Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènements depuis Calendar, pour par exemple organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.
• Nombre de salles possibles par ressource:

Configurer les salles de réunion

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation (les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront pas le faire).

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Renseignez les informations essentielles telles que la dénomination, la localisation précise (adresse complète, niveau), une couleur, le nombre maximum de personnes pouvant être accueillies:
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce et l'étage en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Actions sur la salle créée

Si vous avez plusieurs salles similaires, vous pouvez accélérer leur création en dupliquant la première:

• Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de la salle concernée dans le tableau qui s'affiche:
  

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez sur Ajouter une salle:
   
4. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
5. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite:
   
6. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier.
7. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation:

Votre espace kSuite dédié affiche également une vue des disponibilités de vos salles en temps réel, avec la possibilité d'en réserver une en quelques clics, ce qui vous fera gagner du temps dans l'organisation de vos réunions:

Ce guide présente le modèle de sécurité qui permet d'attribuer des utilisateurs à une adresse mail ou à lui dédier un mot de passe différent pour chaque appareil ou logiciel qui doit y accéder.

Préambule

• Ce modèle renforce la sécurité en isolant les accès à une adresse mail par utilisateur et par appareil.
• Vous pouvez créer plusieurs mots de passe pour une même adresse mail sans interrompre les connexions existantes.
• Chaque mot de passe peut être révoqué individuellement, sans impact sur les autres utilisateurs ou appareils liés à cette adresse.
• Un mot de passe n'est jamais réaffiché après sa création ; modifiez-le ou créez-en un nouveau si nécessaire.

Gagnez en liberté et en sécurité avec les accès personnalisés

Oubliez l'époque où un mot de passe unique et fragile protégeait votre boîte mail. Auparavant, modifier votre code était un casse-tête : il fallait le mettre à jour sur tous vos appareils au risque de bloquer vos accès.

Désormais, vous disposez de clés numériques distinctes pour chaque usage. C'est plus simple et beaucoup plus sûr :

• Indépendance des appareils : si vous changez de téléphone, vous ne modifiez que l'accès de ce mobile ; vos autres installations restent connectées sans interruption.
• Sécurité ciblée : en cas de perte d'un appareil, vous révoquez uniquement son mot de passe spécifique sans toucher aux autres.
• Contrôle total : vous gardez la main sur qui accède à quoi, sans devoir dévoiler votre mot de passe principal.

Pour cela:

1. Lors de la création d'une adresse mail, aucun mot de passe n'est défini (car l'utilisation de l'adresse sur les apps Mail Infomaniak ne requiert pas de mot de passe autre que celui qui permet déjà d'accéder à votre compte Infomaniak).
2. Depuis le Service Mail vous créez ensuite simplement des mots de passe spécifiques pour chaque appareil (Outlook, iPhone, CRM, etc.) selon vos besoins.
   • Vous pouvez également gérer les appareils depuis l'app Web Mail directement.
3. Depuis le Service Mail, vous ajoutez l'adresse à vos apps Mail Infomaniak ou décidez quel utilisateur extérieur doit accéder à l'adresse mail.
4. Lorsque l'accès n'est plus nécessaire, toujours depuis votre Service Mail, révoquez le mot de passe concerné ou retirez l'accès de l'utilisateur : les autres accès à l'adresse mail restent actifs.

Ce guide explique comment diffuser une réunion en ligne kMeet dans un flux séparé accessible par une URL unique grâce au Streaming Vidéo Infomaniak.

✘ INDISPONIBLE‍ avec
kSuite gratuit / kSuite Standard
my kSuite / my kSuite+ (ik.me, etik.com, ikmail.com) 

Préambule

• Diffuser une réunion type conférence dans un flux de Streaming Vidéo plutôt qu'au sein de l'application kMeet présente plusieurs avantages:
  • Diffusion publique à grande échelle sans avoir à restreindre l'accès à une audience limitée aux personnes invitées.
  • Attirer un public plus large, comme les conférences, webinaires ou évènements en direct où des centaines ou milliers de spectateurs peuvent suivre l'événement sans rejoindre un appel privé.
  • Permet de toucher un nombre illimité de spectateurs.
  • Nul besoin de gestion d'accès pour chaque participant, le flux est simplement consultable via un lien.
  • Un simple navigateur Web suffit pour accéder au flux de streaming.
  • Accès passif: les spectateurs ne sont pas forcés de participer activement ou d'interagir ; ils peuvent simplement regarder l'événement sans s'enregistrer ou se connecter, ce qui convient mieux aux grands événements.
  • Pas d'interruptions vocales ou de perturbations liées à la gestion des micros ; cela permet de garder un flux plus fluide et centré sur l'intervenant.
  • Résolution de diffusion plus élevée quand kMeet peut être limité par des contraintes de bande passante et une qualité vidéo moindre pour éviter la surcharge réseau.

Créer le lien de partage en Streaming Vidéo

Prérequis

• Il faut être modérateur du kMeet pour pouvoir créer un lien de diffusion live mais il n'est pas nécessaire de posséder une offre de Streaming vidéo Infomaniak.

Ensuite:

1. Démarrez kMeet via ksuite.infomaniak.com/kmeet ou depuis l'une des applications pour ordinateur ou appareils mobiles.
2. Une fois dans la réunion, cliquez sur le menu d'action ○○○ dans la barre d'outils kMeet.
3. Choisissez de Démarrer la diffusion en direct:
   
4. Cliquez sur le bouton pour Démarrer:
   
5. Patientez le temps de la création du flux de Streaming Vidéo:
   
6. Au même endroit, une fois le lien du stream affiché, cliquez sur l'icône à droite pour copier l'URL correspondant au flux en direct ; collez l'URL dans un message à l'attention des participants ou de toute personne devant assister à la diffusion en direct.
7. Un symbole affiché sur kMeet ainsi qu'un signal sonore affiche le début de la diffusion via Streaming Vidéo:
   

Le flux est diffusé en continu pendant maximum 24 heures, et ne sera plus accessible dès que la réunion kMeet est stoppée.

Ce guide concerne Euria, l'assistant d'intelligence artificielle souverain, un service kSuite à part entière, également disponible au sein d'une app autonome.

Préambule

• L'usage de l'IA chez Infomaniak repose sur une approche transparente et éthique.
• Chaque service intégrant de l'IA suit des principes stricts pour garantir un usage fiable et respectueux :
  • la protection des informations est garantie par un traitement intégral des données au sein d'infrastructures situées exclusivement en Suisse, assurant ainsi une maîtrise complète de la souveraineté numérique,
  • les résultats générés ne servent jamais à l'entraînement des modèles ni à des fins publicitaires,
  • et l'IA n'a pas vocation à remplacer l'humain, mais à l'assister.

Qu'est-ce qu'Euria ?

Conçu pour offrir une alternative européenne aux géants technologiques américains, l'assistant d'intelligence artificielle souverain Euria se distingue par son intégration profonde dans l'écosystème de productivité d'Infomaniak, tout en garantissant une confidentialité absolue des données utilisateur.

La force d'Euria repose sur son infrastructure locale:

• Contrairement aux solutions basées sur le cloud public étranger, l'IA d'Infomaniak est hébergée exclusivement sur ses propres serveurs en Suisse.
• Cette approche permet de respecter strictement les normes de protection des données et d'assurer qu'aucune information traitée n'est utilisée pour entraîner des modèles tiers ou partagée en dehors de l'infrastructure sécurisée de l'hébergeur.

Euria utilise des modèles de langage de pointe (LLM) sélectionnés pour leur efficacité et leur performance, tout en étant optimisés pour minimiser leur empreinte énergétique. Infomaniak mise sur une transparence totale concernant les algorithmes utilisés, s'inscrivant dans une démarche d'indépendance technologique et de durabilité environnementale propre à l'entreprise.

Limites d'utilisation

Pour garantir une expérience fluide et sécurisée, l'utilisation d'Euria est soumise à certaines conditions de volume et de taille de fichiers :

• Calcul des quotas (fenêtre glissante) : les limites (ci-dessous) ne sont pas réinitialisées à minuit mais calculées en temps réel sur une fenêtre de 24 heures ; chaque message envoyé "occupe" un emplacement dans votre quota et se libère automatiquement 24 heures après son envoi.
  • Si vous envoyez des messages tout au long de la matinée jusqu'à atteindre votre limite à 11h, vos droits d'envoi se libéreront progressivement le lendemain matin, au fur et à mesure que chaque message atteindra ses 24 heures d'ancienneté.
• Quota global de messages : votre limite quotidienne est partagée ; chaque demande adressée à Euria est décomptée de votre quota global, quel que soit le projet ou la conversation dans lesquels vous interagissez.
• Transcriptions : les services de transcription sont illimités.
• Envoi d'images : le chargement d'images est limité à 10 Mo par fichier.
• Envoi de documents : le chargement de fichiers est limité à 100 Mo, à l'exception des offres my kSuite et my kSuite+ pour lesquelles la limite est de 20 Mo.
• Nombre de messages par jour : 

• Recherches Web par jour :

• Nombre de projets :

• Nombre de conversations par projet :

Certains services Infomaniak intègrent Euria

• kChat
  • L'IA Euria intégrée à kChat permet de gagner du temps dans les échanges : elle peut reformuler des phrases, générer des réponses rapides, corriger l'orthographe ou encore ajuster le ton d'un message. L'utilisateur conserve le contrôle total sur les suggestions, qui sont uniquement locales à chaque session.
• Mail Infomaniak
  • Dans l'application Mail, Euria accompagne la rédaction d'e-mails. Elle peut générer du contenu à partir de quelques mots-clés, reformuler ou structurer un message, en s'adaptant à différents registres. Rien n'est envoyé automatiquement, et l'utilisateur peut modifier les textes à tout moment.
• Site Creator
  • Un assistant rédactionnel basé sur l'IA permet à Site Creator de générer rapidement des contenus adaptés à différents types de pages web. Ce service est utile pour les personnes qui lancent un site et cherchent à produire des textes clairs, optimisés et pertinents.
• kDrive
  • Sur kDrive, l'intelligence artificielle est mobilisée à deux niveaux complémentaires pour simplifier la gestion des documents. Euria permet d'interagir avec les fichiers texte stockés dans le drive. Ce module peut répondre à des questions sur le contenu d'un document, résumer, traduire ou extraire des informations utiles. Il est particulièrement efficace pour lire des rapports, comprendre des textes complexes ou générer rapidement un aperçu d'un fichier.

Afin de créer un projet IA avec instructions personnalisées et base de connaissances, prenez connaissance de cet autre guide.

Responsabilités des parties

Données fournies à l'IA

• L'IA d'Infomaniak est actuellement basée par défaut sur ces modèles.
  • Parmi eux, Mistral, Whisper, DeepSeek, Llama, granite…
• En utilisant un assistant de rédaction, les messages et les demandes adressées à l'IA sont exclusivement traités en Suisse par l'infrastructure d'Infomaniak.
• Aucune donnée n'est traitée ou partagée avec un tiers.

Données apportées par l'IA

• Le modèle de langage génère du texte en se basant sur les données qu'il a assimilées lors de son apprentissage, dépourvu de conscience, d'intentions ou de responsabilités morales.
• Il est crucial que l'utilisateur soit conscient que les informations générées par le modèle ne sont pas toujours précises et ne doivent pas être considérées comme une source d'information incontestable.
• Il doit exercer son discernement critique et vérifier les informations fournies par l'assistant auprès de sources fiables lorsque nécessaire.
  • Par exemple si une personne utilise le modèle pour des tâches cruciales telles que des conseils médicaux, juridiques ou financiers, elle doit prendre des précautions supplémentaires pour confirmer les informations émanant du modèle.
• En cas d'utilisation inappropriée ou dangereuse de cet assistant, la responsabilité incombe à l'utilisateur qui prend ces actions.

Ce guide explique comment gérer les utilisateur d'une adresse mail existante.

Prérequis

• Commander un Service Mail auprès d'Infomaniak.
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.

Gestion et retrait d'un utilisateur

Le modèle actuel de gestion des accès mail permet à chaque utilisateur d'une Organisation de se connecter de manière indépendante et sécurisée à une même adresse mail, sans partage de mot de passe global.

Dans le cas d'un ou plusieurs utilisateurs existants déjà dans l'Organisation, l'adresse mail ajoutée peut automatiquement être ajoutée à leur interface Mail Infomaniak.

Si un utilisateur ne doit plus avoir accès à une adresse mail et son contenu, il suffit de le retirer depuis l'interface, mais il existe 2 possibilités:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Sur le tableau des utilisateurs ayant actuellement accès à l'adresse concernée, cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'utilisateur concerné.
5. Choisissez si vous souhaitez déconnecter tous les appareil de l'utilisateur: il n'aura plus accès à l'adresse mail sur des logiciels / clients de messagerie mais continuera d'avoir accès à l'adresse sur l'app Infomaniak (Web, mobile…).
6. Vous pouvez choisir de lui supprimer tous ses accès à l'adresse, et il ne pourra plus jamais la consulter.
    

Si vous savez que l'utilisateur emploie un logiciel/client de messagerie (mais sans être mentionné parmi les utilisateurs) vous pouvez également révoquer un appareil précis sans impacter les autres accès/mots de passe/utilisateurs.

La manière la plus simple de gérer vos calendriers / agendas est d'utiliser l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de calendriers avec d'autres utilisateurs.
• Sauvegardé en permanence.
• Synchronisation de calendriers (+ tâches) entre appareils.
• Pièce jointe / kDrive.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Calendar Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser les calendriers sur tous vos appareils
2. Personnaliser l'affichage de l'app
3. Afficher les jours fériés
4. Créer une tâche
5. Créer un évènement unique
6. Créer un évènement récurrent
7. Créer un rappel d'évènement
8. Planifier une réunion
9. Planifier une réunion à partir de l'app Web Mail
10. Gérer des réservations de salles
11. Imprimer un calendrier
12. Importer un calendrier
13. Importer des tâches
14. Exporter un calendrier
15. Partager un calendrier
16. Partager publiquement un calendrier
17. Restaurer des évènements effacés
18. Ajouter un fichier joint à un évènement
19. Définir par défaut un calendrier sur l'app
20. Créer une app desktop (à partir de l'app Web Calendar par exemple) depuis Chrome

Une question ou un feedback ?

• Contactez le support Infomaniak
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak

La manière la plus simple de gérer vos contacts / carnets d'adresses est d'utiliser l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs.
• Sauvegardé en permanence.
• Synchronisation de vos contacts entre appareils.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Contacts Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser les contacts & calendriers sur tous vos appareils
2. Gérer les contacts
3. Gérer les doublons
4. Importer des contacts
5. Exporter des contacts
6. Grouper des contacts
7. Copier ou déplacer des contacts
8. Restaurer des contacts
9. Partager un carnet d'adresses

Une question ou un feedback ?

• Contactez le support Infomaniak
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur encore externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur kSuite.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres.

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.
   

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de kChat sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   
3. Cliquez sur Créer un utilisateur kSuite.
4. Cliquez sur Suivant:
   
5. Entrez prénom et nom de l'utilisateur, et définissez son rôle en tant qu'utilisateur simple:
   • Représentant légal
     • Responsabilité légale de l'organisation
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Administrateur
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Utilisateur‍
     • Peut gérer les produits que vous autorisez‍
     • Peut gérer la comptabilité si vous l'autorisez‍
6. Ne pas créer d'adresse mail pour l'utilisateur et indiquer son adresse mail existante à laquelle envoyer l'invitation:
   • Vous pouvez forcer ce futur utilisateur à devoir se connecter avec cette adresse mail ou l'autoriser à spécifier une autre adresse mail (utile notamment s'il a déjà un compte utilisateur auprès d'Infomaniak avec un autre identifiant de connexion).
   • Ajouter l'utilisateur à votre kSuite avec le bouton à bascule (toggle switch).
7. Cliquez sur le bouton Inviter:
   
   • L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord des utilisateurs de l'Organisation indique bien cet état:
     

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'Organisation détenant kChat:

1. L'utilisateur invité reçoit l'invitation sur son adresse mail et clique sur le bouton Accepter l'invitation:
   
2. Il spécifie ses coordonnées ainsi que l'adresse mail / mot de passe qu'il souhaite utiliser et termine l'inscription:
   
3. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité.
4. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui ; dès son ajout, le nouvel utilisateur reçoit un message de Euria (Bot IA Infomaniak) lui souhaitant la bienvenue:
   

Un accès à kSuite, et pas un accès à la gestion de kSuite !

Il est important de différencer l'utilisation de l'app kChat (au sein de kSuite) et la gestion de kSuite elle-même.

Dans l'exemple d'invitation ci-dessus, le nouvel utilisateur a été invité à rejoindre kChat, il compte donc désormais comme un utilisateur de la kSuite quand un administrateur accède à la gestion des utilisateurs kChat:

Même chose évidemment sur la gestion des utilisateurs kSuite:

Par contre, ce nouvel utilisateur ne pourra pas lui-même directement gérer la kSuite à laquelle il a été invité puisque son rôle (défini au premier point 5 ci-dessus) ne l'y autorisait pas:

1. C'est la raison pour laquelle cet utilisateur ne verra aucun lien actif dans la partie Outils Collaboratifs → kSuite de son Manager Infomaniak.
2. Il lui faudra basculer vers les applications Infomaniak grâce au menu ‍ en haut à droite:
   

A noter que s'il le souhaite, cet utilisateur pourra commander sa propre kSuite sans lien avec la kSuite à laquelle il a été invité.

Ce guide vous présente les espaces kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

Préambule

• Un espace kSuite regroupe les accès à vos applications et propose un dashboard intelligent pour accéder rapidement aux informations essentielles:
  
  • des widgets comme "En ce moment" affichent vos rendez-vous (lieu, participants, lien kMeet).
  • le widget "Euria" permet de solliciter l'IA en un clic.
  • vos derniers e-mails reçus…
  • la navigation est conçue pour passer d'une application à l'autre de manière fluide au sein d'une seule fenêtre de navigateur.
• L'interface permet de gérer votre statut et votre présence afin de collaborer plus efficacement avec les autres utilisateurs.
• Vous pouvez basculer entre les espaces kSuite de vos différentes Organisations de la même façon que sur le Manager Infomaniak.
  • Si vous possédez my kSuite, cet espace sera systématiquement proposé en premier.

Accéder à la page kSuite depuis le Manager

Cliquez sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface puis sur Ma journée pour basculer entre le Manager Infomaniak et l'espace kSuite ainsi que les apps kSuite:

 

Accéder à l'espace kSuite depuis une app

Si vous vous trouvez déjà sur une app kSuite, cliquez sur la maison colorée dans le menu latéral gauche ou cliquez sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface puis sur Ma journée:

Scinder l'écran pour 2 apps kSuite

Pour travailler avec 2 apps kSuite côte à côte:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'espace kSuite de votre Organisation.
2. Cliquez sur les icônes dans le menu latéral gauche pour accéder à une 1ère app kSuite comme kChat par exemple.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite d'une 2ème app kSuite comme kDrive par exemple.
4. Choisissez d'ouvrir l'app dans un panneau latéral afin d'avoir les 2 apps côte à côte:
   

En savoir plus

• Guide de démarrage kSuite
• Devenir partenaire et revendre kSuite
• Faire évoluer un kDrive existant vers une nouvelle kSuite

Ce guide présente, sur le même modèle que l'ajout d'appareils (mots de passe mail), les méthodes pour vous permettre (vous, avec votre identifiant de connexion à votre compte Infomaniak) de consulter et utiliser une adresse mail que vous avez créé au sein d'un Service Mail Infomaniak, sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide pour inviter un autre utilisateur que vous-même.
• Aucun mot de passe n'est nécessaire.
• L'adresse mail sera ajoutée automatiquement à l'interface Mail Infomaniak.

Accéder soi-même à une adresse mail

Pour utiliser l'adresse mail existante demonstration@exemple-domaine.ch:

1. Entrez l'identifiant de connexion à votre compte Infomaniak et son mot de passe sur la page https://manager.infomaniak.com/:
   
2. Validez l'entrée sur le Manager avec la méthode de 2FA (double authentification) définie initialement:
   
3. Une fois sur le tableau de bord, cliquez sur Service Mail:
   
4. Une fois sur vos Services Mail, cliquez sur le nom / nom de domaine auquel appartient l'adresse mail concernée:
   
5. Une fois sur le Service Mail auquel appartient l'adresse, cliquez sur l'adresse mail concernée:
   
6. Une fois sur l'adresse mail concernée, cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur:
   
7. Il est parfois nécessaire à ce stade de re-entrer le mot de passe de connexion (celui du point B ci-dessus):
   
8. Choisissez ensuite l'option pour ajouter un utilisateur existant, puis cliquez sur le champ en-dessous, ce qui fait apparaitre la liste des utilisateurs de l'Organisation sur laquelle vous êtes connecté, et cliquez sur votre utilisateur (votre identifiant de connexion au compte Infomaniak). Validez l'ajout avec le bouton en bas à droite:
   
9. C'est fait, votre propre utilisateur a été ajouté:
   
10. Cliquez ensuite sur l'icône ‍ en haut de l'écran pour ouvrir les outils kSuite et cliquez sur l'app Web Mail Infomaniak:
    
11. L'adresse mail a bien été ajoutée à l'app Web Mail (cliquez si nécessaire sur le chevron ‍ pour développer le menu des adresses et pouvoir y accéder). Un e-mail d'information a été envoyé à l'utilisateur (vous-même dans le cas présent) pour avertir de l'opération:
    

Lorsque votre identifiant est ajouté comme utilisateur ayant accès à l'adresse mail, la boite s'ajoute automatiquement sur vos apps Mail Infomaniak:

Vous pouvez basculer entre vos adresses à tout moment via le chevron situé en haut à gauche de l'écran:

Pour y parvenir, il est parfois nécessaire au préalable de choisir d'afficher, depuis la partie supérieure gauche, toutes les Organisations:

Si l'adresse ne s'affiche toujours pas, essayez de rafraichir la page du navigateur (Command ⌘ + R sur macOS et Ctrl + F5 sur Windows).

Ce guide explique comment ajouter un nouvel évènement récurrent sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Pour créer un simple évènement unique, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour planifier/agender une réunion entre plusieurs utilisateurs et trouver le meilleur créneau, prenez connaissance de cet autre guide concernant l'assistant de prise de rendez-vous.
• Il est possible de modifier (déplacer / supprimer) une seule occurrence d'un évènement récurrent dans l'agenda Infomaniak sans affecter l'ensemble de la série, permettant ainsi d'adapter ponctuellement l'horaire, les participants, le lieu ou la durée d'une réunion spécifique tout en préservant la configuration originale pour toutes les autres occurrences.

Ajouter un évènement récurrent

Pour ajouter un évènement qui serait répété dans le futur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le bouton ‍ Créer en haut à gauche.
3. Cliquez sur Evènement:
   
4. Affichez les champs supplémentaires:
   
5. Activez la récurrence et personnalisez-la à votre convenance:
   
6. Sauvegardez l'évènement récurrent en bas de page.

Ce guide explique comment changer d'offre kDrive, la solution de stockage collaboratif sur un cloud 100% Swiss Made.

Préambule

• kDrive est le nom donné au service de stockage/partage de fichiers, proposé par Infomaniak en Suisse.
• kDrive est accessible gratuitement ou par abonnement selon si vous êtes seul à l'utiliser ou si vous souhaitez que des collaborateurs puissent également y accéder.
• kDrive existe en tant que produit indépendant, ou en tant que produit parmi d'autres au sein de la suite kSuite & my kSuite / my kSuite+.
  • Pour vous aider à identifier l’offre la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Déterminez l'offre kDrive actuelle

Depuis l'app Web kDrive

Pour savoir de quelle offre vous disposez actuellement:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/kdrive).
2. Cliquez sur Gérer pour aller dans le changement d'offre et voir l'offre en cours:
   

Si aucun tableau de bord n'est accessible en bas à gauche, vous disposez de fonctionnalités limitées (offre my kSuite par exemple) qui peuvent être débloquées en passant à une offre supérieure:

Depuis le Manager Infomaniak

Vous pouvez également vous renseigner sur l'offre en cours depuis le Manager, le tableau de bord de vos produits.

Si aucun produit kDrive n'est présent sur le Manager, l'app kDrive est accessible uniquement parmi les apps en haut à droite, car vous disposez…

• soit d'une offre my kSuite / my kSuite+:
  
• soit vous avez été invité lors d'un partage de document (vous êtes donc utilisateur externe de kDrive):
  

Sinon retrouvez votre kDrive parmi vos outils collaboratifs:

Changer le plan kDrive actuel

Votre kDrive peut évoluer avec vous. Lorsque vos besoins s'étendent — que ce soit pour accueillir de nouveaux collaborateurs, intégrer un membre de votre famille, ou stocker un volume croissant de données — augmentez facilement sa capacité pour libérer tout son potentiel.

Prérequis

• Avoir des permissions suffisantes au sein de l'Organisation.

Pour modifier votre offre kDrive actuelle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/kdrive).
2. Cliquez sur Gérer pour aller dans le changement d'offre et voir l'offre en cours:
   

Vous pourrez ainsi basculer vers une offre supérieure depuis le Shop Infomaniak:

Si par exemple, par votre choix de nouvelle offre, vous augmentez le quota d'utilisateurs pouvant être ajoutés à votre kDrive, prenez connaissance de cet autre guide pour les inviter à vous rejoindre.

Ce guide pour l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) explique comment activer le chiffrement pour les e-mails envoyés depuis les services Web et mobile Infomaniak.

Préambule

• Lorsque le chiffrement est activé, les e-mails et pièces jointes sont chiffrés dès leur réception sur les serveurs Infomaniak, via les clés publiques des expéditeurs et destinataires.
  • Chaque adresse mail génère une clé à sa première utilisation, stockée de manière sécurisée dans les datacenters Infomaniak.
• Les clés reposent sur la cryptographie à courbes elliptiques (ECC) et utilisent le standard OpenPGP.
  • Elles sont elles-mêmes chiffrées en AES-256-GCM avec un déchiffrement automatique via l’authentification Infomaniak.
• Dans les résultats de recherche, seul l'objet des messages chiffrés sera visible, tandis que leur contenu restera sécurisé lors du stockage.

Activer le chiffrement des e-mails…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement:
   
4. Validez l'action si une fenêtre de confirmation s'affiche.
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé et la couleur de l'ensemble est modifiée.
6. Appuyez sur le bouton Envoyer.

L'action est à réaliser lors de chaque nouvel envoi.

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire. Une mention indiquera le chiffrement du message…

1. … dans la boite de réception du destinataire:
   
2. … à l'ouverture du message reçu:
   
3. … et dans le dossier des messages envoyés par l'expéditeur:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude, mais adressé à une adresse mail hors Infomaniak.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement.
4. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe.
5. Entrez un mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé):
   
6. L'icône représente désormais un cadenas fermé et vous pouvez envoyer l'e-mail comme d'habitude.

Les destinataires recevront alors un message leur signalant qu’un mail chiffré les attend:

En cliquant sur le bouton fourni, ils seront redirigés vers une page Web sécurisée où le mot de passe devra être saisi.

Une fois le mot de passe validé, le message chiffré pourra être consulté sur cette même page valable 30 jours.

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Ouvrez l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Appuyez sur l'icône cadenas ‍à bas de la fenêtre de rédaction pour activer le chiffrement:
   

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire:

1. Des cadenas fermés sont représentés à l'écran.
2. Appuyez sur l'icône d'envoi:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. . L'envoi ne sera pas possible car l'icône d'envoi restera grisée et des symboles apparaitront sur les cadenas:
   
2. Appuyez sur l'icône cadenas.
3. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe.
4. Laissez le mot de passe suggéré ou entrez un nouveau mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé).
5. Appuyez sur la croix en haut à gauche si vous avez terminé la gestion du mot de passe.
6. Ca y est, l'envoi peut désormais s'effectuer de façon chiffrée:
   

Ce guide explique comment importer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Préambule

• Un assistant permet l'importation facilitée des contacts depuis différentes sources, telles que Outlook, les carnets d'adresses macOS, Thunderbird, Gmail, etc.
• L'importation peut se faire au moyen d'un fichier au format VCARD ou CSV.
• Le fichier ne doit ni excéder 50 Mo ni contenir plus de 10000 lignes.

Importer des contacts

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la partie Importation de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts):
   
2. Cliquez sur le bouton bleu Sélectionner un fichier VCARD ou CSV:
   

Importer à partir d'un fichier vCard (.vcf)

Le contenu d'un export de contacts au format vCard ressemble à ceci:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Jean Dupont
N:Dupont;Jean;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:jean.dupont@email.com
TEL;TYPE=CELL:0601020304
ORG:Logistique SAS
END:VCARD
BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Alice Martin
N:Martin;Alice;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:a.martin@web.fr
ORG:Indépendante
END:VCARD
...

Quand vous sélectionnez votre fichier .vcf sur l'outil d'importation, voici les étapes suivantes:

1. L'assistant indique le nombre de contacts détectés au sein de votre fichier.
2. Choisissez le carnet d'adresses (ou créez-en un nouveau) pour stocker vos contacts.
3. Cliquez sur le bouton pour démarrer l'importation:
   

Importer à partir d'un fichier CSV (.csv)

Le contenu d'un export de contacts au format CSV ressemble à ceci:

Nom,Prénom,Email,Téléphone,Organisation,Note
Dupont,Jean,jean.dupont@email.com,0601020304,Logistique SAS,Client VIP
Martin,Alice,a.martin@web.fr,,Indépendante,
Bernard,Marc,,0788990011,,Ancien collègue
Petit,Sophie,sophie.p@service.com,0140506070,Mairie de Paris,
Gérard,Lucas,lucas.gerard@brico.org,,,Besoin devis mars
Morel,Élise,,0611223344,BioShop,
Fournier,Thomas,t.fournier@tech.io,0655443322,InnoTech,Expert Python
Leroy,Julie,j.leroy@gmail.com,,,
...

Quand vous sélectionnez votre fichier .csv sur l'outil d'importation, voici les étapes suivantes:

1. L'assistant indique le nombre de contacts détectés au sein de votre fichier.
2. Vous pouvez augmenter le nombre de contacts affichés par page, ceci afin de mieux les prévisualiser en entier si besoin.
3. Choisissez le séparateur ayant servi pour délimiter les informations dans votre fichier texte.
4. Spécifiez si le fichier contient une première ligne sans contact (seulement des informations de tête de colonne).
5. Spécifiez si vous souhaitez importer des contacts qu'à partir d'une ligne précise.
6. Cliquez sur le bouton pour continuer:
   
7. Assignez les informations détectées dans le fichier pour chaque contact avec les champs disponibles dans votre carnet d'adresses:
   
8. Naviguez parmi les contacts à importer pour spécifier d'autres champs si nécessaire.
9. Revenez en arrière pour vérifier l'impact de vos changements, puis cliquez sur le bouton pour continuer:
   
10. Choisissez le carnet d'adresses (ou créez-en un nouveau) pour stocker vos contacts.
11. Cliquez sur le bouton pour démarrer l'importation:
    

Contacts importés

Les contacts sont importés dans l'emplacement spécifié, dans un groupe ; vous pouvez si nécessaire supprimer ce dossier qui a été créé pour l'occasion (cela ne supprime pas les contacts si vous n'activez pas cette option à la suppression du dossier):

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du nom du groupe créé avec la date de l'importation.
2. Cliquez sur Supprimer:
   

En cas de problème

• Complétez les fiches contacts :
  • Un contact ne contenant que le nom et le prénom peut être ignoré par le système par sécurité.
  • Assurez-vous qu'au moins une information supplémentaire est présente (adresse e-mail ou numéro de téléphone).
• Vérifiez l'en-tête de votre fichier (CSV) :
  • Les colonnes doivent être clairement nommées (ex: "Nom", "Prénom", "Email").
  • Si les titres sont manquants ou erronés, le système ne pourra pas lire les données.
• Format des données :
  • Vérifiez que les numéros de téléphone ne contiennent pas de caractères spéciaux inhabituels et que les adresses e-mail sont correctement orthographiées (présence du @ et du point).
• Encodage du fichier :
  • Pour un résultat optimal, enregistrez votre fichier CSV au format UTF-8 ; cela garantit que les accents et les caractères spéciaux s'affichent correctement.

Si vous devez d'abord les exporter de...

... Outlook (ancienne version)

1. Depuis votre logiciel Outlook rendez-vous dans votre carnet d'adresses.
2. Sélectionnez les contacts à exporter.
3. Dans Actions, cliquez sur Transférer comme vCard.
4. Faites partir l'e-mail contenant la vCard.
5. Récupérez l'e-mail dans l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)
6. Cliquez sur Ajouter tous les contacts.

... macOS (ou prenez connaissance de cet autre guide)

1. Depuis votre logiciel Contact, rendez-vous dans Fichier puis sélectionner Exporter.
2. Choisissez Exporter vCard.
3. Enregistrezvotre fichier vCard sur votre ordinateur.

... Thunderbird (ou prenez connaissance de cet autre guide)

1. Depuis votre logiciel Thunderbird, rendez-vous dans Fenêtre puis sélectionner Carnet d'adresses.
2. Dans Outils sélectionnez Exporter.
3. Dans les options d'enregistrement choisissez Séparé par des virgules comme format.
4. Enregistrez votre fichier CSV.

... Gmail (ou prenez connaissance de cet autre guide)

1. Depuis votre espace Gmail, rendez-vous dans la partie Contacts.
2. Cliquez sur le bouton Exporter.
3. Sélectionnez Format vCard.
4. Enregistrez votre fichier vCard sur votre ordinateur.

... Office 365 (ou prenez connaissance de cet autre guide)

1. Depuis votre logiciel Outlook, rendez-vous dans la partie Contacts.
2. Cliquez sur Gérer et choisir Exporter.
3. Enregistrez votre fichier CSV sur votre ordinateur.

... Yahoo Mail: prenez connaissance de cet autre guide

... Proton Mail: prenez connaissance de cet autre guide

... Bluewin: prenez connaissance de cet autre guide

Ce guide explique comment modifier les droits d'accès aux produits pour un utilisateur de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Il est possible de modifier le rôle d'un utilisateur au sein de votre Organisation.
• Vous pouvez alors définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit devenir:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur (c'est cette partie qui est détaillée ci-dessous…)
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Qui peut accéder à quoi…

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Basculez au préalable vers l'Organisation souhaitée si vous ne retrouvez pas la liste d'utilisateurs attendue.
• Avoir ajouté un utilisateur‍ en tant que collaborateur.

Le guide ci-dessous permet de gérer les accès aux produits pour les collaborateurs et utilisateurs externes. En effet, un responsable légal ou un Administrateur a de toute façon accès à tous les produits existants au sein de l'Organisation et visibles sur le Manager Infomaniak.

Pour modifier les accès produits d'un utilisateur de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier les accès produits:
   
4. Vous pouvez donner un accès à tout et avec les permissions maximum en 1 clic.
5. Sinon cliquez sur la catégorie de produit à laquelle vous souhaitez accorder un accès.
   
6. Sélectionnez le ou les produits nécessaires.
7. Si vous avez sélectionné plusieurs produits, décidez si un futur produit supplémentaire devra automatiquement être visible à l'utilisateur (et avec quel type de permissions).
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   
9. Les droits sont immédiatement accordés.
10. Cliquez sur l'icône crayon ✎  pour modifier les autorisations:
    
11. Recommencez à l'étape 5 si vous devez accorder l'accès à plusieurs produits. 

Utilisation du service / Gestion du service

Attention, sur le tableau de vos produits, il est important de distinguer les accès aux produits (type kDrive par exemple, au sein de la kSuite) et les accès à la gestion des produits:

Il est possible d'autoriser un utilisateur à utiliser kDrive (il pourra créer un PDF par exemple) sans pour autant lui accorder un droit de gestion du service kDrive (il ne pourra pas changer l'offre, inviter un nouvel utilisateur, résilier, etc.).

Droits techniques / Droits statistiques

Avec certains services comme kDrive, il est possible de donner à un collaborateur des droits TECHNIQUES et/ou STATISTIQUES (ajoute les accès au tableau de bord, liens de partage, statistiques de stockage, utilisateurs actifs, appareils connectés, activité sur le kDrive):

D'autres services comme les noms de domaine n'ont pas de partie STATISTIQUES:

Certains services spécifiques comme la billetterie permettent d'accorder des droits encore plus détaillés:

Accès facilité: les Équipes de travail

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail. Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide explique comment obtenir automatiquement chaque matin dans votre boite de réception Mail et/ou kChat le résumé de vos activités inscrites sur Calendar Infomaniak.

Préambule

• Cette fonctionnalité est désactivée par défaut sur tous les calendriers.
• Ce récapitulatif est envoyé sur votre adresse mail (celle qui sert à la connexion à votre compte Infomaniak).
• Il contient la liste de tous les évènements de la journée avec leurs informations les plus importantes (lien kMeet éventuel, localisation, horaires, etc.).
  • Vous pouvez même imaginer transmettre ce planning quotidien à votre équipe ou à votre assistant pour qu'ils sachent à quel moment il est préférable de vous contacter, y compris en faisant une règle de transmission automatique basée sur les critères correspondants au mail reçu.

Obtenir un planning de façon automatique et journalière

Prérequis

• L'envoi d'un résumé sur kChat nécessite de posséder kChat au sein de son Organisation.

Pour commencer la journée en consultant un message dans votre boîte de réception Infomaniak contenant le planning basé sur votre agenda Infomaniak:

1. Cliquez ici afin de vous connecter aux paramètres unifiés de vos apps Web Infomaniak et plus particulièrement aux réglages du rappel quotidien de l'app Calendar.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
   1. Si vous la modifiez, revenez aux réglages en cliquant sur l'élément de rappel quotidien pour accéder aux réglages:
      
3. Cliquez sur le bouton pour Ajouter un rappel quotidien et le configurer:
   

Afin de personnaliser votre rappel selon vos besoins:

1. Sélectionnez le calendrier concerné.
2. Choisissez le mode de réception (Mail, kChat ou les 2).
3. Choisissez le moment où vous souhaitez recevoir le rappel (le soir d'avant ou tôt le jour-même).
4. Choisissez d'inclure ou non les évènements récurrents.
5. Choisissez les jours durant lesquels le rappel quotidien sera envoyé.
6. Validez vos choix en bas de page:
   

Désactiver le rappel journalier

Afin de stopper l'envoi du résumé quotidien par mail ou par Euria sur kChat:

1. Cliquez sur le lien situé tout en bas de la notification reçue:
   
2. Cliquez sur le rappel à éliminer:
   
3. Supprimez le rappel depuis la page d'édition:
   

Ce guide explique comment modifier le rôle et les permissions d'un utilisateur afin que ce dernier ait uniquement un rôle légal restreint ou accès à seulement certaines fonctionnalités de votre Organisation présente dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Vous pouvez définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit avoir le rôle de:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Modifier les droits/permissions d'un utilisateur

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Attention, il est uniquement possible d'attribuer le rôle de responsable légal si vous avez vous-même ce rôle dans l'Organisation.
• Prendre connaissance des différentes permissions (droit d'accès aux produits par exemple) et préférences de contact administratif d'un utilisateur au sein d'une Organisation.
• Basculez au préalable vers l'Organisation souhaitée si vous ne retrouvez pas la liste d'utilisateurs attendue.

Pour modifier le rôle d'un utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier le rôle:
   
4. Modifiez le rôle souhaité:
   
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous attribuez à l'utilisateur un rôle de simple collaborateur…

… vous pourrez modifier les services auxquels il pourra accéder ; prenez connaissance de cet autre guide:

Ce guide explique comment copier ou déplacer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Préambule

• Les contacts peuvent également être gérés au sein de groupes, c'est-à-dire des sous-dossiers de votre carnet d'adresses.

Copier ou déplacer un contact 

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite d'un contact pour choisir la copie ou le déplacement du contact à l'endroit désiré à l'aide d'un assistant:
   

Vous pouvez également cliquer et laisser appuyer la souris tout à gauche de la ligne d'un contact pour copier ou déplacer un contact (ou plusieurs contacts si vous les sélectionnez préalablement) vers le carnet désiré de la barre latérale gauche:

Le comportement par défaut lors d'un déplacement d'une fiche de contact du carnet d'adresses vers un autre dossier ou carnet d'adresses est "déplacer".

En appuyant sur la touche du clavier vous permettant habituellement de copier des fichiers de votre ordinateur (touche ALT en principe) en les glissant d'un endroit vers un autre, vous pourrez "copier" des contacts au lieu de les déplacer.

Ce guide explique comment ajouter une pièce jointe issue de kDrive à un évènement d'un calendrier / agenda sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Certains logiciels ou applications permettent également d'ajouter une pièce jointe et dans ce cas, si vous synchronisez l'agenda avec celui de votre solution, le fichier attaché est possible jusqu'à la taille maximum de 64 ko.

Ajouter une pièce jointe kDrive

Quand vous créez un nouvel évènement sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar), vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes (liens vers des fichiers du kDrive):

Grâce à ce lien “Insérer un lien kDrive”, vous accédez à kDrive directement depuis la fenêtre de création d'évènement Calendar:

1. Choisissez le kDrive si nécessaire.
2. Naviguez et choisissez les fichiers à ajouter à l'évènement.
3. Sinon importez de nouveaux documents qui seront stockés sur kDrive.
4. Une fois sélectionnés, choisissez si leur lien doit être:
   1. un lien public (tout le monde peut y accéder)
   2. un lien restreint (seules les personnes ayant accès peuvent y accéder)

Que l'évènement soit récurrent ou non, vous pouvez ajouter des fichiers qui seront partagés avec ceux qui consultent l'évènement dans le calendrier:‍
‍

Les invités à l'évènement qui consulteraient la fiche via une application synchronisée, Outlook, Gmail et autres, verront les liens dans la description (comme c'est le cas pour l'éventuel lien kMeet par exemple si une visioconférence est prévue pour l'évènement).

Ce guide explique comment partager des contacts avec d'autres utilisateurs depuis des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Partager un carnet d'adresses

Pour partager des contacts :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite d'un carnet d'adresses (en amont d'éventuels groupes qui, eux, ne peuvent être partagés spécifiquement mais qui seront bien visibles lors du partage accepté).
3. Cliquez sur Partager:
   
4. S'il y a déjà un partage en cours et que vous souhaitez en commencer un autre, cliquez sur Partager en haut sinon sur le bouton Partager plus bas.
5. Inscrivez l'adresse mail de l'utilisateur qui accédera au carnet d'adresses:
   
   • Si l'utilisateur ne possède pas encore un, il pourra en créer un gratuitement.
6. Spécifiez les droits de l'utilisateur sur ce carnet d'adresses (Administration, Lecture seule, Lecture et écriture).
7. Terminez en cliquant sur le bouton de partage:
   

Les contacts créés ou déplacés/copiés vers ce carnet d'adresses dans le futur seront visibles de façon dynamique chez tous les utilisateurs ayant accès au partage.

Accepter le partage

L'utilisateur invité devra accepter le partage pour accéder aux données partagées (les dénominations de groupes sont toutefois déjà visibles avant l'acceptation) qui se trouveront dans une rubrique “Autres carnets d'adresses”:

En fonction de ses permissions, il pourra effectuer certaines opérations sur les contacts ou simplement les consulter, y compris lors de la rédaction d'un nouvel e-mail:

Se retirer d'un partage déjà accepté

Un utilisateur peut se retirer d'un partage depuis le menu d'action ⋮ à droite du carnet d'adresses partagé: