Deze handleiding legt uit hoe u een sjabloon maakt voor de automatische afwezigheidsfunctie voor al uw e-mailcommunicatie in de Infomaniak-webapplicatie Mail (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).

Inleiding

• Een sjabloon maakt het mogelijk om een neutrale basis te creëren voor een functie die vervolgens door meerdere gebruikers van dezelfde Infomaniak Mail-dienst kan worden gebruikt en zelfs kan worden aangepast aan de persoon die het zal gebruiken.
• In het geval van een sjabloon voor een automatische reactie, selecteert de maker van het sjabloon de tekst die moet worden verzonden wanneer een nieuwe afzender een adres benadert waarop het sjabloon van toepassing is.
• U kunt ook een sjabloon verbergen, zodat het niet meer wordt gebruikt.

Een sjabloon voor een automatische reactie maken

Om een sjabloon te maken:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw Mail-dienst in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van de betreffende Mail-dienst:
   
3. Klik in het linkermenu op Globale configuratie.
4. Klik op het menu Automatische reactie.
5. Klik op Een model voor automatische antwoorden toevoegen:
   
6. Vul de velden in en klik op Een model voor automatische antwoorden toevoegen:
   
   • Als de optie Zichtbaar maken is ingeschakeld (tijdens het maken of later), worden de gemaakte modellen voor automatische antwoorden voorgesteld aan de gebruikers van de e-mailadressen.

Een model activeren voor een bestaand e-mailadres

Het is noodzakelijk om een bestaand model te hebben om dit te activeren voor één of meerdere e-mailadressen:

1. Klik op hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw e-maildienst in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van de betreffende e-maildienst.
3. Klik op de vakjes om één of meerdere e-mailadressen in de weergegeven tabel te selecteren.
4. Afhankelijk van de schermgrootte, klikt u eerst op het actiemenu ⋮ of rechtstreeks op Model voor automatische antwoorden toepassen.
5. Selecteer het gewenste model.
   • Alleen de zichtbare modellen zijn beschikbaar bij het activeren.
6. Klik op de knop Activeren:
   

Deze handleiding introduceert de Global Security-tool waarmee u kunt controleren of de relaties tussen een domein en een Service Mail van Infomaniak vanuit veiligheidsoogpunt optimaal zijn. Dit omvat het controleren van de SPF-/DKIM-/DMARC-records, en met de Global Security-tool kunt u de configuratie indien nodig aanpassen.

Toegang tot de Global Security-diagnosetool

Om toegang te krijgen tot Global Security:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw Service Mail in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam die aan de betreffende Service Mail is toegewezen:
   
3. Klik in de linkerzijbalk op Global Security:
   

Controleer de optimale werking van de e-mail

Als u bij Global Security bent aangekomen, neemt u dan de drie beveiligingsmechanismen met betrekking tot e-mails in overweging en controleert u deze: SPF, DKIM en het DMARC-beleid. Deze gegevens zouden in groen moeten worden weergegeven:

Klik op Bewerken of Maken om SPF, DKIM en DMARC te configureren volgens de volgende aanbevelingen en om uw e-maildienst te beschermen tegen mogelijke identiteitsdiefstal:

SPF (Sender Policy Framework)

SPF (klik hier om te configureren) stelt de eigenaar van een domein in staat om te bepalen welke servers gemachtigd zijn om e-mails namens dat domein te verzenden. Dit helpt het risico op spam en phishing te verminderen, omdat de e-mailserver van de ontvanger kan controleren of de afzender gemachtigd is door de DNS-records van het domein van de afzender te raadplegen:

Onder deze voorwaarden en bij een gedetecteerd probleem vindt u een knop Corrigeren waarmee u uw SPF automatisch kunt bijwerken.

Als het niet mogelijk is om een van de genoemde problemen te corrigeren, moet dit worden gedaan in de configuratie die is ingesteld door de eigenaar of de technisch beheerder van het domein van de afzender.

Als uw domein is gekoppeld aan Wix of een andere provider, moet de SPF-record worden geconfigureerd bij de betreffende provider. Zie hier voor meer informatie.

DKIM (Domain Keys Identified Mail)

DKIM (klik hier om te configureren) is een protocol waarmee e-mails kunnen worden ondertekend bij het verzenden.

Als uw domein (of de bijbehorende DNS-zone) elders wordt beheerd, vindt u in deze sectie, onder Globale beveiliging > DKIM, de DKIM-record die aan de DNS-zone moet worden toegevoegd:

U kunt meerdere DKIM-records voor uw domein configureren, zonder een vastgesteld maximum, in tegenstelling tot DMARC of SPF. Dit is belangrijk als u meerdere externe partijen gebruikt voor uw dagelijkse communicatie.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC (klik hier om te configureren) stelt u in staat om andere e-mailservers (de e-mailproviders van uw contacten, waarnaar u een e-mail stuurt) een beleid voor te schrijven dat moet worden gevolgd bij het ontvangen van een "verdachte" e-mail (bijvoorbeeld een niet-geauthenticeerde e-mail) van uw e-mailserver (gehost door Infomaniak). Bovendien kunt u via een samenvattingsrapport (genaamd "DMARC-rapport") op de hoogte worden gesteld van het "incident", dat informatie bevat over de recente activiteit van uw e-mailcommunicatie met betrekking tot de domeinnaam.

DMARC vereist een geldige SPF- en DKIM-configuratie. Een wizard helpt u om DMARC te configureren volgens de aanbevelingen van Infomaniak, ofwel in de eenvoudige modus, ofwel volledig naar uw wensen in de geavanceerde modus (deze expertmodus maakt het mogelijk om de gewenste gegevens in te voeren):
De bijbehorende, benodigde gegevens (type TXT) worden vervolgens automatisch toegepast in de DNS-zone van het betreffende domein (voor zover dit administratief mogelijk is, bijvoorbeeld een domein dat binnen dezelfde organisatie wordt beheerd).

Om de gegevens in uw DNS te controleren, kunt u ook een externe en gratis dienst gebruiken, zoals de dienst die hieronder in deze andere handleidingwordt genoemd.

Raadpleeg deze andere handleiding als u op zoek bent naar informatie over het vierde punt op de pagina Totale beveiliging.

Deze handleiding heeft betrekking op de mailinglijstservice, die uitsluitend wordt aangeboden aan Infomaniak-gebruikers die deze in het verleden hebben geactiveerd en voor wie begin 2025 een migratie van de tool is uitgevoerd.

Inleiding

• De mailinglijstservice onderscheidt zich van de klassieke e-mailcommunicatie of een nieuwsbriefservice door unieke functies:
  • Het stelt gebruikers in staat zich via een eenvoudig aanmeldformulier aan te melden voor een "abonnement", waarvan de code wordt verstrekt.
  • Het stelt één of meer gebruikers die als moderator zijn aangewezen in staat om aanmeldingen te accepteren of af te wijzen, berichten naar de abonnees te sturen en vervolgens de reacties van de leden te beoordelen voordat ze worden gepubliceerd.
  • Het stelt gebruikers in staat om aan de discussie bij te dragen door te reageren op één enkel adres, dat de binnenkomende berichten automatisch doorstuurt naar de andere leden.
  • Het biedt een eenvoudige optie om zich af te melden, die voldoet aan de AVG-normen.
• Neem de tijd om deze andere handleiding over de beperkingen van de service te lezen.

Toegang tot de mailinglijst

De mailinglijstservice, indien deze in het verleden is geactiveerd, is toegankelijk in het gedeelte van uw e-mailservice:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw e-mailservice in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de domeinnaam die aan het betreffende product is toegewezen.
3. Klik in het linkermenu op Mailinglijst:
   

Een mailinglijst aanmaken en configureren

Om een nieuwe mailinglijst aan te maken:

• Klik op de knop Start …
  
• … of op de knop boven uw bestaande lijsten:
  

Anders:

1. Bewerk een bestaande lijst door op de naam ervan te klikken:
   
2. Klik op het tabblad Configuratie:
   

De parameters die nodig zijn voor de correcte werking van het systeem zijn als volgt:

1. Een discussielijst is gebaseerd op een e-mailadres dat nog niet mag bestaan in de e-mailservice van het betreffende domein (en dat in dat geval niet kan worden aangemaakt of later kan worden gewijzigd).
2. U kunt de lijst een naam geven, zodat u deze gemakkelijker kunt herkennen, vooral als u meerdere lijsten heeft of als het e-mailadres niet voldoende onderscheidend is.
3. U kunt ook een extra beschrijving toevoegen.
4. U moet de e-mailadressen instellen van de personen die moderators zullen zijn ( = de hoogste rechten op de lijst).
5. U kunt een **taal** instellen voor uw mailinglijst.
6. De configuratie van "wie zich bij de lijst mag **aanmelden**" is belangrijk:
   • Het is mogelijk om in te stellen dat de gebruiker zijn aanmelding zelf moet bevestigen (naast een moderator).
7. De configuratie van "wie op de lijst mag **schrijven**" is eveneens belangrijk:
   • U kunt de dienst gebruiken als eenrichtingscommunicatiemiddel, bijvoorbeeld voor het verspreiden van informatie, of als een tweerichtingscommunicatiemiddel voor het uitwisselen van informatie, voor discussies, inclusief met niet-leden (met moderatie)...

8. Klik op **Geavanceerde opties**.
   
   

9. Het is mogelijk om te configureren of de antwoorden moeten worden verzonden…
   • … naar de afzender met een zichtbaar afzender-e-mailadres
   • … naar de lijst (iedereen ontvangt het) met een zichtbaar afzender-e-mailadres
   • … naar de lijst, alsof het afkomstig is van het e-mailadres van de lijst zelf
10. Hiermee kunt u de grootte van de e-mails die via de discussielijst worden verzonden, beperken (vooral bij bijlagen).
11. Hiermee kunt u een bericht personaliseren dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich bij de lijst aanmeldt.
12. Hiermee kunt u een bericht personaliseren dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich van de lijst afmeldt.
13. Klik op de knop om op te slaan.

Aanmelden (volgens de instellingen in punt 6 hierboven)

• Abonnees kunnen zich aanmelden door een bericht te sturen naar het e-mailadres in het volgende formaat: nom-de-la-liste-join@domaine-de-la-liste.
• Ze kunnen ook handmatig door de moderator via de interface worden aangemeld, en in dat geval ontvangen ze een notificatie-e-mail waarvan de inhoud kan worden gepersonaliseerd.
• Als de aanmelding van een abonnee door een moderator moet worden gevalideerd, ontvangt deze een e-mail:
  • De moderator keurt het verzoek goed door op de link van het type “mailto:” te klikken, waardoor een nieuw bericht wordt gegenereerd dat naar het e-mailadres in het volgende formaat kan worden gestuurd: nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste, met als onderwerp accept adresse-mail-abonné en in de tekst van het bericht de regel Approved: mot-de-passe-de-la-liste, waarbij indien nodig een regel stop wordt toegevoegd om de uitvoering van andere scripts te voorkomen, bijvoorbeeld als er een handtekening aanwezig is.
• Als de aanmelding van een abonnee door de abonnee zelf moet worden gevalideerd, ontvangt deze een e-mail waarop hij moet antwoorden (door op de link te klikken om een nieuw antwoordbericht te maken en voor te vullen):
  
  • En in dat geval ontvangt de moderator het verzoek op een later tijdstip, nadat de abonnee het heeft gevalideerd, en moet hij erop antwoorden om de aanmelding te valideren (het is altijd het eenvoudigst om op de link te klikken):
    

Afmelden

• Abonnees kunnen zich afmelden door een bericht te sturen naar het e-mailadres in het volgende formaat: nom-de-la-liste-leave@domaine-de-la-liste.
• Bij het afmelden wordt een bevestigingsverzoek naar de gebruiker gestuurd.
  • De gebruiker bevestigt het verzoek (altijd door op de link van het type “mailto:” te klikken, wat een nieuw bericht genereert dat naar het e-mailadres in het volgende formaat kan worden gestuurd: nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste, met als onderwerp de opdracht die in de bevestigings-e-mail staat en een lege berichttekst).

Berichten verzenden/ontvangen

• Elke abonnee kan een e-mailhandtekening maken en zijn naam selecteren bij het verzenden van de e-mail.
• Er wordt automatisch een voettekst toegevoegd aan elk bericht dat via de mailinglijst wordt verzonden:
  
• Zie ook de parameters reply-to en from in punt 9 hierboven.

Berichten modereren

• Om een bericht af te wijzen, moet de moderator op de link van het type “mailto:” klikken, wat een nieuw bericht genereert dat naar het e-mailadres in het volgende formaat kan worden gestuurd: nom-de-la-liste-request@domaine-de-la-liste.
• Als een moderator ook lid is van de lijst, ontvangt hij de berichten die hij zelf heeft verzonden niet, maar ontvangt hij wel de berichten die door andere moderatoren zijn verzonden.

Formulieren (aanmelden/afmelden)

Om een bezoeker van een website de mogelijkheid te bieden zich aan te melden voor uw mailinglijst, kunt u een code genereren die u vervolgens alleen op de website van uw keuze hoeft in te voegen; voorbeeld met Site Creator:

Met het tabblad Formulier kunt u de URL specificeren waarnaar de gebruiker wordt doorgestuurd na het aanmelden of afmelden:

• In geval van een fout bij het gebruik van het formulier kan een foutpagina het e-mailadres moderation-owner@domaine-de-la-liste weergeven, waarop de moderators bereikbaar zijn.
• Een gebruiker die zich al voor de mailinglijst heeft aangemeld, kan zich meerdere keren aanmelden zonder dat er een speciale melding verschijnt.

Foutafhandeling

Het systeem geeft het aantal fouten weer dat vanaf een bepaald adres is vastgesteld, evenals de datum:

Deze handleiding legt uit hoe u e-mails momenteel in uw Infomaniak-inbox of in submappen kunt sorteren, zodat u bijvoorbeeld snel bepaalde berichten met dezelfde structuur kunt verwijderen, berichten kunt sorteren op onderwerp of afzender, enz.

Inleiding

• In tegenstelling tot de handleiding E-mails sorteren op basis van specifieke criteria, waarin wordt beschreven hoe u via de Infomaniak-interface filters instelt die op alle toekomstige inkomende berichten worden toegepast, kunt u met de gratis software Thunderbird sorteerregels toepassen op reeds ontvangen en reeds aanwezige berichten in een e-mailaccount.

Snel een IMAP-e-mailaccount sorteren

Ga als volgt te werk:

1. Installeer Thunderbird en open het.
2. Configureer uw Infomaniak-e-mail in de applicatie.
3. Open het menu Extra en klik op Filters:
   
4. Controleer het geselecteerde adres en klik op Nieuw...
   
5. Configureer de filter naar uw wensen (hier is de regel dat alle berichten waarvan het onderwerp 'ER' bevat, naar de prullenbak worden verplaatst):
   
6. Klik op **OK** om terug te keren naar de lijst met uw filters en klik vervolgens op **Nu uitvoeren**:
   
7. Het resultaat is direct zichtbaar, omdat de berichten naar de prullenbak worden verplaatst en uit het venster verdwijnen.

Deze handleiding behandelt de privacywetgeving in Zwitserland en Europa, evenals de maatregelen die Infomaniak neemt om uw klantgegevens en gegevens binnen de webhosting en e-maildiensten te beschermen.

Het verschil tussen gegevensbeveiliging en privacy begrijpen

Gegevensbeveiliging is erop gericht om ongeautoriseerde toegang tot uw informatie te voorkomen. Het is gebaseerd op maatregelen zoals encryptie, firewalls of VPN's. Een beveiligingslek kan verwoestende gevolgen hebben: stel u voor dat een hacker uw volledige klantendatabase steelt en losgeld eist voor de teruglevering ervan. Dit type aanval – ransomware – kan een bedrijf van de ene op de andere dag lamleggen.

Privacy gaat over wie toegang heeft tot uw informatie en hoe deze wordt gebruikt. Zelfs als uw gegevens zijn beveiligd tegen hacking, kunnen ze worden verzameld, geanalyseerd en doorverkocht... en dat mag dan ook nog eens.

Voorbeeld: u bewaart zorgvuldig de informatie van uw klanten, maar zonder dat u het weet, deelt een dienst die u gebruikt – anoniem – deze gegevens met derden. Gevolg? Uw concurrenten kunnen waardevolle analyses over uw markt verkrijgen en uw eigen klanten benaderen, zonder ooit een hackingaanval te hebben uitgevoerd.

LPD & AVG

In Zwitserland beschermt de LPD (Federale wet op de bescherming van gegevens) en de nLPD (voor de "nieuwe wet", die sinds september 2023 van kracht is) de privacy van de inwoners door de verzameling en verwerking van persoonlijke gegevens door organisaties te reguleren.

Aan de andere kant heeft de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) van de EU, die sinds mei 2018 van kracht is, invloed op wereldwijd opererende bedrijven die gegevens van EU-burgers verwerken, inclusief in Zwitserland. Waar de LPD betrekking heeft op de gegevens van Zwitserse inwoners, heeft de AVG betrekking op de gegevens van EU-burgers. Zwitserse bedrijven die Europese gegevens beheren, moeten voldoen aan de eisen van de AVG, inclusief het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming en het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen bij risicovolle verwerkingen.

Uw rol als Infomaniak-klant

Wat betreft de door u gehoste gegevens, met name als deze persoonlijke gegevens van uw bezoekers, contacten of klanten bevatten, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de regelgeving.

Bij de verwerking van deze persoonlijke gegevens is het belangrijk om de gebruikers te informeren over het doel en de wijze van deze verwerking. Dit gebeurt doorgaans via een privacybeleid of een overeenkomst inzake gegevensverwerking (AVG-overeenkomst).

Overeenkomst tussen verantwoordelijke en verwerker

Een AVG-overeenkomst, in het Duits AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), in het Italiaans ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) en in het Spaans CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), wordt ook wel een overeenkomst inzake gegevensverwerking of een overeenkomst over de verwerking van persoonsgegevens op basis van een opdracht genoemd.

Dit is een contractueel kader dat door de AVG wordt voorgeschreven tussen een verantwoordelijke en een verwerker. Het definieert het doel, de duur, de aard van de verwerking, evenals de verplichtingen en beveiligingsmaatregelen. Het doel is om de persoonlijke gegevens te beschermen die aan een dienstverlener worden toevertrouwd.

Dit AVG-certificaat (in PDF-formaat) is beschikbaar in de manager (toegankelijk voor gebruikers van de organisatie die eigenaar of beheerder zijn):

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van de gegevensverwerkingsovereenkomst in de Infomaniak-manager (Hulp nodig?).
2. Klik op de knop Genereren om het gepersonaliseerde PDF-document te downloaden:
   

Hier zijn enkele tips:

Het is essentieel om onderscheid te maken tussen de beveiliging van de infrastructuur waarin uw gegevens worden gehost, en het beheer en de implementatie van de gegevens op uw website. Als hostingprovider treedt Infomaniak op als gegevensverwerker voor uw AVG-verplichtingen. In dit verband bieden de privacy- en cookievoorwaarden en de algemene voorwaarden de nodige garanties voor de naleving van de AVG als gegevensverwerker.

De rol van Infomaniak

Net als andere bedrijven die met gebruikersgegevens werken, moet Infomaniak de wet op de bescherming van persoonsgegevens (DSG) naleven en, vanwege de Europese burgers onder de gebruikers, ook de AVG:

• Het privacybeleid beschrijft de gegevens die Infomaniak opslaat om zijn diensten te leveren en uit te voeren.
• Het beleid inzake de bescherming van uw persoonlijke gegevens beschrijft de verplichtingen van Infomaniak als gegevensverwerker, die al uw gegevens, inclusief persoonlijke gegevens, host.

Deze handleiding legt uit hoe u de Infomaniak-spamfilter activeert. Deze filter vermindert aanzienlijk het aantal ongewenste berichten dat op uw Infomaniak-e-mailadres binnenkomt, vooral als u dit adres aan derden verstrekt.

Inleiding

• Spam is een ongewenst bericht, vaak met commerciële of frauduleuze inhoud, met als doel producten of diensten te promoten of online fraude te plegen; gelukkig heeft Infomaniak strategieën ontwikkeld om deze vorm van digitale vervuiling te bestrijden.
• Dankzij de spamfilter worden de berichten die u snel wilt zien, niet meer begraven onder tientallen andere ongewenste berichten, omdat deze automatisch in een speciale map terechtkomen, namelijk de map Spam (of in de map voor spam – zie hieronder) en vervolgens na 30 dagen automatisch worden verwijderd.
• Bovendien is de filter automatisch geactiveerd wanneer u een e-mailadres aanmaakt binnen een Service Mail van Infomaniak, of wanneer u zich aanmeldt voor een abonnement op my kSuite / my kSuite+.

De optie activeren via de Infomaniak-webmail-app

Vereisten

• U moet de rechten hebben om de filter te beheren: het is mogelijk dat de beheerder van de Service Mail u deze rechten heeft ontnomen via zijn beheerdersaccount.ontnomen.

Om toegang te krijgen tot de instellingen van uw Infomaniak-postvak:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Controleer of selecteer het betreffende e-mailadres in het vervolgmenu in het linkermenubalk.
4. Klik op ‍ Filters en regels:
   
5. Activeer de spamfilteroptie; de werking is onmiddellijk (wacht op de bevestigingsmelding op het scherm); in dit geval worden alle toekomstige berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft (en de geblokkeerde afzenders) naar de spammap verplaatst:
   
6. Klik eenvoudigweg op de schakelaar om de filter uit te schakelen; in dit geval worden alle toekomstige berichten naar de inbox verplaatst, inclusief berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft.

Optie activeren vanuit een service Mail

Om toegang te krijgen tot de instellingen van uw Infomaniak-postvak:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de weergegeven tabel.
4. Klik op Filters in het linkermenu.
5. Activeer de spamfilteroptie; het effect is onmiddellijk:
   
6. Het is voldoende om op de schakelaar te klikken om de filter uit te schakelen; in dat geval komen alle toekomstige berichten in de inbox terecht, inclusief berichten met een header die een hoge spamscore aangeeft (ze kunnen achteraf door uw software/e-mailclient worden verwerkt, als deze het lezen van dit type header ondersteunt).

Houd er rekening mee dat u dit in bulk op meerdere adressen tegelijk kunt activeren.

Spamfilter aanpassen

Locatie van spamberichten wijzigen

U kunt de standaardmap selecteren waarin de als spam geclassificeerde berichten automatisch worden opgeslagen (vergelijkbaar met de IMAP-speciale mappen).

Waar u de spamfilter hebt geactiveerd:

1. Klik op Bewerken:
   
2. Klik op de naam van de map om een andere te selecteren (maak indien nodig eerst een nieuwe map):
   
3. Klik op de knop Bevestigen:
   

Een probleem met de filtering melden of een afzender handmatig blokkeren

Meld een ongewenste e-mail die niet is gefilterd of een e-mail die ten onrechte als spam is gemarkeerd (vals-positief): raadpleeg deze andere handleiding over dit onderwerp.

U kunt ook vooraf instellen welke afzenders altijd naar de spammap moeten worden verplaatst (of omgekeerd, als ze niet gefilterd moeten worden): raadpleeg deze andere handleiding over dit onderwerp.

Voor extra veiligheid kunt u de optie externe e-mails inschakelen.

Deze handleiding legt uit hoe u de Infomaniak-advertentiefilter kunt activeren of deactiveren. Deze filter sorteert e-mails die als nieuwsbrieven of meldingen worden herkend automatisch in specifieke mappen.

Inleiding

• De filter…
  • … is automatisch geactiveerd wanneer u een e-mailadres aanmaakt in een Infomaniak Mail-service of wanneer u zich aanmeldt voor een abonnement op my kSuite / my kSuite+.
  • … stelt u in staat om u te concentreren op relevante en belangrijke e-mails, waardoor uw productiviteit wordt verhoogd doordat afleiding door advertenties en spam wordt verminderd.
  • … helpt om een overzichtelijkere en beter georganiseerde inbox te behouden door reclame-e-mails te scheiden, waardoor het beheren van belangrijke e-mails gemakkelijker wordt.

Optie activeren in de Infomaniak webmail-app

Vereisten

• Toestemming om filters te beheren: het is mogelijk dat de beheerder van de mailservice u deze toestemming heeft ontnomen.Meer informatie.

Om toegang te krijgen tot de instellingen van uw Infomaniak-postvak:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de Infomaniak webmail-app (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op het Instellingen-pictogram ‍ rechtsboven.
3. Selecteer het betreffende e-mailadres in het vervolgmenu in het linkermenu.
4. Klik op ‍ Filters en regels:
   
5. Activeer de optie voor het filteren van advertenties; de werking is direct:
   
6. Om het filter uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg op de schakelaar; in dat geval komen alle toekomstige ontvangen berichten in de inbox terecht.

Optie activeren vanuit een e-maildienst

Om toegang te krijgen tot de instellingen van uw Infomaniak-postvak:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de weergegeven tabel.
4. Klik op Filters en regels in het linkermenu.
5. Activeer de optie voor het filteren van advertenties; de werking is direct:
   
6. Om het filter uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg op de schakelaar; in dat geval komen alle toekomstige ontvangen berichten in de inbox terecht.

Let op: u kunt dit voor meerdere adressen tegelijk activeren.

Advertentiefilter aanpassen

E-Mail-Speicherort

Op dezelfde plek (punt 5 in de bovenstaande afbeeldingen) kunt u door op Bewerken te klikken de standaardlocatie voor de 2 mappen selecteren waarin de berichten automatisch worden opgeslagen (vergelijkbaar met de IMAP-speciale mappen).

Deze handleiding beschrijft de authenticatiemechanismen voor e-mailcommunicatie en de methoden om de fout Sender Mismatch op te lossen.

Voorwoord

• De fout "Sender Mismatch" treedt op wanneer het adres dat wordt gebruikt om een e-mail te verzenden, niet overeenkomt met het authenticatieadres dat wordt gebruikt bij het maken van verbinding met de SMTP-server.
• Deze fout is gerelateerd aan twee specifieke elementen:
  • de Return-path (ook wel "envelope sender" genoemd), die door de mailserver wordt gebruikt om terugkoppelingen en bezorgfouten te beheren,
  • en de header From, die het afzenderadres is dat de ontvanger in het bericht ziet.

Oplossen van de fout Sender Mismatch

Technisch gezien moet u zich bij het verzenden van een e-mail via een e-mailprogramma authenticeren met een gebruikersnaam (uw e-mailadres) en een wachtwoord.

Als na de authenticatie het afzenderadres dat is vermeld in de header "From" of in de "Return-path" afwijkt van het adres dat voor de authenticatie is gebruikt, kan de Infomaniak-server dit beschouwen als een poging tot vervalsing. Deze inconsistentie veroorzaakt de fout "Sender Mismatch".

Om deze fout op te lossen:

• Zorg ervoor dat het e-mailadres dat u gebruikt om te verzenden, hetzelfde is als het adres waarmee u zich authenticeert (of een geldig alias).
• Wijzig het adres Return-path of de header From niet in een niet-geautoriseerd adres (indien nodig, raadpleeg deze andere handleiding om een andere e-mailtoepassing te testen of uw huidige e-mailprogramma correct te configureren).

Deze handleiding beschrijft de stappen die u moet uitvoeren als u de toegang tot een e-mailadres wilt ‘vrijgeven’, dat momenteel ‘beperkt’ is door het gebruik van een Infomaniak-account met dezelfde naam.

Inleiding

• Een e-mailadres, zoals benevol op de e-maildienst example.xyz, kan bijvoorbeeld niet meer met andere gebruikers worden gedeeld zodra er een Infomaniak-account is aangemaakt met een inlognaam in de vorm van het e-mailadres benevol@example.xyz.
• Daarom is er een procedure waarmee de beheerder van een e-maildienst de vrijgave van het betreffende Infomaniak-account indien nodig kan activeren.
• Het betreffende e-mailadres, dat voorheen was gekoppeld en toegankelijk was, is dat niet meer, maar de gegevens van het account worden niet verwijderd.
  • Alleen het inlogadres moet door de betreffende gebruiker in een andere vorm worden voorgesteld.

Aanvragen van de vrijgave van het blokkerende Infomaniak-account

Om de verwijdering van de inloggegevens te activeren, wanneer deze identiek zijn aan een e-mailadres dat niet meer kan worden gedeeld, moet de beheerder van de e-maildienst naar de beheeromgeving gaan:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de beheeromgeving van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de weergegeven tabel.
4. Onder het tabblad Algemeen kunt u de gebruikers zien die dit adres gebruiken, en daaronder staat de betreffende gebruiker.
5. Klik op de knop Toevoegen in het gedeelte Gebruikers (een bewerking die momenteel niet mogelijk is):
   
6. In het rechter zijpaneel wordt de wizard voor het deactiveren van het adres geopend; klik op de optie om het proces te activeren.
7. Klik op Volgende:
   
8. Bevestig het proces om de gebruiker uit te loggen:
   
9. De gekoppelde gebruiker verdwijnt van de gebruikerspagina:
   
10. Tegelijkertijd ontvangt hij een sms, vergelijkbaar met het onderstaande voorbeeld, op het telefoonnummer dat hij bij de registratie heeft opgegeven:
    
11. In deze sms staat de procedure die hij moet volgen om met een ander e-mailadres naar keuze in te loggen op zijn Infomaniak-account (zie hieronder).

Toegang tot het Infomaniak-account herstellen

Om opnieuw in te loggen op uw Infomaniak-account, nadat de toegang met het oude e-mailadres niet meer mogelijk is, moet de gebruiker van het Infomaniak-account het adres bezoeken dat in de sms staat:

1. Klik hier om naar de inlogpagina te gaan.
2. Voer de gebruikersnaam in die in de sms staat (meestal de initialen van uw account gevolgd door een reeks cijfers).
3. Voer het gebruikelijke wachtwoord in (het is niet gewijzigd):
   
4. Voer de gevraagde nieuwe informatie in:
   
5. U bent opnieuw ingelogd op uw account:
   

Het aanmaken en beheren van standaard e-mailadressen gebeurt rechtstreeks via de e-maildienst van de beheerdersinterface van Infomaniak (Manager):

Maak een hoofde-mailadres aan

Vereisten

• Voeg een naam toe aan het e-mailadres en selecteer deze

Vervolgens:

• Selecteer het eerste vakje (bovenaan zichtbaar: e-mailadres voor 1 of meerdere gebruikers).
• Klik op de knop Volgende rechtsonder.

Kies wie het adres mag inzien

Klik in het tekstveld om te selecteren wie het e-mailadres mag inzien:

1. Uzelf (u kunt rechtstreeks toegang krijgen tot het e-mailadres en het gebruiken in de Infomaniak-apps – web, mobiel, enz.).
2. Bestaande gebruikers binnen uw organisatie (zij kunnen rechtstreeks toegang krijgen tot het e-mailadres en het gebruiken in de Infomaniak-apps – web, mobiel, enz.).
3. Een externe gebruiker die al een e-mailadres heeft, aan wie u een uitnodigingslink naar het e-mailadres kunt sturen, dat u in het onderliggende veld moet invullen.
4. Een nog niet-bestaande externe gebruiker, voor wie u een Infomaniak-account aanmaakt, met dezelfde inlog-ID als het gewenste adres.
5. U en/of een nieuwe gebruiker, aan wie u vervolgens zelf een uitnodigingslink kunt sturen (het adres is in eerste instantie nergens zichtbaar).

Optie 1: Uzelf (uw ID)

Klik in de gebruikerslijst op uw inlog-ID (uzelf):

1. Beheer eventuele toegangsrechten tot de voicemail, voeg apparaten toe, enz., door op „Standaardrechten” te klikken.
2. Selecteer eventueel een handtekeningmodel.
3. Klik op Adres aanmaken:
   
4. Klaar:
   
   1. Het e-mailadres is nu zichtbaar in de Infomaniak-mailapps (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.); klik indien nodig op het aangemaakte adres om het weer te geven:
      
   2. Beheer de opties van uw adres (zoals de afwezigheidsbericht, de filters, enz.).
   3. Configureer indien nodig verschillende apparaten zodat ze ook toegang hebben tot dit e-mailadres.
   4. Maak indien nodig extra adressen aan.

Optie 2: Selecteer andere gebruikers van de organisatie

Selecteer in de lijst andere bestaande gebruikers binnen de organisatie:

1. Beheer eventuele toegangsrechten tot de voicemail, voeg apparaten toe, enz., door op „Standaardrechten” te klikken.
2. Klik op Adres aanmaken:
   
3. Klaar: het e-mailadres is nu zichtbaar in uw Infomaniak-mailapps (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.).

Optie 3: Een externe gebruiker uitnodigen die al een persoonlijk e-mailadres heeft

U wilt het bestaande e-mailadres van een bekende, collega, enz. opgeven om hem/haar toegang te geven tot het nieuwe e-mailadres dat u zojuist aanmaakt:

1. Voer het e-mailadres van de gebruiker in (dat hij/zij al heeft, of nog niet, een Infomaniak-account) in het zoekveld.
2. Klik op de rij om hem/haar als gebruiker toe te voegen:
   
3. Beheer eventuele toegangsrechten tot de voicemail, het toevoegen van apparaten, enz. door op „Standaardrechten” te klikken.
4. Klik op Adres aanmaken:
   
5. Klaar:
   
   1. Beheer de opties van het adres (zoals de afwezigheidsmelding, de filters, enz.).
   2. Configureer indien nodig verschillende apparaten, zodat ook deze toegang hebben tot dit e-mailadres.
   3. Maak indien nodig extra adressen aan.
6. De gebruiker ontvangt een uitnodiging om het e-mailadres te verifiëren, geldig voor 30 dagen:
   
7. De knop leidt de gebruiker naar een pagina waar hij ofwel een nieuw account kan aanmaken of zich kan aanmelden bij een bestaand account bij Infomaniak. Zodra dit is voltooid, wordt het adres automatisch zichtbaar in de Infomaniak Mail-apps (ksuite.infomaniak.com/mail, mobiele app, enz.).
8. De actieve uitnodiging is zichtbaar in het beheer van het e-mailadres binnen uw mailservice:
   
   • Door op Opnieuw verzenden te klikken, kunt u de link weergeven om deze te kopiëren en/of opnieuw te verzenden.

Optie 4: Maak het volledige Infomaniak-account aan dat is gekoppeld aan het nieuwe e-mailadres

U wordt doorgestuurd naar de gebruikersaanmaak binnen de organisatie, waarmee u de gebruiker vanaf nul kunt toevoegen en tegelijkertijd het gewenste e-mailadres kunt aanmaken. Er kunnen bepaalde beperkingen gelden: Raadpleeg deze andere handleiding over dit onderwerp.

Optie 5: Beslis later

1. Het e-mailadres wordt direct aangemaakt (altijd zonder wachtwoord, en deze keer zonder enige gebruiker, zodat het adres in eerste instantie nergens zichtbaar is) en is volledig functioneel.
2. U kunt uiteraard de gebruikers en de wachtwoorden rechtstreeks beheren via het beheer van het e-mailadres.

Aanvullende acties (knop ‍)

Klik op de pijl ‍ rechts van de knop E-mailadres aanmaken om toegang te krijgen tot de aanvullende acties:

1. Een generiek e-mailadres aanmaken van het type:
   1. no-reply (voor het verzenden van bevestigingen, validaties, facturen, enz.)
   2. catchall (maakt het mogelijk om alle berichten te ontvangen waarvoor geen specifiek e-mailadres in uw domein bestaat)
2. Meerdere e-mailadressen aanmaken: maakt het mogelijk om met behulp van een CSV-bestand in één keer meerdere e-mailadressen aan te maken.
3. Maak "virtuele" adressen aan die fungeren als doorstuuradres.
4. Inhoud importeren van andere e-mailadressen.