Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de tri/filtrage (conditions permettant de classer automatiquement vos e-mails à partir de certains critères) pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de règle, le créateur du modèle choisi la ou les conditions qui déclencheront l'action, mais c'est à l'utilisateur final, depuis son Mail, de définir l'action à exécuter (déplacement dans tel dossier par exemple) lorsqu'il ajoutera une règle d'après le modèle existant.
• Pour des raisons de confidentialité, il n'est pas possible d'appliquer des règles de tri sur plusieurs adresses mail en même temps.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Créer un modèle de règles de tri

Pour créer un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles.
5. Cliquez sur ‍ Ajouter un modèle de règle:‍
   ‍
6. Donnez un nom au modèle.
7. Définissez la condition pour laquelle l'utilisateur final pourra choisir l'action à déclencher.
   • Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
8. Si l'option Rendre visible est activée (pendant la création ou choix possible également après), les modèles de règles créés seront suggérés aux utilisateurs des adresses mail qui iront dans leur partie FILTRES ET REGLES.
9. Appuyez sur Ajouter le modèle:
   
10. Le modèle est créé:
    
    • Quand l'utilisateur d'une adresse mail du Service Mail sur lequel le modèle de règle a été défini se rendra dans la configuration de ses règles de tri, il pourra utiliser le modèle comme base de travail, ce qui lui évitera de refaire une éventuelle configuration complexe, et de simplement choisir l'action à effectuer:
      

Ce guide explique comment bloquer des adresses mail ou des domaines entiers‍‍ pour ne plus recevoir de messages indésirables, ou à l'inverse autoriser des adresses‍‍ à contourner le filtre anti-spam de votre boite mail Infomaniak pour ainsi toujours recevoir leurs envois.

Préambule

• En plus du filtre anti-spam Infomaniak qui élimine la majorité des e-mails indésirables au fil de son évolution, Infomaniak propose deux listes distinctes que vous pourrez remplir à votre guise:
  1. les expéditeurs bloqués:‍
     • les e-mails et domaines bloqués (blacklist) sont alors directement traités comme du spam…
  2. les expéditeurs autorisés:‍
     • les expéditeurs et domaines autorisés (whitelist) ne seront plus filtrés par le filtre anti-spam…
     • la liste des expéditeurs autorisés n'est active que sur le destinataire original de chaque message ; si le message est adressé à une adresse abc@domain.xyz et que celle-ci est ensuite redirigée sur def@domain.xyz, le filtre anti-spam et la liste des expéditeurs autorisés doivent être configurés pour l'adresse abc.
• Ces listes sont propres à l'adresse mail sur laquelle l'opération est effectuée mais un administrateur de Service Mail peut également appliquer ces listes au Service Mail entier, via la Configuration globale d'un Service Mail.
• Ces listes se remplissent également automatiquement en fonction de vos actions sur les e-mails au niveau du filtre anti-spam.

Formats qu'il est possible d'utiliser

Remplacez le domaine d'exemple (the-spam-domain.xyz) par celui qui vous importune et que vous souhaitez envoyer directement vers le dossier Spam:

Bloquer une adresse mail précise

john.example@the-spam-domain.xyz 

Bloquer toutes les adresses mail d'un domaine précis

*@the-spam-domain.xyz

Bloquer certaines adresses mail d'un domaine précis

*example@the-spam-domain.xyz ou john*@the-spam-domain.xyz

Bloquer l'ensemble des e-mails entrants

*

Gérer les blocages‍‍ ou autorisations‍‍ depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer la sécurité: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour bloquer‍‍ ou autoriser‍‍ des expéditeurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍  en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué (blacklisté), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée:
   
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé (whitelisté), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée:
   ‍
7. Remplissez les champs comme désiré et/ou selon les formats indiqués ci-dessus.

Vous pouvez également bloquer un expéditeur directement depuis l'e-mail reçu‍‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur indésirable.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Bloquer l'expéditeur ‍pour l'ajouter directement à la liste des adresses bloquées:
   

Si nécessaire, retirez l'adresse en retournant dans l'onglet Sécurité.

Gérer les blocages‍‍ ou autorisations‍‍ depuis un Service Mail

Pour bloquer‍‍ ou autoriser‍‍ des expéditeurs depuis un Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée.
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité ou depuis le menu latéral gauche sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée:
   ‍
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée:
   ‍
7. Remplissez les champs comme désiré et/ou selon les formats indiqués ci-dessus.

Alternative

Pour agir sur vos e-mails entrants, vous pouvez également utiliser les filtres de messagerie. Il est également possible de désactiver l'utilisation de la messagerie pour un domaine complet (les messages continueront d'entrer).

Ce guide explique comment consulter les logs d'activités des adresses mail contenues au sein d'un Service Mail Infomaniak.

Préambule

• Les logs de vos adresses mails sont disponibles gratuitement sur la période des 19 derniers jours.
• La consultation des logs sur une période plus longue est payante:
  • contactez le support Infomaniak.

Consulter les logs depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Posséder un accès valide à à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) dans lequel l'adresse mail est rattachée.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation qui gère le Service Mail.
• Avoir la permission de consulter les logs: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Ensuite pour accéder aux logs depuis Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général en-dessous.
5. Cliquez sur Consulter les logs:
   
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure.
7. Cliquez sur Rechercher:
   

Consulter les logs depuis Service Mail

Pour accéder au Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur Logs dans le menu latéral gauche.
5. Si nécessaire, depuis le menu déroulant, sélectionnez l'adresse mail concernée.
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure.
7. Cliquez sur Rechercher:
   

Résultat des logs

Les logs d'expédition et de réception d'e-mails seront présentés sous la forme d'un tableau.

Passez votre souris sur l'éventuelle icône ⓘ de la colonne Statut pour afficher plus d'informations si nécessaire:

Ce guide explique comment définir l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) comme fournisseur de messagerie par défaut sur les navigateurs Web qui le proposent (Brave, Vivaldi, Firefox, etc. à l'exception de Safari).

Configurer la messagerie Infomaniak par défaut

Afin de configurer les navigateurs pour qu'ils utilisent automatiquement l'interface de gestion de vos e-mails Infomaniak lorsque vous cliquez sur des liens de messagerie (par exemple des liens "mailto:") et/ou que vous essayez d'envoyer un e-mail depuis une page Web:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Navigateur.
4. Cliquez sur Définir Mail par défaut.
5. Suivez les instructions proposées par le navigateur employé (une notification doit s'afficher en haut de la fenêtre):
   

En cas de problème…

Pour résoudre les problèmes d’utilisation de Mail Infomaniak comme messagerie par défaut, suivez les instructions manuelles de votre navigateur habituel:

…sur Firefox 

1. Ouvrez Firefox.
2. Dans la barre de menu indiquez about:preferences
3. Dans le panneau latéral allez dans General, puis Applications
4. Dans la colonne « Type et Contenu » sélectionnez mailto
5. Cliquez sur Toujours demander et sélectionnez « ksuite.infomaniak.com » comme gestionnaire de messagerie.

… sur Google Chrome 

1. Ouvrez Google Chrome.
2. Dans la barre de menu entrez chrome://settings/handlers.
3. Dans le panneau latéral rendez-vous dans Confidentialité et Sécurité.
4. Dans le Gestionnaire de Protocole autorisez et sélectionnez « ksuite.infomaniak.com » comme gestionnaire de messagerie par défaut:
   

Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de message automatique en cas d'absence pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de répondeur, le créateur du modèle choisi le texte qui devra être envoyé lorsqu'un nouvel expéditeur contacte une adresse sur laquelle le modèle aura été appliqué.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Créer un modèle de répondeur

Pour créer un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le menu Répondeur.
5. Cliquez sur ‍ Ajouter un modèle de répondeur:‍
   
6. Remplissez les champs et appuyez sur Ajouter le modèle de répondeur:
   
   • Si l'option Rendre visible est activée (pendant la création ou choix possible également après), les modèles de répondeur créés seront suggérés aux utilisateurs des adresses mail. 

Activer un modèle sur une adresse mail existante

Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné.
3. Cliquez sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche.
4. Selon la taille de l'écran cliquez d'abord sur le menu d'action ⋮ ou directement sur Appliquer un modèle de répondeur.
5. Sélectionnez le modèle de votre choix.
   • Seuls les modèles rendus visibles sont disponibles lors de l'activation.
6. Cliquez sur le bouton Activer:
   

Ce guide présente l'outil de Sécurité globale qui permet de vérifier que les relations entre un nom de domaine et un Service Mail Infomaniak soient optimales au niveau de la sécurité. Cela passe par un contrôle des enregistrements SPF / DKIM / DMARC et l'outil Sécurité globale permet d'intervenir sur la configuration en cas de besoin.

Accéder à l'outil de diagnostic Sécurité globale

Pour accéder à Sécurité globale :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche:
   

Vérifier le fonctionnement optimal de la messagerie

Une fois arrivé sur Sécurité globale, prenez connaissance et vérifiez les 3 mécanismes de sécurité inhérents aux e-mails: SPF, DKIM et politique DMARC. Ces indications doivent s'afficher en vert‍:

Cliquez sur Éditer ou Créer pour configurer SPF, DKIM et DMARC selon les recommandations ci-dessous afin de sécuriser votre Service Mail contre les usurpations d’identité potentielles:

SPF (Sender Policy Framework)

SPF (cliquez ici pour configurer) permet au propriétaire d'un nom de domaine de spécifier quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de ce domaine. Cela aide à réduire le risque de spam et de phishing puisque le serveur de messagerie du destinataire peut vérifier si l'expéditeur est autorisé en consultant les enregistrements DNS du domaine expéditeur:

Dans ces conditions et en cas de problème détecté vous trouverez un bouton Corriger qui vous permettra de mettre à jour votre SPF automatiquement.

Si la correction de l'un ou de l'autre des soucis mentionnés n'est pas possible, c'est qu'elle doit s'effectuer sur la configuration mise en place par le propriétaire ou technicien du nom de domaine de l'expéditeur.

Si votre nom de domaine pointe chez Wix ou autre fournisseur, le SPF doit être configuré auprès du fournisseur en question.

DKIM (Domain Keys Identified Mail)

DKIM (cliquez ici pour configurer) est un protocole qui permet de signer les mails lors de leur envoi.

Lorsque votre nom de domaine (ou sa zone DNS) est géré ailleurs, vous trouverez dans cette partie Sécurité globale > DKIM l'enregistrement DKIM à ajouter dans la zone DNS:

Vous pouvez configurer plusieurs enregistrements DKIM sur votre domaine sans limite fixée contrairement à DMARC ou SPF, ce qui est crucial si vous utilisez plusieurs fournisseurs de messagerie tiers pour vos communications quotidiennes.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC (cliquez ici pour configurer) permet d'indiquer aux autres serveurs de messagerie (les fournisseurs mail des contacts à qui vous envoyez un e-mail) la politique à suivre en cas de réception d'un e-mail "suspect" (non authentifié par exemple) provenant de votre serveur de messagerie (hébergé par Infomaniak). En outre vous pouvez être prévenu de l'"incident" par un message récapitulatif (appelé "rapport DMARC") donnant des informations sur l'activité récente de votre messagerie liée au nom de domaine.

Le DMARC nécessite un SPF et DKIM valide. Un assistant vous permet de configurer le DMARC selon les recommandations Infomaniak en mode simple ou entièrement à votre guise en mode avancé (ce mode expert permet d'entrer l'enregistrement de votre choix):
Les entrées nécessaires correspondantes (type TXT) seront alors automatiquement appliquées dans la zone DNS du nom de domaine concerné (si administrativement possible - domaine géré dans la même Organisation par exemple).

Pour vérifier les enregistrements au sein de votre DNS, vous pouvez également utiliser un service externe et gratuit comme celui mentionné en bas de cet autre guide.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur le quatrième point de la page Sécurité globale.

Ce guide explique comment récupérer l'accès aux services Infomaniak (manager.infomaniak.com et ksuite.infomaniak.com/mail notamment) en cas de problème avec l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) si c'est cette méthode de sécurité que vous avez choisi lors de l'activation de la 2FA (double authentification).

Avant de changer d'appareil mobile 

Si vous prévoyez de changer d'appareil iOS / Android sur lequel l'app kAuth est installée, avant cela‍ :

• Connectez-vous une dernière fois avec la 2FA sur le Manager Infomaniak.
• Supprimez la sécurité temporairement (ou modifiez la méthode de vérification afin d'obtenir un code par SMS par exemple).
• Puis sur le nouvel appareil, installez et ouvrez l'app mobile kAuth afin de vous re-authentifier avec la 2FA via kAuth !

Après un changement d'appareil mobile

Si c'est trop tard et que vous n'avez pas suivi la méthode ci-dessus, vérifiez quand même dans l'app mobile kAuth si votre compte est toujours présent ; il se peut que vous ne receviez juste plus la notification de demande d'autorisation de connexion OUI / NON et dans ce cas:

1. Ouvrez l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil.
2. Appuyez sur le compte concerné.
3. Notez le code temporaire qui s'affiche.
4. Entrez ce code sur la page de connexion au Manager.
5. Une fois connecté, désactivez la double authentification.
6. Puis reconfigurez la double authentification en choisissant kAuth et en ajoutant votre compte sur l'appareil mobile ce qui réactivera les notifications.

Si c'est trop tard, et que plus aucun compte ne s'affiche dans l'app mobile kAuth, inutile d'appeler Infomaniak ou de rajouter votre compte dans l'app (sans avoir suivi la première explication tout en haut de ce présent guide), l'inscription tournera en boucle puisqu'un code vous sera demandé...

Et dans ce cas, pas le choix, vous devrez fournir un certain nombre d'éléments de sécurité manuellement ou via l'app Infomaniak Check (kCheck) pour obtenir l'accès à votre compte à nouveau:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion au Manager Infomaniak.
2. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe habituel et correct.
3. Lors de la demande d'authentification supplémentaire, cliquer sur les méthodes alternatives:
   
4. Choisissez d'entrer l'un de vos codes de secours si vous aviez téléchargé la fiche lors de l'activation de la 2FA:
   
5. Sinon sélectionnez le dernier choix de demande d'aide afin d'arriver sur le formulaire permettant de soumettre vos documents d'identité et selfie de reconnaissance:
   
6. Suivez la procédure jusqu'au bout et patientez:
   

Ce guide explique comment trier des e-mails actuellement présents dans votre boite de réception Infomaniak ou dans des sous-dossiers, afin de par exemple supprimer rapidement des messages précis répondant à la même structure, classer des messages en fonction de leur sujet ou expéditeur, etc.

Préambule

• Contrairement au guide Trier les e-mails entrants selon certains critères qui détaille comment mettre en place, depuis l'interface Infomaniak, des filtres qui s'appliqueront à tous les futurs messages entrants, il est possible avec le logiciel gratuit Thunderbird d'appliquer des règles de tri sur des messages déjà arrivés et déjà présents dans un compte de messagerie.

Trier rapidement un compte de messagerie en IMAP

Pour cela:

1. Installez puis ouvrez Thunderbird.
2. Configurez votre mail Infomaniak au sein de l'application.
3. Ouvrez le menu Outils et cliquez sur Filtres:
   
4. Vérifiez l'adresse sélectionnée et cliquez sur Nouveau... 
   
5. Configurez le filtre selon vos préférences (ici la règle est que tous les messages dont le sujet contient ER seront déplacés dans la corbeille):
   
6. Cliquez sur OK pour revenir à la liste de vos filtres puis cliquez sur Exécuter maintenant:
   
7. Le résultat est immédiatement visible puisque les messages sont déplacés dans la corbeille et disparaissent de la fenêtre.

Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

Comprendre la différence entre sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données vise à empêcher tout accès non autorisé à vos informations. Elle repose sur des mesures comme le chiffrement, les pare-feu ou les VPN. Une faille de sécurité peut avoir des conséquences désastreuses : imaginez qu’un hacker vole l’intégralité de votre base de données clients et exige une rançon pour la récupérer. Ce type d’attaque – le ransomware – peut paralyser une entreprise du jour au lendemain.

La confidentialité des données concerne qui peut accéder à vos informations et comment elles sont utilisées. Même si vos données sont sécurisées contre le piratage, elles peuvent être collectées, analysées et revendues… en toute légalité.

Exemple : vous stockez précieusement les informations de vos clients, mais sans le savoir, un service que vous utilisez partage – anonymement – ces données avec des tiers. Résultat ? Vos concurrents peuvent récupérer des analyses précieuses sur votre marché et cibler vos propres clients sans jamais avoir eu besoin d’un piratage.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

En ce qui concerne les données hébergées qui vous appartiennent — et notamment si celles-ci contiennent des données personnelles de vos visiteurs, contacts ou clients — il vous incombe d’en assurer la conformité.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est essentiel d’informer les utilisateurs sur la finalité et les modalités de ce traitement. Cela se fait généralement au moyen d’une politique de confidentialité ou d’un accord de traitement des données (DPA).

Accord entre responsable du traitement et sous-traitant

Un DPA (Data Processing Agreement), appelé en allemand AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), en italien ATD (Accordo di Trattamento dei Dati) et en espagnol CTA (Contrato de Tratamiento de Datos), se traduit par Accord de traitement des données ou Contrat de sous-traitance de données personnelles.

Il s'agit d'un contrat obligatoire prévu par le RGPD entre un responsable du traitement et un sous-traitant. Il définit la finalité, la durée, la nature du traitement, ainsi que les obligations et mesures de sécurité. Son objectif est de protéger les données personnelles confiées à un prestataire.

Ce certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel

Ce guide explique comment copier le contenu d'une adresse mail Infomaniak (tous les messages e-mails, dossiers, sous-dossiers, bref, toute l'arborescence de votre boite mail) sur une autre de vos adresses existantes chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Il est possible de spécifier une seconde adresse à importer lors du même processus.
• Si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide pour importer des messages d'un fournisseur mail externe autre que Infomaniak.

Copier les e-mails d'un compte à un autre

Prérequis

• Ajouter un mot de passe d'appareil à l'adresse source (celle dont le contenu doit être récupéré).
  • Le mot de passe de connexion au compte Infomaniak ayant la même dénomination n'est pas celui attendu.
  • Il faut un mot de passe propre à l'adresse mail concernée = un mot de passe d'appareil.

Pour importer le contenu mail :

1. Rendez-vous à l'adresse https://import-email.infomaniak.com/.
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation de votre choix ; en effet l'importation se fera vers une adresse mail rattachée à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation unique.
4. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
5. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail source (cf prérequis ci-dessus).
6. Cliquez sur Confirmer:
   
7. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps:
   
8. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté:
   
9. Il est évidemment impossible de copier les e-mails vers l'adresse identique:
   
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails:
    
11. La copie débute et continue en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre qui s'affiche.
12. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.

Copier le contenu de plusieurs adresses Infomaniak par lot

Prérequis

• Ajouter un mot de passe d'appareil à chaque adresse source Infomaniak (celles dont les contenus devront être récupérés).
  • Le mot de passe de connexion au compte Infomaniak ayant la même dénomination n'est pas celui attendu.
  • Il faut un mot de passe propre à chacune des adresses mail concernées = un mot de passe d'appareil par adresse.

Pour importer le contenu de plusieurs adresses mail Infomaniak (maximum 25 par 25):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation par lot (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Sélectionnez Importer plusieurs adresses mail à partir d'un fichier CSV (format .csv).
3. Téléchargez le modèle CSV proposé en exemple afin d'en créer un avec les bonnes informations nécessaires à la copie (cf prérequis ci-dessus).
4. Chargez le fichier grâce au bouton Sélectionner un fichier CSV:
   
5. Une fois le fichier chargé sur la page de l'outil, sélectionnez Importer l’adresse mail.
6. Patientez durant la copie du contenu des adresses (un e-mail de confirmation est envoyé une fois la copie terminée).

Ce guide explique comment activer le filtre anti-spam Infomaniak, qui permet de réduire considérablement le nombre de messages non sollicités pouvant arriver sur votre adresse mail Infomaniak si vous la communiquez à des tiers. 

Préambule

• Le spam est un message non-sollicité, souvent de nature publicitaire ou frauduleuse, dans le but de promouvoir des produits, des services ou de réaliser des escroqueries en ligne ; heureusement Infomaniak a mis en place des stratégies pour lutter contre cette forme de pollution numérique.
• Grâce au filtre anti-spam, les messages que vous désirez réellement voir rapidement ne seront plus noyés parmi des dizaines d'autres messages non désirés, car ces derniers seront placés automatiquement dans un dossier spécial, le dossier Spam (ou dans le dossier de destination du spam - lire plus bas) puis automatiquement effacés après 30 jours.‍
• De plus, le filtre est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le filtre: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat (patientez pour le message de confirmation à l'écran) ; dans ce cas, tous les futurs messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (et les expéditeurs bloqués) iront dans la dossier Spam :
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas, tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam.

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Filtres dans le menu latéral gauche.
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat:
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (ils pourront être traités en aval par votre logiciel/client de messagerie si celui prend en charge la lecture de ce type de header).

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Personnaliser le filtre anti-spam

Modifier l'emplacement des spams

Vous pouvez choisir l'emplacement par défaut du dossier dans lequel les messages considérés comme spam iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Là où vous avez activé le filtre spam:

1. Cliquez sur Modifier:
   
2. Cliquez sur le nom du dossier pour en choisir un autre (en créer un nouveau au préalable si nécessaire):
   
3. Cliquez sur le bouton Valider:
   

Signaler un problème de filtrage ou bloquer des expéditeurs manuellement

Signaler un Spam non filtré ou un e-mail filtré alors qu'il est non-Spam (faux positif): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Vous pouvez également spécifier à l'avance quels expéditeurs devront toujours aller dans le dossier Spam (ou l'inverse, s'ils doivent être non-filtrés): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Ce guide explique comment activer ou désactiver le filtre publicitaire Infomaniak permettant de classer automatiquement dans des dossiers spécifiques des e-mails détectés comme étant de type Newsletter ou notification d'activité.

Préambule

• Le filtre…
  • … est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.
  • … vous permet de vous concentrer sur les e-mails pertinents et importants, ce qui améliore votre productivité en réduisant la distraction liée aux publicités et aux pourriels.
  • … aide à maintenir une boîte de réception plus propre et mieux organisée en séparant les e-mails publicitaires ce qui facilite la gestion des e-mails importants.

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les filtres: il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Filtres et règles dans le menu latéral gauche
5. Activez l'option filtre publicitaire, l'effet est immédiat:
   
6. Pour désactiver le filtre il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) ; dans ce cas tous les futurs messages reçus iront dans la boite de réception.

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Personnaliser le filtre publicitaire

Emplacement des e-mails

Au même endroit (point 5 sur les images ci-dessus), en cliquant sur Modifier, vous pouvez choisir l'emplacement par défaut des 2 dossiers dans lesquel les messages iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Les outils Infomaniak, comme l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou les interfaces Calendar, Contacts, kSuite… peuvent s'afficher en mode clair ou mode sombre ("dark mode"), y compris en se basant sur les réglages de votre système d'exploitation actuel:

Activer un mode manuel

Afin de choisir manuellement un affichage sombre ou clair, sans se baser sur un éventuel affichage différent côté système d'exploitation:

1. Cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon compte":
   
    
2. Cliquez ensuite sur Apparence dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Clair pour appliquer le mode clair:
   
4. Cliquez sur Sombre pour activer le “dark mode”.

Activer le mode automatique

Le mode automatique se base sur les paramètres de votre système d'exploitation (macOS / Windows...):

1. Cliquez ici ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon compte":
2. Cliquez sur Apparence dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le mode Automatique:
   

Puis si vous souhaitez modifier le thème clair ou sombre de votre ordinateur, afin que le mode automatique du Manager prenne en compte vos préférences…

… sur macOS

1. Cliquez sur Préférences Système…
2. Cliquez sur Apparence.
3. Choisissez le mode désiré à droite:
   

… sur Windows

1. Dans le menu Démarrer, accédez à Paramètres > Personnalisation.
2. Sélectionnez Couleurs, puis Choisissez votre mode:
   
3. Vous pouvez choisir entre Clair, Sombre ou Personnalisé.
   • Si vous sélectionnez Personnalisé, vous aurez la possibilité de choisir un mode Windows par défaut et un mode d'application par défaut différent.

Et sur mobile ?

Le thème sombre est activé sur les appareils mobiles pour les pages de connexion et de création de compte Infomaniak ; il s'adapte automatiquement aux préférences du système mobile, offrant ainsi une expérience visuelle cohérente entre les applications mobiles et les login / création de compte.

Ce guide explique comment obtenir et installer une application sur ordinateur à partir de certaines interfaces Infomaniak comme celle de kSuite ou celles qui permettent de gérer directement vos calendriers/agendas ou vos carnets d'adresses.

Préambule

• Une Progressive Web App (PWA) est une application conçue pour le Web et offrant une expérience semblable à celle d'une application native.
• Les PWA sont rapides, accessibles directement depuis votre navigateur et peuvent proposer des fonctionnalités telles que le fonctionnement hors connexion ou l'envoi de notifications.
• L'installation d'une PWA permet de créer une application indépendante sur votre ordinateur, sans passer par un store traditionnel.

Installer une progressive web app (PWA)

Afin de télécharger l'app PWA (exemple ici avec Mail Infomaniak), selon le navigateur utilisé:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak.
2. Une fois la page chargée, vérifiez la présence de l'icône d'installation dans la barre d'adresses du navigateur (souvent représentée par un écran avec un “+”):
   
   • Google Chrome / Chromium :
     Cliquez sur l'icône d'installation située dans la barre d'adresse, ou ouvrez le menu ⋮ puis cliquez sur Installer [nom de l'application].
   • Microsoft Edge :
     Cliquez sur l'icône Applications dans la barre d'adresse ou ouvrez le menu ⋯, puis sélectionnez Applications > Installer ce site en tant qu’application.
   • Mozilla Firefox :
     L'installation de PWA n'est pas entièrement prise en charge de manière native. Il est toutefois possible d'utiliser des solutions alternatives (extensions ou création de raccourcis) pour simuler un comportement similaire.
   • Safari (macOS) :
     À partir des versions récentes de macOS, ouvrez le menu Fichier puis cliquez sur Ajouter au Dock pour créer une application web.
3. L'app est alors présente sur votre ordinateur (exemple ici avec Calendar Infomaniak) et permet d'ouvrir les données en étant complètement autonome en dehors du navigateur:
   
4. Lorsque l'app est détectée sur votre ordinateur, vous pourrez retourner dans l'app facilement depuis le navigateur lorsque vous serez sur d'autres pages Infomaniak (exemple ici avec un espace utilisateur kSuite):
   

Supprimer l'application “PWA” Infomaniak

Pour retirer ce système d'application locale:

1. Ouvrez l'application précédemment installée.
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ ou ⋯ selon votre navigateur.
3. Sélectionnez Désinstaller ou Supprimer l'application.
4. Confirmez la suppression si nécessaire.
5. Vous pouvez également supprimer l'application directement depuis votre système d'exploitation (comme n'importe quelle autre application) ou déplacer l'icône vers la corbeille:
   

Ce guide présente les mécanismes d'authentification de la messagerie et les moyens pour résoudre l'erreur Sender Mismatch.

Préambule

• L'erreur "Sender Mismatch" survient lorsque l'adresse utilisée pour envoyer un e-mail ne correspond pas à l'adresse d'authentification utilisée lors de la connexion au serveur SMTP.
• Cette erreur est liée à deux éléments spécifiques :
  • le Return-path (également appelé "envelope sender"), qui est utilisé par le serveur de messagerie pour gérer les retours et les erreurs de livraison,
  • et l'en-tête From, qui est l'adresse d'expéditeur visible par le destinataire dans le message.

Résoudre l'erreur Sender Mismatch

Techniquement, lors de l'envoi d'un e-mail via un logiciel/client de messagerie, vous devez vous authentifier en utilisant un nom d'utilisateur (= votre adresse e-mail) et un mot de passe.

Si, après authentification, l'adresse d'expéditeur spécifiée dans l'en-tête "From" ou dans le "Return-path" est différente de l'adresse utilisée pour l'authentification, le serveur Infomaniak peut considérer cela comme une tentative de falsification. C'est cette incohérence qui déclenche l'erreur "Sender Mismatch".

Pour corriger cette erreur:

• Vérifiez que l'adresse mail utilisée pour l'envoi est celle avec laquelle vous vous authentifiez (ou un alias valide).
• Ne modifiez pas l’adresse Return-path ou l’en-tête From pour une autre adresse non autorisée (si nécessaire, prenez connaissance de cet autre guide afin de tester une autre application de messagerie ou de configurer correctement votre logiciel/client de messagerie actuel).

Ce guide détaille les étapes à réaliser lorsque vous souhaitez “libérer” la gestion d'une adresse mail qui serait actuellement “limitée” par l'utilisation d'un compte Infomaniak avec la même dénomination.

Préambule

• Par exemple l'adresse mail benevol sur le Service Mail example.xyz ne pourra plus être partagée à d'autres utilisateurs à partir du moment où un compte Infomaniak est créé avec un identifiant de connexion de la forme l'adresse mail benevol@example.xyz.
• Par conséquent une procédure existe pour que l'administrateur d'un Service Mail puisse si besoin activer la libération du compte Infomaniak correspondant.
• L'adresse mail correspondante, auparavant rattachée et lisible, ne le sera plus mais les donnés du compte ne sont pas supprimées.
  • Seule l'adresse de connexion doit être proposée sous une forme différente par l'utilisateur en question.

Demander la libération du compte Infomaniak bloquant

Pour activer la suppression de l'identifiant de connexion lorsque celui-ci est identique à une adresse mail qui ne peut plus être partagée, il faut que l'administrateur du Service Mail se rende sur le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Sous l'onglet Général, il est possible de voir les utilisateurs qui consulte cette adresse, et parmi eux, se trouve l'utilisateur correspondant.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la partie Utilisateurs (opération qui n'est justement pas possible actuellement):
   
6. Dans la partie latérale droite s'ouvre l'assistant permettant de libérer l'adresse ; cliquez sur le bouton radio pour activer l'opération.
7. Cliquez sur Continuer:
   
8. Confirmez l'opération de déconnexion de l'utilisateur:
   
9. L'utilisateur lié disparait de la page des utilisateurs:
   
10. Parallèlement il reçoit un SMS similaire à l'exemple ci-dessous, sur le numéro de téléphone qu'il avait indiqué lors de son inscription:
    
11. Ce SMS lui indique la procédure à suivre pour se reconnecter à son compte Infomaniak avec une autre adresse mail de son choix (lire ci-dessous).

Récupérer l'accès au compte Infomaniak

Pour pouvoir entrer à nouveau dans son compte Infomaniak maintenant que l'accès n'est plus possible avec l'ancienne adresse mail, il faut que l'utilisateur du compte Infomaniak se rende sur l'adresse mentionnée dans le SMS:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion.
2. Entrez le nom d'utilisateur spécifié dans le SMS (en principe les initiales de votre compte et une suite de chiffres).
3. Entrez le mot de passe habituel (il n'a pas changé):
   
4. Entrez les nouvelles informations demandées:
   
5. Vous serez à nouveau connecté dans votre compte: