Infomaniak hecht veel waarde aan de beveiliging van gegevens door middel van een alomvattende en diverse beveiligingsaanpak. Voor klokkenluiders heeft het bedrijf een intern systeem opgezet waarmee onregelmatigheden veilig en anoniem kunnen worden gemeld, zonder angst voor represailles. Dit beschermingsmechanisme is bekend en toegankelijk voor alle medewerkers, waardoor de transparantie en verantwoordelijkheid binnen de organisatie worden versterkt.

Verwerkingstijden

Infomaniak toont zijn betrokkenheid aan door middel van concrete en effectieve maatregelen om degenen te beschermen die onregelmatigheden melden. Het bedrijf zet zich in om elke melding die via het meldformulier wordt ingediend binnen een bepaalde termijn te verwerken, om een optimale reactiesnelheid te garanderen en het vertrouwen van de gebruikers te behouden.

Om een efficiënte en transparante verwerking te garanderen, heeft Infomaniak een gestructureerd proces met duidelijke deadlines vastgesteld:

1. Het bedrijf zet zich in om binnen 24 uur na indiening van alle meldingen een ontvangstbevestiging te sturen, zodat de melders kunnen bevestigen dat hun verzoek door het betreffende technische team is ontvangen.
2. Vervolgens voert het bedrijf binnen 5 werkdagen een voorlopige beoordeling uit om te bepalen of de melding in behandeling kan worden genomen en welke middelen nodig zijn voor de verwerking. In deze fase wordt het prioriteitsniveau bepaald en wordt de melding doorgestuurd naar de juiste gespecialiseerde teams.
3. Wanneer een onderzoek noodzakelijk is, voert Infomaniak een grondige analyse uit binnen een maximale termijn van 30 werkdagen, afhankelijk van de aard en complexiteit van de gemelde situatie. Deze periode stelt de beveiligingsteams in staat om de vereiste technische controles uit te voeren, de nodige bewijzen te verzamelen en de potentiële impact van de gemelde situatie te beoordelen.
4. Ten slotte verbindt het bedrijf zich ertoe om de analyse af te ronden en de passende corrigerende maatregelen te implementeren binnen een termijn van 60 werkdagen, indien dit technisch mogelijk is.

Deze laatste stap omvat het implementeren van preventieve maatregelen, het communiceren van de resultaten aan de betrokken partijen en het opvolgen van de aanbevelingen om herhaling van de geïdentificeerde problemen te voorkomen.

Infomaniak verbindt zich er ook toe om klagers op de hoogte te houden van de voortgang van een klacht, mits de klager het formulier heeft ingevuld en een contact-e-mailadres heeft opgegeven.