Ce guide vous explique comment effectuer la validation de votre identité pour commander du matériel de location auprès d'Infomaniak et percevoir vos décomptes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Cette procédure de vérification d'identité doit être effectuée la première fois que vous voulez percevoir des versements ou que vous demandez à apparaitre sur le portail Infomaniak.
• La vérification d'identité ne peut être effectuée que par le propriétaire légal du compte. Si les options pour lancer la procédure de vérification n'apparait pas sur votre compte, cela indique que vous n'avez pas les accès nécessaires.

Accéder à votre billetterie

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.

Effectuer la procédure de vérification d'identité

La procédure est accessible à deux endroits : 

1. Sur le tableau de bord principal:
   
2. Si un compte bancaire est renseigné, dans le menu Comptabilité, puis Encaissements Infomaniak:
   ‍‍
3. Prenez connaissance de cet autre guide pour effectuer la vérification d'identité avec kCheck.

Ce guide vous explique comment utiliser et personnaliser les billets numériques, adaptés pour les appareils mobiles, dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Lors d'une commande, les visiteurs reçoivent un billet numérique par e-mail, avec la possibilité pour des raisons aussi bien écologiques que pratiques de télécharger une version PDF ou de le sauvegarder des Wallet.
• Si vous avez configuré les billets Print@home, il est possible de réutiliser les paramètres de l'évènement pour les billets mobiles :
  • Le nom de l'évènement
  • Le lieu et la date
  • Les heures d'ouvertures des portes (si activée)
  • Le nom et prénom de chaque détenteur du billet
  • L'affiche de l'évènement
• Les clients pourront enregistrer leurs billets sur les appareils mobiles, soit sur Apple Wallet (téléchargement du pass.pkpass et ouverture sur l'app iOS “Cartes” de Apple) soit sur Google Wallet (Android):
  

Configuration de vos billets mobiles

Prérequis

• Il vous faudra créer un évènement afin d'accéder aux options de visuels des billets mobiles. 

Ensuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez directement sur le nom de l'évènement.
6. Cliquez sur l'onglet Modèles de billets:
   

Un aperçu s'affiche sur la gauche de l'écran tandis que les paramètres des billets mobiles s'affichent à droite…

A. Personnalisation de l'image et textes promotionnels

Vous pouvez activer les options pour ajouter une image et/ou un texte informatif. Chaque modification sera reflétée sur l'aperçu:

B. Options d'affichage

Les options d'affichage vous donnent accès aux informations de base qui vont figurer sur le billet:

C. Autoriser la personnalisation des billets sur la boutique en ligne

En activant ce paramètre, un bouton supplémentaire sur la boutique en ligne permettra à l'utilisateur de personnaliser son billet:

En cliquant dessus, l'utilisateur peut choisir le type de champ à ajouter:

Et si le prix doit figurer ou non:

Ce guide vous explique comment connecter l'outil de gestion Zapier au système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Selon le volume de clients et/ou d’évènements que vous gérez, vous pourriez être amené à souscrire à un plan payant pour Zapier et/ou pour votre CRM.
• Infomaniak ne peut pas être tenu responsable de ces frais.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel utilisé ou un partenaire.

Établir la connexion avec la Billetterie Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à Zapier.com.
2. Créez un compte si nécessaire.
3. Créer un nouveau Zap (besoin d'aide ?).
4. Lors du choix des applications à utiliser, tapez dans la barre de recherche Infomaniak Billetterie et sélectionnez le choix.
5. Quand Zapier demande de s'identifier, utilisez les identifiants et mot de passe du compte Infomaniak lié à la Billetterie.

Ce guide vous explique la procédure à suivre pour la création d'évènements ayant lieu dans la ville de Lausanne (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Conformément à l'arrêté d'imposition de la commune de Lausanne, un impôt est perçu sur le prix des entrées, places payantes et autres suppléments, notamment à l'occasion des soirées de sociétés, bals, kermesses, concerts, conférences, manifestations musicales, littéraires, artistiques, sportives, etc.
• La billetterie d'Infomaniak est homologuée par la ville de Lausanne et vous pouvez donc créer votre billetterie pour tout évènement sur la ville de Lausanne.
• Le taux de l’impôt perçu est de 14%.
• Il vous faudra vérifier avec la ville de Lausanne si votre évènement est imposable, non-imposable ou exonéré…
  • Les possibilités d’exonération de cet impôt sont exhaustivement indiquées dans l’arrêté d’imposition.
  • Si votre évènement est assujetti à l'impôt, notez que la procédure prendra plusieurs jours et le délai d'attente peut se prolonger selon le nombre de demandes en attente de traitement.
  • Veuillez donc prendre ce délai d'attente en considération pour le lancement de votre billetterie!
     

Création de votre évènement sur Lausanne

La création se passera généralement de la même manière que pour tout autre évènement, mais toute information figurant sur le billet ne pourra plus être modifiée une fois la demande de validation envoyée:

• Le nom de l'évènement
• La date et heure de l'évènement (ainsi que les heures d'ouverture des portes)
• Le lieu de l'évènement
• Les tarifs
• Les modèles de billets

Assurez-vous donc que ces paramètres soient bien définis avant la demande de validation.

Demande de validation et attente de la décision

Lorsque vous définissez l'emplacement comme étant sur la ville de Lausanne…

… et une fois le paramétrage de votre évènement terminé (vous obtenez les propositions ci-dessous), vous pouvez effectuer la demande d'autorisation auprès de la ville de Lausanne.

Status des évènements

Les évènements assujettis indiquent clairement le status qui sera mis à jour dès que votre évènement sera validé:

Ce guide vous explique comment effectuer des échanges de billet sur le guichet (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Cette fonction permet de choisir des nouveaux billets tout en annulant les billets actuels.

Activer le mode échange

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche:
   
5. Passez le bouton à bascule (toggle switch) sur ON à droite de l'élément échange:
   
6. Rendez-vous sur le Guichet.
7. Depuis le guichet, sélectionnez le ou les nouveaux billets. Ils s'ajouteront dans le panier, à droite de l'écran.
8. Une fois tous les nouveaux billets sélectionnés, sélectionnez le mode de paiement échange:
   
9. Sur la nouvelle fenêtre, recherchez la commande ou numéro de billet.
10. Sélectionnez les billets à annuler et validez:
    
11. Renseignez les informations du client, et envoyez la confirmation de commande au client, ou imprimez le billet:
    

Ce guide vous explique comment mettre en place et utiliser votre pack de vente avec l'imprimante Zebra pour les billets de format spectacle et cinéma (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Installation et mise en place de votre pack de vente

Raccordement des machines

1. Branchez l’alimentation de la tablette Samsung TabS.
2. Branchez l’alimentation de l’imprimante Zebra.
3. Branchez la borne Wifi ou 4G et s’assurer de la connexion avec les autres machines.

Guide Vidéo 

Mise en place de l’imprimante

1. Ouvrez l’imprimante en utilisant les boutons d'ouverture situés sur les côtés:
   
   
    
2. Insérez les billets dans la fente à l'arrière de l'imprimante. Pour le sens du billet, veuillez prendre en compte les logos Infomaniak : Le premier sort à gauche, et le deuxième à droite. Le billet doit être à l'endroit quand le billets sort de droite à gauche.
   
     .
    
3. Fermez et allumez l’imprimante:
   
   
    
4. Appuyez sur le bouton « Pause ». Il y aura deux voyants lumineux vert allumés.

Impression des billets avec l'imprimante

Vérification du format

Les imprimantes sont déjà paramétrées pour le format de billets commandé. Si besoin, il est possible de vérifier la configuration en ouvrant le menu en haut à gauche et sur les Options. L’option Billets au format cinéma ne doit être activée que si les billets vont utiliser ce format (voir plus bas dans le calibrage lors du changement de format)

Impression d’un billet

Pour lancer les impressions, il faut se connecter sur le compte de la billetterie depuis la tablette en utilisant l’identifiant et mot de passe du compte Infomaniak. La tablette se connectera automatiquement sur l’interface du guichet.

1. Effectuez une commande « test » ou utiliser une commande dans le menu « Commande ».
   • L’imprimante doit s’afficher (ZEBRAXX) sur la partie droite de la tablette.
2. Appuyez sur l’icône de l’imprimante pour lancer l’impression:
   
   

Paramétrer le bon billet sur l'imprimante 

Depuis juillet 2024, Infomaniak fourni des billets dotés de nouveaux séparateurs sous la forme d'une encoche. S'il vous reste des anciens types de billets, veuillez visionner la vidéo ci-dessous pour paramétrer correctement vos billets

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Mise en place et utilisation de l'imprimante pour pass

Ce guide vous explique comment importer des billets qui seraient générés par un autre prestataire ou un revendeur externe pour votre évènement dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Prérequis

• L'import des billets tiers nécessite que l'évènement soit déjà créé sur votre billetterie Infomaniak.
• Il faut aussi la liste des billets dans un fichier en format CSV avec le champ du code barre qui sera imprimé sur le billet.
   

Accéder aux options d'import

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Contrôle des billets dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Import distributeur dans le menu latéral gauche:
   

Importer le fichier CSV

Pour cela:

1. Cliquez sur l'onglet FNAC/FranceBillet ou Autres selon le revendeur.
2. Choisissez un évènement pour lequel importer des billets:
   ‍
3. Cliquez sur Importer des billets.‍
4. Choisissez un distributeur existant dans le menu déroulant, ou créez-en un:
   ‍
5. Cliquez sur le bouton Choisir un fichier CSV et téléchargez le fichier CSV fourni par le distributeur‍.
6. ‍Sélectionnez les rangées à importer. Attention : ‍‍
   1. Vérifiez la première et dernière rangée des informations importées.‍
   2. Celles-ci peuvent contenir des en-têtes ou des lignes vide qui peuvent causer une erreur lors de l'import.
   3. Utilisez les options en haut de la page permettant de définir le nombre de premières et dernières rangées à ignorer:‍
      
7. Reliez les colonnes aux informations à importer.
   1. Le code barre du billet est le seul champ obligatoire.
   2. Si vous importez des billets issus d'une autre billetterie Infomaniak, sélectionnez la colonne 8 qui est le code QR (sous la forme 2000000000A^0^100000000‍):
      
8. Vérifiez les informations importées et validez:
   
9. Les billets importés apparaitront dans un tableau en bas de page:
   ‍‍‍

Contrôle des billets importés

Une fois les billets importés, ceux-ci pourront être scannés avec l'application de contrôle des billets (disponible sur iOS et Android). Ils seront aussi décomptés dans la colonne FNAC ou Autres dans l'outil de rapport de contrôle disponible depuis le menu de gauche, Contrôle des billets, Rapport de contrôle:

Ce guide vous explique la procédure pour créer des entrées gratuites pour vos invités (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• La manière la plus simple de créer des entrées gratuites pour vos invités est de créer un tarif gratuit, qui n'est pas accessible en ligne, mais juste depuis le guichet.
• Ceci vous permet de générer des billets entièrement gratuits pour vos spectacles.

Mise en place du tarif invitation

Afin de pouvoir créer des invitations, il faut d'abord inclure un tarif invitation dans les zones où vous souhaitez pouvoir créer ce type d'entrée. 

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Aller sur le menu Programmation, Evènement, et la date souhaitée en cas de Multidates
4. Sur l'onglet Tarification, cliquer sur Ajouter un tarif
   
5. Ajouter un tarif gratuit avec le nom souhaité
   
6. Une fois le tarif créé, cliquer sur l'option de visibilité et choisir Caché client ou Caché client et revendeur
   

Créer le billet d'invitation

Pour créer le billet d'invitation, rendez-vous sur le guichet et procédez comme une vente normale avec le tarif invitation

Ce guide vous explique comment vendre des produits (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) telles des consommations pendant l'entracte, des souvenirs ou des produits dérivés liés à vos évènements (merchandising).

Accéder au menu des produits afin d'en créer

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Produits dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Créer un nouveau produit:
   
6. Remplissez les champs Nom et Description dans toutes les langues de votre billetterie:
   
   • Ces informations seront visibles sur la page de la billetterie lors du processus d'achat.
7. Associez une image qui sera affichée sur le site pour ce produit:
   
8. Activez si nécessaire l'association du produit à un évènement:
   
   • L'achat d'un produit implique obligatoirement l'achat d'un billet (5 billets dans l'exemple ci-dessous) ; prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet:
     
9. Associez les attributs de votre produit.
   • Les attributs sont les paramètres permettant de créer différentes déclinaisons d'un produit.
   • La liste déroulante permet de choisir des attributs déjà existants, et le lien dessous permet d'en créer des nouveaux:
     
   • Par exemple l'attribut Taille du T-shirt pourrait inclure les déclinaisons XS, S, M, L, XL, et un deuxième attribut permettra de choisir les couleurs du T-shirt:
     
     • Il est également possible de gérer les attributs en dehors du formulaire de création, sous l'onglet dédié à la gestion des attributs:
       
   • Attention : les attributs ne pourront pas être modifiés si des ventes ont déjà eu lieu ; les déclinaisons peuvent être ajoutées ou modifiées à tout moment, mais ne peuvent être supprimées que s'il n'y a eu aucune vente.
10. A l'étape suivante, définissez le prix de chaque variante du produit, la TVA à appliquer, la quantité mise en vente et la visibilité du produit sur votre boutique.
    • Il est possible de retirer une variante de la boutique dans le cas où il n'y a pas encore de vente de cette déclinaison après la finalisation de votre boutique en ligne:
      
11. A l'étape suivante, définissez si vous souhaitez ajouter une règle automatique d'association lors de l'achat d'un billet.
    • Cette option veut que l'achat d'un billet spécifié dans cette règle implique obligatoirement l'achat du produit lié (prenez également connaissance du point 8 ci-dessus):
      
12. Cliquez sur le bouton Terminer pour enregistrer votre article.

Suivre ses ventes et modifier les paramètres des produits

Une fois les produits créés, il est possible de suivre leurs ventes et de modifier les paramètres en cliquant sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné:

Ce guide vous explique comment consulter le rapport des ventes et utiliser les filtres pour faire ressortir les chiffres nécessaires afin de suivre vos ventes et établir votre comptabilité (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Accéder au rapport des ventes

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Comptabilité dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Rapport des ventes:
   

Filtrage et vues pour gagner en efficacité

Le rapport de vente propose un système de filtre et de sauvegarde de vues vous permettant d'enregistrer et de ressortir rapidement les chiffres souhaités:

• En faisant bon usage des filtres et des vues enregistrés, vous n'aurez plus besoin de définir les paramètres de recherches à chacune de vos consultations.
• Les filtres peuvent être modifiés librement lors de chacune des consultations, et si vous souhaitez garder en mémoire les nouveaux filtres, il vous suffit soit d'Enregistrer les filtres ou de créer une nouvelle vue:
  

Les différents types d'affichages

Il est possible d'afficher les chiffres de plusieurs manières : 

• Résumé : Affiche les chiffres globaux par évènements ou par canal de vente sans les détails de chaque zone ou catégorie tarifaire. La deuxième partie affiche les ventes des billets globaux
• Détaillée : Permet d'afficher les détails par date, zone et tarif. C'est le mode d'affichage qui permet de voir toutes les informations comptables nécessaires.
• Par catégorie tarifaire : L'affichage par catégorie tarifaire permet d'avoir les chiffres regroupés par les tarifs. Il est ainsi possible de ressortir des chiffres pour les catégories souhaitées tout évènement confondu. Il est ainsi utilisé pour identifier, p.ex, la part des visiteurs ayant acheté des billets pleins tarifs, à tarif réduit, ou qui sont passés par des abonnements.
  
  

Ajouter et modifier des filtres

Il est possible de rajouter autant de filtres que nécessaires pour affiner le résultat du rapport de vente. Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un filtre.
2. Sélectionnez le type de filtre souhaité et choisissez les éléments à inclure ou exclure.

L'inclusion et l'exclusion stricte permettent de n'afficher que les éléments qui sont entièrement concernés par le filtre.

Dans l'exemple ci-dessous, seules les commandes payées à 100 % par carte de crédit apparaitront. Donc toute commande ayant été payée en partie par carte de crédit et un autre moyen de paiement ne figurera pas sur la liste:

Quand applicable, il est possible de choisir tous les éléments d'une liste en cliquant sur la catégorie:

Le filtre se rajoute dans la liste des filtres actifs:

Pour modifier un filtre actif, cliquez dessus afin de faire apparaitre le menu.

Les vues du rapport des ventes

Par défaut, deux vues sont disponibles avec chacun leur affichage : 

• Vue globale : n'a qu'un seul filtre par défaut, et permet ainsi de voir les ventes globales du mois en cours.
• Encaissement Infomaniak : N'affiche que transactions en ligne permettant d'avoir le chiffre d'affaires correspondant aux décomptes envoyés chaque mois avec les versements:
  

Rajouter, exporter et modifier une vue

Pour rajouter une vue avec les filtres sélectionnés, cliquer sur + Ajouter une vue dans la liste des vues:

Vous pourrez donner un nom à cette nouvelle vue:

‍

Pour modifier, exporter ou supprimer une vue, cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton d'enregistrement:

Voir les détails du rapport des ventes

En mode détaillée ou par catégorie tarifaire, il est possible de retrouver les détails de chaque évènement, commande ou tarif.

Il est p.ex possible de voir une décomposition rapide de chacune ligne en mettant votre pointeur sur le Montant des ventes:

‍

Il vous est aussi possible de consulter la liste exhaustive des commandes concernée par un évènement, une représentation ou même du tarif en cliquant sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné: