Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

Comprendre la différence entre sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données vise à empêcher tout accès non autorisé à vos informations. Elle repose sur des mesures comme le chiffrement, les pare-feu ou les VPN. Une faille de sécurité peut avoir des conséquences désastreuses : imaginez qu’un hacker vole l’intégralité de votre base de données clients et exige une rançon pour la récupérer. Ce type d’attaque – le ransomware – peut paralyser une entreprise du jour au lendemain.

Aujourd’hui, on estime que plus de 50 % des entreprises victimes d’une cyberattaque ferment dans les deux ans.

La confidentialité des données concerne qui peut accéder à vos informations et comment elles sont utilisées. Même si vos données sont sécurisées contre le piratage, elles peuvent être collectées, analysées et revendues… en toute légalité.

Exemple : vous stockez précieusement les informations de vos clients, mais sans le savoir, un service que vous utilisez partage – anonymement – ces données avec des tiers. Résultat ? Vos concurrents peuvent récupérer des analyses précieuses sur votre marché et cibler vos propres clients sans jamais avoir eu besoin d’un piratage.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

Au sujet des données hébergées qui vous appartiennent et si celles-ci concernent des données personnelles de vos visiteurs, contacts et clients, c'est à vous qu'il revient d'assurer les compatibilités.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est important d'informer les utilisateurs sur la manière et le but du traitement. Cela se fait habituellement par le biais d'une déclaration/charte de confidentialité.

Un certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel

La plateforme d'hébergement pour vos sites *perso.ch, *.users.ch, *.geneva-link.ch évolue et ce guide présente la procédure à suivre pour vous connecter à votre espace FTP.

Modification des identifiants de connexion

La plateforme d'hébergement actuelle repose sur l'utilisation d'un préfixe au niveau de votre nom d'utilisateur FTP. Celui-ci se présente sous la forme suivante : "persoch_" 

Ainsi, si votre nom d'utilisateur était infomaniak, il faudra dorénavant utiliser l'utilisateur suivant pour se connecter via FTP : persoch_infomaniak. 

Ce guide explique comment copier le contenu d'une adresse mail Infomaniak (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail) sur une autre de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• Ceci n'affecte ni le contenu actuellement présent sur l'adresse qui va recevoir le contenu, ni le contenu de l'adresse de départ dont le contenu sera copié.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Il est  possible de spécifier une seconde adresse à importer lors du même processus.
• Si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide pour importer des messages d'un fournisseur mail externe autre que Infomaniak.

Copier les e-mails d'un compte à un autre

Pour importer le contenu d'une autre adresse mail :

1. Rendez-vous à l'adresse https://import-email.infomaniak.com/.
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation de votre choix (l'importation se fera vers une adresse mail rattachée à l'interface Mail Infomaniak du compte que vous utilisez).
3. Cliquez sur l'importation unique.
4. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
5. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail (cliquer ici pour vérifier que vous utilisez le bon mot de passe et si nécessaire, modifier le mot de passe de votre adresse mail).
6. Cliquez sur Confirmer.
7. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
8. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Infomaniak Mail du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
9. Il est évidemment impossible de copier les e-mails vers l'adresse identique:
   
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
11. La copie débute et continue en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre qui s'affiche, un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.

Ce guide présente les mécanismes d'authentification de la messagerie et les moyens pour résoudre l'erreur Sender Mismatch.

Préambule

• L'erreur "Sender Mismatch" survient lorsque l'adresse utilisée pour envoyer un e-mail ne correspond pas à l'adresse d'authentification utilisée lors de la connexion au serveur SMTP.
• Cette erreur est liée à deux éléments spécifiques :
  • le Return-path (également appelé "envelope sender"), qui est utilisé par le serveur de messagerie pour gérer les retours et les erreurs de livraison,
  • et l'en-tête From, qui est l'adresse d'expéditeur visible par le destinataire dans le message.

Résoudre l'erreur Sender Mismatch

Techniquement, lors de l'envoi d'un e-mail via un logiciel/client de messagerie, vous devez vous authentifier en utilisant un nom d'utilisateur (= votre adresse e-mail) et un mot de passe.

Si, après authentification, l'adresse d'expéditeur spécifiée dans l'en-tête "From" ou dans le "Return-path" est différente de l'adresse utilisée pour l'authentification, le serveur Infomaniak peut considérer cela comme une tentative de falsification. C'est cette incohérence qui déclenche l'erreur "Sender Mismatch".

Pour corriger cette erreur:

• Vérifiez que l'adresse mail utilisée pour l'envoi est celle avec laquelle vous vous authentifiez (ou un alias valide).
• Ne modifiez pas l’adresse Return-path ou l’en-tête From pour une autre adresse non autorisée (si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide afin de tester une autre application de messagerie ou de configurer correctement votre logiciel/client de messagerie actuel).

‍Ce guide explique comment effectuer une action en masse (suppression, activation du filtre anti-spam, etc.) sur plusieurs adresses mail au sein d'un Service Mail.

Actions en masse

Pour effectuer ces actions en “batch”, par lot :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cochez la case à gauche de Adresse e-mail pour sélectionner toutes les adresses, ou sélectionner les adresses souhaitées une par une.
4. La liste des actions disponibles apparaîtra ensuite en bas de la page, y compris dans le menu d'action ⋮ :
   

Les actions en masse possibles sont les suivantes :

• activer le filtre anti-spam
• activer les filtres publicitaires
• appliquer des droits généraux
• activer un répondeur automatique
• appliquer un modèle de signature
• supprimer les redirections
• supprimer les adresses mail

Ce guide explique comment connecter l'app desktop eM Client (application de bureau sur macOS / Windows) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application et choisissez le mode désiré puis cliquez sur Suivant:
   
2. Entrez l'adresse mail à rattacher puis cliquez sur le bouton Démarrer à côté du champ:
   
3. Entrez le mot de passe de l'adresse mail puis cliquez sur Continuer à côté du champ:
   
4. Cochez la case et cliquez sur Oui:
   
5. Vérifiez et complétez les informations manquantes:
   
6. Choisissez le mode désiré puis cliquez sur Suivant:
   
7. Vérifiez et complétez les informations manquantes:
   
8. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
   

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.

Ce guide concerne des problèmes qui peuvent survenir lors de l'utilisation d'applications Infomaniak (comme kChat, kDrive, kAuth, etc.) ou d'outils (comme config.infomaniak.com, le Manager Infomaniak, etc.) avec du matériel (OS, navigateur, appareils, etc.) ancien / pas à jour / obsolète‍.

Préambule

• Il ne sera par exemple pas possible d'accéder confortablement aux services Infomaniak avec un iPhone 5s ou 6 sur iOS 12.
• Il est donc recommandé de régulièrement mettre à jour navigateurs et systèmes d'exploitation pour bénéficier de la meilleure expérience possible avec l'infrastructure Infomaniak.
• Prenez également connaissance de cet autre guide plus particulièrement axé sur les navigateurs et leurs composants.
• Et utilisez-vous la dernière version de l'app Infomaniak concernée ?

Mettre à jour l'OS, le navigateur, etc.

Les systèmes ou navigateurs anciens peuvent provoquer des lenteurs, des erreurs ou un affichage incorrect. Il est donc préférable de s'appuyer sur des composants régulièrement mis à jour car les apps Infomaniak fonctionnent de manière optimale sur des systèmes à jour et un matériel récent.

Exemple pour kChat:

En cas de souci avec un navigateur Internet, essayez de le mettre à jour ou d'installer une alternative:

• Google Chrome
  https://www.google.com/chrome/
  (Le site détecte automatiquement le système d’exploitation et propose la dernière version)
• Mozilla Firefox
  https://www.mozilla.org/firefox/new/
  (Page de téléchargement et mise à jour pour Windows, macOS et Linux)
• Microsoft Edge
  https://www.microsoft.com/edge
  (Le lien propose la mise à jour automatique ou le téléchargement selon le système)
• Safari (macOS uniquement)
  https://support.apple.com/fr-fr/HT204416
  (La mise à jour de Safari passe par les mises à jour système de macOS)
• Opera
  https://www.opera.com/fr/download
  (Permet de télécharger la dernière version pour votre système)
• Brave
  https://brave.com/download/
  (Page de téléchargement avec détection automatique du système d’exploitation)

