Ce guide est destiné aux clients d'Infomaniak ayant une entreprise enregistrée dans un pays de l'Union européenne (UE) et détaille comment renseigner ou modifier son numéro de TVA européen pour permettre l'application des règles de facturation adéquates.

Préambule

• Les entreprises de l'UE peuvent bénéficier du mécanisme d'autoliquidation de la TVA en fournissant un numéro de TVA intracommunautaire valide. Dans ce cas, Infomaniak ne collecte pas la taxe, et il appartient à l'entreprise de déclarer et de régler la TVA dans son pays de résidence.
• Pour une entreprise suisse, ce numéro n'est pas applicable :
  • La Suisse a son propre système fiscal distinct de celui de l'UE.
  • Les entreprises suisses sont soumises à la TVA suisse et ne sont pas concernées par les mécanismes d'autoliquidation propres aux échanges intracommunautaires de l'UE.

Ajouter votre numéro de TVA

Pour ajouter ou modifier le numéro TVA en tout temps :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des coordonnées de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.
2. Remplissez le champ numéro TVA :
   
3. Prenez connaissance et cochez la case des conditions générales d'utilisation, puis cliquez sur Enregistrer.

Si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide au sujet des autres paramètres modifiables.

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'option Renewal Warranty pour les produits Infomaniak.

Préambule

• Renewal Warranty est une mesure de sécurité supplémentaire pour s'assurer de la continuité de vos produits dans le cas ou vous n'auriez pas pu renouveler les produits dans les délais ou qu'un renouvellement automatique n'aurait pas fonctionné ; elle permet de vous assurer d'éviter toute coupure de service.
• Infomaniak va renouveler les produits pour vous et émettra une facture que vous retrouverez sur votre compte.
• Cette option est disponible à la commande (sauf pour le produit NAS Synology) ou après l'achat.

Activer l'option Renewal Warranty

Un produit à la fois

Afin d'activer Renewal Warranty sur le produit de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des paiements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Choisissez d'activer l'option:
   
4. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Tous les produits à la fois

Afin d'activer Renewal Warranty sur plusieurs de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des renouvellements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur la case en haut de colonne afin de sélectionner tous vos produits en 1 clic.
3. Cliquez sur le bouton Gérer les renouvellements.
4. Choisissez d'activer l'option:
   
5. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Désactiver l'option Renewal Warranty

Un produit à la fois

Afin de désactiver Renewal Warranty sur le produit de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des paiements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Choisissez de désactiver l'option:
   
4. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Tous les produits à la fois

Afin de désactiver Renewal Warranty sur plusieurs de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des renouvellements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur la case en haut de colonne afin de sélectionner tous vos produits en 1 clic.
3. Cliquez sur le bouton Gérer les renouvellements.
4. Choisissez de désactiver l'option:
   
5. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Infomaniak met un point d'honneur à sécuriser les données grâce à une approche intégrale et diversifiée de la sécurité. Pour les lanceurs d'alerte, l'entreprise a mis en place un dispositif interne permettant de signaler des irrégularités en toute sécurité et anonymat, sans crainte de représailles. Ce mécanisme de protection est connu et accessible à tous les employés, renforçant ainsi la transparence et la responsabilité au sein de l'organisation.

Délais de traitement

Infomaniak démontre son engagement avec des mesures concrètes et efficaces pour protéger ceux qui signalent des anomalies. L'entreprise s'engage à traiter chaque signalement effectué via son formulaire d'abuse dans des délais définis afin d'assurer une réactivité optimale et maintenir la confiance de ses utilisateurs.

Pour garantir un traitement efficace et transparent, Infomaniak a établi un processus structuré avec des échéances précises:

1. Elle s'engage à accuser réception de tous les signalements dans les 24 heures suivant leur soumission, permettant ainsi aux déclarants de confirmer que leur demande a bien été prise en compte par les équipes techniques compétentes.
2. Dans un second temps, l'entreprise réalise une évaluation préliminaire sous 5 jours ouvrables pour déterminer la recevabilité du signalement et identifier les ressources nécessaires à son traitement. Cette phase permet de classifier le niveau de priorité et d'orienter le dossier vers les équipes spécialisées appropriées.
3. Lorsqu'une investigation s'avère nécessaire, Infomaniak conduit une analyse approfondie sous un délai maximal de 30 jours ouvrables, selon la nature et la complexité du cas signalé. Cette période permet aux équipes de sécurité de mener les vérifications techniques requises, de collecter les preuves nécessaires et d'évaluer l'impact potentiel de la situation rapportée.
4. Enfin, l'entreprise s'engage à finaliser l'analyse et mettre en œuvre les actions correctives appropriées sous un délai de 60 jours ouvrables lorsque cela est techniquement possible.

Cette dernière étape inclut la mise en place de mesures préventives, la communication des résultats aux parties concernées et le suivi des recommandations émises pour éviter la récurrence des problèmes identifiés.

Infomaniak s'engage également à tenir au courant les plaignants des suites données à une réclamation, pour autant que le plaignant ait remplit le formulaire en indiquant une adresse mail de contact.

Ce guide explique comment se déconnecter d'un compte Infomaniak (= compte utilisateur) depuis le Manager Infomaniak. Une fois la déconnexion établie, il est facile de se reconnecter dans un compte Infomaniak différent, et d'accéder ainsi à une autre Organisation ou à un utilisateur ayant un rôle différent dans la même Organisation.

Se déconnecter et se reconnecter avec des identifiants Infomaniak

Pour se déconnecter d'un compte Infomaniak et effectuer une reconnexion dans un autre:

1. Cliquez sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Déconnexion:
   
3. Cliquez sur Changer d'utilisateur:
   
4. Choisissez un autre utilisateur pré-enregistré…
5. … ou cliquez sur le bouton ‍ pour vous connecter avec de nouveaux identifiants…
6. … ou encore, supprimez l'un des utilisateurs déjà mémorisé:
   
7. Entrez les informations de connexion et cliquez sur le bouton Connexion.

Lorsque vous vous serez connecté avec plusieurs utilisateurs différents depuis le même appareil, vous pourrez retrouvez vos différents comptes Infomaniak et basculer de l'un à l'autre:

1. Cliquez sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le chevron ‍ Mes comptes pour développer les comptes mémorisés.
3. Cliquez sur un compte parmi ceux inactifs pour basculer vers celui-ci.
4. Cliquez sur le bouton Gérer les comptes pour ajouter ou retirer l'un de vos comptes (lire dès le point 4 du chapitre ci-dessus):
   
    

Si votre utilisateur est rattaché à plusieurs Organisations, il peut simplement basculer de l'une à l'autre sans avoir besoin de se déconnecter et reconnecter.

Ce guide explique comment ajouter un Client dans le cadre du Programme Partenaire d’Infomaniak.

Prérequis

• Seuls les responsables légaux de l’Organisation Partenaire sont autorisés à ajouter des Clients.

Ajouter un Client "sous gestion"

Pour ajouter un Client dans le cadre de votre activité de Partenaire:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos Clients sous gestion sur l'Espace Revendeur du Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton bleu “Ajouter un client” en haut à droite:
   
3. Suivez la procédure pour terminer:
   
4. La demande en attente sera visible sur votre Manager:
   
   • Le Client recevra un e-mail avec la demande des différents accès et aura la possibilité de décider d’accorder des droits d’accès différents de ceux demandés par le Partenaire.
   • Une fois l’invitation acceptée par un Client, vérifier les droits d’accès accordés ainsi que les moyens de paiement utilisés (si applicable) sur le profil de votre Client.

Accéder au compte du Client et à ses produits…

... en tant que responsable légal ou administrateur Partenaire

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos Clients sous gestion sur l'Espace Revendeur du Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez si nécessaire sur l'onglet des Clients validés.
3. Cliquez sur l'icône à droite du Client concerné dans le tableau qui s'affiche pour accéder à son Manager.
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du Client concerné dans le tableau qui s'affiche pour accéder à davantage d'options (comme l'export de données dans un fichier CSV (format .csv) par exemple):
   

… en tant que collaborateur de l'Organisation Partenaire

1. Cliquez ici afin d'accéder au Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le chevron ‍ en haut à gauche de votre menu latéral gauche.
3. Cliquez sur l'onglet Clients.
4. Cliquez sur le Client concerné dans le menu qui s'affiche pour accéder à son Manager Infomaniak:
   

Ce guide explique comment donner un accès à un Partenaire (parmi les Partenaires référencés par Infomaniak) aux produits de votre Organisation présents sur le Manager Infomaniak, c'est-à-dire l'interface d'administration de vos produits.

Préambule

• Si le Partenaire était déjà lié à l'Organisation du Client avant l'invitation, comme utilisateur externe par exemple, son statut est donc mis à jour une fois le partenariat débuté.
• L'invitation en cours peut être renvoyée ou supprimée avant son acceptation en cliquant sur Partenaire dans le menu latéral gauche du Manager du Client:
  
• En tout temps un partenariat peut être rompu.

En tant que Client, ajouter un Partenaire connu

Prérequis

• Etre Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.

Pour autoriser l'accès d'un Partenaire à certains de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'ajout d'un Partenaire sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?):
   
2. Entrez le nom ou l'adresse mail du Partenaire à qui vous allez accorder un accès.
3. Cochez la case pour sélectionner le Partenaire concerné parmi les résultats de recherche.
4. Cliquez sur le bouton bleu pour Continuer:
   
5. L'étape suivante vous propose un choix important au sujet des permissions accordées au Partenaire ; les 2 possibilités sont détaillées ci-dessous…

Accorder au Partenaire un accès...

... limité

1. Cliquez sur le bouton de gauche pour choisir de donner au Partenaire un accès limité: 
   
2. Cliquez sur le bouton pour Continuer.
3. Cliquez sur la catégorie de produit concernée puis, dans le volet qui s'ouvre, sur le produit concerné ; recommencez pour tous les différents produits auxquels vous souhaitez accorder un accès:
   
4. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer:
   
5. Un e-mail est automatiquement envoyé au Partenaire invité dans lequel un lien lui permet d'accepter (ou refuser) la proposition de gestion:
   
6. Une fois la proposition acceptée, le tableau de bord Partenaire donne accès à l'Organisation du Client et aux produits auxquels un droit d'accès lui a été accordé.

... complet

1. Cliquez sur le bouton de droite pour choisir de donner au Partenaire un accès complet.
2. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer:
   
3. Le Client doit choisir s'il confie également son porte-monnaie au Partenaire.
4. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer:
   
5. Un e-mail est automatiquement envoyé au Partenaire invité dans lequel un lien lui permet d'accepter (ou refuser) la proposition de gestion:
   
6. Une fois la proposition acceptée, le tableau de bord Partenaire donne accès à l'entière Organisation du Client.

Ce guide explique quelles sont les différences entre les deux types d'autorisation d’accès possibles à choix lorsque le Partenaire souhaite débuter un partenariat en choisissant le Client qu'il aura sous gestion.

Accès limité

Lors de ce choix:

• le Client
  • accorde à son Partenaire l’accès spécifiquement à certains produits
  • peut avoir plusieurs Partenaires en accès limité sur son Organisation à condition qu'ils gèrent des produits différents
• le Partenaire
  • gère uniquement les produits dont le Client lui a attribué la gestion (Gestion limitée des produits)
  • peut gérer les utilisateurs et les équipes de travail du Client (Gestion des utilisateurs)
  • ne peut pas commander et renouveler des produits pour son Client (Commandes et renouvellements)
  • perçoit un revenu lorsque le Client effectue des achats ou renouvelle des produits pour lesquels le Partenaire a la gestion (Revenu)

Accès complet

Lors de ce choix:

• le Client
  • accorde à son Partenaire l’accès à tous ses produits (Gestion complète des produits)
  • ne peut avoir qu'un seul Partenaire en accès complet sur son Organisation
• le Partenaire
  • peut gérer les utilisateurs et les équipes de travail du Client (Gestion des utilisateurs)
  • peut commander et renouveler des produits pour son Client (Commandes et renouvellements)
  • perçoit un revenu pour toute commande ou renouvellement de produit (Revenu)
  • bénéficie des remises revendeur lors de l'achat ou du renouvellement de produits pour son Client, uniquement s'il utilise ses propres méthodes de paiement (Remises)
• le Client & le Partenaire peuvent définir quels seront les moyens de paiement utilisés pour les commandes et les renouvellements (Méthodes de paiement)

Ce guide explique comment un Client peut ajuster les droits d'accès confiés à un Partenaire Infomaniak afin que ce dernier puisse accéder aux produits de façon plus large, ou ne plus y accéder du tout.

Prérequis

• Avoir autorisé un Partenaire à accéder à vos produits (et donc être devenu le Client d'un Partenaire).
• Comprendre les différences entre les 2 types d'autorisations pouvant être définies depuis le Manager.

Modifier l'accès du Partenaire à vos produits

Pour accorder de nouveaux accès au Partenaire en tant que Client:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos partenariats sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du Partenaire concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur Modifier les droits d'accès:
   
4. Cliquez sur le type de droits d'accès que vous souhaitez accorder (limité à une sélection de produits ou accès complet):
   
5. Cliquez sur le bouton bleu Continuer et suivez l'assistant jusqu'au bout.

Supprimer l'accès du Partenaire à vos produits

Pour couper l'accès à un produit à un Partenaire:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos partenariats sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du Partenaire concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur Modifier les droits d'accès.
4. Basculez si nécessaire vers la gestion limitée de vos produits:
   
5. Sélectionnez ou désélectionnez les produits concernés au sein des différentes catégories de produits:
   
6. Continuez pour confirmer la suppression des accès.

Vous pouvez également stopper entièrement la collaboration avec un Partenaire Infomaniak.

Ce guide vous aide à comprendre les notions de remise et de cashback (revenu) récurrent dans le cadre du Programme Partenaire d’Infomaniak.

Prérequis

• Comprendre les différences entre les 2 types d'autorisations liant un Client au Partenaire, pouvant être définies depuis le Manager.
• Comprendre les différences entre les 2 types de moyens de paiement liant un Client au Partenaire, pouvant être définies depuis le Manager.

Cashback

Il s’agit d’un montant égal à la différence entre le prix public et le prix préférentiel dont bénéficie le Partenaire en tant que revendeur d'Infomaniak.

Ce montant est reversé sous forme d'un cashback sur le compte prépayé du Partenaire dans les cas suivants:

Partenariat en accès complet (moyens de paiement du Client)

• Quand le Client effectue une commande ou un renouvellement de produit.
• Quand le Partenaire effectue une commande ou un renouvellement de produit pour le compte de son client en utilisant les moyens de paiement de son client.

Partenariat en accès complet (moyens de paiement du Partenaire)

• Quand le Client effectue une commande ou un renouvellement de produit.

Partenariat en accès limité

• Le Client effectue une commande ou un renouvellement de produit dont le Partenaire à la gestion.

Remise

Un Partenaire bénéficie de remises sur les commandes et renouvellement de par son statut de revendeur Infomaniak. La remise s’applique dans le cas suivant:

Partenariat en accès complet (moyens de paiement du Partenaire)

• Quand le Partenaire effectue une commande ou un renouvellement de produit pour le compte de son client en utilisant ses moyens de paiement-

Cumulation

La remise se cumule au tarif dégressif des hébergements Web/Mail.

Avec 35 hébergements Web, vous ne payez par exemple que CHF 208,32 / mois HT par hébergement au lieu de CHF 347,20, ce qui représente une réduction totale de - 40%.

Détail du calcul en CHF (HT):

• prix normal pour 35 hébergements Web: CHF 347,20
• avec remise Partenaire de 20%: CHF 277,76
• tarif partenaire final avec tarif dégressif de 25%: CHF 208,32

Détail du calcul en euro (HT):

• prix normal pour 35 hébergements Web: 201,25 €
• avec remise Partenaire de 20%: 161 €
• tarif partenaire final avec tarif dégressif de 25%: 120,75 €

Le tarif dégressif (- 25%) s'applique donc au montant résiduel après application de la remise partenaire (- 20%).

Ce guide explique comment mettre fin à un partenariat entre un Client et un Partenaire dans le cadre du Programme Partenaire d’Infomaniak.

Arrêter le partenariat…

... en tant que Client

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos partenariats sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du Partenaire concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur Arrêter la collaboration:
   
4. Confirmez une première fois le retrait du Partenaire.
5. Validez définitivement en renseignant le mot de passe du compte Infomaniak.
6. Le partenariat a bien été rompu.

... en tant que Partenaire

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos Clients sous gestion sur l'Espace Revendeur du Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du Client concerné dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur Arrêter la collaboration:
   
4. Confirmez une première fois le retrait du Client.
5. Validez définitivement en renseignant le mot de passe du compte Infomaniak.
6. Le partenariat a bien été rompu.

Ce guide explique les différences entre les deux types de modes de paiement possibles au sein d'un partenariat (avec accès complet accordée au partenaire).

En effet, dans le contexte de l'ajout d'un Partenaire pour la gestion de vos produits, si vous accordez tous les droits, vous devrez décider s'il faut également leur confier la totalité de la partie facturation.

Modes de paiement ...

... du Client

Dans ce cas:

• Le Client gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements effectués par le Partenaire.
• Le Partenaire:
  • Paye le prix public et recevra un revenu (cashback) dans leur compte en fonction des avantages qu'ils reçoivent en tant que revendeur Infomaniak
  • Reçoit également un revenu (remboursement) pour toute commande et tout renouvellement effectués directement par leur client.
• Les factures ne seront accessibles qu'au sein de l'organisation du Client, et le Partenaire n'y aura pas accès.
• Les produits seront installés directement au sein de l'Organisation du client.

... du Partenaire

Dans ce cas:

• Le partenaire
  • Gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements faits pour son client
  • Bénéficie directement des rabais aux revendeurs lors de la commande et du renouvellement pour le compte de leur client
  • Reçoit également un revenu (remboursement) pour toute commande et tout renouvellement effectués directement par leur client.
• Les factures ne seront disponibles qu'au sein de l'organisation du Partenaire, et le Client n'y aura pas accès.
• Les produits seront installés directement au sein de l'organisation du client.

Modifier le mode de paiement

Dans le cadre de l'octroi du plein accès à un associé, le Client peut changer le type de mode de paiement utilisé dans le partenariat à tout moment:

1. Connectez-vous au Gestionnaire d'Infomaniak (manager.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Partenaire dans le menu de la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur le nom du partenaire concerné:
   
    
4. Cliquez sur l'icône du crayon en haut de la page à droite de Paiement:
   
5. Modifiez et vérifiez les informations souhaitées.

Le Partenaire recevra une notification de la modification par mail.

Prenez également connaissance de cet autre guide.

Ce guide vous aide à résoudre les erreurs de connexion sur les applications mobiles Infomaniak (kDrive, Euria, SwissTransfer, Mail) lorsque le message de sécurité "votre appareil n'est pas reconnu comme sûr" s'affiche sur Android.

Difficultés de connexion "Votre appareil n'est pas reconnu comme sûr"

Ce blocage est lié aux protocoles de sécurité de Google (Google Play Integrity API). Infomaniak utilise ces normes pour garantir que les données ne sont pas consultées sur un appareil dont la sécurité pourrait être compromise.

Cela survient généralement dans les cas suivants :

• Utilisation d'un système d'exploitation non officiel (Custom ROM / LineageOS).
• Appareil "rooté" ou bootloader déverrouillé.
• Version d'Android trop ancienne ou non certifiée par Google.
• Certains modèles de smartphones (ex: Huawei sans services Google officiels).

Solution de contournement immédiate

Si votre appareil est sain mais que le message persiste, vous pouvez contourner le blocage en forçant une nouvelle authentification manuelle :

1. Sur l'écran de connexion de l'application, cliquez sur l'icône flèche/chevron vers le bas située à côté de votre compte ou de votre avatar.
2. Sélectionnez l'option "Se connecter avec un autre compte" (même s'il s'agit du même compte).
3. Saisissez manuellement vos identifiants (adresse email Infomaniak et mot de passe).

Cette méthode permet d'ignorer le jeton de connexion précédent et de valider l'accès via une nouvelle session sécurisée.

Ce guide explique comment récupérer l'accès aux services Infomaniak (manager.infomaniak.com et ksuite.infomaniak.com/mail notamment) en cas de problème avec l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) si c'est cette méthode de sécurité que vous avez choisi lors de l'activation de la 2FA (double authentification).

Avant de changer d'appareil mobile 

Si vous prévoyez de changer d'appareil iOS / Android sur lequel l'app kAuth est installée, avant cela‍ :

• Connectez-vous une dernière fois avec la 2FA sur le Manager Infomaniak.
• Supprimez la sécurité temporairement (ou modifiez la méthode de vérification afin d'obtenir un code par SMS par exemple).
• Puis sur le nouvel appareil, installez et ouvrez l'app mobile kAuth afin de vous re-authentifier avec la 2FA via kAuth !

Après un changement d'appareil mobile

Si c'est trop tard et que vous n'avez pas suivi la méthode ci-dessus, vérifiez quand même dans l'app mobile kAuth si votre compte est toujours présent ; il se peut que vous ne receviez juste plus la notification de demande d'autorisation de connexion OUI / NON et dans ce cas:

1. Ouvrez l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil.
2. Appuyez sur le compte concerné.
3. Notez le code temporaire qui s'affiche.
4. Entrez ce code sur la page de connexion au Manager.
5. Une fois connecté, désactivez la double authentification.
6. Puis reconfigurez la double authentification en choisissant kAuth et en ajoutant votre compte sur l'appareil mobile ce qui réactivera les notifications.

Si c'est trop tard, et que plus aucun compte ne s'affiche dans l'app mobile kAuth, inutile d'appeler Infomaniak ou de rajouter votre compte dans l'app (sans avoir suivi la première explication tout en haut de ce présent guide), l'inscription tournera en boucle puisqu'un code vous sera demandé...

Et dans ce cas, pas le choix, vous devrez fournir un certain nombre d'éléments de sécurité manuellement ou via l'app Infomaniak Check (kCheck) pour obtenir l'accès à votre compte à nouveau:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion au Manager Infomaniak.
2. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe habituel et correct.
3. Lors de la demande d'authentification supplémentaire, cliquer sur les méthodes alternatives:
   
4. Choisissez d'entrer l'un de vos codes de secours si vous aviez téléchargé la fiche lors de l'activation de la 2FA:
   
5. Sinon sélectionnez le dernier choix de demande d'aide afin d'arriver sur le formulaire permettant de soumettre vos documents d'identité et selfie de reconnaissance:
   
6. Suivez la procédure jusqu'au bout et patientez:
   

Ce guide vous aide à souscrire au Support Premium Infomaniak.

Découvrir le Support Premium

Pour gérer votre offre de Support Premium:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion du Support de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le bouton pour démarrer l'inscription:
   

Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

Comprendre la différence entre sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données vise à empêcher tout accès non autorisé à vos informations. Elle repose sur des mesures comme le chiffrement, les pare-feu ou les VPN. Une faille de sécurité peut avoir des conséquences désastreuses : imaginez qu'un hacker vole l'intégralité de votre base de données clients et exige une rançon pour la récupérer. Ce type d'attaque – le ransomware – peut paralyser une entreprise du jour au lendemain.

La confidentialité des données concerne qui peut accéder à vos informations et comment elles sont utilisées. Même si vos données sont sécurisées contre le piratage, elles peuvent être collectées, analysées et revendues… en toute légalité.

Exemple : vous stockez précieusement les informations de vos clients, mais sans le savoir, un service que vous utilisez partage – anonymement – ces données avec des tiers. Résultat ? Vos concurrents peuvent récupérer des analyses précieuses sur votre marché et cibler vos propres clients sans jamais avoir eu besoin d'un piratage.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

En ce qui concerne les données hébergées qui vous appartiennent — et notamment si celles-ci contiennent des données personnelles de vos visiteurs, contacts ou clients — il vous incombe d'en assurer la conformité.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est essentiel d'informer les utilisateurs sur la finalité et les modalités de ce traitement. Cela se fait généralement au moyen d'une politique de confidentialité ou d'un accord de traitement des données (DPA).

Accord entre responsable du traitement et sous-traitant

Un DPA (Data Processing Agreement), appelé en allemand AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), en italien ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) et en espagnol CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), se traduit par Accord de traitement des données ou Contrat de sous-traitance de données personnelles.

Il s'agit d'un contrat obligatoire prévu par le RGPD entre un responsable du traitement et un sous-traitant. Il définit la finalité, la durée, la nature du traitement, ainsi que les obligations et mesures de sécurité. Son objectif est de protéger les données personnelles confiées à un prestataire.

Ce certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel

Ce guide expliquer comment ajouter, modifier, retirer des utilisateurs d'une Organisation au sein du Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
  • Un éventuel collaborateur ayant également accès à votre Organisation n'aura pas la possibilité d'effectuer des modifications depuis son compte restreint.

Ajouter un nouvel utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• ajouter un nouvel utilisateur.
  • Il peut s'agir d'une personne totalement externe à Infomaniak,
  • ou possédant déjà son propre compte utilisateur Infomaniak qu'il pourra s'il le souhaite réutiliser en l'étendant à votre Organisation.

Lors de l'ajout vous pourrez:

• spécifier son rôle au sein de l'Organisation,
• les produits auxquels il aura accès,
• ainsi que les préférences de contact administratif.

Retirer un utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• retirer un ou plusieurs utilisateurs,
• ou quitter par vous-même une Organisation à laquelle vous appartenez.

Modifier les permissions/droits d'un utilisateur

En tant qu'utilisateur de l'Organisation ayant suffisamment de droits, vous pouvez:

• modifier le rôle d'un autre utilisateur,
• gérer les produits auxquels il a accès, et les permissions plus fines s'il s'agit d'un accès à une adresse mail par exemple,
• ainsi que les préférences de contact administratif que ce soit les vôtres ou celles des autres.

Remplacer un responsable légal

Pour modifier le responsable légal d'une Organisation sur le Manager, il est nécessaire de retirer l'utilisateur qui a le rôle de responsable légal, ce qui implique de nommer au préalable un nouveau responsable légal (en effet, il est impossible de retirer un responsable légal s'il n'y a pas d'autre responsable légal pour l'Organisation).

Gérer les utilisateurs en équipe de travail

Vous pouvez organiser les utilisateurs de l'Organisation au sein d'équipes de travail.

Ce guide concerne la gestion des mots de passe d'application depuis le Manager Infomaniak. 

Préambule

• Les mots de passe d'application permettent d'établir une connexion authentifiée entre certains outils & services même si la validation en deux étapes (authentification 2FA) est activée.
• Afin de synchroniser par exemple contacts & agendas de votre compte Infomaniak avec un périphérique mobile ou un logiciel/client de messagerie, effectuez les actions présentées dans le guide ci-dessous pour générer un nouveau mot de passe spécifique à cette application.
• Il est possible de générer plusieurs mots de passe spécifiques (par exemple 1 pour les contacts et 1 pour les agendas) ou d'utiliser le même pour la synchronisation des deux services.

Créer un mot de passe d'application

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des mots de passe d'application sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Générer un mot de passe d'application:
   
3. Indiquez un nom pour le mot de passe d'application dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Générer un mot de passe d'application:
   
4. Copiez et conservez le mot de passe l'application généré dans un endroit sûr, mais accessible, il ne sera plus accessible une fois la fenêtre fermée.

Révoquer les mots de passe d'application

Au même endroit vous pouvez supprimer un ou plusieurs mots de passe d'application lorsqu'ils sont devenus inutiles:

1. Cliquez sur le bouton d'action ⋮ à droite de chaque mot de passe puis les révoquer…
2. ou sur Tout révoquer en haut du tableau:
   

Les outils Infomaniak, comme l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou les interfaces Calendar, Contacts, kSuite… peuvent s'afficher en mode clair ou mode sombre ("dark mode"), y compris en se basant sur les réglages de votre système d'exploitation actuel:

Activer un mode manuel

Afin de choisir manuellement un affichage sombre ou clair, sans se baser sur un éventuel affichage différent côté système d'exploitation:

1. Cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon compte":
   
    
2. Cliquez ensuite sur Apparence dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Clair pour appliquer le mode clair:
   
4. Cliquez sur Sombre pour activer le “dark mode”.

Activer le mode automatique

Le mode automatique se base sur les paramètres de votre système d'exploitation (macOS / Windows...):

1. Cliquez ici ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon compte":
2. Cliquez sur Apparence dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le mode Automatique:
   

Puis si vous souhaitez modifier le thème clair ou sombre de votre ordinateur, afin que le mode automatique du Manager prenne en compte vos préférences…

… sur macOS

1. Cliquez sur Préférences Système…
2. Cliquez sur Apparence.
3. Choisissez le mode désiré à droite:
   

… sur Windows

1. Dans le menu Démarrer, ouvrez Paramètres > Personnalisation.
2. Sélectionnez Couleurs, puis Choisissez votre mode:
   
3. Vous pouvez choisir entre Clair, Sombre ou Personnalisé.
   • Si vous sélectionnez Personnalisé, vous aurez la possibilité de choisir un mode Windows par défaut et un mode d'application par défaut différent.

Et sur mobile ?

Le thème sombre est activé sur les appareils mobiles pour les pages de connexion et de création de compte Infomaniak ; il s'adapte automatiquement aux préférences du système mobile, offrant ainsi une expérience visuelle cohérente entre les applications mobiles et les login / création de compte.

Ce guide détaille les étapes à réaliser lorsque vous souhaitez “libérer” la gestion d'une adresse mail qui serait actuellement “limitée” par l'utilisation d'un compte Infomaniak avec la même dénomination.

Préambule

• Par exemple l'adresse mail benevol sur le Service Mail example.xyz ne pourra plus être partagée à d'autres utilisateurs à partir du moment où un compte Infomaniak est créé avec un identifiant de connexion de la forme l'adresse mail benevol@example.xyz.
• Par conséquent une procédure existe pour que l'administrateur d'un Service Mail puisse si besoin activer la libération du compte Infomaniak correspondant.
• L'adresse mail correspondante, auparavant rattachée et lisible, ne le sera plus mais les donnés du compte ne sont pas supprimées.
  • Seule l'adresse de connexion doit être proposée sous une forme différente par l'utilisateur en question.

Demander la libération du compte Infomaniak bloquant

Pour activer la suppression de l'identifiant de connexion lorsque celui-ci est identique à une adresse mail qui ne peut plus être partagée, il faut que l'administrateur du Service Mail se rende sur le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Sous l'onglet Général, il est possible de voir les utilisateurs qui consulte cette adresse, et parmi eux, se trouve l'utilisateur correspondant.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la partie Utilisateurs (opération qui n'est justement pas possible actuellement):
   
6. Dans la partie latérale droite s'ouvre l'assistant permettant de libérer l'adresse ; cliquez sur le bouton radio pour activer l'opération.
7. Cliquez sur Continuer:
   
8. Confirmez l'opération de déconnexion de l'utilisateur:
   
9. L'utilisateur lié disparait de la page des utilisateurs:
   
10. Parallèlement il reçoit un SMS similaire à l'exemple ci-dessous, sur le numéro de téléphone qu'il avait indiqué lors de son inscription:
    
11. Ce SMS lui indique la procédure à suivre pour se reconnecter à son compte Infomaniak avec une autre adresse mail de son choix (lire ci-dessous).

Récupérer l'accès au compte Infomaniak

Pour pouvoir entrer à nouveau dans son compte Infomaniak maintenant que l'accès n'est plus possible avec l'ancienne adresse mail, il faut que l'utilisateur du compte Infomaniak se rende sur l'adresse mentionnée dans le SMS:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion.
2. Entrez le nom d'utilisateur spécifié dans le SMS (en principe les initiales de votre compte et une suite de chiffres).
3. Entrez le mot de passe habituel (il n'a pas changé):
   
4. Entrez les nouvelles informations demandées:
   
5. Vous serez à nouveau connecté dans votre compte:
   

Ce guide vous concerne si vous souhaitez procéder à un virement IBAN en euros pour régulariser un paiement à Infomaniak.

Coordonnées bancaires pour tout virement €

Voici les coordonnées bancaires IBAN Infomaniak à utiliser pour vos règlements par virement bancaire en euros vers Infomaniak:

Les virements envoyés vers tout autre IBAN d'Infomaniak ne seront pas traités et seront automatiquement retournés à la banque émettrice.

Existe-t-il plus simple qu'un virement bancaire ?

Oui. Pour garantir une continuité optimale de vos services, il est recommandé d'enregistrer un moyen de paiement à débit immédiat, comme une carte bancaire. Ce mode de paiement permet notamment :

• le renouvellement automatique de vos services
• la réduction des risques liés aux virements manuels

Modifier la devise

La devise EUR / CHF correspond au pays enregistré pour votre Organisation. Prenez connaissance de cet autre guide pour modifier les informations d'établissement et obtenir une facturation dans une autre devise.

Vérifier qu'une facture est bien légitime et provient d'Infomaniak

Pour être à 100% sûr qu'une relance de paiement est légitime et pour savoir à quel service elle correspond:

1. Cliquez ici afin de vous connecter au Manager Infomaniak.
2. Vérifiez en haut é gauche que vous vous trouvez dans la bonne Organisation dans laquelle se trouve vos produits.
3. Rendez-vous dans Facturation > À payer.
4. En choisissant le paiement par IBAN, les coordonnées bancaires correctes s'affichent automatiquement.

Les équipes restent à votre disposition. Contactez le support Infomaniak en cas de doute ou de question.