Ce guide explique comment gérer un calendrier et ses évènements au sein de l'app mobile Google Agenda (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) et/ou l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar) en gardant toutes les données entièrement synchronisées grâce à l'app mobile Infomaniak kSync (application pour smartphone ou tablette Android).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous ne souhaitez que faire figurer un calendrier Infomaniak en lecture seule sur Google Agenda (app Web & mobile).
  • L'inverse est également possible si vous ne souhaitez que faire figurer un calendrier Google en lecture seule sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
• La procédure ci-dessous permet d'éditer les évènements du calendrier des 2 côtés mais uniquement sur la version mobile de l'app Google Agenda.

Synchroniser le calendrier Infomaniak et l'appareil mobile

Prérequis

1. Télécharger l'app mobile Android Google Agenda.
2. Télécharger l'app mobile Infomaniak kSync (application pour smartphone ou tablette Android) ici:
   
   
    
   • L'application kSync est également disponible sur F-droid.
3. Installer kSync.

Ensuite:

1. Ouvrez kSync sur votre appareil Android, un assistant étape par étape vous aidera à configurer l'application selon vos besoins.
2. Autorisez kSync à accéder aux éléments requis sur l'appareil, le calendrier principalement:
   
3. Autorisez l'application à fonctionner en arrière-plan pour une meilleure synchronisation (utilise davantage la batterie).
4. Connectez-vous à votre compte utilisateur Infomaniak:
   
5. Activez le calendrier à synchroniser depuis l'onglet CALDAV:
   
   • En savoir plus sur la configuration de kSync

A ce stade, c'est l'application native de votre appareil Android (Samsung Calendar par exemple sur les appareils de marque Samsung) qui sera synchronisée et affichera les évènements de votre calendrier Infomaniak (il faut parfois activer le compte sur l'application en question):

Un évènement ajouté et/ou modifié sur l'une ou l'autre des interfaces sera automatiquement synchronisé partout:

Activer le calendrier sur Google Agenda

Pour retrouver votre calendrier Infomaniak sur Google Agenda et pouvoir éditer ses évènements:

1. Ouvrez Google Agenda sur votre appareil Android.
2. Appuyez sur le bouton de menu à trois lignes horizontales ☰ en haut à gauche de l'interface.
3. Appuyez sur Paramètres en bas du menu:
   
4. Appuyez sur Gérer les comptes:
   
5. Activez le compte correspondant à votre calendrier Infomaniak:
   
6. Revenez à la page précédente et vérifiez que le calendrier Infomaniak apparaisse bien parmi les comptes et modifiez la couleur si nécessaire:
   
7. C'est terminé, Google Agenda est synchronisé avec le calendrier Infomaniak, un évènement ajouté et/ou modifié sur l'une ou l'autre des interfaces sera automatiquement synchronisé partout:
   

Ce guide explique comment créer un calendrier supplémentaire sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar) puis le définir par défaut.

Préambule

• Définir un calendrier par défaut permet par exemple d’accélérer la création de nouveaux évènements car vous n'aurez plus besoin de modifier à chaque fois le calendrier dans lequel votre prochain évènement sera enregistré.
• Vous ne pouvez définir par défaut que les calendriers vous appartenant directement.

Ajouter un nouveau calendrier/agenda

Pour créer un calendrier supplémentaire:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur ‍ dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur ‍ Nouveau calendrier:
   
4. Entrez un nom pour le calendrier.
5. Choisissez une couleur.
6. Choisissez l'une de vos Organisations dans laquelle créer le calendrier.
7. Cliquez sur le bouton pour créer le calendrier:
   

Modifier le calendrier par défaut

Pour définir l'un de vos calendriers par défaut:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le calendrier par défaut pour ouvrir le menu des choix:
   
5. Choisissez le calendrier voulu dans le champ Calendrier par défaut ; il se place en première position dans vos listes de calendriers:
   

Ce guide explique comment utiliser l'assistant de prise de rendez-vous sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar) et planifier ainsi une réunion entre plusieurs utilisateurs.

Préambule

• Pour créer et configurer simplement un nouvel évènement, prenez connaissance de cet autre guide.

