Gestire la segreteria telefonica (e-mail di risposta automatica in caso di assenza)

Questa guida spiega come attivare una risposta automatica (messaggio e-mail automaticofuori ufficiosu un indirizzo email gestito presso Infomaniak. Potrete così informare i vostri corrispondenti che non siete in grado di rispondere immediatamente, perché siete assenti, in vacanza, ecc.

Premessa

• La risposta automatica in caso di assenza può essere attivata dall'app Web Mail Infomaniak (servizio online mail.infomaniak.com) e dal Manager dove vengono gestite tutte le email di un servizio Mail.
• È possibile attivare o disattivare un messaggio già registrato, ma non possono esserci più risponditori attivi sulla stessa casella di posta: l'attivazione di un messaggio disattiva un altro, se necessario.

Attivare la segreteria telefonica dall'app Web Mail Infomaniak

Prerequisiti

• Disporre del permesso di gestire la segreteria telefonica: se siete stati invitati su l'app Web Mail Infomaniak (servizio online mail.infomaniak.com) per gestire il vostro indirizzo, è possibile che il gestore del servizio Mail vi abbia rimosso questo diritto dal suo account admin.

Per attivare il messaggio di assenza:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Mail Infomaniak (servizio online mail.infomaniak.com).
2. Clicca sull'icona Impostazioni ‍ in alto a destra.
3. Verifica o seleziona l'indirizzo email interessato nel menu a discesa del menu laterale sinistro.
4. Clicca su Risponditore:
   
5. Attiva il messaggio automatico se necessario o leggi di seguito.

Attivare la risposta automatica da Manager Infomaniak

Per attivare il messaggio di assenza dal Manager:

1. Clicca qui per accedere alla gestione del tuo prodotto su Manager Infomaniak (hai bisogno di aiuto?).
2. Clicca direttamente sul nome attribuito al prodotto interessato.
3. Clicca sull'indirizzo email interessato nella tabella che appare.
4. Clicca sulla scheda Risponditore e firme.
5. Attiva il messaggio automatico se necessario o leggi di seguito.

Scrivere il messaggio di assenza

Per gestire il messaggio che deve essere inviato automaticamente in risposta, clicca su Aggiungi:

poi:

• A: inserisci un nome per il tuo risponditore (per distinguerlo da altri messaggi se ne crei più di uno).
• B: impostare se la risposta automatica deve essere fornita in modo ricorrente in giorni specifici della settimana.
• C: imposta una data/ora di fine se il messaggio non deve più essere inviato oltre una certa durata.
• D: impostare una data/ora di inizio se il messaggio è previsto in anticipo per un periodo specifico nel futuro.
• E: scrivi il tuo messaggio di assenza.
• F: visualizza le impostazioni avanzate.
• G: imposta un'altra eventuale indirizzo email che servirà per l'invio del tuo messaggio automatico di assenza (l'indirizzo dovrà essere verificato in anticipo).
• H: inserisci indirizzi email specifici (o @domain.xyz per un intero dominio) per evitare che questi ricevano il messaggio di assenza.

quindi clicca sul pulsante blu in basso a destra per Aggiungere il messaggio.

Una volta aggiunto, è possibile attivarlo o disattivarlo:

È possibile modificare un messaggio già registrato utilizzando l'icona matita✎ a destra.

Con quale frequenza viene inviata la risposta automatica?

La tua risposta viene inviata una sola volta‍ alle persone che ti inviano messaggi.

Tuttavia, se lo stesso mittente ti invia una nuova email 7 giorni dopo l'ultima e se il tuo risponditore automatico è ancora attivato, gli verrà inviata nuovamente una risposta automatica per ricordargli che non hai accesso alla tua casella di posta.

Fate attenzione che se fate un test sulla vostra email è normale che funzioni solo la prima volta. Nei tentativi successivi, il risponditore automatico non invia più il messaggio quando rileva che il messaggio proviene da un indirizzo che ha già inviato un messaggio in precedenza. Dovrete quindi fare un nuovo tentativo da un'altra email.

È possibile resettare il contatore dei 7 giorni cliccando su Reimposta quando modificate il messaggio:

Andare oltre con i modelli

Modelli personalizzati possono essere applicati già alla creazione di un nuovo indirizzo email sul tuo Servizio Mail, ad esempio, o in massa su tutti gli indirizzi del tuo dominio. Scopri di più