This guide explains how to delete folders that appear grayed out in the Web app Mail Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) or in some email software/clients such as Apple Mail, Mozilla Thunderbird, or Microsoft Outlook.

Ghost folders

Some email software/clients like Microsoft Outlook allow you to create subfolders of non-existent folders. For example, it is possible to create the folder /abc/klm/xyz while the folder "klm" does not exist.

On Mail Infomaniak or in other software, ghost folders like the folder "klm" appear in gray and cannot be deleted directly because they are only "paths" to a real subfolder.

To delete these ghost folders, it is necessary to delete their subfolders first (in this example: xyz).

Stubborn folders

If, when consulting your Infomaniak email address on Outlook, ghost folders persist or reappear instantly after deletion, here are the technical procedures recommended by Microsoft to force synchronization:

1. Force Outlook folder reset

Sometimes, Outlook's local folder table is corrupted. A simple command can often fix this without deleting anything:

• Close Outlook completely.
• Press the Windows + R keys on your keyboard.
• Type outlook.exe /resetfolders and validate (this restores missing or corrupted folders from the server).

2. Reset the IMAP cache (.ost)

If the problem persists, forcing Outlook to rebuild its local database is often the most effective solution:

• Close Outlook.
• Access the folder: C:\Users\[Your Username]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• Identify the .ost file named after your Infomaniak address and delete it (or rename it to .old for safety).
• Restart Outlook; the software will redownload all your messages and folders properly from the Infomaniak servers.

3. Use the MFCMAPI tool (Advanced Level)

MFCMAPI allows you to access the MAPI structure of your mailbox directly to delete what the standard Outlook interface refuses to touch:

• Download the latest version of MFCMAPI from GitHub (Official Source).
• Run MFCMAPI.exe and go to Session > Logon; select your Outlook profile.
• Double-click on your Infomaniak mail account in the list.
• In the new window, expand Root Container (or Root - Mailbox), then IPM_SUBTREE.
• Locate the problematic folder; right-click and choose Delete folder.
• Warning: in the dialog box, try simple deletion first; if this fails, retry by checking DELETE_HARD_DELETE (permanent deletion at the server level).

4. Final verification via Webmail

If a folder is deleted in Outlook but keeps reappearing, check on the Infomaniak Web app Mail if the folder is present, and delete it first via the Web interface before applying step #1 (resetfolders) in Outlook.

Este guia explica o que significa a indicação de e-mail externo, "Externo", que aparece na aplicação web Mail (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail) e na aplicação móvel Infomaniak Mail (aplicação para smartphone ou tablet iOS / Android) ao ler certas mensagens:

Introdução

• A indicação de e-mail externo é exibida nos seguintes casos:
  • O nome de domínio (ou alias) do remetente não corresponde ao da conta de e-mail configurada no Mail.
  • O remetente não faz parte dos contatos (incluindo os contatos sugeridos).
  • O e-mail provém de um endereço hospedado fora da Organização.
• A indicação será exibida como "desconhecido" em vez de “externo” em algumas ofertas gratuitas, como my kSuite.

Ativar ou desativar a indicação

Pode ativar ou desativar a indicação; o efeito é imediato para os e-mails recebidos e, no caso de uma resposta a um e-mail externo. Para tal:

1. Clique aqui para aceder à gestão do seu Serviço de E-mail no Manager Infomaniak (precisa de ajuda?).
2. Clique diretamente no nome atribuído ao Serviço de E-mail em questão:
   
3. Clique em Configurações globais no menu lateral esquerdo:
   
4. Clique na aba Segurança.
5. Ative ou desative o botão de alternância:
   

This guide explains how to save an email (as if you were downloading) but directly to your kDrive.

Preamble

• Save in a few clicks a message received on an address of your Infomaniak Mail Service, this in .eml format readable directly within your kDrive interface.
• To export all emails from an email address, refer to this other guide.
• To export email attachments, refer to this other guide.

Add an email to kDrive…

… from the Infomaniak Mail Web App

To export the email message of your choice to your kDrive:

1. Click here to access the Infomaniak Mail Web App (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Open the email you want to save.
   • Then click on the share icon at the top of the concerned message to add to kDrive:
     
3. Otherwise, you can also click on the Add to kDrive icon at the top of the concerned message:
   
   1. If the icon is not visible, click on the action menu ⋮ on the right.
   2. Then choose to customize the actions:
      
   3. to add the desired action:
      
4. Choose the kDrive (among those to which you are attached by your Organization) and the desired location on it to save your file - if you rename it, keep the .eml extension to be able to read it directly in the kDrive interface.
5. Click on the Add button.
   
6. A message at the bottom of the screen notifies you of the progress of the recording and allows you to go directly to the email save location:
   
7. The saved email can be viewed on kDrive as if you were reading it on Mail directly.

… from the Infomaniak Mail mobile app

To do this:

1. Open the email in question on the mobile app Infomaniak Mail (application for iOS / Android smartphone or tablet).
2. Click on the action menu ⋮ located at the top right of the displayed email.
3. Choose Save to kDrive and follow the same procedure as above in step 4.

Este guia explica como adicionar ou remover contactos em agendas da aplicação web Contactos Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/contacts).

Introdução

• Para importar contactos existentes, consulte este outro guia.

Adicionar um novo contacto

Para adicionar uma nova ficha de contacto numa agenda:

1. Clique aqui para aceder à aplicação web Contactos Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Clique em Novo contacto no canto superior esquerdo.
3. Escolha a agenda existente na qual deseja adicionar o contacto:
   
4. Preencha as informações principais (ou adicionais através do link no canto inferior direito).
5. Valide com o botão Guardar:
   

Adicionar a partir de contactos frequentemente utilizados

Pode completar uma agenda a partir dos contactos frequentes sugeridos pela aplicação (com base no seu uso da aplicação web Mail). O nome/sobrenome/e-mail serão pré-preenchidos, se disponíveis:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Contatos Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Clique em Contatos sugeridos no menu lateral esquerdo.
3. Clique no menu de ação ⋮ à direita do contato em questão.
4. Clique em Adicionar para adicionar o contato a uma lista de endereços existente.
5. Você também pode clicar no menu de ação ⋮ no painel lateral direito:
6. Complete as informações do contato, se necessário, e clique em Salvar.

Para adicionar todos os contatos sugeridos de uma só vez:

1. Clique no topo da coluna para selecionar todos os contatos.
2. Em seguida, clique no ícone que aparece no topo da tabela.
3. Escolha a lista de endereços existente na qual deseja adicionar os contatos.
4. Clique no botão para salvar todos os contatos selecionados:
   

Adicionar a partir do aplicativo web Mail Infomaniak

Você pode criar uma ficha para um contato diretamente a partir das mensagens que troca com ele:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Abra a mensagem do remetente (ou a conversa entre vários participantes).
3. Passe o cursor sobre a parte que menciona o remetente ou o destinatário que deseja adicionar ao seu catálogo de endereços.
4. Clique em Criar contato:
   
5. Preencha as informações do contato, se necessário, e clique em Salvar.

Excluir um ou mais contatos

Para remover um contato de suas listas:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Contatos da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Selecione o catálogo de endereços do qual deseja excluir seus contatos:
3. Selecione o(s) contato(s) que deseja excluir.
4. O ícone Lixeira aparece no cabeçalho da coluna, permitindo que você exclua os contatos selecionados:
   

This guide details the different ways to address an email to multiple recipients, including masking the email addresses of other participants.

Preamble

• When you send emails, it is sometimes necessary to include multiple recipients using the fields:
  • À
  • CC:
    • French: Copie Conforme
    • English: Carbon Copy
  • BCC:
    • French: Copie Conforme Invisible
    • English: Blind Carbon Copy
• Do not overload the To and CC fields with recipients who are not directly concerned by the email.
• Use the BCC field to protect the email addresses of recipients when there are multiple people on the list.
• For multiple, recurring and/or important sends, beyond the imposed limits, it is recommended to use more suitable tools instead:
  • Infomaniak Guest Manager
  • Infomaniak Newsletter

Understanding and using these 3 email fields

The To field

This field is used to indicate the main recipient(s) of the email, those who receive the email as a direct copy.

• Use this field for main recipients who are directly concerned by the content of the email.
• Examples: work meeting, project report, direct communication with a client.

The CC field

Used to send a copy of the email to other people in addition to the main recipients. All recipients can see who received a copy of the email.

• Use this field to include secondary recipients who need to be informed but are not the main actors in the discussion.
• Example: informing a supervisor about a conversation, including colleagues interested in the subject without them needing to intervene.

The BCC field

Used to send a copy of the email to people without the other recipients knowing they have also received the email.

• Use this field to include recipients who need to receive the email without the other recipients knowing.
• Example: sending an email to a group with a supervisor in CCI for follow-up, avoid disclosing email addresses to all recipients (often used in mass emails).

Use the fields available on Mail Infomaniak

To access the appropriate fields on your Infomaniak mail service:

1. Click here to access the Web app Mail Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on New message.
3. Click on CC & BCC:
   
4. The additional fields appear, they will allow you to insert the email addresses of your recipients:
   

Usage examples

Each of these fields has a specific function and can be used strategically depending on the context of your communication. Be transparent and ethical in the use of the BCC field to avoid misunderstandings or conflicts:

• Team communication
  • To: main project members
  • CC: Project manager, other concerned departments
  • BCC: Director for information without direct intervention
• Marketing email
  • To: do not use (or simply indicate the sender's email address)
  • CC: do not use
  • BCC: list of subscribers to protect individual email addresses
• Important announcement
  • To: main recipients (e.g., directors)
  • CC: board members, key collaborators
  • BCC: other stakeholders for confidential information
• Meeting announcement
  • To: John Doe, Jane Smith
  • CC: project.manager@company.com
  • BCC: director@company.com
• Event invitation
  • To: main guests
  • CC: coordination@event.com
  • BCC: list of secondary guests (to protect email addresses)

This guide explains how to display and forward the headers of an email.

Preamble

• An email consists of a header (header) and the actual content of the message (body, body of the text).
• Most email software/clients do not directly display the headers, but displaying or forwarding them allows Infomaniak support to identify the issues encountered.
• The headers (= source) of an email provide various information such as:
  • the sender
  • the recipient
  • the date
  • the subject
  • the servers involved in the transmission between the sender and the recipient:
    

Display headers on Mail Infomaniak

To display the headers of an email from the Mail Infomaniak interface:

1. Click here to access the Web app Mail Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Open the message in question and click on the action menu ⋮ on the right.
3. From the menu that appears, select View headers:
   
4. Repeat the operation to hide them:
   

Forward the headers of an email

To forward the headers of an email, in response to a support request or to the recipient of your choice, either...

• ... copy and paste the displayed headers according to the method above.
• ... forward the email message.

However, for the headers to be present, it is essential to transfer the message not in the body of the message but as an attachment only. The email attachment will be in the .eml format and this file contains all the necessary headers.

A third method of complete email transmission is explained in this other guide.

This guide details the mechanisms of electronic identity theft (spoofing) and the protective measures against undesirable messages appearing to come from your own domain.

Has my account been used without my knowledge?

Receiving an email that seems to come from you is a common psychological manipulation technique. This does not mean that your mailbox has been hacked. In most cases, it is a simple forgery of the « From » header, similar to someone writing your address on the back of a paper envelope before mailing it.

Make sure your own address is not listed in the whitelist (Allowlist) of your antispam filter. If it is, the protection system skips the security analysis, thinking the message is legitimate.

Diagnosis: Spoofing vs Hacking

It is crucial to distinguish forgery (mail forging) from intrusion. The global email sending protocol (SMTP) was designed without native verification of the sender's identity.

Strengthening the integrity of your domain

To protect your digital reputation and limit the impact of these spoofing attempts, deploying authentication protocols is the professional standard:

• SPF & DKIM: These digital signatures certify that your messages indeed come from our authorized servers.
• DMARC: This essential protocol allows you to give instructions to servers worldwide (e.g., "If the email is not signed by Infomaniak, reject it or mark it as spam"). It is the most powerful tool for analyzing and limiting the fraudulent use of your domain.
• Catch-all management: Avoid using a catch-all type address, which collects all messages sent to non-existent addresses in your domain, as it naturally attracts massive spam flows.

Failure Notifications (Backscatter)

If you receive non-delivery reports (Non-Delivery Reports) for messages you never wrote, you are facing the Backscatter phenomenon. Poorly configured third-party servers or botnets use your identity to mass-distribute content. When they encounter a non-existent address, the remote server returns the error to the displayed sender: you.

Este guia explica como copiar, via IMAP, o conteúdo de um ou mais endereços de e-mail externos (todas as mensagens de e-mail, pastas, subpastas, ou seja, toda a estrutura da sua caixa de e-mail existente em outros provedores) para um ou mais dos seus endereços existentes na Infomaniak, usando a ferramenta de importação da Infomaniak!

Introdução

• A operação não afeta os dados já presentes no endereço de destino, nem os dados do endereço de origem.
• A totalidade da caixa de e-mail externa será importada.
• Uma vez iniciado o processo de importação, não é mais possível interrompê-lo.
• Os eventuais duplicados são gerenciados: um conteúdo idêntico será copiado apenas uma vez.
• Consulte este outro guia se estiver procurando alternativas a este processo via IMAP.

Copiar e-mails de outro provedor para a Infomaniak

Pré-requisitos

• Possuir um Serviço de E-mail no seu Painel de Controle Infomaniak.
• Dispor de uma quota de endereços livres disponíveis ou ajustá-la previamente, se necessário.
• Certificar-se de que a caixa de e-mail está devidamente protegida.
• Criar um ou mais endereços neste Serviço de E-mail.
• O endereço de e-mail de destino deve estar associado ao utilizador (= à conta Infomaniak) que está a utilizar (não é um requisito para a importação em massa explicada abaixo).
• O endereço de e-mail de origem, cujo conteúdo deve ser copiado, deve ter sido utilizado (ou ser compatível) com o protocolo IMAP:
  

Em seguida, para importar o conteúdo do e-mail:

1. Clique aqui para aceder à ferramenta de importação (serviço online https://import-email.infomaniak.com).
2. Se necessário, inicie sessão na sua conta Infomaniak na Organização em questão; de facto, a importação será efetuada para um dos endereços de e-mail associados à interface Web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail) da conta Infomaniak que está a utilizar.
3. Clique em importar por IMAP.
4. Clique em importar única.
5. Preencha o campo da esquerda com o seu endereço de e-mail de origem (cujo conteúdo deve ser copiado).
6. Preencha o campo da direita com a palavra-passe desse mesmo endereço de e-mail de origem (ver requisitos).
7. Se necessário, modifique as Configurações avançadas para especificar um endereço de servidor IMAP:
   1. Insira o nome do servidor IMAP (nome do host fornecido pelo seu provedor de e-mail), por exemplo, imap.domain.ch (ou .net, .com, etc., dependendo do seu endereço de e-mail no item 5 acima).
   2. Insira o número da porta (o padrão é 993) e o SSL.
8. Clique em Confirmar:
   
9. Se necessário, insira um segundo endereço de e-mail para ser importado ao mesmo tempo.
10. Escolha para qual endereço de e-mail importar os e-mails; o menu suspenso lista os endereços de e-mail atualmente associados à sua interface Web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail) da conta Infomaniak com a qual você está conectado.
11. Depois de selecionar o endereço de destino desejado na lista, clique no botão azul Importar e-mails:
    
12. A cópia será iniciada; você pode aguardar e verificar o resultado na página após a conclusão da importação ou fechar a janela (a importação continua em segundo plano e um acompanhamento está disponível – veja abaixo):
    
13. Um e-mail de confirmação será enviado automaticamente para todos os endereços de e-mail envolvidos na operação, após a conclusão da importação, mencionando o número de mensagens copiadas:
    
14. Um rastreamento está disponível nas configurações do endereço de e-mail de destino, apenas no aplicativo web Mail (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail):
    
15. O rastreamento permite visualizar o histórico das importações no endereço em questão:
    

Importar o conteúdo de vários endereços de e-mail em lote

Para importar o conteúdo de vários endereços de e-mail externos (máximo de 25 por 25) para um ou mais endereços de e-mail Infomaniak:

1. Clique aqui para acessar a ferramenta de importação (serviço online https://import-email.infomaniak.com).
2. Se necessário, faça login na sua conta Infomaniak na Organização correspondente; a importação será feita para um dos endereços de e-mail associados à interface web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail) da conta Infomaniak que você está usando.
3. Clique em importar via IMAP.
4. Clique em "Modo avançado": Importar vários endereços de e-mail a partir de um arquivo CSV (formato .csv).
5. Descarregue o modelo CSV fornecido como exemplo:
   
   • O modelo tem o seguinte formato: source-email@domain.com;sourcePassword;imap.source-host.com;sourcePort(993);sourceSsl(1or0);dest-email@domain.com
6. Edite o arquivo csv para criar um arquivo com as informações corretas necessárias para a cópia (consulte os pré-requisitos):
   
7. Carregue o arquivo usando o botão Selecionar arquivo CSV.
8. Depois que o arquivo for carregado na página da ferramenta, corrija ou ignore quaisquer erros; clique em Importar.
9. A cópia será iniciada. Você pode aguardar e verificar o resultado na página após a conclusão da importação ou fechar a janela (a importação continua em segundo plano e um acompanhamento está disponível – veja abaixo).
10. Um e-mail de confirmação será enviado automaticamente para todos os endereços de e-mail afetados pela operação após a conclusão da importação, indicando o número de mensagens copiadas.
11. Um acompanhamento está disponível nas configurações dos endereços de e-mail de destino, no aplicativo web Mail (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
12. O acompanhamento permite visualizar o histórico das importações:
    

This guide explains how to export the content of an email address hosted by Infomaniak.

Preamble

• Infomaniak does not offer an export (e.g., PST).
• Infomaniak keeps your emails for the entire duration of your contract, and according to your offer with integrated backups without size limit in the context of normal use of a shared service, in accordance with Article 1 of the Mail Service Special Conditions.
• The manual export proposed below works on Windows: you will thus be able to save your emails within a single easily restorable archive.

Manual export

To export all messages contained in your email address hosted by Infomaniak:

1. Install the free application Thunderbird.
2. Configure the email address in question in IMAP (to include subfolders).
3. Make sure that all desired content is present (synchronize the mailbox from always - not just the last 30 days, for example).

Then...

• ... either you install the free application BackupThunderbird which allows the creation of an archive (encrypted if necessary) and subsequent restoration...
• ... or you can simply display the hidden files of Windows then find and save this folder profile
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  as it contains all your mail.

Download emails locally

Another solution (not recommended) could be to configure a software/email client by choosing reception via the POP3 protocol, which will have the effect of downloading the messages locally and only the inbox will be affected.

This guide explains how to be notified of new emails with the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).

Preamble

• The Infomaniak Web app Mail is compatible with web browsers (Chrome, Firefox, etc.) that offer visual alerts for incoming messages in the background.
• The mobile app Infomaniak Mail (iOS / Android) also offers to use the notification possibilities of your mobile device.

Display a notification in the browser

To activate browser notifications when a new incoming message arrives:

1. Click here to access the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on the Settings icon at the top right.
3. Click on Browser in the left sidebar menu.
4. Enable the toggle switch to Show a notification when new emails are received:
   

To remove this feature, deactivate the toggle button. You will also need to remove the notification permission in the browser directly (see the documentation of its editor).

Allow browser notifications…

… on Safari

1. Open Safari.
2. Click on Preferences and select Websites then Notifications.
3. Search for the site ksuite.infomaniak.com/mail and select Allow.

For more information, refer to the Apple documentation.

… on Firefox

1. Open Firefox.
2. Go to the main menu in Preferences or Settings.
3. Go to Privacy and Security in the left panel.
4. Scroll down to the Permissions section.
5. Click the Settings button to the right of Notifications.
6. Search for the site ksuite.infomaniak.com/mail and select Allow.

For more information, refer to the Firefox documentation.

… on Google Chrome

1. Open Google Chrome.
2. Click on the More menu ⋮ in the top right corner > Settings.
3. Go to Privacy and Security, then click on Site Settings.
4. Click on Notifications and choose to allow notifications:
   • Allow a site: next to the Allow option, click Add. Enter the URL: https://ksuite.infomaniak.com/mail, then click Add.

For more information, refer to the Google Chrome documentation.

… on Microsoft Edge

1. Open Microsoft Edge.
2. Click on the menu in the top right corner, then click on Settings.
3. Go to the Cookies and site permissions menu.
4. Click on Notifications:
   • Allow a site: next to the Allow option, click Add. Enter the URL: https://ksuite.infomaniak.com/mail, then click Add.

This guide explains how to report a phishing attempt that you are a victim of.

Introduction

• Phishing is a fraud and scam attempt aimed at fraudulently obtaining sensitive information.
• Generally, the victim receives a message in their inbox that appears to be from Infomaniak, their bank, or a trusted organization, indicating that a problem has occurred with their account or in their daily life:
  
• The purpose of this identity theft is generally for the user to voluntarily go to a page and provide private information that will then be used for various purposes, mainly financial ones.
• If it is not a message “pretending to be something it is not”, but only an unsolicited advertising message, it is better to report it as Spam.

Reporting a Phishing Email

Prerequisites

• Verify that the spam filter is active.
• For greater security, enable the display of external mail.

Then, if you find an email of this type directly in your inbox, you have the option to take action so that these messages decrease and eventually disappear from the messaging systems:

1. Click here to access the Infomaniak Mail web app (online service at ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Open the phishing message.
3. Click on the action menu ⋮ on the right.
4. Click on Report message.
5. From the menu that appears, select Report as phishing:
   
6. Confirm the submission for processing.
7. Delete the email.

Once you have clicked on Report as phishing, an email is automatically sent to Infomaniak with all the information needed to process the scam report.

In the event of a more serious problem (when the message is directly addressed to you by someone you know or a contact, and it is not a mass mailing), it is recommended to contact an organization such as report.ncsc.admin.ch.

This guide explains how to enable or disable the inclusion of the original message when replying to an email from the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) for web browser.

No longer quote the original message

By default, the text of the message you are replying to will be placed below your own reply text (A):

By following the guide below, nothing will be quoted from the original message and you will reply from a blank base with or without signature (B):

To never quote the original message when replying to a correspondent:

1. Click here to access the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on the Settings icon ‍‍ at the top right.
3. Click on Sending in the left sidebar.
4. Disable the toggle switch to the right of the "Include the original message in the reply" element:
   

This guide explains how to recover lost emails, especially after accidental deletion.

Preamble

• Infomaniak backs up each email address once a day (usually early in the morning).
• You can thus restore your mailbox to its exact state at the time of the backup.
• RECOVERED ITEMS:‍
  • Emails (present at the time of the backup) that no longer exist (at the time of the restoration request) will be returned to their original location.
  • Certain parameters (answering machine and redirection in particular) will be restored if they have changed in the meantime.
• NON-RECOVERED ITEMS:‍
  • Moved emails (subfolders, trash): they still exist in your account and must be searched.
  • The restoration does not include the calendar nor the address book.
  • Messages absent at the time of the daily backup (see POP3 chapter); example:
    • Restoration requested at 10 AM (backup at 5 AM) for an email received at 8 AM and deleted at 9:30 AM: it will not be recovered because it was not yet present at the 5 AM backup.‍
• UNMODIFIED ITEMS:‍
  • Emails received, created, or stored between the backup date and the execution of the restoration remain in your mailbox.

Backup retention period

Infomaniak makes the backup of your mailbox available for a certain number of days depending on your offer.

⚠ Duration in days:

Refer to this other guide on the storage limits of your messages.

Restore from the Infomaniak Web Mail app

Prerequisites

• Ensure that the deletion occurred less than 30 days ago (or within the period included with your offer - see above).
• Have permission to manage backups: if you had been invited to the Infomaniak Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) to manage your address, it is possible that the Mail Service manager has revoked this right from their admin account.

To restore emails:

1. Click here to access the Infomaniak Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on the Settings icon at the top right.
3. Check or select the email address concerned in the dropdown menu of the left sidebar.
4. Click on General.
5. Click on Restore:
   
6. Choose a Restore date.
7. Click on Restore emails:
   
8. Once the restoration is complete, an informational email is sent.

Restore from the Mail Service

Prerequisites

• Be Administrator or Legal Representative within the Organization that manages the Mail Service.
• Ensure that the deletion occurred less than 30 days ago (or within the period included with your offer - see above).

To restore emails from a Mail Service:

1. Click here to access the management of your product on the Infomaniak Manager (need help?).
2. Click directly on the name assigned to the product concerned.
3. Click on the concerned email address in the displayed table.
4. Click on the Actions on the address button at the top right.
5. Click on Restore emails:
   
6. Choose a Restore date.
7. Click on Restore emails.
8. Once the restoration is complete, an information email is sent to you.

Emails placed in the trash

Unless otherwise configured, an email deleted by the user is moved to a trash can, and it is only after a delay of several days or weeks that the trash can is automatically emptied (it can also be emptied by a user click). Therefore, during a restoration operation:

• Emails currently in the trash will remain as they are, regardless of the restoration date.
• Emails deleted from the trash will be restored to their original location, where they were when they were deleted (whether in the inbox folders or in the trash).

Emails placed in non-conventional folders

If you intentionally store your messages in folders with unusual names (for example, folders named Junk or Spam) take note of the important information in this other guide.

Email software/client configured in POP3

If you are used to checking your email with software/email client like Outlook and the latter is configured with the POP / POP3 protocol, it will not be possible to restore everything since the backup is done once a day, it only keeps the messages that were at the time of the backup in the Infomaniak inbox; the same applies to your other folders (Sent messages, for example) present in the POP3 application: these are not synchronized with Infomaniak and therefore are not backed up; it is therefore necessary in the future to prefer the IMAP protocol in your email software/client.

This guide explains how to use the Gmail mobile app (application for iOS/Android smartphones or tablets) to access an email address hosted by Infomaniak.

Introduction

• Rather than using the manual configuration below, it is recommended to use the Infomaniak Mail app (iOS/Android) to benefit from Infomaniak's security features.

Using the Gmail Mobile App for Infomaniak

Prerequisites

• Create the email address within my kSuite or a Mail Service / kSuite.
• Create a password for the email address for the device you are going to configure.
• Verify that the Mail Service is configured optimally.

To add the email address managed by Infomaniak in IMAP to your Gmail mobile app (official guide):

1. Go to Settings in Gmail.
2. Tap Add account.
3. Choose Other:
   
4. Enter the email address you want to use.
5. Choose the IMAP account type.
6. Enter the password (see prerequisites) for the email address:
   
7. Use the server name mail.infomaniak.com for:
   • Incoming IMAP server (receiving)
   • Outgoing SMTP server (sending)
8. Complete the address addition.

This guide details the automatic translation service integrated into the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).

Preamble

• The Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) integrates an automatic translator for both reading and writing in French, German, English, Italian, and Spanish.
• This AI solution does not rely on a third-party service (DeepL, Google Translate, etc.) contacted via API, but it is hosted, operated, and partly trained by Infomaniak.

Translate text…

… while writing

To automatically translate a message you are writing into a foreign language:

1. Click here to access the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Write a new email without sending it.
3. Select the text to translate.
4. Click on Translate: 
   
5. Modify the languages if necessary.
6. Click on Apply translation: 
   

… while reading

To automatically translate a received message written in a foreign language into your language:

1. Click here to access the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. View the email to be translated.
3. Select the text to translate.
4. Click on Translate: 
   
5. Click on the language names to modify the languages used.
6. In the same place, you can also copy the translated text to the clipboard to use it later: 
   

Disable the translator

You can adjust the elements (translations / Euria) that appear when you click on your message:

1. Click here to access the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on the Settings icon in the top right of the interface.
3. Click on Customization in the left sidebar menu.
4. Check or uncheck the actions you want to have on click:
   

Este guia aborda o spam de saída das infraestruturas Infomaniak e ajuda a identificar e resolver as possíveis causas quando um e-mail enviado a partir de um endereço alojado pela Infomaniak chega à pasta de Spam (correio não desejado) do destinatário.

Utilizar o e-mail de forma adequada

A Infomaniak implementa medidas reforçadas para garantir a segurança e a entrega dos e-mails. Ao respeitar também as boas práticas abaixo, reduz significativamente o risco de que as suas mensagens sejam consideradas indesejadas.

1. Utilizar um endereço de e-mail válido

• Verifique se o seu endereço de e-mail e o domínio associado estão corretos e válidos.
• Verifique as configurações de segurança do seu nome de domínio (SPF, DKIM, DMARC).
• Se alterar uma configuração, aguarde cerca de 24 horas antes de efetuar um novo teste de envio.

2. Evitar conteúdo suspeito

• Evite palavras, frases ou apresentações frequentemente associadas ao spam (promoções abusivas, frases genéricas, layout demasiado complexo, etc.).
• Não inclua links não seguros, truncados ou mal formatados.
• Personalize as suas mensagens (por exemplo, mencionando o nome do destinatário) para aumentar a sua credibilidade.
• Não anexe ficheiros suspeitos ou demasiado grandes; utilize, em vez disso, um serviço como o SwissTransfer.

3. Testar o envio a partir da aplicação Web Mail Infomaniak

• Se estiver a usar um software/cliente de e-mail de terceiros, tente enviar a mensagem a partir da aplicação web Mail da Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail).
• Compare os resultados para identificar se o problema é causado pelo seu software/cliente de e-mail ou por uma configuração.

4. Monitorizar a reputação do seu domínio

• Se o seu endereço de e-mail usar um domínio personalizado (por exemplo, @o-seu-domínio.xyz), uma má reputação do domínio pode afetar a entrega das suas mensagens.
• Analise e corrija as possíveis causas (envios em massa antigos, configuração incorreta, denúncias, etc.).
• O tempo decorrido desde a data de criação do domínio pode ser um fator.

5. Obter o consentimento do destinatário

• Escreva apenas para destinatários que o conhecem ou que esperam a sua mensagem.
• Para envios em grupo ou regulares, utilize um sistema de subscrição voluntária (opt-in).
• Para campanhas de informação ou marketing, prefira a solução Newsletter da Infomaniak.

6. Otimizar a frequência e o volume de envio

• Evite enviar um grande número de mensagens idênticas para muitos destinatários simultaneamente.
• Respeite uma frequência de envio razoável para não ser identificado como um remetente suspeito.

7. Ser adicionado à lista de permissões (whitelist) da Infomaniak

• Se os seus e-mails forem classificados como spam por um destinatário também alojado na Infomaniak, este pode adicionar o seu endereço à sua lista de permissões.
• Esta ação garante o recebimento de suas mensagens, mas não substitui a verificação das causas que levaram inicialmente à classificação como spam.

This guide offers several solutions to quickly delete a large number of emails contained in an email address hosted by Infomaniak. Note that the size of your mailbox is not limited.

Delete emails in bulk…

… from the Infomaniak Web Mail app

1. Click here to access the Infomaniak Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Click on the Settings icon ‍ in the top right of the interface.
3. Click on Reception.
4. Display the maximum number of items loaded at once:
   
5. To empty the inbox:
   1. Select all items visible on the screen.
   2. A more precise selection is possible.
   3. Click on the Trash icon to send them to the trash.
   4. Repeat this process on all pages:
      
6. Apart from the inbox, folders can be emptied in a few clicks:
   1. Click on the action menu ⋮ to the right of the folder concerned.
   2. Click on Empty the folder:
      
   3. Be careful, emails are deleted without going through the trash, as if you were deleting the folder itself — only a restoration can allow possible recovery.

You can also delete the email address found within a Mail Service, then recreate it. It will then be completely empty.

… from an IMAP email software/client

A solid solution is to configure the email address in an IMAP email software/client, which will allow the selection of all messages (without the notion of pagination…) therefore the deletion is easy and quick:

1. Install Thunderbird (or any other messaging app on your device).
2. Add your email address and specify its password.
3. Wait for the inbox to load.
4. Select all messages.
5. Click on Delete.
6. That's it, you can remove the application if you wish.

Special case: crossed-out messages

To permanently delete any tracked / struck-through emails appearing in your software/email client or on Mail Infomaniak:

• Microsoft Outlook
  • go to the Edit menu -> Empty Deleted Items (in English, you should have a menu Empty)
• Apple Mail
  • go to the Mailbox menu -> Erase Deleted Items

They will then disappear from the Mail Infomaniak interface as well.

This guide helps you understand the peculiarities that may arise in the display of emails when using different messaging applications and Infomaniak Mail apps.

Preamble

• It may happen that inconsistencies occur in the display of a list of emails contained in a folder (example: the Sent folder) and that the messages sorted and considered as the most recent by one device will not be the same as those displayed when using another tool. Sent Messages)

Understanding Unique Identifiers (UID)

UIDs (Unique Identifiers) are unique identifiers assigned to each message in an IMAP mailbox. They are used to uniquely identify each message, regardless of changes made to folders or messages themselves. UIDs are particularly useful for managing and synchronizing emails across multiple IMAP email software/clients:

• Each email is assigned a unique UID at the time of its creation in a mailbox; this UID never changes in principle as long as the email exists, even if its content or metadata is modified.
• UIDs are generally sequential, which means that more recent messages have higher UIDs in principle.
• When synchronizing emails, IMAP email software/clients can use UIDs to determine which messages are new, modified, or deleted since the last synchronization; this allows for efficient email management without having to download and compare all messages.
• Depending on the tool used, to display them in the order in which they were received, messages can be sorted by their reception date or by UID.

Not to be confused with:

• Message Sequence Number (used for temporary operations based on the current position of messages)...
• Message-ID (RFC 5322) (used to uniquely identify messages across different servers and email software/clients)...
• X-Message-Id (server-specific and used for internal tracking needs)...
• Thread-Index and Thread-Topic (used by Microsoft applications to track conversation threads)...
• GMail Unique Identifiers (used specifically by Gmail to manage messages and discussion threads)...

IMAP Applications and Infomaniak Mail App

The issue may appear in this form at the server command level:

758 - date.sent: 2017-10-11 23:15:26 (+0100)
757 - date.sent: 2017-10-11 15:00:55 (+0100)
756 - date.sent: 2017-10-11 14:39:28 (+0100)
(...)
742 - date.sent: 2018-01-17 00:40:21 (+0000)
741 - date.sent: 2018-01-17 00:30:33 (+0000)
740 - date.sent: 2018-01-17 00:26:07 (+0000)
(...)
51 - date.sent: 2022-10-07 16:39:16 (+0100)
50 - date.sent: 2023-06-13 10:15:00 (+0100)
49 - date.sent: 2023-06-07 12:11:35 (+0100)

Here, we see that emails from 2017 have a higher UID (758, 757, ...) than emails from 2023. UIDs must have been reassigned for some reason or another during the existence of this entire email account (moves, copies, imports, etc.).

Depending on how the messaging tool sorts emails, a message from 2017 may appear among recent messages while the message from 2018 is not loaded immediately. This is particularly true for the Mail Infomaniak app, which only loads a series of emails at a time based on the UID (this is subject to change).

Therefore, to resolve any inconsistencies, it is recommended to use an IMAP email software/client such as Thunderbird on a computer, which will allow you to quickly and efficiently sort all messages in a specific folder based on the email date, as the application will display all messages present on the Infomaniak server.

Este guia explica como conectar o aplicativo para desktop Apple Mail no macOS (MacBook Pro, Neo…) a um endereço de e-mail hospedado na Infomaniak.

Introdução

• O seu computador macOS será configurado automaticamente por meio de perfis de configuração .mobileconfig compatíveis com a Apple, ao contrário de uma configuração manual.
• É possível remover um perfil de configuração após a instalação (vá até o final desta página para obter mais informações).

Instalar um perfil de configuração

Pré-requisitos

• Crie o endereço de e-mail em my kSuite ou em um Serviço de E-mail / kSuite.
• Verifique se o Serviço de E-mail está configurado de forma ideal.

Você pode baixar o perfil do dispositivo em questão ou enviá-lo de outro dispositivo (se você já tiver um endereço de e-mail que funcione corretamente, por exemplo):

1. Clique aqui para acessar a ferramenta de configuração da Infomaniak (serviço online https://config.infomaniak.com) — faça login, se necessário, na sua conta Infomaniak na Organização onde o seu endereço de e-mail é gerenciado.
2. Escolha instalar o perfil neste dispositivo.
3. Escolha sincronizar os e-mails.
4. Escolha o endereço de e-mail a ser configurado no Apple Mail (entre aqueles aos quais você tem acesso).
5. Crie um novo dispositivo:
   
6. Insira um nome descritivo para o novo dispositivo.
7. Clique no botão para baixar o perfil (você também pode enviá-lo por e-mail usando o link à direita):
   
8. Depois que o arquivo profile-applemail.mobileconfig estiver no seu computador, clique duas vezes para abri-lo e executá-lo.
9. Clique em OK:
   
10. Abra as Configurações do Sistema do computador.
11. Clique em Perfil baixado na barra lateral e, em seguida, clique duas vezes no novo perfil para aplicá-lo:
    
    • Se você tiver uma versão mais antiga do macOS ou não encontrar o perfil, procure por “perfil” nas configurações ou consulte a documentação oficial, alterando, se necessário, a versão do seu sistema na parte superior da página.
12. Clique em Instalar…:
    
13. É então solicitada uma senha…
    1. se você a conhece, pois já a criou na seção Dispositivos do Serviço de E-mail:
       
    2. ou você pode copiar a nova senha que está mais abaixo na página do assistente config.infomaniak.com aberta anteriormente:
       
    3. Antes que a senha do endereço de e-mail seja exibida, pode ser que a senha da sua conta Infomaniak seja solicitada por segurança:
       
    4. Pronto, a senha gerada aleatoriamente é exibida, basta copiá-la:
       
14. Cole a senha na janela do macOS.
15. Clique em Instalar para iniciar a instalação do perfil:
    
16. Pronto, seu endereço de e-mail agora está configurado no aplicativo Apple Mail, que você pode abrir e controlar:
    

Remover uma conta IMAP

Consulte o capítulo "Parar de usar uma conta" e, no topo da página*, altere a versão do seu sistema, se necessário (atenção: não exclua uma conta configurada em POP sem antes fazer uma cópia de segurança das suas mensagens).

Remover um perfil Apple

Consulte a documentação oficial e, no topo da página*, altere a versão do seu sistema, se necessário.

*Por que é necessário escolher a versão do guia que corresponda exatamente à sua versão do sistema macOS / iOS? A Apple introduz, por vezes, alterações subtis em cada nova versão do seu sistema, por exemplo, um caminho no iOS 15…

… torna-se isto no iOS 18…

Este guia explica como conectar o aplicativo móvel Apple Mail para iOS (iPhone, iPad…) a um endereço de e-mail hospedado na Infomaniak.

Introdução

• Seu dispositivo iOS será configurado automaticamente por meio de perfis de configuração .mobileconfig compatíveis com a Apple, ao contrário de uma configuração manual.
• É possível remover um perfil de configuração após a instalação (role até o final desta página para obter as instruções).

Instalar um perfil de configuração

Pré-requisitos

• Crie o endereço de e-mail em my kSuite ou em um Serviço de E-mail / kSuite.
• Verifique se o Serviço de E-mail está configurado de forma ideal.

Em seguida:

1. Clique aqui para acessar a ferramenta de configuração da Infomaniak (serviço online https://config.infomaniak.com) — faça login, se necessário, na sua conta Infomaniak na Organização onde seu endereço de e-mail é gerenciado.
2. Escolha instalar o perfil neste dispositivo iOS:
   
3. Escolha sincronizar os e-mails:
   
4. Escolha o endereço de e-mail (entre os já associados ao seu utilizador atual) que deverá ser sincronizado no seu dispositivo:
   
5. Escolha na lista de dispositivos para ativar a sincronização num novo dispositivo (aquele em que se encontra):
   
6. O nome, apenas descritivo, do dispositivo é ajustado em conformidade, mas pode modificá-lo, se necessário:
   
7. Desça mais no assistente e gere uma palavra-passe dedicada à sincronização dos e-mails:
   
8. Copie a palavra-passe gerada (será solicitada durante a instalação do perfil Apple).
9. Descarregue o perfil Apple:
   
10. Autorize o download no dispositivo:
    
11. Toque para fechar a mensagem:
    
12. Abra as configurações do dispositivo iOS e toque na faixa superior que o informa que um novo perfil foi descarregado:
    
13. Toque em Instalar:
    
14. Insira o código do seu dispositivo iOS, como faria para desbloqueá-lo:
    
15. Toque em Instalar:
    
16. Insira (ou cole) a senha do dispositivo copiada no passo 8 acima:
    
17. Quando a indicação aparecer na parte superior, estará concluído:
    

Se o seu aplicativo iOS Apple Mail já estiver aberto, você precisará reiniciá-lo. Em seguida, verá as informações adicionadas pela sincronização:

Remover um perfil Apple

Consulte a documentação oficial, alterando na parte superior da página* a versão do seu sistema, se necessário.

*Por que é necessário escolher a versão do guia que corresponda exatamente à sua versão do sistema macOS/iOS? A Apple introduz alterações, às vezes sutis, em cada nova versão do seu sistema. Por exemplo, um caminho em iOS 15…

… torna-se este em iOS 18…