Programmation différée: planifier une réunion

Afin de créer un nouvel évènement en commun grâce à l'assistant de planification:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton de création de nouvel évènement.
3. Cliquez sur Assistant de planification:
   

L'assistant s'affiche sur la droite de l'écran tandis que la partie gauche vous permet de choisir le jour de l'évènement.

Le principe est de trouver le meilleur moment pour prévoir une réunion entre plusieurs utilisateurs de l'Organisation.

Pour cela, les disponibilités de chacun (en fonction de leur emploi du temps et des paramètres définis dans les préférences de calendrier) s'affichent en colonne:

1. Lorsque vous créez un nouvel évènement pour une équipe d'utilisateurs:
   1. Le titre de la réunion est automatiquement généré mais il est possible de le modifier.
   2. La durée de l'évènement (et son positionnement au sein de la journée) peut être modifiée, y compris sur la partie gauche avec le curseur de la souris.
   3. Une éventuelle salle est automatiquement choisie mais il est possible de la modifier.
   4. Les participants peuvent être ajoutés dans une limite maximum de 25:
      

Ce guide explique comment obtenir automatiquement chaque matin dans votre boite de réception Mail et/ou kChat le résumé de vos activités inscrites sur Calendar Infomaniak.

Préambule

• Cette fonctionnalité est désactivée par défaut sur tous les calendriers.
• Ce récapitulatif est envoyé sur votre adresse mail (celle qui sert à la connexion à votre compte utilisateur).
• Il contient la liste de tous les évènements de la journée avec leurs informations les plus importantes (lien kMeet éventuel, localisation, horaires, etc.).
  • Vous pouvez même imaginer transmettre ce planning quotidien à votre équipe ou à votre assistant pour qu'ils sachent à quel moment il est préférable de vous contacter, y compris en faisant une règle de transmission automatique basée sur les critères correspondants au mail reçu.

Obtenir un planning de façon automatique et journalière

Prérequis

• L'envoi d'un résumé sur kChat nécessite de posséder kChat au sein de son Organisation.

Pour commencer la journée en consultant un message dans votre boîte de réception Infomaniak contenant le planning basé sur votre agenda Infomaniak:

1. Cliquez ici afin de vous connecter aux paramètres unifiés de vos apps Web Infomaniak et plus particulièrement aux réglages du rappel quotidien de l'app Calendar.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
   1. Si vous la modifiez, revenez aux réglages en cliquant sur l'élément de rappel quotidien pour accéder aux réglages:
      
3. Cliquez sur le bouton pour Ajouter un rappel quotidien et le configurer:
   

Afin de personnaliser votre rappel selon vos besoins:

1. Sélectionnez le calendrier concerné.
2. Choisissez le mode de réception (Mail, kChat ou les 2).
3. Choisissez le moment où vous souhaitez recevoir le rappel (le soir d'avant ou tôt le jour-même).
4. Choisissez d'inclure ou non les évènements récurrents.
5. Choisissez les jours durant lesquels le rappel quotidien sera envoyé.
6. Validez vos choix en bas de page:
   

Désactiver le rappel journalier

Afin de stopper l'envoi du résumé quotidien par kChat Bot ou par mail:

1. Cliquez sur le lien situé tout en bas de la notification reçue:
   
2. Cliquez sur le rappel à éliminer:
   
3. Supprimez le rappel depuis la page d'édition:
   

Ce guide explique comment afficher un calendrier / agenda avec les dates des jours fériés du canton ou pays de votre choix sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Ces calendriers suggérés peuvent être synchronisés avec vos appareils mobiles et desktop.
• Le calendrier des anniversaires (calendrier qui affiche les dates d'anniversaire de vos contacts lorsque la date est renseignée sur leur fiche du carnet d'adresses) n'est visible qu'au travers de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar) et ne peut être synchronisé avec des outils CalDAV.
  

Afficher les calendriers officiels supplémentaires

Pour ajouter le calendrier des jours fériés ou des vacances scolaires :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le bouton ‍ dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Suggestion de calendriers:
   
4. Faites un choix parmi les calendriers des jours fériés nationaux (par canton ou pays) :
   
    
5. Vous pouvez également ajouter le calendrier officiel des vacances scolaires nationales :
   

Ce guide explique comment ajouter une pièce jointe issue de kDrive à un évènement d'un calendrier / agenda sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Certains logiciels ou applications permettent également d'ajouter une pièce jointe et dans ce cas, si vous synchronisez l'agenda avec celui de votre solution, le fichier attaché est possible jusqu'à la taille maximum de 64 ko.

Ajouter une pièce jointe kDrive

Quand vous créez un nouvel évènement sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar), vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes (liens vers des fichiers du kDrive):

Grâce à ce lien “Insérer un lien kDrive”, vous accédez à kDrive directement depuis la fenêtre de création d'événement Calendar:

Vous pouvez ajouter:

• un lien public (tout le monde peut y accéder) ; cela va créer un lien public sur le fichier kDrive
• un lien restreint (seules les personnes ayant accès peuvent y accéder)

Que l'évènement soit récurrent ou non, vous pouvez ajouter des fichiers qui seront partagés avec ceux qui consultent l'évènement dans le calendrier:
‍

Les invités à l'évènement qui consulteraient la fiche via une application synchronisée, Outlook, Gmail et autres, verront les liens dans la description (comme c'est le cas pour l'éventuel lien kMeet par exemple si une visioconférence est prévue pour l'évènement).

Pour vous aider à identifier l’offre kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Il est bien entendu possible de souscrire à un Hébergement Web Infomaniak depuis le même compte utilisateur et/ou la même Organisation et de construire votre site Web avec l'outil de votre choix comme WordPress ou Site Creator.

Pour vous aider à identifier l’offre d'hébergement la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment diffuser une réunion en ligne kMeet dans un flux séparé accessible par une URL unique grâce au Streaming Vidéo Infomaniak.

Préambule

• Diffuser une réunion type conférence dans un flux de Streaming Vidéo plutôt qu'au sein de l'application kMeet présente plusieurs avantages:
  • Diffusion publique à grande échelle sans avoir à restreindre l'accès à une audience limitée aux personnes invitées.
  • Attirer un public plus large, comme les conférences, webinaires ou évènements en direct où des centaines ou milliers de spectateurs peuvent suivre l'événement sans rejoindre un appel privé.
  • Permet de toucher un nombre illimité de spectateurs.
  • Nul besoin de gestion d'accès pour chaque participant, le flux est simplement consultable via un lien.
  • Un simple navigateur Web suffit pour accéder au flux de streaming.
  • Accès passif: les spectateurs ne sont pas forcés de participer activement ou d'interagir ; ils peuvent simplement regarder l'événement sans s'enregistrer ou se connecter, ce qui convient mieux aux grands événements.
  • Pas d'interruptions vocales ou de perturbations liées à la gestion des micros ; cela permet de garder un flux plus fluide et centré sur l'intervenant.
  • Résolution de diffusion plus élevée quand kMeet peut être limité par des contraintes de bande passante et une qualité vidéo moindre pour éviter la surcharge réseau.

Créer le lien de partage en Streaming Vidéo

Prérequis

• La diffusion d'un flux vidéo kMeet au sein d'un flux de Streaming vidéo est possible avec l'offre kSuite Pro ou Entreprise uniquement.
• Il faut être modérateur du kMeet pour pouvoir créer un lien de diffusion live mais il n'est pas nécessaire de posséder une offre de Streaming vidéo Infomaniak.

Ensuite:

1. Démarrez kMeet via ksuite.infomaniak.com/kmeet ou depuis l'une des applications pour ordinateur ou appareils mobiles.
2. Une fois dans la réunion, cliquez sur le menu d'action ○○○ dans la barre d'outils kMeet.
3. Choisissez de Démarrer la diffusion en direct:
   
4. Cliquez sur le bouton pour Démarrer:
   
5. Patientez le temps de la création du flux de Streaming Vidéo:
   
6. Au même endroit, une fois le lien du stream affiché, cliquez sur l'icône à droite pour copier l'URL correspondant au flux en direct ; collez l'URL dans un message à l'attention des participants ou de toute personne devant assister à la diffusion en direct.
7. Un symbole affiché sur kMeet ainsi qu'un signal sonore affiche le début de la diffusion via Streaming Vidéo:
   

Le flux est diffusé en continu pendant maximum 24 heures, et ne sera plus accessible dès que la réunion kMeet est stoppée.

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis.
   
   
    

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran.
3. Sortez si nécessaire de la sélection de messages par le bouton Annuler en haut de l'écran:
   
   ‍

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.

Ce guide vous aide à démarrer kSuite en y intégrant un kDrive déjà présent dans votre Organisation.

Préambule

• Le kDrive fera partie intégrante de la nouvelle kSuite.
• Le nombre minimum d'utilisateurs dans l'offre kSuite choisie se basera sur le nombre d'utilisateurs de l'offre kDrive existante.
• Les utilisateurs du kDrive deviendront utilisateurs kSuite.
• Pour vous aider à identifier l’offre kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Faire évoluer mon kDrive vers kSuite

Prérequis

• Ne pas encore avoir de kSuite sur l'Organisation.
• Posséder une offre kDrive payante et hors période d'essai.
• Etre Responsable légal ou Administrateur de l'Organisation.

Créer une nouvelle kSuite à partir de votre kDrive existant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Gérer.
3. Cliquez sur Faire évoluer l'offre.
   

Vous pouvez également le faire depuis…

• … un bandeau d'information visible sur la page d'accueil de votre interface Manager:
  
• … un bandeau d'information visible sur l'interface en ligne de kDrive directement:
  

Vous pouvez également intégrer votre Service Mail si celui-ci est actuellement hors d'une kSuite.

Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènements depuis Calendar, pour par exemple organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.

Configurer les salles de réunion

Prérequis

• Créer des salles requiert les droits “Administrateur“ et “Responsable légal“.

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Renseignez les informations essentielles telles que la dénomination, la localisation précise (adresse complète, niveau), une couleur, le nombre maximum de personnes pouvant être accueillies:
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce et l'étage en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Actions sur la salle créée

Si vous avez plusieurs salles similaires, vous pouvez accélérer leur création en dupliquant la première:

• Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de la salle concernée dans le tableau qui s'affiche:
  

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
4. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite.
5. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier:
   
6. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation:

Votre espace kSuite dédié (ksuite.infomaniak.com) affiche également une vue des disponibilités de vos salles en temps réel, avec la possibilité d'en réserver une en quelques clics, ce qui vous fera gagner du temps dans l'organisation de vos réunions:

L'offre kSuite d'Infomaniak facilite la création puis l'utilisation de différents produits Infomaniak (kDrive, Service Mail, kChat...) articulés autour d'un nom de domaine.

Migrer vers kSuite

Si vous souscrivez à kSuite, vous obtenez des produits distincts de vos produits existants.

Mais si vous possédez déjà un kDrive ou un Service Mail, vous pouvez faire évoluer vos produits vers kSuite:

• Prenez connaissance de ce guide pour faire évoluer un kDrive vers une kSuite…
• Prenez connaissance de cet autre guide pour faire évoluer un Service Mail vers une kSuite…

Pour vous aider à identifier l’offre kSuite la plus adaptée à vos besoins, prenez connaissance de cet autre guide.

Et l'inverse ?

Vous ne pouvez pas dissocier des produits kSuite en produits distincts de l'offre.

Si vous souhaitez résilier un produit parmi ceux de votre kSuite, il faut résilier kSuite dans son ensemble, en ayant préalablement sauvegardé les informations à conserver, puis recommander les produits correspondants à ces informations.

Ce guide explique comment avoir plusieurs noms de domaine liés à une kSuite existante, en lui ajoutant des noms de domaine supplémentaires.

Prérequis

• Posséder le nouveau nom de domaine (au besoin il faudra le créer au préalable).
• Prendre connaissance des indications de cet autre guide en appliquant les indications correspondant à votre situation (ceci afin que le nom de domaine fonctionne lorsqu'il sera rattaché à votre kSuite).

Ajouter un nom de domaine à kSuite

Une fois que le nouveau nom de domaine est prêt à être utilisé aux côtés de l'ancien, il faut l'ajouter à kSuite :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur kSuite dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Domaines:
   
5. Cliquez le bouton bleu Ajouter un domaine alias:
   
6. Cliquez le bouton bleu Ajouter un domaine lié:
   

Vous pouvez également envisager une inversion du nom de domaine supplémentaire lié à kSuite, avec son domaine principal, ceci afin de modifier le nom de domaine de votre kSuite.

Ce guide explique comment imprimer un calendrier / agenda depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Imprimer le contenu d'un calendrier / agenda

Si vous utilisez seulement la fonction d'impression de votre navigateur avec Calendar, vous imprimerez l'interface et pas forcément le contenu du calendrier. Afin d'imprimer la liste de votre planning (quel que soit le mode d'affichage habituellement sélectionné):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur l'icône d'imprimante situé en haut à droite:
   

Ce guide explique comment ajouter ou supprimer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter une nouvelle fiche de contact dans un carnet d'adresses:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur Nouveau contact en haut à gauche.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter le contact.
4. Remplissez les informations principales (ou additionnelles grâce au lien en bas à droite).
5. Validez avec le bouton Enregistrer:
   

Ajouter à partir de contacts fréquemment utilisés

Vous pouvez compléter un carnet d'adresses à partir des contacts fréquents suggérés par l'app (en fonction de votre utilisation de l'app Web Mail). Les nom/prénom/e-mail seront pré-remplis si disponible:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Cliquez sur Contacts suggérés dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du contact concerné…
4. … ou sur le menu d'action ⋮ dans le volet latéral droite.
5. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à un carnet d'adresses existant:
   
6. Complétez les informations du contact si nécessaire puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter d'un coup l'ensemble des contacts suggérés:

1. Cliquez en haut de colonne pour sélectionner tous les contacts.
2. Cliquez ensuite sur l'icône apparue en haut de tableau.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter les contacts.
4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer tous les contacts sélectionnés:
   

Supprimer un ou plusieurs contacts

Pour retirer un contact de vos listes:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/contacts).
2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel supprimer vos contacts:
   
3. Sélectionnez le ou les contacts à supprimer.
4. L'icône Corbeille s'affiche en tête de colonne, vous permettant ainsi la suppression des contacts sélectionnés:
   
   • Attention l'affichage de tous les contacts ne permet pas toujours une suppression, si parmi eux se trouvent des contacts d'Organisations dont vous n'êtes pas administrateur.

Ce guide explique comment utiliser le gestionnaire de tâches présent sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar/tasks).

Gérer ses tâches à effectuer

Pour ajouter une tâche sur le gestionnaire de tâches :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Tasks (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar/tasks)…
   • … également accessible depuis votre agenda en cliquant sur l'icône des Tâches dans le menu latéral droite:
     

Le gestionnaire une fois ouvert, vous pouvez Créer une tâche en haut à gauche, liée au calendrier spécifié à droite du bouton.

Si vous ajoutez une date d'échéance à votre tâche celle-ci s'affichera sur l'agenda correspondant:

Vous pouvez également filtrer et trier vos tâches affichées grâce au bouton situé en haut à droite du gestionnaire, à côté de la croix permettant de le fermer:

Pour synchroniser des tâches avec un appareil Android, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment enregistrer et exporter vos contacts depuis des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Préambule

• Il n'est pas possible d'exporter un annuaire de l'Organisation.
• Le format obtenu lors de l'exportation est le type VCard (.vcf).

Exporter des contacts

Pour choisir les contacts ou le carnet d'adresses à exporter:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le chevron ‍ pour développer la partie Actions avancées.
3. Cliquez sur Exporter.
4. Cliquez sur le carnet d'adresses à exporter.
5. Cliquez sur le bouton Exporter:
   
6. Choisissez l'emplacement sur votre appareil où sauvegarder le fichier avec vos contacts.

Ce guide concerne kSuite et la possibilité pour les utilisateurs de définir un statut ainsi que de gérer l'affichage de la présence ou de l'absence.

Préambule

• Une fois défini, votre statut personnalisé est visible par les utilisateurs de l'Organisation sur différentes pages liées à kSuite :
  • page d'accueil ksuite.infomaniak.com
    
  • Mail
    
  • Agenda
    
  • Contacts
    
  • kDrive
    
  • Euria
    
  • Chk
    
  • kPaste
    
  • kMeet
    
• Un statut de présence différent du statut par défaut, comme "Ne pas déranger", peut affecter certaines notifications.

Mettre à jour le statut du profil kSuite

Pour cela:

1. Cliquez ici pour accéder à l'interface kSuite.
2. Cliquez sur le badge avec vos initiales/avatar en haut à droite.
3. Cliquez sur En ligne pour choisir un autre statut si nécessaire (absent ou ne pas déranger)…
4. … ou cliquez sur Définir un statut personnalisé. pour saisir un statut personnalisé ou en choisir un parmi les suggestions:
   
5. Indiquez une date d'expiration si nécessaire et enregistrez :
   

Ce guide explique comment obtenir et installer une application sur ordinateur à partir de certaines interfaces Infomaniak comme celle de kSuite ou celles qui permettent de gérer vos calendriers/agendas ou vos carnets d'adresses.

Installer une progressive web app (PWA)

Une Progressive Web App (PWA) est une application conçue pour le Web et offrant une expérience semblable à celle d'une application mobile. Les PWA sont rapides et offrent de nombreuses fonctionnalités disponibles sur les appareils mobiles. Elles peuvent par exemple fonctionner hors connexion et envoyer des notifications.

Télécharger l'app (PWA) Calendar Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

2. Cliquez sur l'icône spécifique et dédiée aux PWA dans la barre d'adresses du navigateur:

Sur certains appareils, il faut choisir l'option “Ajouter à l'écran d'accueil” pour pouvoir “créer” l'application autonome.

Supprimer l'application Calendar Infomaniak

1. Ouvrez l'application concernée précédemment créée.
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ .

3. Cliquez sur Désinstaller:

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur kSuite.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres.

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de kChat sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   
3. Cliquez sur Créer un utilisateur kSuite.
4. Cliquez sur Suivant:
   
5. Entrez prénom et nom de l'utilisateur, et définissez son rôle en tant qu'utilisateur simple:
   
   • Représentant légal
     • Responsabilité légale de l'organisation
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Administrateur
     • Peut gérer tous les produits et utilisateurs
     • Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
   • Utilisateur‍
     • Peut gérer les produits que vous autorisez‍
     • Peut gérer la comptabilité si vous l'autorisez‍
6. Ne pas créer d'adresse mail pour l'utilisateur et indiquer son adresse mail existante à laquelle envoyer l'invitation:
   • Vous pouvez forcer ce futur utilisateur à devoir se connecter avec cette adresse mail ou l'autoriser à spécifier une autre adresse mail (utile notamment s'il a déjà un compte utilisateur auprès d'Infomaniak avec un autre identifiant de connexion).
   • Ajouter l'utilisateur à votre kSuite avec le bouton à bascule (toggle switch).
7. Cliquez sur le bouton Inviter:
   

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord des utilisateurs de l'Organisation indique bien cet état:

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'Organisation détenant kChat:

1. L'utilisateur invité reçoit l'invitation sur son adresse mail et clique sur le bouton Accepter l'invitation:
   
2. Il spécifie ses coordonnées ainsi que l'adresse mail / mot de passe qu'il souhaite utiliser et termine l'inscription:
   
3. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité.
4. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui ; dès son ajout, le nouvel utilisateur reçoit un message de kChat.bot lui souhaitant la bienvenue:
   

Un accès à kSuite, et pas un accès à la gestion de kSuite !

Il est important de différencer l'utilisation de l'app kChat (au sein de kSuite) et la gestion de kSuite elle-même.

Dans l'exemple d'invitation ci-dessus, le nouvel utilisateur a été invité à rejoindre kChat, il compte comme un utilisateur de la kSuite quand un administrateur accède à la gestion des utilisateurs de sa kSuite:

Par contre, ce nouvel utilisateur ne pourra pas directement gérer la kSuite à laquelle il a été invité puisque son rôle (défini au premier point 5 ci-dessus) ne l'y autorisait pas.

C'est la raison pour laquelle cet utilisateur ne verra aucun lien actif dans la partie Outils Collaboratifs → kSuite de son Manager Infomaniak. Il lui faudra basculer vers les applications Infomaniak grâce au menu ‍ en haut à droite:

A noter que si nécessaire, cet utilisateur pourra commander sa propre kSuite sans lien avec la kSuite à laquelle il a été invité.