Technologies employées par Infomaniak

Beaucoup d'outils Web développés par Infomaniak utilisent Angular. Le besoin de matériel à jour ou récent pour faire fonctionner les applications n'est pas spécifique à Angular lui-même mais plutôt une exigence générale pour l'exécution de toute application Web moderne. Voici quelques raisons pour lesquelles un matériel à jour est souvent nécessaire:

1. Angular s’appuie sur des fonctionnalités avancées des navigateurs modernes, souvent absentes ou mal gérées dans les versions anciennes.
2. Les navigateurs récents optimisent l’exécution du JavaScript et le rendu graphique, ce qui améliore la fluidité des applications Angular.
3. Les versions à jour corrigent des failles connues, réduisant les risques de compromission.
4. Les navigateurs modernes sont plus conformes aux dernières spécifications HTML, CSS et JavaScript, assurant une meilleure compatibilité.
5. Les API modernes (caméra, géolocalisation, notifications, etc.) ne sont accessibles que via des navigateurs récents, indispensables pour des expériences interactives.

Ce guide propose une solution aux utilisateurs désireux d'augmenter le niveau de sécurité de leur messagerie, sur un point particulièrement faible si vous utilisez un logiciel/client de messagerie pour consulter vos e-mails.

Tous les mots de passe en mémoire

Lorsque vous utilisez l'interface en ligne Infomaniak mail.infomaniak.com pour la consultation et l'envoi de vos e-mails, celle-ci est accessible via votre compte Infomaniak sur lequel l'authentification à 2 facteurs (2FA) est activée.

Certes tous les mots de passe de chacune des adresses mail que vous avez attaché à mail.infomaniak.com sont en mémoire et vous n'aurez pas besoin de les introduire chaque fois que vous souhaitez consulter vos message.

Mais avant cela, vous indiquez 3 informations:

1. votre identifiant de connexion
2. le mot de passe de cet identifiant de connexion
3. vous validez ensuite votre demande d'accès par un des moyens supplémentaires existants

En toute logique, une personne en possession de votre mot de passe Infomaniak ne pourra donc pas accéder à votre messagerie si elle n'a pas également accès à votre appareil mobile.

Cas d'un logiciel/client de messagerie

La double authentification (2FA décrite ci-dessus) n'existe pas directement avec les protocoles de consultation de messagerie de type IMAP. Une adresse mail comporte un mot de passe, et c'est tout.

Par conséquent un logiciel/client de messagerie installé sur un ordinateur va également garder tous les mots de passe de chacune des adresses mail rattachées, mais ne demandera pas de mot de passe de connexion.

Il existe une solution avec Mozilla Thundebird:

1. Ouvrez le logiciel/client de messagerie.
2. En haut à droite cliquez sur le bouton de menu à trois lignes horizontales ☰ .
3. Cliquez sur Préférences (et non sur Paramètres des comptes):
   
4. Cliquez sur Vie privée et sécurité dans le menu de gauche.
5. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Mots de passe (tous vos mots de passe mail en mémoire sont ici).
6. Cochez la case Utiliser un mot de passe principal:
   
7. Cliquez sur le bouton au même endroit pour définir votre nouveau mot de passe d'ouverture du logiciel/client de messagerie:
   

Pour terminer:

• Fermez puis relancez Thunderbird.
• Lors de la réouverture, entrez votre mot de passe principal.
• Si vous entrez correctement le mot de passe, vous aurez accès à vos comptes.
• En cas d'échec, Thunderbird s'ouvrira quand même, mais vous demandera à nouveau le mot de passe principal.

Cette méthode vous protège surtout si vous partagez votre environnement avec d'autres utilisateurs.

Ce guide explique comment activer ou désactiver le filtre publicitaire Infomaniak permettant de classer automatiquement dans des dossiers spécifiques des e-mails détectés comme étant de type Newsletter ou notification d'activité.

Préambule

• Le filtre…
  • … est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.
  • … vous permet de vous concentrer sur les e-mails pertinents et importants, ce qui améliore votre productivité en réduisant la distraction liée aux publicités et aux pourriels.
  • … aide à maintenir une boîte de réception plus propre et mieux organisée en séparant les e-mails publicitaires ce qui facilite la gestion des e-mails importants.

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les filtres: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Filtres et règles dans le menu latéral gauche
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Personnaliser le filtre publicitaire

Emplacement des e-mails

Au même endroit (point 5 sur les images ci-dessus), en cliquant sur Modifier, vous pouvez choisir l'emplacement par défaut des 2 dossiers dans lesquel les messages iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Ce guide vous est destiné car vous avez choisi (ou allez choisir) Infomaniak comme hébergeur. Ce choix n'est pas anodin. Vous êtes sensible à l'écologie et souhaitez faire le maximum pour réduire l'empreinte carbone sur Internet.

Infomaniak vous remercie d'ores et déjà de choisir cet hébergeur qui se soucie de la planète et d'explorer les pistes ci-dessous pour progresser dans l'éco-conception de votre environnement Web.

Pourquoi agir ?

Les sites internet consomment de l'énergie pour fonctionner, et l'utilisation d'Internet est l'une des principales causes de l'augmentation des émissions de gaz à effet de serre.

Outre le fait qu'il est important de choisir un hébergeur éthique qui utilise des sources d'énergie renouvelable pour alimenter ses serveurs vous pouvez également contribuer à réduire ces émissions en adoptant des pratiques éco-responsables dans la conception et la gestion de vos sites et services Mail.

Comment agir ?

Comme vu plus haut, Infomaniak agit sur différents points jusqu'à son département support lui-même: il vous accompagnera dans le choix de services adaptés à vos besoins dans un souci de préservation de l'environnement, récoltera vos feedbacks permettant d’optimiser nos pratiques et s’inspirer de vos expériences, tout en communiquant les enjeux environnementaux dans le secteur de l’hébergement pour adopter les bonnes pratiques numériques.

A votre niveau, il existe plusieurs moyens de réduire votre empreinte carbone sur Internet:

Minimiser la consommation d'énergie 

Pour réduire la consommation d'énergie des serveurs et des ordinateurs des utilisateurs: optimisez les images, utilisez des polices de caractères web, utilisez des scripts minifiés et des technologies de compression de données. Les designs épurés peuvent aider à réduire les besoins en bande passante.

Offrez des options pour réduire la consommation de données en utilisant des images de qualité inférieure ou en proposant des vidéos en streaming à différentes qualités, pour désactiver les pisteurs et les publicités qui consomment beaucoup de données.

Pour de bonnes pratiques dédiées à WordPress consultez les fiches de GreenIT.

Utiliser des technologies éco-responsables

Les technologies de développement durable, telles que l'HTML5, CSS3 et JavaScript, sont plus respectueuses de l'environnement.‍

Promouvoir la durabilité

Sensibilisez les utilisateurs à l'impact environnemental des technologies d'Internet et invitez-les à adopter des pratiques éco-responsables. Y compris avec la solution WordPress.

Et au niveau de la messagerie ?

Les mêmes réflexes peuvent se faire concernant votre communication par e-mail:

• Utiliser une signature éco-responsable qui invite les destinataires à réduire leur impact environnemental en utilisant des technologies éco-responsables ou en adoptant des pratiques éco-responsables…
• Utiliser des outils de gestion des e-mails éco-responsables qui utilisent des sources d'énergie renouvelable et qui ont des politiques éco-responsables en matière de consommation d'énergie…
• Utiliser des e-mails en texte brut plutôt que des e-mails en HTML, car les e-mails en HTML ont tendance à consommer plus d'énergie pour être affichés…
• Utiliser des pièces jointes en format PDF plutôt que des formats plus lourds…
• Utiliser des fonctionnalités de désinscription pour éviter d'envoyer des e-mails non désirés…
• Utiliser des outils de suivi pour savoir combien de personnes ouvrent vos e-mails et ainsi savoir si vous en envoyez trop ou pas assez…

Toutes ces actions peuvent être réalisées progressivement et doivent être adaptées à la situation de chaque site web, il n'y a pas de solution unique.

Surveillez régulièrement les statistiques de consommation d'énergie pour continuer à améliorer la performance écologique du site. Infomaniak proposera dans le futur des outils dans ce sens mais en attendant vous pouvez utiliser https://greenframe.io.