Diese Anleitung erklärt, wie Sie eine Signatur erstellen und diese dann automatisch zu den Nachrichten hinzufügen, die von der Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) gesendet werden.

Vorwort

• Die Signatur wird auch bei Ihren Sendungen von der Infomaniak Mail App (iOS / Android) sichtbar sein.
• Sie wird nicht vorhanden sein, wenn eine andere Sendeart verwendet wird (z. B. ein Programm wie Outlook).
• Sie wird auch nicht zu den Nachrichten des Anrufbeantworters hinzugefügt; es ist notwendig, eine in der Abwesenheitsnachricht direkt hinzuzufügen.
• Eine oder mehrere Signaturen können von Mail und vom Manager hinzugefügt werden, wo alle Adressen eines Mail-Dienstes verwaltet werden. Wählen Sie die zu verwendende Signatur beim Senden aus.

Auf die Signaturen von der Web-App Mail von Infomaniak zugreifen

Voraussetzungen

• Die Erlaubnis haben, Signaturen zu verwalten: Wenn Sie zur Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) eingeladen wurden, um Ihre Adresse zu verwalten, ist es möglich, dass der Administrator des Mail-Dienstes Ihnen dieses Recht von seinem Admin-Konto aus entzogen hat.

Um auf die Verwaltung der Signaturen zuzugreifen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍ oben rechts in der Oberfläche.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende E-Mail-Adresse im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Signaturen:
   

Auf die Signaturen vom Mail-Dienst zugreifen

Um auf den Mail-Dienst und die Verwaltung der Signaturen zuzugreifen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager ( Hilfe benötigt?) zuzugreifen.
2. Klicken Sie direkt auf den Namen, der dem betreffenden Produkt zugewiesen wurde.
3. Klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse in der angezeigten Tabelle
4. Klicken Sie auf Signaturen im linken Seitenmenü:
   

Erstellen und Bearbeiten der Signatur

Zwei Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

1. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Signatur zu erstellen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Bleistift ✎ neben einer bereits bestehenden Signatur, um sie zu bearbeiten.
   

Als Nächstes:

1. Wählen Sie ein vorhandenes oder ein neues Template aus:
   
2. Geben Sie der Signatur einen Namen.
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Identität an (dieser wird neben Ihrer E-Mail-Adresse in den Nachrichten angezeigt, die Ihre Empfänger erhalten).
4. Erstellen Sie den Inhalt der Signatur im dafür vorgesehenen Rahmen (siehe unten die Formatierungsmöglichkeiten)
5. Entscheiden Sie, ob Sie die Signatur mit allen Benutzern der Mail-Adresse teilen möchten.
6. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um den Einfügeort für Ihre Signatur auszuwählen: vor der Nachricht (= Kopfzeile) oder nach der Nachricht (= Signatur)
   
7. Nehmen Sie sich diesen anderen Leitfaden zum Thema Auswahl der Sende-/Antwortadressen zur Kenntnis.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur erstellen.

Formatierung der Signatur

Sie können ein Bild verwenden, den HTML-Quellcode bearbeiten und Ihren Text mit einer Werkzeugpalette formatieren.

Um einen zu großen Zeilenumbruch zu vermeiden, verwenden Sie die Taste Umschalt in Verbindung mit der Taste EINGABE Ihrer Tastatur, was dem HTML-Tag <br> entspricht, der einen Zeilenumbruch anstelle eines neuen Absatzes verursacht.

Standard-Signatur festlegen

Um die unter bestimmten Bedingungen verwendete Standard-Signatur auszuwählen:

1. Klicken Sie hier, um auf Ihre Signaturen in der Infomaniak Web-App Mail zuzugreifen.
2. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende E-Mail-Adresse im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
3. Wählen Sie die Signatur, die standardmäßig beim Verfassen eingefügt wird:
   1. einer neuen Nachricht
   2. einer Antwort / Weiterleitung
      

Durch die Festlegung einer Standard-Signatur wird diese automatisch im E-Mail-Körper beim Verfassen angezeigt. Sie haben dennoch die Möglichkeit, die Signatur zu ändern.

Es gibt einen Fall, in dem die Signatur standardmäßig nicht die automatisch eingefügte Standard-Signatur beim Verfassen einer Nachricht ist: Nehmen Sie Kenntnis vom Punkt 9 dieses anderen Leitfadens.

Signatur beim Verfassen auswählen oder entfernen

Wenn Sie mit dem Verfassen einer neuen Nachricht beginnen:

1. Die Signatur wird automatisch eingefügt.
2. Wenn mehrere Signaturen vorhanden sind, können Sie eine andere Identität über das Dropdown-Menü auswählen.
3. Sie können auch schnell auf die Signatureinstellungen über die Schaltfläche in der Symbolleiste zugreifen:
   
4. Sie können die Signatur entfernen, indem Sie sie überfahren und auf das Kreuz klicken:
   

Verbundene Adressen (mehrere möglich)

Wenn eine Signatur aus einer Vorlage stammt (unabhängig davon, ob diese von einem von Infomaniak vorgeschlagenen Modell erstellt wurde oder mit dem erweiterten Editor generiert wurde):

• Die Benutzer haben keinen Zugriff auf den Inhalt der Signatur beim Bearbeiten,
• sie können dynamische Werte wie den Absender-Namen oder persönliche Daten, die angefordert werden können, wie z.B. den Beruf oder die Telefonnummer, eingeben,
• sie können auch die erweiterten Signaturparameter (wie die Position der Signatur im Rahmen einer Antwort/Weiterleitung) ändern, aber derzeit ist dieser Parameter für alle Benutzer der Signatur gemeinsam (1)

Wenn eine Signatur direkt ohne Vorlage erstellt wurde:

• wenn die Signatur aus einem vordefinierten Modell erstellt wurde:
  • dann verhält sie sich wie im vorherigen Punkt, nämlich eine aus einer Vorlage erstellte Signatur
• wenn die Signatur mit dem erweiterten Editor erstellt wurde:
  • Benutzer haben Zugriff auf den Inhalt der Signatur im Bearbeitungsmodus, aber Achtung, dieser Inhalt wird geteilt; wenn Morgane den Inhalt ändert, hat Vanessa denselben Inhalt, sobald sie ihre Mail-Infomaniak-Oberfläche neu geladen hat,
  • Nur der Absendername ist benutzer spezifisch und es gibt keine dynamischen Werte in diesem Fall,
  • Die erweiterten Parameter folgen demselben Prinzip wie in anderen Fällen: sie sind für alle Benutzer gemeinsam

In jedem Fall erfolgt die Zuweisung einer Standard-Signatur zu einem E-Mail-Postfach auf Benutzerebene. Zum Beispiel ist innerhalb desselben E-Mail-Postfachs die von Morgane gewählte Standard-Signatur unabhängig von der von Vanessa gewählten.

Weiter mit den Vorlagen

Nehmen Sie diesen anderen Leitfaden zur Kenntnis, wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie benutzerdefinierte Vorlagen definieren können, die beispielsweise bei der Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse in Ihrem Mail-Service oder in Masse auf alle Adressen Ihrer Domain angewendet werden können.