Kennisbank

Deze handleiding helpt u bij het afsluiten van een abonnement op de Infomaniak Premium Support.

Meer over Premium Support

U kunt uw Premium Support-abonnement beheren via:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van de support voor uw organisatie in het Infomaniak-beheerportaal.
2. Klik op de knop om de registratie te starten:
   

Deze handleiding behandelt de regelgeving inzake gegevensbescherming in Zwitserland en Europa, en de maatregelen die Infomaniak neemt om uw klantgegevens en gegevens binnen de webhosting en e-maildiensten te beveiligen.

Het verschil tussen gegevensbeveiliging en gegevensprivacy begrijpen

Gegevensbeveiliging is bedoeld om ongeautoriseerde toegang tot uw informatie te voorkomen. Het is gebaseerd op maatregelen zoals encryptie, firewalls en VPN's. Een beveiligingslek kan desastreuze gevolgen hebben: stel je voor dat een hacker uw volledige klantendatabase steelt en losgeld eist om deze terug te geven. Dit type aanval – ransomware – kan een bedrijf van de ene op de andere dag lamleggen.

Gegevensprivacy gaat over wie toegang heeft tot uw informatie en hoe deze wordt gebruikt. Zelfs als uw gegevens zijn beveiligd tegen hacking, kunnen ze worden verzameld, geanalyseerd en doorverkocht... volkomen legaal.

Voorbeeld: u bewaart zorgvuldig de informatie van uw klanten, maar zonder dat u het weet, deelt een dienst die u gebruikt deze gegevens – geanonimiseerd – met derden. Het resultaat? Uw concurrenten kunnen waardevolle analyses over uw markt verkrijgen en uw eigen klanten targeten zonder ooit te hoeven hacken.

LPD & AVG

In Zwitserland beschermt de LPD (Federale wet op de gegevensbescherming) en de nLPD (voor de "nieuwe wet" die sinds september 2023 van kracht is) de privacy van inwoners door de verzameling en verwerking van persoonlijke gegevens door organisaties te reguleren.

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van de EU, die sinds mei 2018 van kracht is, heeft invloed op wereldwijde bedrijven die gegevens van Europese inwoners verwerken, inclusief in Zwitserland. Waar de Zwitserse wet inzake gegevensbescherming (LPD) van toepassing is op de gegevens van Zwitserse inwoners, betreft de AVG de gegevens van inwoners van de EU. Zwitserse bedrijven die Europese gegevens beheren, moeten voldoen aan de eisen van de AVG, waaronder de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming en het uitvoeren van impactanalyses in geval van risicovolle verwerking.

Uw rol als Infomaniak-klant

Wat betreft de gegevens die bij ons worden gehost en die u toebehoren – en met name als deze persoonlijke gegevens van uw bezoekers, contacten of klanten bevatten – bent u verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wetgeving.

Bij de verwerking van deze persoonlijke gegevens is het essentieel om gebruikers te informeren over het doel en de wijze van deze verwerking. Dit gebeurt doorgaans via een privacybeleid of een overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA).

Overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Een DPA (Data Processing Agreement), in het Duits AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), in het Italiaans ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) en in het Spaans CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), wordt vertaald als Overeenkomst inzake gegevensverwerking of Contract voor de verwerking van persoonsgegevens.

Dit is een verplichte overeenkomst, voorgeschreven door de AVG, tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker. Deze overeenkomst definieert het doel, de duur, de aard van de verwerking, evenals de verplichtingen en beveiligingsmaatregelen. Het doel ervan is om de persoonlijke gegevens te beschermen die aan een dienstverlener worden toevertrouwd.

Dit AVG-certificaat (in PDF-formaat) kan worden gegenereerd en gedownload vanuit het beheerpaneel (toegankelijk voor gebruikers van de organisatie die eigenaar of beheerder zijn):

1. Klik hier om naar het beheer van de gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA) in het Infomaniak-beheerpaneel te gaan (hulp nodig?).
2. Klik op de knop Genereren om het gepersonaliseerde PDF-document te downloaden:
   

Hier zijn enkele tips:

Het is cruciaal om onderscheid te maken tussen de beveiliging van de infrastructuur waarin uw gegevens worden gehost en het beheer en de implementatie van de gegevens aan uw kant. Als hostingprovider treedt Infomaniak op als onderaannemer voor uw AVG-gerelateerde verplichtingen. In dit verband bieden de privacy- en cookiebeleidsregels, evenals de algemene voorwaarden, de nodige garanties met betrekking tot de naleving als onderaannemer.

De rol van Infomaniak

Net als andere bedrijven die met gebruikersgegevens werken, moet Infomaniak de LPD (wet op de bescherming van persoonsgegevens) naleven en, omdat sommige van deze gebruikers Europese burgers zijn, ook de AVG (algemene verordening inzake gegevensbescherming):

• het privacybeleid beschrijft welke gegevens Infomaniak bewaart om haar diensten te leveren en uit te voeren
• het beleid met betrekking tot de bescherming van uw persoonlijke gegevens beschrijft de verplichtingen van Infomaniak als onderaannemer die al uw gegevens, inclusief persoonsgegevens, host

Deze handleiding legt uit hoe u gebruikers kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen binnen een Organisatie in de Manager van Infomaniak.

Inleiding

• Sinds u een account bij Infomaniak heeft aangemaakt, bent u lid van ten minste één Organisatie.
  • Als u de enige gebruiker bent en het geen uitnodiging betrof, is er een Organisatie aangemaakt op uw naam en u wordt automatisch de wettelijke vertegenwoordiger.
  • Anders bent u lid van de Organisatie die u heeft uitgenodigd (om deel te nemen aan hun kSuite, een product te beheren, enz.).
• Alleen een eigenaar/wettelijke vertegenwoordiger kan wijzigingen aanbrengen.
  • Een eventuele medewerker die ook toegang heeft tot uw Organisatie, kan geen wijzigingen aanbrengen vanuit zijn beperkte account.

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• een nieuwe gebruiker toevoegen.
  • Dit kan een persoon zijn die volledig buiten Infomaniak staat,
  • of iemand die al een eigen Infomaniak-gebruikersaccount heeft en deze, indien gewenst, kan hergebruiken door deze uit te breiden naar uw organisatie.

Tijdens het toevoegen kunt u:

• zijn/haar rol binnen de organisatie specificeren,
• de producten waartoe hij/zij toegang zal hebben,
• evenals de voorkeuren voor administratief contact.

Een gebruiker verwijderen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• één of meer gebruikers verwijderen,
• ofzelf een organisatie verlaten waar u lid van bent.

De machtigingen/rechten van een gebruiker wijzigen

Als gebruiker van de organisatie met voldoende rechten kunt u:

• de rol van een andere gebruiker wijzigen,
• de producten beheren waarvoor hij toegang heeft, en de fijnere machtigingen, bijvoorbeeld als het gaat om toegang tot een e-mailadres,
• evenals de voorkeuren voor administratief contact, zowel uw eigen als die van anderen.

Een wettelijke vertegenwoordiger vervangen

Omde wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie in het beheerportaal te wijzigenom de gebruiker met de rol van wettelijk vertegenwoordiger te verwijderen, moet u eerst een nieuwe wettelijk vertegenwoordiger aanwijzen (het is immers niet mogelijk om een wettelijk vertegenwoordiger te verwijderen als er geen andere wettelijk vertegenwoordiger voor de organisatie is).

Gebruikers beheren per groep (werkteam)

U kunt de gebruikers van de organisatie in groepen organiseren.

Deze handleiding gaat over het beheren van app-wachtwoorden via het Infomaniak-beheerpaneel.

Inleiding

• App-wachtwoorden maken het mogelijk om een beveiligde verbinding tot stand te brengen tussen bepaalde tools en services, zelfs als de tweefactorauthenticatie (2FA) is ingeschakeld.
• Om bijvoorbeeld uw contacten en agenda's van uw Infomaniak-account te synchroniseren met een mobiel apparaat of een e-mailprogramma/client, voert u de stappen uit die in de onderstaande handleiding worden beschreven om een nieuw wachtwoord te genereren dat specifiek is voor deze applicatie.
• U kunt meerdere specifieke wachtwoorden genereren (bijvoorbeeld 1 voor contacten en 1 voor agenda's) of hetzelfde wachtwoord gebruiken voor de synchronisatie van beide services.

Een app-wachtwoord aanmaken

Hiervoor:

1. Klik hier om naar het beheer van applicatiewachtwoorden in het Infomaniak-beheerportaal te gaan.
2. Klik op Een app-wachtwoord genereren:
   
3. Voer een naam in voor het app-wachtwoord in het dialoogvenster en klik vervolgens op Een app-wachtwoord genereren:
   
4. Kopieer en bewaar het gegenereerde app-wachtwoord op een veilige, maar toegankelijke plaats. Het wachtwoord is niet meer beschikbaar nadat het venster is gesloten..

App-wachtwoorden intrekken

Op dezelfde plek kunt u een of meer app-wachtwoorden verwijderen als ze niet meer nodig zijn:

1. Klik op de actieknop ⋮ rechts van elk wachtwoord en intokeer ze vervolgens…
2. of op Alles intokeren bovenaan de tabel:
   

De Infomaniak-tools, zoals de web-app Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) of de interfaces Calendar, Contacts, kSuite, kunnen worden weergegeven in de lichte of donkere modus ("dark mode"), afhankelijk van de instellingen van uw huidige besturingssysteem:

Een handmatige modus activeren

Om handmatig een donker of licht thema te kiezen, zonder rekening te houden met een eventueel ander thema dat in het besturingssysteem is ingesteld:

1. Klik hier (of op het pictogram met uw initialen/avatar rechtsboven in het Infomaniak-beheerpaneel) om uw account te beheren:
   
   
2. Klik vervolgens op Uiterlijk in het menu aan de linkerkant.
3. Klik op Licht om de lichte modus toe te passen:
   
4. Klik op Donker om de donkere modus te activeren.

Automatische modus inschakelen

De automatische modus is gebaseerd op de instellingen van uw besturingssysteem (macOS / Windows...):

1. Klik hier of op het pictogram met uw initialen/avatar rechtsboven in het Infomaniak-beheerpaneel om uw account te beheren:
2. Klik in het linkermenu op Uiterlijk.
3. Klik op de modus Automatisch:
   

Als u vervolgens het lichte of donkere thema van uw computer wilt wijzigen, zodat de automatische modus van het beheerpaneel uw voorkeuren in acht neemt…

… op macOS

1. Klik op Systeemvoorkeuren…
2. Klik op Weergave.
3. Selecteer rechts de gewenste weergavemodus:
   

… op Windows

1. Open in het menu Start de optie Instellingen > Personalisatie.
2. Selecteer Kleuren en kies vervolgens Uw voorkeursmodus:
   
3. U kunt kiezen tussen Licht, Donker of Aangepast.
   • Als u Aangepast selecteert, kunt u een standaard Windows-modus en een andere standaardmodus voor de app kiezen.

En op mobiele apparaten?

Het donkere thema is geactiveerd op mobiele apparaten voor de inlog- en registratiepagina's van Infomaniak; het past zich automatisch aan de systeemvoorkeuren van het mobiele apparaat aan, waardoor een consistente visuele ervaring wordt geboden tussen de mobiele apps en de inlog-/registratiepagina's.

Deze handleiding beschrijft de stappen die u moet uitvoeren als u de beheerinstellingen van een e-mailadres wilt wijzigen, die momenteel beperkt zijn door het gebruik van een Infomaniak-account met dezelfde naam.

Inleiding

• Zo kan het e-mailadres benevol op de Mail-service example.xyz niet langer worden gedeeld met andere gebruikers, zodra er een Infomaniak-account is aangemaakt met een inlog-ID in de vorm van het e-mailadres benevol@example.xyz.
• Daarom is er een procedure waarmee de beheerder van een Mail-service indien nodig de deactivering van het bijbehorende Infomaniak-account kan activeren.
• Het bijbehorende e-mailadres, dat voorheen was gekoppeld en toegankelijk was, zal dat niet meer zijn, maar de gegevens van het account worden niet verwijderd.
  • De gebruiker in kwestie moet een ander inlogadres aanmaken.

