Ce guide détaille la possibilité de grouper des contacts au sein de carnets d'adresses Infomaniak de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Préambule

• Créer un groupe de contacts permet de les atteindre plus facilement.
• Cela facilite également l'envoi d'e-mail destiné à tout un type de contacts précis.

Constituer le groupe

Pour gérer les groupes de contacts:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Ajouter un groupe:
   
4. Entrez le nom du groupe.
5. Cliquez sur le bouton bleu pour valider (et ainsi créer automatiquement le “dossier” au nom du groupe choisi, ainsi qu'un second “dossier” obligatoire qui regroupera tous les contacts qui ne seront pas classés dans votre nouveau groupe):
   
6. Glissez ou créez à l'intérieur les contacts qui doivent être associés à ce nouveau groupe:
   
7. L'affichage de tous les contacts montrent à quel carnet ils appartiennent, mais pas dans quel groupe précisément ; cependant lors de l'édition d'un contact, vous pouvez gérer les carnets et les groupes:
   
   • Pour modifier l'appartenance d'un contact à un carnet ou un groupe, il vous suffit de vous cocher/décocher les cases correspondantes ; l'effet est immédiat.

Envoi groupé

Pour envoyer un e-mail au groupe entier:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouveau message.
3. Tapez le début du nom du carnet pour le faire apparaitre et le sélectionner:
   

Vous pouvez également cliquer sur le "A" à gauche du champ de l'adresse destinataire pour ainsi accéder à votre carnet d'adresses et à ses sous-dossiers (groupes de contacts):

Bien sûr il est possible d'utiliser les contacts actuellement dans votre carnet d'adresses afin de leur envoyer un message individuel ou groupé en tapant leurs premières lettres.

Vous pouvez partager l'ensemble d'un carnet d'adresses avec d'autres utilisateurs (utilisateurs que vous aurez invités et sélectionnés évidemment)

mais pas uniquement un groupe précis:

Ce guide explique comment importer un calendrier / agenda sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous ne souhaitez que faire figurer un calendrier Infomaniak en lecture seule sur Google Agenda (app Web & mobile).
• Prenez connaissance de cet autre guide pour plutôt éditer les évènements du calendrier des 2 côtés mais uniquement sur la version mobile de l'app Google Agenda.

Importer un calendrier via une URL

Il est possible d'afficher dans Calendar un calendrier existant et géré à l'extérieur. Il sera automatiquement mis à jour toutes les heures via l'URL que vous spécifiez.

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur ‍ dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur "A partir d'une URL":
   
4. Collez l'URL du calendrier à importer et cochez Je souhaite m'abonner à cet agenda:
   
5. Si nécessaire, choisissez l'Organisation dans laquelle le calendrier sera importé.
6. Cliquez sur Importer le calendrier.

Vous pouvez également passer directement par l'une des Organisations dont vous faites partie:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'organisation dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur "A partir d'une URL":
   

Lier un calendrier Google par son URL “secrète”

L'URL "secrète" d'un agenda Google, que vous pourrez coller à l'étape 3 ci-dessus, se trouve dans les paramètres du calendrier Google:

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du calendrier Google concerné.
2. Cliquez sur Paramètres et partage:
   
3. Descendez dans la page jusqu'à l'obtention de l'URL iCal secrète et cliquez sur les icônes pour visualiser l'URL et/ou la copier:
   
4. Collez l'URL selon la procédure de l'étape 3 du chapitre précédent ci-dessus.

Le calendrier sera visible et affichera régulièrement les éventuelles mises à jour effectuées, sans qu'il soit possible toutefois de l'éditer directement depuis l'interface Infomaniak ; il s'agit d'une "synchronisation unidirectionnelle" avec Google.

Importer des évènements via fichier .ics

Pour accéder aux Actions avancées permettant l'importation, l'exportation et la restauration de calendrier:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Actions avancées dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Importer.
4. Chargez le fichier .ics correspondant à l'exportation effectuée depuis votre fournisseur précédent:
   

Vous pourrez choisir dans quel calendrier existant importer les évènements ou créer un nouvel agenda.

Exporter les données du précédent prestataire

Voici des guides fournis à titre indicatif pour exporter l'agenda d'un fournisseur tiers, ce qui vous permettra de réimporter ces données auprès d'Infomaniak:

• Apple Mail
• Gmail
• Outlook (rubrique Publier > lien ICS)
• Yahoo
• Proton
• Thunderbird

Ce guide explique comment copier ou déplacer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Préambule

• Les contacts peuvent également être gérés au sein de groupes, c'est-à-dire des sous-dossiers de votre carnet d'adresses.

Copier ou déplacer un contact 

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite d'un contact pour choisir la copie ou le déplacement du contact à l'endroit désiré à l'aide d'un assistant:
   

Vous pouvez également cliquer et laisser appuyer la souris tout à gauche de la ligne d'un contact pour copier ou déplacer un contact (ou plusieurs contacts si vous les sélectionnez préalablement) vers le carnet désiré de la barre latérale gauche:

Le comportement par défaut lors d'un déplacement d'une fiche de contact du carnet d'adresses vers un autre dossier ou carnet d'adresses est "déplacer".

En appuyant sur la touche du clavier vous permettant habituellement de copier des fichiers de votre ordinateur (touche ALT en principe) en les glissant d'un endroit vers un autre, vous pourrez "copier" des contacts au lieu de les déplacer.

Ce guide explique comment obtenir des rappels d'évènement de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com) sur un système de discussion comme kChat ou Slack.

Préambule

• Cette fonctionnalité vous permettra d'être notifié dans le fil de discussion de votre choix lorsqu'un évènement est proche.
• Le système de webhook est une méthode pour qu'une application ou un service envoie des informations à une autre application ou service en temps réel, de façon sécurisée et authentifiée.

Annoncez le webhook à Calendar

Pour ajouter le webhook de votre système de discussion sur Calendar :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Intégrations dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter un webhook:
   
    
5. Définissez :
   
   1. Un nom pour identifier facilement le Webhook lorsque vous ajoutez des rappels.
   2. L'URL du webhook (obtenue auprès de votre système de discussion - des exemples sont présentés plus bas dans la FAQ).
   3. Les éléments (repris automatiquement de votre évènement et/ou ajoutés manuellement ici) et leur disposition dans le message qui sera envoyé :
      • Insérez %subject%‍ pour inclure le sujet de l'évènement.
      • Insérez %date%‍ pour inclure la date de l'évènement.
      • Insérez %description%‍ pour inclure la description de l'évènement.
      • Insérez %location%‍ pour inclure l'éventuelle localisation de l'évènement.
6. Cliquez sur Ajoutez.

Créez un évènement avec rappel par chat

Maintenant que Calendar est lié à votre compte de système de discussion, vous pouvez choisir d'être notifié dans une discussion lorsque vous ajoutez un rappel à un évènement :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Créez un nouvel évènement.
3. Cliquez en bas à droite pour afficher les champs supplémentaires:
   
4. Ajoutez un rappel:
   
5. Dans le menu déroulant, choisissez le webhook configuré.
6. Validez les modifications.

Vous recevrez désormais un rappel dans le chat correspondant au webhook.

Exemples pour l'obtention d'un webhook

kChat

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Rendez-vous dans la partie Intégrations.
3. Cliquez sur Webhooks entrants :
   
4. Cliquez en haut à droite sur Ajouter.
5. Complétez les informations requises afin de créer le "bot" qui va poster les messages de relance dans kChat dans le canal de votre choix:
   
6. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook:
   
7. Créez la notification personnalisée dans Calendar (lire plus haut si nécessaire):
   
8. Sélectionnez votre notification personnalisée lors de l'ajout d'un rappel sur votre évènement:
   

Slack
 

1. Cliquez ici afin d'accéder aux WebHooks Slack.
2. Choisissez le fil de discussion dans lequel vos rappels s'afficheront (p. ex. @slackbot ou #general):
   
3. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook.

Créez d'autres webhooks pour définir des rappels dans d'autres fils de discussion.

Personnalisez les relances d'un rappel Slack

Vous pouvez librement utiliser les options de formatage de Slack dans vos notifications. Exemple en français :

N'oubliez pas de %subject% pour le %date%.
À prendre avec le jour J : %description%.
Lieu de l'évènement : %location%

Ce guide explique comment passer d’une Organisation à l’autre depuis votre Manager Infomaniak ou comment se retirer soi-même d'une Organisation à laquelle on appartient.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
• Il est tout à fait possible d’avoir accès à plusieurs Organisations depuis les mêmes identifiants de connexion, et de basculer rapidement de l'une à l'autre.
• Vous pouvez également basculer entre vos Organisations sur ksuite.infomaniak.com ; si vous possédez my kSuite, elle sera toujours proposée en premier.

Afficher une autre Organisation

Pour basculer vers l'une des autres Organisations auxquelles vous appartenez:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos produits (Manager Infomaniak).
2. Cliquez sur le chevron ‍ en haut à gauche de l'interface du Manager.
3. Cliquez sur l’Organisation à laquelle vous voulez accéder.
4. Le changement d’Organisation est immédiat, vous êtes basculé automatiquement:
   
   

Gérer les Organisations / Quitter une Organisation

Pour voir toutes les Organisations auxquelles vous appartenez (parce que vous les avez créées avec votre compte utilisateur ou parce que vous y avez été invité) et éventuellement en supprimer votre appartenance (si vous n'êtes pas le dernier utilisateur ou le seul responsable légal):

1. Cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon profil":
   
   
    
2. Cliquez sur Gérer dans l'encadré Mes Organisations.
3. Cliquez sur l’icône tout à droite du nom de l’Organisation pour y accéder
4. et sur l'icône d'à côté pour la quitter:
   
   
    

Un utilisateur peut quitter de lui-même n'importe quelle Organisation tant que…

• … cet utilisateur n'appartient pas à la kSuite de l'Organisation
• … l'adresse de connexion de cet utilisateur n'est pas dans un Service Mail de l'Organisation
• … cet utilisateur n'est pas le dernier propriétaire de l'Organisation

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires de l'app Web Mail Infomaniak) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment configurer la synchronisation des calendriers/agendas et contacts Infomaniak avec l'app desktop Mozilla Thunderbird (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).

Prérequis

• Obtenir vos informations de synchronisation fournies par l'assistant de synchronisation Infomaniak:
  • adresse du compte: https://sync.infomaniak.com
  • nom d'utilisateur: par exemple AB12345
  • mot de passe d'application en cas de double authentification activée ou ‍celui de votre compte utilisateur Infomaniak si vous n'avez pas activé la 2FA

En cas de problème avec les prérequis ci-dessus… et afin d'obtenir une URL de synchronisation plus élaborée:

1. Ouvrez l'assistant de synchronisation Infomaniak
2. Cliquez sur le lien bleu Sélectionner un appareil
   
3. Choisissez une synchronisation de type GNU/Linux:
   
4. Notez l'URL de synchronisation au complet affichée au point 4 de l'assistant.

Synchroniser calendriers et carnets d'adresses

Se connecter à un carnet d'adresses CardDAV

Avec les dernières versions de Thunderbird, la synchronisation de vos calendriers et carnets d'adresses Infomaniak vous est proposée tout de suite après la configuration de votre adresse mail au sein du logiciel: 

Cliquez dessus ; la configuration démarre:

1. Entrez le nom d'utilisateur et l'URL de synchronisation (lire plus haut):
   
2. Thunderbird demande ensuite le mot de passe (lire plus haut):
   

Une fois l'authentification effectuée correctement, l'application vous montre les carnets d'adresses et vous pouvez choisir lesquels synchroniser.

Se connecter à un calendrier distant

Ajoutez un nouveau calendrier dans Thunderbird:

1. Choisissez Sur le réseau
   
2. Entrez le nom d'utilisateur et l'URL de synchronisation (lire plus haut)
   

Une fois l'authentification effectuée correctement, l'application vous montre les agendas et vous pouvez choisir lesquels synchroniser.

Afficher les calendriers et carnets d'adresses

Vos évènements sont visibles en activant l'agenda depuis le menu Évènements et tâches de Thunderbird.

Vos contacts sont visibles en activant le carnet d'adresses depuis le menu Fenêtre de Thunderbird.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous devez corriger un problème de configuration avec Thunderbird (e-mail, contacts, agendas)…

Ce guide explique comment forcer une synchronisation des contacts & calendriers lorsqu'ils sont synchronisés par l'app kSync sur appareil Android.

Préambule

• L'app kSync ne synchronise que les contacts & calendriers qui sont sélectionnés dans l'application.
• Si vous ajoutez par la suite des calendriers/agendas depuis Calendar ou des carnets d'adresses depuis Contacts, il est donc nécessaire de les ajouter à la synchronisation dans l'application kSync.

Ajouter un agenda / carnet d'adresses à la synchronisation

Pour forcer la synchronisation:

1. Ouvrez l'app mobile kSync sur votre appareil Android.
2. Appuyez sur Actualiser les carnets d'adresses / agendas.

Les nouveaux carnets et agendas apparaissent dans la liste.

Ce guide explique comment modifier l'offre kSuite.

Préambule

• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment (augmenter le nombre d'utilisateurs et la taille de l'espace disque pour le stockage des données)
• Il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre Organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre.
• Pour vous aider à identifier l’offre kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Modifier l'offre kSuite

Pour accéder à la modification de l'offre kSuite :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du nom de la kSuite.
3. Cliquez sur Modifier l'offre:
   

Ce guide explique comment lier un nom de domaine à l'offre kSuite Infomaniak.

Si le nom de domaine se trouve…

… chez Infomaniak, même Organisation

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak et qu'il se trouve dans le même compte utilisateur ou organisation que la messagerie, alors il n'y a rien à faire.

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

... chez Infomaniak, même Organisation et déjà lié à un Service Mail ou kDrive

Pas de souci, vous pouvez transformer vos produits existants en kSuite.

… chez Infomaniak, Organisation différente

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak mais dans un autre compte utilisateur ou Organisation, alors:

• Éditez sa zone DNS en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Déplacez-le au sein de la même Organisation.

… chez Infomaniak avec des DNS externes

Si votre nom de domaine comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire consultez l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels et sélectionnez l'utilisation des DNS Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs avec des DNS externes

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant ceux d'Infomaniak (cela implique d'avoir une zone DNS auprès d'Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Cette zone DNS auprès d'Infomaniak sera configurée correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs mais vous le rapatriez

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et que vous souhaitez le rapatrier au même endroit que votre messagerie Infomaniak, alors:

• Transférez le nom de domaine vers Infomaniak (celui-ci sera configuré correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration).