Ajouter une signature aux e-mails

Ce guide explique comment créer puis ajouter automatiquement une signature aux messages envoyés depuis Mail Infomaniak pour navigateur Web.

Préambule

• la signature sera également visible lors de vos envois depuis l'app Infomaniak Mail (iOS / Android)
• elle ne sera pas présente avec une autre méthode d'envoi (un logiciel comme Outlook p.ex)
• elle n'est pas non plus ajoutée aux messages du répondeur ; il est nécessaire d'en ajouter une dans le message d'absence directement
• une ou plusieurs signatures peuvent être ajoutées depuis Mail et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail
• ajouter plusieurs signatures si nécessaire et choisir laquelle employer lors d'un envoi

Accéder aux signatures depuis Mail Infomaniak

Prérequis

• disposer d'un accès valide à Mail Infomaniak dans lequel l'adresse mail est rattachée
• avoir la permission de gérer les signatures: si vous aviez été invité sur Mail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin

Afin d'accéder à Mail et à la gestion des signatures:

1. se connecter à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface
3. vérifier ou sélectionner l'adresse mail concernée dans le menu déroulant
4. cliquer sur Signatures
   

Accéder aux signatures depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail et à la gestion des signatures:

1. se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
3. choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
4. cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
5. cliquer sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
6. cliquer sur Répondeur et signatures dans le menu latéral gauche
   

Créer et éditer la signature

Deux choix s'offrent à vous:

1. cliquer sur Ajouter pour créer une nouvelle signature
2. cliquer sur l'icône à côté d'une signature déjà existante pour la modifier

Ensuite:

1. choisir un éventuel modèle (template) existant
2. donner un nom à la signature
3. préciser un nom pour votre identité (il s'affichera à côté de votre adresse mail dans les messages reçus par vos correspondants)
4. créer le contenu de la signature dans le cadre prévu à cet effet (lire ci-dessous les possibilités de mise en forme)
5. choisir de partager ou non la signature avec tous les utilisateurs de l'adresse Mail
6. cliquer sur Paramètres avancés pour choisir l'emplacement pour insérer votre signature: avant le message (= en-tête de page) ou après le message (= signature)
   
7. lire ce guide au sujet du choix des adresses d'envoi / réponse
8. cliquer sur le bouton Enregistrer

Mise en forme de la signature

Vous pouvez utiliser une image, éditer le code source HTML et mettre en forme votre texte à l'aide d'une palette d'outils. Pour éviter un retour à la ligne trop espacé, utiliser la touche majuscule en conjonction avec la touche ENTER de votre clavier ce qui fera l'équivalent de la balise HTML

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qui provoque un retour à la ligne au lieu d'un nouveau paragraphe.

Définir une signature par défaut

En définissant une signature par défaut, celle-ci sera automatiquement affichée dans le corps de l’e-mail lors de la rédaction. Vous aurez quand même la possibilité de changer de signature. Vous pouvez choisir la signature qui sera insérée par défaut lors de la rédaction:

1. d'un nouveau message
2. d'une réponse / transfert
   

Il existe un cas où la signature par défaut ne sera pas celle insérée automatiquement par défaut lors de la rédaction d'un message: lire le point 9 de ce guide.

Sélectionner la signature lors de la rédaction

1. la signature est insérée automatiquement lorsque vous débutez la rédaction d'un nouveau message
2. si plusieurs signatures existent, il faut choisir la bonne identité via le menu déroulant
3. retourner rapidement aux paramètres de signature via le bouton dans la barre d'outils
   

Plusieurs adresses rattachées ?

Quand une signature est issue d'un template (que celui-ci soit créé à partir d'un modèle proposé par Infomaniak ou qu'il ait été généré avec l'éditeur avancé):

• les utilisateurs n'ont pas accès au contenu de la signature en édition
• ils peuvent saisir les valeurs dynamiques telles que le nom d'expéditeur ou les données personnelles qui peuvent être demandées telle que la profession ou le numéro de téléphone
• ils peuvent également modifier les paramètres avancés de la signature (tel que la position de celle-ci dans le cadre d'une réponse/transfert) mais à ce jour, ce paramètre est commun à tous les utilisateurs de la signature (1)

Quand une signature a été crée directement sans le biais d'un template:

• si la signature est crée à partir d'un modèle prédéfini :
  • on a le même comportement que pour le point précédent, à savoir une signature crée à partir d'un template
• si la signature a été crée via l'éditeur avancé:
  • les utilisateurs ont accès au contenu de la signature en édition, mais attention, ce contenu est partagé ; si Morgane modifie le contenu, Vanessa aura le même contenu une fois qu'elle aura rechargé son interface Mail Infomaniak
  • seul le nom d'expéditeur est spécifique à l'utilisateur et il n'y a pas de valeurs dynamiques dans ce genre de cas
  • les paramètres avancés suivent le même principe que dans les autres cas: ils sont communs à tous les utilisateurs

Dans tous les cas, le fait d'affecter une signature par défaut sur une boite mail est au niveau utilisateur. Au sein d'une même boite mail, la signature choisie par défaut par Morgane est indépendante de celle choisie par Vanessa.

Aller plus loin avec les modèles

Ce guide explique comment définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail p.ex, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.