Este guia explica por que você pode receber um e-mail de segurança automático sobre sua conta Infomaniak (ou seja, sua conta de usuário).

Introdução

• Atenção: estão a circular mensagens falsas que imitam o e-mail de segurança da Infomaniak.
• Se não tiver a certeza da autenticidade do aviso, aceda ao painel de controlo Infomaniak e verifique a atividade recente em vez de clicar em qualquer link potencialmente malicioso que possa estar presente na mensagem falsa.

Mensagens automáticas de alerta

1. Acesso a partir de um novo local

Um e-mail de segurança é enviado automaticamente sempre que uma nova conexão à sua conta Infomaniak é efetuada a partir de um novo local:

Isto pode acontecer, por exemplo, se utilizar o modo de navegação privada do seu navegador ou se aceder à sua conta a partir de um novo computador.

2. Tentativa de login (senha incorreta)

Um e-mail de segurança é enviado automaticamente quando alguém insere uma senha incorreta após inserir o endereço de e-mail para acessar o Manager:

Consultar as atividades recentes no Manager

Pode consultar as atividades recentes da sua conta Infomaniak e da sua Organização Infomaniak em: aqui e aqui:

Se detetar ações ilegítimas, que não acredita ter realizado, e/ou em caso de suspeita de intrusão:

1. Consulte este outro guia para proteger rapidamente suas ferramentas.
2. Ative a autenticação de dois fatores em sua conta para aumentar a segurança e garantir que apenas você receba um código exclusivo que autoriza o acesso.
3. Altere a senha do Manager.
4. Altere as senhas dos endereços de e-mail associados ao Mail Infomaniak.

Este guia explica como centralizar a visualização dos seus diferentes endereços de e-mail Infomaniak quando você possui várias contas e serviços de e-mail.

Visualizar os endereços de e-mail de todas as suas Organizações

Uma primeira abordagem consiste em exibir o aplicativo web Mail global para todas as Organizações às quais sua conta Infomaniak está associada:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique, em seguida, na seta para baixo ‍ à direita do endereço de e-mail exibido.
   • Os outros endereços da Organização para os quais você tem permissão serão exibidos.
3. Se você tiver permissão de acesso a outros endereços existentes em outras Organizações às quais seu usuário tem acesso, clique na seta para baixo ‍ à direita da Organização ativa:
   
4. Você pode clicar em outra Organização (por exemplo, my kSuite) para exibir apenas o outro endereço de e-mail especificamente…
5. Ou você pode clicar em Todas as Organizações para exibir todos os endereços de e-mail na interface:
   
6. O atalho para esta visualização comum é https://ksuite.infomaniak.com/all/mail:
   

Se um endereço de e-mail que você conhece não estiver visível:

• Verifique, no canto superior direito, se você está conectado à conta Infomaniak correta.
• Se você for o administrador do endereço,verifique se adicionou corretamente o endereço no Mail Infomaniak.
• Caso contrário, verifique com o administrador do endereço de e-mail se você realmente tem, com suas credenciais de login da conta Infomaniak atual, permissão de acesso ao endereço de e-mail em questão.

Se, por outro lado, você deseja remover um endereço da lista, consulte este outro guia.

Este guia explica como arquivar temporariamente um e-mail até uma data/hora específica, na aplicação web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).

Introdução

• O recurso de suspensão também está disponível no aplicativo móvel Infomaniak Mail (aplicativo para smartphone ou tablet iOS/Android).
• No máximo, um total de 1000 conversas da caixa de entrada podem ser suspensas, por um período máximo de 1 ano (essa suspensão pode ser interrompida ou alterada temporalmente a qualquer momento).
• kSuite Free / my kSuite / Serviço de Email Starter não permitem a personalização do horário ao colocar em espera.

Funcionamento

Durante este período de espera (função adiar ou lembrar):

1. A conversa é movida para uma pasta "Em espera", visível no aplicativo Mail, onde é exibido o número de conversas em espera.
2. Se uma nova mensagem chegar em uma conversa que está em espera, esta será automaticamente cancelada e a conversa ficará visível na caixa de entrada.
3. Quando o prazo expirar:
   • A conversa retorna automaticamente para a caixa de entrada, em primeira posição, com uma notificação especial.
   • A mensagem, até que seja lida, exibirá a indicação "Em espera desde X" (X sendo a data em que a mensagem retornou para a caixa de entrada).

Em um aplicativo/cliente de e-mail do tipo Outlook, usando IMAP:

1. Quando uma conversa é colocada em espera, ela permanece na sua posição original.
2. Se mover manualmente uma mensagem que está em espera, a funcionalidade não será mais aplicada a essa mensagem na aplicação web.
3. Quando o prazo chegar, a conversa voltará à primeira posição, como no aplicativo web, e será exibida uma notificação padrão de "nova mensagem".

Arquivar temporariamente um e-mail

Pré-requisitos

• Ativar o modo de conversas para os seus endereços de e-mail na aplicação Web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).

Em seguida, para fazer com que uma de suas mensagens desapareça temporariamente entre todos os seus e-mails e reapareça em sua caixa de entrada no momento futuro que você programar:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Abra a mensagem para ser lembrado mais tarde.
3. Clique no menu de ações ⋮ no canto superior direito.
4. Clique na função Lembrar.
5. Escolha até quando a mensagem deve desaparecer da sua caixa de entrada, entre as opções predefinidas ou personalizando a duração:
   
6. Após ser colocado em espera, a mensagem é exibida em uma nova pasta dedicada às mensagens em espera.
7. A data/hora de término da espera é exibida ao lado de cada mensagem:
   

Para ativar o acesso a esta funcionalidade diretamente a partir da barra de ações acima de um e-mail:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito.
3. Clique em Personalização no menu lateral esquerdo.
4. Ative a funcionalidade de lembrete de mensagem na seção Ações específicas em um e-mail:
   
5. Volte à sua mensagem, assim terá a possibilidade de colocá-la em espera diretamente da barra de ações:
   

Para ativar o acesso a esta funcionalidadediretamente da lista de mensagens na sua caixa de entrada:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito.
3. Clique em Personalização no menu lateral esquerdo.
4. Ative a funcionalidade de lembrete de mensagem na secção Ações ao passar o rato:
   
5. Volte à caixa de entrada, para poder colocar um dos seus e-mails em espera diretamente na lista:
   
   • Pode colocar vários e-mails em espera ao mesmo tempo, selecionando-os (uma seleção de no máximo 5 e-mails) e, em seguida, clicando com o botão direito do rato para escolher a opção de colocar em espera.

Este guia explica como alterar o nome e o apelido que a Infomaniak exibe quando está conectado à sua conta Infomaniak (= conta de utilizador) dentro de uma Organização no Manager, bem como o avatar da sua conta.

Introdução

• Para modificar o identificador de login, consulte este outro guia.
• Para modificar o número de telefone, consulte este outro guia.
• Para gerir os detalhes da Organização à qual pertence, consulte este outro guia.

Modificar os dados de contacto da conta Infomaniak

Para editar seus dados pessoais:

1. Clique aqui (ou no ícone com suas iniciais/avatar no canto superior direito do Gerenciador Infomaniak) para "Gerenciar minha conta":
   
2. Clique em Meu perfil no menu lateral esquerdo.
3. Altere seu nome e sobrenome na parte direita.
4. Você também pode especificar sua data de nascimento.
5. Você pode adicionar uma foto de perfil à sua conta Infomaniak, que será exibida no lugar de suas iniciais; recomenda-se importar uma imagem com, no mínimo, 210 pixels de largura:
   

Este guia explica como ativar ou desativar os pedidos de confirmação de receção/leitura a partir da aplicação web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).

Introdução

• As solicitações de confirmação de recebimento e/ou leitura são compatíveis com a maioria dos sistemas de mensagens.
• No entanto, elas dependem da ação do usuário e das configurações do seu sistema de mensagens.
• O recebimento (ou não recebimento) de uma confirmação de leitura não garante nada (os registros podem ser mais adequados para alguns casos).

Solicitar um comprovante de recebimento/leitura

Para permitir que o seu destinatário confirme facilmente o recebimento da sua mensagem enviada a partir do aplicativo web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail):

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito da interface.
3. Clique em Envio no menu lateral esquerdo.
4. Ative o botão de alternância para solicitar uma confirmação de recebimento/leitura:
   

Observe que também é possível ativá-lo caso a caso ao enviar sua mensagem no Mail, a partir das opções de redação, clicando em ⋮ e, em seguida, na opção desejada:

Confirmar o recebimento da mensagem

Se receber um e-mail e o consultar na aplicação web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail), e o remetente tiver solicitado especificamente que seja notificado, pode confirmar o recebimento da mensagem ao lê-la:

Este guia permite que você descubra rapidamente as funções essenciais da Euria, a inteligência artificial à sua disposição dentro do kSuite, com um desempenho notável, especialmente com o aplicativo Web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail). O assistente também está disponível no aplicativo móvel Infomaniak Mail (aplicativo para smartphone ou tablet iOS / Android).

✘ INDISPONÍVEL com
kSuite Free
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com)

Aceder ao assistente

Pré-requisitos

• Leia e compreenda este outro guia sobre o modelo utilizado e as responsabilidades de cada um.

O assistente de redação ajuda você a redigir um texto com o auxílio da inteligência artificial, sobre o tema de sua escolha, inclusive se ele precisar ser baseado em elementos presentes na conversa de e-mail em andamento; use-o, por exemplo, para redigir:

• uma nova mensagem que deve conter elementos específicos,
• uma resposta a uma mensagem recebida,
• uma reformulação de um trecho de texto,
• uma sintaxe gramatical correta,
• etc.

Você também pode resumir o conteúdo de qualquer e-mail.

Para aceder ao assistente de redação:

1. Clique aqui para aceder à aplicação web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Faça login com as credenciais da sua conta Infomaniak (e não com a senha do seu endereço de e-mail).
3. Se necessário, associe os endereços de e-mail que deseja gerenciar ao Mail Infomaniak.

Usar o Euria ao criar uma nova mensagem

Pode pedir ao Euria para redigir um texto com base nas suas ideias, que deverá fornecer:

1. Clique em Nova mensagem no canto superior esquerdo da interface do Mail.
2. Clique no ícone Euria na barra de edição para abrir o assistente:
   
3. Indique ao assistente o que deseja escrever, como se estivesse a conversar com uma pessoa.
4. Depois de a IA apresentar a sugestão, ajuste o comprimento e altere o tom, se necessário, para obter uma resposta mais informal.
5. Insira a sugestão na sua mensagem ou copie o texto para a área de transferência.

Utilizar o Euria ao redigir a mensagem

Você também pode usar o assistente de redação selecionando um trecho do seu texto em andamento e, em seguida, escolhendo a opção desejada no menu de contexto que aparece:

• Abrir o assistente para solicitar sugestões.
• Corrigir a gramática.
• Reformular a frase para obter uma nova versão.
• Encurtar o texto sugerido, removendo alguns elementos desnecessários.
• Redigir mais texto, complementar a conversa.

Sugerir uma resposta com o Euria ao ler um e-mail

Pode iniciar o Euria ao consultar uma mensagem recebida à qual pretende responder rapidamente:

1. Selecione com o mouse o trecho no qual a resposta será baseada.
2. Escolha responder com o Euria no menu de contexto que aparece.
3. Indique ao assistente o que deseja que seja respondido, como se estivesse a conversar com uma pessoa.
4. Insira a sugestão que será exibida na mensagem de resposta gerada automaticamente:
   
5. Basta reler e enviar.

Sugira o assunto do e-mail com o Euria

Ao começar a redigir uma nova mensagem, o assistente pode inserir um título adequado à sua mensagem no campo Assunto:

1. Insira o texto.
2. Clique no ícone Euria à direita do campo Assunto:
   
3. Insira a sugestão se ela for adequada:
   
   • Se já existir um assunto no campo (por exemplo, porque inseriu uma nova mensagem + assunto criado pelo assistente e, em seguida, solicitou uma nova mensagem ao assistente), o assistente proporá substituí-lo por um assunto mais adequado.

Desativar o assistente

Pode configurar os elementos (traduções / Euria) que são exibidos quando clica na sua mensagem:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito da interface.
3. Clique em Personalizar no menu lateral esquerdo.
4. Marque ou desmarque as ações que deseja que sejam executadas ao clicar:
   

Este guia permite que você descubra rapidamente as funções essenciais do Euria, a inteligência artificial à sua disposição dentro do kSuite, que oferece um excelente desempenho, especialmente para resumir e-mails no aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).

✘ INDISPONÍVEL com
kSuite Free
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com)

Resumir um e-mail

Pré-requisitos

• Leia e compreenda este outro guia sobre o modelo utilizado e as responsabilidades de cada um.

Para aceder à funcionalidade de resumo:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Faça login com as credenciais da sua conta Infomaniak (e não com a senha do seu endereço de e-mail).
3. Acesse a mensagem de e-mail que você deseja resumir (ela pode estar em qualquer pasta).
4. Clique no botão Euria localizado na barra de ferramentas superior.
5. Clique em Resumir.
6. O resumo da mensagem é exibido em um bloco acima da mensagem original (visível apenas para você):
   

This guide will help you troubleshoot the issue if you receive a message after sending an email indicating that it was rejected due to "Spam Message Rejected" or "5.7.0 AV: Message is rejected by headers rule filter.. 554 Please check the message and try again" ...

Important checks to perform

Make sure your email does not contain:

• words or phrases that are often associated with spam, as it could be identified as unwanted and rejected
• any unusual information in the signature, a link that is incorrectly formatted (http//.domain.xyz for example), etc.
• an attachment with one of these prohibited extensions: .exe, .com, .cmd, .cpl, .hta, .scf, .sct, .lnk, .bat, .js, .jse, .wsh, .ws, .wsf, .wsc, .vbe, .vb, .vbs, .shs, .pif, .scr ... including inside a compressed file (.zip for example)

To send a file (js or exe for example) and confirm that it does not contain viruses, store it in your hosting space and link to it (if the file is large and you are sending it from the Infomaniak Mail web app (online service ksuite.infomaniak.com/mail), it will be placed on a temporary server to allow your recipient to receive a download link) or via Swisstransfer.com.

Also, check your SPF record. If your domain does not have an SPF record or if this record is incorrect, your message will most likely be rejected.

If you believe you are receiving a "Spam Message Rejected" message without reason, contact Infomaniak support.

This guide explains how to transfer to Infomaniak email addresses currently hosted by Microsoft, within Microsoft 365, using an IMAP import tool.

Introduction

• This operation does not affect data already present in the destination address or the source address.
• The entire external mailbox will be imported.
• Once the import process has started, it is no longer possible to interrupt it.
• Any duplicates will be managed: identical content will only be copied once.
• Please refer to this other guide if you are looking for alternatives to this IMAP process.

Import your entire email history

1. Microsoft Prerequisites

• Enable POP/IMAP/SMTP features that are disabled by default (need help?).

2. Infomaniak Prerequisites

• Have a Mail Service on your Infomaniak Manager.
• Have a quota of available addresses or adjust it beforehand if necessary.
• Ensure that the email is properly secured.
• Create one or more addresses on this Mail Service.
  • If you have many (10+) email addresses to create, please refer to this other guide regarding bulk creations.
• The destination email address must be linked to the user (= the Infomaniak account) you are using.

3. Import email content from Microsoft to Infomaniak

1. Click here to access the import tool (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. If necessary, log in to your Infomaniak account for the relevant organization, as the import will be done to one of the email addresses linked to the Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are using.
3. Click on the import via IMAP.
4. Click on the one-time import.
5. Fill in the field on the left with your source email address (whose content you want to copy).
6. Click on the "Connect with Microsoft" button that appears: 
   
   • Make sure you are connecting to the Microsoft account for which you want to copy the emails.
7. Confirm that you authorize the Infomaniak tool to connect to your account (automatic process).
8. Once you confirm the pop-up, choose the email address to which you want to import the emails. The drop-down menu lists the email addresses currently associated with your Infomaniak Web Mail interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) for the Infomaniak account you are logged into.
9. After selecting the desired destination address from the list, click the blue Import Emails button.
10. The copy process begins. You can wait and see the result on the page once the import is complete, or close the window (the import continues in the background, and progress can be tracked - see below).
11. A confirmation email will be automatically sent to all email addresses involved in the operation once the import is complete, indicating the number of messages copied.
12. A tracking feature is available in the settings of the destination email address, on the Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) only.
13. The tracking feature allows you to view the import history for the address in question.

4. Adjust application settings

As soon as you have taken the necessary steps to ensure that the domain name associated with your email works with Infomaniak, modify the settings of the email software/clients you use so that they connect correctly to the Infomaniak servers: follow the configuration assistant.

This guide explains why some attachments sent from Microsoft Outlook arrive in winmail.dat format on your email address hosted by Infomaniak, and how to permanently resolve the problem on the sender's side (where it is created).

Introduction

• winmail.dat is the container used by Outlook/Exchange when a message is sent in RTF/TNEF format.
  • It encapsulates the formatting and attachments.
• Many non-Microsoft software/email clients cannot interpret TNEF:
  • the formatting disappears and the attachments become a single winmail.dat file.

Resolving the problem (actions to request from the sender)

The most effective solution is to have the sender change the Outlook configuration.

Disable RTF/TNEF and resend the message in HTML or plain text

• “Classic” Outlook for Windows (Microsoft 365/2021/2019, Win32 application)
  Menu: File > Options > Mail
  Compose messages: Compose messages in this format: choose HTML (or Plain Text).
  Message format: in When sending messages in Rich Text format to Internet recipients, select Convert to HTML (or Convert to plain text).
  On a case-by-case basis (for a single email): in the message window, Format Text tab > choose HTML.

• New Outlook for Windows (application based on Outlook on the web)
  Menu: Settings (gear icon) > Mail > Compose and reply
  Message format: Compose messages in: choose HTML (or Plain text).
  This client does not offer an RTF option; sending in HTML/text avoids winmail.dat.

• Outlook on the web (Exchange Online/Outlook.com)
  Menu: Settings > Mail > Compose and reply > Message format > choose HTML (or Plain text).

• Outlook for Mac
  Menu: Outlook > Preferences > Compose > check/uncheck Compose messages in HTML by default.
  For a single message: in the compose window, Options tab > toggle HTML or Plain text.

Note: if the sender has attached files, they will be readable by all recipients as long as the message is sent in HTML/text. Zipping the attachments (.zip) does not prevent Outlook from encapsulating the message if RTF/TNEF is still active.

Disable RTF for specific recipients (e.g., yourself)

• “Classic” Outlook for Windows: open the Contact card > double-click the email address > Outlook Properties > Internet Format: select Send as plain text only (or Let Outlook decide if the administrator is already forcing the conversion).

• Clear autocomplete (it may “remember” RTF for a recipient): File > Options > Mail > Send messages > Clear the Auto-Complete List, then retype the address manually the next time you send a message.

• Microsoft 365 administrators (at the sender's end): in the Exchange Admin Center: Mail flow > Remote domains > Default > Rich text format: choose Never. In PowerShell: Set-RemoteDomain Default -TNEFEnabled $false.

Alternatively: use a different email client for sending (e.g., Thunderbird), or check that Calendar invitations are sent in iCalendar format (File > Options > Calendar > enable Use iCalendar format for external recipients).

If you do not want to contact the sender again

You can extract the content of winmail.dat using TNEF decoding tools (online or desktop applications). Search for “open winmail.dat” and choose a reputable tool for your system (Windows, macOS, Linux). This usually restores the attachments, but it is not a permanent solution. Furthermore, confidentiality and security are in no way guaranteed during these operations.

This guide will help you find the public IP address of your device, which can be useful when requesting support.

Display the public IP address on the connected device

Click here to obtain the public IP address of your device in IPv4 and IPv6 format.

Alternative methods

Visit ipinfo.io or ifconfig.me.

… on macOS

1. From a Terminal application (command-line interface, CLI) on your device, run the command curl ifconfig.me and press Enter.
2. The address displayed is the public IP address of the computer.

To automate the search for the public IP address, use commands or scripts that query services such as api.ipify.org...

Este guia explica como conectar o aplicativo móvel Microsoft Outlook (aplicativo para smartphone ou tablet iOS / Android) a um endereço de e-mail hospedado na Infomaniak.

Introdução

• Em vez da configuração manual abaixo, recomenda-se usar o aplicativo Infomaniak Mail (iOS / Android) para usufruir dos benefícios de segurança da Infomaniak.
• O aplicativo da Microsoft está configurado por padrão para analisar seus dados:
  

Adicionar o endereço de e-mail à aplicação

Pré-requisitos

• Criar o endereço de e-mail (❓: my kSuite  |  Serviço de E-mail/kSuite).
• Criar uma senha para o dispositivo (❓: my kSuite  |  Serviço de E-mail/kSuite).
• Verifique se a configuração do domínio está correta (❓: Serviço de Email/kSuite).

Para configurar o aplicativo de email:

1. Abra a aplicação.
2. Clique em Adicionar conta:
   
3. Insira o endereço de e-mail a ser associado.
4. Clique em Continuar:
   
5. Clique em IMAP:
   
6. Ative o botão de alternância para ativar as configurações avançadas.
7. Preencha as informações ausentes.
8. Clique no ícone ✓ no canto superior direito.
9. Se necessário, escolha adicionar uma conta adicional ou clique em Mais tarde.
10. Pronto, o seu endereço de e-mail está agora configurado na aplicação:
    

Parâmetros recomendados

• Servidor IMAP de entrada = mail.infomaniak.com
• Porta IMAP = 993 (com SSL)
• Servidor SMTP de saída = mail.infomaniak.com
• Porta SMTP e protocolo de criptografia e comando/método para ativar este protocolo: 587 + STARTTLS
• Nome de utilizador/username = o endereço de e-mail completo ( ? )
• Senha/password = a senha gerada para o endereço de e-mail que você deseja consultar (❓: my kSuite  |  Serviço de e-mail/kSuite).
• Autenticação obrigatória para o envio de e-mails:
  • Ative-a nas configurações SMTP do seu aplicativo.
  • Marque "usar as mesmas configurações do servidor de entrada" ou, dependendo do software/cliente de e-mail, insira um nome de usuário (= endereço de e-mail completo) e a senha gerada.

Consulte este outro guia se precisar de informações sobre outras portas e protocolos de e-mail compatíveis (SSL/TLS, por exemplo).

Em caso de problemas

Verifique se o Serviço de Email está configurado de forma otimizada.

Não é necessário entrar em contato com o Suporte Infomaniak se o seu endereço de email funcionar corretamente fora da aplicação. O erro mais comum está relacionado ao uso de uma senha incorreta. Os guias de solução de problemas ajudarão você a resolver qualquer problema:

• Consulte as soluções apresentadas neste outro guia sobre o serviço de e-mail em geral.
• Este outro guia trata especificamente do Outlook.

… e se o seu Outlook deixou de funcionar após uma alteração da palavra-passe do e-mail, consulte este outro guia.

Este guia detalha as medidas de segurança implementadas nas ofertas de e-mail da Infomaniak, com o objetivo de detetar utilizações abusivas e anormais de um endereço de e-mail. Estas medidas protegem-no contra o uso malicioso do seu computador ou da sua conta.

Número de destinatários por mensagem enviada

Independentemente do plano de e-mail escolhido, seja ele gratuito ou pago,o número total de destinatários inscritos em um e-mail é limitado a100.

Esta restrição aplica-se independentemente do campo utilizado para inserir os endereços de e-mail dos destinatários (Para, CC ou Cco).

Outros limites de e-mail

• Limites de e-mails enviados por dia
• Limites de tamanho no serviço de e-mail

This guide details how to disable the SMTP protocol, thereby preventing a specific user from sending emails from a specific email address.

Preamble

• Removing the sending right from a user will prevent them from sending a message (new, reply, reaction, etc.) from the Infomaniak Web Mail app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) and the mobile app.
• If the user in question is also specified in the connected devices, sending will also be impossible from a software/email client like Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.
• There is a specific permission regarding out-of-office messages if you also want to prevent this type of message from being sent.

Prevent a user from sending messages from a specific email address

New user

Do you want to allow a new collaborator to access an email address (be able to read incoming emails) but without allowing them to send new messages?

1. Click here to access the management of your Mail Service on the Infomaniak Manager (need help?).
2. Click directly on the name assigned to the Mail Service concerned:
   
3. Click on the email address concerned in the table that appears:
   
4. Click to Add a new user:
   
5. In this example, the collaborator is external, so click to Create an invitation link.
6. Click to manage the permissions of this user on the email address concerned:
   
7. Click on Send emails to remove their sending rights.
8. Save the change:
   
9. Click on Add to complete the invitation:
   
10. Enter an email address to which to send the invitation.
11. Click on Send:
    

The invited user accepts the invitation: they thus access the email address and its messages, but the button to compose a new message will remain grayed out with no possibility for them to draft a message (or even reply, react, etc. as these buttons will also be grayed out/deactivated):

Prevent sending to an existing user

Do you want to allow collaborators to continue to access an email address (be able to read incoming emails) but without allowing them to send new messages?

1. Click here to access the management of your Mail Service on the Infomaniak Manager (need help?).
2. Click directly on the name assigned to the Mail Service concerned:
   
3. Click on the email address concerned in the table that appears:
   
4. Click on Send emails to remove the send permission:
   

The user will access the email address and its messages, but the button to compose a new message will remain grayed out with no possibility for them to draft a message (or even reply, react, etc. as these buttons will also be grayed out/deactivated):

Prevent sending from an SMTP email client/software

If you want to prevent the user from sending emails from an email client/software or any fixed and mobile device containing an SMTP email app, start by following the steps above.

You will then need to create a password (= "connected device") linked to this user (so at point 8 of this other guide instead of “Without user” you will need to specify the identifier of the collaborator concerned, already added in the users tab):

Thus, their email client/software can be configured to receive emails but will not allow any sending, causing a continuous error (password request) if the user insists on sending an email:

This guide explains how to transfer to Infomaniak email addresses currently hosted by Yahoo, using an IMAP import tool.

Introduction

• This operation will not affect data already present in the destination address or in the source address.
• The entirety of the external mailbox will be imported.
• Once the import process has started, it is no longer possible to interrupt it.
• Any duplicates will be managed: identical content will only be copied once.
• Please refer to this other guide if you are looking for alternatives to this IMAP process.

Import your entire email history

1. Yahoo Prerequisites

• To allow the Infomaniak assistant to access your Yahoo account, click on https://login.yahoo.com/account/security#other-apps and configure an application password, automatically generated by Yahoo.
• You will need to copy it and then paste it in place of your password in the Infomaniak email migration wizard. To generate it:
  1. Log in to your Yahoo account.
  2. Go to the Account Security tab.
  3. Click on Generate app password:
     
  4. Choose Other application:
     
  5. Enter an application name, for example, Infomaniak, and click Generate:
     
  6. Copy the application password.

2. Infomaniak Prerequisites

• Have a Mail Service on your Infomaniak Manager.
• Have a quota of available addresses or adjust it beforehand if necessary.
• Ensure that the email is properly secured
• Create one or more addresses on this Mail Service.
  • If you have many (10+) email addresses to create, please refer to this other guide on bulk creation.
• The destination email address must be linked to the user (= the Infomaniak account) you are using.

3. Import Yahoo email content to Infomaniak

1. Click here to access the import tool (online service https://import-email.infomaniak.com).
2. If necessary, log in to your Infomaniak account for the relevant organization, as the import will be done to one of the email addresses linked to the Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are using.
3. Click on the import via IMAP.
4. Click on the one-time import.
5. Fill in the field on the left with your source email address (the content of which you want to copy).
6. Fill in the field on the right with the password for that same source email address (see prerequisites above).
7. Click on Confirm.
8. If necessary, enter a second email address that you want to import at the same time.
9. Choose the email address to which you want to import the emails; the drop-down menu lists the email addresses currently linked to your Infomaniak Mail web interface (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of the Infomaniak account you are logged into.
10. After selecting the desired destination address from the list, click the blue Import emails button.
11. The copy process begins; you can wait and view the results on the page once the import is complete, or close the window (the import will continue in the background, and progress can be tracked – see below).
12. A confirmation email will be automatically sent to all email addresses affected by the operation once the import is complete, indicating the number of messages copied.
13. A progress tracker is available in the settings for the destination email address, on the web app Mail (online service ksuite.infomaniak.com/mail) only.
14. The progress tracker allows you to view the import history for the address in question.

4. Adjust application settings

If necessary, as soon as you have taken the necessary steps to ensure that the domain name associated with your email address works with Infomaniak, modify the settings of the email software/clients you use so that they connect correctly to the Infomaniak servers: follow the configuration wizard.

Este guia explica como gerir as palavras-passe de um endereço de email a partir da aplicação web Mail Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).

Pré-requisitos

• Ter permissão para gerenciar os dispositivos: é possível que o administrador do Serviço de Email tenha removeu este direito da sua conta de administrador.

Adicionar ou remover um dispositivo conectado

Criar e exibir uma nova senha para adicionar o endereço de e-mail no seu computador, aplicativo móvel, etc.

Para gerenciar a senha de um endereço de e-mail já vinculado ao seu aplicativo web Mail Infomaniak:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Mail da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clique no menu de ação ⋮ à direita do endereço de e-mail em questão.
3. Clique em Configurações do endereço:
   
4. Clique em Gerenciar a senha:
   
5. Clique em Adicionar dispositivo:
   
6. Insira a senha para acessar sua conta Infomaniak, caso seja solicitada:
   
7. O assistente de configuração será aberto na secção MAIL; verifique ou selecione o endereço de e-mail correspondente no menu suspenso.
8. Selecione “novo dispositivo” no menu suspenso:
   
9. Forneça uma descrição para o dispositivo.
10. Clique na aba correspondente à sua necessidade (seja o procedimento para o Apple Mail, seja qualquer outra configuração IMAP/SMTP).
11. Desça e clique no botão para gerar uma senha:
    
12. Uma nova senha criada e funcional será exibida:
    • você pode modificá-la clicando no botão, mas não se esqueça de salvá-la:
      
13. Em seguida, copie-o e guarde-o em segurança (num gestor de palavras-passe, por exemplo); não será mais possível exibi-lo posteriormente.

Remover uma palavra-passe para interromper o acesso de um computador, aplicação móvel, etc.

A qualquer momento, é possível gerenciar os acessos criados/utilizados:

1. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito da interface.
2. Verifique ou selecione o endereço de e-mail correspondente no menu suspenso do menu lateral esquerdo.
3. Clique em Dispositivos no menu lateral esquerdo.
4. Clique no dispositivo em questão:
   
5. Clique no botão para desconectar o dispositivo.
6. Confirme o logout do dispositivo em questão:
   

Este guia detalha as ações a serem realizadas com prioridade caso não observe nenhuma diferença no seu site após uma alteração que tenha efetuado, em comparação com a versão anterior à alteração. Estas dicas também são válidas caso encontre problemas ao utilizar a interface dos produtos Infomaniak.

Introdução

• Durante a sua navegação, um navegador da web guarda, num espaço reservado, os dados consultados, com o objetivo de evitar solicitar novamente ao servidor os dados já consultados, para poupar tempo e recursos.
• O seu cache pode conter uma enorme quantidade de dados e, por vezes, o navegador pode ter problemas. Os sites podem então ser exibidos incorretamente ou exibir uma versão desatualizada.
• Limpar o cache garante que você está visualizando a versão mais recente da página ou pasta acessada.

Limpar o cache do navegador da web…

… no Safari

Escolha a sua versão do macOS para consultar a documentação de suporte da Apple correspondente.

… sobre as ferramentas do Google (Chrome, Android, etc.)

Consulte a Central de Ajuda do Google.

… no Firefox

Consulte a página de ajuda da Mozilla.

… no Edge / Internet Explorer

Consulte a ajuda da Microsoft.

Este guia explica como copiar o conteúdo de um ou mais endereços de e-mail externos (todas as mensagens de e-mail, pastas, subpastas, ou seja, toda a estrutura da sua caixa de e-mail existente em outros provedores) para um ou mais dos seus endereços existentes na Infomaniak, graças à ferramenta de importação Infomaniak!

Introdução

• É fácil migrar toda a estrutura da sua conta de e-mail para a Infomaniak – descubra as ofertas.
• A operação não afeta os dados já existentes no endereço de destino, nem os dados do endereço de origem.
• Todo o conteúdo da caixa de correio externa será importado por cópia.
• Uma vez iniciado o processo de importação, não é mais possível interrompê-lo.
• Os eventuais duplicados são geridos: um conteúdo idêntico será copiado apenas uma vez.

Iniciar a cópia para um endereço de e-mail Infomaniak

Existem várias opções para importar e-mails:

1. Deseja copiar e-mails já existentes na Infomaniak (por exemplo, @ik.me) para outra caixa de correio também na Infomaniak?
   • Consulte este outro guia para copiar o conteúdo dos e-mails internamente.
2. Você tem um arquivo/arquivo compactado no formato MBOX e deseja importá-lo diretamente para um endereço existente na Infomaniak?
   • Consulte este outro guia para importar o conteúdo do arquivo .mbox e, assim, importar seus e-mails, independentemente de sua origem, para a Infomaniak.
   • Esta é a solução ideal para transferir facilmente o conteúdo do Google, pois um arquivo MBOX pode ser obtido muito facilmente através do Google Takeout.
3. Se não conseguiu obter um ficheiro MBOX dos seus e-mails, pode copiar e-mails de um fornecedor externo através da ferramenta de importação por IMAP; clique no link correspondente ao fornecedor da conta de e-mail que pretende importar:
   • endereços @ Bluewin
   • endereços @ Gmail ou domínio personalizado Google
   • endereços @ GMX
   • endereços @ domínio personalizado Microsoft 365
   • endereços @ Orange
   • endereços @ domínio personalizado Swisscom
   • endereços @ Yahoo
   • Qualquer outro fornecedor de e-mail, como Gandi, Hotmail, Hostinger, Sunrise, etc.

This guide helps you identify and correct most email errors encountered after sending an email to a recipient. Refer to this other guide if you are looking for information about errors obtained when configuring a mail address in a software/email client.

Preamble

• Generally, a mail error message follows…
  • … an incorrect configuration of the domain name used with your mail,
  • … a problem with (the mail provider of) your recipient.
• In all cases, a delivery failure report (Mailer Daemon or Mail Delivery Subsystem) containing the explanation is sent to the sender.

Finding and identifying the mail error

When your message does not reach your recipient, an initial failure report (Temporary Delivery Failure Report) is sent and specifies that the server will attempt to resend your message several times.

A final delivery failure report (Final Delivery Failure Report or Undeliverable Mail) issued by the recipient's server is sent to the sender (via a pass through the Infomaniak mail server, hence the mention of Infomaniak at the beginning of most error messages you may receive) to inform them that the email could not be delivered even after several attempts.

The notification always contains the reason for the failure. Example below:

This is the mail system at host smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch.
I'm sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.
The mail system anna.a@abc.xyz: host mxbw-abc-xyz.abc-ab12.abc.ch[123.456.789.00] said: 550 5.1.1
anna.a@abc.xyz recipient rejected, account administratively disabled (in reply to RCPT TO command) 

So here the address of your correspondent is visibly suspended by their mail provider (account administratively disabled).

Sometimes you need to look for the reason for the error message received among its attachments (often a raw text file). Example:

Reporting-MTA: dns; mxbw.abc.ch‍ [123.456.789.00]
Received-From-MTA: dns; smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch [12.345.678.99]
Arrival-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200
Final-recipient: rfc822; anna.a@abc.xyz
Diagnostic-Code: smtp; 552 RCPT TO:anna.a@abc.xyz‍ Mailbox disk quota exceeded
Last-attempt-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200

Here the mailbox of your correspondent external to Infomaniak seems full (Mailbox disk quota exceeded).

Most common cases

SPF Failure

The SPF (Sender Policy Framework) record is not correctly configured:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to SPF failure:
anna.a@abc.xyz
Technical details of SPF failure:
The sender's domain domain.xyz does not have a valid SPF record. Please contact your email administrator to correct the SPF configuration.

Solution: check the configuration of your domain name and especially the SPF type record if your website is hosted on Wix or another provider.

User Unknown

The email address specified in the message is invalid or does not exist:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently:
anna.a@abc.xyz
Technical details of permanent failure:
The email address does not exist. Please check the recipient's email address and try again.

Solution: carefully check the recipient's email address and correct it if necessary; ensure you are using a valid email address for the recipient.

Temporary Failure

Le serveur de messagerie du destinataire rencontre des problèmes temporaires ou est indisponible.

Solution: wait for a certain amount of time, then try sending the message again later. If the problem persists, contact the recipient's technical support for assistance.

Blocked by SPAM Filter (or Content Rejected)

The recipient's mail server has blocked the message due to anti-spam filtering rules:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@domain.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to the message being rejected as spam:
anna.a@domain.xyz
Technical details of delivery failure:
The content of the message triggered the spam filters of the recipient's email server. Please review the message content and try again.

Solution: check if your message contains elements that may be considered spam (keywords, suspicious links, etc.). Contact the recipient to verify if the message was filtered into the spam folder.

Refer to this other guide regarding outgoing spam and this other guide regarding incoming spam.

Bad Reputation

The recipient's mail server has blocked the message due to anti-spam filtering rules:

gmail-smtp-in.l.google.com said: 550-5.7.1
Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain.
To best protect our users from spam, the message has been blocked.
Please visit https://support.google.com/mail/answer/188131 for more information.

Solution: check the reputation of the domain, determine if there has been a recent unintentional misuse of one of your email addresses for malicious purposes, for example.

Domain Not Found (or DNS Error)

Le nom de domaine du destinataire n'a pas pu être résolu ou n'existe pas.

Solution: check the spelling of the recipient's domain and correct it if necessary; ensure that the domain name and DNS are valid and active.

Mailbox Full

La boîte de réception du destinataire est pleine, empêchant la réception de nouveaux messages.

Solution: inform the recipient of the situation and ask them to free up space by deleting emails or archiving items.

This cannot happen with email addresses managed by Infomaniak since they do not have storage size limits.

Part of their network is on our block list

If the error message (obtained in principle following a send operation performed from an online tool, placed on the server where your website is located, for example a Prestashop order confirmation or another online store you manage) contains this:

host hotmail-com.olc.protection.outlook.com[104.47.30.97] said: 550 5.7.1
Unfortunately, messages from [89.123.456.789] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list.

Solution: change the email sending method. The sending is unauthenticated and originates from the server with a specific IP address that is apparently blocked by the recipient for some reason (Infomaniak does not intervene to request unblocking). Therefore, you need to configure the online tool to perform authenticated sends.

Less Frequent Errors

Deferred - Delayed

The error message Deferred - Delayed - Warning: message still undelivered after 4 hours, Will keep trying until message is 3 days old means that the Infomaniak mail server attempted to connect to your correspondent's mail server to send the message but was unsuccessful for an undetermined reason. This error message indicates that the Infomaniak server will continue attempting to send your message during the period specified in the error message. If, after this time, the message has still not been delivered, you will receive a final error message informing you that your message could not be delivered and that your correspondent did not receive it.

Greylisting Delay

This Greylisting Delay error occurs when the recipient's mail server, like Infomaniak, uses a technique called "greylisting" which imposes a temporary delay on the first attempt to deliver a message from an unknown sender. The Mailer Daemon may eventually send an error report indicating that delivery has been delayed due to greylisting. The error may also mention banned sender. You should try sending your message again a few minutes/hours later.

Malware message rejected

This Malware message rejected error occurs when the message contains an attachment, a link to a storage site like Dropbox, or dynamic content, including in the "forwarded" part of the message (in the case of a message "forward", for example). You should try resending the message from the Infomaniak Mail Web app (online service ksuite.infomaniak.com/mail) instead of a mail application, and remove any content that may cause this error.

Message Size Exceeded / File Too Large

These Message Size Exceeded / File Too Large errors occur when the size of the message (or attachments) exceeds the limit allowed by the recipient's mail server. The Mailer Daemon will return an error report indicating that delivery failed due to the message size being exceeded.

Rate Limit Exceeded

This Rate Limit Exceeded error occurs when the sender has exceeded the frequency or volume limit allowed by the recipient's mail server. Mail servers may impose limits to prevent spam or system overload.

Sender denied: auth guards failed

Refer to this other guide if you encounter an error Sender denied: auth guards failed.

The message contains a unicode character in a disallowed header

This The message contains a unicode character in a disallowed header error may appear if you have inserted a special character like a heart ♥ for example in the body of the email, the subject, or especially in the full name; the risk of being rejected by providers is very high: it is best to keep the use of signs, characters, and fonts as simple as possible.