Vraag de deblokkering van het Infomaniak-account aan

Om de functie te activeren waarmee de inloggegevens worden verwijderd wanneer deze overeenkomen met een e-mailadres dat niet langer kan worden gedeeld, moet de beheerder van de e-maildienst naar de beheerinterface gaan:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak-beheerinterface (hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van het betreffende product.
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de tabel die wordt weergegeven.
4. Onder het tabblad Algemeen kunt u zien welke gebruikers dit adres bekijken, en daar bevindt zich ook de betreffende gebruiker.
5. Klik op de knop Toevoegen in het gedeelte Gebruikers (een bewerking die momenteel niet mogelijk is):
   
6. In het rechter zijpaneel wordt de wizard geopend om het adres vrij te maken; klik op de radiobutton om de bewerking te activeren.
7. Klik op Doorgaan:
   
8. Bevestig de actie om de gebruiker uit te loggen:
   
9. De gekoppelde gebruiker verdwijnt van de gebruikerspagina:
   
10. Tegelijkertijd ontvangt hij een sms-bericht dat lijkt op het onderstaande voorbeeld, op het telefoonnummer dat hij tijdens de registratie heeft opgegeven:
    
11. In dit sms-bericht staat hoe hij opnieuw verbinding kan maken met zijn Infomaniak-account met een ander e-mailadres naar keuze (zie hieronder).

Toegang tot uw Infomaniak-account herstellen

Om weer toegang te krijgen tot uw Infomaniak-account, nu u niet meer kunt inloggen met uw oude e-mailadres, moet de gebruiker van het Infomaniak-account naar het adres gaan dat in de sms staat:

1. Klik hier om naar de inlogpagina te gaan.
2. Voer de gebruikersnaam in die in de sms staat (meestal de initialen van uw account gevolgd door een reeks cijfers).
3. Voer uw gebruikelijke wachtwoord in (het is niet gewijzigd):
   
4. Voer de nieuwe gevraagde gegevens in:
   
5. U bent weer verbonden met uw account:
   

Deze handleiding is bedoeld voor u als u een IBAN-overboeking in euro's wilt uitvoeren om een betaling aan Infomaniak te voldoen.

Bankgegevens voor alle overboekingen in euro's

Hieronder vindt u de IBAN-bankgegevens van Infomaniak die u kunt gebruiken voor uw betalingen via een bankoverschrijving in euro's naar Infomaniak:

Overboekingen naar een ander IBAN-nummer van Infomaniak worden niet verwerkt en worden automatisch teruggestuurd naar de bank van de verzender.

Is er iets eenvoudigers dan een bankoverschrijving?

Ja. Om een optimale continuïteit van uw diensten te garanderen, wordt het aanbevolen om een betaalmethode met directe incasso te registreren, zoals een bankkaart. Deze betaalmethode biedt onder andere de volgende voordelen:

• de automatische verlenging van uw diensten
• de vermindering van de risico's die verbonden zijn aan handmatige overboekingen

De valuta wijzigen

De valuta EUR / CHF komt overeen met het land dat is geregistreerd voor uw organisatie. Raadpleeg deze andere handleiding om de vestigingsgegevens te wijzigen en facturen in een andere valuta te ontvangen.

Controleer of een factuur legitiem is en van Infomaniak afkomstig is

Om er zeker van te zijn dat een betalingsherinnering legitiem is en om te weten op welke dienst deze betrekking heeft:

1. Klik hier om in te loggen op het Infomaniak-beheerportaal.
2. Controleer linksboven of u zich in de juiste organisatie bevindt, waar uw producten zich bevinden.
3. Ga naar Facturatie > Openstaande facturen.
4. Als u kiest voor betaling via IBAN, worden de juiste bankgegevens automatisch weergegeven.

Neem contact op met de Infomaniak-ondersteuning als u vragen heeft of ergens niet zeker van bent.

Deze handleiding legt uit hoe u de tweefactorauthenticatie, of verificatie in twee stappen, kunt activeren via een Infomaniak-app die al op uw apparaten is geïnstalleerd.

Inleiding

• Lees deze andere handleiding over het activeren van de tweefactorauthenticatie.

Ontvang een melding wanneer er een aanvraag wordt ingediend voor een inlogverificatie via de Infomaniak-apps

Zodra u de tweefactorauthenticatie (2FA) activeert door een van de beschikbare methoden te configureren,zullen de Infomaniak-apps (Mail, Euria, kDrive, enz.) u automatisch in staat stellen de verbinding te valideren.bij het inloggen vanaf een ander apparaat:

1. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd om de verbinding te bevestigen als deze daadwerkelijk van u afkomstig is:
   
2. U kunt uiteraard per geval een verzoek om validatie ontvangen via een van de andere geregistreerde methoden:
   
3. In dat geval krijgt u toegang tot Language: French Content: verschillende 2FA-methoden die al aan uw account zijn gekoppeld

   Als u meerdere methoden voor verificatie heeft ingeschakeld (SMS, OTP-app…), kunt u instellen welke methode standaard wordt aangeboden bij elke aanmelding. Houd er echter rekening mee dat de primaire methode de verificatie blijft via de Infomaniak-app die op uw apparaten is geïnstalleerd (Mail, Euria, kDrive…):

   :
   

Si vous avez activé plusieurs méthodes de validation (SMS, application OTP…), vous pouvez définir celle qui sera proposée par défaut lors de chaque connexion. Notez toutefois que la méthode prioritaire restera celle de la validation dans l'app Infomaniak installée (Mail, Euria, kDrive…) sur vos appareils:

1. De melding wordt in volledig scherm weergegeven wanneer u de betreffende app opent, en er is een knop waarmee u de verbinding kunt bevestigen (om te controleren of u het bent):
   
2. In de Android-instellingen van de Infomaniak-apps (bijvoorbeeld Mail) kunt u ervoor kiezen om alleen de melding voor de aanvraag tot authenticatie van de verbinding in te schakelen:
   
3. Zo ontvangt u een Android-notificatie die u waarschuwt voor de lopende authenticatieaanvraag, en u kunt de app rechtstreeks vanuit de notificatie openen:
   

Deze handleiding legt uit hoe u een globale referentie toevoegt die op al uw toekomstige factuurdocumenten zal worden weergegeven.

Inleiding

• Deze referentie van maximaal 128 tekens wordt weergegeven op uw facturen en pro forma documenten.
• Deze wordt automatisch toegepast op al uw toekomstige documenten, u hoeft deze dus niet meer telkens opnieuw in te voeren!

Voeg een algemene referentie toe via uw factuurinstellingen

Vereisten

• U moet beheerder of wettelijk vertegenwoordiger zijn binnen de organisatie…
  • … of een gewone gebruikersaccount hebben, maar dan wel met de rechten om de boekhouding te beheren:
    

Om de gewenste globale interne notitie toe te voegen:

1. Klik hier om naar de configuratie-/boekhoudingspagina in het Infomaniak-beheerportaal te gaan (hulp nodig?).
2. Klik op het +-teken om een referentie toe te voegen:
   
3. Vul het veld in met uw interne notitie.
4. Bevestig met de knop (de referentie kan ook op dezelfde plek worden verwijderd met de knop Prullenbak):
   
5. U kunt de toegevoegde referentie terugvinden in uw documenten.
   

Een aangepaste referentie toevoegen aan één document

Let op: deze referentie vervangt de algemene notitie die hierboven is geconfigureerd:

1. Klik hier om naar de configuratie-/boekhoudpagina in het Infomaniak-beheerportaal te gaan (hulp nodig?).
2. Klik op het menu met acties ⋮ rechts van het betreffende document.
3. Klik op Details weergeven:
   
4. Klik op het +-teken om een referentie toe te voegen:
   
5. Vul het veld in met uw interne notitie.
6. Bevestig met de knop (de referentie kan ook op dezelfde plek worden verwijderd met de knop Prullenbak):