Ce guide est destiné aux utilisateurs du service Liste de discussion Infomaniak, suite à l’introduction d’un nouveau système de gestion. Vous y découvrirez les principales évolutions, une gestion améliorée pour les abonnés, et des options de modération enrichies.

Préambule

• Si vous possédez déjà une liste de discussion fonctionnelle, celle-ci le restera. N'utilisez plus sympa@domain.xyz comme précédemment (sauf pour les modérations de message encore en cours).
• Les abonnés et modérateurs sont conservés mais seuls ces derniers sont informés de la migration.
• Les formulaires d'inscription (code html) éventuellement proposés et intégrés sur différentes pages doivent être générés à nouveau et réintégrés pour fonctionner ‍(prenez connaissance du chapitre Formulaires ci-dessous).
• La possibilité d'utiliser l'outil alors que ce service n'existait pas encore sur un domaine sera proposée dans un second temps.

Accéder à la liste de discussion

Le chemin d'accès n'est pas modifié, l'outil de liste de discussion reste accessible au sein de votre Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de domaine attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Liste de discussion dans le menu latéral gauche:
   

Découvrir les changements apportés

Création et configuration de la liste de discussion

Afin de créer une nouvelle liste de discussion:

• Cliquez sur le bouton Démarrer …
  
• … ou sur le bouton au-dessus de vos listes existantes:
  

Sinon:

1. Editez une liste existante en cliquant sur son nom:
   
2. Cliquez sur son onglet Configuration:
   

Les paramètres nécessaires au bon fonctionnement du système sont les suivants:

1. Une liste de discussion s'articule toujours autour d'une adresse mail qui ne doit pas encore exister sur le Service Mail du domaine concerné (et qui ne pourra pas être créée sur ce dernier, ni modifiée par la suite).
2. Vous pouvez donner un nom à la liste afin de l'identifier plus facilement si vous en avez plusieurs ou si l'adresse mail n'est pas suffisament explicite.
3. Vous pouvez également ajouter une description supplémentaire.
4. Comme auparavant, il faut déterminer la ou les adresses mail qui seront modératrices (= permission la plus élevée sur la liste).
5. Vous pouvez désormais définir une langue pour votre liste de diffusion.
6. Le paramétrage de “qui peut s'abonner à la liste” est modifié:
   • Avant il était possible de refuser toute nouvelle inscription:
     
   • Désormais il est possible de spécifier que l'utilisateur devra lui-même confirmer son inscription (en plus d'un modérateur).
7. Le paramétrage de “qui peut écrire à la liste” reste identique:
   • Vous pouvez toujours utiliser le service tel un outil unilatéral, diffusion d'information par exemple, ou tel un outil multilatéral, échange d'information, discussion y compris avec des non-membres (avec modération)... 

8. Cliquez sur Options avancées.
   
   

9. Comme auparavant, il est possible de configurer si les réponses doivent être adressées…
   • … à l'expéditeur avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste (tout le monde reçoit) avec l'adresse mail de provenance visible
   • … à la liste comme provenant de l'adresse mail de la liste elle-même
10. Permet de limiter la taille des e-mails envoyés via la liste de discussion (surtout en cas d'ajout de pièce jointe).
11. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de son inscription sur la liste.
12. Permet de personnaliser un message qui sera automatiquement envoyé à une adresse mail lors de sa désinscription sur la liste.
13. Cliquez sur le bouton pour enregistrer.

Inscription (selon les paramètres définis au point 6 ci-dessus)

• Les abonnés peuvent s'inscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme “nom-de-la-liste-join@domaine-de-la-liste”.
• Ils peuvent également être inscrits manuellement par le modérateur via l'interface et dans ce cas, recoivent un e-mail de notification dont le contenu peut être personnalisé.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par un modérateur, ce dernier reçoit un e-mail:
  • Le modérateur approuve la demande en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme “nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste” avec comme sujet “accept adresse-mail-abonné” et dans le corps du message la ligne “Approved: mot-de-passe-de-la-liste”, en ajoutant éventuellement une ligne stop pour éviter l’exécution d’autres scripts, par exemple dans le cas où il y a une signature.
• Si l'inscription effectuée par un abonné doit être validée par l'abonné lui-même, ce dernier reçoit un e-mail auquel il doit répondre (en cliquant sur le lien pour créer un nouvel e-mail de réponse et pré-rempli):
  
  • Et dans ce cas, le modérateur reçoit la demande dans un second temps, après la validation par l'abonné, et il doit y répondre pour valider l'inscription (le plus simple est toujours de cliquer sur le lien):
    

Désinscription

• Les abonnés peuvent se désinscrire en envoyant un message à l’adresse mail de la forme “nom-de-la-liste-leave@domaine-de-la-liste”.
• Lors de la désinscription, un message de demande de confirmation est envoyé à l'utilisateur.
  • L'utilisateur approuve la demande (toujours en cliquant sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme “nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste” avec comme sujet la commande spécifiée dans l'e-mail de confirmation et un corps de message vide).

Envoi / réception des messages

• Les paramètres reply-to et from restent similaires au système précédent (cf le point 9 ci-dessus).
• Un pied de page est ajouté automatiquement à chaque message envoyé via la liste de diffusion:
  

Modération des messages

• Pour rejeter un message, le modérateur doit cliquer sur le lien de type “mailto:” ce qui génère un nouveau message qui pourra être envoyé à l’adresse mail de la forme nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste.
• Lorsqu’un modérateur est également membre de la liste, il ne reçoit pas les messages qu’il envoie lui-même, mais reçoit évidemment ceux envoyés par d’autres modérateurs.

Formulaires (inscription/désinscription) existants

• Lorsque Infomaniak aura migré votre service de liste de discussion, les formulaires d’inscription/désinscription doivent être régénérés et mis à jour sur les sites externes, ceci avec une nouvelle URL de redirection obligatoire:
  
• En cas d'erreur lors de l'utilisation du formulaire, une page d'erreur peut afficher l'adresse mail “moderation-owner@domaine-de-la-liste” permettant de contacter les modérateurs.
• Un utilisateur déjà abonné à la liste peut s'inscrire plusieurs fois sans qu'un message particulier ne soit affiché.
• Le nouveau système ne prend pas en compte le nom des abonnés ; exemple du code de formulaire d'inscription visible ci-dessus inséré au sein d'un bloc HTML sur Site Creator:
  
  • Néanmoins, chaque abonné peut créer une signature Mail et choisir son nom à l’envoi de l'e-mail.

Gestion des erreurs

• Le système ne montre plus de code d’erreur particulier pour les adresses erronées comme auparavant:
  … mais indique désormais le nombre d’erreurs rencontrées par une adresse et la date: