Activer un répondeur (message d'absence/vacances) sur l'adresse mail

Merci de choisir Infomaniak pour gérer la réception et l'envoi de vos e-mails !

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique en cas d'absence par exemple) sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak.

Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Comment activer un répondeur ?

La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis kMail (Webmail Infomaniak) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.

Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant.

Activer le répondeur depuis kMail

1. ouvrir kMail (mail.infomaniak.com)
2. cliquer sur l'icône tout en haut à droite
3. choisir l'onglet Adresses Mails
4. sous Actions sur mon adresse, cliquer sur l'icône répondeur
5. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Si vous n'avez pas accès...

• Vérifiez que vous posséder un accès valide à kMail dans lequel l'adresse mail est rattachée
• Avez-vous la permission de gérer ce paramètre? Si vous aviez été invité sur kMail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit lors de l'invitation (en savoir plus (cliquez ici)

Activer le répondeur depuis le Manager

1. ouvrir le Manager (manager.infomaniak.com)
2. aller dans Service Mail
   
3. si nécessaire cliquer sur le nom de domaine concerné
4. cliquer sur l'adresse mail concernée
   
5. cliquer sur l'onglet Répondeur et signatures
6. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Rédiger le message d'absence

1. cliquer sur Ajouter un répondeur
2. définir si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine
3. si la réponse n'est pas périodique, définir une date/heure de début et éventuellement de fin
4. écrire un message d'absence
5. enregistrer
6. activer le message:
   

Grâce au crayon, vous pouvez également éditer un message déjà enregistré.

Paramètres avancés

Cliquer sur le crayon à droite d'un répondeur déjà enregistré puis sur Paramètres avancés en bas pour:

1. définir une adresse d'envoi différente (l'adresse devra au préalable être vérifiée)
2. définir des adresses ne devant éventuellement pas recevoir votre message automatique
3. réinitialiser le compteur des 7 jours (lire plus bas)

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel email 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser dans les paramètres avancés du répondeur. 

Aller plus loin avec les modèles

Veuillez lire cette FAQ pour définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse email sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.