Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion zur Raumreservierung (für Meetings, Sport, Kurse usw.), die in der Web-App Calendar von Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).

Vorwort

• Es ist möglich, physische Besprechungsräume in Calendar zu erstellen und mit Veranstaltungen zu verknüpfen, um beispielsweise eine Veranstaltung an einem bestimmten Ort mit begrenzter Ausstattung und Sitzplatzanzahl zu organisieren.
• Jeder erstellte Raum zeigt einen dedizierten Kalender in der App an, der geteilt werden kann.
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumreservierung ist möglich.

⚠ Anzahl der möglichen Räume pro Ressource:

Besprechungsräume konfigurieren

Voraussetzungen

• Das Erstellen von Räumen erfordert die Rechte „Administrator“ und „Rechtsverantwortlicher“.

Um Räume zu erstellen, die für die Reservierung durch Mitarbeiter zugänglich sind:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Räume im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie die wesentlichen Informationen wie Bezeichnung, genaue Lage (vollständige Adresse, Etage), eine Farbe, die maximale Anzahl der Personen, die aufgenommen werden können, an:
   
7. Fügen Sie das eventuell in dem Raum und der betreffenden Etage verfügbare Material hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um das der Raum zugeordnete Material zu speichern:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Konferenzraum zu erstellen.

Aktionen am erstellten Raum

Wenn Sie mehrere ähnliche Räume haben, können Sie deren Erstellung beschleunigen, indem Sie den ersten duplizieren:

• Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Raum in der angezeigten Tabelle:
  

Ereignis erstellen und einen Raum zuordnen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert ist, müssen Sie nur noch ein Ereignis erstellen, um den gewünschten Raum zuzuordnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Infomaniak Web-App Calendar (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr ‍ oben links in der Oberfläche, um ein Neues Ereignis zu erstellen.
3. Klicken Sie in das Feld Raum oder Ort suchen, um die freien Räume im Zeitfenster anzuzeigen (die 3 letzten reservierten, von der neuesten bis zur ältesten).
4. Das in jedem Raum verfügbare Material wird rechts angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und seinen Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
6. Sie finden alle Informationen zum gewählten Ort und zum verfügbaren Material auf der Seite des Ereignisses im Kalender:
   

Übersicht über die Räume und deren Belegung

Es ist möglich, eine Übersicht über einen Kalender jedes Raums zu haben, um dessen Belegung zu sehen. Wenn ein Raum erstellt wird, wird ein diesem Raum zugeordneter Kalender in den Kalendern der Organisation erstellt:

Ihr dedizierter kSuite-Bereich (ksuite.infomaniak.com) zeigt auch eine Ansicht der Verfügbarkeit Ihrer Räume in Echtzeit an, mit der Möglichkeit, einen Raum in wenigen Klicks zu reservieren, was Ihnen Zeit bei der Organisation Ihrer Meetings spart: