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Base de connaissances Gérer le répondeur (e-mail de réponse automatique en cas d'absence)

    Gérer le répondeur (e-mail de réponse automatique en cas d'absence)

    Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

     

    Préambule

    • La rĂ©ponse automatique en cas d'absence peut ĂŞtre activĂ©e depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) et depuis le Manager oĂą sont gĂ©rĂ©es toutes les adresses d'un Service Mail.
    • Vous pouvez activer ou dĂ©sactiver un message dĂ©jĂ  enregistrĂ©, mais il ne peut y avoir plusieurs rĂ©pondeurs actifs sur une mĂŞme adresse mail: l'activation d'un message dĂ©sactive un autre le cas Ă©chĂ©ant

     

    Activer le rĂ©pondeur depuis l'app Web Mail Infomaniak

    Prérequis

    • Avoir la permission de gĂ©rer le rĂ©pondeur: si vous aviez Ă©tĂ© invitĂ© sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gĂ©rer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retirĂ© ce droit depuis son compte admin.

    Pour activer le message d'absence:

    1. Cliquez ici afin d'accĂ©der Ă  l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
    2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
    3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
    4. Cliquez sur Répondeur:
      sign
    5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas.

     

    Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

    Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

    1. Cliquez ici afin d'accĂ©der Ă  la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
    2. Cliquez directement sur le nom attribuĂ© au produit concernĂ©.
    3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
    4. Cliquez sur l'onglet Répondeur et signatures.
    5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas.

     

    Rédiger le message d'absence

    Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse, cliquez sur Ajouter:

    puis :

    • A: entrez un nom pour votre rĂ©pondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en crĂ©ez plusieurs).
    • B: dĂ©finissez si la rĂ©ponse automatique doit ĂŞtre apportĂ©e de façon rĂ©currente certains jours prĂ©cis de la semaine.
    • C: dĂ©finissez une date/heure de fin si le message ne doit plus ĂŞtre envoyĂ© au-delĂ  d'une certaine durĂ©e.
    • D: dĂ©finissez une date/heure de dĂ©but si le message est prĂ©vu Ă  l'avance pour une pĂ©riode prĂ©cise dans le futur.
    • E: rĂ©digez votre message d'absence.
    • F: affichez les paramètres avancĂ©s.
    • G: dĂ©finissez une Ă©ventuelle autre adresse mail qui servira Ă  l'envoi de votre message automatique d'absence (l'adresse devra au prĂ©alable ĂŞtre vĂ©rifiĂ©e).
    • H: entrez des adresses mail prĂ©cises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour Ă©viter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence.

    puis cliquez sur le bouton bleu en bas Ă  droite pour Ajouter le message.

    Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver:

    Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon ✎ à droite.

     

    A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

    Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

    Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

    Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

    Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

    Aller plus loin avec les modèles

    Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail p.ex, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus



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