Ce guide vous explique comment créer des formulaires qui seront liés aux différents tarifs d'un évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Cela permet ainsi de créer des formulaires spécifiques à chacun des tarifs présents sur un évènement. 

Créer un formulaire par tarif

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Paramètres dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Formulaire dans le menu latéral gauche.
5. Cliquer sur le bouton Ajouter un formulaire et donnez un nom au formulaire.

Ajouter les champs

Ajoutez les champs à inclure dans le formulaire par tarif en choisissant le nom et le type de champ:

• Texte : un champ libre pour y insérer un texte
• Sélection : menu déroulant permettant de sélectionner une option parmi celles proposées
• Bouton radio : boutons radio permettant de sélectionner une option parmi celles proposées
• Cases à cocher : des cases à cocher pouvant être cochées ou laissées vide

• Email : pour renseigner une adresse mail. Permet ainsi de mettre une adresse mail différente que celle utilisée par la personne ayant commandé.
• Téléphone : pour un numéro de téléphone
• Date : pour une date

Options avancées

• Affichage sur le billet : permet de remplacer les informations du formulaire directement. P.ex pour que le billet indique le nom de la personne qui assistera à l'évènement au lieu de la personne qui a effectué la commande…
• Rajouter une URL : URL qui va s'afficher sur le champ, puis au-dessus du champ pour laisser le visiteur le remplir.

Choisir l'ordre des questions

1. Choisir l'ordre des questions tels qu'elles apparaitront sur la billetterie:
   • Les positions numérotées seront dans l'ordre des numéros : 1, 2, 3, etc.
   • Suivront ensuite ceux qui n'ont pas d'ordre défini (déconseillé)
   • La position 0 apparaitra tout à la fin

Lier le formulaire à un tarif

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez directement sur le nom attribué à l'évènement (ou si nécessaire Programmation dans le menu latéral gauche puis Evènements):
   
4. Cliquez sur l'onglet Tarification.
   1. Si l’évènement a plusieurs dates, cette section est remplacée par “Dates” qui ouvre un calendrier.
   2. Cliquez sur la date du calendrier pour rejoindre la tarification…
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du tarif auquel associer le formulaire (en développant au préalable la Zone à l'aide du chevron ‍ si nécessaire).
6. Cliquez sur Modifier:
   
7. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ pour développer les paramètres avancés.
8. Activez l'option Lier un formulaire par tarif.
9. Choisissez le formulaire à lier.
10. Cliquez sur le bouton Confirmer:
    ‍
    ‍

Pour récupérer les informations liées aux formulaires, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer un évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) qui sera diffusé via le service de streaming Infomaniak.

Prérequis

• Posséder une billetterie Infomaniak pour la création de l'évènement.
• Posséder un service de Streaming vidéo Infomaniak pour diffuser l'évènement. Vous avez un doute sur vos besoins mensuels en bande passante ?

Diffuser votre évènement en streaming

Une page dédiée a été mise en place afin d'assurer que seules les personnes qui ont acheté un billet à votre évènement auront accès à l'évènement.

Création d'un évènement virtuel

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter un évènement.
6. Indiquez les informations relatives à votre évènement.
7. A l'étape Lieu, choisissez : Pas de lieu ou Virtuel, puis sélectionnez : Diffuser l’évènement en direct (livestreaming) et choisissez le flux de streaming pour diffuser votre évènement:
   

Modification d'un évènement déjà créé

Il vous est possible de modifier ou d'ajouter un lieu à un évènement déjà créé, pour le proposer en streaming par exemple:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'évènement concerné.
6. Cliquez sur le bouton bleu Modifier.
7. A l'étape Lieu, choisissez : Pas de lieu ou Virtuel, puis sélectionnez : Diffuser l’évènement en direct (livestreaming) et choisissez le flux de streaming pour diffuser votre évènement.
8. Afin d'activer les places pour le livestreaming, il vous faudra :
   1. Soit cliquer sur le menu d'action ⋮ situé à droite du tarif actuel, cliquer sur Modifier et cocher la case : L'évènement en direct (livestream) en plus de la case L'évènement sur place
   2. Soit cliquer sur Ajouter une zone, cocher la case : L'évènement en direct (livestream) et indiquer le nombre de place disponible pour le livestreaming
      
9. Cliquez sur Enregistrer.

Ce guide vous explique comment effectuer la validation de votre identité pour commander du matériel de location auprès d'Infomaniak et percevoir vos décomptes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Cette procédure de vérification d'identité doit être effectuée la première fois que vous voulez percevoir des versements ou que vous demandez à apparaitre sur le portail Infomaniak.
• La vérification d'identité ne peut être effectuée que par le propriétaire légal du compte. Si les options pour lancer la procédure de vérification n'apparait pas sur votre compte, cela indique que vous n'avez pas les accès nécessaires.

Accéder à votre billetterie

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.

Effectuer la procédure de vérification d'identité

La procédure est accessible à deux endroits : 

1. Sur le tableau de bord principal:
   
2. Si un compte bancaire est renseigné, dans le menu Comptabilité, puis Encaissements Infomaniak:
   ‍‍
3. Prenez connaissance de cet autre guide pour effectuer la vérification d'identité avec kCheck.

Ce guide vous explique comment utiliser et personnaliser les billets numériques, adaptés pour les appareils mobiles, dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Lors d'une commande, les visiteurs reçoivent un billet numérique par e-mail, avec la possibilité pour des raisons aussi bien écologiques que pratiques de télécharger une version PDF ou de le sauvegarder des Wallet.
• Si vous avez configuré les billets Print@home, il est possible de réutiliser les paramètres de l'évènement pour les billets mobiles :
  • Le nom de l'évènement
  • Le lieu et la date
  • Les heures d'ouvertures des portes (si activée)
  • Le nom et prénom de chaque détenteur du billet
  • L'affiche de l'évènement
• Les clients pourront enregistrer leurs billets sur les appareils mobiles, soit sur Apple Wallet (téléchargement du pass.pkpass et ouverture sur l'app iOS “Cartes” de Apple) soit sur Google Wallet (Android):
  

Configuration de vos billets mobiles

Prérequis

• Il vous faudra créer un évènement afin d'accéder aux options de visuels des billets mobiles. 

Ensuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez directement sur le nom de l'évènement.
6. Cliquez sur l'onglet Modèles de billets:
   

Un aperçu s'affiche sur la gauche de l'écran tandis que les paramètres des billets mobiles s'affichent à droite…

A. Personnalisation de l'image et textes promotionnels

Vous pouvez activer les options pour ajouter une image et/ou un texte informatif. Chaque modification sera reflétée sur l'aperçu:

B. Options d'affichage

Les options d'affichage vous donnent accès aux informations de base qui vont figurer sur le billet:

C. Autoriser la personnalisation des billets sur la boutique en ligne

En activant ce paramètre, un bouton supplémentaire sur la boutique en ligne permettra à l'utilisateur de personnaliser son billet:

En cliquant dessus, l'utilisateur peut choisir le type de champ à ajouter:

Et si le prix doit figurer ou non:

Ce guide explique comment associer des produits aux billets pour vos événements sur Infomaniak Ticketing.

Pour créer des produits destinés à la vente sur la plateforme de billetterie, prenez connaissance de cet autre guide.

Vente de produits associés aux billets

Il existe deux façons de lier des produits et des billets :

1. L'achat du produit nécessite obligatoirement l'achat d'un billet.
2. L'achat du billet nécessite obligatoirement l'achat du produit lié.

1. L'achat du produit nécessite obligatoirement l'achat d'un billet

Ce type de liaison se configure dès la première étape de la création du produit en activant l'option:
‍

Lors du processus d'achat, l'ajout du produit au panier nécessitera la présence d'un billet lié ou de billets déjà présents dans le panier (5 billets dans l'exemple ci-dessous).

Si le client a déjà acheté des billets auparavant, il pourra se connecter avec son adresse e-mail et choisir le(s) billet(s) auquel(s) associer le produit:

Le client pourra ensuite récupérer son produit en utilisant le QR code de son billet.

‍

2. L'achat du billet nécessite obligatoirement l'aachat du produit

Ce type de liaison se configure à la dernière étape de la création du produit (et nécessite de n'avoir pas sélectionné l'option présentée plus haut):

1. Cliquez sur Ajouter des règles de vente:
   
2. Sélectionnez les tarifs qui seront associés à la vente de ce produit:
   
3. N'oubliez pas de terminer la création de votre produit.

Lors du processus d'achat des billets, ces tarifs proposeront les produits associés, en indiquant clairement le coût supplémentaire à chaque étape de la commande:

Ce guide vous explique comment annuler des billets commandés (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Se connecter à la billetterie et retrouver la commande

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Commandes ou Billets dans le menu latéral gauche:
   
5. Dans le champ de recherche, inscrivez le numéro de commande, le nom du client, l'adresse mail du client ou le numéro de billet selon les informations à votre disposition
6. Cliquez sur la commande pour laquelle il faut annuler les billets:
   

Annuler une commande ou des billets payés

Il est possible d'annuler la commande entière, ou d'annuler des billets individuellement.

1. Pour annuler la commande entière, cliquez sur Annuler dans la fenêtre de la commande:
   
2. Pour annuler des billets individuellement, sélectionnez les billets à annuler.
3. Cliquez ensuite sur le bouton Annuler:
   
4. Choisissez la méthode utilisée pour le remboursement et le motif du remboursement. Ces informations pourront vous être utile pour vos opérations comptables:
   
5. Si le client n'est pas au courant, informez-le que le ou les billets sont annulés.

Annuler une commande en attente de paiement

Lors de l'utilisation de la méthode de paiement Sur Facture, il n'est pas possible d'annuler les billets individuellement, car la facture ne serait plus correcte.

Il faudra annuler la commande entière, créer une nouvelle commande et transmettre la nouvelle facture au client.

Prenez également connaissance de cet autre guide au sujet des délais d'annulation automatique avec ce moyen de paiement.

Annuler des billets depuis le guichet

Pour cela:

1. Rendez-vous sur le Guichet.
2. Utilisez le champ de recherche tout en haut du guichet pour retrouver la commande:
   
3. Allez sur l'onglet Billets.
4. Cliquez sur la petite croix noire du billet à annuler:
   

Ce guide vous explique la procédure pour créer des entrées gratuites pour vos invités (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• La manière la plus simple de créer des entrées gratuites pour vos invités est de créer un tarif gratuit, qui n'est pas accessible en ligne, mais juste depuis le guichet.
• Ceci vous permet de générer des billets entièrement gratuits pour vos spectacles.

Mise en place du tarif invitation

Afin de pouvoir créer des invitations, il faut d'abord inclure un tarif invitation dans les zones où vous souhaitez pouvoir créer ce type d'entrée. 

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Evènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'évènement concerné.
6. Cliquez sur l'onglet Tarification.
   1. Si l’évènement a plusieurs dates, cette section est remplacée par “Dates” qui ouvre un calendrier.
   2. Cliquez sur la date du calendrier pour rejoindre la tarification…
7. Cliquez sur Ajouter un tarif:
   
8. Ajouter un tarif gratuit avec le nom souhaité
   
9. Une fois le tarif créé, cliquer sur l'option de visibilité et choisir Caché client ou Caché client et revendeur
   

Créer le billet d'invitation

Pour créer le billet d'invitation, rendez-vous sur le guichet et procédez comme une vente normale avec le tarif invitation

Ce guide vous explique comment connecter l'outil de gestion Zapier au système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Selon le volume de clients et/ou d’évènements que vous gérez, vous pourriez être amené à souscrire à un plan payant pour Zapier et/ou pour votre CRM.
• Infomaniak ne peut pas être tenu responsable de ces frais.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel utilisé ou un partenaire.

Établir la connexion avec la Billetterie Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à Zapier.com.
2. Créez un compte si nécessaire.
3. Créer un nouveau Zap (besoin d'aide ?).
4. Lors du choix des applications à utiliser, tapez dans la barre de recherche Infomaniak Billetterie et sélectionnez le choix.
5. Quand Zapier demande de s'identifier, utilisez les identifiants et mot de passe du compte Infomaniak lié à la Billetterie.

Ce guide vous explique la procédure à suivre pour la création d'évènements ayant lieu dans la ville de Lausanne (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Conformément à l'arrêté d'imposition de la commune de Lausanne, un impôt est perçu sur le prix des entrées, places payantes et autres suppléments, notamment à l'occasion des soirées de sociétés, bals, kermesses, concerts, conférences, manifestations musicales, littéraires, artistiques, sportives, etc.
• La billetterie d'Infomaniak est homologuée par la ville de Lausanne et vous pouvez donc créer votre billetterie pour tout évènement sur la ville de Lausanne.
• Le taux de l’impôt perçu est de 14%.
• Il vous faudra vérifier avec la ville de Lausanne si votre évènement est imposable, non-imposable ou exonéré…
  • Les possibilités d’exonération de cet impôt sont exhaustivement indiquées dans l’arrêté d’imposition.
  • Si votre évènement est assujetti à l'impôt, notez que la procédure prendra plusieurs jours et le délai d'attente peut se prolonger selon le nombre de demandes en attente de traitement.
  • Veuillez donc prendre ce délai d'attente en considération pour le lancement de votre billetterie!
     

Création de votre évènement sur Lausanne

La création se passera généralement de la même manière que pour tout autre évènement, mais toute information figurant sur le billet ne pourra plus être modifiée une fois la demande de validation envoyée:

• Le nom de l'évènement
• La date et heure de l'évènement (ainsi que les heures d'ouverture des portes)
• Le lieu de l'évènement
• Les tarifs
• Les modèles de billets

Assurez-vous donc que ces paramètres soient bien définis avant la demande de validation.

Demande de validation et attente de la décision

Lorsque vous définissez l'emplacement comme étant sur la ville de Lausanne…

… et une fois le paramétrage de votre évènement terminé (vous obtenez les propositions ci-dessous), vous pouvez effectuer la demande d'autorisation auprès de la ville de Lausanne.

Status des évènements

Les évènements assujettis indiquent clairement le status qui sera mis à jour dès que votre évènement sera validé:

Ce guide vous explique comment effectuer des échanges de billet sur le guichet (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Cette fonction permet de choisir des nouveaux billets tout en annulant les billets actuels.
• Cette opération n'est possible que pour les billets individuels ; pour les pass, il faudra annuler un billet et le rajouter depuis le menu des pass.

Activer le mode échange

Pour activer le mode de paiement Echange, prenez connaissance de cet autre guide puis:

1. Rendez-vous sur le Guichet.
2. Depuis le guichet, sélectionnez le ou les nouveaux billets. Ils s'ajouteront dans le panier, à droite de l'écran.
3. Une fois tous les nouveaux billets sélectionnés, sélectionnez le mode de paiement Échange:
   
4. Sur la nouvelle fenêtre, recherchez la commande ou numéro de billet.
5. Sélectionnez les billets à annuler et validez:
   
6. Renseignez les informations du client, et envoyez la confirmation de commande au client, ou imprimez le billet: