Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion zur Raumreservierung (für Meetings, Sport, Kurse usw.), die in der Web-App Calendar von Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).

Vorwort

• Es ist möglich, physische Besprechungsräume in Calendar zu erstellen und mit Veranstaltungen zu verknüpfen, um beispielsweise eine Veranstaltung an einem bestimmten Ort mit begrenzter Ausstattung und Sitzplatzanzahl zu organisieren.
• Jeder erstellte Raum zeigt einen dedizierten Kalender in der App an, der geteilt werden kann.
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumreservierung ist möglich.

⚠ Anzahl der möglichen Räume pro Ressource:

Besprechungsräume konfigurieren

Voraussetzungen

• Das Erstellen von Räumen erfordert die Rechte „Administrator“ und „Rechtsverantwortlicher“.

Um Räume zu erstellen, die für die Reservierung durch Mitarbeiter zugänglich sind:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Räume im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie die wesentlichen Informationen wie Bezeichnung, genaue Lage (vollständige Adresse, Etage), eine Farbe, die maximale Anzahl der Personen, die aufgenommen werden können, an:
   
7. Fügen Sie das eventuell in dem Raum und der betreffenden Etage verfügbare Material hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um das der Raum zugeordnete Material zu speichern:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Konferenzraum zu erstellen.

Aktionen am erstellten Raum

Wenn Sie mehrere ähnliche Räume haben, können Sie deren Erstellung beschleunigen, indem Sie den ersten duplizieren:

• Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Raum in der angezeigten Tabelle:
  

Ereignis erstellen und einen Raum zuordnen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert ist, müssen Sie nur noch ein Ereignis erstellen, um den gewünschten Raum zuzuordnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Infomaniak Web-App Calendar (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr ‍ oben links in der Oberfläche, um ein Neues Ereignis zu erstellen.
3. Klicken Sie in das Feld Raum oder Ort suchen, um die freien Räume im Zeitfenster anzuzeigen (die 3 letzten reservierten, von der neuesten bis zur ältesten).
4. Das in jedem Raum verfügbare Material wird rechts angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und seinen Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
6. Sie finden alle Informationen zum gewählten Ort und zum verfügbaren Material auf der Seite des Ereignisses im Kalender:
   

Übersicht über die Räume und deren Belegung

Es ist möglich, eine Übersicht über einen Kalender jedes Raums zu haben, um dessen Belegung zu sehen. Wenn ein Raum erstellt wird, wird ein diesem Raum zugeordneter Kalender in den Kalendern der Organisation erstellt:

Ihr dedizierter kSuite-Bereich (ksuite.infomaniak.com) zeigt auch eine Ansicht der Verfügbarkeit Ihrer Räume in Echtzeit an, mit der Möglichkeit, einen Raum in wenigen Klicks zu reservieren, was Ihnen Zeit bei der Organisation Ihrer Meetings spart:

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie eine Online-Meeting mit kMeet in einem separaten Stream, der über eine eindeutige URL zugänglich ist, mit dem Video-Streaming von Infomaniak übertragen werden kann.

✘ NICHT VERFÜGBAR mit
kSuite kostenlos / kSuite Standard
my kSuite / my kSuite+ (ik.me, etik.com, ikmail.com)

Vorwort

• Das Übertragen einer Konferenzartigen Sitzung in einen Video-Stream anstelle innerhalb der Anwendung kMeet bietet mehrere Vorteile:
  • Öffentliche Übertragung im großen Stil ohne den Zugang auf ein Publikum zu beschränken, das auf eingeladene Personen begrenzt ist.
  • Ein breiteres Publikum anziehen, wie Konferenzen, Webinare oder Events in Echtzeit, bei denen Hunderte oder Tausende von Zuschauern dem Event folgen können, ohne einem privaten Anruf beizutreten.
  • Es ermöglicht, eine unbegrenzte Anzahl von Zuschauern zu erreichen.
  • Keine Zugangsverwaltung für jeden Teilnehmer erforderlich, der Stream ist einfach über einen Link abrufbar.
  • Ein einfacher Webbrowser reicht aus, um auf den Stream zuzugreifen.
  • Passiver Zugriff: Die Zuschauer werden nicht gezwungen, aktiv teilzunehmen oder zu interagieren; sie können einfach das Event ansehen, ohne sich zu registrieren oder anzumelden, was besser für große Events geeignet ist.
  • Keine Sprachunterbrechungen oder Störungen durch die Verwaltung von Mikrofonen; dies ermöglicht einen flüssigeren und auf den Redner fokussierten Stream.
  • Höhere Übertragungsauflösung wenn kMeet durch Bandbreitenbeschränkungen und eine geringere Videoqualität eingeschränkt werden kann, um eine Netzwerküberlastung zu vermeiden.

Erstellen Sie den Streaming-Video-Freigabelink

Voraussetzungen

• Sie müssen Moderator von kMeet sein, um einen Live-Stream-Link erstellen zu können, aber es ist nicht erforderlich, ein Infomaniak Video-Streaming-Angebot zu besitzen.

Als nächstes:

1. Starten Sie kMeet über ksuite.infomaniak.com/kmeet oder über eine der Anwendungen für Computer oder mobile Geräte.
2. Sobald Sie in der Sitzung sind, klicken Sie auf das Aktionsmenü ○○○ in der kMeet-Toolleiste.
3. Wählen Sie Live-Streaming starten:
   
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zu Starten:
   
5. Warten Sie, bis der Video-Stream erstellt wird:
   
6. An derselben Stelle, sobald der Stream-Link angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol rechts, um die URL zu kopieren, die dem Live-Stream entspricht; fügen Sie die URL in eine Nachricht für die Teilnehmer oder jede andere Person ein, die der Live-Übertragung beiwohnen soll.
7. Ein Symbol, das auf kMeet angezeigt wird, sowie ein akustisches Signal zeigen den Beginn der Übertragung über Video-Streaming an:
   

Der Stream wird für maximal 24 Stunden kontinuierlich übertragen und ist nicht mehr zugänglich, sobald die kMeet-Sitzung gestoppt wird.

Dieser Leitfaden bezieht sich auf Euria, den souveränen KI-Assistenten, einen vollwertigen kSuite-Dienst, der auch innerhalb einer App autonom verfügbar ist.

Vorwort

• Die Nutzung von KI bei Infomaniak basiert auf einem transparenten und ethischen Ansatz.
• Jeder KI-integrierte Dienst folgt strengen Prinzipien, um eine zuverlässige und respektvolle Nutzung zu gewährleisten:
  • Der Schutz der Informationen wird durch eine vollständige Verarbeitung der Daten innerhalb von Infrastrukturen gewährleistet, die sich ausschließlich in der Schweiz befinden, wodurch eine vollständige Kontrolle über die digitale Souveränität gewährleistet wird,
  • Die generierten Ergebnisse werden niemals zum Training der Modelle oder zu Werbezwecken verwendet,
  • und die KI ist nicht dazu bestimmt, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn zu unterstützen.

Was ist Euria?

Entwickelt, um eine europäische Alternative zu den amerikanischen Technologiegiganten zu bieten, zeichnet sich der souveräne KI-Assistent Euria durch seine tiefe Integration in das Produktivitätsökosystem von Infomaniak aus, während er eine absolute Vertraulichkeit der Nutzerdaten gewährleistet.

Die Stärke von Euria liegt in seiner lokalen Infrastruktur:

• Im Gegensatz zu Lösungen, die auf ausländischen öffentlichen Clouds basieren, wird die KI von Infomaniak ausschließlich auf eigenen Servern in der Schweiz gehostet.
• Dieser Ansatz ermöglicht es, die Datenschutznormen strikt einzuhalten und sicherzustellen, dass keine verarbeiteten Informationen zur Schulung von Drittmodellen verwendet oder außerhalb der sicheren Infrastruktur des Hosting-Anbieters geteilt werden.

Euria verwendet Spitzenmodelle für Sprachverarbeitung (LLM), die für ihre Effizienz und Leistung ausgewählt wurden, während sie optimiert werden, um ihren Energieverbrauch zu minimieren. Infomaniak setzt auf totale Transparenz in Bezug auf die verwendeten Algorithmen und verfolgt einen Ansatz der technologischen Unabhängigkeit und der Umweltnachhaltigkeit, der für das Unternehmen typisch ist.

Nutzungsbeschränkungen

Um eine reibungslose und sichere Erfahrung zu gewährleisten, unterliegt die Nutzung von Euria bestimmten Bedingungen in Bezug auf Volumen und Dateigröße:

• Berechnung der Kontingente (gleitendes Fenster): Die Grenzen (unten) werden nicht um Mitternacht zurückgesetzt, sondern in Echtzeit über ein 24-Stunden-Fenster berechnet; jede gesendete Nachricht "belegt" einen Platz in Ihrem Kontingent und wird automatisch 24 Stunden nach dem Senden freigegeben.
  • Wenn Sie den ganzen Morgen über Nachrichten senden, bis Sie um 11 Uhr Ihre Grenze erreichen, werden Ihre Senderechte am nächsten Morgen schrittweise freigegeben, wenn jede Nachricht 24 Stunden alt wird.
• Gesamtkontingent an Nachrichten: Ihr tägliches Limit ist geteilt; jede Anfrage an Euria wird von Ihrem Gesamtkontingent abgezogen, unabhängig vom Projekt oder der Konversation, in der Sie interagieren.
• Transkriptionen: Die Transkriptionsdienste sind unbegrenzt.
• Bildversand: Das Hochladen von Bildern ist auf 10 Mo pro Datei begrenzt.
• Dokumentversand: Das Hochladen von Dateien ist auf 100 Mo begrenzt, mit Ausnahme der Angebote my kSuite und my kSuite+, für die das Limit 20 Mo beträgt.
• Anzahl der Nachrichten pro Tag:

• Websuche pro Tag:

• Anzahl der Projekte:

• Anzahl der Gespräche pro Projekt:

Einige Infomaniak-Dienste integrieren Euria

• kChat
  • Die in kChat integrierte KI Euria spart Zeit bei der Kommunikation: Sie kann Sätze umformulieren, schnelle Antworten generieren, Rechtschreibfehler korrigieren oder den Ton einer Nachricht anpassen. Der Benutzer behält die vollständige Kontrolle über die Vorschläge, die nur lokal für jede Sitzung verfügbar sind.
• Mail Infomaniak
  • In der Mail-Anwendung unterstützt Euria das Verfassen von E-Mails. Sie kann Inhalte auf der Grundlage weniger Schlüsselwörter generieren, einen Text umformulieren oder strukturieren und sich an verschiedene Register anpassen. Nichts wird automatisch gesendet, und der Benutzer kann die Texte jederzeit ändern.
• Site Creator
  • Ein auf KI basierender Schreibassistent ermöglicht es Site Creator, schnell Inhalte zu generieren, die für verschiedene Arten von Webseiten geeignet sind. Dieser Dienst ist nützlich für Personen, die eine Website starten und klare, optimierte und relevante Texte erstellen möchten.
• kDrive
  • Auf kDrive wird die künstliche Intelligenz auf zwei komplementären Ebenen eingesetzt, um die Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen. Euria ermöglicht die Interaktion mit den im Drive gespeicherten Textdateien. Dieses Modul kann Fragen zum Inhalt eines Dokuments beantworten, zusammenfassen, übersetzen oder nützliche Informationen extrahieren. Es ist besonders effektiv beim Lesen von Berichten, beim Verständnis komplexer Texte oder beim schnellen Erstellen einer Übersicht über eine Datei.

Um ein IA-Projekt mit benutzerdefinierten Anweisungen und einer Wissensbasis zu erstellen, nehmen Sie sich die Zeit, diesen anderen Leitfaden zu lesen.

Verantwortlichkeiten der Parteien

An die KI übermittelte Daten

• Die KI von Infomaniak basiert derzeit standardmäßig auf diesen Modellen.
  • Dazu gehören Mistral, Whisper, DeepSeek, Llama, granite…
• Durch die Nutzung eines Schreibassistenten werden die an die KI gerichteten Nachrichten und Anfragen ausschließlich in der Schweiz durch die Infrastruktur von Infomaniak verarbeitet.
• Keine Daten werden verarbeitet oder mit Dritten geteilt.

Durch die KI bereitgestellte Daten

• Das Sprachmodell generiert Text basierend auf den Daten, die es während seines Trainings aufgenommen hat, ohne Bewusstsein, Absichten oder moralische Verantwortung.
• Es ist entscheidend, dass der Benutzer sich bewusst ist, dass die vom Modell generierten Informationen nicht immer genau sind und nicht als unanfechtbare Informationsquelle betrachtet werden sollten.
• Er muss sein kritisches Urteilsvermögen einsetzen und die vom Assistenten bereitgestellten Informationen bei Bedarf anhand zuverlässiger Quellen überprüfen.
  • Wenn beispielsweise eine Person das Modell für kritische Aufgaben wie medizinische, rechtliche oder finanzielle Beratung verwendet, muss sie zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen treffen, um die vom Modell stammenden Informationen zu bestätigen.
• Bei unsachgemäßer oder gefährlicher Nutzung dieses Assistenten trägt der Benutzer, der diese Maßnahmen ergreift, die Verantwortung.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen Benutzer zu einer bestehenden E-Mail-Adresse bei Infomaniak hinzufügen, ohne ein Passwort zu teilen.

Voraussetzungen

• Bestellen Sie einen Mail-Service bei Infomaniak.
• Erstellen Sie eine oder mehrere Adressen für diesen Mail-Service.
• Seien Sie Administrator oder Rechtsverantwortlicher innerhalb der Organisation.

Einen oder mehrere Benutzer (neu oder bestehend) zu einer E-Mail-Adresse hinzufügen

Das aktuelle Modell zur Verwaltung von Mail-Zugängen ermöglicht es jedem Benutzer, sich unabhängig und sicher bei derselben E-Mail-Adresse anzumelden, ohne ein globales Passwort zu teilen. Im Fall eines oder mehrerer bestehender Benutzer in der Organisation wird die E-Mail-Adresse automatisch zu ihrer Infomaniak Mail-Oberfläche hinzugefügt.

Nehmen Sie sich die Zeit, diesen anderen Leitfaden zu diesem Thema durchzulesen.

Verwaltung und Entfernen eines Benutzers

Wenn ein Benutzer keinen Zugriff mehr auf eine E-Mail-Adresse und deren Inhalt haben soll, reicht es aus, ihn über dieselbe Oberfläche zu entfernen, aber es gibt 2 Möglichkeiten:

1. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Benutzer.
2. Wählen Sie aus, ob Sie alle Geräte des Benutzers abmelden möchten: Er hat dann keinen Zugriff mehr auf die E-Mail-Adresse in E-Mail-Programmen/Clients, kann aber weiterhin auf die Adresse in der Infomaniak-App (Web, mobil…) zugreifen.
3. Sie können wählen, ihm alle Zugriffe auf die Adresse zu entziehen, und er kann sie nie wieder einsehen:
   

Sein Passwort wird dann sofort widerrufen, ohne die anderen Benutzer zu beeinträchtigen. Sie können dann:

• … den Zugriff einer anderen Person zuweisen
• … die vollständige Verwaltung der Adresse beibehalten
• … neue Zugriffe ohne Dienstunterbrechung erstellen

Nehmen Sie sich auch bei Bedarf die Zeit, diesen anderen Leitfaden zu lesen, um einen vollständigen Mail-Service für alle Benutzer zu sperren.

Verwaltung der individuellen Zugriffe und Passwörter

Jeder hinzugefügte Benutzer verfügt über sein eigenes Passwort, das bei der Konfiguration seines Zugangs automatisch generiert wird. Dieses Passwort ist einzigartig für sein Konto und sein Gerät:

• Der Besitzer der Adresse muss kein Hauptpasswort mehr kommunizieren.
• Jeder Zugang ist isoliert und kann widerrufen werden, ohne die anderen zu stören.
• Ein Passwort ist nach seiner Erstellung nie sichtbar; bei Bedarf kann ein neuer Zugang erstellt werden.

Mehrere Zugänge können für dieselbe Adresse bestehen, sodass verschiedene Geräte oder Software ohne Unterbrechung verbunden werden können. Jedes Passwort wird einmal pro Anwendung oder Gerät eingegeben und bleibt unabhängig: Sie können einen bestimmten Zugang widerrufen (z.B. bei Verlust oder Ersatz eines Geräts), ohne die anderen zu beeinträchtigen.

Nehmen Sie Kenntnis von diesem anderen Leitfaden zu diesem Thema.

In der Mail Infomaniak Mobile App

Wenn ein Benutzer hinzugefügt wird, wird die E-Mail-Adresse automatisch in seiner Mail Infomaniak Mobile App hinzugefügt:

Er kann jederzeit zwischen seinen Adressen wechseln, indem er den Pfeil oben links auf dem Bildschirm verwendet:

Um dies zu erreichen, ist es manchmal notwendig, aus dem oberen linken Bereich auszuwählen, alle Organisationen anzuzeigen:

Die einfachste Möglichkeit, Ihre Kalender/Terminkalender zu verwalten, besteht darin, die Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zu verwenden.

Diese Schnittstelle bietet zahlreiche Vorteile:

• Keine Software zu installieren oder zu konfigurieren.
• Teilen von Kalendern mit anderen Benutzern.
• Ständig gesichert.
• Synchronisierung von Kalendern (+ Aufgaben) zwischen Geräten.
• Anlage / kDrive.
• Sichert und respektiert Ihre Privatsphäre, in der Schweiz von einem neutralen und unabhängigen Unternehmen gehostet.

Wie starte ich mit Calendar von Infomaniak?

1. Klicken Sie hier , um auf die Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zuzugreifen.

Was möchten Sie tun?

1. Kalender auf allen Ihren Geräten synchronisieren
2. Anzeige der App anpassen
3. Feiertage anzeigen
4. Eine Aufgabe erstellen
5. Ein einzelnes Ereignis erstellen
6. Ein wiederkehrendes Ereignis erstellen
7. Eine Ereignis-Erinnerung erstellen
8. Ein Meeting planen
9. Ein Meeting aus der Web-App Mail planen
10. Raumbuchungen verwalten
11. Einen Kalender drucken
12. Einen Kalender importieren
13. Aufgaben importieren
14. Kalender exportieren
15. Kalender teilen
16. Kalender öffentlich teilen
17. Gelöschte Ereignisse wiederherstellen
18. Eine Dateianhang zu einem Ereignis hinzufügen
19. Standardmäßig einen Kalender in der App festlegen
20. Eine Desktop-App erstellen (z.B. aus der Web-App Calendar) in Chrome

Eine Frage oder ein Feedback?

• Kontaktieren Sie den Infomaniak-Support
• Klicken Sie hier, um eine Meinung oder einen Vorschlag zu einem Infomaniak-Produkt zu teilen

Die einfachste Möglichkeit, Ihre Kontakte / Adressbücher zu verwalten, besteht darin, die Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) zu verwenden.

Diese Schnittstelle bietet zahlreiche Vorteile:

• Keine Software zu installieren oder zu konfigurieren.
• Teilen Sie Adressbücher mit anderen Benutzern.
• Ständig gesichert.
• Synchronisierung Ihrer Kontakte zwischen Geräten.
• Sichert und respektiert Ihre Privatsphäre, in der Schweiz von einem neutralen und unabhängigen Unternehmen gehostet.

Wie starte ich mit Infomaniak Kontakte?

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) zuzugreifen.

Was möchten Sie tun?

1. Kontakte & Kalender auf allen Ihren Geräten synchronisieren
2. Kontakte verwalten
3. Doppelte Kontakte verwalten
4. Kontakte importieren
5. Kontakte exportieren
6. Kontakte gruppieren
7. Kontakte kopieren oder verschieben
8. Kontakte wiederherstellen
9. Ein Adressbuch teilen

Eine Frage oder ein Feedback?

• Kontaktieren Sie den Infomaniak-Support
• Klicken Sie hier, um eine Meinung oder einen Vorschlag zu einem Infomaniak-Produkt zu teilen

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen Benutzer, der noch extern zu Ihrer Organisation ist, aber als ein my kSuite-Benutzer erfasst wird, zu kChat einladen.

Vorwort

• Nehmen Sie sich die Zeit, diesen anderen Leitfaden zu lesen, um einem externen Benutzer den Zugriff auf einen oder mehrere kChat-Kanäle zu gewähren, sodass er mit Ihrem Team interagieren kann, ohne als my kSuite-Benutzer gezählt zu werden, und ohne besondere Rechte in der Organisation (der er nicht angehören wird) zu haben.
• Sie können auch ein Arbeitsteam vollständig von kChat aus einladen.
• Nehmen Sie sich die Zeit, diesen anderen Leitfaden zu lesen, wenn Sie die Kanäle verwalten möchten, denen neue Mitglieder automatisch angehören sollen.

Zu my kSuite einladen

Voraussetzungen

•  Administrator der Organisation sein, auf der sich my kSuite befindet, mit vollständigen Rechten für kChat gewährt.
   

Sobald eingeladen, kann der Benutzer seine Mitgliedschaft bestätigen und erhält Zugriff auf kChat mit den eingeschränkten Berechtigungen, die Sie ihm gewährt haben:

1. Hier klicken, um auf die Verwaltung von kChat im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen:
   
3. Klicken Sie auf my kSuite-Benutzer erstellen.
4. Klicken Sie auf Weiter:
   
5. Geben Sie den Vornamen und Nachnamen des Benutzers ein und definieren Sie seine Rolle als einfacher Benutzer:
   • Gesetzlicher Vertreter
     • Rechtliche Verantwortung der Organisation
     • Kann alle Produkte und Benutzer verwalten
     • Kann die Buchhaltung und die Bestellung neuer Produkte verwalten
   • Administrator
     • Kann alle Produkte und Benutzer verwalten
     • Kann die Buchhaltung und die Bestellung neuer Produkte verwalten
   • Benutzer‍
     • Kann die Produkte verwalten, die Sie autorisieren‍
     • Kann die Buchhaltung verwalten, wenn Sie es autorisieren‍
6. Erstellen Sie keine E-Mail-Adresse für den Benutzer und geben Sie seine bestehende E-Mail-Adresse an, an die die Einladung gesendet werden soll:
   • Sie können diesen zukünftigen Benutzer zwingen, sich mit dieser E-Mail-Adresse anzumelden oder ihm die Angabe einer anderen E-Mail-Adresse zu erlauben (nützlich, wenn er bereits ein Benutzerkonto bei Infomaniak mit einer anderen Anmeldung hat).
   • Benutzer zu Ihrer my kSuite hinzufügen mit dem Umschaltknopf (Toggle Switch).
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen:
   
   • Die Einladung bleibt ausstehend, bis der eingeladene Benutzer sich endgültig registriert (siehe unten). Das Benutzer-Dashboard der Organisation zeigt diesen Status an:
     

Einladung annehmen

Um auf die Organisation mit kChat zuzugreifen:

1. Der eingeladene Benutzer erhält die Einladung in seiner E-Mail und klickt auf die Schaltfläche Einladung annehmen:
   
2. Er gibt seine Kontaktdaten sowie die E-Mail-Adresse / das Passwort an, die er verwenden möchte, und beendet die Registrierung:
   
3. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, kann der neu registrierte Benutzer sich bei seinem Manager anmelden und auf kChat zugreifen, zu dem er eingeladen wurde.
4. Bestehende Benutzer werden automatisch über die Ankunft des neuen Teilnehmers informiert und können nun mit ihm kommunizieren; sobald er hinzugefügt wurde, erhält der neue Benutzer eine Nachricht von Euria (Infomaniak KI-Bot), die ihn willkommen heißt:
   

Zugang zu kSuite, aber kein Zugang zur Verwaltung von kSuite!

Es ist wichtig, die Nutzung der kChat-App (innerhalb von kSuite) und die Verwaltung von kSuite selbst zu unterscheiden.

Im obigen Einladungsbeispiel wurde der neue Benutzer eingeladen, kChat beizutreten, er zählt also nun als Benutzer der kSuite, wenn ein Administrator auf die Verwaltung der kChat-Benutzer zugreift:

Ebenso natürlich bei der Verwaltung der kSuite-Benutzer:

Dieser neue Benutzer kann jedoch nicht selbst direkt die kSuite verwalten, zu der er eingeladen wurde, da seine Rolle (im ersten Punkt 5 oben definiert) dies nicht zulässt:

1. Aus diesem Grund wird dieser Benutzer keinen aktiven Link im Bereich Zusammenarbeitstools → kSuite seines Infomaniak-Managers sehen.
2. Er muss zu den Infomaniak-Anwendungen wechseln, indem er das Menü ‍ oben rechts verwendet:
   

Zu beachten ist, dass dieser Benutzer, wenn er dies wünscht, seine eigene kSuite bestellen kann, ohne Verbindung zur kSuite, zu der er eingeladen wurde.

Dieser Leitfaden stellt Ihnen die Räume kSuite, die Suite von Produktivitäts- und Kollaborationstools, die in der Schweiz von Infomaniak entwickelt wurden, vor.

Vorwort

• Ein kSuite-Raum bietet Zugriff auf die Anwendungen der kSuite, aber Komponenten (Widgets) übernehmen wichtige Informationen Ihrer kSuite-Apps, wie z. B. die Besprechungsräume.
• Hier können Sie auch Ihren Status und Ihre Anwesenheit verwalten, um effizienter mit den anderen kSuite-Nutzern zusammenzuarbeiten.
• Es ist einfach, von einer Anwendung zur anderen zu wechseln, ohne das Browserfenster zu verlassen.
• Genau wie im Manager können Sie direkt von einem kSuite-Raum, der mit einer Organisation verbunden ist, zu einem anderen Raum wechseln.
  • Wenn Sie my kSuite besitzen, wird diese immer als erstes angeboten.

Auf die kSuite-Seite vom Manager aus zugreifen

Klicken Sie auf das Symbol oben rechts in der Oberfläche, um zwischen dem Manager von Infomaniak und dem Raum kSuite sowie den kSuite-Apps zu wechseln:

Auf den kSuite-Raum von einer App aus zugreifen

Wenn Sie sich bereits in einer kSuite-App befinden, klicken Sie auf das farbige Haus, um auf den kSuite-Raum zuzugreifen:

Bildschirm für 2 kSuite-Apps teilen

Um mit 2 kSuite-Apps nebeneinander zu arbeiten:

1. Hier klicken, um auf den kSuite-Raum Ihrer Organisation zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Symbole im linken Seitenmenü, um auf die Anwendungen der kSuite zuzugreifen, wie z. B. kChat oder kDrive.
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Element, um auf die erweiterten Aktionen zuzugreifen:
   
   • Es ist möglich, die ausgewählte App in einem Seitenpanel zu öffnen, um 2 Apps nebeneinander zu haben:
     

Mehr erfahren

• kSuite-Einführungsleitfaden
• Partner werden und kSuite weiterverkaufen
• Ein bestehendes kDrive zu einer neuen kSuite weiterentwickeln

Diese Anleitung stellt, nach demselben Muster wie Schnell ein E-Mail-Passwort generieren, die schnellen Methoden vor, um eine E-Mail-Adresse mit den Infomaniak-Tools zu konsultieren.

Auf eine E-Mail-Adresse zugreifen

Um die bestehende E-Mail-Adresse demonstration@exemple-domaine.ch zu verwenden:

1. Geben Sie die Anmelde-ID für Ihr Infomaniak-Konto und das Passwort auf der Seite https://manager.infomaniak.com/ ein:
   
2. Bestätigen Sie die Eingabe im Manager mit der 2FA-Methode (zweifache Authentifizierung), die anfangs definiert wurde:
   
3. Sobald Sie auf dem Dashboard sind, klicken Sie auf Mail-Service:
   
4. Sobald Sie bei Ihren Mail-Services sind, klicken Sie auf den Namen / Domainnamen, zu dem die betreffende E-Mail-Adresse gehört:
   
5. Sobald Sie beim Mail-Service sind, zu dem die Adresse gehört, klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse:
   
6. Sobald Sie bei der betreffenden E-Mail-Adresse sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen:
   
7. Es kann notwendig sein, an dieser Stelle das Anmeldepasswort (das aus Punkt B oben) erneut einzugeben:
   
8. Wählen Sie dann die Option, um einen bestehenden Benutzer hinzuzufügen, und klicken Sie auf das Feld darunter, wodurch die Liste der Benutzer der Organisation angezeigt wird, bei der Sie angemeldet sind, und klicken Sie auf Ihren Benutzer (Ihre Anmelde-ID für das Infomaniak-Konto). Bestätigen Sie die Hinzufügung mit der Schaltfläche unten rechts:
   
9. Erledigt, Ihr eigener Benutzer wurde hinzugefügt:
   
10. Klicken Sie dann auf das Symbol ‍ oben auf dem Bildschirm, um die kSuite-Tools zu öffnen, und klicken Sie auf die Web-App Mail von Infomaniak:
    
11. Die E-Mail-Adresse wurde erfolgreich zur Web-App Mail hinzugefügt (klicken Sie bei Bedarf auf den Pfeil ‍, um das Adressmenü zu erweitern und darauf zugreifen zu können). Eine Informations-E-Mail wurde an den Benutzer (in diesem Fall Sie selbst) gesendet, um über den Vorgang zu informieren:
    

Zugang zu einer E-Mail-Adresse gewähren

Um einer dritten Person schnell den Zugang zur bestehenden Adresse demonstration@exemple-domaine.ch zu ermöglichen:

1. Folgen Sie den Punkten 1-7 oben.
2. Im folgenden Schritt wählen Sie die Option „Neuer Benutzer“. Bestätigen Sie die Hinzufügung mit der Schaltfläche unten rechts:
   
3. Kopieren Sie den Einladungslink (er hat die Form https://welcome.infomaniak.com/iw/abcdef-12345.....):
   
4. Die dritte Person führt den Einladungslink in ihrem Browser aus:
   
5. Sie gibt ihre E-Mail-Adresse ein...
   

Wenn die dritte Person bereits die Infomaniak Webmail-App verwendet...

Die E-Mail-Adresse, die die dritte Person im obigen Punkt 5 angibt, muss ihrem Infomaniak-Konto-Login entsprechen.

Fertig: Der Benutzer wird zur Infomaniak Webmail-App weitergeleitet, die die E-Mail-Adresse anzeigt, auf die der Einladungslink verwies:

Wenn die Person bereits bei ihrem Infomaniak-Konto angemeldet war, dann ist der obige Schritt 5 noch kürzer, da der Benutzer nur klicken muss, um zur neuen zu konsultierenden E-Mail-Adresse weitergeleitet zu werden:

Wenn die Adresse nicht sofort sichtbar ist, überprüfen Sie, ob das Infomaniak-Konto mehreren Organisationen zugeordnet ist, und falls ja, wählen Sie E-Mails aller Organisationen anzeigen:

Wenn die Adresse, von der die Einladung abhängt, immer noch nicht angezeigt wird, versuchen Sie, die Browserseite zu aktualisieren (Befehl ⌘ + R unter macOS und Strg + F5 unter Windows).

Wenn die dritte Person Infomaniak noch nicht verwendet...

Nachdem sie ihre E-Mail-Adresse im obigen Punkt 5 angegeben hat, wird die dritte Person aufgefordert, ein Infomaniak-Konto zu erstellen:

1. Sie muss ihre Kontaktdaten angeben und ein Passwort für die Anmeldung bei ihrem Infomaniak-Konto erstellen:
   
2. Sie muss eine Telefonnummer angeben und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren:
   
3. Sie muss eine Methode zur doppelten Authentifizierung (2FA) hinzufügen, um den Zugriff auf ihr Infomaniak-Konto zu sichern:
   
4. Sobald die 2FA-Methode hinzugefügt wurde, fertig: Der Benutzer wird zur Infomaniak Webmail-App weitergeleitet, die die E-Mail-Adresse anzeigt, auf die der Einladungslink verwies:
   

Nehmen Sie auch von diesem anderen Leitfaden Kenntnis.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie ein neues wiederkehrendes Ereignis zu einem Kalender/Agenda der Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) hinzufügen.

Vorwort

• Um ein einfaches einmaliges Ereignis zu erstellen, lesen Sie diese andere Anleitung.
• Um ein Treffen mit mehreren Benutzern zu planen und den besten Zeitpunkt zu finden, lesen Sie diese andere Anleitung zum Terminvereinbarungsassistenten.
• Es ist möglich, ein einzelnes Vorkommen eines wiederkehrenden Ereignisses im Infomaniak-Kalender zu ändern (verschieben/löschen), ohne die gesamte Reihe zu beeinflussen. Dadurch können Sie den Zeitplan, die Teilnehmer, den Ort oder die Dauer eines bestimmten Meetings punktuell anpassen, während die ursprüngliche Konfiguration für alle anderen Vorkommen beibehalten wird.

Ein wiederkehrendes Ereignis hinzufügen

Um ein Ereignis hinzuzufügen, das in der Zukunft wiederholt wird:

1. Hier klicken, um auf die Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben links.
3. Klicken Sie auf Ereignis:
   
4. Zeigen Sie die zusätzlichen Felder an:
   
5. Aktivieren Sie die Wiederholung und passen Sie sie nach Ihren Wünschen an:
   
6. Speichern Sie das wiederkehrende Ereignis unten auf der Seite.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Ihr Abonnement für kDrive, die Lösung für kollaboratives Speichern in einer 100% Swiss Made Cloud, ändern können.

Vorwort

• kDrive ist der Name des von Infomaniak in der Schweiz angebotenen Dateispeicher-/Freigabedienstes.
• kDrive ist kostenlos oder per Abonnement zugänglich, je nachdem, ob Sie allein darauf zugreifen oder ob auch Mitarbeiter darauf zugreifen sollen.
• kDrive ist als eigenständiges Produkt oder als eines von mehreren Produkten innerhalb der Suite kSuite & my kSuite / my kSuite+ erhältlich.
  • Um Ihnen bei der Identifizierung des für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Angebots zu helfen, nehmen Sie sich die Zeit, diese andere Anleitung zu lesen.

Aktuelles kDrive-Angebot ermitteln

Über die kDrive-Web-App

Um herauszufinden, welches Angebot Sie derzeit nutzen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App kDrive von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/kdrive).
2. Klicken Sie auf Verwalten, um zum Angebot zu wechseln und das aktuelle Angebot zu sehen:
   

Wenn kein Dashboard unten links zugänglich ist, verfügen Sie über eingeschränkte Funktionen (z. B. Angebot my kSuite), die durch den Wechsel zu einem höheren Angebot freigeschaltet werden können:

Über den Infomaniak-Manager

Sie können sich auch über das Manager, das Dashboard Ihrer Produkte, über das aktuelle Angebot informieren.

Wenn kein kDrive-Produkt im Manager vorhanden ist, ist die kDrive-App nur unter den Apps oben rechts zugänglich, da Sie…

• entweder über ein Angebot my kSuite / my kSuite+ verfügen:
  
• oder Sie wurden zu einer Dokumentfreigabe eingeladen (Sie sind also externer kDrive-Benutzer):
  

Andernfalls finden Sie Ihren kDrive unter Ihren kollaborativen Tools wieder:

Aktuellen kDrive-Tarif ändern

Ihr kDrive kann mit Ihnen wachsen. Wenn sich Ihre Bedürfnisse erweitern — sei es, um neue Mitarbeiter aufzunehmen, ein Familienmitglied zu integrieren oder ein wachsendes Datenvolumen zu speichern — erhöhen Sie seine Kapazität einfach, um sein volles Potenzial zu entfalten.

Voraussetzungen

• Ausreichende Berechtigungen innerhalb der Organisation haben.

Um Ihr aktuelles kDrive-Angebot zu ändern:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App kDrive von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/kdrive).
2. Klicken Sie auf Verwalten, um zum Angebot zu wechseln und das aktuelle Angebot zu sehen:
   

Sie können dann über den Infomaniak-Shop auf ein höherwertiges Angebot umsteigen:

Wenn Sie beispielsweise durch Ihre Wahl eines neuen Angebots das Kontingent der Benutzer erhöhen, die Ihrem kDrive hinzugefügt werden können, nehmen Sie Kenntnis von diesem anderen Leitfaden, um sie einzuladen, sich Ihnen anzuschließen.

Dieser Leitfaden für die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) oder die mobile App Infomaniak Mail (App für Smartphones oder Tablets iOS / Android) erklärt, wie Sie die Verschlüsselung für E-Mails aktivieren, die von den Web- und mobilen Diensten von Infomaniak gesendet werden.

Vorwort

• Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, werden die E-Mails und Anhänge sofort nach dem Empfang auf den Servern von Infomaniak verschlüsselt, und zwar über die öffentlichen Schlüssel der Absender und Empfänger.
  • Jede E-Mail-Adresse generiert bei der ersten Verwendung einen Schlüssel, der sicher in den Rechenzentren von Infomaniak gespeichert wird.
• Die Schlüssel basieren auf elliptischer Kurvenkryptographie (ECC) und verwenden den OpenPGP-Standard.
  • Sie sind selbst mit AES-256-GCM verschlüsselt, mit automatischer Entschlüsselung über die Infomaniak-Authentifizierung.
• In den Suchergebnissen ist nur der Betreff der verschlüsselten Nachrichten sichtbar, während der Inhalt während der Speicherung sicher bleibt.

E-Mail-Verschlüsselung aktivieren…

… aus der Web-App Mail von Infomaniak

Um eine an eine E-Mail-Adresse gesendete Nachricht automatisch zu verschlüsseln:

1. Klicken Sie hier um auf die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Verfassen Sie eine neue Nachricht wie gewohnt.
3. Klicken Sie auf das Symbol Schloss links neben der Schaltfläche Senden, um die Verschlüsselung zu aktivieren:
   
4. Bestätigen Sie die Aktion, wenn ein Bestätigungsfenster angezeigt wird.
5. Das Symbol zeigt nun ein geschlossenes Schloss an, und die Farbe des gesamten Bereichs wird geändert.
6. Drücken Sie die Schaltfläche Senden.

Die Aktion muss bei jedem neuen Versand durchgeführt werden.

A. Empfänger, dessen E-Mail bei Infomaniak verwaltet wird

Wenn der Empfänger der verschlüsselten E-Mail eine E-Mail-Adresse besitzt, die bei Infomaniak verwaltet wird, erfolgt die Verschlüsselung vollständig transparent für den Absender und den Empfänger. Eine Notiz wird die Verschlüsselung der Nachricht anzeigen…

1. … im Posteingang des Empfängers:
   
2. … bei der Öffnung der empfangenen Nachricht:
   
3. … und im Ordner der gesendeten Nachrichten des Absenders:
   

B. Externer Empfänger

Wenn der Empfänger der verschlüsselten E-Mail eine E-Mail-Adresse verwaltet außerhalb der Infomaniak-Dienste besitzt, ist die Verschlüsselung immer möglich, erfordert jedoch die Definition eines Passworts:

1. Klicken Sie hier, um auf die App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Verfassen Sie eine neue Nachricht wie gewohnt, aber an eine E-Mail-Adresse außerhalb von Infomaniak.
3. Klicken Sie auf das Symbol Schloss ‍links vom Button Senden, um die Verschlüsselung zu aktivieren.
4. Ein Modalfenster öffnet sich, damit Sie ein Passwort erstellen können.
5. Geben Sie ein Passwort ein und kopieren Sie es, um es auf eigene Weise (z.B. kPaste) an den Empfänger zu übermitteln (Sie können im Voraus ein Passwort vereinbaren, sodass der Empfänger bereits informiert ist):
   
6. Das Symbol stellt nun ein geschlossenes Schloss dar, und Sie können die E-Mail wie gewohnt senden.

Die Empfänger erhalten dann eine Nachricht, die ihnen mitteilt, dass eine verschlüsselte E-Mail auf sie wartet:

Durch Klicken auf den bereitgestellten Button werden sie zu einer sicheren Webseite weitergeleitet, auf der das Passwort eingegeben werden muss.

Sobald das Passwort validiert ist, kann die verschlüsselte Nachricht auf derselben Seite gültig für 30 Tage eingesehen werden.

… von der mobilen Infomaniak Mail-App

Um eine an eine E-Mail-Adresse gesendete Nachricht automatisch zu verschlüsseln:

1. Öffnen Sie die mobile App Infomaniak Mail (App für iOS- oder Android-Smartphones oder -Tablets).
2. Verfassen Sie eine neue Nachricht wie gewohnt.
3. Drücken Sie auf das Symbol Schloss ‍unten im Bearbeitungsfenster, um die Verschlüsselung zu aktivieren:
   

A. Empfänger, dessen E-Mail bei Infomaniak verwaltet wird

Wenn der Empfänger der verschlüsselten E-Mail eine E-Mail-Adresse verwaltet bei Infomaniak besitzt, erfolgt die Verschlüsselung völlig transparent für den Absender und den Empfänger:

1. Geschlossene Schlösser werden auf dem Bildschirm angezeigt.
2. Drücken Sie auf das Sende-Symbol:
   

B. Externer Empfänger

Wenn der Empfänger der verschlüsselten E-Mail eine E-Mail-Adresse verwaltet außerhalb der Infomaniak-Dienste besitzt, ist die Verschlüsselung immer möglich, erfordert jedoch die Definition eines Passworts:

1. Das Senden ist nicht möglich, da das Sende-Symbol grau bleibt und Symbole auf den Schlössern erscheinen:
   
2. Drücken Sie auf das Schloss-Symbol.
3. Ein Modalfenster öffnet sich, damit Sie ein Passwort erstellen können.
4. Lassen Sie das vorgeschlagene Passwort oder geben Sie ein neues Passwort ein und kopieren Sie es, um es auf eigene Weise weiterzuleiten (z.B. mit kPaste), an den Empfänger (Sie können im Voraus ein Passwort vereinbaren, sodass der Empfänger bereits informiert ist).
5. Drücken Sie das Kreuz oben links, wenn Sie mit der Verwaltung des Passworts fertig sind.
6. Fertig, die Übertragung kann nun verschlüsselt erfolgen:
   

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Kontakte in Adressbücher der Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/kontakte) importieren.

Vorwort

• Ein Assistent ermöglicht das einfache Importieren von Kontakten aus verschiedenen Quellen, wie z.B. Outlook, macOS-Adressbücher, Thunderbird, Gmail usw.
• Der Import kann mit einer Datei im Format VCARD oder CSV erfolgen.
• Die Datei darf weder 50 MB überschreiten noch mehr als 10.000 Zeilen enthalten.

Kontakte importieren

Dazu:

1. Hier klicken, um zum Abschnitt Importieren der Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/kontakte) zu gelangen:
   
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche VCARD- oder CSV-Datei auswählen:
   

Aus einer vCard-Datei (.vcf) importieren

Der Inhalt eines Kontaktexports im vCard-Format sieht etwa so aus:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Jean Dupont
N:Dupont;Jean;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:jean.dupont@email.com
TEL;TYPE=CELL:0601020304
ORG:Logistique SAS
END:VCARD
BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Alice Martin
N:Martin;Alice;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:a.martin@web.fr
ORG:Indépendante
END:VCARD
...

Wenn Sie Ihre Datei .vcf im Import-Tool auswählen, folgen diese Schritte:

1. Der Assistent zeigt die Anzahl der erkannten Kontakte in Ihrer Datei an.
2. Wählen Sie das Adressbuch (oder erstellen Sie ein neues) aus, um Ihre Kontakte zu speichern.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Import zu starten:
   

Aus einer CSV-Datei (.csv) importieren

Der Inhalt eines Kontaktexports im CSV-Format sieht etwa so aus:

Nom,Prénom,Email,Téléphone,Organisation,Note
Dupont,Jean,jean.dupont@email.com,0601020304,Logistique SAS,Client VIP
Martin,Alice,a.martin@web.fr,,Indépendante,
Bernard,Marc,,0788990011,,Ancien collègue
Petit,Sophie,sophie.p@service.com,0140506070,Mairie de Paris,
Gérard,Lucas,lucas.gerard@brico.org,,,Besoin devis mars
Morel,Élise,,0611223344,BioShop,
Fournier,Thomas,t.fournier@tech.io,0655443322,InnoTech,Expert Python
Leroy,Julie,j.leroy@gmail.com,,,
...

Wenn Sie Ihre Datei .csv im Import-Tool auswählen, folgen diese Schritte:

1. Der Assistent zeigt die Anzahl der erkannten Kontakte in Ihrer Datei an.
2. Sie können die Anzahl der pro Seite angezeigten Kontakte erhöhen, um sie bei Bedarf besser vollständig vorab anzuzeigen.
3. Wählen Sie den Trennzeichen aus, der zum Trennen der Informationen in Ihrer Textdatei verwendet wurde.
4. Geben Sie an, ob die Datei eine erste Zeile ohne Kontakt (nur Spaltenüberschriften) enthält.
5. Geben Sie an, ob Sie Kontakte nur ab einer bestimmten Zeile importieren möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um fortzufahren:
   
7. Weisen Sie die im Datei erkannten Informationen jedem Kontakt mit den in Ihrem Adressbuch verfügbaren Feldern zu:
   
8. Blättern Sie durch die zu importierenden Kontakte, um bei Bedarf weitere Felder zu spezifizieren.
9. Gehen Sie zurück, um die Auswirkungen Ihrer Änderungen zu überprüfen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um fortzufahren:
   
10. Wählen Sie das Adressbuch (oder erstellen Sie ein neues) aus, um Ihre Kontakte zu speichern.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Import zu starten:
    

Importierte Kontakte

Die Kontakte werden an dem angegebenen Ort in einer Gruppe importiert; Sie können diesen Ordner, der für diesen Zweck erstellt wurde, bei Bedarf löschen (dies löscht die Kontakte nicht, wenn Sie diese Option beim Löschen des Ordners nicht aktivieren):

1. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem Namen der erstellten Gruppe mit dem Importdatum.
2. Klicken Sie auf Löschen:
   

Im Fehlerfall

• Vervollständigen Sie die Kontaktkarten:
  • Ein Kontakt, der nur den Namen und den Vornamen enthält, kann aus Sicherheitsgründen vom System ignoriert werden.
  • Stellen Sie sicher, dass mindestens eine zusätzliche Information vorhanden ist (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
• Überprüfen Sie die Kopfzeile Ihrer Datei (CSV):
  • Die Spalten müssen klar benannt sein (z. B. "Nachname", "Vorname", "E-Mail").
  • Wenn die Überschriften fehlen oder falsch sind, kann das System die Daten nicht lesen.
• Datenformat:
  • Stellen Sie sicher, dass Telefonnummern keine ungewöhnlichen Sonderzeichen enthalten und E-Mail-Adressen korrekt geschrieben sind (Vorhandensein des @ und des Punktes).
• Dateicodierung:
  • Für optimale Ergebnisse speichern Sie Ihre CSV-Datei im Format UTF-8; dies stellt sicher, dass Akzente und Sonderzeichen korrekt angezeigt werden.

Wenn Sie sie zuerst aus... exportieren müssen

... Outlook (ältere Version)

1. Gehen Sie in Ihrem Programm Outlook zu Ihrem Adressbuch.
2. Wählen Sie die zu exportierenden Kontakte aus.
3. In Actions, click on Transfer as vCard.
4. Send the e-mail containing the vCard.
5. Retrieve the e-mail in the Infomaniak Web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail)
6. Click on Add all contacts.

... macOS (or refer to this other guide)

1. From your Contacts software, go to File and then select Export.
2. Choose Export vCard.
3. Save your vCard file on your computer.

... Thunderbird (or refer to this other guide)

1. From your Thunderbird software, go to Window and then select Address Book.
2. In Tools, select Export.
3. In the save options, choose Comma-separated as the format.
4. Save your CSV file.

... Gmail (or refer to this other guide)

1. From your Gmail space, go to the Contacts section.
2. Click the Export button.
3. Select vCard Format.
4. Save your vCard file on your computer.

... Office 365 (or refer to this other guide)

1. From your Outlook software, go to the Contacts section.
2. Klicken Sie auf Verwalten und wählen Sie Exportieren aus.
3. Speichern Sie Ihre CSV-Datei auf Ihrem Computer.

... Yahoo Mail: lesen Sie diesen weiteren Leitfaden

... Proton Mail: lesen Sie diesen weiteren Leitfaden

... Bluewin: lesen Sie diesen weiteren Leitfaden

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Zugriffsrechte auf Produkte für einen Benutzer Ihrer Organisation im Manager von Infomaniak ändern.

Vorwort

• Seit Sie Ihr Konto bei Infomaniak eröffnet haben, gehören Sie mindestens einer Organisation an.
  • Wenn Sie allein waren und es sich nicht um eine Einladung handelte, wurde eine Organisation in Ihrem Namen erstellt und Sie werden automatisch zum gesetzlichen Vertreter.
  • Andernfalls gehören Sie der Organisation an, die Sie eingeladen hat (um ihre kSuite zu verwalten, ein Produkt zu verwalten, usw.).
• Es ist möglich, die Rolle eines Benutzers innerhalb Ihrer Organisation zu ändern.
• Sie können dann festlegen, ob ein Benutzer…
  • … Teil Ihrer Organisation ist und ob er werden soll:
    • Gesetzlicher Vertreter
    • Administrator
    • Mitarbeiter (dieser Teil wird unten im Detail beschrieben…)
  • … extern zu Ihrer Organisation ist (eingeschränkte Rechte):
    • Externe Benutzer werden bei den Freigaben von Kalendern und Adressbüchern für die gesamte Organisation nicht berücksichtigt.

Wer kann auf was zugreifen…

Voraussetzungen

• Als Administrator oder gesetzlicher Vertreter innerhalb der Organisation.
• Wechseln Sie zunächst zur gewünschten Organisation, wenn Sie die erwartete Benutzerliste nicht finden.
• Haben Sie einen Benutzer als Mitarbeiter hinzugefügt.

Die folgende Anleitung ermöglicht es, die Zugriffe auf Produkte für Mitarbeiter und externe Benutzer zu verwalten. Ein gesetzlicher Vertreter oder ein Administrator hat nämlich von vornherein Zugriff auf alle bestehenden Produkte innerhalb der Organisation und sichtbar im Manager von Infomaniak.

Um die Produktzugriffe eines Benutzers der Organisation zu ändern:

1. Klicken Sie hier, um auf die Benutzerverwaltung im Manager von Infomaniak zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Benutzer.
3. Klicken Sie auf Produktzugriffe ändern:
   
4. Sie können den vollen Zugriff mit den maximalen Berechtigungen in einem Klick gewähren.
5. Andernfalls klicken Sie auf die Produktkategorie, für die Sie den Zugriff gewähren möchten.
   
6. Wählen Sie das oder die erforderlichen Produkte aus.
7. Wenn Sie mehrere Produkte ausgewählt haben, entscheiden Sie, ob ein zukünftiges zusätzliches Produkt automatisch für den Benutzer sichtbar sein soll (und mit welchem Typ von Berechtigungen).
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern:
   
9. Die Rechte werden sofort gewährt.
10. Klicken Sie auf das Symbol Bleistift ✎ für die Bearbeitung der Berechtigungen:
    
11. Gehen Sie zu Schritt 5 zurück, wenn Sie mehreren Produkten Zugriff gewähren müssen.

Nutzung des Dienstes / Verwaltung des Dienstes

Achtung, in der Übersicht Ihrer Produkte ist es wichtig, zwischen den Zugriffen auf die Produkte (Typ kDrive zum Beispiel, innerhalb der kSuite) und den Zugriffen zur Verwaltung der Produkte zu unterscheiden:

Es ist möglich, einem Benutzer zu erlauben, kDrive zu nutzen (er kann zum Beispiel ein PDF erstellen), ohne ihm dabei ein Verwaltungsrecht für den kDrive-Dienst zu gewähren (er kann das Angebot nicht ändern, keinen neuen Benutzer einladen, kündigen, etc.).

Technische Rechte / Statistische Rechte

Mit bestimmten Diensten wie kDrive ist es möglich, einem Mitarbeiter technische und/oder statistische Rechte zu geben (fügt die Zugriffe auf das Dashboard, Freigabelinks, Speicherstatistiken, aktive Benutzer, verbundene Geräte, Aktivität auf kDrive hinzu):

Andere Dienste wie Domainnamen haben keinen STATISTISCHEN Teil:

Bestimmte spezifische Dienste wie das Ticketing ermöglichen es, noch detailliertere Rechte zu gewähren:

Erleichterter Zugriff: Arbeitsgruppen

Um die Zuweisung von Zugriffsrechten auf ein Produkt, das sich in Ihrer Organisation befindet, zu erleichtern, gibt es Arbeitsgruppen. Diese ermöglichen es Ihnen, Gruppen zu erstellen, die mit Infomaniak-Produkten mit den gewünschten Rechten verknüpft sind, sehr praktisch, um einem neuen Mitarbeiter Ihrer Organisation den Zugriff auf die Produkte zu gewähren, die er in seiner täglichen Arbeit benötigt.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie jeden Morgen automatisch in Ihrem Mail- und/oder kChat-Posteingang eine Zusammenfassung Ihrer in Calendar Infomaniak eingetragenen Aktivitäten erhalten.

Vorwort

• Diese Funktion ist standardmäßig auf allen Kalendern deaktiviert.
• Diese Zusammenfassung wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet (die, die zur Anmeldung bei Ihrem Infomaniak-Konto verwendet wird).
• Sie enthält die Liste aller Ereignisse des Tages mit den wichtigsten Informationen (möglicher kMeet-Link, Standort, Uhrzeiten usw.).
  • Sie können sich sogar vorstellen, diesen täglichen Zeitplan an Ihr Team oder Ihren Assistenten weiterzuleiten, damit sie wissen, wann es am besten ist, Sie zu kontaktieren, auch indem Sie eine Regel für die automatische Weiterleitung basierend auf den Kriterien erstellen, die der empfangenen E-Mail entsprechen.

Automatische und tägliche Erstellung eines Zeitplans

Voraussetzungen

• Das Senden einer Zusammenfassung auf kChat erfordert den Besitz von kChat innerhalb Ihrer Organisation.

Um den Tag mit der Konsultation einer Nachricht in Ihrem Infomaniak-Posteingang zu beginnen, die den auf Ihrem Infomaniak-Kalender basierenden Zeitplan enthält:

1. Klicken Sie hier, um sich bei den vereinheitlichten Einstellungen Ihrer Infomaniak-Web-Apps und insbesondere bei den Einstellungen für die tägliche Erinnerung der Calendar-App anzumelden.
2. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
   1. Wenn Sie sie ändern, kehren Sie zu den Einstellungen zurück, indem Sie auf das Element der täglichen Erinnerung klicken, um auf die Einstellungen zuzugreifen:
      
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine tägliche Erinnerung hinzuzufügen und sie zu konfigurieren:
   

Um Ihre Erinnerung nach Ihren Bedürfnissen anzupassen:

1. Wählen Sie den betreffenden Kalender aus.
2. Wählen Sie die Empfangsart (Mail, kChat oder beide).
3. Wählen Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie die Erinnerung erhalten möchten (am Vorabend oder früh am selben Tag).
4. Wählen Sie, ob Sie wiederkehrende Ereignisse einbeziehen möchten.
5. Wählen Sie die Tage aus, an denen die tägliche Erinnerung gesendet werden soll.
6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl am Ende der Seite:
   

Tägliche Erinnerungen deaktivieren

Um das Senden der täglichen Zusammenfassung per E-Mail oder über Euria auf kChat zu stoppen:

1. Klicken Sie auf den Link, der sich am Ende der erhaltenen Benachrichtigung befindet:
   
2. Klicken Sie auf die zu entfernende Erinnerung:
   
3. Löschen Sie die Erinnerung von der Bearbeitungsseite:
   

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Rolle und Berechtigungen eines Benutzers ändern, damit dieser nur eine eingeschränkte rechtliche Rolle hat oder nur auf bestimmte Funktionen Ihrer Organisation zugreifen kann, die im Manager von Infomaniak vorhanden sind.

Vorwort

• Seit Sie Ihr Konto bei Infomaniak eröffnet haben, gehören Sie mindestens zu einer Organisation.
  • Wenn Sie allein waren und es sich nicht um eine Einladung handelte, wurde eine Organisation in Ihrem Namen erstellt und Sie werden automatisch zum rechtlichen Verantwortlichen.
  • Andernfalls gehören Sie zur Organisation, die Sie eingeladen hat (um ihre kSuite zu verwalten, ein Produkt zu verwalten usw.).
• Sie können festlegen, ob ein Benutzer…
  • … zu Ihrer Organisation gehört und ob er die Rolle haben soll von:
    • Rechtlicher Verantwortlicher
    • Administrator
    • Mitarbeiter
  • … extern zu Ihrer Organisation ist (eingeschränkte Rechte):
    • Externe Benutzer werden bei den Freigaben der Kalender und Adressbücher für die gesamte Organisation nicht berücksichtigt.

Benutzerrechte/Berechtigungen ändern

Voraussetzungen

• Seien Sie Administrator oder Rechtlicher Verantwortlicher innerhalb der Organisation.
• Achtung, es ist nur möglich, die Rolle des rechtlichen Verantwortlichen zuzuweisen, wenn Sie selbst diese Rolle in der Organisation haben.
• Nehmen Sie Kenntnis von den verschiedenen Berechtigungen (Zugangsrechte zu Produkten zum Beispiel) und den Präferenzen für den administrativen Kontakt eines Benutzers innerhalb einer Organisation.
• Wechseln Sie im Voraus zur gewünschten Organisation, wenn Sie die erwartete Benutzerliste nicht finden.

Um die Rolle eines Benutzers zu ändern:

1. Klicken Sie hier, um auf die Benutzerverwaltung im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Benutzer.
3. Klicken Sie auf Rolle ändern:
   
4. Ändern Sie die gewünschte Rolle:
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Wenn Sie dem Benutzer die Rolle eines einfachen Mitarbeiters zuweisen…

… können Sie die Dienste ändern, auf die er zugreifen kann; nehmen Sie Kenntnis von diesem anderen Leitfaden:

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Kontakte in Adressbüchern der Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) kopieren oder verschieben.

Vorwort

• Kontakte können auch in Gruppen verwaltet werden, das heißt in Unterordnern Ihres Adressbuchs.

Kontakt kopieren oder verschieben

Dazu:

1. Hier klicken, um auf die Web-App Kontakte von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben einem Kontakt, um die Kopie oder das Verschieben des Kontakts an den gewünschten Ort mithilfe eines Assistenten auszuwählen:
   

Sie können auch auf die linke Seite der Zeile eines Kontakts klicken und die Maustaste gedrückt halten, um einen Kontakt (oder mehrere Kontakte, wenn Sie diese vorher auswählen) in das gewünschte Adressbuch in der linken Seitenleiste zu kopieren oder verschieben:

Das Standardverhalten beim Verschieben einer Kontaktkarte von einem Adressbuch in einen anderen Ordner oder ein anderes Adressbuch lautet "Verschieben".

Wenn Sie die Taste auf Ihrer Tastatur drücken, die Sie normalerweise zum Kopieren von Dateien auf Ihrem Computer verwenden (in der Regel die Taste ALT), indem Sie sie von einem Ort zu einem anderen ziehen, können Sie Kontakte "Kopieren" anstatt sie zu verschieben.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie eine Dateianhang aus kDrive zu einem Ereignis in einem Kalender/Agenda in der Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) hinzufügen.

Vorwort

• Bestimmte Software oder Anwendungen ermöglichen ebenfalls das Hinzufügen eines Anhangs, und in diesem Fall, wenn Sie den Kalender mit dem Ihrer Lösung synchronisieren, ist die angehängte Datei bis zu einer Größe von maximal 64 KB möglich.

Dateianhang aus kDrive hinzufügen

Wenn Sie ein neues Ereignis in der Web-App Calendar von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) erstellen, können Sie einen oder mehrere Anhangs (Links zu Dateien aus kDrive) hinzufügen:

Über diesen Link „kDrive-Link einfügen“ haben Sie direkten Zugriff auf kDrive aus dem Fenster zum Erstellen eines Ereignisses in Calendar:

1. Wählen Sie kDrive aus, falls erforderlich.
2. Navigieren Sie und wählen Sie die zu dem Ereignis hinzuzufügenden Dateien aus.
3. Andernfalls importieren Sie neue Dokumente, die auf kDrive gespeichert werden.
4. Sobald sie ausgewählt sind, wählen Sie aus, ob ihr Link sein soll:
   1. ein öffentlicher Link (jeder kann darauf zugreifen)
   2. ein eingeschränkter Link (nur die Personen, die Zugriff haben, können darauf zugreifen)

Ob das Ereignis regelmäßig stattfindet oder nicht, Sie können Dateien hinzufügen, die mit denjenigen geteilt werden, die das Ereignis im Kalender einsehen:

Die Gäste des Ereignisses, die die Karte über eine synchronisierte Anwendung, Outlook, Gmail und andere einsehen, werden die Links in der Beschreibung sehen (wie es bei dem möglichen Link zu kMeet der Fall ist, wenn für das Ereignis eine Videokonferenz geplant ist).

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Kontakte mit anderen Benutzern aus Adressbüchern der Infomaniak Web-App Kontakte (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) teilen können.

Adressbuch teilen

Um Kontakte zu teilen:

1. Klicken Sie hier um auf die Infomaniak Web-App Kontakte (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/contacts) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben einem Adressbuch (oberhalb möglicher Gruppen, die nicht spezifisch geteilt werden können, aber beim akzeptierten Teilen sichtbar sind).
3. Klicken Sie auf Teilen:
   
4. Wenn bereits eine Freigabe besteht und Sie eine neue starten möchten, klicken Sie auf Teilen oben, andernfalls auf die Schaltfläche Teilen weiter unten.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, der auf das Adressbuch zugreifen soll:
   
   • Wenn der Benutzer noch keinen hat, kann er einen kostenlos erstellen.
6. Legen Sie die Benutzerrechte für dieses Adressbuch fest (Verwaltung, Nur Lesen, Lesen und Schreiben).
7. Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf die Freigabeschaltfläche klicken:
   

Kontakte, die in der Zukunft in diesem Adressbuch erstellt oder verschoben/kopiert werden, sind dynamisch für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Freigabe haben.

Freigabe akzeptieren

Der eingeladene Benutzer muss die Freigabe akzeptieren, um auf die geteilten Daten zuzugreifen (die Gruppennamen sind jedoch bereits vor der Akzeptanz sichtbar), die sich in einem Abschnitt „Andere Adressbücher“ befinden:

Je nach seinen Berechtigungen kann er bestimmte Operationen an den Kontakten durchführen oder diese einfach einsehen, auch beim Verfassen einer neuen E-Mail:

Sich von einer bereits akzeptierten Freigabe zurückziehen

Ein Benutzer kann sich von einer Freigabe über das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem geteilten Adressbuch zurückziehen:

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen Ihrer Kalender / Agenden mit anderen Infomaniak-Benutzern, Mitarbeitern, über die Infomaniak-Web-App Calendar (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) teilen.

Vorwort

• Sehen Sie sich diesen anderen Leitfaden an, um die Synchronisation Ihrer Kalender zu konfigurieren oder diesen anderen Leitfaden, um einen Kalender schreibgeschützt in ein Drittanbieter-Tool zu integrieren.

Einen Infomaniak-Kalender teilen

Um das Teilen eines Ihrer Kalender / Agenden zu aktivieren:

1. Hier klicken, um auf die Infomaniak-Web-App Calendar (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben einem Kalender.
3. Klicken Sie auf Kalender teilen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein Teilen hinzuzufügen:
   
5. Geben Sie die Organisation, die Gruppe oder die E-Mail-Adresse des Infomaniak-Benutzerkontos ein, das auf den Kalender zugreifen soll (wenn der Benutzer noch kein Konto hat, kann er sich mit der Einladung, die er erhält, kostenlos ein Konto erstellen).
6. Legen Sie die Benutzerrechte für diesen Kalender fest (Kann einsehen, Kann bearbeiten, Kann bearbeiten und teilen).
7. Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf die Schaltfläche klicken:
   
8. Es ist jederzeit möglich, weitere Aktionen von derselben Seite aus durchzuführen:
   1. ein weiteres Teilen hinzufügen
   2. eine Zugriffseinladung erneut senden oder löschen
   3. die Berechtigungen für das Teilen des Kalenders ändern
   4. das Teilen / Widerrufen des Teilens
      

Den Kalender eines Konferenzraums teilen

Um die Kalender der Konferenzräume zu teilen, basiert das Prinzip des Teilens und der Zuweisung von Rechten auf demselben Prinzip wie oben: