Kennisbank

Deze handleiding legt uit hoe u een sjabloon kunt maken voor de functie voor automatische afwezigheidsberichten voor al uw e-mailaccounts in de web-app Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail).

Inleiding

• Een sjabloon maakt het mogelijk om de basis te creëren voor een tool die vervolgens door meerdere gebruikers van dezelfde Infomaniak-e-maildienst kan worden gebruikt, en die zelfs kan worden gepersonaliseerd voor de persoon die het gaat gebruiken.
• In het geval van een sjabloon voor een automatische afwezigheidsmelding kiest de maker van het sjabloon de tekst die moet worden verzonden wanneer een nieuwe afzender contact opneemt met een e-mailadres waarop het sjabloon is toegepast.
• U kunt ook een sjabloon verbergen, zodat het niet meer gebruikt kan worden.

Een sjabloon voor automatische antwoorden maken

Om een sjabloon te maken:

1. Klik hier om naar het beheer van uw e-maildienst in het Infomaniak-beheerportaal te gaan (❓: hulp).
2. Klik rechtstreeks op de naam van de betreffende e-maildienst:
   
3. Klik in het linkermenu op Globale instellingen.
4. Klik op het menu Antwoordapparaat.
5. Klik op ‍ Een antwoordapparaatsjabloon toevoegen:‍
   
6. Vul de velden in en klik op Sjabloon voor automatische beantwoording toevoegen:
   
   • Als de optie Zichtbaar maken is ingeschakeld (tijdens het maken of kan ook later worden ingeschakeld), worden de gemaakte sjablonen voor automatische beantwoording voorgesteld aan de gebruikers van de e-mailadressen.

Een sjabloon activeren voor een bestaand e-mailadres

U heeft een bestaand model nodig om dit voor één of meerdere e-mailadressen te activeren:

1. Klik hier om naar het beheer van uw e-maildienst in het Infomaniak-beheerportaal te gaan (❓: hulp).
2. Klik rechtstreeks op de naam van de betreffende e-maildienst.
3. Klik op de vakjes om één of meerdere e-mailadressen in de weergegeven tabel te selecteren.
4. Afhankelijk van de schermgrootte klikt u eerst op het menu met acties ⋮ of rechtstreeks op Een sjabloon voor de automatische beantwoording toepassen.
5. Selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken.
   • Alleen de sjablonen die zichtbaar zijn, zijn beschikbaar wanneer u de functie activeert.
6. Klik op de knop Activeren:
   

Deze handleiding beschrijft het hulpmiddel Globale beveiliging waarmee u kunt controleren of de relatie tussen een domeinnaam en een E-maildienst van Infomaniak optimaal is op het gebied van beveiliging. Dit gebeurt door de SPF / DKIM / DMARC-records te controleren, en het hulpmiddel Globale beveiliging maakt het mogelijk om de configuratie indien nodig aan te passen.

Toegang tot de tool voor de beveiligingscontrole 'Globale beveiliging'

Om toegang te krijgen tot Globale beveiliging:

1. Klik hier om naar het beheer van de e-maildienst te gaan in uw Infomaniak-beheerpaneel (❓: hulp).
2. Klik op de naam van de betreffende e-maildienst:
   
3. Klik op Globale beveiliging in het menu aan de linkerkant:
   

Controleer of de e-mailservice optimaal functioneert

Zodra u op Globale beveiliging bent, bekijk en controleer dan de 3 beveiligingsmechanismen die inherent zijn aan e-mails: SPF, DKIM en het DMARC-beleid. Deze gegevens moeten in groen‍ worden weergegeven:

Klik op Bewerken of Aanmaken om SPF, DKIM en DMARC te configureren volgens de onderstaande aanbevelingen, zodat u uw e-maildienst kunt beschermen tegen mogelijke identiteitsfraude:

SPF (Sender Policy Framework)

SPF (❓: hulp) stelt de eigenaar van een domeinnaam in staat om te specificeren welke servers e-mails namens dat domein mogen verzenden. Dit helpt het risico op spam en phishing te verminderen, omdat de e-mailserver van de ontvanger kan controleren of de afzender geautoriseerd is door de DNS-records van het afzenderdomein te raadplegen:

In dat geval en bij een gedetecteerd probleem vindt u een knop Corrigeren waarmee u uw SPF-record automatisch kunt bijwerken.

Als de correctie van een van de genoemde problemen niet mogelijk is, betekent dit dat de correctie moet worden uitgevoerd in de configuratie die is ingesteld door de eigenaar of de beheerder van het domeinnaam van de afzender.

Als uw domeinnaam naar Wix of een andere provider verwijst, moet de SPF-record worden geconfigureerd bij de betreffende provider (❓: hulp).

DKIM (Domain Keys Identified Mail)

DKIM (❓: hulp) is een protocol waarmee e-mails bij verzending kunnen worden ondertekend.

Language: French Content: Wanneer uw domeinnaam (of de bijbehorende DNS-zone) elders wordt beheerd , vindt u in dit gedeelte Globale beveiliging > DKIM de DKIM-record die u aan de DNS-zone moet toevoegen:
, vous trouverez dans cette partie Sécurité globale > DKIM l'enregistrement DKIM à ajouter dans la zone DNS:

U kunt meerdere DKIM-records voor uw domein configureren, zonder dat er een limiet is vastgesteld, in tegenstelling tot DMARC of SPF. Dit is cruciaal als u meerdere externe e-maildiensten gebruikt voor uw dagelijkse communicatie.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC (❓: hulp) stelt u in staat om andere e-mailservers (de e-mailproviders van de contactpersonen aan wie u een e-mail stuurt) te informeren over het beleid dat ze moeten volgen wanneer ze een "verdachte" e-mail ontvangen (bijvoorbeeld een e-mail die niet is geverifieerd) van uw e-mailserver (gehost door Infomaniak). Bovendien kunt u worden geïnformeerd over het "incident" via een samenvattend bericht, een zogenaamde "DMARC-rapport" (❓: hulp), dat informatie bevat over de recente activiteit van uw e-mail, gerelateerd aan het betreffende domeinnaam.

DMARC vereist een geldige SPF- en DKIM-configuratie. Een wizard helpt u om DMARC te configureren volgens de aanbevelingen van Infomaniak, in een eenvoudige modus of volledig naar uw wens in een geavanceerde modus (deze expertmodus maakt het mogelijk om de gewenste record in te voeren):
De bijbehorende records (type TXT) worden vervolgens automatisch toegepast in de DNS-zone van het betreffende domeinnaam (indien administratief mogelijk - bijvoorbeeld als het domein wordt beheerd binnen dezelfde organisatie).

U kunt de records in uw DNS ook controleren met behulp van een externe, gratis service, zoals de service die onderaan de pagina wordt vermeld.deze andere handleiding.

Raadpleeg deze andere handleiding als u informatie zoekt over het vierde punt op de pagina Algemene beveiliging.

Deze handleiding legt uit hoe u e-mailadressen kunt migreren naar Infomaniak die momenteel worden gehost door GMX, met behulp van een importtool via IMAP.

Inleiding

• De bewerking heeft geen invloed op de gegevens die al op het doeladres aanwezig zijn, noch op de gegevens van het bronadres.
• De volledige inhoud van de externe mailbox wordt geïmporteerd.
• Zodra het importproces is gestart, kan het niet meer worden onderbroken.
• Eventuele duplicaten worden automatisch verwerkt: identieke inhoud wordt slechts één keer gekopieerd.
• Raadpleeg deze andere handleiding als u op zoek bent naar alternatieven voor dit IMAP-proces.

Importeer uw volledige e-mailgeschiedenis

1. Vereisten voor GMX

• Activeer de POP/IMAP/SMTP-functies die standaard zijn uitgeschakeld (hulp nodig?).

2. Vereisten voor Infomaniak

• U moet een Mailservice hebben in uw Infomaniak Manager.
• Beschik over een beschikbaar aantal e-mailadressen of pas dit aan indien nodig.
• Zorg ervoor dat de e-mail goed beveiligd is
• Maak één of meerdere e-mailadressen aan in deze e-maildienst.
  • Als u veel (10+) e-mailadressen wilt aanmaken, raadpleeg dan deze andere handleiding over het aanmaken van meerdere adressen tegelijk.
• Het e-mailadres van de bestemming moet gekoppeld zijn aan de gebruiker (= het Infomaniak-account) die u gebruikt.

3. E-mailinhoud van GMX importeren naar Infomaniak

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importatieprogramma (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Indien nodig, logt u in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie. De import wordt namelijk uitgevoerd naar een van de e-mailadressen die aan de webinterface Mail van Infomaniak zijn gekoppeld (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account dat u gebruikt.
3. Klik op importeren via IMAP.
4. Klik op eenmalige import.
5. Vul het linkerveld in met uw e-mailadres van de bron (waarvan de inhoud gekopieerd moet worden):
   • bijvoorbeeld username@gmx.ch
6. Vul het veld aan de rechterkant in met het wachtwoord van hetzelfde e-mailadres (zie vereisten).
7. Pas indien nodig de geavanceerde instellingen aan om een IMAP-serveradres op te geven:
   1. Voer de naam van de IMAP-server imap.gmx.ch in (of .net, .com, enz., afhankelijk van uw e-mailadres in stap 4 hierboven).
   2. Laat de standaardpoort (993) en SSL ingeschakeld.
8. Klik op Bevestigen.
9. Indien nodig, voer een tweede e-mailadres in dat u tegelijkertijd wilt importeren.
10. Kies het e-mailadres waar u de e-mails naartoe wilt importeren; in het vervolgkeuzemenu ziet u de e-mailadressen die momenteel zijn gekoppeld aan uw Infomaniak-webinterface Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd.
11. Nadat u het gewenste bestemmingsadres in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren.
12. Het kopiëren is gestart. U kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar – zie hieronder).
13. Zodra de import is voltooid, wordt er automatisch een bevestigingsmail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten.
14. Een overzicht is beschikbaar in de instellingen van het e-mailadres waar de berichten naartoe worden gestuurd, en is alleen toegankelijk via de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
15. Met het overzicht kunt u de importgeschiedenis van het betreffende adres bekijken.

4. Pas de instellingen van uw applicaties aan

Zodra u ervoor heeft gezorgd dat de domeinnaam die aan uw e-mailadres is gekoppeld, werkt met Infomaniak, wijzigt u de instellingen van de software/e-mailclients die u gebruikt, zodat deze correct verbinding kunnen maken met de Infomaniak-servers: volg de configuratiewizard.

Deze handleiding is bedoeld voor de mailinglijstservice, die uitsluitend beschikbaar is voor Infomaniak-gebruikers die deze in het verleden hebben geactiveerd en voor wie begin 2025 een migratie van het hulpmiddel is uitgevoerd.

Inleiding

• De mailinglijstservice onderscheidt zich van traditionele e-mail of een nieuwsbriefservice door unieke functies:
  • Gebruikers kunnen zich via een eenvoudig inschrijfformulier abonneren, waarvan de code wordt verstrekt.
  • Eén of meerdere aangewezen moderators kunnen inschrijvingen accepteren of weigeren, berichten naar abonnees verzenden en vervolgens de reacties van leden modereren voordat ze worden gepubliceerd.
  • Gebruikers kunnen deelnemen aan de discussie door te reageren op een uniek adres, dat de binnenkomende berichten automatisch naar de andere leden doorstuurt.
  • Er is een eenvoudige optie om zich af te melden, die voldoet aan de AVG-normen.
• Lees deze andere handleiding over de beperkingen van de service.

Toegang tot de mailinglijst

De mailinglijstservice is, indien deze in het verleden is geactiveerd, toegankelijk binnen uw Mailservice:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw Mailservice in het Infomaniak-beheerportaal (hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de domeinnaam die aan het betreffende product is toegewezen.
3. Klik in het linkermenu op Mailinglijst:
   

Een mailinglijst aanmaken en configureren

Om een nieuwe mailinglijst aan te maken:

• Klik op de knop Start …
  
• … of op de knop boven uw bestaande lijsten:
  

Anders:

1. Bewerk een bestaande lijst door op de naam ervan te klikken:
   
2. Klik op het tabblad Configuratie:
   

De volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van het systeem:

1. Een mailinglijst is gekoppeld aan een e-mailadres dat nog niet mag bestaan in de e-maildienst van het betreffende domein (en dat hier ook niet kan worden aangemaakt of later gewijzigd).
2. U kunt de lijst een naam geven, zodat u deze gemakkelijker kunt herkennen als u meerdere lijsten heeft, of als het e-mailadres niet voldoende duidelijk is.
3. U kunt ook een aanvullende beschrijving toevoegen.
4. U moet bepalen welke e-mailadressen de rol van moderator krijgen (= de hoogste rechten op de lijst).
5. U kunt een taal voor uw mailinglijst instellen.
6. Het instellen van “wie zich aan de lijst mag abonneren” is belangrijk:
   • U kunt instellen dat de gebruiker zijn inschrijving zelf moet bevestigen (naast een moderator).
7. De instelling “wie berichten naar de lijst mag sturen” is even belangrijk:
   • U kunt de dienst gebruiken als eenrichtingscommunicatiemiddel, bijvoorbeeld voor het verspreiden van informatie, of als een meeromgevingscommunicatiemiddel, voor het uitwisselen van informatie en het voeren van discussies, ook met niet-leden (met moderatie)...

8. Klik op Geavanceerde opties.
   
   

9. U kunt instellen of antwoorden moeten worden gericht aan…
   • … de afzender, waarbij het e-mailadres van de afzender zichtbaar is
   • … de mailinglijst (iedereen ontvangt het antwoord), waarbij het e-mailadres van de afzender zichtbaar is
   • … de mailinglijst, waarbij het antwoord lijkt te komen van het e-mailadres van de mailinglijst zelf
10. Hiermee kunt u de grootte van e-mails die via de mailinglijst worden verzonden beperken (vooral handig bij het toevoegen van bijlagen).
11. Hiermee kunt u een bericht aanpassen dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich op de lijst aanmeldt.
12. Hiermee kunt u een bericht aanpassen dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich van de lijst afmeldt.
13. Klik op de knop om op te slaan.

Registratie (afhankelijk van de instellingen in punt 6 hierboven)

• Gebruikers kunnen zich abonneren door een bericht te sturen naar het e-mailadres in de volgende notatie: naam-van-de-lijst-join@domein-van-de-lijst.
• Ze kunnen ook handmatig door de beheerder worden toegevoegd via de interface, waarna ze een notificatie-e-mail ontvangen waarvan de inhoud kan worden aangepast.
• Als de registratie van een abonnee door een moderator moet worden goedgekeurd, ontvangt de moderator een e-mail:
  • De moderator keurt het verzoek goed door op de link van het type “mailto:” te klikken. Dit genereert een nieuw bericht dat naar het e-mailadres in de vorm naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst kan worden gestuurd, met als onderwerp accepteer e-mailadres-abonnee en in de tekst van het bericht de regel Goedgekeurd: wachtwoord-van-de-lijst, waarbij eventueel een regel stop kan worden toegevoegd om de uitvoering van andere scripts te voorkomen, bijvoorbeeld in het geval van een handtekening.
• Als de registratie van een abonnee door de abonnee zelf moet worden bevestigd, ontvangt deze een e-mail waarop hij moet reageren (door op de link te klikken om een nieuwe e-mail te openen en deze vooraf in te vullen):
  
  • In dat geval ontvangt de moderator de aanvraag pas nadat de abonnee deze heeft bevestigd, en moet hij reageren om de registratie te valideren (het is het eenvoudigst om op de link te klikken):
    

Afmelden

• Abonnees kunnen zich afmelden door een bericht te sturen naar het e-mailadres in de volgende vorm: naam-van-de-lijst-leave@domein-van-de-lijst.
• Bij het afmelden wordt een bevestigingsverzoek naar de gebruiker gestuurd.
  • De gebruiker bevestigt het verzoek (door nogmaals op de link van het type “mailto:” te klikken, waardoor een nieuw bericht wordt gegenereerd dat naar het e-mailadres in de volgende vorm kan worden gestuurd: naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst, met als onderwerp de opdracht die in de bevestigings-e-mail is vermeld en een lege tekst.

Verzenden/ontvangen van berichten

• Elke gebruiker kan een handtekening voor Mail aanmaken en de naam kiezen die wordt weergegeven bij het verzenden van een e-mail.
• Aan elke e-mail die via de mailinglijst wordt verzonden, wordt automatisch een voettekst toegevoegd:
  
• Raadpleeg ook de instellingen reply-to en from in punt 9 hierboven.

Berichten modereren

• Om een bericht te afwijzen, moet de moderator op de link klikken die de vorm heeft van “mailto:”. Dit genereert een nieuw bericht dat naar het e-mailadres van het type naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst kan worden gestuurd.
• Wanneer een moderator ook lid is van de lijst, ontvangt hij geen berichten die hij zelf heeft verzonden, maar ontvangt hij wel de berichten die door andere moderators zijn verzonden.

Formulieren (aanmelden/afmelden)

Om bezoekers van een website de mogelijkheid te bieden zich aan te melden voor uw mailinglijst, kunt u een code genereren die u eenvoudigweg op de website van uw keuze kunt invoegen; hieronder een voorbeeld met Site Creator:

Met het tabblad Formulier kunt u de URL specificeren waarnaar de gebruiker wordt doorgestuurd na aan- of afmelding:

• Als er een fout optreedt bij het gebruik van het formulier, kan een foutpagina het e-mailadres moderation-owner@domaine-de-la-liste weergeven, zodat u contact kunt opnemen met de moderators.
• Een gebruiker die al op de lijst is geabonneerd, kan zich meerdere keren aanmelden zonder dat er een speciale melding wordt weergegeven.

Foutafhandeling

Het systeem geeft het aantal fouten weer dat een adres heeft gegenereerd, samen met de datum:

Deze handleiding legt uit hoe u e-mails kunt sorteren die momenteel aanwezig zijn in uw Infomaniak-inbox of in submappen, zodat u bijvoorbeeld snel specifieke berichten met dezelfde structuur kunt verwijderen, berichten kunt categoriseren op basis van hun onderwerp of afzender, enz.

Inleiding

• In tegenstelling tot de handleiding Inkomende e-mails sorteren op basis van bepaalde criteriaHierin wordt beschreven hoe u via de Infomaniak-interface filters kunt instellen die van toepassing zijn op alle toekomstige inkomende berichten. Met de gratis software Thunderbird kunt u echter ook sorteerregels toepassen op berichten die al zijn ontvangen en al in een e-mailaccount aanwezig zijn.

Een e-mailaccount snel sorteren via IMAP

Hiervoor:

1. Installeer en open Thunderbird.
2. Configureer uw Infomaniak-e-mail in de app.
3. Open het menu Tools en klik op Filters:
   
4. Controleer het geselecteerde adres en klik op Nieuw...
   
5. Configureer de filter volgens uw voorkeuren (hier is de regel dat alle berichten waarvan het onderwerp 'ER' bevat, naar de prullenbak worden verplaatst):
   
6. Klik op OK om terug te keren naar de lijst met uw filters en klik vervolgens op Nu uitvoeren:
   
7. Het resultaat is direct zichtbaar, omdat de berichten naar de prullenbak worden verplaatst en uit het venster verdwijnen.

Deze handleiding behandelt de regelgeving inzake gegevensbescherming in Zwitserland en Europa, en de maatregelen die Infomaniak neemt om uw klantgegevens en gegevens binnen de webhosting en e-maildiensten te beveiligen.

Het verschil tussen gegevensbeveiliging en gegevensprivacy begrijpen

Gegevensbeveiliging is bedoeld om ongeautoriseerde toegang tot uw informatie te voorkomen. Het is gebaseerd op maatregelen zoals encryptie, firewalls en VPN's. Een beveiligingslek kan desastreuze gevolgen hebben: stel je voor dat een hacker uw volledige klantendatabase steelt en losgeld eist om deze terug te geven. Dit type aanval – ransomware – kan een bedrijf van de ene op de andere dag lamleggen.

Gegevensprivacy gaat over wie toegang heeft tot uw informatie en hoe deze wordt gebruikt. Zelfs als uw gegevens zijn beveiligd tegen hacking, kunnen ze worden verzameld, geanalyseerd en doorverkocht... volkomen legaal.

Voorbeeld: u bewaart zorgvuldig de informatie van uw klanten, maar zonder dat u het weet, deelt een dienst die u gebruikt deze gegevens – geanonimiseerd – met derden. Het resultaat? Uw concurrenten kunnen waardevolle analyses over uw markt verkrijgen en uw eigen klanten targeten zonder ooit te hoeven hacken.

LPD & AVG

In Zwitserland beschermt de LPD (Federale wet op de gegevensbescherming) en de nLPD (voor de "nieuwe wet" die sinds september 2023 van kracht is) de privacy van inwoners door de verzameling en verwerking van persoonlijke gegevens door organisaties te reguleren.

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van de EU, die sinds mei 2018 van kracht is, heeft invloed op wereldwijde bedrijven die gegevens van Europese inwoners verwerken, inclusief in Zwitserland. Waar de Zwitserse wet inzake gegevensbescherming (LPD) van toepassing is op de gegevens van Zwitserse inwoners, betreft de AVG de gegevens van inwoners van de EU. Zwitserse bedrijven die Europese gegevens beheren, moeten voldoen aan de eisen van de AVG, waaronder de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming en het uitvoeren van impactanalyses in geval van risicovolle verwerking.

Uw rol als Infomaniak-klant

Wat betreft de gegevens die bij ons worden gehost en die u toebehoren – en met name als deze persoonlijke gegevens van uw bezoekers, contacten of klanten bevatten – bent u verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wetgeving.

Bij de verwerking van deze persoonlijke gegevens is het essentieel om gebruikers te informeren over het doel en de wijze van deze verwerking. Dit gebeurt doorgaans via een privacybeleid of een overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA).

Overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Een DPA (Data Processing Agreement), in het Duits AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), in het Italiaans ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) en in het Spaans CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), wordt vertaald als Overeenkomst inzake gegevensverwerking of Contract voor de verwerking van persoonsgegevens.

Dit is een verplichte overeenkomst, voorgeschreven door de AVG, tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker. Deze overeenkomst definieert het doel, de duur, de aard van de verwerking, evenals de verplichtingen en beveiligingsmaatregelen. Het doel ervan is om de persoonlijke gegevens te beschermen die aan een dienstverlener worden toevertrouwd.

Dit AVG-certificaat (in PDF-formaat) kan worden gegenereerd en gedownload vanuit het beheerpaneel (toegankelijk voor gebruikers van de organisatie die eigenaar of beheerder zijn):

1. Klik hier om naar het beheer van de gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA) in het Infomaniak-beheerpaneel te gaan (hulp nodig?).
2. Klik op de knop Genereren om het gepersonaliseerde PDF-document te downloaden:
   

Hier zijn enkele tips:

Het is cruciaal om onderscheid te maken tussen de beveiliging van de infrastructuur waarin uw gegevens worden gehost en het beheer en de implementatie van de gegevens aan uw kant. Als hostingprovider treedt Infomaniak op als onderaannemer voor uw AVG-gerelateerde verplichtingen. In dit verband bieden de privacy- en cookiebeleidsregels, evenals de algemene voorwaarden, de nodige garanties met betrekking tot de naleving als onderaannemer.

De rol van Infomaniak

Net als andere bedrijven die met gebruikersgegevens werken, moet Infomaniak de LPD (wet op de bescherming van persoonsgegevens) naleven en, omdat sommige van deze gebruikers Europese burgers zijn, ook de AVG (algemene verordening inzake gegevensbescherming):

• het privacybeleid beschrijft welke gegevens Infomaniak bewaart om haar diensten te leveren en uit te voeren
• het beleid met betrekking tot de bescherming van uw persoonlijke gegevens beschrijft de verplichtingen van Infomaniak als onderaannemer die al uw gegevens, inclusief persoonsgegevens, host

Deze handleiding legt uit hoe u de inhoud van één of meerdere Infomaniak-e-mailadressen kunt kopiëren (alle e-mailberichten, mappen, submappen, kortom, de volledige structuur van uw e-mailbox) naar een of meerdere van uw bestaande adressen, ook bij Infomaniak(ongeacht de Mail-service), dankzij de importtool van Infomaniak!

Inleiding

• De bewerking heeft geen invloed op de gegevens die al op het doeladres aanwezig zijn, noch op de gegevens van het bronadres.
• De volledige mailbox wordt geïmporteerd.
• Zodra het importproces is gestart, kan het niet meer worden onderbroken.
• Eventuele duplicaten worden automatisch verwerkt: identieke inhoud wordt slechts één keer gekopieerd.

E-mails kopiëren van de ene Infomaniak-mailbox naar de andere

Vereisten

• Een apparaatwachtwoord toevoegen aan het bronadres (het adres waarvan de inhoud moet worden overgezet):
  • Het wachtwoord voor het inloggen op het Infomaniak-account met dezelfde naam is niet het wachtwoord dat vereist is.
  • Er is een specifiek wachtwoord nodig voor het betreffende e-mailadres = een apparaatwachtwoord:
    
• Het e-mailadres van de bestemming moet gekoppeld zijn aan de gebruiker (= het Infomaniak-account) die u gebruikt.

Vervolgens kunt u de e-mailinhoud importeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importatieprogramma (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Indien nodig, logt u in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie; de import wordt namelijk uitgevoerd naar een van de e-mailadressen die aan de webinterface Mail van Infomaniak zijn gekoppeld (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account dat u gebruikt.
3. Klik op importeren via IMAP.
4. Klik op eenmalige import.
5. Vul het linkerveld in met uw e-mailadres van de bron (waarvan de inhoud gekopieerd moet worden).
6. Vul het veld aan de rechterkant in met het wachtwoord van dit e-mailadres (zie vereisten).
7. Klik op Bevestigen:
   
8. Indien nodig, voeg een tweede e-mailadres toe dat u tegelijkertijd wilt importeren.
9. Selecteer naar welk e-mailadres u de e-mails wilt importeren; in het vervolgkeuzemenu ziet u de e-mailadressen die momenteel zijn gekoppeld aan uw Infomaniak Mail-webinterface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd.
   • Het is uiteraard onmogelijk om de e-mails naar hetzelfde adres te kopiëren als de bron.
10. Nadat u het gewenste bestemmingsadres in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren:
    
11. De kopie begint; u kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar - zie hieronder):
    
12. Er wordt automatisch een bevestigingsmail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd zodra de import is voltooid. In deze e-mail staat het aantal gekopieerde berichten vermeld:
    
13. De voortgang kunt u volgen in de instellingen van het doel-e-mailadres, uitsluitend in de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail):
    
14. Met de trackingfunctie kunt u de importgeschiedenis voor het betreffende adres bekijken:
    

De inhoud van meerdere Infomaniak-adressen in één keer kopiëren

Vereisten

• Voeg een apparaatwachtwoord toe aan elk Infomaniak-bronadres (de adressen waarvan de inhoud moet worden overgezet).
  • Het wachtwoord voor het inloggen op het Infomaniak-account met dezelfde naam is niet het wachtwoord dat vereist is.
  • Er is een apart wachtwoord nodig voor elk betrokken e-mailadres = één apparaatwachtwoord per adres.
• De e-mailadressen van de bestemming moeten gekoppeld zijn aan de gebruiker (= het Infomaniak-account) die u gebruikt.

Om de inhoud van meerdere Infomaniak-e-mailadressen (maximaal 25 per keer) naar één of meerdere bestemmings-e-mailadressen te importeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importatieprogramma (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Indien nodig, logt u in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie; de import wordt namelijk uitgevoerd naar een van de e-mailadressen die aan de webinterface Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) zijn gekoppeld, van het Infomaniak-account dat u gebruikt.
3. Klik op IMAP-import.
4. Klik op de geavanceerde modus: Importeren van meerdere e-mailadressen vanuit een CSV-bestand (.csv-formaat).
5. Download het voorgestelde CSV-sjabloon als voorbeeld:
   
   • Het sjabloon heeft de volgende structuur: source-email@domain.com;sourcePassword;imap.source-host.com;sourcePort(993);sourceSsl(1or0);dest-email@domain.com
   • Dit betekent in dit geval: bron-e-mailadres; wachtwoord van het bron-e-mailadres; mail.infomaniak.com; 993; 1; bestemmings-e-mailadres, allemaal zonder spaties (zie voorbeeld hieronder)
6. Bewerk het csv-bestand om er een bestand van te maken met de juiste informatie die nodig is voor de kopieeractie (zie vereisten):
   
7. Upload het bestand met de knop Een CSV-bestand selecteren.
8. Nadat het bestand op de pagina van het hulpprogramma is geüpload, corrigeer of negeer eventuele fouten; klik op Importeren:
   
9. Het kopiëren is gestart. U kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar – zie hieronder).
10. Zodra de import is voltooid, wordt er automatisch een bevestigingsmail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten.
11. U kunt de voortgang volgen in de instellingen van de e-mailadressen, uitsluitend in de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
12. Met de trackingfunctie kunt u de importgeschiedenis bekijken:
    

Deze handleiding legt uit hoe u de Infomaniak-antispamfilter kunt activeren. Deze filter helpt het aantal ongewenste berichten dat in uw Infomaniak-e-mailinbox terechtkomt aanzienlijk te verminderen, vooral als u uw e-mailadres aan derden verstrekt.

Inleiding

• Spam is een ongewenst bericht, vaak van commerciële of frauduleuze aard, met als doel producten of diensten te promoten of online oplichting te plegen; gelukkig heeft Infomaniak strategieën geïmplementeerd om deze vorm van digitale vervuiling te bestrijden.
• Dankzij het anti-spamfilter worden de berichten die u daadwerkelijk snel wilt zien, niet meer verborgen tussen tientallen andere ongewenste berichten, omdat deze automatisch in een speciale map, de map Spam (of in de map voor spam - lees verder), worden geplaatst en na 30 dagen automatisch worden verwijderd.
• Bovendien wordt de filter automatisch geactiveerd (❓: hulp) bij het aanmaken van een e-mailadres binnen een Mail-service van Infomaniak of bij het afsluiten van een abonnement op een my kSuite / my kSuite+-pakket.

De optie activeren via de webmail-app van Infomaniak

Vereisten

• U moet de toestemming hebben om de filter te beheren: het is mogelijk dat de beheerder van de e-maildienst u dit recht via zijn beheerdersaccount heeft ontnomen (❓: hulp).

U kunt de instellingen van uw Infomaniak-e-mailaccount als volgt openen:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Controleer of selecteer het betreffende e-mailadres in het vervolgmenu in het linkermenu.
4. Klik op ‍ Filters en regels:
   
5. Activeer de spamfilteroptie; het effect is direct (wacht op het bevestigingsbericht op het scherm); in dat geval worden alle toekomstige berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft en geblokkeerde afzenders (❓: hulp) naar de map Spam verplaatst:
   
6. Klik nogmaals op de schakelknop om de filter uit te schakelen; in dat geval komen alle toekomstige berichten in de inbox terecht, inclusief berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft.

De optie activeren vanuit een e-maildienst

U kunt de instellingen van uw Infomaniak-e-mail openen door:

1. Hier te klikken om naar het beheer van uw product in de Manager van Infomaniak te gaan (❓: hulp).
2. Klik rechtstreeks op de naam die aan het betreffende product is toegewezen.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de tabel die wordt weergegeven.
4. Klik op Filters in het linkermenu.
5. Activeer de spamfilteroptie; het effect is direct:
   
6. Klik nogmaals op de schakelknop om de filter uit te schakelen; in dat geval komen alle toekomstige berichten in de inbox terecht, inclusief berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft (deze kunnen vervolgens door uw e-mailsoftware/client worden verwerkt, mits deze het lezen van dit type header ondersteunt).

U kunt de filter ook in één keer voor meerdere adressen inschakelen (❓: hulp).

De spamfilter aanpassen

De locatie van de spam wijzigen

U kunt de standaardlocatie van de map kiezen waarin berichten die als spam worden beschouwd automatisch worden geplaatst, net als bij speciale IMAP-mappen (❓: hulp).

Waar u de spamfilter heeft geactiveerd:

1. Klik op Bewerken:
   
2. Klik op de naam van de map om een andere map te selecteren (maak eventueel eerst een nieuwe map):
   
3. Klik op de knop Bevestigen:
   

Een probleem met de filtering melden of afzenders handmatig blokkeren

Meld een spam die niet is gefilterd of een e-mail die wel is gefilterd, terwijl deze geen spam is (vals positief): raadpleeg deze andere handleiding over dit onderwerp.

U kunt ook vooraf aangeven welke afzenders altijd in de map Ongewenste e-mail terecht moeten komen of juist niet gefilterd mogen worden (❓: hulp).

Voor extra veiligheid kunt u de melding voor externe e-mails activeren (❓: hulp).

Deze handleiding legt uit hoe u de Infomaniak-advertentiefilter kunt activeren of deactiveren. Deze filter sorteert e-mails die als nieuwsbrieven of activiteitsmeldingen worden herkend automatisch in specifieke mappen.

Inleiding

• De filter wordt in principe automatisch geactiveerd (❓: hulp) wanneer u een e-mailadres aanmaakt binnen een Mail-service van Infomaniak of wanneer u zich abonneert op een my kSuite / my kSuite+-abonnement.
• Hierdoor kunt u zich concentreren op relevante en belangrijke e-mails, wat uw productiviteit verhoogt doordat u minder wordt afgeleid door advertenties en spam.
• Het helpt om uw inbox overzichtelijker en beter georganiseerd te houden door reclame-e-mails te scheiden, waardoor het beheren van belangrijke e-mails eenvoudiger wordt.

De optie activeren via de webmail-app van Infomaniak

Vereisten

• U moet de toestemming hebben om filters te beheren: het kan zijn dat de beheerder van de e-maildienst u dit recht via zijn beheerdersaccount heeft ontnomen (❓: hulp).

U kunt de instellingen van uw Infomaniak-e-mail openen door:

1. Hier te klikken om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Controleer of selecteer het betreffende e-mailadres in het vervolgmenu in het linkermenu.
4. Klik op ‍ Filters en regels:
   
5. Activeer de optie voor het filteren van advertenties; het effect is direct zichtbaar:
   
6. Om de filter uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg nogmaals op de schakelknop; in dat geval komen alle toekomstige berichten in de inbox terecht.

De optie activeren vanuit een e-maildienst

U kunt de instellingen van uw Infomaniak-e-mail openen door:

1. Hier te klikken om naar het beheer van uw product in de Infomaniak Manager te gaan (❓: hulp).
2. Klik rechtstreeks op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de tabel die wordt weergegeven:
   
4. Klik op Filters en regels in het linkermenu.
5. Activeer de optie voor het filteren van advertenties; het effect is direct zichtbaar:
   
6. Om de filter uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg nogmaals op de schakelknop; in dat geval komen alle toekomstige berichten in de inbox terecht.

U kunt de filter ook in één keer voor meerdere adressen inschakelen (❓: hulp).

De advertentiefilter aanpassen

Locatie van e-mails

Op dezelfde plek (punt 5 in de bovenstaande afbeeldingen) kunt u door op Bewerken te klikken de standaardlocatie voor de 2 mappen kiezen waarin berichten automatisch worden opgeslagen, net als bij de speciale IMAP-mappen (❓: hulp).

Deze handleiding legt uit hoe u gegevens (Web, E-mail, Domein) die momenteel bij Swisscom worden gehost, kunt overzetten naar InfomaniakHet eerste jaar webhosting + e-mail (meer informatie) is gratis voor Swisscom-klanten die ervoor kiezen om over te stappen naar Infomaniak!

Verplaats uw Swisscom-diensten naar Infomaniak

1. Verplaats de website.
2. Verplaats de e-mails.
3. Verplaats uw domeinnaam.

Waarom kiezen voor Infomaniak?

Door uw domeinnamen, websites en e-mailadressen bij Infomaniak onder te brengen, vereenvoudigt u het beheer van uw facturen en diensten. Bovendien worden uw domeinen automatisch gekoppeld aan uw website en e-mailadres. U hoeft dus niet handmatig de DNS-instellingen van uw domeinen bij een andere registrar te configureren.

• Infomaniak, de ethische cloud
• De milieuvriendelijke aanpak van Infomaniak

Deze handleiding legt uit hoe u e-mailadressen kunt migreren naar Infomaniak die momenteel worden gehost door Swisscom, met behulp van een importtool via IMAP.

Inleiding

• De bewerking heeft geen invloed op de gegevens die al op het doeladres aanwezig zijn, noch op de gegevens van het bronadres.
• De volledige externe mailbox wordt geïmporteerd.
• Zodra het importproces is gestart, kan het niet meer worden onderbroken.
• Eventuele duplicaten worden automatisch verwerkt: identieke inhoud wordt slechts één keer gekopieerd.
• Raadpleeg deze andere handleiding als u op zoek bent naar alternatieven voor dit IMAP-proces.

Importeer uw volledige e-mailgeschiedenis

1. Vereisten voor Swisscom

• Noteer indien nodig de specifieke e-mailadressen die u bij Swisscom heeft, zodat u er geen vergeet. Ga daarvoor naar:
  • Klik hier om toegang te krijgen tot het Swisscom HCP-configuratiescherm.
  • Klik op Account beheren.
  • Klik op E-mailaccount:
    
  • De lijst met uw huidige adressen wordt onderaan weergegeven (klik op Bewerken rechts van een e-mailadres om het wachtwoord bij te werken als u het bent vergeten):
    

2. Vereisten voor Infomaniak

• U moet een Mailservice hebben in uw Infomaniak Manager.
• Beschik over een beschikbaar aantal vrije e-mailadressen of pas dit aan indien nodig.
• Zorg ervoor dat de e-mailomgeving goed beveiligd is
• Maak één of meerdere e-mailadressen aan in deze e-maildienst.
  • Als u veel (10+) e-mailadressen wilt aanmaken, raadpleeg dan deze andere handleiding over het aanmaken van meerdere adressen tegelijk.
• Het e-mailadres van de bestemming moet gekoppeld zijn aan de gebruiker (= het Infomaniak-account) die u gebruikt.

3. E-mailinhoud van Swisscom importeren naar Infomaniak

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het importatieprogramma (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. Indien nodig, logt u in op uw Infomaniak-account voor de betreffende organisatie; de import wordt namelijk uitgevoerd naar een van de e-mailadressen die aan de webinterface Mail van Infomaniak zijn gekoppeld (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account dat u gebruikt.
3. Klik op importeren via IMAP.
4. Klik op eenmalige import.
5. Vul het linkerveld in met uw e-mailadres van de bron (waarvan de inhoud gekopieerd moet worden):
6. Vul het veld aan de rechterkant in met het wachtwoord van hetzelfde e-mailadres (zie vereisten).
7. Pas indien nodig de geavanceerde instellingen aan om een IMAP-serveradres op te geven:
   1. Voer de naam van de IMAP-server in: mail.hostcenter.com.
   2. Laat de standaardpoort (993) en SSL ingeschakeld.
8. Klik op Bevestigen.
9. Indien nodig, voer een tweede e-mailadres in dat u tegelijkertijd wilt importeren.
10. Kies het e-mailadres waar u de e-mails naartoe wilt importeren; in het vervolgkeuzemenu ziet u de e-mailadressen die momenteel zijn gekoppeld aan uw Infomaniak-webinterface Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) van het Infomaniak-account waarmee u bent ingelogd.
11. Nadat u het gewenste bestemmingsadres in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe knop E-mails importeren.
12. Het kopiëren is gestart. U kunt wachten en het resultaat op de pagina bekijken zodra de import is voltooid, of het venster sluiten (de import gaat op de achtergrond door en er is een voortgangsbalk beschikbaar – zie hieronder).
13. Zodra de import is voltooid, wordt er automatisch een bevestigingsmail naar alle betrokken e-mailadressen gestuurd, met vermelding van het aantal gekopieerde berichten.
14. Een overzicht is beschikbaar in de instellingen van het e-mailadres waarheen de e-mails worden doorgestuurd, en is uitsluitend toegankelijk via de web-app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail).
15. Met het overzicht kunt u de importgeschiedenis voor het betreffende adres bekijken.

4. Pas de instellingen van uw applicaties aan

Zodra u ervoor heeft gezorgd dat de domeinnaam die aan uw e-mailadres is gekoppeld, werkt met Infomaniak, wijzigt u de instellingen van de software/e-mailclients die u gebruikt, zodat deze correct verbinding kunnen maken met de Infomaniak-servers: volg de configuratiewizard.

Deze handleiding beschrijft de authenticatiemechanismen voor e-mail en de manieren om de fout Sender Mismatch op te lossen.

Inleiding

• De fout "Verkeerde afzender" treedt op wanneer het adres dat wordt gebruikt om een e-mail te verzenden niet overeenkomt met het adres dat wordt gebruikt voor authenticatie bij het verbinden met de SMTP-server.
• Deze fout is gerelateerd aan twee specifieke elementen:
  • de Return-path (ook wel "envelope sender" genoemd), die door de e-mailserver wordt gebruikt om retourzendingen en fouten bij de bezorging te verwerken,
  • en de header From, dat het afzendadres is dat zichtbaar is voor de ontvanger in het bericht.

De fout 'Afzender komt niet overeen' oplossen

Technisch gezien moet u zich bij het verzenden van een e-mail via een software- of e-mailprogramma authenticeren met een gebruikersnaam (uw e-mailadres) en een wachtwoord.

Als na authenticatie het afzenderadres dat in de header "From" of in de "Return-path" is gespecificeerd, verschilt van het adres dat voor de authenticatie is gebruikt, kan de Infomaniak-server dit beschouwen als een poging tot vervalsing.Deze inconsistentie veroorzaakt de foutmelding "Afzender komt niet overeen".

Om deze fout te corrigeren:

• Controleer of het e-mailadres dat u gebruikt voor het verzenden overeenkomt met het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt (of een geldig alias).
• Wijzig het adres Return-path of de header From niet naar een ander, niet-geautoriseerd adres (indien nodig, raadpleeg deze andere handleiding om een andere e-mailclient te testen of uw huidige software/e-mailclient correct te configureren).

Deze handleiding beschrijft de stappen die u moet uitvoeren als u de beheerinstellingen van een e-mailadres wilt wijzigen, die momenteel beperkt zijn door het gebruik van een Infomaniak-account met dezelfde naam.

Inleiding

• Zo kan het e-mailadres benevol op de Mail-service example.xyz niet langer worden gedeeld met andere gebruikers, zodra er een Infomaniak-account is aangemaakt met een inlog-ID in de vorm van het e-mailadres benevol@example.xyz.
• Daarom is er een procedure waarmee de beheerder van een Mail-service indien nodig de deactivering van het bijbehorende Infomaniak-account kan activeren.
• Het bijbehorende e-mailadres, dat voorheen was gekoppeld en toegankelijk was, zal dat niet meer zijn, maar de gegevens van het account worden niet verwijderd.
  • De gebruiker in kwestie moet een ander inlogadres aanmaken.

Vraag de deblokkering van het Infomaniak-account aan

Om de functie te activeren waarmee de inloggegevens worden verwijderd wanneer deze overeenkomen met een e-mailadres dat niet langer kan worden gedeeld, moet de beheerder van de e-maildienst naar de beheerinterface gaan:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak-beheerinterface (hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de tabel die wordt weergegeven.
4. Onder het tabblad Algemeen kunt u zien welke gebruikers dit adres bekijken, en daar bevindt zich ook de betreffende gebruiker.
5. Klik op de knop Toevoegen in het gedeelte Gebruikers (een bewerking die momenteel niet mogelijk is):
   
6. In het rechter zijpaneel wordt de wizard geopend om het adres vrij te maken; klik op de radiobutton om de bewerking te activeren.
7. Klik op Doorgaan:
   
8. Bevestig de actie om de gebruiker uit te loggen:
   
9. De gekoppelde gebruiker verdwijnt van de gebruikerspagina:
   
10. Tegelijkertijd ontvangt hij een sms-bericht dat lijkt op het onderstaande voorbeeld, op het telefoonnummer dat hij tijdens de registratie heeft opgegeven:
    
11. In dit sms-bericht staat hoe hij opnieuw verbinding kan maken met zijn Infomaniak-account met een ander e-mailadres naar keuze (zie hieronder).

Toegang tot uw Infomaniak-account herstellen

Om weer toegang te krijgen tot uw Infomaniak-account, nu u niet meer kunt inloggen met uw oude e-mailadres, moet de gebruiker van het Infomaniak-account naar het adres gaan dat in de sms staat:

1. Klik hier om naar de inlogpagina te gaan.
2. Voer de gebruikersnaam in die in de sms staat (meestal de initialen van uw account gevolgd door een reeks cijfers).
3. Voer uw gebruikelijke wachtwoord in (het is niet gewijzigd):
   
4. Voer de nieuwe gevraagde gegevens in:
   
5. U bent weer verbonden met uw account:
   

Het aanmaken en beheren van standaard e-mailadressen gebeurt rechtstreeks via de E-maildienst in het beheerpaneel (Manager) van Infomaniak:

Een hoofde-mailadres aanmaken

Vereisten

• Lees eerst de handleiding.Een e-mailadres toevoegen en een naam ervoor kiezen

Vervolgens:

• Selecteer het eerste vakje voor (zichtbaar hierboven: e-mailadres voor één of meerdere gebruikers).
• Klik op de knop Doorgaan rechtsonder.

Kies wie het e-mailadres mag bekijken

Klik in het tekstveld om te kiezen wie het e-mailadres mag bekijken:

1. Uzelf (u kunt direct toegang krijgen tot en gebruikmaken van het e-mailadres in de Mail-apps van Infomaniak - web, mobiel, enz.).
2. Bestaande gebruikers binnen uw organisatie (zij kunnen direct toegang krijgen tot en gebruikmaken van het e-mailadres in de Mail-apps van Infomaniak - web, mobiel, enz.).
3. Een externe gebruiker die al een e-mailadres heeftnaar wie u een uitnodigingslink stuurt via het e-mailadres dat u in het onderstaande veld moet opgeven.
4. Een externe gebruiker die nog niet bestaat, voor wie u een Infomaniak-account aanmaakt met een inlognaam die identiek is aan het e-mailadres dat u wilt aanmaken.
5. U en/of een nieuwe gebruiker, aan wie u vervolgens via uw eigen middelen een uitnodigingslink stuurt (het e-mailadres is in eerste instantie nergens zichtbaar).

Optie 1: uzelf (uw gebruikersnaam)

In de lijst met gebruikers klikt u op uw gebruikersnaam (uzelf):

1. Beheer eventuele toegangsrechten voor de voicemail, het toevoegen van apparaten, enz. door op “Standaardrechten” te klikken.
2. Kies eventueel een sjabloon voor uw handtekening.
3. Klik op Adres aanmaken:
   
4. Klaar:
   
   1. Het e-mailadres is nu zichtbaar in de Mail-apps van Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.); klik indien nodig op het aangemaakte adres om het te bekijken:
      
   2. Beheer de opties van uw adres (zoals een afwezigheidsbericht, filters, enz.).
   3. Configureer indien nodig verschillende apparaten zodat ze ook toegang hebben tot dit e-mailadres.
   4. Maak extra adressen aan, indien nodig.

Optie 2: selecteer andere gebruikers van de organisatie

Selecteer in de lijst andere bestaande gebruikers binnen de organisatie:

1. Beheer hun eventuele toegangsrechten voor de voicemail, het toevoegen van apparaten, enz. door op “Standaardrechten” te klikken.
2. Klik op Adres aanmaken:
   
3. Klaar: het e-mailadres is nu zichtbaar in de Mail-apps van Infomaniak (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.).

Optie 3: een externe gebruiker uitnodigen die al een persoonlijk e-mailadres heeft

U kunt het het bestaande e-mailadres van een bekende, collega, enz.zodat u hem/haar toegang kunt geven tot het nieuwe e-mailadres dat u aan het aanmaken bent:

1. Voer het e-mailadres van de gebruiker in (die al wel of nog geen Infomaniak-account heeft) in het zoekveld.
2. Klik op de regel om de gebruiker toe te voegen:
   
3. Beheer eventuele toegangsrechten voor de voicemail, het toevoegen van apparaten, enz. door op “Standaardrechten” te klikken.
4. Klik op Adres aanmaken:
   
5. Klaar:
   
   1. Beheer de opties voor het e-mailadres (zoals een afwezigheidsbericht, filters, enz.).
   2. Configureer indien nodig verschillende apparaten zodat ze ook toegang hebben tot dit e-mailadres.
   3. Maak extra e-mailadressen aan, indien nodig.
6. De gebruiker ontvangt een uitnodiging om het e-mailadres te bekijken, geldig voor 30 dagen:
   
7. De knop leidt de gebruiker naar een pagina waar hij ofwel een nieuw account kan aanmaken of kan inloggen op een bestaand account dat hij al bij Infomaniak heeft. Zodra dit is voltooid, wordt het e-mailadres automatisch zichtbaar in zijn Infomaniak Mail-apps (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.).
8. De actieve uitnodiging is zichtbaar in het beheer van het e-mailadres binnen uw Mail-service:
   
   • Door op Opnieuw verzenden te klikken, kunt u de link bekijken om deze te kopiëren en/of opnieuw te verzenden.

Optie 4: maak een volledig nieuw Infomaniak-account aan dat aan het nieuwe e-mailadres is gekoppeld

U wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van een gebruiker binnen de organisatie, zodat u een nieuwe gebruiker kunt aanmaken en tegelijkertijd het gewenste e-mailadres kunt toevoegen. Er kunnen bepaalde beperkingen gelden: raadpleeg deze andere handleiding voor meer informatie.

Optie 5: Later beslissen

1. Het e-mailadres wordt direct aangemaakt (nog steeds zonder wachtwoord, en deze keer zonder enige gebruiker, dus het adres zal in eerste instantie nergens zichtbaar zijn) en is volledig functioneel.
2. U kunt uiteraard de gebruikers en wachtwoorden rechtstreeks beheren via het beheer van het e-mailadres.

Het aanmaken en beheren van aliassen (alternatieve e-mailadressen) gebeurt rechtstreeks via de E-maildienst in het beheerpaneel (Manager) van Infomaniak:

Wat zijn alternatieve e-mailadressen?

Een alternatief e-mailadres, ook wel alias genoemd, is een extra adres dat is gekoppeld aan een hoofde-mailadres. Het heeft geen eigen wachtwoord of eigen opslagruimte, omdat alle ontvangen berichten automatisch worden doorgestuurd naar de hoofdbrievenbus.ar elle redirige automatiquement tous les messages reçus vers la boîte de réception principaleBijvoorbeeld:

• Hoofdadres voor e-mail: florent@domain.xyz
• Alternatieve adressen: florent.dupont@domain.xyz en/of fd@domain.xyz en/of contact@domain.xyz enz.

Speciale kenmerken en voordelen

Het gebruik van een alias maakt het mogelijk om het aantal contactpunten te vergroten en tegelijkertijd het dagelijks beheer van e-mails te vereenvoudigen:

• Eén inbox voor alles: e-mails van verschillende aliassen worden rechtstreeks in de hoofdmailbox afgeleverd, waardoor het aanmaken van meerdere e-mailadressen overbodig is.
• Centraal beheer: de gebruiker hoeft geen meerdere wachtwoorden te onthouden; instellingen zoals de handtekening, de automatische afwezigheidsmelding of de filterregels worden centraal beheerd voor het hoofdaccount.
• Privacy en beveiliging: een alias maakt het mogelijk om te communiceren zonder het primaire e-mailadres of de werkelijke identiteit te onthullen bij het verzenden van berichten.
• Gebruik met meerdere domeinen: het is mogelijk om meerdere domeinnamen te koppelen aan de e-maildienst om berichten te ontvangen op verschillende extensies (bijv. .com, .ch, .fr) via één interface; raadpleeg deze andere handleiding.
• Kostenoptimalisatie: alternatieve adressen worden niet meegerekend in de quota voor adressen die in het Service Mail-aanbod zijn opgenomen, waardoor u veel identiteiten/spellingvarianten kunt aanmaken zonder extra kosten.

Voor specifieke behoeften is het ook mogelijk (en dit geldt voor alle e-mailaanbiedingen van Infomaniak) om tijdelijke/dynamische aliassen te genereren om inkomende e-mails te filteren of u aan te melden bij externe services zonder uw hoofdpostvak te overbelasten. Lees deze andere handleiding.

De configuratie van doorstuuradressen gebeurt rechtstreeks via de E-maildienst in het beheerpaneel (Manager) van Infomaniak:

Hoe kan ik e-mailverkeer doorsturen?

Doorsturen houdt in dat u een e-mailadres instelt zodat het automatisch berichten doorstuurt naar een of meer andere bestemmingen.

Er zijn twee hoofdscenario's:

Doorsturen vanaf een bestaand adres

• Het adres heeft een eigen inbox, maar kopieert of stuurt berichten door naar andere accounts.
• E-mails die naar contact@domain.xyz worden gestuurd, worden bijvoorbeeld automatisch doorgestuurd naar john@domain.xyz en responsables@domain.xyz. Het adres “responsables@…” kan op zijn beurt ook naar andere personen worden doorgestuurd…
• Lees deze andere handleiding hierover.

Doorstuuradres (virtueel adres)

• Het adres heeft geen eigen opslagruimte en dient uitsluitend als doorgeefluik naar de bestemmingsadressen.
• Lees deze andere handleiding hierover.

Waarom doorsturen gebruiken?

Dit systeem biedt veel flexibiliteit bij het beheren van communicatiestromen:

• Centralisatie van berichten: bij een adreswijziging of het vertrek van een medewerker maakt doorsturen het mogelijk om berichten te blijven ontvangen op één centraal punt, zonder informatie te verliezen.
• Meerdere distributie: één binnenkomend bericht kan tegelijkertijd naar meerdere ontvangers worden gestuurd, wat de samenwerking vergemakkelijkt.
• Milieuvriendelijk beheer: de beheerder kan ervoor kiezen om e-mails van het oorspronkelijke adres automatisch te verwijderen nadat ze zijn doorgestuurd. Dit voorkomt dubbele gegevensopslag en optimaliseert het gebruik van serverbronnen.

Als het doel is om eenvoudigweg een variant te maken voor een hoofdadres (bijvoorbeeld een veelvoorkomende spelfout of een andere extensie), is het beter om het systeem van alternatieve e-mailadressen (alias) te gebruiken. Doorsturen is daarentegen ideaal voor het automatisch verzenden naar externe accounts of afzonderlijke e-mailadressen.

Deze handleiding helpt u bij het kiezen van de Infomaniak-e-maildienst die het beste aansluit bij uw behoeften, of u nu op zoek bent naar een eenvoudig gratis e-mailadres of een professionele oplossing.

1. Ik wil een gratis e-mailadres

Voorbeeld: jean.dupont@ik.me of plomberie-du-lac@etik.com

• Kies voor het My kSuite-abonnement.
• Hiermee kunt u gratis 1 e-mailadres aanmaken door te kiezen uit drie domeinextensies: @ik.me, @etik.com of @ikmail.com.
• Klik hier om u te registreren (raad deze andere handleiding door voor hulp bij het aanmaken van uw account).

2. Ik wil een professioneel e-mailadres (gepersonaliseerd)

Om een e-mailadres te krijgen dat eindigt op de naam van uw bedrijf of uw achternaam (bijv. @loodgietersbedrijf-aan-het-meer.ch), moet u een zogenaamd domeinnaam bezitten.

Als u slechts één e-mailadres nodig heeft

• Voorbeeld: contact@plomberie-du-lac.ch
• Kies voor het Starter-pakket.
• Dit pakket is inclusief 1 gratis e-mailadres bij aankoop van uw domeinnaam.

Als u MEERDERE adressen nodig heeft

• Voorbeelden: contact@plomberie-du-lac.ch, jean@plomberie-du-lac.ch, enz.
• Voor 2 e-mailadressen: kies voor kSuite Standard.
• Voor 5 of meer e-mailadressen: kies voor een e-maildienst (alleenstaand of inbegrepen in een kSuite Business/Enterprise).
• Nadat u een abonnement hebt gekozen, kunt u uw verschillende e-mailadressen aanmaken op uw domeinnaam en indien nodig zelfs een tweede domeinnaam koppelen (of via deze handleiding voor een onafhankelijke e-maildienst).