if you are looking for alternatives to this IMAP process.

Import your entire email history

1. GMX Prerequisites

• Enable the POP/IMAP/SMTP features, which are disabled by default (need help?).

2. Infomaniak Prerequisites

• Have a Mail Service on your Infomaniak Manager.
• Have a quota of available addresses or adjust it beforehand if necessary.
• Ensure that the email service is properly secured.
• Create one or more addresses on this Mail Service.
  • If you have many (10+) email addresses to create, refer to this other guide on bulk creation.
• The destination email address must be linked to the user (= the Infomaniak account) you are using.

3. Import email content from GMX to Infomaniak

1. Click here to access the import tool (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. If necessary, log in to your Infomaniak account for the relevant organization, as the import will be done to one of the email addresses linked to the Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are using.
3. Click on the IMAP import option.
4. Click on the one-time import option.
5. Fill in the field on the left with your source email address (the content of which you want to copy):
   • username@gmx.ch for example
6. Fill in the field on the right with the password for that same source email address (see prerequisites above).
7. If necessary, modify the Advanced Settings to specify an IMAP server address:
   1. Enter the IMAP server name imap.gmx.ch (or .net, .com, etc. depending on your email address in step 4 above).
   2. Leave the port at the default value (993) and enable SSL.
8. Click on Confirm.
9. If necessary, enter a second email address that you want to import at the same time.
10. Choose the email address to import emails from; the drop-down menu lists the email addresses currently linked to your Infomaniak Web Mail interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are logged into.
11. After selecting the desired destination address from the list, click the blue Import Emails button.
12. The copy process begins; you can wait and see the result on the page once the import is complete, or close the window (the import continues in the background, and progress can be tracked - see below).
13. A confirmation email will be automatically sent to all email addresses involved in the operation once the import is complete, indicating the number of messages copied.
14. A progress tracker is available in the settings of the destination email address, on the Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) only.
15. The progress tracker allows you to view the import history for the address in question.

4. Adjust application settings

As soon as you have taken the necessary steps to ensure that the domain name associated with your email works with Infomaniak, modify the settings of the email software/clients you use so that they connect correctly to the Infomaniak servers: follow the configuration assistant.

Deze handleiding legt uit hoe u dubbele contacten kunt verwijderen in het adresboek van de web-app Contacten van Infomaniak.

Dubbele contacten verwijderen

Om bestaande dubbele contacten in uw Infomaniak-adresboeken te bekijken en samen te voegen (of te verbergen):

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Contacten van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Klik op de pijl ‍ om de lijst met adresboeken indien nodig uit te klappen.
3. Klik op het actiemenu ⋮ rechts naast het betreffende adresboek.
4. Klik op Dubbele contacten beheren:
   
5. Selecteer indien nodig het adresboek waarin u naar dubbele contacten wilt zoeken.
6. Klik op de contactkaart die als referentie moet worden behouden; identieke informatie wordt blauw gemarkeerd.
7. Controleer de informatie van de dubbele contactkaarten die aan de referentiekaart (punt 6 hierboven) worden toegevoegd:
8. Klik op de blauwe knop Samenvoegen om dubbele contacten één voor één te bewerken…
9. … of op Alles samenvoegen om alle dubbele contacten te bewerken.
10. U kunt ook een dubbel contact verbergen om het niet te bewerken en het opnieuw weergeven door op de schakelaar bovenaan de pagina te klikken:
    

Deze handleiding legt uit hoe u gebruikers kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen van een organisatie in de Manager van Infomaniak.

Inleiding

• Sinds u uw account bij Infomaniak heeft aangemaakt, bent u lid van ten minste één organisatie.
  • Als u de enige gebruiker was en het geen uitnodiging betrof, is er een organisatie onder uw naam aangemaakt en u bent automatisch de wettelijke vertegenwoordiger.
  • Anders bent u lid van de organisatie die u heeft uitgenodigd (om hun kSuite te gebruiken, een product te beheren, enz.).
• Alleen een eigenaar/wettelijke vertegenwoordiger kan wijzigingen aanbrengen.
  • Een eventuele medewerker die ook toegang heeft tot uw organisatie, kan de gegevens niet wijzigen vanuit zijn/haar beperkte account.

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• een nieuwe gebruiker toevoegen.
  • Dit kan een persoon zijn die volledig extern is aan Infomaniak,
  • of iemand die al een eigen Infomaniak-gebruikersaccount heeft en deze, indien gewenst, kan uitbreiden om voor uw organisatie te gebruiken.

Bij het toevoegen kunt u:

• zijn/haar rol binnen de organisatie instellen,
• de producten waarvoor hij/zij toegang heeft,
• sowie de instellingen voor het administratieve contactpersoon.

Een gebruiker verwijderen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• een of meer gebruikers verwijderen,
• of zelf een organisatie verlaten waar u lid van bent.

De machtigingen/rechten van een gebruiker wijzigen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• de rol van een andere gebruiker wijzigen,
• de producten beheren waar hij toegang toe heeft, en de fijnere machtigingen beheren, bijvoorbeeld als het gaat om de toegang tot een e-mailadres,
• evenals de contactvoorkeuren van de beheerder, of het nu uw eigen zijn of die van anderen.

Een wettelijke vertegenwoordiger vervangen

Om de wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie in het beheerportaal te wijzigen, moet de gebruiker die de rol van wettelijke vertegenwoordiger bekleedt, worden verwijderd. Dit betekent dat er vooraf een nieuwe wettelijke vertegenwoordiger moet worden aangewezen (het is namelijk onmogelijk om een wettelijke vertegenwoordiger te verwijderen als er geen andere wettelijke vertegenwoordiger voor de organisatie is).

Gebruikers in een team beheren

U kunt de gebruikers van de organisatie in teams organiseren.

Deze handleiding legt uit hoe u de inhoud van een Infomaniak-e-mailadres (alle e-mails, mappen, submappen, kortom de volledige structuur van uw postvak) kunt kopiëren naar een van uw bestaande Infomaniak-adressen met behulp van de Infomaniak-importtools!

Inleiding

• De procedure heeft geen invloed op de gegevens die al op het doeladres aanwezig zijn, noch op de gegevens van het bronadres.
• Mogelijke duplicaten worden beheerd: identieke inhoud wordt slechts één keer gekopieerd.
• Het is mogelijk om tijdens dezelfde procedure een tweede adres op te geven dat u wilt importeren.
• Lees indien nodig deze andere handleiding om berichten te importeren van een externe e-mailprovider anders dan Infomaniak.

E-mails van het ene account naar het andere kopiëren

Vereisten

• Een apparaatwachtwoord toevoegen aan het bronadres (het adres waarvan de inhoud moet worden opgehaald).
  • Het wachtwoord om in te loggen op het Infomaniak-account met dezelfde naam is niet het juiste.
  • Er is een wachtwoord vereist dat specifiek geldt voor het betreffende e-mailadres = een apparaatwachtwoord.

Om de e-mailinhoud te importeren:

1. Ga naar het adres https://import-email.infomaniak.com/.
2. Indien nodig, **logt u in** op uw Infomaniak-account bij de door u gekozen organisatie; de import vindt daadwerkelijk plaats naar een e-mailadres dat is gekoppeld aan de webinterface **Mail** van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) van het account dat u gebruikt.
3. Klik op 'Individuele import'.
4. Vul in het linkerveld uw **bron-e-mailadres** in (waarvan de inhoud gekopieerd moet worden).
5. Vul in het rechterveld het **wachtwoord** van hetzelfde bron-e-mailadres in (zie de vereisten hierboven).
6. Klik op **Bevestigen**:
   
7. Indien nodig, voer een tweede e-mailadres in dat tegelijkertijd geïmporteerd moet worden:
   
8. Selecteer het e-mailadres waarnaar de e-mails geïmporteerd moeten worden; het vervolgkeuzemenu toont de e-mailadressen die momenteel zijn gekoppeld aan uw webinterface **Mail** van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd:
   
9. Het is uiteraard **onmogelijk** om de e-mails naar hetzelfde adres te kopiëren:
   
10. Nadat u het gewenste doeladres in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren:
    
11. De kopie begint en draait op de achtergrond verder; u kunt het weergegeven venster sluiten.
12. Er wordt automatisch een bevestigings-e-mail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd zodra de import is voltooid, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten.

Inhoud van meerdere Infomaniak-adressen in één keer kopiëren

Vereisten

• Een apparaatwachtwoord voor elk Infomaniak-bronadres (de adressen waarvan de inhoud moet worden opgehaald).
  • Het wachtwoord om in te loggen op het Infomaniak-account met dezelfde naam is niet het juiste.
  • Er is een apart wachtwoord nodig voor elk van de betrokken e-mailadressen = een apparaatwachtwoord per adres.

Om de inhoud van meerdere Infomaniak-e-mailadressen te importeren (maximaal 25 per keer):

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de tool voor batch-import (online dienst https://import-email.infomaniak.com).
2. Selecteer Importeren van meerdere e-mailadressen uit een CSV-bestand (formaat .csv).
3. Download de voorgestelde CSV-sjabloon om een bestand te maken met de benodigde informatie voor de kopie (zie vereisten hierboven).
4. Upload het bestand met de knop CSV-bestand selecteren:
   
5. Zodra het bestand op de pagina van het hulpprogramma is geüpload, selecteert u E-mailadressen importeren.
6. Wacht tot de inhoud van de adressen is gekopieerd (er wordt een bevestigingsmail gestuurd zodra het kopiëren is voltooid).

Deze handleiding legt uit hoe u een audio- of videoconferentie kunt starten tussen één of meerdere gebruikers met de ethische, gratis videoconferentieoplossing van Infomaniak, kChat, en kMeet.

Inleiding

• De bel-functie in kChat is beschikbaar in alle webversies (browser), mobiele versies (iOS/Android) en desktopversies (macOS/Windows).

Een vergadering starten tussen kChat-gebruikers

Om in een virtuele ruimte te discussiëren met de microfoon en webcam van uw apparaat, drukt u eenvoudig op de knop Bellen, die zichtbaar is in elk kChat-gesprek, elk privé- of openbaar kanaal, via de applicatie of rechtstreeks in de browser:

• Bel een gebruiker rechtstreeks als u zich in een direct gesprek met hem bevindt, of start een gesprek met alle leden van een kanaal als u de vergadering vanuit het kanaal start.
• Een oproep naar een gebruiker die de status "Niet storen" heeft ingesteld, activeert geen beltoon of een oproepvenster, maar de gebruiker ziet wel de melding in het gesprek.
• De microfoon is standaard ingeschakeld wanneer de oproep wordt geaccepteerd, maar de camera niet.
• Bekijk de gebruikers van de vergadering (degenen die de oproep hebben geaccepteerd, geweigerd of gemist) met hun avatars in het kChat-bericht.
• Zodra de oproep is begonnen, verschijnt er een emoji in uw kChat-status om aan te geven dat u bezig bent met het gesprek.
• Een bericht dat vanuit de videoconferentie (kMeet) is verzonden, is ook zichtbaar in het kChat-gesprek (en vice versa).
• Instructies voor het starten en beëindigen van de vergadering worden automatisch weergegeven in de betreffende kChat-gesprekshistorie:
  

Speciale aandachtspunten bij oproepen in kanalen

• De oproep zal niet overgaan bij de ontvangers, maar ze zien wel een bericht in kChat en ontvangen een melding.
• Er verschijnt een waarschuwingsbericht als u een oproep wilt starten in een kanaal met meer dan 7 gebruikers.

Deze handleiding helpt u snel de belangrijkste functies van Euria te ontdekken, de kunstmatige intelligentie die tot uw beschikking staat binnen kSuite, en die met name goed presteert als een chatbot in de app kChat.

Inleiding

• Euria kan u helpen bij allerlei soorten berekeningen, vertalingen, het geven van informatie over verschillende onderwerpen en het beantwoorden van uw vragen.
• Lees deze andere handleiding over het gebruikte model en de verantwoordelijkheden van elke gebruiker.
• Zodra een nieuwe gebruiker is toegevoegd, ontvangt deze een bericht van Euria met daarin een welkomstboodschap.
• Lees deze andere handleiding over de mogelijkheden voor AI-samenvattingen in kChat.

Euria toevoegen aan uw kChat-contacten

De bots die momenteel beschikbaar zijn in kChat, staan al in uw contacten.

Als u ze nog niet ziet, klikt u in het linkermenu van kChat…

1. … op de kanaalzoekfunctie (bots verschijnen ook als kanaal)
2. … of op het pictogram + naast Directe berichten om de bot te zoeken
   ‍
3. Voeg de bots toe die als zodanig zijn gemarkeerd met het label [bot] of zoek op de term bot of chat.
   ‍

Maak geen groepsgesprek aan tussen de bots en uzelf, want dat werkt niet. U moet een privéchatkanaal aanmaken tussen elke bot en uzelf.

Schrijf hem vervolgens gewoon alsof je met een bekende aan het praten bent:

Deze handleiding legt uit hoe u een volledig externe gebruiker kunt toevoegen aan kChat.

Inleiding

• Als u de beheerder bent van de organisatie waarin my kSuite (en dus kChat) zich bevindt en u volledige rechten voor kChat heeft, kunt u een volledig externe gebruiker uitnodigen om lid te worden van uw organisatie. Deze gebruiker wordt niet als gebruiker meegeteld.
• Deze gebruiker wordt echter wel uitgenodigd om een Infomaniak-account aan te maken, indien deze er nog niet heeft.
• Om een kChat-gebruiker toe te voegen en hem meer rechten te geven (deze wordt dan wel als my kSuite-gebruiker meegeteld), raadpleeg dan deze andere handleiding.

Een gebruiker uitnodigen om deel te nemen aan een privé-kanaal

Om een uitnodiging via e-mail vanuit kChat te verzenden:

1. Klik hier, om toegang te krijgen tot de web-app kChat (online dienst ksuite.infomaniak.com/kchat) of open de desktop-app kChat (desktopapplicatie voor macOS / Windows / Linux).
2. Klik op de knop om leden uit te nodigen:
   
3. Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen.
4. Klik op het e-mailadres om deze als gast toe te voegen:
   
5. Geef de kana(a)l(en) op waarvoor deze personen toegang krijgen.
6. Klik op de blauwe knop om de uitnodiging te verzenden:
   
7. De genodigde persoon ontvangt een e-mail met een link naar de kChat-interface en het kanaal dat met hem/haar wordt gedeeld:
   
8. Uiteraard is er een registratiefase als de gebruiker nog geen Infomaniak-account heeft (tijdens deze periode wordt de genodigde gebruiker in het betreffende kChat-kanaal als in behandeling weergegeven):
   
   • Het is belangrijk om te weten dat hij/zij niet als 'in behandeling' wordt weergegeven in my kSuite of elders, omdat het om een beperkte en externe gebruiker gaat; en zolang de registratie niet is voltooid, blijft het aantal bij 0 externe gebruikers:
     
9. Zodra de registratie is voltooid, kan de gast toegang krijgen tot kChat, een beperkte versie die is beperkt tot de kanalen die de beheerder heeft opgegeven bij het maken van de uitnodiging:
   
10. Hij kan een privégesprek starten met de andere gebruikers:
    
    • Op de pagina van het beheerdersaccount, zodra de registratie van de externe gebruiker is voltooid, ziet u de vermelding van 1 externe gebruiker op uw dashboard:
      
    • En nu ziet u de vermelding op kChat dat de gebruiker toegang heeft tot uw privé-kanaal:
      

Rechten van de uitgenodigde gebruiker

Gasten kunnen…

• … berichten vastzetten in kanalen
• … "Slash-commando's" gebruiken (met uitzondering van beperkte commando's zoals het uitnodigen van leden, het hernoemen van kanalen, het wijzigen van titels, enz.)
• … een kanaal toevoegen aan hun favorieten
• … een kanaal dempen
• … hun profiel bijwerken
• … verschillende authenticatiemethoden gebruiken dan andere gebruikers
• … de kChat-applicatie gebruiken: de gast kan de app (web, mobiel of desktop) openen, ongeacht of hij al lid is van een kChat of niet; dit werkingsprincipe verschilt bijvoorbeeld van kDrive.

Gasten kunnen niet…

• … openbare kanalen ontdekken
• … openbare teams joinen
• … directe berichten of groepsberichten maken met leden die niet tot hetzelfde kanaal behoren
• … personen uitnodigen

In geval van problemen

Als u de beheerder van de organisatie bent, maar u toch geen nieuwe gebruiker kunt uitnodigen voor kChat, controleer dan of u daadwerkelijk beheerder bent binnen kChat, omdat het heel goed mogelijk is dat u slechts een gewone gebruiker/medewerker bent, zelfs als u de enige gebruiker bent met een licentie op my kSuite. Bijvoorbeeld:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheer van de organisatie in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op uw gebruikersnaam:
   
3. Klik op de pijl ‍ om de kSuite-samenwerkingshulpmiddelen uit te vouwen:
   
4. Onder kChat, wijzig de rol van Gebruiker naar Beheerder: